Page 1
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde
(Realisatie Elektronische Dienstverlening 2008-2010)
Opdrachtgever: College van burgemeester en wethouders
Opdrachtnemer: projectgroep e-Zeewolde Regie adviseur EGEM-i: Henk Wemmenhove
E-adviseur EGEM-i: Herman Calis
Coördinator e-Zeewolde: Alfons Joosten
Versie: 1.1
Datum: 11 december 2007
Page 2
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 2
Inhoudsopgave 0. Conclusies en aanbevelingen; beslispunten .............................................................3 1. Inleiding.....................................................................................................................................5
1.1 Aanleiding ................................................................................................................. 5
1.2 Doelstelling realisatieplan................................................................................... 5
1.3 Ondersteuning door EGEM-i............................................................................... 6
1.4 Afbakening................................................................................................................ 6
1.5 Verplichtingen en kwaliteitseisen..................................................................... 6
1.6 Randvoorwaarden................................................................................................... 7
1.7 Samenvattend .......................................................................................................... 7 2. Wat willen we bereiken......................................................................................................8
2.1 Uitgangspunten Elektronische Dienstverlening .......................................... 8
2.2 Visie en ambities Gemeente Zeewolde............................................................. 8 3. Elektronische Dienstverlening en de organisatie............................................... 11
3.1 Organisatorische impact .................................................................................... 11
3.2 Realiseren van ambities ...................................................................................... 12
3.3 Informatie-architectuur...................................................................................... 13
3.4 Project midoffice................................................................................................... 14
3.5 Project Document Management ...................................................................... 14
3.6 Relaties met andere projecten.......................................................................... 15
3.7 Organisatie e-Zeewolde ........................................................................................ 16 4. Welke acties: de projecten.............................................................................................. 18
4.1 Inleiding................................................................................................................... 18
4.2 Overzicht van de projecten................................................................................ 18
4.3 Korte beschrijving per project .......................................................................... 19
4.4 Samenhang projecten.......................................................................................... 28
4.5 Fasering projecten ................................................................................................ 29 5. Wat is er voor nodig.......................................................................................................... 31
5.1 Inleiding................................................................................................................... 31
5.2 Verwachte lasten................................................................................................... 31
5.3 Kader ......................................................................................................................... 32
5.4 Opbrengsten ........................................................................................................... 33
5.5 Tot slot...................................................................................................................... 33 6. Communicatie...................................................................................................................... 34
6.1 Communicatieplan............................................................................................... 34
6.2 Communicatiedoelgroepen............................................................................... 34
6.3 Communicatiedoelstellingen ........................................................................... 34
6.4 Niet praten maar doen ........................................................................................ 35
Bijlagen ......................................................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1. Projectbeschrijvingen ............................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
2. Financiële onderbouwing...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3. Verklarende woordenlijst ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Page 3
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 3
0. Conclusies en aanbevelingen; beslispunten
Het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad van de
gemeente Zeewolde wordt gevraagd akkoord te gaan met onderstaande
punten die zullen moeten leiden tot de invoering van de
e-overheidsvoorzieningen:
- Verwachte resultaten programma en projecten
Met de uitvoering van dit realisatieplan worden de verschillende
e-overheidsvoorzieningen in samenhang met elkaar en aansluitend op de
gemeentelijke doelstellingen gerealiseerd en in gebruik genomen
(beheerd). Hiermee voldoet de Gemeente Zeewolde ten minste aan de
wettelijke eisen ten aanzien van:
- de basisregistraties, o.a. de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen)
- modernisering van de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie)
- gebruik van het Burgerservicenummer (BSN)
- de invoering van de Omgevingsvergunning.
Er wordt invulling gegeven aan de landelijke normen voor administratieve
lastenverlichting en elektronische dienstverlening. De interne
bedrijfsvoering wordt – onder andere met elektronische hulpmiddelen –
op een hoger niveau gebracht, waarmee naar verwachting een betere
externe dienstverlening wordt gecombineerd met een verder ontwikkelde
bedrijfsvoering en een toegenomen efficiency.
- Organisatorisch impact
De omslag naar de elektronische overheid en het verleggen van de focus
naar elektronische dienstverlening heeft grote organisatorische
consequenties. De stap naar een elektronisch loket is niet alleen een
technische (inzet van ICT-middelen) maar vooral ook een organisatorische.
- Financiële middelen
Voor de periode 2007 tot en met 2010 zijn de te verwachten lasten € 845.080,
waarvan € 576.440 aanvullend gedekt zal moeten worden.
Voorgesteld wordt om de in de tabel opgenomen lasten voor de periode 2007
tot en met 2010 te dekken uit de Bestemmingsreserve organisatie-
ontwikkeling en (e)-dienstverlening (zoals ingesteld bij de Nota Reserves en
voorzieningen 2007) voor een bedrag van € 576.440.
Ten aanzien van de gedekte lasten ad € 268.640 valt op te merken dat deze
opgenomen zijn in de reeds gevoteerde kredieten vanuit het MIP en de voor
dit onderwerp reeds bestaande Bestemmingsreserve (BAG).
Lasten periode 2007 t/m 2010
Kostensoort Gedekt Ongedekt Subtotaal
Beheerslasten licenties en beheer 156.900 163.100 320.000
Kapitaallasten 78.240 140.400 218.640
Personele capaciteit 33.500 272.940 306.440
Totaal 268.640 576.440 845.080
Page 4
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 4
- Tijdsplanning
De planning van de diverse activiteiten is afgestemd op de deadlines van
de diverse wettelijke verplichtingen, waarmee het merendeel van de
werkzaamheden zal plaatsvinden in de periode 2008-2010 .
- Samenwerking ICT met gemeente Harderwijk
De ingezette samenwerking op ICT gebied heeft natuurlijk ook gevolgen voor
de opbouw van e-Zeewolde, en ICT ontwikkelingen in het algemeen. Dit zal
op de langere termijn kunnen resulteren in het gebruik van een
overeenkomstig platform met gelijke kernapplicaties.
Deze stap heeft naast technische en financiële consequenties ook een grote
organisatorische impact.
- Programma- en projectenorganisatie
De verschillende projecten worden centraal gecoördineerd door de
projectgroep e-Zeewolde, die onder leiding staat van directielid A.G.M.
Joosten.
Het totale project wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de
directie.
De voortgang van het project wordt gemonitord door de stuurgroep van het
project e-Zeewolde, bestaande uit de portefeuillehouder mevr. W. Prins, algemeen directeur R. van Nunspeet, projectleider directielid A.G.M. Joosten,
een medewerker van de gemeente als gebruiker, en een externe adviseur.
Page 5
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 5
1. Inleiding
Dit realisatieplan Elektronische Dienstverlening gemeente Zeewolde geeft
uitwerking aan de bestuurlijke ambities van Raad en College op het vlak
van Elektronische Dienstverlening.
Deze ambities omvatten naast de implementatie van alle relevante
wettelijke verplichtingen zoals basisregistraties, Wabo en Durp, de acties
om de digitale dienstverlening verder uit te bouwen.
1.1 Aanleiding
In 2005 hebben veel gemeenten aangegeven dat het grote aantal relevante
initiatieven op het gebied van de e-overheid leidt tot stagnatie in de
realisatie. Gemeenten hadden sterk behoefte aan prioritering en concrete
ondersteuning bij de invoering van e-overheidsprojecten.
Op basis van deze signalen hebben de Minister van Bestuurlijke
Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, de Vereniging van Nederlandse
Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen in
april 2006 hierover een bestuurlijke verklaring opgesteld en is besloten om
via EGEM-i samenhangende en concrete hulp bij de invoering te bieden.
De gemeente Zeewolde is op 29 mei 2007 na een intakeprocedure akkoord
gegaan met de propositie van EGEM-i.
In deze propositie is het voorstel gedaan hoe de gemeente Zeewolde de
voorbereiding, inventarisatie en het ontwerp van de elektronische
overheid kan uitvoeren, binnen de randvoorwaarden van de Verklaring.
Hiertoe is een aantal dagen ondersteuning beschikbaar gesteld van een
(door EGEM-i gecertificeerde) e-adviseur.
De eerste stap die vervolgens is gezet is het vaststellen van het plan van
aanpak EGEM-i voor de gemeente Zeewolde. In dat plan zijn de stappen
benoemd om te komen tot dit realisatieplan e-overheid voor Zeewolde. Het
plan van aanpak is in juni 2007 door het managementteam onderschreven
en vastgesteld door de directie.
1.2 Doelstelling realisatieplan
Dit onderhavige plan beschrijft de huidige situatie waarin de gemeente
Zeewolde zich bevindt met betrekking tot de elektronische dienstverlening
en de stappen die moeten worden gezet om het toekomstbeeld te kunnen
realiseren.
