Recruitment Process and Rules Automation with jBPM and Drools

Recruitment process and rules automation with jBPM and Drools

Maurício Bitencourt 26 de setembro de 2014 São Paulo-SP

Esta apresentação foi autorizada pela PAC ADMINISTRADORA DE CRÉDITO para ser apresentada no evento JUDCon2014:Brazil. Este conteúdo "Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas” foi apresentado pela Diretora Administrativa / Financeiro Marcia Terezinha Hupfer, a Gerente de RH Michelle Pitrez e a Psicóloga Analista de Recrutamento e Seleção Paula Melo na 41ª edição nacional do evento BPM Day da ABPMP, dia 06 de maio de 2014 no Salão de Convenções do Centro de Eventos da FIERGS em Porto Alegre. O evento contou com a presença de um público de mais de 600 pessoas e teve como objetivo discutir o tema Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM - Business Process Management) e apresentar casos práticos de implementação. Para mais informações, acesse: http://www.mauriciobitencourt.com/2014/05/bpm-day-porto-alegre-2014.html http://www.projeler.com.br/quemsomos_clientes_estudo_de_caso_paconline.jsp Este conteúdo tem como objetivo apresentar os benefícios que a organização está colhendo a partir da automação de processos e regras de negócio com a tecnologia BPMS/BRMS Open Source KIE Knowledge is Everything (JBOSS Drools, jBPM, OptaPlanner, Uberfire, Dashbuilder) e compartilhar com a comunidade resultados obtidos com esforço e evolução da plataforma BPM Suite.

Recruitment process and rules automation with jBPM and Drools – Maurício Bitencourt


Maurício Bitencourt, CBPP •  Administrador de Empresas (PUCRS)

•  Diretor Executivo na Projeler

•  Certified Business Process Professional (CBPP® Blue Seal) certificado pela ABPMP International

•  Vice-presidente e um dos fundadores do capítulo brasileiro da ABPMP.org Association of Business Process Management Professionals

•  Professor da Especialização em Gestão por Processos de Negócios da UNISC - Universidade de Santa Cruz do Sul e MBA Fundace/USP

•  Instrutor do ABPMP BPM Boot Camp & CBPP Exam

•  Instrutor de diversos CFGPs – Curso de Formação de Gestores de Processo da ABPMP.org

•  Coordenador do Curso de Gerenciamento de Processos de Negócio e preparação para o Exame CBPP® da ABPMP na modalidade EAD da Projeler

linkedin.com/in/mbitencourt

Business Transformation Expert

Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas


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A Empresa Com sede em Porto Alegre, a PAC é especializada em

recuperação de crédito, com abrangência em todo Brasil

Conta com aproximadamente 600 colaboradores e mais de 300

posições de atendimento


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Fundada em 17 de Março de 1999. Iniciou suas operações na depuração da carteira de crédito imobiliário da Caixa Econômica Federal


Principais Clientes

•  A demanda dos clientes exige volume e disponibilidade de pessoas para atender

•  Turnover aproximado de 15% ao mês

•  Mudar para um processo adequado ao ritmo e perfil dos candidatos (geração touch)

•  Reduzir o tempo e custo dos processos de seleção e contratação

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Principais Desafios


•  Pessoas são o nosso principal ativo •  Metas dos clientes cada vez mais

desafiadoras •  Necessidade de aumento de produtividade por

recuperador de crédito •  Um bom processo de seleção nos proporciona

melhores resultados aos clientes •  Absorver ondas de crescimento com agilidade

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Critérios para priorização da iniciativa


Gerir desempenho do período de

experiência

Recrutar e selecionar

novos colaboradores

Capacitar colaborador

Gerir desempenho e

carreira do colaborador

Desligar colaborador

9

Ciclo de vida do colaborador


Visão do projeto •  Implantar políticas claras e garantir o cumprimento das mesmas •  Melhor fluidez das filas de trabalho

Justificativa •  Processos, regras de negócio e papéis claros •  Otimizar recursos (fazer mais com o mesmo) •  Qualificar indicadores

Objetivos •  Diminuir retrabalho •  Redução de custos •  Padronizar serviços

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SCRUM

Projeto de transformação do processo de recrutamento e seleção


•  RH e Administração de Pessoal •  Construir arquitetura de processos •  Utilizar modelo de referência APQC PCF •  Revelar o escopo dos processos:

•  Políticas e regras de negócio •  Métricas e indicadores •  Eventos de acionamento e resultados do processo •  Papéis e responsabilidade por prestação de contas (matriz RACI)

•  Modelar, analisar e redesenhar processo com BPMN 2.0 •  Automatizar processo e regras de negócio com BPMS •  Criar painéis de BAM para acompanhar e sustentar a operação

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Escopo do Projeto


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Metodologia


22 Gerir desempenho do período de experiência

20 Recrutar e selecionar novos colaboradores

21 Capacitar colaborador

23 Gerir desempenho e carreira do colaborador

24 Desligar colaborador

30 Gerir ponto

31 Gerir benefícios

32 Gerir atendimento de GP

33 Gerir folha de pagamento

35 Gerir processos trabalhistas

36 Gerir informações de GP

34 Gerir segurança do trabalho

10 Otimizar processos de GP

11 Gerir relações externas

12 Gerir clima organizacional

Pro

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Ger

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Cadeia de Valor de Gestão de Pessoas (GP)


Pontos Fortes

•  Número de canais de atração

•  Estrutura de recepção

•  Múltiplo canais de captação

•  Colaboradores experientes e qualificados

•  ...

