U.ONG.TO « Projet de renforcement des services de prévention et de prise en charge du paludisme pour un accès universel au Togo » (Projet Paludisme/Série 9 du Fonds mondial) ===================================== RAPPORT D’EXECUTION TECHNIQUE DES ACTIVITES DU TRIMESTRE 1 DE L’AN 2014 (Avril - Juin 2014) Présenté par l’Union des ONG du TOGO (UONGTO) Version finale juillet 2014
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U.ONG.TO
« Projet de renforcement des services de prévention et de prise en charge du paludisme pour un accès universel au Togo »
(Projet Paludisme/Série 9 du Fonds mondial)
=====================================
RAPPORT D’EXECUTION TECHNIQUE DES ACTIVITES DU TRIMESTRE 1 DE L’AN 2014
(Avril - Juin 2014)
Présenté par l’Union des ONG du TOGO (UONGTO)
Version finale
juillet 2014
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Sommaire Sigles et acronymes ......................................................................................................................................... 3
AIDE : Association Ile de Développement APEB : Association pour la Promotion de l'Education de Base ASC : Agent de Santé Communautaire BP : Bénéficiaire Principal BS : Bénéficiaire Secondaire CTA : Combinaison thérapeutique à base d’artémisinine DPS : Direction ou Directeur Préfectoral de la Santé EDV : Espoir De Vie ICP : Infirmier Chef de Poste IEC : Information, Education et Communication MII : Moustiquaire Imprégnée d'Insecticide MILDA : Moustiquaire Imprégnée à Longue Durée d'Action ONG : Organisation Non Gouvernementale PEC : Prise En charge PNLP : Progamme national de lutte contre le Paludisme RADS : Recherche et Action pour le Développement Social TDR : Test de Diagnostic Rapide TPI : Traitement Préventif Intermitent
UONGTO : Union des ONG du Togo USP : Unité de soins périphérique VIES : Vision, Initiatives et Engagement pour la Santé
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Introduction
1. Le Togo a soumissionné et obtenu le financement du projet «Renforcement des services de prévention et de prise en charge du paludisme pour un accès universel au Togo » dans le cadre de la 9ème série d’appel à proposition composante paludisme du Fonds Mondial.
2. La mise en œuvre est assurée par deux Bénéficiaires Principaux (BP) : le Ministère de la
Santé pour les aspects cliniques et Plan Togo pour les aspects communautaires et la communication. Après une évaluation des capacités des Bénéficiaires Secondaires, l’Union des ONG du Togo (UONGTO) a été retenue pour la coordination de la mise en œuvre des activités communautaires de la Zone 3. Celle-ci regroupe les Régions sanitaires Maritime et Lomé Commune.
3. Dans cette dynamique, l’UONGTO s’appuie sur six (06) ONG qui assurent la mise en œuvre des activités opérationnelles dans les 12 districts sanitaires que compose la Zone 3. Il s’agit pour elles de (i) organiser des sensibilisations audio visuelles dans les communautés, (ii) co animer avec les responsables des districts les émissions radio phoniques sur la lutte contre le paludisme, et assurer le suivi/accompagnement de 1424 Agents de Santé Communautaire (ASC) dans leurs activités quotidiennes de lutte contre le paludisme au niveau communautaire.
4. Le présent rapport fait le point des activités réalisées dans la Zone 3 au cours du trimestre 2 de l’année 2014 (Avril à Juin 2014).
5. .
1. Objectifs
6. Le but de la proposition est de réduire la morbidité et la mortalité liées au paludisme. Il s’agit pour l’UONGTO en tant que de Bénéficiaire Secondaire de coordonner la mise en œuvre des activités communautaires de lutte contre le paludisme et la mobilisation sociale dans la zone 3 qui couvre les régions sanitaires Maritime et Lomé Commune.
1.1. Objectifs de la période
7. Conformément au cadre de performance, l’UONGTO grâce aux activités opérationnelles des SB et les ASC est chargée de :
toucher 3 300 personnes en réalisant 33 sensibilisations audio visuelles ; réaliser des TDRs à au moins 13 959 personnes âgées de 5 et plus qui ont présenté
des cas de fièvre ; réaliser des TDRs à au moins 30 785 enfants de moins de 5 qui ont présenté des
cas de fièvre ; traiter aux Combinaisons Thérapeutiques à base d’Artémisinine (CTA) au moins
10 325 enfants de moins de 5 ans présentant des cas de paludisme simple ; traiter aux Combinaisons à base d’artémisinine (CTA) au moins 16 845 personnes
âgées de 5 ans et plus présentant des cas de paludisme simple ; veiller à l’approvisionnement en CTA de 1424 ASC ; veiller à ce que au moins 1 396 produisent régulièrement et à temps des rapports
complets ; rendre au moins 4 186 visites aux ASC dans le cadre du suivi rapproché.
