Luthfi Rochmatika Recruitment and Selection Process based on competency
Luthfi Rochmatika
Recruitment and Selection Process
based on competency
Content…
Recruitment Trend & Employer Branding
Recruitment based on competency
Tools Assessment
Assessment Center
HR Strategy and Business Result
Recruitment &Selection
Training & Development
Performance Management
Reward Management
Talent Management
HR STRATEGY
BusinessStrategy
BusinessResult
Recruitment Trend & Employer Branding
Let’s see our target candidate…
Umur Bekerja Pengangguran Total angkatan kerja
20 - 24 12.573.327 2.454.384 15.027.711
25 - 29 14.747.924 1.372.110 16.120.034
30 - 34 15.232.177 655.740 15.887.917
35 - 39 15.544.090 386.609 15.930.699
40 - 44 14.818.707 278.279 15.096.986
(Sumber : BPS, 2015)
Data Jumlah Angkatan Kerja Tahun 2015
• Tenaga fresh graduate sarjana terbanyak berada di umur 20-24• Tenaga kerja berpengalaman terbanyak ada di kisaran umur 25-34,
dimana mereka semua merupakan Gen Y.
Let’s see our target candidate…
1. Waktu kerja flexible
2. Mudah beradaptasi
3. Innovative4. Multitasking5. High technology6. Hasil karya dan
pengakuan7. Demanding
1. Loyal terhadap perusahaan
2. Mengikuti job desc3. Turut hierarki dan
otoritas4. Karir urut sesuai
dengan masa kerja
Gen YGen X
New Era of RecruitmentPrevious Perusahaan memiliki bargain position yang tinggi
Media lowongan berasal dari media cetak and poster
Kandidat mudah menerima offering dari perusahaan
Waktu antara posting lowongan dan mendapatkan kandidat relatif cepat
FutureRekrutment seperti sales & marketing, organisasi merupakan produknya
Media lowongan menggunakan LinkedIN, virtual jobfair, referensi, head hunter
Kandidat menuntut banyak, informasi panduan gaji mudah didapatkan
Mencari talent berkarakter khusus sesuai perusahaan, waktu lebih lama
Perusahaan dan kandidat memiliki bargain position yang sama
Media to get employee…
Dahulu...
Sekarang...
Why am I must join Your company ?
Apa yang anda tawarkan kepada kandidat dibanding dengan perusahaan
lain (Employer Value Preposition) ?
Fun working
environment Set up newCompany
Flexible time
working
Abroad
VacationCongenial Colleagues
Employer Branding Framework…
Employer Value Preposition
Employer Brand Employee Platform• Recruitment and induction• Compensation and benefit• Career Development• Employee engagement• Reward and recognition• Work environment
Employer Brand Strategic Platform• Vision and mission• CSR• Leadership• Corporate culture• Innovation• Performance management
Recruitment Based on Competency
Impact of ineffective Recruitment1. Turunnya motivasi kerja karyawan2. Kehilangan potensi bisnis3. Tingginya turn over karyawan
Reason why employee have wrong performance
Culture Misfit
Personal incompatibility
Mismatched knowledge &
Skill
Overmatch/undermatch knowledge & Skill
Bad working Climate Bad Directing
Unclear performance expectation
Recruitment…
Proses mencari, menemukan, dan menarik calon karyawan/kandidat yang dibutuhkan perusahaan agar melamar pekerjaan atau jabatan yang ditawarkan perusahaan
Proses menyaring atau memilih calon karyawan/kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan bagi suatu pekerjaan atau jabatan.
Seleksi…
TEMUKAN PERBEDAANNYA...
Pelamar
Kandidat
New Employee
Selection
Recruitment Process…
Pengajuan formulir permintaan pegawai
yang sudah ditandatangani sesuai
otoritas
Sourcing Wawancara
Psikotest Test kesehatan Cek referensi
OfferingSigning contract
New Strategic of Recruitment
Company profile & Brand Building
Select Head Hunter
Improve candidate selection tools
Specialist Talent Acquisition Manager
Build long term relationship with university & School
Manfaat Kompetensi dalam Rekrutmen
Mendapatkan arahan dan panduan menggali keahlian/sifat dari kandidat yang dibutuhkan
Fokus penggalian informasi
Menjadi pedoman yang obyektif dari sisi User yang meminta dan tim rekrutmen yang mencari kandidat
Pedoman yang obyektif
Memudahkan perencanaan dalam memilih sumber kandidat dan alat test yang akan digunakan
Kemudahan perencanaan
Iceberg Concept
Hard Competency
Soft Competency
Inner Process
Behavior Skill Knowledge
Kompetensi ?Kombinasi antara keterampilan (skill), atribut personal (motives, self concept, traits), dan pengetahuan (knowledge) yang tercermin melalui prilaku kerja (job behavior) yang dapat diamati, diukur, dan di evaluasi.
