RANCANG BANGUN VISUALISASI INFORMASI DATA-DATA AKADEMIK DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM DASHBOARD DI STIKOM SURABAYA Reny Citra Nurani 1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Komputer & Teknik Komputer Surabaya, email : [email protected]Abstract : “Organizations need to monitoring and continuous measurement of performance to ensure achievement for the intended purpose. All this to get some information about the academic performance of someone who was on manager level and above still have to analyze the information obtained, query it self or still have to ask them first to the academic administration (BAAK) This can slow down the decision making process. Designed a system of academic dashboard. The process of making the dashboard system is started from a user needs analysis, parameter identification and indicators to determine which information is important information and has critical value. From the analysis of user needs to know the appropriate type of information visualization then made academic dashboard system. Making this academic dashboard system can help managers or higher in the academic section in STIKOM Surabaya in monitoring the academic performance. Academic data displayed on one full computer monitor and contains information critical value. Academic information is a combination of text and graphics, but more focused on graphics, and contain key performance indicators that make the user can know the performance of academic data that exist today in good condition, normal or bad coondition.” Keywords: Information Visualization, Dasboard, Key Performance Indicator. Sistem Informasi Akademik yang ada di STIKOM Surabaya, menghasilkan kumpulan data-data akademik yang berisikan tentang data diri mahasiswa, dosen, aktifitas perkuliahan sampai rekap hasil studi yang dimiliki oleh setiap mahasiswa. Supaya memiliki nilai tambah, data-data akademik tersebut perlu diorganisir dan dirubah menjadi suatu informasi. Karena suatu informasi yang baik dalam suatu organisasi dapat membantu dalam pengambilan keputusan serta memonitor atau memantau performa dari suatu organisasi. Suatu informasi haruslah uptodate, karena pengolahan data seharusnya tidak berhenti ketika informasi telah dikumpulkan dan diinputkan kedalam suatu sistem komputer. Saat perubahan data yang ada tidak ditempatkan pada sistem maka seiring berjalannya waktu data juga akan menjadi usang. Suatu informasi akan menjadi bernilai bagi seorang manajer atau pembuat keputusan apabila, informasi tersebut mudah diakses supaya mendapatkan bentuk informasi yang dibutukan pada waktu yang tepat. Organisasi perlu melakukan monitoring dan pengukuran secara terus- menerus terhadap kinerjanya untuk memastikan ketercapaian tujuan yang telah ditetapkan. Orang-orang yang berada di level manajer, seperti Ketua, Wakil Ketua 1 dan Kaprodi memilliki tanggung jawab untuk
16
Embed
RANCANG BANGUN VISUALISASI INFORMASI …ppta.stikom.edu/upload/upload/file/09410100257MAKALAH.pdfperformance of someone who was on manager level and above still have to analyze the
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
RANCANG BANGUN VISUALISASI INFORMASI DATA-DATA
AKADEMIK DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM DASHBOARD
DI STIKOM SURABAYA Reny Citra Nurani 1)
S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Komputer & Teknik Komputer Surabaya,
Abstract : “Organizations need to monitoring and continuous measurement of performance to ensure achievement for the intended purpose. All this to get some information about the academic performance of someone who was on manager level and above still have to analyze the information obtained, query it self or still have to ask them first to the academic administration (BAAK) This can slow down the decision making process. Designed a system of academic dashboard. The process of making the dashboard system is started from a user needs analysis, parameter identification and indicators to determine which information is important information and has critical value. From the analysis of user needs to know the appropriate type of information visualization then made academic dashboard system. Making this academic dashboard system can help managers or higher in the academic section in STIKOM Surabaya in monitoring the academic performance. Academic data displayed on one full computer monitor and contains information critical value. Academic information is a combination of text and graphics, but more focused on graphics, and contain key performance indicators that make the user can know the performance of academic data that exist today in good condition, normal or bad coondition.” Keywords: Information Visualization, Dasboard, Key Performance Indicator. Sistem Informasi Akademik yang
ada di STIKOM Surabaya, menghasilkan
kumpulan data-data akademik yang berisikan
tentang data diri mahasiswa, dosen, aktifitas
perkuliahan sampai rekap hasil studi yang
dimiliki oleh setiap mahasiswa. Supaya
memiliki nilai tambah, data-data akademik
tersebut perlu diorganisir dan dirubah menjadi
suatu informasi. Karena suatu informasi yang
baik dalam suatu organisasi dapat membantu
dalam pengambilan keputusan serta
memonitor atau memantau performa dari
suatu organisasi.
