Redacción de documentos ejecutivos y técnicos. Cualidades de la redacción de los documentos técnicos y ejecutivos. Redactar, según el diccionario, es contar por escrito sucesos o hechos, acordados o realizados con anterioridad. Es poner en forma escrita el pensamiento, y por ello, actividad humana de lo más frecuente en toda la sociedad civilizada. Su propósito es combinar palabras, frases, oraciones, cláusulas, párrafos y textos, para vestir las ideas ya elaboradas, de manera que se produzca un todo correcto, grato y armonioso, capaz de ser debidamente comprendido. Redacción como medio de comunicación. Para redactar utilizamos el lenguaje. El lenguaje cumple esencialmente dos funciones en el hombre: sirve para que se exprese a sí mismo y para que se comunique con los demás; por tanto, tiene una misión de carácter individual y otra social. Su papel comunicativo convierte al lenguaje en el atributo cúspide del hombre como ser social. Al redactar debemos cuidar tanto los aspectos formales, es decir, detalles físicos de la presentación, como los aspectos del contenido del escrito. Cualquier persona interesada en el arte de redactar debe poner sumo interés para que sus escritos reúnan cualidades que den calidad a los mismos. Dentro de estas cualidades tenemos: Claridad. Se dice que un escrito es claro cuando es fácilmente comprensible para el mayor número de lectores. La claridad se logra procurando no emplear términos, vocablos confusos, tecnicismos que se presten a presentar dudas en el lector. Por pequeño que sea el escrito, el redactor debe preocuparse por que sea comprensible y para ello nada mejor que seleccionar las palabras que tengan un sentido exacto de lo que quiere decirse. Debe cuidarse la claridad lexical, fraseológica y estructural. Concisión. Enfoque directo del asunto a tratar, sin ambages ni rodeos inútiles. Como equivalente de brevedad, impide la redundancia, ya que el redactor emplea las palabras necesarias con las que facilita la inmediata comprensión al lector: Actualmente se prefiere la economía y la funcionalidad en todos los órdenes de la actividad humana. Cuando se logra la concisión y exactitud en la frase, se es generoso en sentido; el redactor logra más rápido la atención del lector.
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Redacción de documentos ejecutivos y técnicos.
Cualidades de la redacción de los documentos técnicos y ejecutivos.
Redactar, según el diccionario, es contar por escrito sucesos o hechos, acordados o
realizados con anterioridad. Es poner en forma escrita el pensamiento, y por ello,
actividad humana de lo más frecuente en toda la sociedad civilizada.
Su propósito es combinar palabras, frases, oraciones, cláusulas, párrafos y textos, para
vestir las ideas ya elaboradas, de manera que se produzca un todo correcto, grato y
armonioso, capaz de ser debidamente comprendido.
Redacción como medio de comunicación. Para redactar utilizamos el lenguaje. El
lenguaje cumple esencialmente dos funciones en el hombre: sirve para que se exprese a
sí mismo y para que se comunique con los demás; por tanto, tiene una misión de carácter
individual y otra social. Su papel comunicativo convierte al lenguaje en el atributo cúspide
del hombre como ser social. Al redactar debemos cuidar tanto los aspectos formales, es
decir, detalles físicos de la presentación, como los aspectos del contenido del escrito.
Cualquier persona interesada en el arte de redactar debe poner sumo interés para que
sus escritos reúnan cualidades que den calidad a los mismos.
Dentro de estas cualidades tenemos:
Claridad. Se dice que un escrito es claro cuando es fácilmente comprensible para el
mayor número de lectores. La claridad se logra procurando no emplear términos, vocablos
confusos, tecnicismos que se presten a presentar dudas en el lector. Por pequeño que
sea el escrito, el redactor debe preocuparse por que sea comprensible y para ello nada
mejor que seleccionar las palabras que tengan un sentido exacto de lo que quiere decirse.
Debe cuidarse la claridad lexical, fraseológica y estructural.
Concisión. Enfoque directo del asunto a tratar, sin ambages ni rodeos inútiles. Como
equivalente de brevedad, impide la redundancia, ya que el redactor emplea las palabras
necesarias con las que facilita la inmediata comprensión al lector: Actualmente se prefiere
la economía y la funcionalidad en todos los órdenes de la actividad humana. Cuando se
logra la concisión y exactitud en la frase, se es generoso en sentido; el redactor logra más
rápido la atención del lector.