Doelstelling is om te komen tot elektronische dienstverlening via de
frontoffice, die wordt ondersteund door professioneel opgezette en
gekoppelde systemen in mid- en backoffice, en is geïntegreerd in de
organisatie. Dit is alleen te bereiken door middel van een nauwe
samenwerking tussen alle betrokken afdelingen, waardoor ook de interne
organisatie voordelen ondervindt van de elektronische dienstverlening -
vaak is de gemeente haar eigen klant.
Page 6
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 6
1.3 Ondersteuning door EGEM-i
EGEM-i brengt een fasering van de invoering van de elektronische overheid
aan in 5 fases:
voorbereiding (fase 1), inventarisatie (fase 2), ontwerp (fase 3), realisatie
(fase 4) en gebruik (fase 5).
De ondersteuning door EGEM-i geldt voor de uitvoering van de eerste 3
fases, waarbij aandacht wordt besteed aan zes aspectgebieden: Informatie
en ICT, processen, personeel en organisatie, regelgeving,
verandermanagement en communicatie en besturing (zie figuur 1).
Het Egem-i traject eindigt met de oplevering van dit (bestuurlijk
geaccordeerd) realisatieplan. De uitvoering van dit realisatieplan dient
door de gemeente zelf ter hand te worden genomen.
1.4 Afbakening
Naast de zogenaamde e-Zeewolde -projecten (zie hoofdstuk 4) lopen er
binnen de organisatie nog een aantal gerelateerde projecten (zie par. 3.6)
Deze vallen buiten de formele EGEM-kaders, en worden dan ook niet
organisatorisch en financieel meegenomen in dit realisatieplan. Uiteraard
vindt er wel nauwe afstemming plaats tussen de diverse projecten.
Een aantal andere EGEM-i onderdelen is vooralsnog niet concreet
opgenomen in dit realisatieplan omdat er nog onvoldoende details
(planning, inhoudelijke eisen) bekend zijn gemaakt. Dit betreft:
- deregulering / vermindering administratieve lasten (dit is een
afzonderlijk traject via de Kamer van koophandel)
- historische informatie (digitaliseren van de gemeentelijk geschiedenis)
1.5 Verplichtingen en kwaliteitseisen
De gemeente Zeewolde heeft zich door gebruik te maken van het EGEM-i
aanbod gecommitteerd aan een aantal verplichtingen:
Page 7
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 7
- het tot stand brengen van dit realisatieplan, en bestuurlijke accordering
daarvan
- de uitvoering van het realisatieplan waaronder een aantal concreet
omschreven resultaten.
Naast de verplichtingen vanuit de EGEM-ondersteuning wordt de kwaliteit
van de projecten gewaarborgd door enerzijds de formele audits op de
basisregistraties, en anderzijds door de kwaliteitsbewaking die in de
projecten plaatsvindt (binnen ieder project worden specifieke
kwaliteitseisen opgesteld of opgelegd vanuit de landelijke voorzieningen).
1.6 Randvoorwaarden
De realisatie van dit plan is een forse opgave. Het vraagt van de hele
organisatie een aanzienlijke inzet om de beoogde omslag te maken. Voor elk
van de projecten is een opdrachtformulering gemaakt (zie hiervoor
hoofdstuk 4). Om tot resultaat te komen is het belangrijk dat wordt voldaan
aan organisatorische randvoorwaarden, zoals adequaat projectmanagement,
draagvlak, voldoende middelen (geld en capaciteit), commitment en behoud
van voortgang.
Ook zijn van groot belang:
- de samenwerking met de gemeente Harderwijk
- de totstandkoming van een Midoffice
Het is de rol van de projectorganisatie om te zorgen dat aan deze
randvoorwaarden wordt voldaan. Voldoende en op de betreffende doelgroep
afgestemde communicatie is daarbij zeer belangrijk. Om die reden is ook een
apart communicatieplan opgesteld. Meer hierover in hoofdstuk 6.
1.7 Samenvattend
Globaal omvat dit realisatieplan e-Zeewolde 2 delen:
1. acties om de elektronische dienstverlening vorm te geven (de
"voorkant")
2. acties om het stelsel van basisregistraties (randvoorwaardelijk voor
Elektronische Dienstverlening) in te voeren (de "achterkant")
Om deze 2 delen goed op elkaar te laten aansluiten moeten naast het
regelen en inrichten van de basisregistraties ook een aantal technische
voorzieningen geregeld worden, zoals de technische infrastructuur in de
vorm van een midoffice (meer hierover in hoofdstuk 3).
Page 8
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 8
2. Wat willen we bereiken
2.1 Uitgangspunten Elektronische Dienstverlening
Anticiperend op wettelijke maatregelen rondom de elektronische
overheid, heeft de gemeentelijke organisatie in 2006 en 2007 een aantal
onderwerpen voortvarend opgepakt om daarmee invulling te geven aan
verbeterde dienstverlening.
Er is steeds meer sprake van een duidelijk en breed gedeeld besef van de
noodzaak om de nieuwe ontwikkelingen op te pakken. Dienstverlening is
een breed begrip, waarbinnen het niet eenvoudig is om de samenhang te
bewaken.
Door te investeren in de elektronische overheid, moet het voor burgers en
bedrijven toegankelijker en makkelijker worden om zaken te doen met de
overheid. De noodzaak hiertoe is er. Gemeenten zijn wettelijk verplicht
diverse basisvoorzieningen te realiseren en hierop aan te sluiten. Daarnaast
kunnen gemeenten dit moment ook aangrijpen om de unieke
informatiepositie van gemeenten te behouden en te verbeteren ten behoeve
van hun maatschappelijke taken. De wijze waarop dit wordt vormgegeven
bepaalt de toekomstige positie van de gemeente op diverse lokale thema’s
van de maatschappelijke (informatie)keten. Denk aan thema’s als veiligheid,
leefbaarheid en rampenbestrijding en de nadere invulling van deze thema’s
in wetten zoals de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de Wet
algemene bepalingen omgevingsrecht (Omgevingsvergunning).
2.2 Visie en ambities Gemeente Zeewolde
De missie, visie en ambities voor de gemeente Zeewolde in relatie tot de
(elektronische) dienstverlening c.q. e-Zeewolde zijn in verschillende documenten verwoord. Hieronder zijn de belangrijkste passages geciteerd.
• De missie voor de organisatie:
"Ons centrale doel is het leveren van door het gemeentebestuur
vastgestelde diensten en producten aan onze klanten: individuen,
organisaties en bedrijven. De klant staat centraal, zowel in onze werkwijze
als de wijze waarop de organisatie is vormgegeven.
We werken op een zakelijke en persoonlijke manier. We zijn
resultaatgericht, kostenbewust en gaan op een vriendelijke, open en
betrokken wijze met onze klanten om.
De klanten zijn onze partners, zowel bij de voorbereiding als bij de
uitvoering. Dat wil zeggen vooral dingen samen doen, maar ook overleg
over de verschillende wensen en mogelijkheden om zo te komen tot een
product op maat".
• Het coalitieakkoord 2006-2010
Dit bevat de volgende uitgangspunten voor de gemeentelijke
dienstverlening c.a.:
Page 9
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 9
- "Het college stimuleert de dienstbaarheid van de gemeentelijke overheid
aan de inwoners, zodat de kloof tussen bestuur en inwoners wordt
gedicht."
- "De dienstverlening van het ambtenarenapparaat aan de inwoners staat
centraal."
- "De ingezette koers van de omvorming van de ambtelijke organisatie naar
een kleinere regieorganisatie in samenhang met efficiënt werken zal
voortgezet worden."
- "Door het college zal er visie ontwikkeld worden en beleid
geïmplementeerd waarbij de dienstverlening van het ambtenarenapparaat
aan de inwoners centraal staat. Dit moet er voor zorgen dat de overheid als
betrouwbaar wordt ervaren en dienstbaarheid hoog in het vaandel staat."
• De aanbiedingsbrief van het college aan de raad bij de programmabegroting
2008 zegt het volgende over de elektronische overheid:
"Gemeenten in Nederland staan aan de vooravond van een aantal belangrijke
ontwikkelingen, waarbij de informatievoorziening een grote rol gaat spelen.
Op VNG-niveau zijn gemeenten overeengekomen te investeren in de
elektronische overheid zodat gekomen kan worden tot betere
dienstverlening, minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven,
meer transparantie en grotere doelmatigheid. In de gemaakte afspraken is
vastgelegd dat prioriteit wordt gegeven aan de realisatie van elektronische
basisvoorzieningen zoals:
- Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (GBA)
- Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG)
- DigiD
- e-Formulieren
- Burgerservicenummer
- Elektronische Nederlandse Identiteitskaart
Van de ondersteuning die vanuit de landelijke overheid wordt aangeboden
bij de invoering van de elektronische gemeente maken wij gebruik (het
EGEM-i project).
