Records management en informatie-architectuur Ruud Groenendijk
Records management en informatie-architectuur
Ruud Groenendijk
Informatie-architectuur
• Informatie-architectuur is een systematische beschrijving van de onderdelen van de informatiehuishouding in hun onderlinge samenhang
• in relatie tot de organisatie en/of de bedrijfs-processen
• in relatie tot ICT-infrastructuur
Klassieke hiërarchische organisatie
B u reau 1 .1 .1 . B u reau 1 .1 .2 . B u reau 1 .1 .3 .
A fd e lin g 1 .1 . A fd e lin g 1 .2 .
B u reau 1 .3 .1 . B u reau 1 .3 .2 .
A fd e lin g 1 .3 .
D ien s t 1
A fd e lin g 2 .1 .
B u reau 2 .2 .1 . B u reau 2 .2 .2 . B u reau 2 .2 .3 .
A fd e lin g 2 .2 .
D ien s t 2
A fd e lin g 3 .1 .
B u reau 3 .2 .1 . B u reau 3 .2 .2 . B u reau 3 .2 .3 .
A fd e lin g 3 .2 . A fd e lin g 3 .3 .
D ien s t 3
H oog s te b aas
GasLichtWaterSociale DienstBurger ZakenBurgerlijke StandBelastingenGemeentewerkenParkeerbedrijfArbeidsbureau
Gasbedrijf Elektriciteits-bedrijf
Waterleiding-bedrijf
Sociale Dienst Bevolking; burgerzaken
Bevolking; burgerlijke stand
Belastingen Gemeente- Werken; huursubsidie
Gemeente- Werken; Parkeer-bedrijf
Gewestelijk Arbeids-bureau
Scheiding
Acte van Huwelijks-ontbinding
Inkomens-probleem
Bijstand Vrijstelling OZB
Huursubsidie Werk/ Inschrijven als werk-zoekende
Verhuizing Afsluiten/eindafrekening
Afsluiten/eindafrekening
Afsluiten/eindafrekening
Nieuw adres doorgeven
Parkeer-vergunning
Informatie Hoogte OZB Hoogte huur-subsidie
Vacatures
Processen Producten en diensten Klanten
Beleidsdimensie
Bedrijfsdimensie
Informatievoorziening
Gegevensverzamelingen
Infrastructuur
Organisatie en beheer
Informatie-architectuur
• Structureer
• Communiceert
• Stuurt
• Beheerst de dynamiek
Records Management
• Records Management is een onderdeel van de informatie-voorziening: ondersteunend aan de beleids- en bedrijfsvoering en kaderstellend voor de gegevens-verzamelingen en de infrastructuur
Architectuurschets D.I.S.
ProcessenProducten en dienstenKlanten
Processen dienstverlening handhaving beleidsontwikkeling
Producten en diensten extern intern
Klanten:extern natuurlijke personen rechtspersonen
Klantenintern bestuursorganen bestuurders managers staffunctionarissen medewerkers
Eisen Beleidsmatig kwaliteit: één gezicht (eenheid van
beleid) klant- en vraaggericht multi-channeling stadsdeelkantoren bedienen externe ontwikkelingen (bijv.
commissie Wallage, commissieDocters van L. e.d.)
Bedrijfsmatig eenheid van beheer verbetering productiviteit en efficiency verbetering informatievoorziening aan
bestuur en management elektronisch documentenverkeer met derde partijen digitale duurzaamheid
Informatie- eninformatie-stromen
Inhoudelijk personen (natuurlijke en
rechtspersonen) relaties vastgoed (kaartmateriaal en
administratieve gegevens …..
documentair
Beleids- en beheersmatig Bestuurlijk datawarehouse Inhoudelijke voortgang
(beleidscontrol) Middelen (financieel, personeel e.d.) ….. ….. procesbeheersing beheersing
documentstromen
Meta-informatie gegevensbeheer, waaronder generieke en
specifieke documentsleutels
Informatie-systemen
Inhoudelijk GBA CRM Geo-
informatie …..….. DIS
Informatiesystemen Beheersmatig Programma- en projectsturing EFIS, PIMS4U
e.d. Huisstijl E-mail/agendering ….. WFM POVO-achtigen
Informatiesystemen Meta-informatie Thesaurus Systeem voor beheer van documentsleutels
Infrastructuur Internet/Intranet/web technologie Standaardisatie …..
