As fases de gestão da informação: Receção e Produção – Circulação e Incorporação; Avaliação, Seleção e Eliminação FASE 1: RECEPÇÃO – AVALIAÇÃO - BD Projeto de Arquivo GRUPO 2: 9120426 Ana Santos 9120062 Andreia Carvalho 9120067 Diogo Pinho 9120078 Miguel Lima 9120084 Sílvia Amado 1
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Receção e Produção- Circulação e Incorporação. Avaliação, Seleção e Eliminação.
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As fases de gestão da informação: Receção e Produção – Circulação e Incorporação; Avaliação, Seleção e
Eliminação
FASE 1: RECEPÇÃO – AVALIAÇÃO - BD
Projeto de Arquivo
GRUPO 2:
9120426 Ana Santos
9120062 Andreia Carvalho
9120067 Diogo Pinho
9120078 Miguel Lima
9120084 Sílvia Amado
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SUMÁRIO:INTRODUÇÃO:
FASE 1: ARQUIVO
1. Fases da Gestão da informação: Receção e Produção-
Circulação e Incorporação
2. Diagnóstico e análise das necessidades
2.1 Caracterização da ESEIG
2.2 Caracterização da AE ESEIG
2.3 Caracterização do sistema de arquivo
2.4 Identificação de recursos
2.5 Programa de Intervenção
3.Recolha, análise e levantamento da produção documental
3.1 Descrição do fluxo informacional
4.Plano de Classificação
4.1 Funções Meio
4.2 Funções Fim
4.3 Unidades arquivisticas
4.4 Critérios para a constituição de séries e sub-séries
4.5 Classificação para a consituição de séries
4.6 Codificação
4.7Apresentação e implementação do Plano de Classificação
4.8Formulários específicos para todas as fases de gestão da informação
4.9Instrumentos de acesso à informação
4.10 Relatório de metedologias e procedimentos para aprovação
5.Fases da Gestão da informação: Avaliação, Selecção e Eliminação
5.1 Definição de conceitos
6.Levantamento, descrição e análise da documentação
Elaboração do estudo orgânico-funcional da AE ESEIG:Fases da Gestão da Informação
Um documento é todo e qualquer registo de informação, independentemente do tipo de
formato ou suporte que é usado para registá-la.
Os documentos possuem um ciclo vital, ou seja, um ciclo de vida, sendo este composto por
três fases:
Fase Ativa Fase Semi-Ativa
Fase Inativa
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Além de possuírem um ciclo de vida, os documentos podem ainda ser classificados segundo o seu
valor:
Dependendo do tipo de documentos, existem ainda três tipos diferentes de arquivos:
Valor Primário (administrativo) Valor Secundário
(testemunho)
Corrente Intermédio Definitivo
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Na fase Receção e Produção deverá ser realizado um estudo relativo à produção documental.
Esta Receção deverá respeitar os seguintes procedimentos:
Abertura e verificação do destinatário;
Carimbo e Registo;
Distribuição/Atribuição interna;
Verificação de antecedentes/Abertura do processo.
Relativamente à Produção, esta diz respeito à documentação que vai surgindo no decorrer
das atividades de uma dada instituição. Tem como objetivo rejeitar a produção de documentos
que não se considerem úteis para a instituição.
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A sua estrutura orgânico-funcional;
Separar e fazer uma distinção dos diferentes fundos;
Fazer o levantamento das principais séries, das datas exatas, do número de
documentos e do estado de conservação do documento.
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No que diz respeito à fase da Circulação, o principal problema centra-se no facto da
documentação circular de serviço em serviço sem possuir qualquer registo, o que leva a que se
perca muito tempo na procura dos documentos.
Assim, podemos definir Circulação como todo o percurso que o documento percorre
desde a Receção até ao seu armazenamento.
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Quando se procede à Circulação de um determinado documento, é necessário o preenchimento
de uma ficha de empréstimo que deverá conter os seguintes campos:
Código da classificação;
Data de devolução;
Data do empréstimo;
Identificação do utilizador e a sua assinatura;
Número de expediente (registo de entrada);
Número de páginas.
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No que toca à Incorporação de documentos, esta fase dá-se de forma totalmente gratuita e a título
definitivo de um arquivo por outro arquivo, sendo que todas as incorporações deverão ser definidas
por via legislativa.
A Incorporação poderá ser realizada de duas formas:Ordinár
iaExtraordinária
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Caracterização da ESEIG:História:
• 1990: fundação da ESEIG, na Póvoa de Varzim (pólos provisórios);
• 2001: mudança da ESEIG para Vila do Conde, definitivamente;
• Licenciaturas implementadas na ESEIG: Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação,
Contabilidade e Administração, Design, Engenharia Biomédica, Engenharia e Gestão Industrial,
Engenharia Mecânica, Gestão e Administração Hoteleira e Recursos Humanos;
• Mestrados implementados na ESEIG: Engenharia e Gestão Industrial, Finanças Empresariais, Gestão
e Desenvolvimento de Recursos Humanos e Informação Empresarial;
• Pós-graduaçãoes implementadas na ESEIG: Design de Mobiliário, Direção Hoteleira, Gestão de
Bibliotecas Escolares, Gestão de Organizações Sem Fins Lucrativos, Gestão de Unidades de Saúde,
Gestão de Unidades de Turismo em Espaço Rural e Tecnologias Educativas Avançadas;
• Além das Licenciaturas, Mestrados e Pós-Graduações existem ainda um Curso Superior para Seniores,
destinado a pessoas com mais de 50 anos e com experiência comprovada ou o 12º ano de escolaridade.
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Missão:
Desde a sua recente criação que a Escola Superior de Estudos Industriais e Gestão
(ESEIG), tem como missão criar, transmitir e difundir conhecimento, cultura, ciência e
tecnologias de acordo com a ampla diversidade de perfis de profissionais, privilegiando o
saber fazer, sentido empreendedor e a capacidade de permanente adaptação,
investigação orientada e da prestação de serviços á comunidade, graças a excelência
dos seus recursos e relações com o plano económico e social, contribuindo assim para o
desenvolvimento na região na qual esta inserida assim como para o desenvolvimento do
país.
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Organigrama da ESEIG:
Fonte: ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: ORGANOGRAMA [Em linha]. [Consult. 5 Abril. 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/organograma
CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322 ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: Apresentação [Em linha]. [Consult. 14 Abril 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/apresentacao ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: Estatutos [Em linha]. [Consult. 14 Abril. 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/estatutos ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: ORGANOGRAMA [Em linha]. [Consult. 5 Abril. 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/organograma PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT. 1998. ISBN 972-8107-38-2 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Avaliação da documentação acumulada. Lisboa: IAN/TT, 1998. P.9-11