Het geheel zal de komende jaren een nu nog onbekende financiële en
organisatorische impact hebben en zal uiteindelijk leiden tot de
mogelijkheid een veelheid aan diensten sneller en 7x24 uur te leveren via
internet.
Wij zijn voornemens de hiervoor noodzakelijke inzet van incidentele
middelen via de bestemmingsreserve organisatieontwikkeling te laten
verlopen. De noodzakelijke structurele lasten zullen, zodra bekend, via het
reguliere proces van afwegingen tot u komen waarbij wordt aangetekend dat
de mate van vrijheid in keuze beperkt zal zijn."
• Visie op klantgerichtheid en de realisatie daarvan
De missie van de organisatie stelt de klant centraal. Dat heeft onder meer
geleid tot de één-loket-gedachte en de start van de Servicebalie (incl.
servicetelefoon) begin 2003. Zeewolde nam daarmee een voorschot op het nu
landelijke streven van een centrale balie.
Page 10
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 10
In een groeiproces is de informatieverstrekking over en de afhandeling van
steeds meer producten overgeheveld naar de Servicebalie. Inmiddels wordt
ruim 80% van de vragen/dienstverlening meteen aan de balie afgehandeld.
Die vragen komen niet alleen binnen aan de balie, maar ook via de telefoon,
de website, e-mail en per post.
De Servicebalie groeit toe naar een klant contact centrum (KCC). Dat blijkt
ook uit de toenemende keten-benadering waarbij vooral op het gebied van
wonen, zorg en welzijn informatie van buitengemeentelijke instellingen
wordt betrokken. Daartoe wordt steeds meer samengewerkt met
ketenpartners.
Een klant contact centrum kan alleen functioneren als alle onderdelen
daarvan (elektronisch) met elkaar verbonden zijn. De door-ontwikkeling van
elektronische dienstverlening in het project e-Zeewolde komt dus ook voor de Servicebalie op een natuurlijk moment.
Page 11
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 11
3. Elektronische Dienstverlening en de organisatie
3.1 Organisatorische impact
De omslag naar de elektronische overheid en het verleggen van de focus naar
elektronische dienstverlening heeft grote organisatorische consequenties. De
stap naar een elektronisch loket is niet alleen een technische (inzet van ICT-
middelen) maar vooral ook een organisatorische.
Immers, in het denken en handelen komt de klant (de afnemer) centraal te
staan en dient het werkproces optimaal te worden ingericht om op de
behoeften van de (interne) klant afgestemd te zijn.
Door het inzetten van internet als kanaal wordt een informatievoorziening
en dienstverlening op basis van 7 x 24 uur mogelijk en zal de afhandeling
ook sneller kunnen verlopen.
Dit betekent voor een (groot) aantal afdelingen een andere werkwijze en een
andere manier van organiseren van het werk. De daarbij benodigde gegevens
zullen snel en betrouwbaar beschikbaar moeten zijn.
De ontwikkeling tendeert naar het werken in ketens, waarbij we niet meer
op eilandjes onze eigen administraties bijhouden, maar ons steeds meer
zullen moeten verlaten op door anderen aangeleverde gegevens. Dit is een
natuurlijk ontwikkelingsproces: van oudsher zijn we er op gericht ons eigen
werk zo goed mogelijk te organiseren, dus eigen systemen op te zetten en
eigen bestanden bij te houden. Door de ontwikkeling naar meer samenhang
en meer werken in ketens zullen we meer als onderdeel van een groter
geheel gaan opereren. Dit vergt een samenwerkingscultuur.
Hoe past dit in de organisatieontwikkeling?
Sinds de invoering van de organisatieverandering in 2002 is stelselmatig
gewerkt aan ontwikkeling van de organisatie en versterking van de
bedrijfsvoering. De opbouw gebeurde gefaseerd (maar uiteraard wel in
samenhang). Achtereenvolgens zijn de volgende onderwerpen aangepakt:
1. Implementatie van de structuur, waaronder de opbouw van de Servicebalie en
het Grondbedrijf (als afzonderlijk project).
2. Er is veel geïnvesteerd in de cultuur en de bedrijfsvoering (met als resultaat: de
bedrijfsvoering is op orde en de samenwerking is sterk verbeterd):
- alle medewerkers hebben trainingen gevolgd op het gebied van
communicatie, samenwerking en bedrijfsvoering;
- onder de organisatie en bedrijfsvoering is een fundament gelegd door de
vaststelling van het besturingsmodel, de principes van integraal
management en de visie op de bedrijfsvoering;
- de planning & control cyclus is opgebouwd, de kwaliteit van de producten
in de budgetcyclus is verbeterd en gewerkt wordt met beheersplannen;
- rechtmatigheid is een belangrijke prioriteit.
3. Regie/ samenwerking met Harderwijk.
Sinds het besluit van de raad in 2005 is het onderwerp regie voortvarend
opgepakt. Doel hiervan is versterking van de kwaliteit en continuïteit van de
organisatie in een tijd waarin steeds meer taken naar gemeenten
gedecentraliseerd worden en de eisen aan het functioneren steeds hoger
Page 12
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 12
worden. Meer over de samenwerking met de gemeente Harderwijk leest u in
par. 3.6.1.
4. Klantgerichtheid.
Sinds eind 2006 is aan klantgericht werken een extra accent gegeven. Nu de
organisatie en de bedrijfsvoering op orde zijn, ligt het voor de hand om de
blik nog meer naar buiten te richten.
Uit dit alles volgt de conclusie dat e-Zeewolde past in de natuurlijke doorontwikkeling van de organisatie.
Personeelsbeleid
Digitalisering van werkprocessen zal gevolgen hebben voor de kwaliteit van
de arbeid en met name voor de arbeidsinhoud. Het werk wordt meer proces-
geörienteerd. Dat vergt extra opleiding. Op termijn zal het aantal hoger
opgeleide medewerkers toenemen. Het gaat om medewerkers die breed
inzetbaar zijn met competenties die passen bij klant- en resultaatgerichtheid
(flexibiliteit, klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, samenwerking).
Het personeelsbeleid zal moeten inspelen op de gevolgen van digitalisering
voor de kwaliteit van de arbeid. Betrokkenheid van het werkveld Personeel &
Organisatie Zaken in de fase van uitvoering van het realisatieplan is dan ook
vanzelfsprekend.
3.2 Realiseren van ambities
Voor realisatie van de ambities binnen de organisatie zijn aanpassingen
nodig op een aantal terreinen, te weten processen, rollen, gegevens en de
ondersteunende ICT.
• Processen en rollen – Om processen voor inwoners, bedrijven en het
eigen management transparant en efficiënt te maken en de kosten in de
hand te houden, is een hoge mate van standaardisatie van processen
nodig. Hiervoor wordt een procesmodel ontwikkeld, dat vervolgens
wordt toegepast in de primaire processen van de organisatie. Hierbij zal
een workflow management systeem (WFM) worden ingezet waarmee
processen digitaal worden vastgelegd en dus kunnen worden gevolgd.
Met de inzet van een Document Management Systeem (DMS) wordt het
maken, beheren, inzien en uitwisselen van documenten geheel
gedigitaliseerd.
• Gegevens – De opbouw van het landelijk stelsel van basisregistraties
legt de basis voor het principe van eenmalige gegevenslevering en
meervoudig gegevensgebruik. De gemeente is verantwoordelijk voor de
realisatie van basisregistraties personen en adressen & gebouwen, en de
daadwerkelijke afname van alle basisgegevens door en in de hele
organisatie. Een informatiearchitectuur geeft hier de uitgangspunten
en kaders voor aan.
• ICT – Voor realisatie van 24/7 digitale dienstverlening wordt een ICT-
architectuur ontwikkeld, waarin de Midoffice een cruciale rol vervult.
Er zijn standaarden op het gebied van ICT nodig, die het mogelijk
maken dat front- en backofficeapplicaties onderling en met elkaar
Page 13
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 13
kunnen communiceren. Door het inrichten van dit Midoffice worden
deze koppelingen gestroomlijnd en kunnen talloze individuele
verbindingen tussen applicaties worden voorkomen.
3.3 Informatie-architectuur
Om de e-overheid samenhangend te ontwikkelen, wordt uitgegaan van een
landelijke architectuur. Deze architectuur bestaat uit een Front-, Mid- en
Backoffice. Maar ICT is natuurlijk maar een middel. Het belangrijkste is dat
de organisatie zich bewust is van onderlinge afhankelijkheid en volledige
transparantie in de dagelijkse werkzaamheden en daar ook naar handelt.
