QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH CHUNG QUY TRÌNH KẾ TOÁN VÀ …media.bizwebmedia.net/sites/56051/upload/documents/...kiem_soat_n… · Số thuê bao ĐTDĐ là một ID đối với

QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH CHUNG

QUY TRÌNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Mục lục:

A. Quy định tài chính chung của Công ty B. Quy trình kế toán và kiểm soát nội bộ Công ty C. Quy chế tổ chức và điều hành phòng kế toán tài chính D. Quy trình lưu chuyển chứng từ

HÀ NỘI – NGÀY … THÁNG … NĂM 20…

A. QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH CHUNG

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Dự trù kế hoạch ngân sách :

o Định kỳ hàng năm (vào cuối qúy 4 năm trước) các trưởng phòng, ban lên kế hoạch ngân sách (bao gồm kế hoạch doanh thu và chi phí) của phòng, ban mình gửi về pḥng TC-KT để tổng hợp, cân đối và lên kế hoạch ngân sách của toàn công ty.

o Trên cơ sở đó, Tổng Giám đốc tŕnh bày kế hoạch ngân sách trong năm trước Hội Đồng Quản Trị trong cuộc họp cuối cùng của năm trước.

o Căn cứ kế hoạch đă được duyệt, Kế toán trưởng lên kế hoạch chi tiết phần kinh phí hoạt động cho năm tới và thông qua Tổng Giám đốc rồi gởi về cho các phòng, ban. Các phòng, ban căn cứ trên bảng kế hoạch chung lên dự trù kinh phí hàng tháng và gởi về cho Pḥng TCKT trước ngày 30 hàng tháng.

o Pḥng TCKT tổng hợp lại kinh phí toàn công ty gởi các thành viên liên quan tham khảo chậm nhất vào ngày 10 của đầu tháng kế tiếp.

o Các Phó Tổng Giám đốc được ủy quyền có toàn quyền sử dụng ngân sách đă được duyệt trong phạm vi bộ phận ḿnh phụ trách nhằm tạo tính chủ động cao hơn cho cho các cấp trong giải quyết công việc.

o Riêng khi thực hiện ngân sách cho đầu tư th phải báo cáo và được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc để đảm bảo tính thống nhất của kế hạch đầu tư tổng thể.

2. Hạn mức chi phí:

2.1. Hạn mức sử dụng điện thoại:

2.1.1. Hạn mức sử dụng điện thoại di động:

Công ty thanh toán chi phí điện thoại di động theo các hạn mức sau:

• Tổng Giám đốc : 2.000.000 đ/tháng • Phó Tổng giám đốc : 1.500.000 đ/tháng • Giám đốc sản xuất, trưởng các pḥng ban : 400.000 đ/tháng • Lái xe : 150.000 đ/tháng • Các trường hợp khác do Tổng Giám Đốc quyết định.

Số thuê bao ĐTDĐ là một ID đối với mỗi chức danh, và ID sẽ được giữ ổn định cho từng vị trí tương ứng với chức danh đó.

Trong trường hợp sử dụng vượt hạn mức, người sử dụng phải làm giải tŕnh cho cấp có thẩm quyền duyệt. Nếu do công việc phát sinh, cấp thẩm quyền đồng ư duyệt chi.

Pḥng TCKT sẽ hạch toán vào chi phí của pḥng ban đó. Nếu bất hợp lư, không có cấp thẩm quyền duyệt, cá nhân đó phải hoàn lại phần sử dụng vượt định mức.

Khi chuyển công tác, hạn mức sẽ điều chỉnh phù hợp vị trí mới. Trong trường hợp tạm nghỉ trong thời gian quá 1 tháng theo quy định của Luật Lao động (nghỉ sanh, nghỉ

ốm.) hoặc theo sự chấp thuận của công ty th hạn mức điện thoại di động tạm thời ngừng áp dụng.

2.1.2. Hạn mức sử dụng điện thoại bàn:

Nhằm sử dụng tài sản được công ty trang bị một cách tiết kiệm và hiệu qủa nhất, các pḥng ban cần nêu cao ư thức tự giác, hạn chế sử dụng điện thoại bàn vào việc riêng, một số trường hợp công ty sẽ khoá hướng gọi di động hoặc liên tỉnh.