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2. Méthodologie de mise en œuvre des activités de suivi
2.1. Acteurs de mise en œuvre
2.1.1. L’UONGTO
8. En tant que Bénéficiaire Secondaire, l’UONGTO a pour mission d’assurer la coordination de la mise en œuvre des activités du projet dans la zone 3. Spécifiquement l’UONGTO est chargée de :
a. la réception et la gestion des fonds provenant de Plan Togo dans le cadre de la subvention du Fonds mondial série 9, dans le respect des termes du présent contrat, du manuel des procédures des Bénéficiaires Secondaires et des termes et conditions standards du Fonds mondial ;
b. collaborer avec le personnel de Plan Togo, du Ministère de la Santé et autres partenaires de mise en œuvre ;
c. élaborer et faire signer un contrat de prestation de services entre elle et le personnel qu’elle aura déployé dans le cadre du projet ;
d. soumettre un plan de travail (annuel, trimestriel) à Plan Togo ; e. faire le suivi de la gestion des intrants antipaludiques par les ASC (expression des
besoins par les ASC, approvisionnement par les Formations sanitaires, stockage, utilisation et rapportage par les ASC) ;
f. assurer la mise en œuvre des activités du projet dans sa zone, notamment : i. la supervision des activités des ONG locales avec lesquelles elle a
contractualisé pour le suivi et la supervision des agents de santé communautaires ;
ii. le suivi des activités des médias commis dans sa zone d’intervention pour la sensibilisation des communautés ;
g. produire des rapports techniques et financiers des activités dans les délais requis ; h. remplir l’outil d’auto-évaluation sur une base trimestrielle
2.1.2. Les Sous Bénéficiaires
9. Quatre (04) ONG/Associations interviennent en qualité de Sous Bénéficiaires dans la zone 3 avec comme cahier de charge de veiller à la disponibilité permanente des outils, des supports de collecte de données et de gestion des intrants auprès 1424 ASC des districts de la région sanitaire maritime. Elles assurent également le suivi rapproché de ces derniers, vérifient, collectent, et compilent les rapports avant leur transmission au district et à l’UONGTO, veillent à la fiabilité et la qualité des données rapportées, organisent les sensibilisations audio visuelles dans les communautés (Lomé commune y comprise) et assurent également l’approvisionnement des ASC en intrants.
2.1.3. Les Agents de Santé Communautaires (ASC)
10. Au nombre de 1424 ils sont chargés de réaliser les activités de prévention et de prise en charge des cas simples de paludisme et de référencement des cas graves et autres cas vers les centres de santé dans leur communauté de résidence. Ils enregistrent quotidiennement les données sur les supports de collecte, les reportent sur la fiche de synthèse qu’ils transmettent mensuellement à l’ONG pour compilation.
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2.1. Organisation du suivi et supervision
11. Afin de s’assurer de l’effectivité des activités de terrain par les SB et permettre le reporting des données de qualité, le processus de suivi se déroule en quatre étapes.
2.2.1. Les planifications
12. La planification occupe une place importante dans le suivi. A ce titre, l’équipe de projet de l’UONGTO élabore une planification trimestrielle déclinée en planification opérationnelle mensuelle. Cette planification est ensuite partagée avec le Bénéficiaire principal (BP).
13. Les ONG sont tenues de soumettre à l’UONGTO des planifications trimestrielles des animateurs et des chargés de suivi pour le suivi des ASC et pour la réalisation des sensibilisations audio visuelles dans les communautés. Ces planifications, notamment celles relatives au suivi des ASC, sont interdépendantes dans la mesure où le chargé de suivi de l’ONG fait sa planification sur la base de celle de l’animateur endogène, elle-même réalisée à partir des planifications des ASC. Une compilation est faite à partir d’un canevas conçu à cet effet. Cette compilation donne une vue panoramique de toutes les activités planifiées par l’ONG et permet de s’assurer que chaque ASC bénéficiera au cours du mois d’au moins une visite pour un appui rapproché de la part de l’ONG.
2.2.2. Les missions de suivi-supervision sur le terrain
14. Mensuellement l’équipe de projet, particulièrement le chargé de suivi de l’UONGTO effectue une mission de suivi supervision des ONG, ASC et Médias de sa zone. Celle-ci a pour but de s’assurer de la fiabilité et la qualité des données rapportées par les SB, de l’effectivité des activités des médias, de la qualité des rapports entre les différentes parties prenantes au niveau communautaire et de formuler au besoin des recommandations. L’assurance qualité des données des ASC se traduit par la vérification de la conformité, de l’exactitude, de la cohérence des données rapportées par les ONG. L’outil primaire servant à vérifier cette qualité demeure les cahiers registres des ASC.
15. Au besoin, des visites inopinées sont organisées auprès de plusieurs ASC pour une vérification plus approfondie. Elles reposent sur l’exploitation de certaines occasions rassemblant plusieurs ASC et permettent souvent de toucher le maximum d’entre eux dans la mesure où ceux-ci sont éloignés les uns des autres et les missions de routine sont pour la plus part du temps limitatives.
16. Toutes ces missions sont sanctionnées par l’élaboration de fiches techniques de mission et un rapport consolidé.
2.2.3. L’élaboration des outils.
17. Etant donné le caractère dynamique et formatif du suivi, l’équipe de projet élabore au besoin des outils à l’utilisation des ONG afin de faciliter le renseignement de certains indicateurs ou des outils de planification et de synthèse.
2.2.4. le contrôle qualité des données rapportées
18. Le système de contrôle et de l’assurance-qualité des données collectées est intégré au système de S&E. Ce système, en guise d’instructions et procédures, permet de garantir l’exactitude, l’exhaustivité et la cohérence de l’information collectée (Données primaires), et par conséquent la fiabilité et la validité du rapport qui sera produit. Il s’agit ici des procédures de vérification et de validation des données sur le terrain visant à garantir l’assurance-qualité des données.
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19. L’assurance qualité couvre toute activité concernant l’appréciation et l’amélioration des mérites et de la valeur d’une action. Elle peut être définie comme le respect de normes préétablies. Dans le cadre des activités des ASC, il s’agit spécifiquement du contrôle des données produites et transmises par les ASC et les ONG.
20. La vérification des données a pour but d’obtenir des données fiables par la détection des différentes erreurs en vue de leur correction. Plus précisément, les opérations de vérification visent les objectifs suivants :
assurer l’exactitude et la fiabilité des données ; assurer la cohérence des données primaires et des données synthétisées ; évaluer l’exhaustivité des données.
21. De façon pratique, il s’agit de la micro-vérification qui repose sur la vérification du remplissage des outils de collecte primaires (cahier de l’ASC). Elle consiste à corriger les données au niveau de l’enregistrement et vise à détecter les erreurs au niveau de l’enregistrement de données sur les outils de collecte primaire utilisés pour la réalisation des diverses activités (activités curatives, causeries et VAD, gestion de la consommation des intrants anti paludiques). Il y a également la macro vérification qui consiste en la vérification des rapports de synthèse tant auprès des ASC que des ONG dont le but de détecter les erreurs dans les données compilées.