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Análise do processo


Pontos a Melhorar •  Teste de conhecimento

•  Autobiografia

•  Simulação de cobrança

•  Entrevista coletiva

•  Teste de digitação

•  Ordem das etapas do processo

•  ...

22 Gerir desempenho do período de experiência

20 Recrutar e selecionar novos colaboradores

21 Capacitar colaborador

23 Gerir desempenho e carreira do colaborador

24 Desligar colaborador

20.1 Gerir atração de novos colaboradores

20.2 Gerir captação de novos colaboradores

20.3 Recrutar novos colaboradores

20.4 Selecionar novos colaboradores

20.5 Admitir novos colaboradores

20.4.1 Realizar entrevista coletiva

20.4.2 Realizar provas

20.4.3 Realizar simulação de ligação

20.4.4 Realizar entrevista individual

20.4.5 Realizar teste de informática

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Contexto do processo (AS-IS) na Arquitetura de Processos


•  Inversão de etapas do processo para antecipar a seleção das melhores competências

•  Redução do tamanho de lote para um candidato em cada instância de processo

•  Fluxo contínuo das filas de trabalho dos colaboradores

•  Uso de tecnologia BPMS para automatizar os processos e regras de negócio

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Transformação do Processo


https://www.youtube.com/watch?v=PbmotQJNr5E 17

Conceitos de fluxo contínuo do LEAN no Gestão de Pessoas


https://www.youtube.com/watch?v=PbmotQJNr5E&list=PL48iyUNxZtjkSStTfOb8NTqG3do8d7TBB

Realizar prova

Tabela de decisão com critérios de

seleção

Apresentar resultados ao

candidato Dispensar candidato

Realizar entrevista X ...

Reprovado

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Respostas do candidato sem uso de papel

Tabulação e resultado automático

Caminho feliz do

processo

Desvio automático para as filas de

trabalho

Processo de negócio na notação BPMN 2.0 integrado ao modelo de decisão (decision table)


•  Candidato como ator do processo via formulários eletrônicos

•  Vídeos para cada passo

•  Sem papel

•  Tabulação automática das informações

•  Critérios de desvios do processo com base em regras de negócio (sem julgamento)

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Processo automatizado com tecnologia BPMS


20

Fila de trabalho


•  Monitoramento de indicadores em tempo real •  Métricas coletadas diretamente da execução do

processo automatizado

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Painéis de controle


•  Operação do negócio alinhada com a estratégia •  Documentação igual à execução •  Ciclo de tempo menor para disponibilizar o

candidato para a operação de recuperação de crédito

•  Processo com critérios padronizados •  Uso dos conceitos do LEAN Office para promover

fluxo contínuo na captação dos candidatos •  Melhores indicadores em tempo real

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Benefícios auferidos


Processo Anterior Atual

Recrutamento Em lote Agendado

Individual Na apresentação

Seleção Em Lote 3 dias

Individual No mesmo dia

Admissão Quinzenal Semanal

MAIS RÁPIDO, BARATO E MELHOR 23

Resultados obtidos com a transformação do processo de GP


Ø Sustentar a otimização e evolução contínua

Ø Revelar e automatizar todas políticas e regras de GP

Ø Ampliar automação de processos Ø Medir e recompensar pelo sucesso

do desempenho do processo

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Próximos passos


25

Automação do processo no BPMS


26

Arquitetura de Processos


•  Execução do processo direto da diagrama em BPMN •  Agilidade para distribuir novas versões (estamos na 4ª)

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Diagrama de processo na notação BPMN 2.0


Ø Regras transparentes e de simples manutenção Ø Critérios claros de seleção do candidato

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Tabela de decisão


Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas


Transformação de Processo Evite perpetuar métodos obsoletos com tecnologias melhoradas

à Modelagem, análise, desenho e simulação antes de automatizar o processo

Processos mais inteligentes à Melhores decisões com regras automatizadas Substituição de trabalhos manuais repetitivos

à Decisões sem julgamentos são candidatas a automação de regras

Maturidade da gestão por processos à Melhores indicadores e painéis de dashboards Percepção de aumento da velocidade e agilidade com redução de custos

à

Evite projetos com escopo fechado, comece com um produto mínimo viável (MVP) e evolua com o aprendizado

Aderência e sustentação à

Use a plataforma BPM Suite sem visão técnica para internalizar a gestão por processo e evoluir sem auxílio técnico

Transformação da organização à Pense além do fluxo de trabalho (workflow)


Por que KIE Knowledge is Everything JBOSS jBPM 6? •  BPM Suite integrado e acessado via

navegador sem necessidade de instalação na máquina local

•  Ciclo de vida completo dos ativos de conhecimento do desenho, simulação, implementação, execução, monitoramento e planejamento de recursos

•  Professional Open Source “sem pegadinhas”. Outras opções necessitam de módulos extras com custo a parte, tais como, integração com LDAP/AD, BAM, BRE, conectores, ...

•  Possibilidade de aquisição de plataforma corporativa com escalabilidade, alta disponibilidade, base de conhecimento, manutenção evolutiva, suporte técnico com níveis de serviço (SLA) e atendimento local

•  Opções On Premise ou Public/Private/Community PaaS com o OpenShift

•  A visão da plataforma ruma para um iBPMS (intelligent BPM) que, em breve, estará nos quadrantes do Gartner

•  Comunidade ativa e incentivada pelo fornecedor que garante colaboração, documentação, e evolução da plataforma


http://pt.slideshare.net/mauricio.bitencourt http://www.linkedin.com/in/mbitencourt

Thanks community!


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