Suatu informasi haruslah uptodate,
karena pengolahan data seharusnya tidak
berhenti ketika informasi telah dikumpulkan
dan diinputkan kedalam suatu sistem
komputer. Saat perubahan data yang ada tidak
ditempatkan pada sistem maka seiring
berjalannya waktu data juga akan menjadi
usang. Suatu informasi akan menjadi bernilai
bagi seorang manajer atau pembuat keputusan
apabila, informasi tersebut mudah diakses
supaya mendapatkan bentuk informasi yang
dibutukan pada waktu yang tepat.
Organisasi perlu melakukan
monitoring dan pengukuran secara terus-
menerus terhadap kinerjanya untuk
memastikan ketercapaian tujuan yang telah
ditetapkan. Orang-orang yang berada di level
manajer, seperti Ketua, Wakil Ketua 1 dan
Kaprodi memilliki tanggung jawab untuk
memonitor performa dan kualitas akademik
dari perguruan tinggi yang dipimpin. Selama
ini untuk mendapatkan beberapa informasi
mengenai performa akademik seseorang yang
berada di level manajer keatas masih harus
melakukan analisa terhadap informasi yang
didapat, query sendiri atau masih harus
memintanya terlebih dahulu ke bagian
administrasi akademik (BAAK). Hal tersebut
dapat memperlambat dalam proses
pengambilan keputusan karena orang-orang
yang berada di level manajer keatas tidak
dapat memonitor performa dan kualitas
akademik setiap saat.
Pembuatan sistem dashboard
akademik ini dapat membantu Ketua, Wakil
Ketua 1 dan Kaprodi di STIKOM Surabaya
dalam memantau atau memonitor performa
akademik pada perguruan tinggi tersebut.
Data-data akademik ditampilkan pada satu
monitor komputer penuh, dan berisi informasi
yang bersifat kritis. Informasi-informasi
akademik merupakan kombinasi dari teks dan
grafik, tetapi lebih ditekankan pada grafik,
dan mengandung key performa indicator yang
membuat user dapat mengetahui kondisi dari
data-data akademik yang ada saat ini dalam
keadaan bagus, normal atau buruk.
LANDASAN TEORI
Pengertian Dashboard
Dashboard adalah sebuah tampilan visual dari
informasi terpenting yang dibutuhkan untuk
mencapai satu atau lebih tujuan, digabungkan
dan diatur pada sebuah layar, menjadi
informasi yang dibutuhkan dan dapat dilihat
secara sekilas. Tampilan visual disini
mengandung pengertian bahwa penyajian
informasi harus dirancang sebaik mungkin,
sehingga mata manusia dapat menangkap
informasi secara cepat dan otak manusia
dapat memahami maknanya secara benar.
Dashboard itu sebuah tampilan pada satu
monitor komputer penuh, yang berisi
informasi yang bersifat kritis, agar kita dapat
melihatnya dengan segera, sehingga dengan
melihat dashboard itu saja, kita dapat
mengetahui hal-hal yang perlu diketahui.