2.2. Hạn mức công tác phí:

2.2.1. Một số qui định :

Công tác phí là một khoản chi phí trả cho nhân viên công ty được cử đi công tác trong và ngoài nước để trả tiền vé tàu ,xe cho bản thân và cước hành lư, tài liệu mang theo để làm việc (nếu có), chi phí cho nhân viên trong những ngày đi đường và ở nơi đến làm việc.

o Công tác phí sẽ được trả trên cơ sở chi phí hợp lư với các hóa đơn thanh toán không vượt quá mức quy định cho từng cấp bậc.

o Ngoài phụ cấp căn bản và tiền ăn (được quy định dưới đây), các hóa đơn không hợp lệ hay các khoản chi không có chứng từ đều không được chấp nhận, ngoại trừ các khoản chi đă được duyệt trước khi thực hiện.

o Đối với Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc: chi phí ăn uống để tiếp khách xem như chi phí marketing không nằm trong chi phí công tác.

o Phụ cấp cơ bản chỉ được tính khi đi công tác có nghỉ qua đêm tại nơi công tác. trường hợp công tác trong ngày sẽ không được tính phụ cấp cơ bản.

o Nếu các chi phí thực tế hợp lư với các hóa đơn hợp lệ vượt quá số tiền được qui định cho từng chức vụ, ảnh hưởng bởi các yếu tố liên quan khác như: điều kiện sống, giá cả của từng vùng sẽ được Tổng Giám đốc xem xét cho từng trường hợp.

o Trước khi đi công tác ngoài phạm vi làm việc (TP Hà Nội), cá nhân được cử đi công tác cần điền vào phiếu Lệnh Công tác và được xác nhận của người phụ trách trực tiếp. Trường hợp các thành viên Ban Tổng Giám đốc đi công tác sẽ do thư kư hoặc trợ lư Ban Giám đốc lập.

o Lệnh Công tác do pḥng hành chính nhân sự in ấn, quản lư và giao cho từng bộ phận sử dụng. Lệnh Công tác là cơ sở để Pḥng TCKT chi tạm ứng công tác hoặc thanh toán công tác phí theo mức được qui định trong qui định này.

2.2.2.Nội dung công tác phí:

Công tác phí bao gồm những nội dung sau:

o Tiền vé máy bay, vé tàu, xe, đi và về từ cơ quan đến nơi công tác. o Phụ cấp công tác phí, tiền ăn, tiền thuê chỗ ở tại nơi đến công tác o Tiền khoán công tác phí hàng tháng do yêu cầu phải đi công tác thường

xuyên nhưng không đủ điều kiện thanh toán theo ngày

Các khoản chi công tác phí nói trên được thanh toán theo qui định cụ thể sau đây:

1. Công tác phí trong nước :

a. Thanh toán tiền vé máy bay, vé tàu, xe:

Nhân viên đi công tác bằng các phương tiện giao thông nhà nước, hợp doanh, tư nhân, nếu có đủ vé máy bay, vé tàu xe hợp pháp th được thanh toán theo giá cước qui định. Tiền tàu xe được thanh toán bao gồm tiền mua vé máy bay, vé tàu, xe, cước qua phà, đ ngang, lệ phí sân bay, phí cầu đường và cước hành lư (nếu có).

Nếu nhân viên tự túc phương tiện đi công tác th được thanh toán tiền tàu xe theo gía cước vận tải ô tô hành khách hiện hành tại địa phương cho số km thực đi.

b. Phụ cấp công tác phí:

o Phụ cấp cơ bản:

Phụ cấp cơ bản nhằm hỗ trợ nhân viên khi đi công tác có thêm tiền để trả đủ mức ăn bnh thường hàng ngày và thuê chỗ nghỉ lại tại nơi đến công tác. Mức phụ cấp qui định như sau :

o Phụ cấp cơ bản:

+ Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : 300.000 VNĐ/ ngày

+ Giám đốc sản xuât, trưởng pḥng : 50.000 VND/ ngày

+ Nhân viên, công nhân : 20.000 VND/ ngày

c. Chi phí lưu trú, khách sạn:

+ Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : 350.000 VNĐ/ ngày

+ Giám đốc sản xuât, trưởng pḥng : 250.000 VND/ ngày

+ Nhân viên, công nhân : 150.000 VND/ ngày

d. Phụ cấp công tác khác:

o Phụ cấp công tác khác (xăng xe công tác) chỉ áp dụng cho những nhân viên thường xuyên phải đi lại công tác bằng phương tiện cá nhân nhưng không đủ điều kiện thanh toán theo ngày, mức phụ cấp dược áp dụng như sau:

+ Thường xuyên công tác trên 20 ngày/tháng : 100.000 VND/tháng

+ Thường xuyên công tác từ 10 đến dưới 20 ngày : 50.000 VND/ tháng

+ Thường xuyên công tác từ 5 đến dưới 10 ngày : 20.000 VND/ tháng

+ Công tác dưới 05 ngày không tính phụ cấp.

o Mức phụ cấp được chi theo bảng chấm công ngày công tác thực tế của pḥng HCNS và chi vào kỳ thanh toán tiền lương cuối tháng.

o Các pḥng, ban, bộ phận có nhân viên được hưởng chế độ phụ cấp này phải lập danh sách tŕnh Tổng giám đốc kư duyệt làm cơ sở cho việc thanh toán. khi có sự thay đổi nhân sự cần phải điều chỉnh hoặc do yêu cầu, nhiệm vụ cần bố trí công tác khác, các bộ phận phải lập lại danh sách để điều chỉnh kịp thời.