2.2.5. Le mécanisme de validation interne des rapports
22. Afin de s’assurer de la quintessence du rapport avant sa transmission au Bénéficiaire principal (BP), ce dernier est soumis à différents niveaux de validation interne. Le circuit de validation du rapport narratif est matérialisé par le fluxuogramme suivant :
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Chargé de S&E R9
Circuit de transmission du rapport
Rétroaction ou feedback
Directeur Exécutif
Chef Projet R9
Responsable S&E de l’UONGTO
Plan Togo
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3. Résultats des activités réalisées
3.1. Activités réalisées par la coordination
3.1.1. Résiliation du contrat avec l’ONG EDV dans le Zio et le Yoto.
23. Les conclusions de la mission conjointe conduite par l’UONGTO et Plan Togo avaient confirmé les réserves soulevées par l’UONGTO. Le Conseil d’Administration après analyse de la gravité des fautes attribuées à l’UONGTO et leurs impacts négatifs sur la mise en œuvre du projet dans la zone et s’appuyant sur les antécédents a rompu le contrat avec EDV. Les zones couvertes antérieurement par la structure ont été confiées à RADS dans le Zio et VIES dans le Yoto.
3.1.2. mission de redynamisation des ONG de la zone 3 et de suivi de la mise en application de la décision du BS portant résiliation du contrat de l’ONG EDV
24. Conduite du 12 au 17 Mai 2014 par le Chef projet, cette mission a été initiée à la suite des faibles performances obtenues par les Sous Bénéficiaires pour le compte du T1 2014 et de la résiliation du contrat avec l’ONG EDV dans le Zio et le Yoto. Comme l’indique le titre, elle avait pour objectif de redynamiser les acteurs de mise en œuvre de la zone de l’UONGTO sur la nécessité d’œuvrer pour l’amélioration des indicateurs du projet et de s’assurer de l’effectivité de l’application de la décision de l’UONGTO relative à la concession des districts antérieurement gérés par l’ONG EDV aux ONG RADS et VIES. Au cours de la mission, le chef Projet a eu à (i) échanger avec les DPS sur les problèmes soulevés par les ONG par rapport à l’approvisionnement en intrants antipaludiques, (ii) discuter avec les premiers responsables des ONG, les Chargés de Suivi-Evaluation et les Animateurs Endogène sur le problème du bas niveau des indicateurs et (iii) échanger sur les dispositions pratiques mises en place par les ONG VIES et RADS pour assurer la gestion des districts qui leur sont concédés.
3.1.3. Rencontre d’échange entre l’UONGTO et les Sous Bénéficiaires
25. Dans le souci d’identifier les goulots qui entravent la mise en œuvre de la composante communautaire dans la zone 3, une rencontre a été organisée le 10 Juin dans les locaux de l’UONGTO avec les Sous Bénéficiaires. La rencontre a permis de présenter et analyser les performances en lien avec les objectifs, de discuter de la gestion des intrants, de répertorier les bonnes pratiques en vue de leur répercussion au niveau de tous les SB
3.1.4. L’organisation d’une mission de suivi des ONG, ASC et Médias de la zone 3.
26. elle s’est déroulée du 23 au 28 Juin 2014. elle avait pour objectif principal de (i) s’assurer de la fiabilité et de la qualité des données rapportées par les ONG de Avril à Mai 2014.
Spécifiquement l’équipe s’est attelée à :
Vérifier la fiabilité, l’exactitude et la cohérence des données rapportées par les ONGs; Vérifier auprès de certains ASC l’existence des données primaires ayant servi au reporting
des mois de Avril à Mai 2014; Faire le suivi de la tenue des différents outils de suivi (Masque de saisie, cahier rapport de
l’ONG, cahier de suivi du chargé de suivi et de l’Animateur endogène, listes de présence des ASC aux réunions et PV, liste actualisée des ASC) ;
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vérifier auprès des formations sanitaires la dotation des ASC en intrants et la tenue des outils de gestion et de sécurisation,
échanger avec les responsables des formations sanitaires sur les difficultés en lien avec l’approvisionnement et la gestion des intrants au niveau communautaire,
formuler au besoin des recommandations en vue de l’amélioration du suivi et de la qualité du reporting.
27. Les différents rapports élaborés à cet effet dressent une vue panoramique des résultats, constats et recommandations issus de ces missions.
3.1.5. Elaboration du plan opérationnel de mise en œuvre de la campagne nationale de distribution gratuite des MILDA
Dans le cadre de la campagne de distribution gratuite des MILDA au Togo en 2014, il a été demandé aux BS de proposer, sur la base du Plan d’action global, un plan d’action opérationnel résumant les actions que le BS pouvait contribuer à mettre en œuvre. L’exercice a permis à l’UONGTO de préparer et soumettre à Plan Togo son plan d’action pour cette activité ponctuelle.
3.2. Résultats programmatiques
3.2.1. Promptitude de la transmission des rapports par les ONG
Tableau 1
N° ONG Rapport attendu
Rapport reçu
Rapport reçu à temps
Taux Observations
1 AIDE 3 3 1 33,33
2 APEB AFAGNAN 3 3 1
33,33
3 APEB LACS 3 3 1 33,33
4 RADS/ZIO 3 3 0 -
5 RADS/GOLFE 3 3 1 33,33
6 VIES/VO 3 3 0 -
7 VIES/YOTO 3 3 0 -
TOTAL 21 21 4 19%
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3.2.2. Promptitude/complétude dans la transmission des rapports par les ASC
Tableau N°1 : Promptitude/complétude des rapports des ASC
Avril Mai Juin
1 AIDE 381 112 117 114 343 90%
2 APEb/Bas
Mono
312 98 101 101 300 96%
3 APEB/LACS 498 159 164 165 488 98%
4 EDV/YOTO 444 141 143 148 432 97%
5 EDV/ZIO 954 245 261 280 786 82%
6 RADS Golfe 849 241 252 271 764 90%
7 VIES/VO 834 274 273 277 824 99%
Total 4272 1270 1311 1356 3937 92%
Taux de
promptitudeObservationsN° ONG
Rapports
attendus
Rapports complets
transmis à tempsTotal
Rapports
transsmis
à temps
28. Les résultats du trimestre donnent 3 937 rapports sur les 4 272 soit un taux d’exhaustivité de 92%, ont pu être élaborés par les ASC, collectés et traités par les ONG. tous ces rapports ont été élaborés et transmis parles ASC dans les délais règlementaires soit 100% pour la promptitude et complétude.
