Recruitment general

Recruitments preparations

TMP recruitment

Membership profile Ambition ResponsibilityEntrepreneurship Openness to internationality Building relationship with customers

Description• Openness to challenges• Striving for self-

development• Having high aspirations in

life (not just in the context of career)

Behaviours• Active searching

knowledge• Demonstrating

commitment to perform actions

Ambition

Description• A sense of responsibility

for others, for the environment (family, friends, environment)

Behaviours• Punctuality• Careful execution of tasks

and responsibility for their delivery

Responsibility

Description• Ingenuity, initiative and

energy in achieving goals• Searching ideas and plans

into reality

Behaviours• Proactivity and creativity in

proposing solutions and ideas

• Consistency in the implementation of ideas and plans

Entrepreneurship

Description• Tolerance and openness to

people from other cultures

Behaviours• Respect for cultural

diversity• The perception of

opportunities and risks of working in an international environment

Openness for internationality

Description• Ability to establish

relationships • The interest in the needs

of others • Focus on the external

environment and client

Behaviours• Shows the base of

understanding what is the quality of the business

• Shows basic understanding of the role of the customer and his service in the business

Building relationship with customer

Functional profilesSalesInternational OperationsMarketing

Work in group

What kind of characteristics are in each subproduct? Create ideal profile (characteristics + behaviours)

International OperationsCecha ZachowanieEmpatia- umiejętność wczucia się w czyjeś potrzeby i uczucia

1. Zdolność aktywnego słuchania2. Umiejętność rozpoznawiania uczuć i

potrzeb innych

Osoby, które wykazują się szczególną chęć nauki języków obcych w tym angielskiego, zainteresowane działalnością w wolontariacie, świadome i zainteresowane problemami globalnego i lokalnego. Już uczestniczyły w wolontariatach.

International OperationsOutgoing Exchange

Cecha ZachowanieKomunikatywność 1. Umiejętność jasnego formułowania

komunikatów2. Aktywne słuchanie

Systematyczność 1. Umiejętność wykonywania zadań starannie i regularnie, w sposób uporządkowany

Incoming ExchangeCecha ZachowanieOtwartość na międzynarodowość

1. Chęć komunikacji w języku angielskim i jego znajomość

2. Wrażliwość na problemy społeczne

SalesCecha ZachowanieKomunikatywność 1. Umiejętność wysławiania się

2. Łatwość w nawiązywaniu nowych kontaktów

Wytrwałość i determinacja w dążeniu do celu

1. Umiejętność utrzymywania stałego poziomu motywacji

2. Determinacja w dążeniu do celu i realizacji działań i pomysłów

Szukamy osób zainteresowanych kontaktem z biznesem i środowiskiem firm. Osoby te powinny dobrze się prezentować, potrafić się wysłowić i być silnie zmotywowane do nauczenia się sprzedaży.

Each group: Imagine that you’re standing on stall and we are interested person. Sell us your subproduct

Flow of recruitmentTalent Plan Planning of your Talent Capacity.

Responsibility of VP TM in cooperation with EB to define amount of people we want to recruit for each area and process in LC.

Talent MarketingFinal responsible : VP Mkt, but only with cooperation of TM. Expected outcome is to have plan of applicaton and target group defined.

ApplicationInitial stage to check candidates motivation to join AIESEC and preferences of to join particular program of Future Leaders. Responsibilty of VP TM and recruitment teams.

Flow of recruitmentGroup Exercise Role of this process is to see candidates

ability to work in the team especially verbal communications skills. Should take not more than 1h.

Interview (RB)Role of interview is assessing candidates profile- if it is suitable for AIESEC and motivation and skills to join one of the programs. Should also verify info from application. Should take around 45 min.

Sellection & allocation

In selection and allocation we should answer two questions regarding candidates- who is suitable for AIESEC (based on membership profile) and where candidate can be allocated ( based on skills based profile). Under responsibility of VP TM.

Process for candidate

Application RB Group Exercise

20 min 45 min – 1 h

45 min

Sellection &

allocation InductionLCC



20 min 45 min – 1 h

45 min

Sellection &


ApplicationConsists of several questions in polish. There are 5 obligatory questions, others are optional. Only in 2 questions candidate has to write a longer note, in rest of them – choose an answer.

