RECENTLY ADMITTED PRACTITIONERS HANDBOOKs3-ap-southeast-2.amazonaws.com/adls-media/1225629/rams...tips and tricks they can give you which may make your working life easier or, in some

2nd Edition (August 2011)

RECENTLY ADMITTED PRACTITIONERS HANDBOOK

INDEX  1.0  INTRODUCTION  2.0  WORK PRACTICES AND SURVIVING AT WORK   How to start a file when you have no experience   Clarify expectations   Saying no to too much work   File management   Problem files   How to obtain your practising certificate  3.0  PROFESSIONAL WORK PRACTICES   Delegation   Client Care   

Privacy Act – collecting and storing private information  4.0  TIME RECORDING    5.0  AFFIDAVITS AND STATUTORY DECLARATIONS    6.0  DRESS CODE AND CONDUCT   General dress code and conduct   Court dress code and conduct  7.0  MARKETING AND NETWORKING   Marketing yourself and the firm 

Networking  8.0  PROFESSIONAL PROBLEMS   Problems with partners   Problems with support staff  9.0   SEXUAL HARASSMENT   What is sexual harassment? 

Office relationships  10.0   DEALING WITH PEOPLE OUTSIDE THE FIRM   Dealing with clients   Dealing with other practitioners  Dealing with prosecutors  11.0  AUCKLAND DISTRICT LAW SOCIETY INCORPORATED  12.0  FRIENDS PANEL  13.0  RESOURCES OF INTEREST TO RAMS 14.0  HEALTH AND WELLBEING 

1.0  INTRODUCTION 

 We don’t expect you to read this booklet all at once but we do hope that it will be a useful guide that you  can  refer  to  for  assistance  as  you  pursue  a  career  in  the  legal  profession.  If  you  encounter difficulty or an unexpected problem then the answer could be  in this booklet.  In addition the ADLS Inc Recently Admitted Member’s Committee and Friends Panel are here to assist you so please feel free to contact them via the Auckland District Law Society website www.adls.org.nz.  The  first thing you will discover when you start working as a  lawyer  is how different the reality of working  in  law  compares with  the  public  perception  of  the  legal world.  Boston  Legal  does  not, unfortunately, reflect the reality of being a junior solicitor in New Zealand.  Your first couple of years will be challenging, exciting and, at times, bewildering. This handbook aims to help you cope with the transition from Law School  into legal practice as smoothly as possible by providing practical tips and assistance for junior solicitors throughout their first five years of practice. We hope that you find it useful.  An  important  tip when  starting work  as  a  lawyer  is  to make  sure  you are enjoying what  you do.  While no  job  is ever perfect, good  indicators are whether you  really care about  the quality of  the work that you produce, that you understand and are interested in related developing legal concepts, and that your  interest  is clearly obvious to your supervising partner and clients.  If you are missing some  or  all  of  these  factors  then  you  could  probably  start  to  look  at  a  different  area  of  law  to practice within. One of  the most  important benefits of being  a  junior practitioner  is  that no one really  expects  you  to  know  which  area  (or  areas)  of  law  you  wish  to  spend  the  next  30  years specialising  in, and there are many opportunities for you to sample different areas within your first five years of practice.   It is very important to remember that the reality of practice in a specific area of law is almost always very different from its study at university. For example, students often find the study of contract law to  be  less  interesting  than  international  human  rights;  however,  many  go  on  to  discover  that providing clients with contractual advice on key commercial transactions  is a highly rewarding and intellectually stimulating experience. Never be afraid to explore other areas of practice because no practical knowledge of the law is ever wasted and really understanding how an area of law operates in practice rather than having an unfounded preconception could save you many unfulfilling years.   Remember – “Find a job you like and you add five days to every week.”             H. Jackson Brown, Jr.  While  some  lawyers  reading  this handbook will  have  served  as  law  clerks or  legal  executives  for some  time  before  qualifying,  it  is  very  important  to  remember  that  from  the moment  you  are admitted you  take on  important  responsibilities and duties  to  the  judicial  system,  the Court, your firm, other practitioners and your clients as well as to the public. All new practitioners should read and  familiarise  themselves with  the Lawyers and Conveyancers Act 2006 and  its regulations which include the Lawyers: Conduct and Client Care Rules 2008 (the Conduct Rules) because they prescribe the standard to which you will be held accountable.  This handbook provides a few basic guidelines and handy practical tips to help you to come to grips with  your  new  life  as  a  lawyer.  Some  of  the  information may  seem  obvious,  but  it  should  be remembered that it is no less important for that.   

The  handbook  has  been  compiled  by  the  Recently  Admitted  Members  (RAMs)  Committee  of Auckland District Law Society Incorporated (ADLS Inc) and is intended to be a “living document”. We will update  it as  required and  it will be available  to download  free  from  the RAMs  section of  the ADLS  Inc website (www.adls.org.nz).  If there are  important things that you feel are missing, or you have any constructive feedback or suggestions for improving this handbook, please let us know.  ‐ The Recently Admitted Members (RAMs) Committees (1984 – 2011)     

2.0  WORK PRACTICES AND SURVIVING AT WORK  2.1  Most young practitioners will find themselves working at a law firm as a first time employee. 

All  firms have  their own  culture, policies  and procedures which  you will have  to become familiar with. 

 2.2  No two  law  firms operate  in exactly the same manner but there are a  few techniques you 

should be able to use at almost any firm that would be helpful to know before you have to learn them the hard way. 

 2.3  Most  law  firms  have  some  sort  of  induction  process  to  familiarise  you with  the  firm,  its 

systems and culture.  2.4  In bigger firms, this  is usually a comprehensive and well‐structured process however, there 

are a few tips that new practitioners can bear in mind for their first few weeks of practice as a lawyer: 

 (a) Learn  the  time‐recording system,  filing methods, how  to  retrieve precedents, business 

support procedures, health  and  safety exercises,  and document  templates  (e.g. Word macros) and how they operate. 

 (b) Learn how to use the Outlook calendar and task system.  (c) Familiarise yourself with the firm’s intranet (if there is one).  (d) Familiarise yourself with the library and its legal databases and resources.  (e) Get  to know  the support  staff who you may be dealing with on a constant occasional 

basis (e.g. filing clerks, researching assistants or secretaries).  (f) Always  ensure  you  arrive promptly  for  (preferably  at  least 10 minutes  in  advance of) 

your daily start time.  (g) Never  say  “no”  to work, or even give an  indication  that  you might  say  “no”  to work.  

Instead, use  the guide  to clarifying expectations at 2.11 below to  find out more about the work you are being asked to do, and then determine whether your supervisor thinks you have capacity to do what is being asked of you.  

 (h) If you feel are consistently being required to work beyond your means then discuss this 

with your supervisor or approach a member of the Friends Panel for advice.   

2.5  Once you start being given “proper work” or “chargeable work”, you will have no  time  to learn these things so make the most of your induction period. 

 2.6  Dictation  is another thing you can practice  in these first few weeks. It  is a skill you will use 

continuously  from  the  time  you  start working,  and  the  sooner  you master  it,  the more productive  and  efficient  your  work  will  be.  Ask  your  secretary  to  give  you  constructive feedback on your dictation style, especially  in  these early days as  this will also make  their jobs easier. 

2.7  Try to get to know others of a similar level of experience as you in the firm. They may have tips and tricks they can give you which may make your working life easier or, in some cases, be able to help you out with certain workloads and tasks if they are not too busy.  

HOW TO START A FILE WHEN YOU HAVE NO EXPERIENCE 

2.8  When  you  have  never worked  on  a  file  before  and  the  task  you  need  to  accomplish  is completely new to you – how do you start?  

 2.9  Many of  the preliminaries will depend on how you are being  supervised. There are many 

different  styles  of  supervision  out  there  and  like  anything  else,  not  everyone  is  good  at supervising. Use your  induction period  to discuss with  the  secretary or  legal executives  in your office  the procedure  they  follow  for starting a new client  file. This will enable you to fully understand the filing procedure, the difference between correspondence and court files etc, the various matters your firm may be simultaneously working on for one client and will save a lot of time when you receive instructions from your supervising partner. 

 2.10  Obviously the first place to try is by being taught by the person who has given you the file. If 

this is not an option in your position, there are plenty of other methods.    For example:  

Discuss the file with members of your firm who regularly do that type of work.  

Ask the supervisor if there is another similar file that you could look at.  

Get to know the legal executives and secretaries as they can be a huge untapped source of  information. The  simple  reality of  starting  your  legal  career  as  a  recently  admitted practitioner  is  that most of  the  support staff  in  the office will have a great deal more experience  and  knowledge  than  you  and  therefore  establishing  a  positive  and professional relationship with them from the outset is vital to good performance.  

Ensure that you take accurate notes of all  instructions and  information given to you by your  supervisor;  it  is  very  helpful  to  always  have  a  notepad  nearby when  you  are  in these  situations.  You  cannot be  criticised  for  following  instructions, however  you  can and will be criticised for forgetting them.  

Find out what  your  firm’s  library and precedent  resources  are and get  to  know  them really well. Precedents and document templates often have a fair amount of explanation in them. 

Understanding  both  the  firm’s  and  often  the  individual  partner’s  personal  filing preferences  is  very  important.  This  is  particularly  when  it  comes  to  electronic documents, whether they aim for a “paperless office” or prefer to peruse the hard copy versions of each document you refer to them. 

 Another  important  tip  is  to  try  to  prevent  numerous  versions  of  one  document circulating  between  you  and  your  supervisor.  Where  possible  use  hyperlinks  when sending documents to prevent confusing or outdated attachments and it is often useful to keep documents you are still working on separate from the client’s actual file.  

Some  statutes  set out procedures  that have  to be  followed, or have  schedules at  the back with  the  form  of  documents.  This may  seem  obvious  but when  you  are  stuck, sometimes it is the last thing you think of. It is very helpful to have the District and High Court Rules available for reference, e.g. as a  link from your desktop, as you will not be able to remember the details of every rule off by heart. 

You should always initially work from previous examples of work that your supervisor or other  partners  in  the  firm  have  carried  out.  It  is  important  to  learn  the  styling  and stylistic  preferences  that  your  supervisor  prefers  and  it  is  very  helpful  to  have  them discuss these with you so that you understand the reasoning behind this.  

Complete the task to the best of your ability and give your finished product back to the supervisor in a timely fashion. If possible, have them check your progress along the way or run ideas past them.  

Treat every document you present to your supervisor as the final and finished product. Even if you are asked to compile a “first draft” of a pleading or letter ensure that it is as accurate,  stylistically  correct  and  comprehensive  as  you  can make  it.    Always  check spelling and grammar, and ensure you have details correct, such as names, dates, titles of cases and statutes, etc. 

Always  make  sure  you  know  what  changes  were  made  to  your  work,  even  if  the supervisor  has  not  reviewed  the  file  with  you  –  it  is  expected  that  you  will  make mistakes  so don’t worry  about  that, however  it  is not    acceptable  to make  the  same mistakes time and again.  

Keep your own precedents file. When you first start practicing you will find that you may need this for embarrassingly easy things like simple letters. Even after you become more experienced,  keep  precedent  copies  of  unusual  letters, opinions or  pleadings  in  their final  form.  If  a  partner  recommends  a  file  for  you  to  examine  as  a  particularly  good starting point or a standard application template that they use regularly, ensure that you keep your own copy of this  in your work file. He or she will not be  impressed to find  it locked as a “read only” file or with your changes interfering with their system.  