Sencillez. Se refiere al escrito sin afectación ni formalismos. Como característica de
llaneza, la sencillez imprime a la redacción un tono de veracidad expresiva que la hace
efectiva y atractiva.
Adecuación. Es adaptar el escrito a la comprensión del lector. Es decir el redactor no
debe dirigirse a todos de la misma manera, el lenguaje debe adaptarse al lector-
destinatario, al tema y a la situación en la cual se produce la comunicación. Para cada
caso hay que adecuar el lenguaje al destinatario, para un informe, una nota de prensa,
una carta familiar... sin duda se requiere de una redacción distinta para cada caso, ello
conduce a que el destinatario capte de inmediato su atención.
Originalidad. Se dice que es el sello que refleja la personalidad del autor. Como
determinante de la personalidad creativa, significa que el redactor debe crear formas
propias de pensamiento, a fin de evitar la rutina en el escrito. Al escrito hay que imponerle
estilo y fuerza expresiva, en consecuencia deben eliminarse las fórmulas tradicionales.
Ordenación. Se refiere al orden funcional de las distintas partes del escrito, como factor
de la claridad, obliga a que los elementos que conforman un escrito (principio, medio y fin)
se ordenen en forma lógica y cronológica y no al azar, ya que cada una de esas partes
tiene una misión que cumplir, según el tipo de documento. Si se quiere llevar al lector
hasta el fin del documento el comienzo ha de ser interesante, motivador, pero mantener
esa atención durante el desarrollo del mismo para que se logre la efectividad se cumpla
con su cometido.
Interés: Es el estímulo que se presenta al lector para que avance en la lectura del
documento. Constituye el vehículo que maneja el redactor para llevar al lector hasta el
final del escrito, sin que pierda la atención en el contenido de cada párrafo.
Actualidad. Se refiere al enfoque que debe darse a la redacción, un enfoque moderno del
tema, lejos de palabras y fórmulas estereotipadas, debe usarse un lenguaje moderno con
agilidad y vigencia en los aspectos de redacción.
A continuación se describirán los documentos ejecutivos y técnicos, así como las
características más importantes que deben tener los mismos:
Redacción de Cartas
Cómo Redactar una Carta | Tipos y Modelos de Cartas
La forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la
Redacción de una Carta.
Una carta mal redactada, confusa, con errores e incluso con faltas de ortografía enviada
desde su empresa, puede ocasionarle un grave deterioro de su imagen institucional.
A continuación le presentamos algunos Ejemplos y Modelos de Cartas de todo tipo, que
sin duda le ayudarán en la redacción de su propia carta:
Buscar diferentes tipos y modelos de cartas.
Puede buscar aquí modelos y ejemplos de cartas, documentos comerciales y legales,
contenido para sitios y páginas web, textos para invitaciones y ejemplos de frases para
diferentes ocasiones.
Tipos y Modelos de Cartas:
Carta de Agradecimiento
Carta de Despedida
Carta de Felicitaciones
Partes de una Carta
Carta de Motivación
Carta de Presentación
Carta de Recomendación
Carta de Renuncia a un Trabajo
Carta en Inglés
Carta Formal
Cómo Escribir una Carta
Ejemplo de Carta Comercial
Ejemplos de Carta de Presentación
Modelo de Carta de Despido
Modelo de Carta de Renuncia
Carta de Pésame
Carta de Invitación
Carta de Despido
Carta de Amistad
Carta Poder
Formato de Carta Poder
Modelo de Carta Poder
Carta de Bienvenida
Cómo Hacer una Carta
Cómo Redactar una Carta
Carta de Renuncia Empleo
Carta de Petición
Carta Personal de Recomendación
Recomendación
Modelo de Carta
Carta de Queja
Carta de Disculpa
Carta Profesional de Ventas
Carta para Ofrecer Servicios
Carta de Intención
Carta de Presentación de Un Producto
Cartas para Empresas:
Papel de Carta
Cómo Redactar una Carta de
Agradecimiento
Carta Compromiso
Modelo de Carta de Porte
Ejemplos de Carta de Invitación
Carta de Certificación de Ingresos por
Contador Público
Carta de Notificación
Modelo de Carta Oficial
Modelo de Carta de Reclamación
Modelo de Carta de Pago
Carta para Presentar una Empresa
Carta de Presentación de Servicios a una
Empresa
Carta para Ofrecer Servicios a una
Empresa
Modelo de Carta de Autorización
Carta de Presentación de una Empresa
Cómo Redactar una Carta de Invitación
Carta de Motivación Modelo
Modelo de Carta de Despido
Carta de Presentación de Servicios
Cartas Personales:
Cartas de Amor Cortas
Ejemplo de Carta Familiar
Ejemplos de Cartas Informales
Carta de Condolencias
Carta de Disculpa
Carta de Manutención
Ejemplos de Carta de Felicitación
Carta para Anunciar un Regalo
Carta de Congratulación
Carta de Excusa
Redactar Carta de Disculpas
Redactar Carta de Pésame
Cartas Profesionales:
Cómo Hacer una Carta de Presentación
para un Trabajo
Modelo de Carta de Dimisión
Cómo Hacer una Carta de
Recomendación
Carta Verde
Carta para Colecta de Fondos
Carta para Solicitar Aumento de Salario
Cómo Solicitar Aumento de Salario
Carta a una Universidad
Carta de Ofrecimiento
Carta para Postular a una Beca
Carta de Petición
Modelo Carta Baja Voluntaria
Carta de Recomendación Laboral
Cómo Redactar una Carta Formal
Formato de una Carta de Renuncia
Ejemplos de Cartas de Permiso
Redactar Cartas de Donación
Cómo Redactar una Carta de Petición
Cómo Redactar una Carta de
Recomendación
Modelo de Carta de Presentación para Currículum.