Biasanya kombinasi dari teks dan grafik,
tetapi lebih ditekankan pada grafik. (Few,
2006)
Tujuan Penggunaan Dashboard
Tujuan dalam penggunaan dashboard
menurut Eckerson (Hariyanti, 2008), yaitu :
a. Mengkomunikasikan Strategi :
Mengkomunikasikan strategi dan tujuan
yang dibuat oleh eksekutif, kepada semua
pihak yang berkepentingan, sesuai dengan
peran dan levelnya dalam organisasi.
b. Memonitor dan Menyesuaikan
Pelaksanaan Strategi :
Memonitor pelaksanaan dari rencana dan
strategi yang telah dibuat. Memungkinkan
eksekutif untuk mengidentifikasi
permasalahan kritis dan membuat strategi
untuk mengatasinya.
c. Menyampaikan Wawasan dan Informasi ke
semua pihak :
Menyajikan informasi menggunakan
grafik, simbol, bagan dan warna yang
memudahkan pengguna dalam memahami
dan mempersepsi informasi secara benar.
Karakteristik Dashboard
Beberapa karakteristik dashboard menurut
Malik (Hariyanti, 2008), yaitu:
a. Synergetic
Ergonomis dan memiliki tampilan visual
yang mudah dipahami oleh pengguna.
Dashboard mensinergikan informasi dari
berbagai aspek yang berbeda dalam satu
layar.
b. Monitor
Menampilkan KPI yang diperlukan dalam
pembuatan keputusan dalam domain
tertentu, sesuai dengan tujuan
pembangunan dashboard tersebut.
c. Accurate
Informasi yang disajikan harus akurat,
dengan tujuan untuk mendapatkan
kepercayaan dari penggunanya.
d. Responsive
Merespon threshold yang telah
didefinisikan, dengan memberikan alert
(seperti bunyi alarm, blinker, email) untuk
mendapatkan perhatian pengguna terhadap
hal-hal yang kritis.
e. Timely
Menampilkan informasi terkini yang
diperlukan untuk pengambilan keputusan.
f. Interactive
Pengguna dapat melakukan drill down dan
mendapatkan informasi lebih detail,
analisis sebab akibat dan sebagainya.
g. More Data History
Melihat tren sejarah KPI contohnya
perbandingan jumlah mahasiswa baru
periode saat ini dengan beberapa tahun
yang lalu, untuk mengetahui apakah
kondisi sekarang lebih baik atau tidak.
h. Personallized
Penyajian informasi spesifik untuk setiap
jenis pengguna sesuai domain tanggung
jawab, hak akses, dan batasan akses data.
i. Analytical
Fasilitas untuk melakukan analisis, seperti
analisis sebab akibat.
j. Collaborative
Fasilitas pertukaran catatan (laporan) antar
pengguna mengenai hasil pengamatan
dashboardnya masing-masing yaitu sarana
komunikasi dalam melakukan fungsi
manajemen dan kontrol.
k. Trackability
Memungkinkan setiap pengguna untuk
mengkustomisasi nilai yang akan dilacaknya.
Jenis Dashboard
Dashboard bisa dikelompokkan sesuai
dengan level manajemen yang didukungnya
menurut Eckerson dan Few (Hariyanti, 2008),
yaitu:
a. Strategic Dashboard
1. Mendukung manajemen level strategis.
2. Informasi untuk membuat keputusan
bisnis, memprediksi peluang, dan
memberikan arahan pencapaian tujuan
strategis.
3. Fokus pada pengukuran kinerja high-
level dan pencapaian tujuan strategis
organisasi.
4. Mengadopsi konsep Balance Score
Card.
5. Informasi yang disajikan tidak terlalu
detail.
6. Konten informasi tidak terlalu banyak
dan disajikan secara ringkas.
7. Informasi disajikan dengan mekanisme
yang sederhana. melalui tampilan yang
“unidirectional”.
8. Tidak didesain untuk berinteraksi,
dalam melakukan analisis yang lebih
detail.
9. Tidak memerlukan data realtime.
b. Tactical Dashboard
1. Mendukung manajemen level taktikal
2. Memberikan informasi yang
diperlukan oleh analis untuk
mengetahui penyebab suatu kejadian.