Sometimes  if you are really stuck, you could phone a  friend  from  law school or whom you’ve met at a RAMs function who you know does that type of work and ask them to head you in the right direction. It is best to ask first if they are acting in any capacity on the file, and be wary of potential conflicts of interest if they happen to be involved in the file. Alternatively the ADLS Inc Friends Panel is always available for assistance. 

If  there  is no guidance on how  to start working on a  file, you may wish  to  follow  this procedure: 

 o Always  remember  that  any of  your  files  could be  audited  (either  internally or 

externally) or may be uplifted by a client, another firm or someone within your firm at any  time.   Therefore, every  file you work on should present you  in  the best light.  Make sure the file is presented in a neat and tidy manner (e.g. holes in paper should line up) and also ensure it is up to date.  The idea is to make sure someone else could come along and know exactly where things are up to.  Also, the  law  is  a profession;  you  can  and will  be  held  to  certain  standards, which mean you should be professional in everything you do.  How do you know if it’s 

professional?    If  you  are proud of  your work,  then usually  you  could  say  it  is professional. 

o Filing should be chronological by both date and time.  This means that the email sent  at  9.45am  should  go  before  the  email  received  at  9.46am.    You  can  file chronologically from the bottom or top of a file, but it is often easier to file from the bottom of a file so newer documents and correspondence are on top of (and therefore closer to hand) than older documents. 

o When you receive a file, if possible read everything.  You want to make sure you familiarise  yourself  with  exactly  what’s  happening  on  the  file,  who  has responsibility for what, etc.  Also, this will help you get a feel for the style of the file.  For example, sometimes you may have a “chatty” (but always professional) relationship with  some of  the persons having  input on  the matter  (e.g. other professional  advisors).    If  so,  you would not  address  correspondence  to  them “Attention J R Bloggs” but instead “Dear Joe”. 

o You  may  wish  to  draw  yourself  a  diagram  to  familiarise  yourself  with  the relationship between different persons or entities, or prepare a chronology of key  events.   Often,  the  document  senior  counsel will  ask  for most  often  is  a chronology.  This should be kept up to date. 

 CLARIFY EXPECTATIONS  2.11  You will be given work by one or more partners, associates, solicitors and possibly others. 

Different people have different expectations of you and  thus will have varying degrees of priority. Usually, only the person delegating the work will really understand  its  importance. When you receive a job get into the habit of asking: 

When do you need this back by?  

Do you want this done before the ‘Smith’ file (or other work they have given you)?  

How much research do you want done on this – an initial view or full opinion?  

How long should I spend on it?  

How long do you expect the document to be?  

Is there another file you recommend that I use as a template? E.g. the Bradshaw letter?  2.12  These questions may seem simple but it is surprising how different your perspective on a file 

can be compared with the person who has given you the work.  2.13  Always ask questions, particularly when you are just starting out and no matter how silly the 

question may seem to you. It is better to try and start on the right track, than wasting your time and client’s money on  irrelevancies.    If you cannot ask the question of the supervisor (or  it may be a waste of time to do so), see  if you can find a slightly more senior  lawyer to ask  for help.   You will be surprised how willing to help they often are, and you should get good advice. 

 2.14   When a partner is giving you work to do that you have never done before, make sure they 

are aware of this fact.  If you hold yourself out to be competent  in an area of  law that you have  little  or  no  experience within  then  it  is  your  reputation  that will  suffer. Honesty  is 

always  the  best  policy  as  the  partner  is  much  more  likely  to  be  impressed  with  your resourcefulness  having  had  a  realistic  impression  of  your  abilities  rather  than  to  be disappointed in the final product due to your misrepresentation.   

 2.15  Always write down your  instructions as you are given them, or  immediately afterwards, as 

well as any salient points or facts which seem important. The busier you get, the more things you will need  to  remember during  the average day and  it  is easy  to  forget details. Often receiving new  instructions  is a very exciting feeling and you  immediately want to get stuck into  the primary area of  the work only  to  realise, an hour  later,  that you have completely forgotten the other three tasks given to you at the same time.  Supervisors and partners will not be  impressed  if  you have  to  ask  them what  you want  them  to do  for  a  second  time because you could not be bothered to write it down.  Asking for clarification is different, and is encouraged. 

 2.16  If at all possible, double check with the person giving you the  instructions, that you clearly 

understand the scope of what you are to do and that you have all the important facts.  The easiest way  to do  this  is  to paraphrase your  instructions back  to  the  supervisor.     Always remember that accuracy is a vital element of being a lawyer. Your supervisor does not want to have to check every detail or fact because you have not asked a simple question or have rushed the work. You are not there to create unnecessary work for your supervisor.  

 2.17  Once mid‐way through a task, if there seems to be something missing in your instructions or, 

for example your research suggests that an area of law tends to turn on certain key facts, it may be worth double checking with the person who gave you the  instructions that you do have all the required  information.  It may be that they were not aware of how significant a particular fact was when they gave you the instructions. 

 SAYING NO TO TOO MUCH WORK  2.18  This one can be a real trap. In our experience, the last thing a partner wants to hear from a 

junior solicitor is that you cannot take a file they want to give you. Even if a partner asked if you  can  take a  file,  they do not want  to hear  the word  “no”. Using  the questions  in 2.11 when discussing this new work can be a very useful way to avoid this problem. The partner will almost always have a clearer idea of what work is really urgent than you do and will be able to set your mind at ease over these issues.  

 2.19  The reality is that you are not in a “9 to 5 job”, you are near the bottom of the pecking order 

and you will need to do whatever you can to get the job done.   2.20  You may, on the rarest of occasions, be  in situations where you can say “no” to a  file. We 

cannot tell you when that would be, but just think long and hard before you do it and make sure you know the partner you are working with well enough to make sure you have made the right decision. 

 2.21  If you find you are constantly in a position where you cannot cope with the amount of work 

that you are doing:  

(a) Look at your own file management systems and see if you can make any improvements.  

(b) Talk to someone with a little more experience than you and see if they can give you any pointers. 

 (c) Consider whether you are trying to do too much yourself – are you using your support 

staff enough?  (d) If possible, discuss it in a constructive way with your supervising partner or some other 

member of your firm.  (e) If you are constantly overworked and unable to cope, reconsider whether you are in the 

most suitable team, practice area or even firm for your personality. Some people thrive under  long hours and constant pressure, whereas others prefer a more structured and balanced working style in order to provide the best results. 

 FILE MANAGEMENT  2.22  Keep your files tidy, intact and do not take material out of them. When working on a file it is 

important  to have a complete  file available  rather  than having  to  locate missing materials which may have crucial information on them. If it is unavoidable that something needs to be removed  from  the  file,  have  your  secretary  copy  it  and  use  the  photocopy  as  a working document.    If several authors will be working on the same file frequently, you may wish to create a “dummy” file for yourself containing all your correspondence on the file (as well as on  the main  file) and all key documents  (correspondence, pleadings, etc.).   Also, you may wish to volunteer to keep the main file up to date with filing, so that everyone working on the  file knows you are responsible  for printing all emails and making sure  they are on  the file.   This has several advantages.   First, you will then be copied  into all correspondence on the file, so you will know exactly what is going on.  Secondly, you will be taking work off the partners and their secretaries, earning brownie points from both.  Finally, you will likely then see  the working  styles of  two or more partners, meaning you  can get a  feel  for different working styles and consider which one(s) you prefer and why. 

 2.23  Ensure  that  you  always  follow  the  correct  electronic  and  file  management  procedures. 

Neither  your  partner  nor  your  secretary will  be  impressed  if  they  have  to  spend  twenty minutes  looking  for  a  simple  letter  because  you  have  filed  it  incorrectly.  Ensure  your secretary knows about all  incoming correspondence and  if necessary automatically forward it to them on a daily basis to ensure nothing is forgotten.  

 2.24  Most  dictation  is  now  carried  out  through  an  electronic  format  which  automatically 

downloads  the  file  to  your  secretary’s  computer; however  it  should  always be  very  clear which particular file a dictation relates to and what is expected from it – e.g. a file note or a letter.  Always make it clear which enclosures or additional work you are referring to in the dictation and if possible e‐mail those to your secretary at the same time as you upload the dictation to ensure that there is no confusion or delay.  

 2.25  Make  sure  that  all  correspondence  is  kept  up‐to‐date.  Print  off  or  save  e‐mails  where 

appropriate  as  they  arrive  and make  sure  they  are  filed.  It  is  very  important  that  your support team are well aware of which documents you have received and have filed as they will  not  appreciate  confusion  within  their  document  management  system  that  reflects poorly  on  them  (see  2.22  above;  you  might  want  to  volunteer  to  have  primary responsibility).    Ensure  that  you  copy  both  your  supervisor  and  your  secretary  into  all correspondence that you send outside of the firm.  

2.26  Learn  to  fully understand  the  filing procedures and also which aspects of  correspondence and other document management  that you are  responsible  for. Often your supervisor will hand you correspondence  (both copies and originals)  they have  received  to do with a  file that may  or may  not  have  been  originally  been  filed  previously  and  at  these  times  it  is essential that you have a good relationship with the various support staff  in order  to save time and to prevent duplication. It  is often very useful to discover exactly what the various support staffs roles are, what they are paid to do and who is responsible for which areas of practice e.g. trust deeds may well be handled by someone other than your secretary.   

 2.27  Filing is a necessary evil of legal practice and should be done regularly to make sure files are 

complete at any given time. A partner may hold you responsible for ensuring that a file you are working on  is up to date and expects you to have a good knowledge of the status and important features of the files that you are responsible for. If you have free time, making a brief summary,  including where necessary a chronology, of  the most  important aspects of the file is very important.   

 2.28  Problems may arrive at particularly busy times or when multiple authors are working on a 

single file, however,  it  is  important that you retain (or have your secretary retain) all  loose documentation for filing later when things calm down.  

 2.29  Also remember if your firm operates a ‘check‐in’, ‘check‐out’ system for viewing documents, 

that you always should ‘check‐out’ when other authors need to access the given documents.  PROBLEM FILES  2.29  Everyone has to deal with problem files from time to time. “Problems” may range from not 

knowing where to start, to becoming bogged down  in too much detail or realising too  late that you are off on an  irrelevant tangent.  In  the worst cases, problem  files may arise with ethical dilemmas (see chapter 13 for Friends Panel), conflict of  interest situations or where you find you have made a mistake. 

 2.30  For “problem files”, which are simply boring or tedious, it is important not to put these off. 

The longer you put it off, the harder it will be to get into and actually do the work.  2.31  Remember,  your  clients  are  paying  your  firm  a  lot  of money  for  your  professional  legal 

services.  Therefore, make  sure  you  are  very  clear  at  the  time  you  are  taking  instructions from a partner or someone giving you work as to exactly what  it  is you are supposed to be doing. While  this  sounds  obvious,  quite  often  it  is  easy  to  assume  certain  facts  or  even definitions which can result  in a considerable amount of time wasted. Assumptions are the mother of most mistakes.  One easy way to do this is to listen to the partner (taking notes) and then, when they have finished, paraphrase your  instructions and repeat back to them.  Also,  if you have had any other  ideas of what you could be doing, ask  if the partner wants these aspects considered. 

 2.32  As  soon as you are aware  that a  task or  file you are working on may be problematic,  for 

whatever  reason,  stop  and  think  about what  to  do  next.  It may  be  just  a  bad  feeling  or feeling slightly  lost which can be dealt with quickly by going back  to  the person who gave you the work in the first place and clarifying something with them. 