Aprender a Redactar.
Consejos para una buena redacción.
La Redacción de Cartas debe estar siempre en manos de profesionales de la
comunicación, o al menos supervisada por ellos. Nadie que reciba una carta mal
redactada de su empresa, confiará en sus servicios, porque percibirá una imagen de baja
calidad y servicios poco cuidados.
Enviar cartas bien redactadas le brindará mejores chances de éxito en los negocios. Tal
vez usted ha tratado de comunicar un mensaje importante y se dio cuenta de que no
puede expresarse de forma elocuente ni dinámica. Posiblemente usted quería redactar
una carta de disculpa, una carta de queja o una carta para ofrecer sus servicios a otra
compañía, y simplemente no pudo hacerlo. Al menos no de la manera correcta.
Nuestro servicio de Redacción de Cartas está pensado fundamentalmente para pymes y
emprendimientos personales, que generalmente no cuentan con abundantes recursos
para destinar a estos servicios, pero que de todas formas necesitan asegurar la correcta
redacción de sus cartas y documentos, para causar una buena impresión a sus clientes y
a las otras empresas con que trabajan.
No importa cuál es el asunto de su carta o el rubro de su negocio, tanto si es una carta
profesional de ventas, una carta para una colecta de fondos, una carta de condolencias,
una carta de agradecimiento... Podemos ayudarlo con todas sus necesidades de
Redacción y Corrección de Cartas, y Redacción de Documentos, a un precio muy
conveniente.
Usted nos dice cuál es la idea que quiere comunicar, y nosotros nos encargamos de
redactar una carta, un folleto, un documento o un comunicado de prensa que dirá
exactamente lo que desea transmitir.
Confidencialidad
Garantizamos el trato estrictamente confidencial de todos los documentos que nos envíe.
No guardamos copias de los documentos o cartas de nuestros clientes. Cuando nuestro
trabajo de redacción ha concluido, destruimos los originales y los borramos de nuestro
sistema.
Lo invitamos a contactarnos, para así poder discutir más específicamente sus ideas y
estudiar la mejor forma de llevarlas adelante.
A continuación ejemplos de tipos y modelos de cartas más comunes:
Carta de Agradecimiento.
Consejos para redacción y Modelos de Carta de Agradecimiento.
Es la carta que se envía tras una entrevista de trabajo. La carta de agradecimiento,
además de ser un signo de cortesía, establece un clima de seguimiento o de puertas
abierta con la persona con la que usted haya tenido un contacto positivo, ya sea la
presentación a un empresario, el reconocimiento por la concesión de una entrevista, o
cualquier otro motivo que pueda serle útil en su búsqueda de empleo. Brindamos a
continuación algunos consejos y ejemplos de cómo redactar una carta de agradecimiento.
Carta de Agradecimiento.
Dirija la carta a la persona que lo entrevistó.
Agradezca al entrevistador el tiempo que le dedicó.
Debe reiterar su entusiasmo e interés por la empresa y el puesto de trabajo ofrecido.
Utilícela como seguimiento en el proceso de selección. Recalque que continúa interesado
en trabajar para la empresa en cuestión.