SampleCompetency
Menggunakan gaya interpersonal yang sesuai sehingga dapat membuat orang lain menerima ide atau rencana; penyesuain perilaku dengan terhadap tugas, situasi, maupun orang lain yang terlibat.
Gaining Commitment
Indikator Perilaku :
1. Membuka diskusi dengan efektif dengan menjelaskan tujuan atau permintaan dengan cara yang jelas dan menarik.
2. Mencari informasi dan memastikan orang lain memahami situasi yang ada pada saat itu.
3. Menyampaikan gagasan pribadi dan meminta saran dari orang lain 4. Mencari titik temu diantara perbedaan dengan berbagai pendekatan yang
ada sehingga mendapatkan kesepakatan5. Membangun interpersonal yang baik dengan membuat orang lain merasa
bernilai, dihargai dan dilibatkan diskusi-diskusi
SampleCompetency
Memberikan kontribusi sebagai seorang anggota tim, terlibat secara aktif dalam proses mencapai kesuksesan tim secara efektif, serta memimpin tim menuju high performance team.
Teamwork
Proficiency Level
1 2 3 4 5
Mampu bertindak sebagai team player dan menerima konsensus
Berpartisipasi secara aktif dan berbagi seluruh informasi yang relevan untuk mendukung terbentuknya keputusan kelompok
Mengembangkan kerja sama dan mendorong kolaborasi kerja untuk mendapatkan solusi yang menguntungkan semua pihak.
Membenahi konflik yang terjadi dalam proses kerjasama antar tim lintas departemen
Menggunakan pendekatan/ gaya yang sesuai untuk membangun hubungan kerja yang baik dan saling percaya.
Staff Supervisor Manager Senior Manager Director
Core Competency Matrix
Level Jabatan
Jenis Competency dan Proficiency Level
Facilitator Change
Developing Others
Gaining Commitment
Drive Result
Communication
Director 5 5 5 5 5
Senior Manager
4 4 4 4 4
Manager 3 4 3 4 3
SPV 2 4 2 2 2
Staff 1 1 1 2 1
Sample
Job Competency Matrix
Pedoman dalam Desain Indikator Perilaku
Job Description VS Competency
Menyusun Kriteria KompetensiUntuk Tim Rekrutmen
Membuat Jobdesc
Memahami Persyaratan
Jabatan
Rekrutmen Tim
Memahami kandidat yang dicari dan media yang
digunakan
Mengetahui kompetensi yang dibutuhkan
User
Acuan untuk memilih kandidat yang sesuai dengan persyaratan.
Framework dan panduan yang disyaratkan oleh User.
Recruitment Strategy…
Strategy…
Planning
Resources
Recruiters
Evaluate Candidate
Database
• Man power Planning• Timeline
• Sourcing• Ad
• Competency of recruiters
• Tools Selection• Contract Agreement• Administration
PlanningIdentified
Recruitment Need
Job Design Restructuring Identified Business Process
No Need to recruitHR Supply = HR
Demand
Alternative solutionHR Supply > HR
Demand
Plan to recruitHR Supply < HR
Demand
1. Business Process redesign
2. Termination3. Job Enrichment &
enlargement4. Cost efficiency
1. Speed of candidate fulfilment
2. Budget 3. Employee target4. Employee status
Resources
InternalJob RotationPromotion
Career Management
ExternalWalk-insEmployee ReferralsWord of MouthCreative advertisingAttractive & Valid WebsitesEducational associationsJob fair
EmployerBranding
Recruitment Ad…
Video Recruitment Ad…
https://www.youtube.com/watch?v=znwyTtfuWqsODP
Attention
• Iklan ODP mandiri ini memilih video yang mudah diakses via youtube, sesuai dengan segmen target kandidat yang biasa menggunakan social media, young, smart, energic.