2.33  It  is  better  to  identify  such  problems  early  before  too much  of  your  time  (and  client’s money) is wasted, than to embark on a long or ultimately pointless exercise which will only see you starting all over again later on and having your time written off. 

 2.34  If you have made an error then you should never try to hide this – as soon as you see the 

error discuss it with your partner as soon as you can. Often it will not be as bad as you fear. If it is, then prompt action will improve the situation whereas covering it up or ignoring it will make  it  much  worse.  Remember  –  everyone  makes  mistakes  (see  chapter  8.0  for Professional Problems). 

 HOW TO OBTAIN YOUR PRACTISING CERTIFICATE  2.35  An application for a practising certificate must: 

be on the prescribed application form (a referee report may also be required)   

include all the fees and other charges payable   

2.36  On receipt of an application, the New Zealand Law Society must consider whether there are grounds for declining or refusing to issue a practising certificate. To do this, the NZLS may ask you for further information and make whatever inquiries it considers relevant. 

If you have been admitted in New Zealand recently as a barrister and solicitor, the NZLS should be able to issue you with a practising certificate within a week of your application. 

The processing may take two to three weeks if you have not held a practising certificate since admission or if some time has elapsed between your application to the NZLS and the expiry of your last practising certificate. 

Your application may be referred to the NZLS Fitness for Practice Committee if: 

the NZLS is aware of concerns about you; or   

you have disclosed information that may reflect on your eligibility to hold a practising certificate.  

If this is the case it may take longer to process your application. 

2.37  You must renew your practising certificate annually. In May each year the NZLS will send you a renewal form, whether you are in New Zealand or overseas, if it holds a current address for you. You can renew your practising certificate by completing the declaration on the renewal form and returning it with the fee. Or you can complete the process online using your user ID and password. 

2.38  The NZLS Registry is required to advise the Legal Services Agency, Land Information New Zealand (LINZ), the courts and the profession of the names of lawyers known to have been in private practice and offering services directly to the public but who had not renewed their certificates by the due date, nor advised the Society that they were ceasing practice. 

The latter group is of concern if they continue to practise without a valid certificate. If these people subsequently apply for and are issued with a practising certificate, their names are restored to the public register, though the certificate is then effective only from the date of renewal and not from the date at which their previous certificate expired. 

Source: New Zealand Law Society (www.lawsociety.org.nz)  

3.0  PROFESSIONAL WORK PRACTICES  

 3.1  Rule Number 1 – Don’t get your firm sued for negligence in your first five years of practice!  3.2  A few simple tips that may help you in this are as follows:  

(a) Always make  file notes,  including  telephone  calls, messages  and  instructions  that  you have  been  given  –  have  it  in writing,  note  the  date,  time  and  sign  it. A  handwritten scribble  is  better  than  a  beautifully  typed memo  that  you  never  get quite  around  to doing. 

 (b) Do not give legal advice of your own – get a partner to approve and improve your advice 

before it goes out – learn to say to clients, “I will check that issue and get back to you”. Do not commit to anything you are not comfortable with. The best  lawyers know their own  limits and know when to admit that they don’t know something. Nobody expects you to know everything. 

 (c) Do not make a decision for your client.  Law is a professional service industry and we act 

on our clients’ instructions. If there is a choice to be made – provide your client with the options  and  the  “pros  and  cons”  of  each  option.    This  includes  things  like  deciding whether or not to send a response to a query from another party.  Remember, you must forward  all  correspondence  to  your  client  and  you  cannot,  without  your  client’s permission, agree to accept communications “off the record”. 

 (d) Never put  the  temptation  to please a client ahead of ethics or your  firm’s procedures 

even if it seems like a relatively small issue.  (e) Always  follow  the correct procedures  in  relation  to matters associated with  the  firm’s 

trust account. There can be serious consequences for you and your firm  if these aren’t followed. 

 (f) Know what files are in your office and do not let any stagnate in the corner – deal with 

them.  (g) Proof read everything before it goes out, regardless of who typed it. This goes double for 

e‐mails  as  these  are  a  form of  communication  that  is  just  as  important  as  a dictated printed letter, but are rarely edited before sending. Ensure you know when an electronic communication needs to be accompanied by a fax or posted letter.  

 (h) Always keep an up‐to‐date calendar/diary whether electronic or paper.  (i) Know what is in your office and the timeframe in which you have to complete it.  (j) Keep  your  clients  informed of  your progress  and  remember  that  you  are working  for 

them. Communication is the key.  (k) Prioritise  your work  daily, weekly  and monthly,  and write  lists  if  necessary. Outlook 

Tasks can be very useful in this regard.  

(l) Concentrate on  timekeeping and billing. Keep your own  records and  review your own progress regularly.  It  is very  important that you do not attempt to decide which hours are billable. The best practice for a  junior  lawyer  is to accurately record every piece of work he  or  she  does  in order  to  ensure  that  your  supervisor  or  accountant  can  best decide what to charge the client.  

 (m) Always be aware of critical deadlines and do your best to adhere to them. As soon as it 

becomes obvious you may be having a problem reaching or meeting a deadline, make sure you  let the person who gave you the work know, so that they can find alternative ways of completing the work. 

 (n) If a  file  is  finished, close  it and get  it out of your room.  In most cases  if you know that 

you will be concentrating on one particular case for a period of time it is very helpful to clear all other non essential work items from your desk and to ensure that this work flow is  accurately  recorded  in  your  task  management  system  in  order  to  ensure  other colleagues know of your commitments.  

 3.3  The above points may seem obvious to some of you but when you are really busy, it is easy 

to slip into poor work practices.  3.4  After one or  two  years of practice,  you will  start  to gain  confidence and potentially even 

become blasé. This  is a  risky  time  for  younger practitioners where you may need  to  slow down and think a bit more.  You might want to find another lawyer in your firm at the same level as you and regularly meet to peer review your files. 

 3.5  It is easy to send a letter you have ostensibly sent countless times in the past however, there 

may be occasions or situations where you still should have the letter checked off.  3.6  One example for this may be an important court case in which the sending of a simple letter 

at an inopportune moment may seriously undermine your strategic position.   3.7  When in doubt, always ask your supervisor or another senior practitioner.  DELEGATION  3.8.  Delegation  is  an  art  form.  It  is  important  to  realise,  particularly  as  your  charge‐out  rate 

increases over time, that  it  is simply not economical for you to do certain work and that  it should be delegated downwards where possible. Your client in particular may not be happy to pay your high rate  for work that  they  feel could have been carried out by a  junior or a legal executive.  

 3.9  Conversely,  if you are at the bottom of the delegation chain, you will be constantly having 

things delegated to you until you achieve a more senior status and higher charge‐out rate.  3.10  If you are lucky enough to be delegating downwards, then make sure you keep tabs on the 

progress of the work being delegated, try and allow plenty of time for checking ahead of a deadline, make sure your  juniors (and/or support staff) understand  fully the scope of their instructions, any areas of potential problems and the fact that they are to see you whenever problems of difficulties arise (rather than simply ploughing on). 

3.11  Delegation  takes  practice  so  as  to  achieve  the  balance  between  effective  and  efficient delegation and simply palming off work which  is beyond  the ability and experience of  the person you are delegating to. 

 3.12  Delegation can work upwards as well.  If you have been given  something  to do which you 

find rapidly takes you out of your depth, draw this to the attention of the person who gave the work  to you. There  is nothing embarrassing about doing so and  in  fact, you may  save your client money and avoid a professional  liability claim against your firm  if the work was not done properly. 

 3.13  If you become aware of a risk, conflict of  interest or other  issue which may not have been 

pointed out to you and which the person who delegated you the work may not be aware of, it is usually prudent to point it out to them. 

 3.14  Rather than wasting their time, again  it may be saving the firm time, money and managing 

its  risk.  In  most  cases,  they  will  already  be  aware  of  it  however,  in  more  than  a  few instances, you may find yourself being applauded for doing so. 

 3.15  For non‐legal work you should be able to delegate this to your support staff. Your client  is 

paying your firm  for professional  legal advice and services  (i.e. using skills you have gained through  your  qualifications  and  experience)  and  not  for  you  to  be  photocopying,  faxing, printing labels and so on. 

 3.16  When delegating to support staff, there are several things to be aware of:  

(a) Give  them  clear  instructions  as  to what  you want done  and what  you want  the  final outcome to be. 

 (b) Ensure there  is effective supervision. Rather  than setting a huge  task to be done  from 

start  to  finish, manage  it by providing  a  series of  tasks which  allow  you  to  check  the progress along the way. For example, if having a large number of documents copied and collated,  it may be appropriate  to have  it done  in  stages, with  you  checking  the  final piles along the way or to have samples provided to you (e.g. colour photocopies) rather than having it all done at once. 

 3.17  Just a word of caution, particularly  if you are only newly‐admitted or a  law clerk/graduate. 

Often your support staff are more experienced and know far more about certain tasks than you do. The most difficult  time  for  a newly  admitted  solicitor  can be  the  initial period of working with their secretary. Tread carefully. It may be case of “earning your stripes” before you can begin delegating in earnest. 

 CLIENT CARE  3.18  As a  lawyer, your relationship with your client  is a fiduciary one.   This means that you owe 

your clients the following core fiduciary duties: 

(a) To avoid unauthorised personal profit or benefit from the relationship;  

(b) To avoid conflicts between personal interest and duty to your clients;  

(c) To avoid divided loyalties; and where necessary  

(d) To report to your clients the fact a breach of fiduciary duty has been committed by you. 

3.19  Overlaid on top of these fiduciary duties, are duties of good faith, and to act for the interests of your clients, and to use your powers for their proper purpose. 

3.14  Rather than wasting their time, again  it may be saving the firm time, money and managing its  risk.  In  most  cases,  they  will  already  be  aware  of  it  however,  in  more  than  a  few instances, you may find yourself being applauded for doing so. 

 3.20  The reason your relationship with your clients is a fiduciary one is because of the imbalance 

of power; your clients are relying on you, and putting their trust  in you.   Not only do they want you to help them to the best of their ability, but they often disclose information to you, which if you were free to use for your own purposes, would affect them detrimentally. 

 3.21  As  well  as  your  equitable  obligations  to  your  client  (i.e.  your  fiduciary  duties)  the  law 

overlays the following obligations: (a) Under statute, being currently the Lawyers and Conveyancers Act 2006 and regulations 

promulgated pursuant to that Act;  

(b) Under contract;  

(c) Under tort; and  

(d) Otherwise under the law generally (such as the Crimes Act 1961) 

3.22  The Lawyers and Conveyancers Act 2006 underpins the practice of law in New Zealand.  The most important things to know about that Act are that it: 

Regulates  the  actions  of  lawyers,  as  individual  lawyers.    That means  that  even  as  an employee you are subject to the provisions of the Act personally – it is never an excuse to say that you were acting on the  instructions of your supervising partner, or anyone else;  

Defines your fundamental obligations to your clients;  

Defines what is misconduct and unsatisfactory conduct in relation to lawyers;  

Regulates the provision of legal services;  

Regulates the admission and enrolment of barristers and solicitors;  

Regulates the New Zealand Law Society;  

Regulates legal practice in New Zealand; and  

Regulates the complaints procedure against lawyers. 