La carta de agradecimiento lo ayudará a mantener un clima propicio con la persona con la
que ha establecido contacto en el proceso de selección.
Confirme o intente fijar una nueva entrevista. Si cree que no es apropiado, al menos
mencione que queda usted a disposición del entrevistador para mantener una nueva
entrevista cuando él lo estime conveniente.
Si su entrevista resultó satisfactoria y percibió interés de parte del entrevistador, la carta
de agradecimiento servirá para reforzar esta buena impresión.
Tenga en cuenta que, tras un largo proceso de entrevistas, la empresa puede tener dudas
ante la selección final de un candidato entre varios que han encajado con el perfil que
requiere.
La carta de agradecimiento juega un papel importante en la impresión que deje de usted
mismo.
Ejemplo de una Carta de Agradecimiento:
Carta de Agradecimiento - 1
Lic. Francisco Fernández
Director de Proyecto BMW de México
Blvd. Adolfo López Mateos #25
Col. Los Morales Polanco 11520
México D.F.
Estimado Francisco:
Le agradezco mucho la entrevista del viernes pasado para el puesto de Director de
Mercadotecnia en BMW. Fue muy agradable poder conocerlo y aprender más acerca de
los objetivos de la empresa. Con su posicionamiento líder en el mercado automotriz, BMW
es una oportunidad muy interesante para mí, con muchos retos que pueden ser muy
gratificantes.
Estoy seguro que puede ser de gran ayuda para la empresa mi experiencia en ingeniería
junto con la de líder de proyecto. Cuando estuve a cargo de mercadotecnia en GM
desarrollé mis habilidades de comunicación para explicar los beneficios técnicos y
funcionales de los coches, tanto a clientes que no conocían nada de terminología
automotriz, como plantear las necesidades a los altos directivos de la empresa de un
modo en que todos comprendieran fácilmente la situación, ya fuera personas con
conocimientos técnicos o sin ellos. Por eso pienso que estas habilidades, junto con el
liderazgo mostrado en mi trayectoria laboral, mi trabajo en equipo y mi dominio del inglés
y del alemán pueden ser de gran ayuda para el puesto de Director de Mercadotecnia.
Le agradezco nuevamente sus atenciones y le reitero mi interés en trabajar en BMW
como director de mercadotecnia.
Atentamente,
Juan A. De la Garza
NOTA IMPORTANTE: Debe dirigirse a la persona a la que le escribe la carta de
agradecimiento del mismo modo del que le habló en la entrevista. De tú o de usted, según
haya sido el caso.
Algunos consejos extra sobre las cartas de Agradecimiento.
Lo ideal es que la Carta de Agradecimiento sea enviada el mismo día en que finalizó la
entrevista. Nunca espere más de tres o cuatro días, porque a medida que pasa el tiempo,
mayor es la probabilidad de que disminuya el entusiasmo que tiene el empleador por
usted. Si durante la misma tuvo oportunidad de hablar con más de una persona, debería
enviar una carta a cada uno de ellos individualmente (puede ser la misma carta).
Ponga cuidado en chequear la ortografía, gramática, dirección y posición de la persona a
la cual está remitiendo la carta de agradecimiento. Si no recibió una business card (tarjeta
de negocios) durante la entrevista, sería útil que llamara a la operadora o recepcionista de
la compañía para obtener la información correcta.
La Carta de Agradecimiento puede ser la última manifestación que el empleador reciba de
usted antes de tomar una decisión acerca de su candidatura, por lo que es importante que
termine su presentación de la mejor manera posible.
Como hizo para todos los documentos enviados hasta ahora, edite y controle todos los
errores que pudieran ser inoportunos.
¡Mucha suerte!
CIRCULAR
Conforme a la Real Academia, la palabra circular tiene dos acepciones: 1) orden que una
autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica, y 2) cada una de las
cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en
conocimiento de alguna situación.
Características:
La circular tiene como margen izquierdo 4 cm, margen derecho 3 cm, margen superior 4
cm y margen inferior 3 cm y debe mecanografiarse dejando un renglón sencillo entre
líneas y dos renglones entre párrafos.
La circular se clasifica en: circular externa y circular interna.
La circular interna (o general) es utilizada para dar a conocer internamente las actividades
de la entidad, así como las normas generales, cambios políticos, disposiciones, órdenes y
asuntos de interés común.
La circular externa (o carta circular), es la comunicación utilizada por una empresa para
dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores, productos o servicios u otras.