Schets van de informatie-architectuur
Een belangrijke ontwikkeling is dat er meer samenhang komt tussen de
informatiesystemen. Ook moet informatie gedeeld worden. Om overzicht
te krijgen in de wijze waarop de verschillende systemen een relatie met
elkaar hebben wordt uitgegaan van de Nederlandse Overheid Referentie
Architectuur (NORA, zie figuur 2). In deze architectuur worden
verschillende systemen ten opzichte van elkaar gepositioneerd.
De moderne gemeente gaat uit van een Frontoffice waar het contact met de
klanten plaatsvindt. Dit gebeurt via verschillende kanalen die op elkaar
afgestemd zijn. Het mag op die manier niet uitmaken of een klant contact
heeft via de balie of via internet. De wijze van afhandelen is gelijk. Verder
vindt de afhandeling van meer specialistisch werk plaats in de Backoffice. De
Backoffice zijn de vakafdelingen waarin de specialisten op een bepaald
gebied werkzaam zijn.
Om de relatie tussen de Front en de Backoffice te regelen wordt gebruik
gemaakt van een Mid-Office. Dit kán organisatorisch worden opgelost. Er
wordt echter steeds meer gebruik gemaakt van technische oplossingen die
de koppeling tussen Front en Backoffice verzorgen. Meer over het Mid-
office volgt later in dit hoofdstuk.
Page 14
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 14
Figuur 2. NORA: Nederlandse Overheids Referentie Architectuur
3.4 Project midoffice
Om aan alle ontwikkelingen de komende jaren goed invulling te kunnen
geven is een gedegen Informatisering- en Automatiseringsarchitectuur een
absolute noodzaak. Een goede Midoffice oplossing vormt daarvan het hart.
Het Midoffice als architectuurconcept bevindt zich tussen de front- en back
office. De front office vormt de presentatielaag van een organisatie naar de
buitenwereld; alle interactie daarmee speelt zich af in de front office. In de
front office worden verschillende kanalen onderscheiden, zoals een
callcenter, website en balie. De back office echter vormt het hart van de
organisatie waar zich onzichtbaar voor de buitenwereld de primaire
(gegevensverwerkende) processen afspelen. Het Midoffice fungeert daarbij als
koppelvlak voor de verschillende front- en back office systemen en is daarbij
niet slechts een architectuurconcept, maar laat zich ook concreet maken als
een verzameling functionaliteiten die de processen in het front- en back
office verbinden.
Het Midoffice heeft dus een zeer belangrijke verkeersgeleidende functie voor
vrijwel alle processen die met dienstverlening te maken hebben, het is de
onmisbare spin in het web. Omdat dit zo'n essentieel onderdeel van de
informatie-architectuur is, worden de vragen rond dit onderwerp in een
apart project opgenomen (zie hoofdstuk 4). Onderdeel van dit project zal het
advies zijn dat in samenwerking met de gemeente Harderwijk wordt
opgesteld.
3.5 Project Document Management
In het najaar van 2007 is een start gemaakt met de implementatie van een
nieuw Document Management Systeem (DMS), waarmee de organisatie de
eerste stap zet op het gebied van digitale postverwerking en archivering. Dit
DMS zal een grote impact hebben op de manier van werken in de organisatie,
met name omdat het zal leiden tot meer procesgeörienteerd werken
(tegenover documentgeörienteerd nu), volgens vastgelegde processen in het
DMS systeem. Deze toekomstige manier van werken hangt nauw samen met
de inrichting van het genoemde Midoffice (zie par. 3.4)
Voor veel van de e-Zeewolde projecten betekent dit dat er samenhang moet
zijn met het nieuwe DMS systeem, dat ook weer als een paraplu over de
organisatie komt te liggen. Dit project kent een apart investeringsplaatje (is
reeds in voorzien) en ook een apart implementatietraject o.l.v. een externe
projectleider. Gezien de genoemde samenhang zal er veel onderlinge
uitwisseling gaan plaatsvinden tussen de verschillende onderdelen van
e-Zeewolde en de DMS-implementatie.
Page 15
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 15
3.6 Relaties met andere projecten
Naast de projecten die binnen het kader van e-Zeewolde vallen is er nog een
aantal relaties met andere projecten. Deze worden hieronder kort
beschreven.
3.6.1 Samenwerking ICT met gemeente Harderwijk
Vanaf het voorjaar 2006 zijn er gesprekken gevoerd tussen de gemeenten
Harderwijk en Zeewolde over samenwerking. Dit heeft in de zomer van 2007
geresulteerd in een plan van aanpak. Dit plan beschrijft de werkwijze om tot
ICT samenwerking te komen tussen beide gemeenten. Duidelijk is geworden
dat:
- op het terrein van de technische infrastructuur en het beheer ervan
mogelijkheden zijn tot samenwerking.
- dit geldt ook voor het informatiseringbeleid en de technische architectuur.
Dit zal op de langere termijn kunnen resulteren in het gebruik van een
overeenkomstig platform met gelijke kernapplicaties. De gemeente Zeewolde
heeft hierin de keuze gemaakt om zich meer te gaan conformeren aan de
architectuur zoals die in Harderwijk gebruikt wordt. Ook bij de inrichting
van het Midoffice zal waar mogelijk één- op- één met Harderwijk
opgetrokken worden om dit te realiseren.
Toekomstige wijzigingen van platform en kernapplicaties zullen gefaseerd
gaan plaatsvinden. Deze keuze heeft naast technische en financiële
consequenties ook een grote organisatorische impact.
In het voorjaar van 2008 wordt begonnen met de aanleg van een
glasvezelkabel tussen beide gemeenten. Dit is de eerste stap naar het
samenbrengen van het beheer. (Voor meer informatie wordt verwezen naar
het "Plan van aanpak ICT Samenwerking Harderwijk en Zeewolde")
Buiten de samenwerking met Harderwijk zal bij de uitvoering van
e-Zeewolde steeds zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van reeds
opgebouwde expertise bij bijvoorbeeld EGEM, andere gemeenten en
leveranciers.
3.6.2 Project GIS
Vanuit het werkveld Geo-informatie is in het najaar 2007 gestart met de
implementatie van een GIS-systeem. Een Gis applicatie maakt het mogelijk
om verschillende gegevens grafisch op een kaart te tonen. Zo kunnen
gegevens van verschillende afdelingen op één kaart samengebracht worden.
Deze implementatie vraagt veel onderlinge samenwerking tussen de
afdelingen om af te stemmen welke gegevens opgenomen gaan worden en te
zorgen dat alleen correcte informatie ingevoerd zal gaan worden. Als het
systeem geïmplementeerd is zal het mogelijk zijn om vanuit verschillende
werkvelden selecties van informatie te maken.
Ook binnen dit project wordt samenwerking met Harderwijk gezocht. Op dit
moment is er binnen de gemeente Harderwijk een onderzoek bezig over de
organisatie van het Geo werkveld en de mogelijkheden om een
samenwerking met Zeewolde voor het GIS project aan te gaan.
Page 16
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 16
3.6.3 Invoering en beheer basisregistraties
Gemeenten worden wettelijk verplicht authentieke registraties bij te houden
met basisgegevens over de status van in de gemeente voorkomende
gebouwen, personen en adressen en over de publiekrechtelijke status van
percelen (de basisregistraties, o.a. project BAG).
Als men naar deze nieuwe ontwikkelingen kijkt zullen er hiermee
complexere werkprocessen en beheerprocessen van de gegevens ontstaan.
Verschillende afdelingen zullen over dezelfde gegevens gaan beschikken en
de onderlinge samenhang zal hiermee sterk toenemen.
De vraag is dan ook naar voren gekomen op welke wijze deze
beheerprocessen het beste ingericht kunnen gaan worden.
In de notitie "Advies Beheer Basisregistraties (aug. 2007)" is deze vraag
onderzocht en beantwoord. Uit de afweging is gebleken dat het centraal in
de organisatie onderbrengen van het beheer de meest gewenste optie is.
De realisatie hiervan zal in een haalbaarheidsstudie verder worden
uitgewerkt, in samenhang met de samenwerking met de gemeente
Harderwijk.
3.7 Organisatie e-Zeewolde
Voor de organisatie van e-Zeewolde gelden de volgende uitgangspunten:
- De verantwoordelijkheid voor de realisatie van de plannen wordt gelegd bij
het integraal management, dus bij directie en afdelingshoofden. Zo heeft de
directie een sturende en bewakende rol en is de verantwoordelijkheid voor
de uitvoering belegd bij afdelingshoofden.
- De aanpak is geborgd volgens de principes van Planning & Control:
plan - do - check - act.
- De aanpak is slagvaardig maar ook beheerst.
Het totale project wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de
directie.