3. Fokus pada proses analisis untuk
menemukan penyebab dari suatu
kondisi atau kejadian tertentu.
4. Dengan fungsi drill-down dan
navigasi yang baik.
5. Memiliki konten informasi yang lebih
banyak(analisis perbandingan,
pola/tren, evaluasi kinerja)
6. Menggunakan media penyajian yang
“cerdas”, yang memungkinkan
pengguna melakukan analisis terhadap
data yang kompleks
7. Didesain untuk berinteraksi dengan
data.
8. Tidak memerlukan data realtime
c. Operational Dashboard
1. Mendukung manajemen level
operasional.
2. Memberikan informasi mengenai
aktifitas yang sedang terjadi, beserta
perubahannya secara realtime untuk
memberikan kewaspadaan terhadap
hal-hal yang perlu direspon secara
cepat.
3. Fokus pada monitoring aktifitas dan
kejadian yang berubah secara konstan.
4. Informasi disajikan spesifik, tingkat
kedetailan yang cukup dalam.
5. Media penyajian yang sederhana.
6. Alert disajikan dengan cara yang
mudah dipahami, dan mampu menarik
perhatian pengguna.
7. Bersifat dinamis, sehingga
memerlukan data real-time.
8. Didesain untuk berinteraksi dengan
data, untuk mendapatkan informasi yg
lebih detail, maupun informasi pada
level yang lebih atas (higher-level
data).
Kesalahan Umum Pembuatan Dashboard
Beberapa hal dibawah ini merupakan 13
kesalahan umum pada pembuatan dashboard
(Few, 2006):
1. Melebihi batas pada satu layar monitor
komputer. Hal ini mengacu pada
tampilan dashboard.
2. Menyediakan data yang tidak memadai:
misal dashboard tentang penerimaan
mahasiswa baru, seharusnya dashboard
yang ada tidak hanya berisi jumlah
mahasiswa baru pada tahun itu saja,
melainkan berisi informasi jumlah
mahasiswa baru tahun lalu.
3. Menampilkan detil atau presisi yang
berlebihan: dashboard hampir selalu
memerlukan informasi tingkat tinggi
untuk mampu mendukung penggunanya
untuk peninjauan cepat. Jadi dengan detil
yang berlebihan, hanya akan
memperlambat penangkapan si pengguna
tanpa menambah keuntungan pengguna.
Contoh: $3.8M akan lebih baik
dibanding $3.848.352,93
4. Memilih ukuran kurang tepat: misalnya,
bila seorang pengguna dashboard hanya
memerlukan persentase tingkat
penjualan, maka sebaiknya hanya
disajikan dalam bentuk persentase ( -9%
akan lebih baik dibanding -$8.066)
5. Memilih media tampilan yang tidak tepat:
maksudnya adalah salah memilih media
(bar, pie, circle, atau radar)
6. Menyajikan variasi berbeda yang sia-sia:
misalnya, menyajikan chart penjualan
pada beberapa daerah dengan
menggunakan pie, radar, dan bar pada
dashboard yang sama.
7. Menggunakan media tampil yang
desainnya payah.
8. Menampilkan kuantitas data secara tidak
akurat: contoh sebuah grafik batang yang
dimulai angka $500.000 bukan $0
9. Mengatur tampilan data dengan payah.
Dashboard pada dasarnya menampilkan
informasi yang banyak dengan tampilan
seminimalis mungkin. Jadi, bila data
yang ada tidak diatur sedemikian rupa,
akan semakin membingungkan
penggunanya.
10. Menyoroti data penting secara tidak
efektif atau tidak sama sekali. Dashboard
yang baik adalah menonjolkan data yang
lebih penting dibanding yang lain.
Sehingga pengguna langsung melihatnya.