 3.23  As noted above, the fundamental obligations of lawyers are defined in the Act (section 4): 

4 Fundamental obligations of lawyers  

Every lawyer who provides regulated services must, in the course of his or her practice, comply with the following fundamental obligations: (a)  the obligation to uphold the rule of law and to facilitate the administration of justice in New Zealand: 

  (b)  the obligation to be independent in providing regulated services to his or her clients:   (c)  the obligation to act in accordance with all fiduciary duties and duties of care owed by lawyers to their 

clients:   (d)   the obligation to protect, subject to his or her overriding duties as an officer of the High Court and to 

his or her duties under any enactment, the interests of his or her clients. 

3.24  From this definition you can see that there  is one  important caveat to your duties to your clients – you have overriding duties to act as an officer of the High Court (whether or not you practice in litigation) and under enactments.  These duties are explained in more detail below. 

 3.25  Lawyers’ day to day duties and obligations are  found  in the Lawyers and Conveyancers Act 

(Lawyers:  Conduct  and  Client  Care)  Rules  2008  (known  as  the  LCCCRs  or  sometimes  still referred to as the “little red book”).  You should keep these handy, and refer to them often.  They govern various aspects of your  legal practice,  from the conduct for which you can be disciplined, through to the situations  in which you cannot act, to professional dealings, and beyond.  If you ever do not know what to do, look at the LCCCRs first to see if they have the answer. 

 3.26  In a nut shell, the LCCCRs provide:  

Your overriding duty  is as an officer of the court and  is one of absolute honesty to the court.    You must  not  attempt  to  obstruct,  prevent,  pervert  or  defeat  the  course  of justice.  This means you cannot lie for any reason whatsoever, hide documents, mislead anyone, or otherwise act in a manner which conflicts with your overriding duty;  

You must use legal processes only for proper purposes and must not use the law for the purpose  of  causing  unnecessary  embarrassment,  distress  or  inconvenience  to  any person;  

You must not advise a client to engage in conduct, or assist any person with any activity, which you know to be criminal or fraudulent;  

You must certify  to  the  truth of any matter unless you believe on  reasonable grounds that  it  is  true.    If  you  discover  that  your  certificate  is  or  has  become  inaccurate  or incomplete you must immediately take reasonable steps to correct the certificate;  

You must not threaten (expressly or impliedly) to make any accusation against a person or  to  disclose  something  about  any  person  for  any  improper  purpose  (note  also  the provisions of section 237 of the Crimes Act 1961 – blackmail);  

Subject  to your obligations of privilege, you must  report misconduct or unsatisfactory conduct by another lawyer to NZLS;  

In  advance  of  commencing  any work  for  a  client,  you must  provide  that  client with information,  in  writing,  about  the  principal  aspects  of  your  service  for  the  client, including  fees,  indemnity  insurance arrangements, the Lawyers’ Fidelity Fund and your firm’s complaints procedures.    In advance of commencing significant work  for a client, you must  also  provide  the  client with  information,  in writing,  about  client  care  and 

service, the names and status of the persons with responsibility for the client’s work, any limitations  of  your  liability  (noting  your  obligations  under  the  law  and  equity which cannot be limited or excluded).  This information must be kept up to date;  

You  cannot  refuse  instructions  on  any  grounds  of  discrimination  prohibited  by  law (including the Human Rights Act 1993), any personal attributes of the prospective client, or because of the merits of the matter upon which you are consulted.   You can refuse instructions  because  you  do  not  have  time  to  act,  the  instructions  fall  outside  your normal  field  of  practice,  the  client  cannot  (or  is  unwilling  to)  pay  your  usual  fee,  or because that work would require you to breach a professional obligation;  

Once you agree  to complete work, you must  finish  it, unless one of  the exceptions  in rule 4.2 applies;  

The client can instruct you to stop work at any time;  

You must not act where you have a conflict between your interests (or those of a person with whom you have a close personal  relationship) and  those of your client, or where the interests of your clients (either current or former) conflict;  

You must disclose all  information you receive to your client, unless you have agreed  in advance otherwise, or there  is some other,  lawful, reason not to make disclosure.  This means  you  cannot  participate  in  “off  the  record”  discussions  without  your  client’s consent;  

You must keep confidential all  information  received by you  from a client, nor can you use  that  information  for  any  purpose  other  than  the  furtherance  of  that  client’s interests, subject to limited exceptions;  

You must charge a reasonable fee;  

You  must  not  communicate  with  another  lawyer’s  client,  subject  to  very  limited exceptions;  

You must honour all undertakings;  

You must conduct all dealings with other persons (lawyers, unrepresented persons, third parties, etc.) with integrity, respect and courtesy;  

You cannot act  in  litigation where you, or a member of your  firm, may be  required  to give evidence of a contentious nature or where the conduct or advice of the  firm  is  in issue; and  

In litigation, you must ensure that discovery obligations are complied with and the rules of privilege respected. 

3.27  If you receive a complaint against you, don’t panic!  Complaints are, unfortunately, a fact of legal practice and happen to most lawyers.  Steps to take include: 

(a) Take a deep breath, and read the complaint carefully;   

(b) Tell your employer immediately (it is likely to be relevant to their insurance, and failure to disclose could affect coverage);  

(c) Take note of all time limits for your response, but do not rush your response, or respond in an indignant or injured tone;  

(d) Do not respond until you have read the file to which the complaint relates;  

(e) Discuss the complaint with a senior member of the profession, whether your employer or otherwise (including perhaps, a member of the Friends Panel);   

(f) Consider taking legal advice; and  

(g) Remember  you  are  personally  liable  for  your mistakes,  to  your  client  and  to  the  law society.  You cannot blame your employer. 

 PRIVACY ACT – COLLECTING AND STORING PRIVATE INFORMATION  3.28  Privacy Act 1993 

Junior practitioners should be mindful of their obligations under the Privacy Act 1993 when collecting, using, disclosing, storing and giving access to client’s “personal information”.   

 3.29  The Privacy Act contains twelve privacy principles to abide by. They relate to the following: 

Collection of personal information (principles 1‐4)  

Storage and security of personal information (principle 5)  

Requests for access to and correction of personal information (principle 6‐7 and part 4‐5  of the Act)  

Accuracy of personal information (principle 8)  

Retention of personal information (principle 9)  

Use and disclosure of personal information (principles 10‐11), and  

Using unique identifiers (principle 12). 

 3.30  Additional points to note;   

If another law is inconsistent with the Privacy Act, that law will ‘trump’ the Act.  

Individuals who collect or hold personal information for their personal affairs (family or household) are exempt from the Act, and  

In certain circumstances the Privacy Commissioner can authorize agencies to collect, use or disclose information. 

4.0  TIME RECORDING 

 4.1  Every  law  firm  has  a  different  way  of  recording  time.  Some  law  firms  still  have  paper 

timesheets  where  a  lawyer’s  time  will  be  recorded  while  others  have  automated  or computerised  systems.  Ensure  you  know  exactly  what  your  firm’s  policy  towards  time recording is and adhere to it. 

 4.2  While there is a general move away from time recording, a bill based on the amount of time 

spent on the file is still the primary method for calculating the cost of an account. There are of  course  other  factors  apart  from  time which  are  considered when  deciding whether  a particular fee is appropriate for the job completed.  

 4.3  As there are other factors to be taken into account, it is best to record all of your time on a 

client’s  file. Even  if you  think you spent  too  long on a particular  task,  record all your  time spent  on  a  client’s  business.  Then,  when  it  comes  time  to  bill  that  client,  the  person responsible  for  that  file  can  determine  what  a  fair  amount  for  the  job  is  and  perhaps discount your  time somewhat.  If you have not  recorded  the  time at all, however, you will not be credited for that work.  Even if you know the work will not be billed, still record your time, whether on a client code or administration code.   This way your supervisor will know what you spend your time doing, and, in the case of client work, the client will be able to see that the work was done and that you did not charge for it. 

 4.4      Thorough time recording is also useful when justifying a bill that is larger than what a client 

has expected or was told that a job would cost. It is also useful for the firm’s own ability to estimate future such matters taking  into account the cost to the firm of your time and any write‐offs. It may also determine your work performance and any pay rise. 

 4.5  Rather  than  trying  to  remember every  job you did  in a day,  it  is best  to  record all of your 

time at the time you do  it.  In other words, as soon as you get off the phone with a client, record the time taken for that telephone conversation (as well as writing a file note of the conversation). As soon as you have drafted a letter, record the time that it took to draft. This works much better than recording your time at the end of the day.  However, you may wish to record your time throughout the day manually, and then at the end of the day add up all the  time  for each  client before processing  it  into  the  system.   The  reason  for  this  is  that when  it  comes  to  sending  the  client  a  bill,  you  do  not  want  them  to  see  hundreds  of narrations for the same piece of work. 

 4.6  A good rule‐of‐thumb is if you do something relating to a client matter (and which takes you 

away  from  something else you are doing at  the  time)  then  record  time  for  it. Remember, even time spent opening and reading a relatively short client e‐mail, is time you could have spent on other chargeable matters. 

 4.7  If your firm’s time recording software rounds time to the nearest billable unit, this will make 

things  easier.  Ensure  that  you  know what  your  daily/weekly  budget  is  for  billable  hours worked as this will ensure that you can easily assess and monitor your own performance and note where improvements need to be made in your working style.  

5.0  AFFIDAVITS AND STATUTORY DECLARATIONS 

 AFFIDAVITS 

5.1         As  a  recently  admitted  practitioner,  you  will  be  required  to  administer  the  swearing  of affidavits.  This  is  usually  for  clients  of  other  law  firms  as  the  party’s  own  solicitor  is prohibited from swearing an affidavit, as  is another solicitor  in the same  law firm. It  is now uncommon for law firms to charge for the swearing of affidavits and it is seen as a courtesy to others to swear affidavits without charge.  

5.2         When a deponent  (a person swearing the affidavit) asks to have their affidavit sworn, this may  be  with  or  without  their  solicitor  present. When  asked  to  swear  an  affidavit,  the following procedure should be followed (as set out in the Oaths and Declarations Act 1957): 

(a) Establish whether the deponent  is a client of your  law firm or whether your  law firm  is acting for another party to the litigation to which the affidavit relates. If either of these situations applies, the deponent must be told immediately that the affidavit needs to be sworn at another law firm.  

(b) Ask the deponent whether they are swearing or affirming the affidavit. If the deponent swears their affidavit, they must do so on the Bible or the Koran. It does not matter that they do not have religious belief as this does not invalidate the swearing of an affidavit. Please note that a document which is affirmed is known as an affirmation. 

 (c) Ask  the deponent  to  sign  the  affidavit  in  the  space provided  on  the  last page of  the 

affidavit and initial each proceeding page.  (d) If the deponent is taking the affidavit, ask them to take the Bible or Koran in their hand 

and say:  

“Do you swear by Almighty God that:  

[pointing to the name on the top of the inside front page] that this is your full name;  

[pointing to the signature they have  just completed] and that this  is your true and usual signature; 

That you have read and understood the contents of this document;  

The contents of this document are true and correct to the best of your knowledge and belief; and  

The exhibits attracted are those referred to in your affidavit?”  

The deponent should reply “yes” to all questions. You should then: 

Sign  the  affidavit below  the deponent’s  signature on  the  last page  and  initial each preceding page; 

Print or stamp your name, the fact that you are a Solicitor of the High Court of New Zealand and state the area in which you practice (e.g., Auckland); 

Date of the affidavit.  

If  any  amendments  are made  by  hand  to  the  document,  these  will  have  to  be initialled by you and your deponent.  