De voortgang van het project wordt gemonitord door de stuurgroep van het
project e-Zeewolde, bestaande uit de portefeuillehouder mevr. W. Prins, algemeen directeur R. van Nunspeet, projectleider directielid A.G.M. Joosten,
een medewerker van de gemeente als gebruiker en een externe deskundige.
De uitvoering van het realisatieplan vindt plaats onder aansturing van een
projectgroep bestaande uit:
- Directielid als voorzitter (Alfons Joosten)
- Twee afdelingshoofden (Geert Jan Put (Bedrijfsvoering) en Henk Bakker
(Veiligheid)
- De beleidsmedewerker I&A (Anke van Diepenbeek)
- De projectleider digitale dienstverlening (Carolien Nicolai)
De projectgroep wordt aangevuld met een externe deskundige die de
implementatie begeleidt en ondersteunt.
Twee maal per jaar wordt overeenkomstig het ritme van de gebruikelijke
managementrapportages verantwoording afgelegd aan de directie over de
Page 17
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 17
voortgang. De rapportage wordt ook voor het managementoverleg
geagendeerd.
Een maal per jaar wordt het realisatieplan aan de hand van ontwikkelingen
bijgesteld.
Page 18
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 18
4. Welke acties: de projecten
4.1 Inleiding
Om te komen tot realisatie van dit plan zijn acties gedefinieerd op de
verschillende onderdelen. Deze zijn verwoord in projectbeschrijvingen (zie
bijlage 1).
Doelstelling van dit realisatieplan is dat de toekomstige I&A ontwikkelingen
beter stuurbaar worden. Zonder een adequaat sturingsinstrument is dit niet
mogelijk, daarom zijn alle projecten op een eenduidige wijze beschreven,
waardoor deze projectbeschrijvingen dan ook de functie van een
projectopdracht hebben gekregen. Ze geven in één oogopslag voldoende
inzicht in de uitgangspunten en doelstellingen van het project, de
verantwoordelijkheid over het project, de projectorganisatie,
hoofdactiviteiten en de planning, capaciteit en kosten (voor zover mogelijk).
Hierdoor is het projectenplan een “spoorboekje” geworden voor bestuur en
management.
Door dit projectenplan regelmatig bij te stellen, beschikt de gemeente te
allen tijde over een actueel overzichts- en sturingsinstrument.
De projecten van dit realisatieplan stellen de gemeente Zeewolde in staat om
langs een geleidelijke en dus beheersbare weg invulling te geven aan de
gewenste elektronische dienstverlening.
4.2 Overzicht van de projecten
De projecten zijn getypeerd naar uitvoeringsprojecten (de meeste) en
onderzoeksprojecten. Voor de uitvoeringsprojecten geldt dat daar waar
zonneklaar is wat er moet gebeuren, de activiteiten en doorlooptijd ook
nauwkeurig vast te stellen zijn.
Projecten in volgorde van uitvoering Karakter
1. DigiD Uitvoering
2. Uitgifte Burger Service Nummer Uitvoering
3. DURP - Digitale Uitwisseling in Ruimtelijke Processen Uitvoering
4. Omgevingsvergunning (WABO) Uitvoering
5. Realisatie Basisregistratie Adressen en Gebouwen Uitvoering
6. E-formulieren (65% e-dienstverlening) Uitvoering
7. Bedrijvenloket Uitvoering
8. Onderzoek naar Midoffice-inrichting Onderzoek
9. Bedrijven en instellingennummer (BIN) Uitvoering
10. Internetpublicatie decentrale regelgeving Uitvoering
11. Modernisering GBA en realisatie en afname basisregister Personen Uitvoering
12. Nieuw Handelsregister (NHR) Uitvoering
13. Basisregistraties Kadaster (BRK) en Topografie (BRT) Uitvoering
14. Elektronische Identiteitskaart (e-NIK) Uitvoering
Page 19
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 19
Er zijn echter ook gebieden die heel sterk in ontwikkeling zijn, en waarvoor
eerst nog het nodige uitzoekwerk moet plaatsvinden, voordat tot
implementatie kan worden overgegaan. In onderstaand overzicht is deze
typering naar karakter aangegeven.
4.3 Korte beschrijving per project
(De uitgebreide beschrijvingen van de projecten in de vorm van
projectplannen zijn in bijlage 1 opgenomen.)
Project 1: Digid
Uitgangsituatie
Met DigiD kunnen burgers en bedrijven met één inlogcode bij elektronische
diensten van steeds meer overheidsinstellingen terecht. DigiD staat voor
Digitale Identiteit. Het is een gemeenschappelijk systeem van en voor de
overheid. Overheidsinstellingen kunnen met DigiD de identiteit vaststellen
van burgers en bedrijven die gebruik maken van hun elektronische diensten.
Doelstelling
Aansluiten door de gemeente Zeewolde op de landelijke voorziening DigiD is
sinds medio 2007 operationeel. Ook elektronisch betalen via Ideal is
operationeel.
Verantwoordelijk afdelingshoofd: S.N. Buddingh (Publieksservice)
Relatie met andere projecten
• BAG • Elektronische
dienstverlening
• BSN • BIN
• GBA • Bedrijvenloket
• eNIK • Omgevingsloket
• e-formulieren • Midoffice
Project 2: Burger Service Nummer
Uitgangsituatie
In de gemeentelijke administratie worden op dit moment twee
identificatienummers gebruikt, namelijk het A-nummer en het sofi-nummer.
Het A-nummer wordt uitgegeven door de gemeente bij geboorte van een
persoon, het sofinummer wordt door de Belastingdienst uitgegeven. Vanuit
Page 20
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 20
de landelijke overheid is besloten om te zorgen dat elke burger slechts één
identificerend nummer krijgt namelijk het Burger service nummer (BSN).
Een adequaat persoonsnummerbeleid is een belangrijke voorwaarde om te
komen tot een verbetering van de (elektronische) dienstverlening van de
overheid. Ook draagt invoering van het BSN bij aan de bestrijding van
identiteitsfraude. Het BSN is het huidige sofi-nummer. Dit nummer zal dus
nu voor meerdere doeleinden, dan alleen belasting gebruikt gaan worden.
Op 26 november 2007 is het BSN ingevoerd. De gemeente zal vanaf dat
moment, in gevallen waar de gemeente persoonsgegevens uitwisselt met
andere gebruikers en met burgers, moeten communiceren aan de hand van
het BSN.
Doelstelling
Op 26 november 2007 gereed zijn om bij communicatie tussen gebruikers en
naar burgers (indien nodig) het BSN te gebruiken. (de invoering van het BSN
is gerealiseerd).
Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. Veenstra (BFPD)
Relatie met andere projecten
• BAG • DigiD
• GBA • e-formulieren
• eNIK • Elektronische
dienstverlening
Project 3: Durp
Uitgangsituatie
Het programma DURP (Digitale Uitwisseling in Ruimtelijke Processen) is een
samenwerkingsverband van VROM, BZK, VNG, IPO en de Unie van
Waterschappen. Het is de bedoeling dat Rijk, gemeenten, provincies, en
waterschappen in 2008 gereed zijn voor de invoering van Durp. Dit houdt in
dat de betreffende overheidsorganisaties dan in staat om ruimtelijke
plannen digitaal te maken, ruimtelijke ordeningsprocessen en -procedures te
gebruiken en beschikbaar te stellen voor RO online. DURP sorteert in 2007
dus nadrukkelijk voor op de nieuwe Wet op de ruimtelijke ordening (Wro).
Deze nieuwe Wet Ruimtelijke Ordening treedt naar verwachting op 1 juli
2008 in werking.
De gemeente Zeewolde zal in eerste instantie voor de ontsluiting gebruik
maken van de site van de provincie (eind 2007 in werking). Op 1 juni 2008
zal er een koppeling komen op de eigen website naar de site van de
provincie.
Sinds 2004 worden de bestemmingsplannen in Zeewolde digitaal
uitwisselbaar vervaardigd.
Page 21
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 21
Doelstelling
- Het toegankelijk maken van de Ruimtelijke plannen via de website van de
gemeente
- Het mogelijk maken per juni 2008 om via zeewolde.nl de digitale plannen
in te zien.
- Op 1 juli 2008 aan de nieuwe Wet Ruimtelijke ordening voldoen.
Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. van Zuthem (Ontwikkeling)
Relatie met andere projecten
• GIS
• Wkpb 2de tranche
• BAG
• Elektronische dienstverlening
Project 4: Omgevingsvergunningen
Uitgangsituatie
Op dit moment is het zo dat als een burger of een bedrijf iets wil bouwen,
verbouwen, oprichten of gebruiken, deze te maken krijgt met veel
vergunningen en voorschriften voor wonen, ruimte en milieu. Deze
vergunningen hebben elk hun eigen criteria, procedures, ambtelijke
loketten, afhandelingtermijnen, leges en toezichthouders. Dit is voor burgers
en bedrijven onoverzichtelijk, tijdrovend en kost bedrijven én overheid veel
geld. VROM wil de verschillende vergunningen zoveel mogelijk samenvoegen
in de omgevingsvergunning. Deze kan bij één loket worden aangevraagd. Er
gaat één procedure voor gelden waarop één besluit volgt. Voor beroep tegen
dat besluit komt ook één procedure.