Ejemplo de circular:
León, Gto., 2 de julio de 2010
C. LIC. GERENTES DE ZONA
PRESENTES
Con fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores
cambiará de diseño e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se
indican en los catálogos anexos a la presente Circular, incrementándose precios de venta
aproximadamente en un 21.5%.
Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre
los concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la
fecha citada los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales, con la
finalidad de poder sacar al mercado la nueva producción.
Atentamente
EL GERENTE DE PRODUCCIÓN
ING. PANFILO G. ACOSTA JIMENEZ
DIRECCIÓN GENERAL
MINUTA
Extracto o borrador que se hace de un contrato u Otro asunto, anotando las cláusulas o
partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades
necesarias para su perfección.
Borrador de un oficio, exposición, orden, etc., para copiarlo en limpio.
Borrador original que en una oficina queda de cada orden o comunicación expedida por
ella. Anotación que por escrito se hace de algo para tenerlo presente.
Ejemplo de minuta:
MINUTA DE TRABAJO
01/10
Objetivo de la reunión: Tomar acuerdos para la realización de actividades de la academia
Lugar y Fecha de la reunión: Sala de Juntas, Coordinación de la Academia de Expresión
Oral y Escrita. Edificio K de la UHTHH. Martes 21 de septiembre de 2010 Hora: 11:00 AM.
ASISTENTES:
C. Lic. Gliceye Zumaya Sánchez
Prof. De asignatura en la material de expresión
C. Lic. Griselda Rodríguez Espinosa
Prof. De asignatura en la materia de expresión
C. Lic. Damián Carballo Rendón
Prof. De asignatura en la materia de expresión
C. Lic. Juan Antonio Sánchez Trejo
Prof. De asignatura en la materia de formación sociocultural
C. Lic. Guadalupe Arizmendis Martínez
Prof. De asignatura en la materia de expresión
C. Lic. Raúl Morales Téllez
Coordinador de la Academia de Expresión Oral
Aviso.
Noticia o advertencia que se comunica a alguien. Los avisos se utilizan tanto para la
cartelera interna de la empresa como para su publicación en los medios.
Siempre se transmite mejor la propuesta si se conoce el análisis de tareas del puesto a
cubrir, sin ser excluyente para su redacción.
La confección de avisos no es privativa de consultores cuando se decide una contratación
externa, en muchos casos las empresas prefieren redactar sus propios avisos para luego
derivárselos al consultor.
La elaboración de un aviso desde el interior de la empresa ayuda a precisar la necesidad
del puesto, pensar en las tareas y en el perfil del postulante, contribuyendo a clarificar a
quien lo solicita, incluso en cuanto a los roles del organigrama.
Ejemplos de aviso:
AVISO
Se comunica a todo el personal que el próximo lunes 30 de abril del año en curso, se
presentará en oficinas centrales de esta Empresa, el Presidente del Consorcio Mundial
TAKAWE, por lo que en su honor se ofrecerá una comida en el Centro Libanes de la Cd.
De México a partir de las 15:00 horas. La bienvenida estará a cargo de nuestro Director
de la Planta Nogales, Sr. Oko Na-gazawa, por lo cual, les rogamos su puntual asistencia.
Los boletos serán personales y podrán recogerlos en la Gerencia Administrativa, así como
los viáticos correspondientes, a partir de hoy.
Memorando.
El “memo” como familiarmente se llama, es una comunicación interna, generalmente
originado por cualquier miembro de la empresa, y destinado a cualquier nivel de
comunicación empresarial (descendente, ascendente y horizontal). Predomina el
memorando que dirige el jefe de una dependencia a sus subalternos para dar
instrucciones, informes, comunicar decisiones, anunciar innovaciones en el trabajo,
publicar, ofrecer listas de precios, etc.
La estructura del documento consta de las siguientes partes:
Nombre(s) de a quien se dirige
Nombre(s) del remitente(s)
Fecha
Asunto
Escrito redactado brevemente.
Firma(s)
A continuación presento el ejemplo de memorándum más utilizado:
México, D. F. a ___ de ______ de _____.
EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.
Av. Vïa Memorando 45,
Col. Memorándum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900
Memorándum
Para:
Mauricio del Moral, Director General
De:
Luz María Durán
Asunto:
Reunión de Ventas
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la
reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado
en el último trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Saludos a UD.
Atentamente: Luz María Durán, Gerente Ventas.
Oficio.
Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes,
informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de
felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en