(e) If the deponent is affirming rather than swearing the affidavit:  

Change  the words,  “do you  swear by Almighty God”  to  “do you  solemnly and sincerely affirm...”. 

When  affirming  however,  make  sure  the  affidavit  starts  with,  “I,  [name]  of Auckland, solemnly and sincerely affirm”. 

An affirmed affidavit should also state by the solicitor’s signature, “Affirmed at [place] this [day] of [month] 201[year] before me:” 

(f) If there are exhibits to the affidavit, these should each be signed and dated by you and the deponent. Usually there will always be an exhibit note for this purpose on the front first page of the exhibit which you will need to complete. If there is not an exhibit note, one should be completed. 

6.0      DRESS CODE AND CONDUCT  GENERAL DRESS CODE AND CONDUCT  

6.1  Simply being a  lawyer  is not enough. You must also be seen to be a  lawyer. Part of being a highly qualified  legal practitioner  is giving your clients and other practitioners  (particularly your supervisors) confidence in your abilities. 

 6.2  Most  clients will  already have  a  “mental  image” of what  a  lawyer ought  to  look  like  and 

strong deviations from this image can hinder your relationship with the client.  6.3  As  a  general  rule  of  thumb,  it  is  considered more  professional  to  dress  in  conservative 

clothing  (e.g. a dark  jacket with a  light coloured shirt and a simple  tie  for men).   Differing firm cultures might be more relaxed about this.  Before you relax your style, however, have a good think about the following (these comments were made by a female partner): 

Girls, “soft” clothes are not acceptable except to be worn under something else; 

Take a good look at how the partners in your firm dress.  If you do not think their dress is up to standard,  look at how other lawyers you respect / admire dress and try to emulate their style and standard; 

Keep  your  shoes  and  other  accessories  (handbags,  belts,  etc.)  neat  and  tidy.    There  is nothing worse  than  someone who  is  smartly  dressed,  but whose  shoes  are  scuffed  and worn; 

Always keep a smart set of clothes (preferably a suit)  in the office.   You want to be able to run off to Court, or to go to a client meeting at a moment’s notice, even on casual Friday; and 

Partners may  not  ask  you  to  be  involved  in  client meetings  if  they do  not  think  you  are dressed appropriately.  

 6.4  Keeping  breath mints  and/or  toothbrush/toothpaste  in  your  desk  drawer  can  be  a  good 

idea, particularly  if you have  just had a spicy meal or coffee. During summer months,  it  is also advisable to have accessories such as deodorant and perfume on hand. 

 6.5  Remember that most clients have no way of telling how good a lawyer is at their job. Clients 

will  go  on  other  cues  available  to  them  such  as  how well  dressed  you  are. As  you  build rapport with your clients, you will rely on this less but first impressions can often be the only impression that clients have of you. 

 COURT DRESS CODE AND CONDUCT  6.6  Court Dress Codes have become much more relaxed in recent years but a recently admitted 

practitioner should still dress respectfully and conservatively  

Family Court  Suit  and  tie  for  men  preferred,  jacket  and  conservative colouring for women. 

District Court  Preferably  dark  suit  or  skirt  (with  jacket  done  up),  shirt  or blouse, tie (men), shoulders covered. All  Counsel  appearing  as  Counsel  in  a  jury  trial  in  a  District Court  in New Zealand are required to wear a Barrister’s gown appropriate  to  their  rank  as  a  Barrister  of  the High  Court  of New Zealand.  

However  gowns  are  not worn  for civil  cases,  sentencing, indictable  or  otherwise,  unless  that  sentencing  follows immediately  upon  a  verdict,  with  or  without  a  short adjournment,  nor  will  they  be  worn  for  the  hearing  of applications  before  trial  or  for  trial  callovers.  Counsel  should utilise a gown carry bag to avoid the draping of gowns around the courtrooms. 

High Court  Wigs  are no  longer worn but  gowns  are  required, unless  the hearing  is  in chambers and the Judge dispenses with the need for gowns. Preferably a dark suit with a white shirt. 

Court of Appeal  Gowns are required. 

Supreme Court  Gowns are required. 

 6.7 Be strictly punctual for all Court appearances.   6.8 It is good to arrive at least fifteen minutes before your scheduled appearance; this can allow 

time for discussions to take place with opposing counsel before Court starts. You should try conduct all discussions related to the appearance before the Court starts as it can be difficult to speak to other parties once the Judge is sitting. 

 6.9 Stand, do not move around  the Courtroom,  face  the bench and be  silent when  the  Judge 

enters or leaves the Court, and if the Judge bows to counsel, bow back.    6.10 If Court has  already begun  and  the  Judge  is  already  sitting,  then  you need  to bow when 

entering and leaving the Courtroom for the first time, and the last time for the day. It is not necessary to bow each time you come in and out of the courtroom. 

 6.11 If your client is appearing, ensure that they are within earshot of the public address system, 

or  in  the public  gallery. Advise  your  client,  if  appropriate,  to  remove  any headwear  (hat, sunglasses, hoods) prior to entering the courtroom. Remind your client to turn off their cell phone, and ensure they are not chewing gum. 

 6.12 At  the  commencement  of  any  court  appearance,  you  should  announce  your  appearance 

with “May it please Your Honour (or Your Worship), counsel’s name is [insert] and I appear for [insert]”. Speak slowly and clearly, and if there is a possibility of error, spell your name. If you appear  in front of a Judge or Community Magistrate regularly and they address you by name at the outset, it is still appropriate to begin the appearance with simply “May it please Your Honour (or Your Worship)”. 

 6.13 When  in  Court,  only  the  speaking  party  should  be  standing when  addressing  the  Court. 

Sometimes  in  the Family Court  the  Judge may permit you  to  speak while  seated, but ask before you do so.  

 6.14 If  the  Judge  addresses  you  directly,  then  stand  up.  If  the  Judge  addresses  another  party 

while you are standing then sit down to enable the other party to stand.  

6.15 Judges  should be  referred  to as  "Your Honour",  "Sir", or  "Ma'am". When  a  Justice of  the Peace or a Community Magistrate is presiding, refer to them as "Your Worship". 

 6.16 Never talk over a Judge, Community Magistrate or Justice of the Peace, even  if this means 

stopping mid‐sentence. 

 6.17 Listen carefully to what the Judge says to you. If, for example, the Judge “invites you” to take 

further  instructions,  then  do  it,  even  if  you  think  you  already  know  the  answer  or  have sufficient  instructions.  It  is not so much a suggestion as an expectation of what you should do. 

 6.18 When speaking in Court use a formal standard of language and courtesy in submissions, and 

when  addressing other parties.  It  is  also  generally  appropriate  to use  an  indirect  form of speech when addressing the Court, for example “does your Honour wish me to proceed”. 

 6.19 Be prepared with what you want to say in Court, if necessary have it all written out in front 

of you. Know what it is that you are asking the Judge to do. As with all other area’s of your practice, the key is to be fully prepared. 

 6.20 Be aware of the presence of microphones in the Court, and that everything you say is being 

recorded, this can include during Court breaks.  6.21 If  you need  to approach  the dock,  the witness box,  the Registrar or  the Bench during  an 

appearance, you must seek permission from the Judge first and wait for it to be given.  6.22 If you are asked anything by the Judge and you are unsure of the answer  it  is advisable to 

seek further instructions from your client.  It is better to ask the Judge for further time to get instructions, than to proceed without the information. 

 6.23 If you are providing documents to the Court ensure that you bring sufficient copies to supply 

to  the  Judge and opposing counsel, and a  copy  to  retain on your  file. Although  it may be appropriate  at  times  to  request  original  documents  back  from  the  Court,  for  example, certificates, you should always have copies available as well.  

 6.24 Be sure before handing up a document that you have read the entire document properly, so 

you can answer questions about it if necessary. Also, check to see if the document is or is not signed, and if not, know the reason. 

  6.25 Any decision of the Court should be acknowledged with “As Your Honour (or Your Worship) 

pleases”  regardless  of whether  the  decision  is  in  your  favour  or  not.  If  at  the  end  of  a decision there are still matters outstanding, or that needs to be clarified,  it  is  important to bring this to the attention of the Judge. 

 6.26 Even if your matter is finished, you should not leave the Courtroom until the next matter has 

been called.  6.27 If you are the  last  lawyer  in the Court, you cannot  leave until either the Court adjourns or 

the Judge excuses you. If you are the second to last lawyer, you should ask permission from the Court to leave, although in practice this does not often occur.  

 6.28 Before appearing  in any Court,  it  is a good  idea  to spend at  least an hour observing other 

practitioners  in  the  Court. Do  they  approach  the  Registrars  directly,  or  only  through  the Court  Runner?  Is  there  a  seat  always  occupied  by  a Duty  Solicitor? Does  the  Prosecutor prefer to quietly discuss matters, or to be left a note?  

6.29 Know  your  role  in  the  proceedings. Do  you  appear  on  behalf  of  a Defendant?  Accused? Prisoner?  Respondent?  Appellant?  Is  the  other  side  the  Prosecutor?  Applicant?  Crown? Plaintiff? 

 6.30 Before  appearing  in  a  new  Court  for  the  first  time  it  is  a  good  idea  to  check with  other 

practitioners, or the Registrar,  if there are any protocols particular to the Court, any forms that you should be aware of, processes to be followed, or any other representatives in Court you should be cognisant of.  

 6.31 When appearing for the first time on a file it can helpful to ask the Registrar to see the Court 

file. This way you can confirm that your understanding of the purpose of the appearance is the same as that of the Court, and to check that any documents that need to be before the Court actually are on the Court file. 

 6.32 If  you  are  appearing  regularly  in  Court,  get  to  know  your  Judges.  This way  you  can  be 

prepared  for  questions  and  matters  that  are  going  to  be  of  a  concern/interest  to  the particular Judge you are appearing in front of.  

6.33 Show appropriate courtesy to the Court at all times. Cell phones should be switched off, or at a minimum, kept on silent. You should not text or email whilst in Court. Talking within the Courtroom should be kept to a minimum unless necessary and connected to your case.  Do not take water bottles, coffee, tea or food into the Courtroom at any time. 

 6.34 If you need to move around the Courtroom at any time when another matter is proceeding 

all movement should be as quiet and unobtrusive as possible. Do not walk between counsel talking  and  the  Judge.  You  should  not move  around  the  courtroom  when  the  Judge  is speaking.  

6.35 Remember  that as an officer of  the Court, part of your  role  is  to uphold  the  image of  the justice system and that your overriding duty at all times is to the Court.  

 Poor conduct by  lawyers serves only to diminish the reputation of the  legal profession as a whole. 

7.0  MARKETING AND NETWORKING 

MARKETING YOURSELF AND THE FIRM  7.1  Always look for opportunities to market the firm and increase your own profile as a lawyer.  7.2  Marketing can take many forms:  

(a) Attending functions held by the firm to entertain clients.  

(b) Writing articles for firm publications or newsletters.  (c) Prospecting and bringing in new clients.  (d) Assisting with the preparation of and/or presenting in‐house client seminars. 

 7.3  Clients are the life blood of any law firm. Your ability to bring in clients will be a huge asset 

to the firm, possibly even more than your legal abilities.  7.4  Client  referrals  can  come  from  a wide  range  of  sources,  some  of which  you would  not 

immediately  think of such as  friends or  family  friends, sports clubs, committees and other organisations  that you may belong  to. Even  junior  solicitors  in  large  firms may be able  to bring in new clients – you never know. 