Met de invoering van een nieuwe Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht
(Wabo) zal er naar verwachting per januari 2009 één omgevingsvergunning
komen, die ongeveer 25 nu bestaande vergunningen gaat
vervangen/bundelen. Onderdeel van het invoeren van de
omgevingsvergunning is het opzetten en inrichten van een digitaal
omgevingsloket, waar inwoner of bedrijf digitaal informatie over
omgevingsvergunning en bijbehorende wet- en regelgeving kan krijgen,
digitaal een omgevingsvergunning kan aanvragen en informatie over de
vergunning kan raadplegen.
Doelstelling
Beoogd wordt om door het combineren van deze vergunningen in één
omgevingsvergunning de administratieve lastendruk voor inwoners en
bedrijven te verlagen. Het digitaal loket moet de toegankelijkheid en het
gemak van het aanvragen van een vergunning vergroten.
Verantwoordelijk afdelingshoofd: H. Bakker (Veiligheid)
Page 22
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 22
Relatie met andere projecten
• Ontwerpen informatiearchitectuur
• Implementatie midoffice
• Implementatie workflow
• Implementatie document management systeem
Project 5: BAG
Uitgangsituatie
In het kader van de invoering van het stelsel van basisregistraties heeft het
kabinet besloten over te gaan tot de wettelijke invoering van de
Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen (BAG) door gemeenten. Beoogde
invoeringsdatum is medio 2009. Vanaf dat moment moeten de gemeentelijke
BAG registraties gereed zijn. Tot medio 2011 hebben vervolgens afnemers de
tijd om voorbereidingen te treffen voor het gebruik van de basisgegevens in
hun processen.
Doelstelling
De gemeente streeft er naar om tussen nu en 2009:
• Een basisregistratie in te richten volgens wettelijke grondslagen
• Deze basisregistratie te gebruiken voor diverse gemeentelijke
administraties
Gegevens beschikbaar te stellen voor de landelijke voorziening, zodat deze
gegevens landelijk beschikbaar zijn voor andere overheidsinstanties.
Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. Veenstra (BFPD)
Relatie met andere projecten
• GBA
• GIS
• Wkpb
• Andere basisregistraties (personen, bedrijven, percelen, topografie en
WOZ)
Project 6: e-Formulieren / e-dienstverlening
Uitgangsituatie
Het landelijke EGEM-programma e-Formulieren is opgezet om voor
gemeenten en andere overheden standaard elektronische formulieren te
ontwikkelen, die ingezet kunnen worden om de digitale dienstverlening aan
burgers en bedrijven te stimuleren. Binnen ons Digitale Gemeenteloket
wordt nu nog gebruik gemaakt van "eigen" digitale formulieren, die door de
leverancier Gemeenteweb worden opgebouwd naar analogie van de e-
Formulieren. Het gebruik en aanpassen van eigen formulieren is behoorlijk
tijdsintensief.
Page 23
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 23
Om te kunnen profiteren van de voordelen van kant-en-klare e-formulieren is
aansluiting bij dit programma voor Zeewolde wenselijk.
Daarnaast is het van belang om de gemeentelijke website (het digitale loket)
mee te laten ontwikkelen met nieuwe inzichten, en (verplichte)
dienstverlenende aanvullingen te implementeren.
Doelstelling
Optimaal gebruik maken van de mogelijkheden om gemeentelijke
producten, diensten en informatie via het digitale loket aan te bieden aan
burgers en bedrijven, met gebruikmaking van standaard elektronische
formulieren en aanvullende loket-mogelijkheden (zoals een digitale web-
assistent)
Verantwoordelijk afdelingshoofd: S.N. Buddingh (Publieksservice)
Relatie met andere projecten
• BAG • Elektronische dienstverlening
• BSN • Bedrijvenregistratie
• GBA • BIN
• eNIK • Bedrijvenloket
• DigiD • Omgevingsloket
• Bedrijvenregistratie • Midoffice
Project 7: Bedrijvenloket
Uitgangsituatie
Om de dienstverlening van de overheid aan ondernemers te verbeteren heeft
het ministerie van Economische Zaken het initiatief genomen om het
Bedrijvenloket te ontwikkelen. Dé ingang op internet voor alle ondernemers
die informatie van de overheid nodig hebben. Het is de bedoeling dat het
landelijke Bedrijvenloket gekoppeld wordt aan een lokaal online loket waar
ondernemers en bedrijven hun producten, diensten en contacten met de
gemeente kunnen afhandelen.
Doelstelling
Voor 1 januari 2009 een eigen bedrijvenloket voor de gemeente Zeewolde tot
stand brengen, wat een combinatie moet zijn van het landelijke
Bedrijvenloket, een lokaal online bedrijvenloket en een persoonlijke ingang
bij de gemeente in de persoon van een bedrijfscontactfunctionaris.
In 2010, afhankelijk van de landelijke ontwikkelingen, realiseren van een
Persoonlijke Internet Pagina (PIP) voor bedrijven.
Verantwoordelijk afdelingshoofd: G.J. Put (Bedrijfsvoering) / K. Hamstra
(Grondbedrijf)
Page 24
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 24
Relatie met andere projecten
• BAG
• Kadaster
• eNIK
• Bedrijvenregistratie
• e-formulieren
• Elektronische dienstverlening
• BIN
• Omgevingsloket
Project 8: Mid-office
Uitgangssituatie
In het kader van de uitvoering van het EGEM-i traject wordt een startnotitie
voorbereid m.b.t. de gewenste informatiearchitectuur.
De werkgroep digitale dienstverlening gaat bezien hoe de elektronische
dienstverlening in de toekomst vormgegeven kan worden.
Daartoe worden de volgende acties ondernomen:
• in kaart brengen van de huidige situatie: welke producten zijn reeds
digitaal beschikbaar
• welke kaders en randvoorwaarden zijn er vanuit de visie op het
gebied van (elektronische) dienstverlening
• beeld van de gewenste informatiearchitectuur
De inrichting van het Midoffice, en m.n. het zakenmagazijn is cruciaal voor
de e-dienstverlening, maar de gewenste invulling is nog niet compleet.
Doelstelling/beoogd resultaat
De invulling van de gewenste informatiearchitectuur, en meer specifiek de
Midoffice, kent op dit moment nog grote onzekerheden. Het
aandachtsgebied is nog volop in ontwikkeling, en zal de komende jaren
verder uitkristalliseren. De gemeente heeft al componenten in huis die
gedeeltelijke invulling van het Midoffice bieden. Dit onderzoeksproject moet
de voor Zeewolde meest optimale invulling van de informatiearchitectuur
opleveren, rekening houdend met de landelijke richtlijnen (zoals de NORA-
architectuur)
Verantwoordelijk afdelingshoofd: A. Joosten (Directie)
Relatie met andere projecten:
• Alle e-dienstverleningsprojecten (midoffice is randvoorwaardelijk)
Page 25
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 25
Project 9: Bedrijven en instellingen nummer (BIN)
Uitgangsituatie
Dit project is gericht op het gemeentebrede gebruik van het BIN (bedrijven
en instellingen nummer) als identificatienummer voor bedrijven in de
primaire processen van dienstverlening en bedrijfsvoering in de
gemeentelijke organisatie en regelen van de aansluiting op de landelijke
beheervoorziening.
Door aansluiting op de landelijke beheervoorziening heeft de Gemeente
Zeewolde altijd juiste en actuele bedrijfsgegevens.
Doelstelling
Voldoen aan de landelijke richtlijn om gebruik te maken van één en dezelfde
bron voor bedrijfsgegevens.
Verantwoordelijk afdelingshoofd: G.J. Put (Bedrijfsvoering)
Relatie met andere projecten
• Afname basisregistratie Bedrijven (NHR)
• Realisatie bedrijvenloket
• Implementatie midoffice
• BAG
Project 10: Internetpublicatie decentrale regelgeving
Uitgangsituatie
Het landelijke project Decentrale Regelgeving is erop gericht alle regelgeving
van provincies, waterschappen, gemeenten en gemeenschappelijke
regelingen op uniforme wijze te ontsluiten via het internet. Dat heeft de
volgende voordelen:
- Geïnteresseerden hoeven niet meer naar gemeente- of provinciehuis om de
regelgeving te raadplegen;
- Overheden hebben een betrouwbaar, compleet en makkelijk hanteerbaar
overzicht van alle geldende en vervallen regelingen;
- Overheden kunnen daardoor effectiever en efficiënter zijn in handhaving,
rechtspraak en beheer;
De noodzakelijke inventarisatie en invoering van de internetpublicatie
regelgeving vergemakkelijkt daarbij ook een eventuele dereguleringstaak.