Interest
• Di awal iklan, sebagai penarik kandidat dan branding. Bank Mandiri menyebutkan prestasi dan berbagai penghargaan yang sudah diraih. Kantor cabangnya hingga mancanegara, yang memberikan peluang bagi pegawainya untuk dapat bekerja di luar negeri dan memberkikan kontribusi bagi Indonesia
Desire
• Sebagai pemikat kandidat , Bank Mandiri menawarkan beasiswa keluar negeri bagi karyawan yang berprestasi dan menawarkan jenjang karir dan tantangan bagi para profesional muda
Action
• Di akhir iklan, ada info lebih lanjut mengenai karir dan lowongan tersebut dengan mengunjungi situs bank Mandiri
New Channel
E - Recruitment
Recruitment Strategic Adaptive
Type Pros Cons
Head hunter strategy
Hemat waktu, dapat melakukan kegiatan HR lainnya
• Head hunter tidak mengetahui budaya, dan situasi kerja
• Biaya tinggi
Outsourcing • Flexible• Menghemat waktu kerja
• Kurang engagement • Recruitment team
dapat mengabaikan kualitas karyawan
Job Enrichment • Menekan jumlah karyawan• Mengoptimalkan jumlah
karyawan• Tugas untuk talent untuk
multitasking
• Kebingungan otoritas
• Workload
Spec of Recruiter
Negotiation Customer Oriented
Communication Tech know-How
Drive Result
Behavior Event Interview
Details Report
People analytical
Tools selection scoring
TECHNICAL COMPETENCY
Evaluate Candidate
Tipe Instrumen Seleksi
1. Test intelegensi2. Test kepribadian/Personality test/DISC3. Test kesehatan4. Test ketrampilan5. CBI6. Assesment Center
Evaluate Candidate Test Intelegensi (IQ)
Kegunaan test IQ adalah untuk mengetahui tingkat kecerdasan seseorang dibandingkan dengan peserta lainnya dalam satu populasi. Secara validitas cukup tinggi diantar instrumen lainnya. Jawabannya diukur dari seberapa banyak jawaban yang betul atas soal yang ada.
Tiga jenis test IQ :1. Verbal – Jenis ini menentukan tingkat kemampuan menganalisa informasi
berdasarkan logika bahasa.2. Numerical – Jenis test ini mengukur kemampuan dalam logika aritmatika3. Spatial – Test kemampuan bangun ruang dengan membayangkan tiga dimensi
Contoh Alat test : CFIT, IST, Tes Army Alpha.
Evaluate Candidate Test Intelegensi (IQ)
CFITTest
Test Ketelitian
Evaluate Candidate Test Ketrampilan
Test ketrampilan = Test teknikal, Hard Skill test.
Melihat secara langsung kemampuan di bidang teknis dan langsung berpengaruh pada performance. Pengukuran yang digunakan adalah waktu, kualitas, dan pola kerja
Studi kasus membuat flowchart dengan menggunakan visio, membuat standard laporan keuangan dengan Ms. Excel, Membuat pastry, Mengajar atau public speaking.
Test KesehatanTest kesehatan merupakan test layak tidaknya aspek fisik kandidat dalam memenuhi pekerjaannya. Test ini diperlukan untuk menekan benefit Medical. Dibutuhkan terutama untuk pekerjaan menuntut resiko dan kesehatan, seperti : Food Handler, Militer dll.
Bentuk test kesehatan : Physical check up, test buta warna, Laboratory test
AdministrationAgreement
1. Imbal jasa (Gaji dan Benefit)2. Hak intelektual karyawan menjadi milik perusahaan3. Non Disclosure Agreement 4. Ikatan Dinas jika mengikuti pendidikan5. Jam kerja karyawan6. Resignation (pengakhiran hub.kerja)7. Dll
Perjanjian kerja merupakan kesepakatan antara pemberi kerja (perusahaan) dengan karyawan yang isinya merupakan hak dan kewajiban bagi karyawan. Di dalam tunduk peraturan perundang-undangan tenaga kerja yang diatur oleh Departemen Tenaga Kerja.Ruang lingkupnya meliputi :
AdministrationDashboard Recruitment
Proses administrasi untuk melakukan proses tracking untuk masing-masing kandidat. Hal sangat penting untuk industri yang memiliki turn over yang tinggi seperti retail, restaurant, pabrik. Dalam dashboard ini dapat muncul informasi kandidat sedang proses di tahap mana, sudah fullfill kah seluruh permintaan cabang. Hal ini dapat disupport melalui Excel atau sistem HRIS.
RECRUITMENT DASHBOARDPOSITION
APPLICANT NAME SCREEN CV REQUEST DATELATEST STATUS PHONE CALL
FINAL STATUS INTV. HR DAYS OF HIRINGINTV.USERINTV. GM 3 SOURCES
APPLICATIONS TOTAL JOIN TARGET DIFF PSIKOTEST0 0 0 0 MEDICAL TEST
946317
..:::SUMMARY :::..