 7.5  Cross‐selling involves being familiar with some of the other practice areas that your firm may 

have. This means that you can bring a new client into the firm simply by knowing that your firm does that kind of work that the client may be looking for a lawyer to do. 

 7.6  Don’t be afraid to “blow your own trumpet” and make sure that your supervising partner is 

aware of any new clients that you bring into the firm. This will not go unnoticed in the long term. 

 7.7  Ensure  that  your personal profile on  your  firm’s website  (if  you have one)  is  consistently 

updated to reflect your increase in skills and experience along with any changes to your job title/position. 

 7.8  Always  follow  your  firm’s  brand  guidelines  when  sending  written  or  electronic 

communications. This includes the use of firm approved e‐mail signatures.  NETWORKING  7.9  Like it or not, networking in some form or another is a fact of life for lawyers and as well as 

marketing  the  firm  and  yourself,  networking  is  another  vital  skill  which  needs  to  be developed and practiced where possible. 

 7.10  Law  is a social profession and marketing/networking can actually be  fun, particularly when 

combined with social events.  7.11  Attending social events such as RAM’s functions are a great way to network and to make the 

whole process enjoyable.   

7.12  Always be  conscious of your behaviour  in  social  settings. Whilst  there  is often alcohol on offer  at  social  events,  it  is  important  to  be  careful  in  the  amount  consumed.  This  is particularly so when in the presence of senior practitioners, or members of the judiciary. It is easy to get carried away and having one too many could end up damaging your reputation.  You should enjoy yourself, but  it  is equally  important you are able to keep your wits about you at social events. 

 7.13  As well as  increasing your own profile and  in  some  cases, even making new  friends,  such 

events give  you an unparalleled opportunity  to make  contacts elsewhere within  the  legal profession. 

 7.14  Benefits of this can include:  

(a) Referrals – particularly if someone’s firm does not do the particular type of work you do.  

(b) It can also make  it easier  to work on a commercial  transaction, conveyancing  file or a court case when you know the person on the “other side”. The chances are,  if you are working on the  file, there will be someone of a similar  level of experience working  for the other side. That’s just common sense. 

 (c) It may even lead to a “heads‐up” on new jobs which may come up from time to time at 

other firms, sometimes even before the job is advertised anywhere.  (d) You might even make new  friends simply by sharing and  learning  from other people’s 

experiences.  7.15  Always remember to carry your business cards, no matter what the occasion.  7.16  The use of a business‐oriented social networking site such as LinkedIn can be a very useful 

tool  for professional networking. Make sure  that you use  this  type of networking sensibly and ensure that you keep it updated with new positions/job titles, experiences and any firm changes. 

 7.17   It  is  extremely  important  to be  circumspect  about  the use of  social networking  sites  and 

services such as Twitter in relation to comments about your work. A number of recent cases have shown that posting derogatory comments about your firm, clients or colleagues can be viewed as grounds for disciplinary action or dismissal and will certainly reflect upon you  in an unflattering and unprofessional  light.    It should go without saying, but never ever post anything related to a client matter, whether it’s in the public arena or otherwise. 

8.0  PROFESSIONAL PROBLEMS  8.1  Regardless of how familiar you are with this handbook, you will eventually encounter some 

kind of professional problem. For ease of discussion, we will consider these problems to be those which affect you as a lawyer in your professional capacity (i.e. at work). This can range from  sexual  harassment  in  the  work  place  and  ethical  issues  (which  are  dealt  with  in chapters 9.0, 10.0 & 13.0) to problems with support staff, partners and other professional colleagues. 

 8.2  The  range of answers are as varied as  the number of different problems possible but we 

have some useful suggestions to make.  8.3  Depending on  the nature of  the problem,  there are  several different avenues available  to 

you:  

(a) One option is to do nothing. In many cases, problems are a ‘glitch’ and will go away after a short period of  time and a good starting point  is  to ask yourself a question “does  it really matter?”. If the answer to that question is no, then ignoring it may be the solution. 

 For other problems, this may not work.  (b) In many  instances, more  senior  staff may have experienced a  similar problem and be 

able to guide you towards a solution. Choose someone you can trust to be sensible and discreet or if you are working within a smaller firm or team, or the problem is especially sensitive, it may be necessary to go outside of the team/firm. Only you can judge that. 

 8.4  Keep cool. Do not send e‐mails while angry or in the heat of the moment. Once sent, an e‐

mail cannot be recalled and damage from them can be  long  lasting.  If at all possible, write the e‐mail, save it and think about it overnight. In the cold light of a new day, an e‐mail may often  seem  foolish or  inappropriate or  require  changes.  It  is usually preferable  to  talk  to someone  face‐to‐face  rather  than  send an e‐mail as  these can often be misinterpreted or taken out of context. This also applies to posting public comments on social networking sites that your colleagues and employers may have access to.   Another disadvantage of email  is that an email can be circulated quickly.  We have all seen email exchanges between people that get forwarded around.  How would you like to be the butt of those communications?  

 8.5  Above  all,  be  discreet.  You  are  a  professional  and  have  to  always  be  conscious  of  your 

professional  image. The way you deal with a situation may come back and haunt you  later on if not handled properly the first time. 

 PROBLEMS WITH PARTNERS  8.6  Dealing with partners  can be  the most difficult part of any young  solicitor’s  life. They are 

your employers and can affect your entire  future career as a  lawyer. Partners are humans too and have  the same weaknesses and  idiosyncrasies as anyone else. They can get angry and can be irrational just as much as anyone. 

 8.7  Some tips when dealing with partner problems:  

(a) Choose  your  time wisely.  Partners  are  often  very  busy  and may  not  respond well  to being faced with a relatively trivial problem while in the middle of say, an important case 

or major transaction.  If necessary, make an appointment to see a partner at a suitable time when they are less busy and you will not be interrupted. First thing in the morning of after 5pm are often the better times to approach them.  

(b) If  appropriate,  speak  to  the  partner  directly  regarding  a  problem  you may  have with them. 

 (c) In  some cases,  it may be necessary  for you  to  see another partner  for guidance as  to 

how  to approach  the  issue or  for  some  support. Again, only you will be able  to  judge who to see and about what. 

 (d) Never gossip about problems you may have with partners within your firm nor discuss 

professional problems with too many people.   PROBLEMS WITH SUPPORT STAFF  8.8  Problems with support staff can involve a number of different things. They may involve work 

which  is not being done properly,  is  late or not  in accordance with your  firm’s policies or professional  standards. Your duty  to your  firm and your client can mean  that mistakes or problems you might otherwise be tempted to excuse need to be appropriately addressed.  

 8.9  In circumstances where work that is being sent to a client is carried out by your support staff 

in your name,  it should be checked by you prior to dispatch. This  includes checking for any inconsistencies  or  changes  to  a  previously  approved  draft  and  ensuring  that  the  correct enclosures have been included.  

 8.10  Remember that letters and other correspondence being sent to clients or other practitioners 

will be perceived as a direct reflection on your own standards and abilities as a  lawyer and you will be judged accordingly. 

 8.11  Your relationship with your secretary  is crucial, and communication with him or her  is very 

important and can avoid problems  in the  long run.  It  is almost  impossible to overstate the importance  of  a  junior  solicitor’s  relationship  with  his  or  her  support  staff  and  the development of a professional and positive relationship will in almost every case be linked to that solicitor’s success within a firm.  

 8.12  This relationship needs to be carefully maintained and if problems are emerging, dealt with 

appropriately. Usually, this means discussing  it with them and attempting to find a solution (which may involve a compromise or change in behaviour on your part also).  

 8.13  Secretaries may often have  constructive  suggestions  for  your dictation or work processes 

which you should take on board.  8.14   If discussing a problem with them does not initially work, or the problem becomes worse or 

serious, then your firm’s Human Resources department should be able to help deal with it.  8.15  Again, apply the “does it really matter?” test as a guide to how best to approach something.  8.16  Be conscious that secretaries often work with multiple authors and take this into account if 

you have something urgent or time‐consuming coming up that you know about. If you make sure  your  secretary  is  kept up‐to‐date with  these kinds of  things,  then  they  can plan and 

prioritise their own work flow around it. This will hopefully avoid any unpleasant last minute surprises.  Otherwise, as a rule of thumb, secretaries tend to prioritise work either on a “first in first served” basis, or on a “senior person first” basis. 

 8.17  If  you  need  your  secretary  to  stay  late,  give  him/her  plenty  of  notice  so  they  can make 

arrangements to do so. Ensure that their sacrifice is recognised both by yourself, and where appropriate, communicated to the supervising partner or their team  leader. Taking part  in “secret Santa’s” or providing your close team with a small gift at Christmas time can be an effective method of ensuring that they feel their work has been recognised.  

 8.18  It is very helpful to have a clear appreciation of the roles and responsibilities of each of the 

support staff in your department. Many solicitors have caused a serious breakdown in their relationship  with  their  staff  through  making  misplaced  assumptions  about  who  was responsible for various tasks. 

 8.19  Never  forget  to  ensure  that  your  interaction  with  support  staff  should  always  be 

professional and courteous  in nature and that they are not present as a platform  for your own ambitions or ego. Many partners, when assessing your performance within a firm, will discuss these matters with experienced support staff and give their opinions a considerable degree of weight.   Always  saying please and  thank you, and  treating  support  staff as you would wish  to be  treated can have a  surprisingly positive effect on your  relationship with those staff.  

9.0  SEXUAL HARRASSMENT 

 WHAT IS SEXUAL HARRASSMENT?  

 9.1  The definition of sexual harassment  is “unwelcome verbal, visual, or physical conduct of a 

sexual nature that is severe or pervasive and affects working conditions or creates a hostile work environment.” 

 Examples of sexual harassment include: 

 (a) Verbal or written 

Comments about clothing, personal behaviour, or a person’s body; sexual or sex‐based jokes; requesting sexual  favours or repeatedly asking a person out; sexual  innuendoes; telling rumours about a person’s personal or sexual life; threatening a person. 

 (b) Physical assault 

Impeding  or  blocking  movement;  inappropriate  touching  of  a  person  or  a  person’s clothing; kissing, fondling, touching, hugging, patting, stroking. 

 (c) Nonverbal 

Looking up  and down  a person’s body; derogatory  gestures or  facial expressions of  a sexual nature; following a person. 

 (d) Visual 

Posters, drawings, pictures, screensavers or e‐mails of a sexual nature.   9.2  As  a  young  practitioner,  you may  be  particularly  vulnerable  to  sexual  harassment  –  it  is 

especially  a  problem  with  young  female  juniors  and  their male  partners.  You may  feel pressure to accept behaviour that makes you feel uncomfortable because you don't want to damage your career prospects, or you want  to "fit  in" with your peers.  If your colleague's behaviour makes you feel uncomfortable, then it is not acceptable. 

 9.3  How to deal with sexual harassment:  

(a) Say “no” clearly Tell  the person  that his/her behaviour offends you. Firmly  refuse all  invitations.  If  the harassment doesn’t end promptly, write a letter asking the harasser to stop and keep a copy. 

 (b) Speak to a trusted friend or colleague 

Ask for advice from someone you trust about the best way to deal with the situation.  

(c) Write down what happened  As  soon  as  you  experience  the  sexual  harassment,  start writing  it down. Write down dates, places, times, and possible witnesses to what happened. If possible, ask your co‐workers to write down what they saw or heard. 

 (d) Report the harassment 

Tell your supervisor, your Human Resources department or some other department or person within your law firm who has the power to stop the harassment. 