Doelstelling
Een compleet overzicht van alle gemeentelijke regelgeving (verordeningen
en beleidsregels), gepubliceerd volgens de landelijke standaard, en ontsloten
via de gemeentelijke website.
Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. Veenstra (BFPD)
Page 26
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 26
Relatie met andere projecten
• Elektronische dienstverlening
• Bedrijvenloket
• Omgevingsloket
• Midoffice
Project 11: Modernisering GBA en realisatie basisregistratie Personen
Uitgangsituatie
Afnemers van GBA-gegevens worden steeds kritischer en stellen steeds
hogere eisen.
De snelheid waarmee de gegevens beschikbaar komen, de toename van
flexibiliteit, een hogere kwaliteit van de gegevens en de bevordering van
standaardisering en marktwerking zijn de kritische succesfactoren van de
moderne GBA. Het programma modernisering GBA (mGBA) omvat zowel de
realisatie van de basisregistratie Personen als de (landelijke)
verstrekkingvoorziening.
Doelstelling
Dit project moet leiden tot een efficiënte en betrouwbare manier voor het
invoeren, opslaan, beheren en verstrekken van persoonsgegevens. Het
programma mGBA draagt bij aan de e-overheid dat als doel heeft om het
functioneren van de overheid slagvaardiger, efficiënter en klantvriendelijker
te maken.
Verantwoordelijk afdelingshoofd: S.N. Buddingh (Publieksservice)
Relatie met andere projecten
• Realisatie BSN
• Afname BSN
• e-formulieren
Project 12: Nieuwe Handels Register (NHR)
Uitgangsituatie
Dit project is gericht op het gebruiken van het Nieuw Handelsregister (NHR)
voor de primaire processen van dienstverlening en bedrijfsvoering in de
organisatie. Het NHR bevat alle actuele en accurate gegevens over bedrijven
en rechtspersonen, waardoor de gemeente deze niet meer zelf hoeft te
registreren.
Door aansluiting op de landelijke beheervoorziening heeft de Gemeente
Zeewolde altijd juiste en actuele bedrijfsgegevens.
Doelstelling
Voldoen aan de landelijke richtlijn om gebruik te maken van een en dezelfde
bron voor bedrijfsgegevens.
Page 27
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 27
Verantwoordelijk afdelingshoofd: G.J. Put (Bedrijfsvoering)
Relatie met andere projecten
• Afname Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN)
• Afname overige basisregistraties
• Implementatie midoffice
Project 13: Kadaster en Topografie
Uitgangsituatie
In het kader van de invoering van het stelsel van basisregistraties heeft het
kabinet besloten over te gaan tot de wettelijke invoering van de
Basisregistraties voor Kadastrale (Percelen) en Topografische gegevens door
gemeenten. Voor de gemeente wordt afname van de kadaster gegevens een
wettelijke verplichting. Het kadaster zou deze voorziening nu al gereed
moeten hebben. Voor de overgang is een ruime termijn gesteld. Voor de
basisregistratie Topografie is de beoogde invoeringsdatum 2009/2010. De
gemeente zal alleen de afname van de gegevens moeten regelen. Het
kadaster blijft de bronhouder van deze gegevens.
Doelstelling
De gemeente zal rond 2009/2010 gereed moeten zijn om kadastrale en
topografische gegevens te kunnen afnemen bij het kadaster en deze te
gebruiken in de gerelateerde werkprocessen.
Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. Veenstra (BFPD)
Relatie met andere projecten
• GIS
• Wkpb 2de tranche
• Andere basisregistraties (adressen, gebouwen, personen, bedrijven en
WOZ)
Project 14: eNik (electronische Nederlandse Identiteits Kaart)
Uitgangsituatie
De elektronische Nederlandse Identiteits Kaart, is een chipkaart die drie
functies heeft:
• Elektronische handtekening
• Elektronische Identificatie
• Elektronische beveiliging
Bij identificatie kan de e-Nik ook nuttig en nodig zijn als gesproken wordt
over meer dan gemiddeld gevoelige gegevens. Indien de toepassing van een
gemeente vooral identificatie betreft, dan zal de identificatie overigens
gewoon via DigiD geregeld kunnen worden. De gemeente moet dan wel
identificeren waar dergelijk hoge eisen aan identificatie gesteld worden.
Page 28
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 28
Doelstelling
De e-Nik biedt een heel betrouwbaar mechanisme voor deze functies. Een
dergelijk niveau zal in het algemeen slechts in een beperkt aantal gevallen
nodig zijn. De e-Nik wordt interessant wanneer de overstap wordt gemaakt
van informatiediensten naar transactionele diensten. Dan is een, aan de
handgeschreven handtekening gelijk te stellen, elektronische handtekening
mogelijk nuttig en nodig.
Verantwoordelijk afdelingshoofd: S.N. Buddingh
Relatie met andere projecten
• DigiD
• Realisatie en Afname BSN
• e-formulieren
4.4 Samenhang projecten
De verschillende projecten die onder de paraplu eZeewolde vallen hebben
naast de overeenkomst elektronische dienstverlening ook sterke onderlinge
samenhang. Deze samenhang is er op organisatorisch en technisch vlak.
Organisatorisch zullen afdelingen intensief met elkaar moeten gaan
samenwerken. Werkprocessen zullen hierdoor veranderen. De technische
architectuur moet ingericht worden zodat deze de werkprocessen optimaal
ondersteunt.
In de onderstaande figuur wordt weergegeven in welk deel van de
organisatie de verschillende projecten zich afspelen.
Figuur 3. Samenhang projecten. (De nummers tussen haakjes corresponderen met de
projectbeschrijvingen)
Front Office Mid Office (8) Back Office
eNIK (14)
Digid (1)
Burger Service Nummer (2)
e-formulieren (6)
Bedrijvenloket (7)
Durp (3)
Omgevingsvergunning (4)
BKT (13)
NHR (12)
mGBA (11)
BAG (5)
Durp (3)
Gegevensmagazijn
BIN (9)
Decentr. regelg. (10)
Page 29
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 29
Er kan een onderverdeling gemaakt worden in projecten die alleen in de
Frontoffice of Backoffice plaatsvinden. Deze hebben onderling een sterke
samenhang. Dit resulteert in het afstemmen tussen afdelingen binnen de
Frontoffice en binnen de Backoffice. De basisregistraties (BAG, BKT, mGBA,
NHR) zijn daarin kenmerkend door een intensieve onderlinge relatie,
doordat deze projecten gegevens leveren die door andere organisatie
onderdelen weer gebruikt gaan worden. Deze uitwisseling loopt via het
gegevensmagazijn in het Midoffice.
De projecten die door de gehele organisatie lopen hebben een raakvlak met
veel verschillende afdelingen, wat intensieve afstemming vereist tussen alle
betrokken werkvelden.
4.5 Fasering projecten
De tijdsplanning van de projecten is gebaseerd op de wettelijk verplichte
invoeringsdata. Van een aantal projecten is de wettelijke invoeringsdatum
nog niet officieel vastgesteld (eNik, bedrijvenloket, BIN, BKT, NHR en
Decentrale regelgeving). Van een aantal projecten is er geen wettelijke
invoeringsdatum vastgesteld (e-formulieren, Mid-Office).
Een overzicht van de tijdspaden per project is weergegeven op de volgende
pagina. De driehoekjes geven de (wettelijke) mijlpalen van de projecten
aan.
Page 30
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 30
Projectplanning
Page 31
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 31
5. Wat is er voor nodig
5.1 Inleiding
Binnen de verschillende projecten (zie de uitgebreide
projectbeschrijvingen in bijlage 1) is een indicatie aangegeven van de te
verwachten lasten en het capaciteitsbeslag op de organisatie.
In dit hoofdstuk is in tabel 1 weergegeven wat de totale te verwachten lasten
zullen zijn voor de uitvoering van het realisatieplan.
De onderbouwing van deze getallen is opgenomen in bijlage 2 van dit
Realisatieplan, met daarbij aangegeven wat de gehanteerde uitgangspunten
hierbij zijn.
Bij de lasten is aangegeven welke reeds van een financiële dekking voorzien
zijn en voor welke in een raadsvoorstel aanvullende dekking zal worden
gevraagd.
De in paragraaf 3.6 genoemde aanverwante projecten zijn hierin niet
opgenomen.