3.2.3. Organisation des sensibilisations audio visuelles
29. .Les sensibilisations audio visuelles font partie des activités de soutien du projet visant à résoudre certaines insuffisances relevées après la mise en œuvre des séries 4 et 6. Les principales insuffisances concernent spécifiquement (i) la sous-utilisation des services de santé notamment la TPI 2 et la prise en charge correcte et précoce des cas de paludisme dans les communautés et (ii) la faible utilisation des MILDA. Les objectifs fixés à cet effet sont :
a. Augmenter le taux d’utilisation des MILDA par la population à 80% en 2010, et à 90% en 2014. La campagne de distribution gratuite des MILDA réalisée en 2012 dans le cadre de l’accès universel a sans doute amélioré la disponibilité des moustiquaires. Au niveau communautaire, le principal défi reste leur utilisation. Avec ce faible taux de réalisation des sensibilisations audio visuelles, l’objectif poursuivi risque d’être hypothéqué si des dispositions rapides et efficaces ne sont pas prises.
b. Accroître la protection des femmes enceintes par le TPI2 à 80% en 2010, et à 90% en 2014.
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30. 5 sensibilisations audio visuelles ont pu être menées au cours du trimestre et ont permis de
toucher 3 120 personnes
31. Les avances reçues dans ce cadre ont permis aux structures de démarrer l’activité. Seule
l’ONG RADS a pu organiser les sensibilisations en Juin. Les autres structures ont planifié
pour le T3.
Tableau N°2 : Réalisation des sensibilisations audio visuelles dans les communautés
Décaissement tardif des avances prévues pour la réalisation de l’activité Matériel de sonorisation de plus en plus obsolète surtout pour l’ONG RADS qui
couvre 6 Districts avec le seul matériel affecté depuis 2011
3.2.4. Activités curatives
32. Les activités menées par les ASC dans ce cadre est de contribuer à assurer la prise en charge correcte des cas de paludisme à 80% en 2010, et à 90% en 2014. Au niveau
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communautaire, il s’agit pour les ASC de réaliser (i) les consultations, (ii) le diagnostic parasitologique à travers des tests de diagnostic rapide (TDR), (iii) la prise en charge des cas simples de paludisme par l’administration des Combinaisons Thérapeutiques à base d’Artémisinine (CTA) et (iv) la référence des femmes enceintes et des cas graves vers les formations sanitaires. Les tableaux ci-dessous fournissent les données communautaires recueillies sur la période de avril à Juin 2014.
33. le tableau ci-dessus montre que le nombre de cas reçus pas les ASC a pratiquement doublé. Ce nombre est passé de 30 361 au Trimestre à 61 683 au trimestre 2. Il en est de même pour les cas suspects qui passent de 26 409 à 57 912 pour les mêmes périodes. le ratio cas reçus et cas suspects est de 94%
Graphique 1 : Représentation graphique des cas reçus en consultation et cas suspects
Graphique 2 : Répartition des cas reçus en consultation
.
Graphique 3 : Représentation graphique de la répartition des cas suspects de paludisme
Graphique 4 : Pourcentage des cas suspects de paludisme
Graphique 5 : Prise en charge des cas simples
Le taux de positivité reste toujours élevé. deux raisons fondamentales expliquent ce taux (i) la mise en œuvre par les ASC des consignes en lien avec l’identification formelle des signes de paludisme avant la réalisation des TDR et (ii) la stratégie avancée utilisée par les ASC pour non seulement atteindre le maximum de patients mais aussi et surtout pour éviter la péremption des intrants mis à leur disposition.
Ce taux confirme également la forte prévalence de la maladie au niveau communautaire.
Graphique 6 : Prise en charge du paludisme simpe
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Graphique 7 : Taux de morbidité
34. Tout comme le taux de positivité, le taux de morbidité a connu une hausse par rapport au trimestre 1 de 2014. Il est passé de 45% à 64% pour la même période.
.
Moins de 5 ans 5 ans et plus
attendu Réalisé % attendu Réalisé %
TDR 13959 13968 100% 30785 41173 134%
CTA 10325 9935 96% 16845 26983 160%
Ces résultats démontrent une nette amélioration mais cachent des disparités d’un district à un autre et d’un SB à un autre comme le présente le tableau 10
Contraintes majeures : Rupture fréquente des intrants Intrants mis en circulation avec des dates
de péremption imminentes Réticence de certains RFS à enlever les
intrants pour les ASC Consommation des intrants du niveau
communautaire par certains RFS
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3.2.5. ASC ayant connu rupture de CTA au cours du trimestre
Zone: 3 Trimestre: 2 Année 2014
DISTRICTS ONG NBRE D'ASC
ASC AYANT
CONNU
RUPTURE
ASC N'AYANT
PAS CONNU
DE RUPTURE
%
Bas Mono APEB 104 18 86 83%
AVE AIDE 127 5 122 96%
LACS APEB 166 6 160 96%
YOTO EDV 148 59 89 60%
ZIO EDV 318 137 181 57%
GOLFE RADS 283 28 255 90%
VO VIES 278 0 278 100%
1424 253 1171 82%TOTAL
Attendu: 1424
Résultats: 1171
% 82%
Contraintes :
Dotation irrégulière des ASC en intrants ; Réticence de certains responsables des FS
à enlever des intrants destinés pour le niveau communautaire
Intrants cédés aux ASC avec des dates de péremption proches
3.2.6. ASC ayant rapporté au cours du semestre
35. Au cours du semestre (Janvier à Juin 2014), 1 078 ASC sur les 1 424 ont produit régulièrement des rapports soit un taux de réalisation équivalent à 77%.