2. Công tác phí nước ngoài:

Cán bộ công nhân viên được cử đi công tác, học tập ở nước ngoài được hưởng các khoản sau đây :

o Chi phí chuyên chở khứ hồi, kể cả hành lư và tài liệu. o Chi phí ăn uống tối đa được duyệt cho từng ngày, yêu cầu đảm bảo chứng

từ hợp là:

+ Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : 150 USD

+ Các nhân viên khác : 50 USD

o Chi phí lưu trú khách sạn (ngày):

+ Ban Tổng Giám Đốc, HĐQT : 100 USD

+ Các nhân viên khác : 50 USD

o Phụ cấp cơ bản:

+ Ban Giám đốc, HĐQT:

• 50 USD/chuyến công tác dưới 3 ngày, • 70 USD/chuyến công tác từ 4-7 ngày, • 100 USD/chuyến công tác từ 8 ngày trở lên.

+ Các nhân viên khác:

• 30 USD/chuyến công tác dưới 3 ngày, • 50 USD/chuyến công tác từ 4-7 ngày, • 70 USD/chuyến công tác từ 8 ngày trở lên

o Chi phí đi lại, lệ phí sân bay được thanh toán khi xuất tŕnh chứng từ đầy đủ.

o Các chi phí công tác phải được dự trù và ghi rơ từng loại trong phiếu đề nghị tạm ứng và được cấp có thẩm quyền duyệt trước khi cá nhân đó đi công tác hoặc trước khi thực hiện tác vụ.

2.2.3.Qui định sử dụng phương tiện công tác:

Cự ly dưới 50 km :

• Phương tiện sử dụng là các phương tiện cá nhân hoặc phương tiện vận tải công cộng khác trừ phần qui định tại điểm b dưới đây.

• Các nhân viên từ cấp trưởng pḥng trở lên khi đi giao dịch và thủ qũi khi đi rút tiền tại Ngân hàng được phép sử dụng ô tô nếu cần thiết.

Cự ly trên 50 km :

Tùy trường hợp và tính chất công việc, công ty sẽ bố trí phương tiện công tác, phương tiện vận tải công cộng hoặc thuê xe ô tô trên cơ sở đề nghị của các bộ phận cho phù hợp.

2.3. Chi phí khác:

o Chi phí tiếp khách, giao tế, quà biếu sẽ do cấp có thẩm quyền duyệt tùy theo tính chất công việc.

II. THẨM QUYỀN DUYỆT

Tổng Giám đốc có thẩm quyền duyệt chi cao nhất trong toàn Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. Tổng Giám đốc quy định ủy quyền cho các Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc bộ phận, Trưởng pḥng ban trong từng lĩnh vực cụ thể và cho các trường hợp đặc biệt khác.

o Kế toán trưởng là người được Tổng Giám đốc ủy quyền để xem xét toàn bộ hoạt động thu chi tài chính. Trong một số trường hợp, Kế toán trưởng có thể xin ư kiến Tổng Giám đốc trước khi kư duyệt chứng từ.

o Các Giám đốc bộ phận, Trưởng pḥng ban được quyền duyệt chi nội dung cho các khoản chi phí nằm trong kế hoạch đă được Ban Tổng Giám Đốc duyệt. Kế toán trưởng được quyền duyệt chi nội dung cho các khoản chi trên khi Tổng Giám đốc đi vắng và phải báo cáo cho Tổng giám đốc để được xác nhận lại trên chứng từ đă duyệt, ngoại trừ trường hợp Kế toán trưởng đă được ủy quyền bằng văn bản của Tổng giám đốc về quyền duyệt chi.

o Trường hợp các pḥng ban hoán chuyển mục đích sử dụng chi phí phải được sự đồng ư của Tổng giám đốc.

o Các Giám đốc bộ phận, Trưởng pḥng ban phải giải tŕnh nội dung các khoản chi khi có yêu cầu và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Tổng giám đốc cho toàn bộ chi phí hoạt động của pḥng ban ḿnh.

o Ban Tổng giám đốc có thẩm quyền duyệt chi các loại chi bất thường, đặc biệt.

o Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng về tính hợp pháp, hợp lư của các loại chứng từ trước khi thanh toán. Đối với các chứng từ không hợp lệ, Kế toán trưởng có toàn quyền từ chối chi, mặc dù chứng từ đă được cấp có thẩm quyền duyệt chi. Các trường hợp đặc biệt khác do Tổng Giám đốc duyệt chi.