Application should be open 2-2,5 weeks.

Obligatory questions1)Skąd dowiedziałeś o organizacji studenckiej

AIESEC?UWAGA! ZMIANA- pytanie będzie zadawane na początku formularza, ponieważ jest ono bardzo ważne dla struktur marketingowych, by badać to, jaka strategia jest najbardziej efektywna i ma przełożenie na liczbę aplikacji. Kandydat zaznacza swój wybór spośród podanych możliwości.

2) Dlaczego zdecydowałeś/łaś się aplikować do organizacji AIESEC?

Sprawdzenie motywacji kandydata- można pogłębić na RB.

3) Czym według Ciebie zajmuje się AIESEC?Sprawdzamy to, jak kandydat przygotował się do procesu, czy sam szuka informacji (czy jest resourceful). Można pogłębić na RB pytając, gdzie osoba znalazła informacje.

4) Czy jesteś teraz zaangażowany/a w dodatkową aktywność pozauczelnianą (praca/kurs/szkolenie)? Wymień i opisz.

Sprawdza czy kandydat ma czas na działalność w AIESEC.

5) Czy brałeś/brałaś kiedykolwiek udział w programie wymianowym organizowanym przez AIESEC (wolontariat Global Citizen, praktyki profesjonalne Global Talents.

Pytanie typu tak/nie. Pozwala odnaleźć returnee i później zaalokować ich do odpowiednich projektów, by kapitalizować na ich doświadczeniu i wiedzy.

Obligatory questions



20 min 45 min – 1 h

45 min

Sellection &


Group ExerciseCheck if person is communicative, open for

other people and cooperative.

Work in groups Create Group Exercise. Have in mind that it should

take 20 min and check above mentioned things.



20 min 45 min – 1 h

45 min

Sellection &


Review BoardAssess candidates profile- if it is suitable for

AIESEC and motivation and skills to join one of the programs. Should also verify

info from application.1) Questions checking if person suits membership

profile,2) Questions for specific sub-products.

Flow and assessment sheet is on recruitment wiki



20 min 45 min – 1 h

45 min

Sellection &


Membership profile

Functional profile

SELECTION

ALLOCATION

Sellection & allocationHas to be done before conference!

Different styles in LCs: • With engagement of OCPs,

• With engagement of recruitment team,• Final decision of VP TM,

• Final decision of VP TM and LCP,• Final decision of whole EB.



20 min 45 min – 1 h

45 min

Sellection &


LCC & inductionPreparation for work.

Should be delivered quickly, cause OCs need to start work immediately. Also they are learning

by doing.

Induction: max 2 days and only crucial knowledge to start work.

Questions?

TLP recruitment

TLP PROFILES

1.General profile (LDM)2.Functional profiles (FL + functional

areas)

The value proposition of Team Leader Program is based in Leadership Development Model. Thus, the candidates for TLP positions should potentially be able to develop these 4 behavours / attitudes.

In order to assess this potential, we ask LDM-based questions during the first stage of the TLP Review Board.

1. General profile

EMPOWERING OTHERSYou are able to communicate

clearly. You can work in a team. You want to develop not only yourself but also

other people.

SOLUTION ORIENTEDYou can react to changes. You

look for the cause of a problem and its solution in order to reach the set goal.

WORLD CITIZENYou are open-minded about

work in an international environment.

SELF-AWAREYou want to work on your

weak sides. You know how to receive feedback. You

understand, that leadership position is connected with

responsibility.

The description of behaviours / attitudes we are looking for in TLP candidate:

1. General profile

What characteristics we need in functional profiles?

International Operations

(OGX)


(ICX delivery)Sales

Marketing Talent Development

Finance & Legality

1. Functional profiles


(OGX)

Needed

Systematyczność

Cierpliwość i determinacja

Umiejętność motywowania


(ICX delivery*)

Needed

Szybkie reagowanie

Empatia

Znajomość języka angielskiego

*Przy iGIP delivery warto sprawdzić też takie umiejętności jak: cierpliwość i determinacja oraz umiejętność motywowania