 (e) Start a paper trail 

When you report the sexual harassment to your employer, do it in writing. Describe the problem  and  how  you  want  it  fixed.  This  creates  a  written  record  of  when  you complained and what happened  in  response  to  it. Keep copies of everything you send and receive from your employer. 

 (f) Use the grievance procedure at work 

Many employers have policies for dealing with sexual harassment complaints. You may be  able  to  resolve  the  problem  through  this  process.  To  find  out  your  employer’s policies, look in your employee manual/personnel policies and/or speak to your Human Resources department. It is important to follow your employer’s procedures. 

 (g) Speak to the Friends Panel 

Contact  ADLS  Inc  and  speak  to  the  "Friends  Panel",  which  is  a  group  of  senior practitioners who provide a confidential support service to lawyers who wish to discuss professional matters  outside  of  their  office  environment  (see  chapter  13  for  Friends Panel). 

 OFFICE RELATIONSHIPS  9.4  Young professionals often spend more time at the office than at home. Consequently, there 

are a lot of single men and women who don't have the time to meet new people. Naturally, they seek their potential partners within their surrounding environment – “the office”. 

 9.5  Office romances have their drawbacks. For example, no matter how well the relationship is 

going,  the  situation  itself  can  be  a  recipe  for  disaster.  The  fact  that  couples  can  be  in constant contact with one another day and night, within what can often be a demanding and high  pressure  working  environment,  may  cause  friction  within  the  relationship.  Always remember that relationship problems or arguments should never be discussed in the office and certainly never in view of a client.  

 9.6  A general rule is "don't fish off the company pier". Casual flings or office‐party hook‐ups can 

have a negative impact on your career, and may affect your professional image.  9.7  A potential alternative is to stick to the "one year" rule by only gradually letting a workplace 

acquaintance become a friend. You will then be in a much better position to make a decision on pursuing a relationship. 

 9.8  Before beginning a  relationship,  consider  its potential outcomes.  If  things don't work out, 

will  things  become  awkward?  Prepare  yourself  for  the  unwanted  situations  that  might follow. In order to be prepared, evaluate the likely success of such a relationship, the other persons position within the firm and the consequences of a break‐up. 

 9.9  If a serious work place relationship does develop, do not attempt to hide its existence from 

the firm. While we are not advocating public displays of affection, it is a fact that almost all of  these  relationships  are  discovered  at  some  stage  and  often  lead  your  colleagues  and senior  partners  to  feel  that  their  trust  in  you  has  been  diminished  by  your  attempts  at deception.   

10.0  DEALING WITH PEOPLE OUTSIDE THE FIRM 

 10.1  Read  the Lawyers and Conveyancers Act 2006 as well as  the advice published by  the New 

Zealand  Law  Society  carefully  to obtain an understanding of  the basis of  the ethical  rules underpinning  the  profession.    Remember,  even  if  you  are  told  to  do  something  by  a supervisor, the rules apply to you personally.  There have been cases of junior practitioners being  censured  by  the  Law  Society  for  doing  or  not  doing  a  particular  thing,  even when acting on the instructions of a senior partner.  This is because the obligations are yours, and you are expected to uphold your position as a member of the legal profession. 

 DEALING WITH CLIENTS  10.2   If you are the point of contact with the client, confirm instructions in writing to the client or 

ask  them  to do  so. This  confirms  the  facts upon which you will be providing  legal advice. Always ensure that there has been a  letter of engagement communicated to the client and that  they have agreed  to  its  terms. Every  firm has  its own procedures  for engaging a new client or beginning a new piece of work with them. Ensure that you are familiar with these and do not deviate from them. 

 10.3   If a client is “difficult” or if you feel “out of your depth”, involve a partner and always discuss 

matters  with  them.  Partners  can  also  provide  assistance  with  fee  estimates  and  should approve / sign‐off any such correspondence sent to the client. 

 10.4   Keep the client informed of what is happening. Many, if not most, complaints start off with 

simple  matters  which  escalate  because  telephone  messages  are  not  returned  or correspondence  is not sent  to  the client  telling  them what  is happening. This  is especially true with estates and the Court process. 

 10.5   Everyone has “black” files. Bring them to the attention of a partner or speak with a member 

of the Friends Panel, put  the problem  in perspective and deal with the matter. Delay may prejudice your position later and will frustrate the client. 

 10.6   If assistance or supervision is unavailable, a senior practitioner who you respect will almost 

certainly  be willing  to  discuss  the matter  on  a  confidential  and  free  of  charge  basis  (see chapter 13 for the Friends Panel). 

 10.7   Always keep file notes. While you should be keeping these anyway, this is especially true of 

your dealings with clients. Someone who  is a client one day, may be  suing your  firm at a later date and it may be your file note which saves the day. 

 DEALING WITH OTHER PRACTITIONERS  10.8   Undertakings must  be  strictly  honoured. Do  not  give  them without  partner  approval.    In 

some firms, undertakings can only be provided by the partner(s) of the firm. Remember that an undertaking is enforceable by a Court and involves the liability of all partners of a firm. 

 10.9   Return messages or respond to letters promptly.  If you are unable to do so because of Court 

or other commitments, at the very least, inform another practitioner or one of your support staff to contact the client to arrange a more convenient time to discuss their matters with them. 

 10.10   Professionalism is the key. Develop professional work habits right from the beginning. After 

all, other practitioners know you, by and large, by your dealings with them and once spoiled, your reputation is very difficult to restore. It may be helpful to have a short list of the topics and points that you wish to cover in every phone conversation with another parties solicitor. It looks quite unprofessional to ring three times in quick succession to discuss matters which should have been finalised by one phone call.  

 10.10 It  is  important  that  you  get  to  know  your  fellow  practitioners.  If  you  are  working  as  a 

barrister, other practitioners will be your source of work, assistance and companionship  in your first few years. 

 DEALING WITH PROSECUTORS  10.11 If  you  are  involved  in  criminal  or  quasi‐criminal  work,  you  will  likely  have  to  deal  with 

prosecutors and police officers.  It  is not  like  the movies or on  television. You will need  to build  a  reputation  based  on mutual  respect, which means  surprise  tactics  and  a  bullying approach will not work. 

 10.12 Be firm but not impolite. You may be asked to agree to things which are not in your clients 

best  interests, remember that the more challenging course of action may be the right one for your client. 

 10.13 It  is  important  that  your  relations  with  prosecutors  are  amicable.  It  is  also  important, 

especially  if working  in  criminal  law,  that  your  relations  are not  too  amicable or  you  risk alienating your client. 

 10.14 It  is  important  that  you  get  to  know  your  fellow  practitioners.  If  you  are  working  as  a 

barrister, other practitioners will be your source of work, assistance and companionship  in your first few years. 

11.0  AUCKLAND DISTRICT LAW SOCIETY INCORPORATED 

11.1  Auckland  District  Law  Society  Incorporated  (ADLS  Inc)  is  a  voluntary  membership organisation  offering  lawyers,  and  those  associated  to  the  legal  profession,  high  quality products  and  services  enabling  them  to  perform  their  roles  efficiently,  accurately  and effectively.  ADLS  Inc  provides  resources  and  information  for  members  of  the  legal profession, graduates and students, and the general public.  

11.2  It aims to empower the legal profession to serve the community with skill and integrity and does this by: 

 (a) Providing high quality products and  services  to  the  legal profession  in a  cost‐effective 

manner.  

(b) Protecting and promoting the interests of the public by ensuring to the best of its ability the  Society’s members maintain  a  proper  standard  of  competence  and  professional integrity.  

(c) Assisting members by promoting the interests of the legal profession in every way.  11.3  The Recently Admitted Members (RAMs) is one of the ADLS Inc committees which deals with 

those practitioners who have held a practicing certificate for five years or less. At the time of writing, this group numbers approximately 800 (out of the 4,500 plus  lawyers  in Auckland). The  RAMs  Committee  is made  up  of  barristers  and  solicitors  in  their  first  five  years  of practice.  You  are  able  to  put  forward  your  name  in  the  ADLS  Inc  annual  committee nominations to become part of this committee. 

 11.4  RAMs  organise  a  variety  of  social  and  networking  functions  (the  benefits  of  which  are 

outlined in chapter 7.0 Marketing and Networking) as well as “serious” functions such as an annual recruitment seminar  (which deals with careers  in New Zealand, overseas prospects and finding subsequent jobs) and a successful Meet the Judiciary event. 

 11.5  Information  about ADLS  Inc,  its  committees, publications  such  as  Law News  and  the  Law 

Society  Bulletin,  and  the  wide  variety  of  member  benefits  including  discounts  on  legal education papers and seminars can be found on the ADLS Inc website at www.adls.org.nz. 

12.0  FRIENDS PANEL 

 12.1  The framework of ADLS Inc provides many services for practitioners.  Just one of these very 

useful and highly regarded services is the administration of a Friends Panel.    

The  Friends  Panel  is  comprised  of  a  group  of  senior  practitioners  who  are  available  to provide  confidential  support  to  lawyers,  whether  newly  admitted  or  longstanding.    The service is available to all practitioners who may require assistance in respect of professional issues that arise within and outside their working environment. 

 12.2      Access  to  the  Friends  Panel  offers  lawyers  the  opportunity  to  communicate  with  an 

experienced  and  skilled  practitioner  on  a  range  of  issues  that may  be  of  significance  or concern. These issues might range from ethical dilemmas through to concerns about fellow colleagues and how to handle situations that arise from a professional point of view.   

 The Friends Panel  is  there  for you, particularly  if you  require support  that  is not available from within your firm (i.e. assistance that is not realistically obtainable from work colleagues or firm partners). 

 12.3      The ADLS  Inc website provides a  link specifically designed to provide details of the Friends 

Panel  (www.adls.org.nz/informationforlawyers/friends‐panel).  This  includes  a  schedule containing information about those practitioners on the panel, how to contact them and the specialist areas about which they are able to offer assistance. 

 12.4      The service that the Friends Panel provides  is absolutely confidential and no other party or 

institution  is  involved with, or notified of, the advice that  is provided or recommendations made. 

 12.5      Although  the  practitioners  on  the  Friends  Panel  are  always  available,  it  should  be 

remembered that trivial matters may be dealt with more appropriately by other means.  It is suggested  that newly  admitted practitioners may  choose  to  use  resources  that  are more readily  available  to  them  (i.e.  reference  to  respected  colleagues  within  their  office environment where it is a relatively simple query about personal or professional issues). 

13.0  RESOURCES OF INTEREST TO RAMS 

 LAW NEWS  13.1  This is a weekly publication produced by ADLS Inc which contains among other things articles 

of  interest  to  legal practitioners within  the Auckland  region  and New  Zealand,  upcoming seminars and training programmes (which are often very useful to RAMs) and employment opportunities and vacancies at other firms. 

 THE LAW SOCIETY BULLETIN  13.2  ADLS  Inc provides a weekly e‐mail update that  includes all that  is new  in the New Zealand 

legal profession including case law, new texts and legislative changes.  LAW TALK & LAWPOINTS  13.3  Law  Talk  is  a  fortnightly  publication  produced  by  the  New  Zealand  Law  Society  which 

contains more  articles  of  national  significance  and  job  vacancies  in  other  centres.  It  also draws attention to upcoming events and information of relevance to practitioners.  