III. THỦ TỤC CHỨNG TỪ, NỘI DUNG THANH TOÁN

o Các pḥng ban khi lập chứng từ thanh toán với Pḥng TCKT phải ghi rơ loại chi phí để theo dơi. Riêng đối với các khoản chi thực hiện dự án, công tŕnh

(chi phí vật tư,hàng hóa, dịch vụ thuê ngoài, chi phí nhân công, ca máy thi công, các chi phí vật chất khác... cần phải được chi tiết theo từng hạng mục công tŕnh nhằm dễ dàng đối chiếu, kiểm tra trong khâu thanh toán cũng như đẩy nhanh tiến tŕnh thực hiện công việc.

o Pḥng TCKT có trách nhiệm giám sát từng loại chi phí cụ thể của các pḥng ban trong toàn Công ty, đối chiếu báo cáo định kỳ. Các pḥng ban phải tự theo dơi khoản chi cụ thể của pḥng ban ḿnh và đối chiếu với Pḥng TCKT khi thực cần thiết.

- Hóa đơn thanh toán phải có đủ các yếu tố : tên đơn vị bán, địa chỉ, con dấu,mă số thuế của đơn vị bán; tên công ty mua (Cty Cổ Phần Nước Và Môi Trường), địa chỉ, mă số thuế người mua (0302490128).

- Hoá đơn thanh toán có dấu hiệu tẩy xoá, sửa chữa… bất cứ hnh thức va noi dung nào đều được coi là không hợp lệ.

o Chứng từ hóa đơn có giá trị từ 100.000 VNĐ trở lên yêu cầu phải có hóa đơn đỏ (Bộ Tài chính) hay hóa đơn đặc thù của đơn vị bán. Trong trường hợp không thể có hóa đơn đỏ th sử dụng hóa đơn bán lẻ có đóng dấu của đơn vị với giá trị thanh toán không quá 100.000 VNĐ.

o Các chứng từ có giá trị thấp phải đảm bảo tính hợp lư. o Đối với các khoản tạm ứng, phải giải tŕnh chậm nhất vào ngày cuối của

mỗi tháng. Trong trường hợp công việc cn đang thực hiện không thể giải tŕnh, cá nhân tạm ứng phải lập phiếu đề xuất tŕnh Tổng giám đốc duyệt và gửi về cho Pḥng TCKT trước ngày cuối của mỗi tháng.

o Để tạm ứng các khoản tiếp theo, phải thanh toán dứt điểm (đối với những công việc đă hoàn thành) các khoản đă tạm ứng trước đó hoặc phải giải tŕnh chi tiết (đối với công việc cn đang dở dang), nếu không pḥng TC-KT sẽ từ chối thực hiện, ngoại trừ có ư kiến chỉ đạo khác từ Tổng Giám Đốc.

o Nội dung thanh toán phải tuân thủ các Qui định quản lư tài chính của công ty có hiệu lực hiện hành( con hieu luc thi hanh). Các trường hợp đặc biệt khác do Ban Giám đốc quyết định.

IV. CÁC BIỂU MẪU SỬ DỤNG

1. Mẫu 01 : "Phiếu đề nghị tạm ứng"

Được sử dụng khi các bộ phận hay cá nhân cần ứng trước tiền cho hoạt động liên quan trực tiếp đến công ty, đi công tác bên ngoài (phục vụ cho dự án), hoặc khi cần đề xuất sử dụng chi phí trong giao tiếp, quà biếu. Tổng Giám đốc hay người có thẩm quyền phải kư duyệt trước khi tạm ứng. Mẫu này cn được áp dụng trong trường hợp các cá nhân có nhu cầu tạm ứng sử dụng mục đích riêng.

2. Mẫu 02 : "Phiếu đề nghị thanh toán" or “Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng”

Giải trình, liệt kê tất cả các khoản chi có liên quan (đính kèm chứng từ) để Phòng TCKT giải chi nợ tạm ứng hoặc thanh toán những khoản chi tiêu. Được sử dụng để giải trình các khoản chi đã có tạm ứng trước hoặc không tạm ứng trước. Giải trình này chỉ được thanh toán khi có chữ kí duyệt cuối cùng của Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền.