Tableau 4 : ASC ayant rapporté régulièrement au cours du semestre
Janvier Février MarsAvril Mai Juin
Total
1 AVE AIDE 127 15 10 5 9 2 3 44 83 65%
Bas Mono APEB 104 4 2 2 0 0 1 9 95 91%
2 LACS APEB 166 4 2 0 6 2 1 15 151 91%
3 YOTO VIES/YOTO 148 3 17 4 3 1 0 28 120 81%
4 ZIO RADS/ZIO 318 59 35 22 22 14 1 153 165 52%
5 GOLFE RADS 283 35 14 19 14 8 0 90 193 68%
VO VIES 278 0 1 0 3 3 0 7 271 97%
1424 120 81 52 57 30 6 346 1078 76%
%
ASC ayant
régulièrem
ent notifié
TOTAL
ASC devant
notifierNo District ONG
ASC n'ayant pas notifié au cours du semestre
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Attendu 1424
Réalisé 1078
% 76%
Contraintes majeures :
Fort taux de déperdition des ASC dans le Golfe Phase transitoire entre EDV et RADS dans le Zio Démotivation des ASC dans le Zio pour non remboursement des fonds perçus par EDV pour
l’acquisition des intrants Démotivation de certains ASC dans le Golfe pour non régularisation des fonds destinés au
paiement des collations détournés par l’ONG SAG
3.2.7. Suivi des agents de santé communautaires (ASC)
36. Pour faciliter la mise en œuvre des activités et un reporting de qualité, les ONGs ont la responsabilité d’assurer le suivi rapproché des Agents de Santé Communautaires (ASC) dans l’exécution des différentes activités qui leur sont confiées et l’appui dans le rapportage des données issues de ces activités. Aussi les ONG ont-elles comme obligation d’effectuer au moins 4272 visites aux ASC. Il est important de rappeler que selon les objectifs contractuels, chaque ASC bénéficie mensuellement d’au moins une visite de la part de l’ONG (animateur endogène, chargé de suivi). La synthèse des données recueillies donne 3 954 visites effectuées aux ASC par les ONG.
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Tableau 5 : ASC suivis par les ONG
Zone :3 Période T2_2014
Avril Mai Juin Total
1 AVE AIDE 127 121 120 121 362
2 Bas Mono APEB 104 98 101 101 300
3 LACS APEB 166 159 164 165 488
4 YOTO EDV 148 141 148 148 437
5 ZIO EDV 318 245 261 280 786
6 GOLFE RADS 283 265 252 271 788
7 VO VIES 278 268 260 265 793
1424 1297 1306 1351 3954
Nombre de visites de suivi des ASC
effectuées par les ONG
TOTAL
ObservationsNo DISTRICT ONGNbre d'ASC
couvert
Attendu 4186
Réalisé 3954
% 94%
Contraintes majeures :
Instabilité des ASC Non décaissement des avances pour le suivi des ASC Insuffisance des fonds alloués aux ONGs pour la réalisation de l’activité Faible motivation financière des Chargés de suivi et Animateurs endogènes par les
ONG Inadéquation des moyens de déplacement dont disposent les ONG pour le suivi des
ASC
Participation des ASC aux réunions des USP
37. Il s’agit des ASC qui ont participé aux réunions organisées mensuellement dans les formations sanitaires (FS). Les données fournies dans le tableau ci-dessous comportent exclusivement ceux qui ont produit des rapports et ont participé aux réunions. On note pour le compte de ce trimestre 3 289 ASC ayant participé aux réunions dans les formations sanitaires.
Tableau 6 : ASC ayant participé aux réunions des USP
3.2.8. Mobilisation/IEC
38. Pour soutenir les actions de lutte contre le paludisme et aussi œuvrer pour le changement de comportement, le Programme national de lutte contre le paludisme (PNLP) a retenu 04 thèmes sont visés par les actions de sensibilisation dans les communautés. Il s’agit de (i) la promotion de l’utilisation des MILDA, (ii) le Traitement Préventif Intermittent (TPI), (iii) la prise en charge des cas simples (TDR et coartem) et (iv) la promotion de
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l’hygiène et assainissement. Ces sensibilisations de proximité réalisées par les ASC sont appuyées par les visites à domicile au cours desquelles les ASC font des entretiens individuels, identifient les ménages disposant de MILDA et apportent leur appui aux ménages dans l’accrochage de ces moustiquaires au cas où cela n’est pas fait. Les tableaux suivants présentent les résultats des activités de communication de proximité réalisées par les ASC.
Tableau 6 : Synthèses des VAD
UONGTO
MOIS : Avril-Juin TRIMESTRE : T4_An 3 ANNEE : 2014
N° DS ONG
Vis
ites
à
Do
mic
ile
Mén
ages
visi
tés
MII
retr
ou
vées
MII
accr
och
ées
Mal
ades
visi
tés
MII
accrochées
avec appui
ASC
1 AVE AIDE 1203 2545 3517 3383 2290 34
2 Bas Mono APEB 936 1402 2879 2657 2009 233
3 LACS APEB 1215 1620 2918 2676 2480 156
4 YOTO EDV 1403 2418 3573 3245 2910 101
5 ZIO EDV 2002 5284 6766 6578 4125 144
6 GOLFE RADS 2951 9261 12047 9978 4184 167
7 VO VIES 3165 6620 11647 11252 4616 6
12875 29150 43347 39769 22614 841Total
VAD
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Tableau 7 : Synthèses des activités d’IEC
MOIS : Avril-Juin TRIMESTRE : T2_An 4 ANNEE : 2014
39. A la lecture des données fournies par les ASC, les causeries en lien avec la prise en charge des patients sont les plus faibles, conséquence directe de l’absence des intrants sur le terrain. En effet les ASC, dans l’incapacité d’assurer la PEC des cas simples dans leur communauté font face aux critiques de la population d’où la frustration. Les graphiques suivants illustrent la situation des causeries dans les communautés.