Netwerk
ProcessenProducten en DienstenKlanten
Eisen
Processen• Dienstverlening• Handhaving• beleidsontwikkeling
Producten en diensten• Extern• Intern
Klanten (extern)• Natuurlijke personen• Rechtspersonen
Klanten (intern)• Bestuursorganen• Bestuurders• Managers• Staffunctionarissen• Medewerkers
Beleidsmatig• Kwaliteit: één gezicht (eenheid van beleid)• Klant- en vraaggericht• Multi-channeling• Stadsdeelkantoren bedienen• Externe ontwikkelingen (bijv. commissie Wallage, commissie Docters van Leeuwe e.d.)
Bedrijfsmatig• Eenheid van beheer• Verbetering productiviteit en efficiencyverbetering informatievoorziening aan bestuur en management• Elektronisch documentenverkeer met derde partijen• Digitale duurzaamheid
Architectuurschets DIS
Informatie-Systemen
Infrastructuur
Inhoudelijk• GBA• CRM• Geo-informatie• …• DIS
Informatiesystemenbeheersmatig• Programma- en projectsturing EFIS, PIMS4U e.d.• Huisstijl• E-mail / agendering• …• WFM• POVO-achtigen
Informatiesystemen meta-informatie• Thesaurus • Systeem voor beheer van documentsleutels
• Internet/Intranet/ web technologie
• Netwerk• Standaardisatie • …
Informatie en Informatie-Stromen
Inhoudelijk• Personen (natuurlijke en rechtspersonen)• Relaties• Vastgoed (kaartmateriaal en administratieve gegevens) …• Documentair
Beleids- en beheersmatig• Bestuurlijke datawarehouse• Inhoudelijke voortgang (beleidscontrol)• Middelen (financiën, personeel e.d)• …• Procesbeheersing documentstromen
Meta-informatie• Gegevensbeheer, waaronder generieke en specifieke documentsleutels
Architectuurschets DIS
Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning
Proces Informatie
B: Indienen aanvraag CRM
G: Ontvangst en controle Bedrijfsapplicatie
G: Bevestiging DIS Aanmaak en opslag
B: Controle
B: Aanvulling/correctie
Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning
Proces InformatieG: Invoer in dossier DIS,GIS, Bedrijfs-
applicatie, WorkflowG: Ontvankelijk? Best. Plan, Bouw-G: Planologische toets besluit, Bouw-
verordening,Welstand,Workflow
Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning
Proces Informatie
W: Advies Bedrijfsapplicatie
Workflow
G: Technische toets Bouwbesluit, Bouwverordening,
Workflow
Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning
Proces Informatie
B: Contact Multi-channel authenticatie
B: Controleert/aanvulling DIS, GIS,
correctie Bedrijfsapplicatie
B: Checkt status Tracking & Tracing
Proces- en informatiestroom aanvraag bouwvergunning
Proces InformatieG: Opstelling vergunning BedrijfsapplicatieG: Verzending vergunning DISG: Verzending factuur DebiteurenmoduleB: Betaalt DebiteurenmoduleG: Checkt de betaling DebiteurenmoduleB: Ontvangt de vergunning Multi channel
Voorwaarden
• Proces(sen) beschreven, gestructureerd en GESTUURD
• DIS adequaat in relatie tot– andere informatiesystemen– processen (informatie-uitwisseling,
workflow)– infrastructuur
Consequentie voor de Records Manager
Relatie met lijnmanagers en bestuurders
Consequentie voor de Records Manager
• Kennis
• Vaardigheid
• Oriëntatie
• Positie
Consequentie voor de Records Manager
Inzicht in de perceptie van
proceseigenaren
en overige stakeholders
Consequentie voor de Records Manager
Bijdrage aan strategisch-inhoudelijke issues:• Zorg• Veiligheid• Integratie• Onderwijs• Dienstverlening• Handhaving • Economische activiteit