3. Mẫu 03 : "Phiếu đề xuất"

Dùng để đề xuất một số công việc khác bằng tiền, không nằm trong các mẫu nêu trên (tạm ứng, thanh toán).

4. Mẫu 04 : "Kế hoạch ngân sách"

Dùng để lập kế hoạch ngân sách, kinh phí hoạt động của các pḥng, ban. Riêng ngân sách cho đầu tư không nằm trong kế hoạch ngân sách này mà sẽ được báo cáo để được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc nhằm đảm bảo tính thống nhất của kế hạch đầu tư tổng thể.

5. Mẫu 05 : "Lệnh công tác"

Dùng để xác nhận thời thời gian và địa điểm công tác của CBNV, làm cơ sở cho Pḥng TCKT thanh toán chế độ công tác phí và các khoản chi phí khác. Ghi chú : Riêng mẫu 02 phải ghi rơ loại chi cho từng hóa đơn. Qui định này có hiệu lực kể từ ngày __ / __ /2011 , cho đến khi có thay đổi khác bằng văn bản. Băi bỏ những văn bản ban hành trước đây.

TỔNG GIÁM ĐỐC Đã ký

QUYẾT ĐỊNH (V/v : Ban hành quy trình Kế toán & Kiểm toán nội bộ Công ty)

• Căn cứ điều lệ Công ty • Căn cứ luật kế toán • Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm của Tổng Giám đốc Công ty; • Căn cứ vào quy mô và tình hình thực tế hoạt động kinh doanh của Công ty;

Tổng Giám đốc Công ty Quyết định

Điều 1: Ban hành quy trình kế toán & kiểm toán nội bộ Công ty bao gồm các phần sau:

• Quy trình kế toán; • Quy trình kiểm toán nội bộ

Điều 2: Các nội dung cụ thể của quy trình:

B. QUY TRÌNH KẾ TOÁN

1/. Thực hiện quy chế thu chi:

Bộ phận kế toán cần quy định rõ quy chế thu chi, bao gồm trình tự thực hiện và các chứng từ có liên quan.

QUY CHẾ THU CHI

a/. Lập chứng từ kế toán:

Để việc thu chi được tiến hành nhanh chóng, người thực hiện nghiệp vụ này cần tiến hành lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh hoặc đã hoàn thành. Mọi số liệu ghi chép vào sổ kế toán phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp.

Ví dụ: Người thực hiện thu chi trực tiếp hoặc thu hộ, chi hộ cần lập giấy đề nghị kèm các chứng từ chứng minh có liên quan đến việc thu chi.

Chứng từ kế toán cần ghi đủ các yếu tố sau:

1. Tên gọi của chứng từ (Thu, chi, hoá đơn,…)

2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ

3. Số liệu chứng từ

4. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ

5. Nội dung chứng từ phát sinh

6. Ghi rõ số lượng và giá trị (bằng số, bằng chữ)

7. Chữ ký của người lập và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung chứng từ

Chứng từ kế toán cần lập đủ các liên tùy theo yêu cầu lưu giữ của cá nhân và công ty để đối chiếu khi cần thiết.

Chứng từ kế toán (bao gồm chứng từ gốc và chứng từ tự lập) đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị.

b/. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán:

Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị đề nghị hoặc được giám đốc đơn vị ban hành thành nội quy công ty.

Bao gồm các bước:

- Lập chứng từ kế toán và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ.

- Kiểm tra chứng từ kế toán

- Ghi sổ kế toán

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Hiện nay, theo trình tự được sử dụng tại công ty có thể chia thành các bước như sau:

Bước 1: Lập chứng từ kế toán thu

Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán

Kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm chính về việc kiểm tra chứng từ kế toán gồm: 1. Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các nội dung ghi chép trên chứng từ

2. Tính hợp lệ, hợp pháp của nội dung công việc phát sinh

3. Tính chính xác của số liệu, dữ kiện ghi trên nội dung chứng từ

4. Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập chứng từ. Kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế

Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện nội dung phát sinh vi phạm nội quy quy định của công ty, vi phạm chính sách chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của nhà nước thì kế toán thanh toán được quyền từ chối không thực hiện, đồng thời báo ngay kế toán trưởng và giám đốc biết để kịp thời xử lý công việc.

Đối với các chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung hoặc số liệu không rõ ràng, kế toán thanh toán phải trả lại và hướng dẫn người lập chứng từ bổ sung thủ tục, sửa đổi, điều chỉnh cho chính xác.

Sau khi trình ký duyệt chứng từ, kế toán thanh toán vào sổ kế toán thu chi hoặc sổ cái (nếu kế toán tổng hợp kiêm nhiệm) và chuyển giao cho thủ quỹ tiến hành thu chi.