Graphique 6 : Représentation graphique de la réalisation des causeries dans les communautés
40. Les chiffres en lien avec les causeries réalisées sur l’utilisation correcte des MILDA et l’hygiène et l’assainissement sont les plus élevés tout comme les mois précédents.
41. On note également une amélioration des données sur la PEC. Celle-ci est sans doute liée à l’existence des intrants sur le terrain devrait.
42. Par contre le traitement préventif intermittent reste encore sous animé. Une collaboration entre les RFS et les ASC pour la recherche des perdues de vue doublée d’une maitrise des problèmes relatif à cette thématique de chaque localité contribueront à renforcer l’indicateur relatif à la demande par les communautés du TPI2.
Graphique 7 : Personnes touchées par les causeries
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Tableau 8 : Résumé du niveau d’atteinte des indicateurs contractuels
N° de
RéfServices Indicateurs Prévu Réalisé
Taux de
réalisation
1.4
Information,
education and
communication
(IEC) and behavior
change
communication
(BCC)
Number of TV and radio spots
and emissions broadcasted on
malaria
360 ND #VALEUR!
1.5BCC - community
outreach
Nombre de personnes touchées
par les sensibilisations audio
visuelles dans les communautés
3 300 3 120 95%
3.3 Diagnostic
Nombre et pourcentage des
enfants de moins de 5 ans qui se
sont présentés à un ASC et qui
ont subi un TDR
13 959 13 968 100,1%
3.4 Diagnosis
Nombre et pourcentage des
personnes agés de 5 ans et plus
qui se sont présentés à un ASC
et qui ont subi un TDR
30 785 41 173 134%
3.7
Home based
management of
malaria
Nombre et pourcentage des
enfants de moins de 5 ans
présentatnt un paludisme simple
et traité suivant les directives
nationales
10 325 9 935 96%
3.8
Home based
management of
malaria
Nombre et pourcentage des des
personnes agés de 5 ans et plus
présentant un paludisme simple
et traité suivant les directives
nationales
16 845 26 983 160%
3.9
HSS: Procurement
and supply chain
management
Nombre et pourcentge des ASC
n'ayant pas connu de rupture de
CTA pendant plus d'une semaine
au cours du trimestre
1 424 1 171 82%
4,1
CSS: Monitoring
and documentation
of community and
government
interventions
Nombre et pourcentage des ASC
qui ont élaboré et transmis à
temps des rapports complets
1 396 30 2%
4,2
CSS: Monitoring
and documentation
of community and
government
interventions
Nombre et pourcentage des
visites effectuées par les ONG
auprès des ASC
4 186 3 954 94%
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3.3. Anlyse des interventions
43. L’analyse de la mise en œuvre des activités de la sous subvention au cours du trimestre relève des forces et des faiblesses sur les plans organisationnel, communicationnel et programmatique.
4.1. Forces
Au niveau de l’UONGTO
Les principales forces identifiées sont : dispositif organisationnel du BS fonctionnel (Ressources humaines,
organigramme) appui de qualité de la Direction exécutive ; communication permanente entre les acteurs impliqués directement dans la mise en
œuvre de la sous subvention (BP, BS et SB) ; organisation de mission de suivi formative auprès des SB ; Reporting périodique régulier des SB ; Existence du matériel roulant, informatique et bureautique pour le fonctionnement
du BS.
Au niveau des ONG/Associations
dotation des ASC en intrants anti paludiques pour la prise en charge des cas simples de paludisme ;
dotation des ONG en Matériel de sonorisation ; mise en place d’un mécanisme efficace de suivi rapproché des ASC ; bonne collaboration avec le District ; organisation des stratégies avancées.
4.2. Faiblesses
Tout comme les forces, les faiblesses identifiées se situent à plusieurs niveaux.
Au niveau de l’UONGTO
retard/non décaissement des ressources financières par le Bénéficiaire Principal ; matériel informatique défectueux ; personnel sur le projet non formé sur des aspects spécifiques de la gestion
programmatique et financière du projet.
Au niveau des SB et des ASC
insuffisance des ressources allouées pour le suivi des ASC ; absence d’un mécanisme de motivation du personnel sur le projet entrainant
l’instabilité de ce dernier ; faible maitrise par certains chargés de suivi du contrôle de l’assurance qualité des
données ; retard dans la transmission des rapports par les SB au BS ; non respect des délais de transmission des planifications de suivi des activités de
suivi par les SB ; vétusté du matériel informatique des ONG/Associations ; inadéquation des moyens de déplacement dont disposent les ONG pour le suivi ; mauvaise qualité de la plupart des vélos des ASC ;
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détérioration du matériel de sonorisation affecté aux ONG pour la réalisation des sensibilisations audio visuelles dans les communautés ;
non disponibilité des ampoules de rechange pour les torches des ASC sur le marché;
dotation en intrants dont les dates de péremption sont échues ou proches, consommation des intrants du niveau communautaire par certains responsables des
FS ; refus de certains RFS de procéder à l’enlèvement des intrants du ASC ; faible implication des responsables des FS dans la préparation et l’animation des
réunions avec les ASC ; refus par certains ICP de signer les listes de présence des ASC sans motivation ; faible maîtrise par certains ASC des directives nationales de PEC du paludisme
simple au niveau communautaire et de leurs rôles et responsabilités dû au renouvellement des ASC ;
déperdition élevée des ASC surtout dans le Golfe et le Zio.
4. Difficultés rencontrées par UONGTO et les SB et approches de solution
Le tableau suivant présente une vue synoptique des principales difficultés, leur répercussion sur la mise en œuvre et les approches de solution en vue de leur mitigation.