0001
0-Jan-00
42510
Culinary Development
AAA
MEDICAL TEST
Join Done
010
Assessment Center
Assessment Center ?Metode penilaian yang berbasis perilaku dan melibatkan beragam teknik evaluasi serta menggunakan bermacam alat ukur, metode ini dianggap sebagai suatu sistem yang memiliki akurasi yang cukup tinggi dan efektif dalam menilai kompetensi pegawai
Multi Competency
Multi Tools
Multi Assessor
Multi process
Fungsi Assessment Center :1. Perekrutan karyawan2. Promosi karyawan3. Penempatan karyawan4. Identifikasi awal karyawan5. Pengembangan karyawan6. Percepatan promosi
Assessment Center Framework
Competency Profile
Scoring System
Instrument Test
Assessment Result
Feedback
In Basket Grup Discussion
Case analysis&
Presentation
Role Simulation
Competency based
interview
Business Game
Assessment Center Tools
Assessment Center Competency Focus
Competency Case Presentation Role play LGD In tray Basket
Self control X X
Self confidence X
Structure/ Systematic
X X
Flexibility X X
Information Seeking
X X X
Analytical Thinking
X X
Conceptual Thinking
X X
Planning & Organizing
X
Negotiation X X
Sumber : PPM Manajemen
Validitas Alat Seleksi
Metode Assessment RatioAssessment Center 0.65
Wawancara Kompetensi 0.48 – 0.61Skill Test 0.54Modern Personality Test 0.38
Bio Data 0.32Referensi (Bring It Talents) 0.23Wawancara Tradisional 0.05 – 0.19
Sumber : PPM Manajemen
Skor profiling kandidat tertinggi ada pada Assessment center, tentu saja assessment center merupakan cost yang paling tinggi, membutuhkan waktu 1-2 hari untuk melakukan assessment.
DISC Profiling…
• Mengenal tipe kepribadian kandidat, untuk dicocokkan dengan job profile yang dibutuhkan
• Memahami kepribadian dan kaitannya dengan interaksi dan komunikasi antar departemen, baik pelanggan eksternal maupun internal
• Mampu menyesuaikan diri sebagai anggota tim dalam lingkungan kerja yang berbeda
D
I
S
C
Insights…
GARBAGE IN = GARBAGE OUT
Rekrutmen merupakan suatu proses, jika yang dimasukkan ke dalam proses tersebut buruk hasil keluarannya juga buruk. Tim rekrutment, akan dirugikan secara waktu, tenaga, dan biaya. Di sisi lain, tim rekrutmen berpacu dengan waktu yang dijanjikan untuk dapat mengisi posisi yang kosong.
Key point1. Strategi sourcing2. Spesifikasi job profile3. Tools selection
Kompetensi
KEY POINTSo
urci
ng • Mencari sumber kandidat yang tepat sangatlah perlu. Kesalahan memilih sumber akan membuang waktu, biaya dan usaha. Lakukan evaluasi setiap kali melakukan sourcing. Jika sudah menemukan, ikatlah dengan perjanjian bersama.
Job
Profi
le • Spesifikasi kandidat seringkali diabaikan, hanya menggunakan intuisi. Hal tersebut perlu dilengkapi suatu kompetensi jabatan yang dipersyaratkan sehingga ada kesamaan persepsi dengan tim rekrutmen
Tool
s Sel
ectio
n • Selaraskan antara kompetensi yang dibidik dengan alat test seleksi. Penggunaan alat test yang salah, akan mengukur kompetensi yang salah sehingga menggambarkan kandidat yang salah.
Profile TrainerNama : Luthfi RochmatikaJabatan : HR Manager & TrainerContact : 081319554465 Email :[email protected]
Universitas Jurusan Tahun
Insitut Pertanian Bogor Agribisnis 2002 - 2006
Universitas Indonesia Ekonomi Syariah 2009 - 2011
Cerita diriPerjalanan karir Luthfi diawali dari dunia perbankan selama 5 tahun. Mulai tidak menemukan passionnya, Luthfi mendapatkan tawaran program development dari Mahadasha (Trakindo Grup) untuk menjadi level managerial. Sistem rekrutmen menggunakan assessment center dan pelatihan bekerja sama dengan PPM management dengan kurikulum yang komprehensif membuat Luthfi semakin paham dunia HR. Lulus dari program tersebut, Luthfi mendapat tantangan untuk mengajar soft skill d ibidang Customer Service di bawah perusahaan Mahadya (Carl’s Jr, WingStop, Caribou Coffe brand) . Hingga saat ini, program-program soft skill merupakan andalan Luthfi di dalam mengajar. Karirnya tidak berhenti disitu, Mahadya memberikan kesempatan Luthfi untuk mengambil program HR sertifikasi yang diadakan oleh GML. Kesehariannya, Luthfi menjadi HR Business Partner di Mahadya mendukung keberhasilan operasional Bisnis.