Theo quy định hiện hành, các chứng từ thu chi phải bao gồm các chữ ký:

- Phiếu thu: tối thiểu 4 chữ ký: người lập chứng từ, kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng (hoặc Tổng Giám đốc)

- Phiếu chi: gồm đủ 5 chữ ký: người lập chứng từ, kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng, Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền.

Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán thanh toán và thủ quỹ phải đối chiếu số liệu thu chi quỹ, kiểm tra lượng tiền tồn quỹ và ký xác nhận số liệu quỹ.

Bước 3: Nghiệp vụ quỹ tiền mặt

Khi nhận chứng từ do kế toán thanh toán chuyển giao, thủ quỹ cần phải:

* Kiểm tra đầy đủ chữ ký theo quy định

* Nếu phát hiện có sai sót về nội dung ghi chép hay số liệu ghi trên chứng từ chưa rõ ràng có thể đề nghị kế toán thanh toán bổ sung các chi tiết có liên quan hoặc xác nhận lại số Iiệu chính xác của kế toán trưởng hoặc Tổng Giám đốc.

Thủ quỹ được quyền từ chối thu chi nếu chưa đủ các chữ ký theo quy định hoặc nội dung số liệu ghi chép chưa rõ ràng.

- Thủ quỹ không chịu trách nhiệm về nội dung hợp lệ, hợp pháp của chứng từ hoặc nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ phải đối chiếu với kế toán thanh toán về lượng thu chi đã phát sinh, xác định tồn quỹ… dưới sự giám sát của kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp (nếu được kế toán trưởng uỷ nhiệm thay mặt)

- Thủ quỹ được giữ một liên chứng từ thu chi để chứng minh nghiệp vụ quỹ. Trường hợp nhằm đơn giản hoá thủ tục, khi chuyển giao phải có ký nhận của kế toán tổng hợp và thủ quỹ hết trách nhiệm khi chuyển giao.

Bước 4: Kế toán tổng hợp

- Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tổng hợp kiểm tra chứng từ theo sổ quỹ. Nếu đúng, phải ký xác nhận chứng từ thủ quỹ mới được nhận chứng từ. Xác nhận cần ghi rõ: số lượng chứng từ thu, số lượng chứng từ chi được chuyển giao trong kỳ

- Sau khi nhận chứng từ, kế toán tổng hợp đề xuất với kế toán trưởng về việc định khoản các nghiệp vụ, tiến hành vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan.

- Hàng tháng, tổ chức đóng bộ chứng từ lưu trong tháng. Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm chính về việc lưu giữ chứng từ.

- Tham gia cùng kế toán trưởng về việc lập cân đối kế toán và phân tích tình hình hoạt động công ty.

- Phối hợp với kế toán báo thuế để chuẩn bị chứng từ hợp lệ, hợp pháp báo thuế. Khi giao nhận chứng từ cho kế toán khai thuế phải tuân thủ nguyên tắc ký giao nhận, ghi rõ vào sổ kế toán số lượng chứng từ giao nhận.

Bước 5: Kế toán thuế

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết, vào tình hình số liệu thực tế đã thực hiện hợp đồng và vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ được kế toán tổng hợp bàn giao:

- Kế toán thuế lập cân đối khai thuế của hợp đồng, đề xuất cho kế toán trưởng phương án bổ sung các chứng từ hợp pháp, hợp lệ.

- Phối hợp với các bộ phận thực hiện hợp đồng để tìm biện pháp thu được các hoá đơn chứng minh thực tế nghiệp vụ phát sinh với tỷ lệ cao nhất.

- Lập và gửi các báo cáo thuế theo quy định cho cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan. - Lập sổ sách và chịu trách nhiệm chính về việc lưu trữ các chứng từ chứng minh số liệu hợp đồng đã thực hiện với các cơ quan có liên quan.

- Cùng với kế toán trưởng liên hệ làm việc với các cơ quan chức năng, bảo vệ, chứng minh các số liệu hợp đồng đã kê khai.

Bước 6: Kế toán vật tư - tiền lương:

* Kế toán vật tư tiền lương:

Đối với các công ty có lượng luân chuyển vật tư và khối lượng tiền lương lớn, cần có vai trò của kế toán vật tư tiền lương để hỗ trợ cho kế toán trưởng và kế toán thanh toán giải quyết việc thanh toán được chính xác.

- Tổ chức kiểm tra, theo dõi số lượng lao động, mức lương, thể thức thanh toán lương. Bảo đảm tính chính xác và hợp lý trong việc trả lương lao động.