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Tableau 9 ; Difficultés rencontrées et approches de solution
Difficultés Risques /Répercussions sur le projet Approches de solution/Recommandations
Responsable de MEO
Niveau SB et ASC
1. Faibles capacités/instabilité des ressources humaines impliquées dans le suivi
Faible qualité de l’appui apporté aux ASC dans l’exécution de leurs activités.
Faible qualité des données rapportées
Faible capitalisation des acquis des différentes subventions
Elaborer et mettre en œuvre un plan de renforcement des capacités des chargés de suivi en suivi et en contrôle qualité des données,
Prévoir un mécanisme de rémunération du personnel intervenant directement sur le projet
Plan Togo
2. Vétusté du matériel informatique des ONG/Associations
Doter les ONG de matériel informatique performant dans la mesure où les logiciels de compilation des données à ce jour utilisés par les ONG sont des documents lourds et nécessitent du matériel adéquat.
Plan Togo
3. Inadéquation des moyens de déplacement dont disposent les ONG pour le suivi
Faible qualité des données rapportées. Doter les ONG Associations de matériel roulant adapté (DT ou AG)
Plan Togo
4. Vétusté du matériel affecté aux ASC (Caisses, vélos, torches, sacs…)
Vélos inadaptés pour certaines zones sablonneuses de la Région Maritime,
Absence d’ampoules de
Difficultés de réalisation des activités par les ASC.
Faire l’état des lieux et procéder si possible au renouvellement dudit
matériel
UONGTO
Plan Togo
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Difficultés Risques /Répercussions sur le projet Approches de solution/Recommandations
Responsable de MEO
rechange pour les torches achetées …
5. Détérioration du matériel affecté aux ONG pour les sensibilisations audio visuelles dans les communautés
Pannes répétées et retard au cours de la réalisation des activités
6. Insuffisance des frais alloués aux ONG pour le suivi des ASC.
Difficultés pour les ONG/Associations de réaliser les activités de suivi rapproché des ASC avec comme risque principal la faible qualité des données rapportées ainsi que leur exhaustivité
Plaidoyer pour la mise en œuvre de la politique des IBC.
Entrer en négociation avec le Fonds mondial pour la revue à la hausse des frais alloués aux ONG/Associations pour le suivi des ASC
Plan Togo
7. Faible implication des responsables des FS dans la préparation et l’animation des réunions avec les ASC
Certains aspects techniques notamment en lien avec la prise en charge des cas simples de paludisme, les signes de danger et autres ne font pas l’objet de discussion au cours des rencontres
Absence de collaboration avec les ONG et ASC pour la recherche des perdues de vue pour le TPI 2 et 3
Renforcer la collaboration entre les ONG/Associations, les ASC et les ICP par l’implication active des Responsables de District. Des échanges pourront être menés au niveau central pour une notification écrite invitant les ICP à une collaboration de qualité
Plan Togo
Ministère de la santé
8. Refus par certains ICP de signer les listes de présence des ASC sans motivation
Risque de frustration auprès des ASC dont les listes de présence ont été invalidées pour absence de signature des ICP.
9. rupture fréquente des intrants ou dotation des intrants anti paludiques presque périmés
Faibles performances pour les indicateurs en lien avec le diagnostic et le traitement
Inefficacité des interventions mise en œuvre pour la réduction de la mortalité et la morbidité liées au paludisme surtout au niveau communautaire
Renforcer la coordination et la collaboration avec les différents acteurs pour la mise en place d’un mécanisme robuste d’approvisionnement du niveau communautaire en intrant
Plan Togo
Ministère de la santé
CAMEG
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Difficultés Risques /Répercussions sur le projet Approches de solution/Recommandations
Responsable de MEO
10. Faible communication sur les objectifs du projet et ceux des protocoles signés avec le BS au niveau des SB
Faible implication/engagement des 1ers responsables des Structures et ASC dans l’atteinte des indicateurs contractuels
Organiser des rencontres à l’interne et avec les ASC pour discuter des performances et repartir aux acteurs (Animateurs endogènes et ASC) les résultats attendus de chacun d’eux
Sous Bénéficiaires
11. Non remplissage des cahiers d’expression des besoins et de réception des intrants par les ASC et Animateurs endogènes
Faibles traçabilité des intrants mis à la disposition des ASC par les RFS
Appuyer la mise à jour des cahiers d’expression des besoins et de réception des intrants
Faire le suivi de la mise à jour de cahiers d’expression des besoins et de réception des intrants
SB (Animateurs endogènes)
UONGTO
12. Rétention ou consommation des intrants destinés aux ASC par certains RFS
Rupture au niveau communautaire Plaidoyer pour le respect par les RFS des dotations arrêtées depuis le niveau central
Plan Togo
13. L’absence de tableau de gestion des intrants dans les cahiers des ASC malgré les recommandations des missions antérieures et le partage des outils élaborés à cet effet
Risque de mal utilisation des intrants par les ASC et de la traçabilité au niveau communautaire
Faible qualité des données de consommation des intrants rapportées par les ASC
Tracer dans les cahiers de tous les ASC le tableau de gestion des intrants conformément au modèle du manuel de l’ASC
Faire le suivi de l’utilisation de tous les outils de gestion des intrants prévus
Sous Bénéficiaires
UONGTO
14. Réticence des RFS à enlever les intrants destinés aux ASC pour absence de carburant destiné à couvrir cette activité (surtout quand la dotation des ASC n’est pas servie en même temps que celle des FS)
Rupture des intrants auprès des ASC
Mise en service des intrants presque périmés
Forte quantité d’intrants périmés chez les ASC
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Difficultés Risques /Répercussions sur le projet Approches de solution/Recommandations
Responsable de MEO
Niveau UONGTO
15. Absence d’outils de contrôle qualité des données de lutte contre le paludisme issues du niveau communautaire
Risque d’incohérence des données sur la chaine des valeurs (ASC, SB, BS et BP)
Développer et mettre en place un outil de contrôle qualité à l’instar du DQA ou DQS à exploiter trimestriellement. (y compris la formation des acteurs à l’utilisation de cet outil)
16. Insuffisance de ressources humaines allouées à l’UONGTO notamment pour le suivi évaluation
Difficulté de réaliser le traitement et l’analyse des données et la transmission des rapports dans les délais contractuels (UONGTO dispose seulement de 5 jours pour traiter et analyser les données des ONG avant leur transmission à Plan Togo
Pourvoir un Assistant au Chargé de suivi évaluation
17. Faible maitrise par les ONG du mécanisme de suivi des ASC
Travail approximatif des ONG sur le terrain en lien avec leur cahier de charge, certaines se limitant juste à la simple collecte et compilation des rapports des ASC
Elaborer et diffuser un manuel de suivi des ASC à l’intention des ONG impliquées dans le suivi des ASC
Organiser des sessions de renforcement des capacités des chargés de suivi des ONG. (Planification, contrôle qualité des données)
Organiser des sessions de recyclage des ASC
18. Non maitrise par les ONG et ASC du contour des différents thèmes à développer lors des causeries (notamment les cibles et les sous thèmes)
Faible impact sur le changement de comportement des groupes cibles en vue de l’utilisation adéquate des services de prévention et de prise en charge du paludisme au niveau communautaire.