11. Mengacaukan tampilan dengan dekorasi
yang tak perlu. Sebaiknya tampilan
dashboard tidak terlalu “wah”
tampillannya, hal ini akan menyebabkan
mata penggunanya mudah lelah di
kemudian hari.
12. Salah atau berlebihan menggunakan
warna. Sebaiknya menggunakanwarna
yang tepat. Dan tidak serampangan dalam
menggunakan warna.
13. Mendesain tampilan yang tidak atraktif.
Misalnya tidak ada comboboxnya.
Key Performance Indikator
Key Performance Indicator
(Hariyanti, 2008) adalah indikator yang
merepresentasikan kinerja dari proses yang
dilaksanakan. Key Performance Indicator
merupakan sekumpulan ukuran mengenai
aspek kinerja yang paling kritis, yang
menentukan kesuksesan organisasi pada masa
sekarang dan masa yang akan datang. Key
Performance Indicator digunakan
memprediksi peluang kesuksesan atau
kegagalan dari proses-proses yang
dilaksanakan organisasi, sehingga KPI dapat
digunakan sebagai alat untuk meningkatkan
kinerja organisasi secara dramatis. Contoh
dari penjelasan diatas adalah penentuan
parameter nilai dalam trend penerimaan
mahasiswa baru membuat user dapat dengan
mudah mengetahui kondisi penerimaan
mahasiswa baru apakah sedang bagus atau
tidak.
Grafik
Ada beberapa tipe grafik atau
diagram yang dapat digunakan untuk
menampilkan gambaran informasi supaya
lebih jelas, antara lain:
1. Diagram garis
Diagram garis digunakan untuk
menunjukan perubahan nilai dari sederetan
data relatif terhadap waktu, karena diagram
garis biasanya digunakan untuk
menunjukkan suatau kecenderungan atau
trend.
2. Diagram batang
Diagram batang digunakan untuk
menyajikan nilai relatif terhadap data yang
lain. Misal, eksekutif ingin melihat grafik
pendaftar per-tahun dan per-gelombang.
3. Diagram roti (pie)
Diagram pie biasanya digunakan untuk
menggambarkan besarnya prosentase data.
Misalkan menggambarkan besarnya
prosentase alasan mahasiswa keluar.
(Santosa, 1994)
Grafik dapat digunakan untuk
menunjukkan keterhubungan antar data,
seperti perbandingan nominal, time-series,
deviasi, korelasi, dan sebagainya . Ada
berbagai macam bentuk grafik yang dapat
dipilih untuk menggambarkan setiap jenis
keterhubungan data, seperti yang terdapat
pada tabel 1. Namun demikian, grafik kurang
bisa menampilkan angka dengan format yang
presisi.
Tabel 1 Keterhubungan Data dan Jenis Grafik yang Sesuai (Sumber: Hariyanti, 2008)
Pendekatan Pembangunan Dashboard
Secara umum, ada dua pendekatan
yang digunakan dalam pembangunan
perangkat lunak, khususnya dashboard, yaitu
data centric dan user centric. Kedua
pendekatan memiliki perbedaan mendasar.
Pendekatan data-centric menekankan pada
aktifitas pembuatan model dan struktur data,
yang digunakan sebagai dasar dalam
membangun kode program dan desain antar
muka. Sedangkan pendekatan user-centric
menekankan pada pembangunan antar muka
melalui perancangan prototype, dengan fokus
pada kebutuhan dan selera pengguna
(Hariyanti, 2008). Beberapa perbedaan antara
pendekatan data-centric dengan user-centric,
dapat dilihat pada tabel 2
Dashboard merupakan alat yang
mengandalkan antar muka visual dalam
menyajikan informasi di dalamnya. Antar
muka yang sesuai dengan kebutuhan dan
selera pengguna merupakan kunci
keberhasilan dashboard. Informasi yang
disajikan pada dashboard harus dapat
dipahami secara cepat dan dipersepsi dengan
benar oleh penggunanya. Pendekatan user-
centric yang memfokuskan pada perancangan
antar muka sesuai dengan kebutuhan dan
selera pengguna, merupakan pendekatan yang
paling tepat untuk pembangunan dashboard
dibandingkan dengan pendekatan data-
centric.