- Đề xuất các biện pháp tối ưu về BHXH, bảo hộ lao động, BHYT đối với lao động toàn công ty.

- Kế toán lao động tiền lương vật tư phải là người am hiểu về chính sách sử dụng lao động, am hiểu về nghiệp vụ xuất nhập và bảo quản vật tư.

- Là người chịu trách nhiệm theo dõi và ký xác nhận các số liệu liên quan đến vật tư, lao động tiền lương, giúp kế toán thanh toán và kế toán trưởng thanh toán được chính xác. Trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ, kế toán trưởng được bố trí kiêm nhiệm phần hành hoặc các phần hành được bố trí phụ giúp KT tổng hợp và KT thuế hoàn chỉnh hệ thống sổ sách.

2/. Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên phòng KTTC:

2.1/ Kế toán thanh toán:

- Tổ chức, hướng dẫn việc lập và kiểm tra chứng từ được lập để thanh toán

- Phối hợp với kế toán vật tư- tiền lương, thủ quỹ, quản lý nhà hàng, chi đúng theo quy trình thống nhất của công ty.

- Phối hợp với thủ quỹ nhằm đảm bảo tính chính xác của quỹ tiền mặt, bao gồm: phát sinh và tồn quỹ. Thường xuyên kiểm tra tồn quỹ cùng thủ quỹ.

- Chịu trách nhiệm vào sổ kế toán thu chi đầy đủ và thường xuyên đối chiếu cùng số quỹ tiền mặt - Trình ký cho kế toán trưởng và ban giám đốc, luân chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đúng phần hành.

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc thu chi, đảm bảo không chi vượt, thu thiếu.

2.2/. Thủ quỹ:

- Kiểm tra đầy đủ chữ ký và nội dung ghi chép chứng từ theo quy định trước khi thanh toán.

- Sau khi thanh toán phải đảm bảo chữ ký của người giao dịch

- Hàng ngày, phải đối chiếu với kế toán thanh toán về các phát sinh thu chi trong ngày, xác định tồn quỹ và kiểm tra quỹ tiền mặt thực tế

- Chịu trách nhiệm về việc an toàn của quỹ tiền mặt, tổ chức an toàn việc giao nhận tiền - Báo cáo kế toán trưởng và được quyền từ chối giao nhận tiền nếu không đủ điều kiện an toàn (giao dịch tại ngân hàng, tại cơ quan khách hàng,…)

- Định kỳ hoặc đột xuất phải chịu trách nhiệm về tồn quỹ khi công ty tổ chức kiểm tra

- Vào sổ quỹ tiền mặt đầy đủ kèm theo chứng từ chứng minh. Trường hợp bàn giao chứng từ. , phải có ký nhận số lượng phiếu giao nhận trực tiếp vào sổ quỹ tiền mặt hoặc biên bản rời (phải lưu giữ để chứng minh) đồng thời xác nhận tồn quỹ tiền mặt đến thời điểm bàn giao

2.3/. Kế toán vật tư- lao động, tiền lương:

* Lao động, tiền lương:

- Nắm vững các chính sách về lao động tiền lương, tham mưu cho kế toán trưởng các chế độ về BHXH, BHYT, bảo hộ tai nạn lao động,... và về chế độ lương của công ty.

* Kế toán vật tư:

- Tổ chức và theo dõi việc nhập xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị tại công ty và chịu trách nhiệm chính về việc cung cấp các số liệu kho

- Tổ chức liên hệ với bộ phận vật tư để có: giá mua vật tư được duyệt để làm cơ sở giá thanh toán

- Tổ chức nhận chứng từ nhập xuất vật tư tại nhà hàng để làm căn cứ thanh toán

- Tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất các kho

- Đảm bảo đầy đủ sổ sách, thẻ kho ghi chép số liệu kho.

- Ký xác nhận và chịu trách nhiệm về tính chính xác của giá trị vật tư thực nhập giúp cho việc thanh toán được thuận lợi.

2.4/ Kế toán tổng hợp:

- Thông thường, kế toán tổng hợp là người được chỉ định ký thay kế toán trưởng trong trường hợp kế toán trưởng vắng mặt, xử lý các vấn đề vướng mắc về thanh toán, luân chuyển chứng từ trước khi báo cáo kế toán trưởng.

- Là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ của bộ phận kế toán.

- Kế toán tổng hợp là người hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ, hệ thống sổ sách của toàn công ty. Lập các báo biểu kế toán, cùng kế toán trưởng tham gia việc điều hành hợp đồng về mặt kinh tế.