Organiser une session de formation/recyclage des ONG sur les différentes thématiques et les messages clés à véhiculer.
Elaborer un document opératoire des activités de soutien (Sensibilisation
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Difficultés Risques /Répercussions sur le projet Approches de solution/Recommandations
Responsable de MEO
de masse, causeries, VAD...)
19. Retard dans la transmission des rapports par les ONG
Retard dans l’élaboration et la transmission des rapports par l’UONGTO
insuffisance du temps matériel pour l’analyse de la cohérence des données du masque
Intégrer dans le calcul de la performance des ONG la promptitude de la transmission des rapports au niveau hiérarchique
20. Fort taux de déperdition des ASC dans le Golfe et le Zio
Baisse de la performance sur toute la chaine
Faire l’état des lieux et procéder au renouvellement des ASC démissionnaires
Elaborer ou mettre à jour la carte sanitaire mettant en exergue le positionnement des ASC
Procéder au redéploiement des ASC (certains sont déjà rattrapés par la ville surtout dans le Golfe.
DPS et SB
Districts SB
Ministère de la santé (DSC)
.
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5. Leçons apprises
44. Sur la base de la mise en œuvre des activités et les difficultés relevées, les leçons suivantes sont retenues :
La rencontre avec les premiers responsables couplée de la dotation des ASC en intrants antipaludiques a contribué à relever significativement les indicateurs de PEC du paludisme au niveau communautaire. Toute fois il faut faire remarquer que la dotation des ASC en intrants dont les dates de péremption sont proches ne contribuent pas tracer les besoins en intrants pour la quantification. Toutefois, il reste encore beaucoup d’effort à déployer à déployer pour maintenir la dynamique. Les indicateurs de diagnostic et de traitement se sont nettement améliorés au point d’atteindre 300% dans certains districts comme les Lacs, le Bas mono et le Vo.
Les graphiques suivants présentent la situation globale et stratifiée des résultats de traitement et de diagnostic.
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Tableau 10 : Niveau d’atteinte des cibles mensuelles par les SB C
Graphique 7 : Evolution croisée de TDR et traitement aux CTA au cours du trimestre
Graphique 8 : Niveau d’atteinte des indicateurs désagrégé
Niveau attendu
Niveau attendu
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Graphique 9 : Niveau de réalisation mensuelle Diagnostic et traitement
Le nouvel outil de synthèse mis à la disposition des SB et du BS permet de générer des données de qualité et réduit la marge d’erreur. Néanmoins, pour optimiser son utilisation par les acteurs, il est impératif de former ces derniers. Les missions d’appui du Gestionnaire des bases de données de l’UGP sont certes salutaires mais une formation formelle permettrait de mieux outiller les utilisateurs et réduire les délais de saisies et de traitement des données.
La décision du BP de financer partiellement les sensibilisations audio visuelles et le suivi des ASC avait contribué à améliorer les indicateurs en lien avec ces activités, notamment la réalisation des sensibilisations dans les communautés le trimestre précédent. Mais cette disposition n’a pu être respectée le présent trimestre et du coup a impacté négativement l’atteinte des indicateurs y relatifs. La lourdeur dans la validation des est en partie due au nombre important de sensibilisations réalisées et aussi à la stratégie. Il serait important de repenser cette stratégie et aussi éviter une accumulation.
La faible communication autour du projet crée des incompréhensions au sein de certains partenaires de mise en œuvre notamment les responsables des formations sanitaires qui réclament aux ONG des motivations pour appuyer les ASC ou signer les listes de présence de ceux en fin de mois dans les USP.
Conclusion
45. La PEC du paludisme au niveau communautaire est un défi pour tous les acteurs de développement tant le gouvernement, les PTF et les Organisations de la Société Civile (OSC). La mise en œuvre du projet ‘Renforcement des services de prévention et de prise en charge du paludisme pour un accès universel au Togo » est une opportunité pour réduire l’impact de cette maladie sur la population en générale et celle communautaire en particulier. Ainsi les difficultés relevées dans le présent rapport ainsi que les recommandations formulées à cet effet doivent-elles être prises en compte et traitées avec diligence pour l’atteinte des objectifs de la proposition.
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46. En outre, la dotation des ASC en intrants antipaludiques constitue un fondement solide pour produire un effet de levier dans la lutte efficace contre le paludisme au niveau communautaire. Aussi devra-t-on prendre toutes les dispositions pour assurer la pérennisation de la disponibilité des intrants si l’on veut maintenir la tendance.
47. L’UONGTO remercie tous les partenaires pour leur implication active dans lutte contre le paludisme. la lutte contre le paludisme constitue un investissement dans l’avenir.
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ANNEXES :
ANNEXE 1 : DETAILS ASC N’AYANT PAS RAPPORTE AU COURS DU SEMESTRE