Tabel 2 Perbedaan Pendekatan Data-Centric
dan User-Centric (Sumber : Hariyanti, 2008).
Gambaran Umum Sistem
Proses pembuatan sistem dashboard
ini dimulai dari analisa kebutuhan user,
beserta indentifikasi parameter indikator
untuk mengetahui mana informasi yang
merupakan informasi penting dan mempunya
nilai kritikal. Dari analisa kebutuhan user
tersebut dapat diketahui jenis visualisasi
informasi yang sesuai, sebagai landasan
dalam pembuatan desain awal / prototype.
Prototype yang telah dibuat direview bersama
dengan pengguna untuk mengumpulkan
umpan balik. Umpan balik digunakan untuk
membuat penyesuaian yang diperlukan. Dari
hasil review dilakukan indentifikasi sumber
data, dimana sumber data dari sistem
dashboard ini didapat dari sistem akademik
yang ada di STIKOM Surabaya. Setelah
semua sumber data didapat serta analisa
kebutuhan user beserta identifikasi selesai,
maka dibuatlah sistem dashboard akademik
yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan
user dan dapat membantu user dalam
memonitor performa dan kualitas akademik
dari perguruan tinggi yang dipimpin.
Analisa Kebutuhan User
Dalam perancangan sistem
menggunakan pendekatan user centric,
prosesnya dimulai dari identifikasi informasi
mengenai kebutuhan pengguna, seperti
informasi apa yang perlu disajikan, kepada
siapa informasi disampaikan dan seberapa
detail informasi terserbut perlu disampaikan.
Kebutuhan yang dimaksud adalah kebutuhan
dari sisi akademik yang meliputi proses
memantau atau monitoring performa
akademik. Tabel 3 dibawah ini merupakan
analisa kebutuhan user yang sekaligus
menjadi rancangan output yang akan dibuat
dalam sistem ini.
No User Kebutuhan 1. Ketua,
Wakil Ketua 1
a. Maintenance nilai parameter indikator
b. View perbandingan : Calon Mahasiswa, Lulus Seleksi dan Daftar Ulang
c. View jumlah mahasiswa
registrasi Persemester, Perprodi, Perangkatan
d. View jumlah mahasiswa tidak registrasi Persemester, Perprodi, Perangkatan
e. View jumlah mahasiswa aktif Persemester, Perprodi, Perangkatan
f. View jumlah mahasiswa cuti Persemester, Perprodi, Perangkatan
g. View jumlah mahasiswa keluar Persemester, Perprodi, Perangkatan
h. View jumlah perbandingan alasan mahasiswa keluar yaitu : Alasan Pribadi, UMPT, DO Tahap Persiapan, 2x Tidak Registrasi, Meninggal dan Batas Studi.
i. View jumlah mahasiswa TA Persemester, Perprodi, Perangkatan
j. View jumlah perbandingan progress TA, meliputi : mengambil KRS TA, dan telah menempuh proposal TA.
k. View jumlah mahasiswa terdaftar Persemester, Perprodi, Perangkatan
l. View jumlah presensi mahasiswa dalam perkuliahan regular Persemester, Perprodi
m. View jumlah presensi mahasiswa dalam praktikum Persemester, Perprodi, Perangkatan
n. View jumlah kehadiran dosen dalam perkuliahan Persemester, Perprodi
o. View ketepatan penyerahan soal dan nilai setiap prodi dalam UTS dan UAS
p. View jumlah kelulusan mahasiswa dalam matakuliah Persemester, Perprodi
q. View jumlah kelulusan mahasiswa dalam praktikum Persemester, Perprodi