5.2 Verwachte lasten
In tabel 1 is weergegeven wat de te verwachten lasten zijn voor de periode
2008 tot en met 2010. De uitsplitsing van de hierin opgenomen bedragen is
uitgewerkt in bijlage 2.
Opgemerkt is nog dat de projecten uit e-Zeewolde boven op de bestaande
e-organisatie komen in Zeewolde, en dus om extra middelen vragen.
Tabel 1
(Tabel 2, 3 en 4 zijn opgenomen in bijlage 2)
Dit betekent dat er in totaal nog € 576.040 vrijgemaakt moet worden om het
realisatieplan te kunnen uitvoeren. Het voorstel is om dit te dekken uit
bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling/(e)Dienstverlening.
Hierbij moet opgemerkt worden dat met deze dekking de lasten tot en met
2010 gedekt zijn.
Na 2010 zullen er nog structurele lasten zijn, die gemiddeld over de periode
t/m 2014 op maximaal € 179.840 per jaar worden geschat.
Hiervoor zal te zijner tijd nog een aanvullende dekking middels advisering
gevonden moeten worden.
Lasten periode 2007 t/m 2010
Kostensoort Gedekt Ongedekt Subtotaal
Beheerslasten licenties en beheer 156.900 163.100 320.000 Tabel 2
Kapitaallasten 78.240 140.400 218.640 Tabel 3
Personele capaciteit 33.500 272.940 306.440 Tabel 4
Totaal 268.640 576.440 845.080
Page 32
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 32
Opgemerkt wordt tevens dat vanaf de begroting 2012 er geen vrijval ten
gunste van het rekeningsaldo meer komt als op een investering niet meer
wordt afgeschreven. De hier vrijkomende middelen zullen worden ingezet
voor vervangingsinvesteringen, op welk beleidsterrein dan ook.
Tijdens de jaarlijkse bijstelling van het realisatieplan door de projectgroep
zullen ook de geschatte lasten geëvalueerd worden en waar nodig bijgesteld.
Mochten de e-Zeewolde aannames afwijken van de werkelijkheid in enig jaar,
dan zal indien noodzakelijk aanvullende advisering en bijbehorende dekking
volgen. Hierbij moet zeker worden gedacht aan een koppeling met de
Voorjaarsnota van enig jaar, waarin afweging van extra in te zetten middelen
wordt opgenomen.
5.3 Kader
Er is een inschatting gemaakt van de te verwachten kosten. Deze zijn
gebaseerd op de projectbeschrijvingen. De bedragen in deze
projectbeschrijvingen zijn echter niet voor alle projecten even goed in te
schatten. Dit komt doordat:
1. het nog niet voor alle projecten duidelijk is wat de exacte invulling van
het project zal zijn (het wachten is op de landelijke voorzieningen om
hier meer duidelijkheid over te verstrekken).
2. leveranciers op dit moment nog niet voor alle ontwikkelingen hun
pakketten gereed hebben (dit ook mede door reden 1.) Hierdoor zijn
deze leveranciers ook erg terughoudend met het geven van
prijsindicaties over hun producten.
3. het voor de gemeente Zeewolde nog niet duidelijk is op welke wijze het
Midoffice ingericht gaat worden. De inrichting van dit Midoffice
bepaalt de aansluiting met andere applicaties. Dit brengt
kostenvariaties met zich mee.
4. de samenwerking met Harderwijk op het gebied van informatisering
nog niet geheel uitgewerkt is. Hierdoor is het op dit moment nog
onduidelijk welke systemen vervangen zullen gaan worden en welke
consequenties dit heeft.
Naast deze algemene aannames is ook een aantal financiële opmerkingen
van belang:
1. Voor de inrichting van het Midoffice is een aanname gedaan op basis
van het normcijfer dat EGEM hiervoor hanteert. Dit bedrag is € 4,00 per
inwoner voor de komende 2 jaar, gebaseerd op de Andez 1 en Andez 2
aanbestedingsprojecten. (Voor Zeewolde is dit € 80.000, over twee jaar
verdeeld. Het eerste jaar € 42.000 en voor het tweede jaar € 38.000).
2. Over de inzet van uren vanuit de interne afdelingen en vanuit externe
ondersteuning is een apart overzicht opgesteld, deze wordt toegelicht
in bijlage 2.
3. De tabellen geven de lasten met (extra) dekking aan tot en met 2010.
Voor de jaren hierna zullen er voor de structurele lasten nog
aanvullende middelen gevonden moeten worden.
Page 33
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 33
5.4 Opbrengsten
Digitalisering en elektronische dienstverlening leiden, zoals al gesteld, tot
organisatorische aanpassingen en een andere manier van werken. Verwacht
wordt dat er op langere termijn efficiencywinst te behalen is, maar
aangezien het gaat om geleidelijke processen zal dit niet direct zichtbaar
zijn. Daarbij gaan dit soort processen gepaard met noodzakelijke
kwaliteitsverbeteringen die juist weer capaciteit van de organisatie vergen.
5.5 Tot slot
Vanuit EGEM is een normbedrag voor de realisatie van het EGEM-programma
opgesteld. Hierin wordt gesteld dat er in het totaal € 50 per inwoner voor de
looptijd van 3 jaar nodig is om het programma te kunnen implementeren.
Dit cijfer is dus te vergelijken met het totaal aan lasten, die voor Zeewolde
afgerond uitkomt op € 845.000 . Ter vergelijking met de EGEM-richtlijn
investeert Zeewolde dan vooralsnog ongeveer € 42 per inwoner.
Page 34
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 34
6. Communicatie
6.1 Communicatieplan
De invoering en ontwikkeling van Elektronische Dienstverlening heeft zoals
gesteld grote gevolgen voor de bereikbaarheid van de gemeente, de manier
van werken, de samenwerking, de efficiëntie, etcetera. Deze gevolgen zullen
in de gehele organisatie maar zeker ook daarbuiten merkbaar zijn.
Het communicatieplan e-Zeewolde , geaccordeerd door de stuurgroep en
projectgroep, zet op een rij aan wie, wanneer en hoe we systematisch en
consequent duidelijk gaan maken waarmee we bezig zijn, waar dit toe zal
leiden, en wat de consequenties zijn voor de vele interne "leveranciers" en
gebruikers van de elektronische gemeente.
Paraplu over deelprojecten
Het project e-Zeewolde vormt als het ware een paraplu over een groot aantal
deelprojecten (zie daarvoor de projectbeschrijvingen in hoofdstuk 4)
De meerwaarde van e-Zeewolde moet er vooral in zitten dat medewerkers
gaan inzien en ervaren dat deze deelprojecten in de meeste gevallen heel
veel met elkaar te maken hebben en niet los van elkaar gezien kunnen
worden.
Daarom is het van belang dat dit in de communicatie steeds duidelijk is,
vooral omdat we het hebben over een lang lopend project. Daarom is
gekozen voor een Zeewolde-eigen, duidelijke projectnaam met bijpassend
beeldmerk.
6.2 Communicatiedoelgroepen
De volgende communicatiedoelgroepen zijn te onderscheiden:
Politiek: Griffier
Raadsleden
Bestuur: Burgemeester en wethouders
Portefeuillehouder
Ambtelijk: Gemeentesecretaris
Directie
Afdelingshoofden
Medewerkers
Extern: Burgers
Bedrijven
Andere overheden/organisaties
6.3 Communicatiedoelstellingen
De belangrijkste interne doelstellingen zijn:
- het vergroten van de bekendheid met de inhoud van het project e-Zeewolde
- het hanteerbaar maken van mogelijke weerstand in de organisatie
- het vieren van behaalde successen en mijlpalen
Page 35
December 2007
Realisatieplan e-Zeewolde 35
- het duidelijk maken van de doelstellingen van e -Zeewolde
- het verplichte karakter van de elektronische gemeente: geen
vrijblijvendheid in gebruik en toepassing
- het motiveren en enthousiasmeren tot het leveren van prestaties die
blijvend leiden tot goede basisregistraties en elektronische dienstverlening
Externe doelstellingen:
- Burgers en bedrijven zijn in algemene zin op de hoogte van het feit dat de
gemeente inspanningen verricht om te kunnen voldoen aan de wens en
opdracht om te komen tot basisregistraties en elektronische dienstverlening
- Burgers, bedrijven en andere overheden worden actief op de hoogte
gebracht van concrete resultaten van e-Zeewolde, zoals nieuwe elektronische
diensten.
6.4 Niet praten maar doen
Praten en communiceren over elektronische dienstverlening zal burgers en
bedrijven er niet altijd toe brengen om hiervan ook gebruik te maken. Wat
wel helpt is het “gewoon gaan doen”: aan de slag en steeds laten zien wat er
kan, onder het motto
The proof of the pudding is in the eating!