Sales

NeededWysokie umiejętności

autoprezentacji

Umiejętność budowania relacji z klientem

Elastyczność i komunikatywność

Marketing

NeededKomunikatywność w

mowie i piśmie

Myślenie analityczne

Kreatywność

Talent Developme

nt

NeededZrozumienie procesów kierujących organizacją


Systematyczność

Finance & Legality

NeededZrozumienie procesów

kierujących organizacją


Skrupulatność i odpowiedzialność

SELECTION PROCESSApplication Review

Board Test Environment sensing

Selection & allocation Transition

Application Review Board Test Environment

sensingSelection & allocation Transition

Simultanously – 7 days for RB, Test and Environment sensing

Review boardPart 1: General questions

QUESTIONS WHAT DO WE ASSESS1) Dlaczego postanowiłeś aplikować na pozycję liderską?* motywacja

2) Jakie 2 cechy chciałbyś rozwinąć w sobie poprzez realizację doświadczenia TLP i dlaczego?*

motywacja + zorientowanie na rezultaty

3) Jak postrzegasz kulturę komitetu? Jakie widzisz mocne i słabe strony w jego funkcjonowaniu? (wymień po 2)

zaangażowanie w życie komitetu + feedback odnośnie funkcjonowania LC

4) Opisz swoje zaangażowanie w życie komitetu - wymień 3 wydarzenia, w jakich brałeś udział i dokonaj ich ewaluacji.

zaangażowanie w życie komitetu + znajomość obecnej sytuacji w LC

5) Uszereguj w kolejności preferencji pozycje, począwszy od tej, którą najbardziej chciałbyś pełnić.*

preferencje (do 5 pozycji)

6) W jakich projektach chciałbyś działać? Wymień trzy i uszereguj w kolejności preferencji. Podaj projekt, w którym na pewno nie chciałbyś działać (jeżeli taki istnieje)

preferencje (powyżej 5 pozycji)

7) Jaki będzie twój wkład w komisję MM?* zaangażowanie i odpowiedzialność

8) Wymień co najmniej 1 rzecz w działce, w której pracowałeś, jaką należy poprawić i utwórz action plan na jej poprawę.

zorientowanie na rezultaty + zrozumienie procesów.

9) Dlaczego nadal jesteś w organizacji?* zaangażowanie i odpowiedzialność

Review boardPart 2: LDM based questions

(Minimum 2 questions for each element)

E.g.:

EMPOWERING OTHERS1. Czym różni się rola lidera od roli szefa?2. Przypomnij sobie sytuację, w której komuś pomogłeś. Jaka to była sytuacja? Jak się czułeś?3. Po co delegujemy zadania?4. Z jakimi osobami dobrze Ci się współpracuje? Podaj 3 cechy.5. Z jakimi osobami źle Ci się współpracuje? Podaj 3 cechy.6. Co możesz zrobić jako lider w przypadku, gdy widzisz, że twój zespół traci motywację?

SOLUTION ORIENTED1. Podaj przykład problemu, z którym ostatnio zmierzyłeś się w projekcie lub prywatnie. Jak sobie z

tym poradziłeś?2. Podaj 1 rzecz, którą być poprawił lub kompletnie zmienił w pracy Twojego obecnego lidera.3. Czego najbardziej się obawiasz w pracy lidera? Jak możesz sobie z tym poradzić?4. Co jest Twoim zdaniem największym sukcesem lidera?5. Co jest dla Ciebie ważniejsze – ludzie czy rezultaty?6. Z kim kontaktowałeś się, przygotowując się do aplikacji i rozmowy?

Review boardPart 3: Functional questions(For each characteristics) questions & cases

E.g.:

International

Operation

s (OGX

)

Needed Exemplary questions Cases

Systematyczność

1. Jak się czujesz, gdy musisz wykonywać systematyczną pracę?

2. Czy wolisz podejmować decyzje spontanicznie, czy dokładnie je przemyśleć? Podaj przykład z przeszłości.

Cierpliwość i determinacja

1. Podaj przykład sytuacji, kiedy musiałeś dążyć do jakiegoś celu. W jaki sposób to zrobiłeś?

2. Jakie masz / miałeś hobby? W jaki sposób je realizujesz / realizowałeś?

1. Wyobraź sobie, że EP odrzuca wszystkie oferty, które jej przesyłasz, a jednocześnie sam(a) nie szuka ofert. Jak zareagujesz i co możesz zrobić, żeby nakłonić tę osobę do wyjazdu?