 13.4  LawPoints  is a weekly e‐newsletter providing  information on  cases,  law  reform proposals, 

professional development and announcements from the New Zealand Law Society.  CAPITAL LETTER  13.5  This weekly publication summarises recent notable cases, significant parliamentary events, 

Select Committee business and reports on the progress of Bills and legislative amendments.  THE LAW SOCIETY STORE  13.6  The Law Society Store (located at Chancery Chambers, 2 Chancery Street, Auckland) sells a 

large range of legal, finance and business publications along with hard copy legal forms and legislation. These materials are also available for purchase online at www.adls.org.nz 

 AUCKLAND DISTRICT LAW SOCIETY INCORPORATED WEBSITE (www.adls.org.nz)  13.7  This  website  allows  people  to  quickly  find  a  particular  lawyer’s  contact  information, 

information  about  ADLS  Inc  committees,  upcoming  seminars  and  of  course  the  Recently Admitted Members (RAMs) section. This RAMs section provides information and registration details  on  upcoming  RAMs  events,  seminars  of  interest,  reviews  and  photographs  from RAMs events. 

 NEW ZEALAND LAW SOCIETY WEBSITE (www.lawsociety.org.nz)  13.8  This website provides important news and submission information, regulations and rules for 

lawyers along with a useful resources section.     

NZLAWYER (www.nzlawyermagazine.co.nz)  13.9  NZLawyer is a weekly, legal news and opinion service designed specifically for New Zealand’s 

legal professionals.    13.10   http://newzealand.govt.nz    This portal has been developed considerably over the past few years and contains links to all 

government resources and government agency websites which themselves are a wealth of information for RAMs with research assignment tasks (e.g. discussion papers and reports on various areas of law and issues of concern). The Law and Justice section is particularly useful. 

 13.11  www.companies.govt.nz  

This  website  has  a  huge  amount  of  information  available  immediately  for  free  which includes the ability to check for registered office or address for a service or company or for more detailed  information  via  your  firm’s  account with  them. PPSR  searches  can  also be requested here. 

 13.12   www.courts.govt.nz    This contains the contact information for all Courts throughout the country which is a must‐

have for any aspiring young litigator.    13.13  www.legislation.govt.nz      This website contains access to all New Zealand statutes free of charge.  13.14  www.lawcom.govt.nz  

This  website  is  the  home  of  the  New  Zealand  Law  Commission,  an  independent  Crown entity,  and  contains  a  variety  of  comprehensive  reports  and  issues  papers  analysing  the historical  and  current  state of  the  law  along with  recommendations  for  its  reform.  It will often ask for submissions from practitioners to assist in its findings.    

13.15   www.nzx.com    NZX provides real‐time, delayed, end of day and historical data to customers generated by 

trading activity on NZX's markets and is available directly from NZX or through licensed Data Distributors. 

 13.16  www.med.govt.nz    View  the  latest  news,  publications  and  announcements  from  the  Ministry  of  Economic 

Development.   13.17  www.nzlii.org  

The New  Zealand  Legal  Information  Institute  (NZLII)  is  a  joint project of  the University of Otago  Faculty  of  Law,  University  of  Canterbury  and  the  Australasian  Legal  Information 

Institute (AustLII) with the assistance of the Law School, Victoria University of Wellington. It provides access to a wide range of New Zealand legislation and case law. 

 13.18  www.austlii.edu.au    Austlii  is the website of the Australasian Legal  Information  Institute and  is part of a global 

network of  legal  resources online. This  includes  legislation  and  case  law  from  throughout Australasia (including New Zealand Court of Appeal decisions dating back to 1999). Through its  links  you  are  able  to  access  similar  resources  for other  countries  including  the United Kingdom and Ireland. 

14.0  HEALTH AND WELLBEING  14.1  Good health means we can  live to the full and reduce our risk of diseases such as diabetes 

and heart disease as we grow older. What we eat throughout  life  is  important  in achieving good health – here are some simple guidelines to help you with this.  

FOOD INTAKE 

14.2  Eating a variety of  foods  in suitable amounts  from all  four  food groups, will go a  long way towards meeting your daily nutritional needs.  

 (a) Fruit and vegetables 

Provide  carbohydrates,  fibre,  vitamins  and minerals, making  them  the  perfect  snack food. Adults need at least two servings of fruit and three of vegetables every day, with a serve  being  the  amount  that  fits  into  the  palm  of  your  hand.  Make  your  plate  of vegetables as colourful as you can  (e.g. red tomatoes, purple cabbage, orange carrots, green broccoli and yellow capsicums). 

 (b) Breads and cereals 

Are high in carbohydrates and if wholegrain or wholemeal can also be a great source of fibre,  vitamins  and  minerals.  Adults  need  at  least  six  serves  each  day.  A  ‘serve’  is approximately  one  roll,  one medium  slice  of  bread,  ½  cup  cooked  porridge,  ½  cup muesli, one cup cooked pasta or rice. 

 (c) Milk and dairy products  

Are  important  sources  of  protein  and  calcium.  Adults  need  2‐3  serves  every  day.  A ‘serve’ is one cup of milk, one bottle of yoghurt, two slices of cheese or two scoops of ice cream. Reduced or  low  fat options are  lower  in  fat and saturated  fat, but have higher calcium and protein, so make good choices for many. 

 (d) Meat 

Meat and alternatives  including  lean meat, skinless poultry, seafood, eggs, dried peas, beans  and  lentils  are  great  sources  of  protein  and  provide  important  vitamins  and minerals such as  iron and zinc. Adults need one or more servings each day; one  ‘serve’ being  two slices cooked meat, ¾ cup cooked mince, one medium  fillet of cooked  fish, one chicken drumstick, ¾ cup cooked beans (e.g. kidney beans or lentils). 

14.3  Most Kiwi adults should choose foods, drinks and snacks lower in fat, salt and added sugar. Use cooking methods such as grilling, baking or microwaving instead of frying.  

FLUID INTAKE  14.4  Adults need to drink enough fluid each day  to ensure  regular trips  to  the toilet. Drinking 2 

litres of water a day is recommended. Fluids such as water, milk, tea, coffee and sugar‐free soft drinks are good choices, as is a juicy orange or pear. Fruit juice, energy, soft and sports drinks  have  a  high  sugar  content,  so  should  only  be  used  drunk  occasionally  in  small amounts. 

 14.4  Alcohol  in moderation can be an enjoyable component of a balanced diet, but may have a 

strong dehydrating effect, so should not be considered part of your daily  fluid  intake. The Alcohol Advisory Council of New  Zealand  (ALAC)  recommends  no more  than  21  standard drinks of alcohol per week for men or 14 standard drinks for women.  

   14.5  This means  a  daily  limit  of  three  standard  drinks  for men,  and  two  standard  drinks  for 

women, with  a  ‘standard  drink’  being  100ml  glass  of wine,  330ml  can  of  beer  and  30ml measure of spirits.  

 PHYSICAL ACTIVITY   14.6  Being active  is  important  in maintaining a healthy body.  It  is recommended adults have at 

least 30 minutes ‘moderate intensity’ physical activity on most,  if not all, days of the week, and if possible add some vigorous exercise for extra health and fitness.  

 Source: NZ Nutrition Foundation (www.nutritionfoundation.org.nz)  

 MENTAL HEALTH 

14.7  As a recently admitted practitioner you are likely to experience higher levels of stress during your first couple of years in practice than you have previously experienced. This is normal; all practitioners go through it and you will need to find your own way of managing and dealing with stress. 

It is important that you are aware of your stress and do not let it turn into anything more serious.  

14.8  This is not an exhaustive list, but this is a list of the commonly occurring symptoms of depression: 

depressed mood, sadness and grief  

apathy  

problems with sleep (oversleeping or insomnia)  

changes in appetite or weight  

low energy or fatigue  

poor concentration or indecisiveness  

low self esteem  

feelings of guilt, worthlessness, helplessness, hopelessness or rejection  

reoccurring thoughts of self harm, death or suicide.  

Source: www.lawyerswithdepression.com and www.depression.org.nz  14.9  If you experience these symptoms, your best resource is your doctor or general practitioner. 

If you do not feel comfortable talking to them, or want more information, please look at the following websites: 

 www.lawyerswithdepression.com www.drstress.co.nz 

www.depression.org.nz  ERGONOMICS  14.10  Thinking  about  your  posture when  at work  can minimise  unnecessary  risks  of  injury  and 

reduce forces acting on your body.  All of us can use the following preventative tips:  

(a) Know the warning signs of back pain caused by poor ergonomics and posture. Back pain may be  the  result of poor ergonomics and posture  if  the back pain  is worse at  certain times of day or week  (such as after a  long day of  sitting  in an office chair  in  front of a computer, but not during the weekends). 

 (b) Get up and move. As muscles tire, slouching, slumping, and other poor postures become 

more likely; this in turn puts extra pressure on the neck and back. In order to maintain a relaxed yet supported posture, change positions  frequently. One way  is  to  take a break from sitting in an office chair every half hour for two minutes in order to stretch, stand, or wall. 

 (c) Keep the body in alignment while sitting in an office chair and while standing.   

(d) Use  posture‐friendly  props  and  ergonomic  office  chairs  when  sitting.  Supportive ergonomic “props” can help to take the strain and load off of the spine. Ergonomic chairs with  an  adjustable  back  support  can  be  used  at  work.  Proper  corrective  eyewear, positioning computer screens to your natural, resting eye position can also help to avoid leaning or straining the neck with the head tilted forward.  

 (e) Increase  awareness  of  posture  and  ergonomics  in  everyday  settings.  Being  aware  of 

posture and ergonomics at work, at home, and at play  is a vital  step  towards  instilling good  posture  and  ergonomic  techniques.  This  includes making  conscious  connections between episodes of back pain and specific situations where poor posture or ergonomics may be the root cause of the pain.  

 (f) Use exercise to help prevent injury and promote good posture. Regular exercise such as 

walking,  swimming,  or  bicycling will  help  the  body  stay  aerobically  conditioned, while specific strengthening exercises will help the muscles surrounding the back to stay strong. These  benefits  of  exercise  promote  good  posture, which will,  in  turn,  further  help  to condition muscles and prevent injury. 

 (g) Wear  supportive  footwear when  standing. Avoid  regularly wearing high‐heeled  shoes, 

which can affect the body’s centre of gravity and change the alignment of the entire body, negatively affecting back support and posture.  

 (h) Remember  good  posture  and  ergonomics  when  in  motion.  Walking,  lifting  heavy 

materials, holding a telephone, and typing are all moving activities that require attention to ergonomics and posture.  It  is  important to maintain good posture even while moving to avoid injury. Back injuries are especially common while twisting and/or lifting and often occur because of awkward movement and control of the upper body weight alone.  

 (i) Create ergonomic physical environments and workspaces, such as for sitting in an office 

chair  at  a  computer.  It  does  require  a  small  investment  of  time  to  personalize  the workspace,  home,  and  car,  but  the  payoff will  be well worth  it. Undue  strain will  be 

placed  on  the  structures  of  the  spine  unless  the  office  chair,  desk,  keyboard,  and computer screen, etc. are correctly positioned. 

 (j) Avoid  overprotecting  posture.  Remember  that  it  is  important  to maintain  an  overall 

relaxed  posture  to  avoid  restricting movements  by  clenching muscles  and  adopting  an unnatural, stiff posture.  

Source: www.spine‐health.com 

Auckland District Law Society Incorporated Chancery Chambers, 2 Chancery Street, Auckland 1010 PO Box 58, Shortland Street, Auckland 1140, DX CP24001 

Phone: (09) 303 5270  Fax: (09) 309 3726 E‐mail: [email protected] Website: www.adls.org.nz