Umiejętność motywowania

1. Co Cię motywuje?2. Co Cię demotywuje?

1. Wyobraź sobie, że Twoje OC jest zdemotywowane, bo w ostatnim miesiącu nikt nie zaaplikował na praktykę. W jaki sposób zmotywujesz świeżynkę?




Role of the test: Assessing willingness to learn, understanding of the organization and preparation for the process

Recommendations: A) Test should consist of basic questions about the organization. It should not contain questions from finance and legality (this knowledge should be provided to OCPs during transition process).B) Test should consist of min. 12 questions.C) The min. result to pass the test should be 70%.




o Wymień wszystkie wartości AIESEC.o Z jaką z wartości AIESEC najbardziej się utożsamiasz i

dlaczego?o Jak rozumiesz wartość: "Striving for excellence"?o Jak rozumiesz wartość: "Activating leadership"?o Jak rozumiesz wartość: "Enjoying participation"?o Jak rozumiesz wartość: "Living diversity"o Jak rozumiesz wartość: "Demonstrating integrity"?o Jak rozumiesz wartość: "Acting sustainably"?o Podaj wizję AIESEC.o Podaj BHAG naszej organizacji.o W jaki sposób AIESEC realizuje swoje cele?

o Wymień skład Rady Wykonawczej.o Wymień 5 obowiązków OCP.o Wymień 3 projekty i opisz czym się zajmują.o Jakie mamy programy wymianowe i czym się różnią?o Wymień programy w ramach Future Leaders?o Kim są Alumni?o Jaka jest rola Rady Wykonawczej?o Wymień cechy AIESEC jako organizacji.o Dlaczego powstało AIESEC?o Kiedy powstało AIESEC?

Recommended questions




Role of the environment sensing: Assessing performance and attitude of the candidate during their previuos experience (in their natural work environment), assessing the ability to receive feedback and the influence of the candidate on the atmosphere within a team.

Recommendations: A) Environment sensing can be conducted online, especially when we have many applications for TLP.B) This step could be conducted in the same time when the test.C) This step is supposed to collect real information based on facts – we need to inform all the surveyed members about it.




Opisz jak OC realizował swoje zadania?

Czy wykonywał zadania w terminie?

Odpowiedzialność, zorientowanie na rezultaty

Czy nie wchodził w kompetencje innych członków zespołu?

Czy jest samodzielny w wykonywaniu zadań?Czy potrafił wyznaczyć sobie priorytety?

Jak buduje relacje i atmosferę w zespole?

Czy interesuje się pracą innych?

Zorientowanie na ludziCzy wdaje się w sytuacje konfliktowe z

innymi?Czy ma problemy w zrozumieniu się z

innymi?Czy postawą motywuje innych do działania?

Jak OC przyjmował feedback?Czy wyciągał wnioski z feedbacku?

Chęć do naukiCzy zaimplementował wnioski w działaniu?Czy przyjmował feedback z pokorą?Czy potrafi przyznać się do błędu?

Jak OC radzi sobie z sytuacjami trudnymi?

Czy potrafi szybko podejmować decyzje? Zorientowanie na dzialanie i rozwiazania, odpowiedzialnośćCzy przejmuje inicjatywę w sytuacjach

trydnych?

Recommended questions




Recommendations: LCVP TM should consult the decision with other EB members / LCP.Remember to adjust the profiles to your local reality and personal preferences of the candidates.If some position don’t qualify in any Future Leaders programme (e.g. OCP LCC), we select the right programme based on what is our focus (e.g. OCP LCC – we want to focus on profit or education?)

General profileFunctional profiles

selectionallocation




Individual meeting

with mentor from EB

Individual meeting with

previous OCP (AAR!)

Conference for OCPs

LCCPlanning process

Recommendations: Transition for OCPs should be considered as a part of Local People Education Cycle (PEC) which should be created based on national PEC. National PEC is going to be divided by functional priofiles and will be created till the end of July.

Planning process

MoS + KPITeam

structure, JD of team

membersRetention rate TLP pipeline

Project timeline

Project budget

Promotion calendar* Project PEC

Questions?

Sum-up

Recruitment general

Recruiting & HR