Căn cứ quy trình hiện nay, kế toán tổng hợp có các nhiệm vụ sau:

a- Tiếp nhận, tìm hiểu, lưu trữ các hợp đồng, các văn bản do kế toán trưởng chuyển giao để tổ chức và theo dõi việc thực hiện.

b- Định kỳ, tổ chức tốt khâu giao nhận chứng từ từ các phần hành kế toán có liên quan, phân loại chứng từ và đề nghị với kế toán trưởng phần định khoản chứng từ gốc.

c- Căn cứ chứng từ gốc, mở sổ sách tổng hợp và chi tiết theo quy trình kế toán đã thống nhất với kế toán trưởng sử dụng trong công ty.

d- Hàng tháng lập báo biểu kế toán trình kế toán trưởng. Hàng năm, lập báo cáo năm hoạt động

e- Hàng tháng, đóng bộ chứng từ chi tiết để lưu trữ theo tháng. Hàng năm, đóng bộ các hợp đồng và văn bản liên quan, các báo cáo kế toán để lưu trữ theo năm.

f- Định kỳ (tuần, tháng), tổ chức bàn giao chứng từ hợp pháp, hợp lệ cho kế toán khai thuế. Chú ý khâu giao nhận tránh bị thất lạc chứng từ gốc.

g- Cùng kế toán trưởng, chịu trách nhiệm giải trình, chứng minh và phân tích số liệu tình hình hoạt động của công ty do bộ phận kế toán báo cáo.

- Thời hạn lưu trữ chứng từ của kế toán tổng hợp được đề nghị từ 2 năm đến 5 năm tuỳ theo tình hình từng công ty, cá biệt có nơi áp dụng 1 năm nhưng thường xảy ra thiếu sót tài liệu cho năm sau.

- Nếu việc mở sổ sách theo dõi (gồm sổ cái, sổ chi tiết), lập bảng cân đối ,... được thực hiện bằng vi tính phải chú ý khâu lưu trữ.

- Nếu việc mở sổ sách bằng tay thì khối lượng kế toán tổng hợp khá căng thẳng do phải ghi chép trùng lắp nhiều lần, thường kế toán trưởng được quyền điều động nội bộ các phần hành khác để phụ giúp kế toán tổng hợp ghi chép sổ sách Riêng phần hành lập cân đối tổng hợp và phân tích theo dõi tình hình hoạt động phải trực tiếp do kế toán tổng hợp thực hiện.

2.5/ Kế toán thuế:

- Là người đại diện kế toán trưởng giao dịch với các cơ quan chức năng về việc giải trình hoạt động của công ty

- Là người thực hiện nhiệm vụ khai báo các số liệu hoạt động theo yêu cầu quản lý và nhà nước và chịu trách nhiệm chứng minh, phân tích và bảo vệ các số liệu đã kê khai.

Kế toán thuế có nhiệm vụ:

- Tổ chức tốt khâu giao nhận chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ, các hợp đồng và các văn bản liên quan từ kế toán tổng hợp.

- Tìm hiểu tình hình hợp đồng, phân loại chứng từ và đề xuất với kế toán trưởng về định khoản

- Đề xuất với kế toán trưởng biện pháp bổ sung các chứng từ hợp pháp, hợp lệ (thay cho các chứng từ chưa hợp lệ) để có cơ sở kê khai thuế đầy đủ, đúng tình hình kinh doanh.

- Mở sổ sách tổng hợp và chi tiết theo quy trình kế toán của nhà nước

- Kê khai báo thuế hàng tháng, hàng năm và cung cấp số liệu hoạt động theo yêu cầu của cơ quan chức năng.

- Hàng tháng, năm đóng bộ chứng từ để lưu giữ theo quy định

- Cùng kế toán trưởng chịu trách nhiệm chuẩn bị cho khâu giải trình, chứng minh, phân tích và bảo vệ số liệu tình hình hoạt động của công ty đối với cơ quan chức năng.

- Thời hạn lưu trữ chứng từ của kế toán được quy định từ 5 năm (chứng từ giản đơn) đến 10 năm

- Việc mở sổ sách và lập các báo cáo thuế thường phải thực hiện bằng tay, nếu kế toán thuế không cập nhật kịp thời, kế toán trưởng có thể bố trí phần hành khác phụ giúp khâu ghi chép.

Riêng phần hành tập hợp, phân loại, bổ sung chứng từ, cân đối tổng hợp và phân tích tình hình phải trực tiếp do kế toán thuế phụ trách không thể thay thế được.

2.6/ Kế toán trưởng:

- Về nguyên tắc, kế toán trưởng chỉ chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán để ghi chép số liệu thực thu, thực chi, nhập xuất vật tư tại đơn vị để định khoản vào hệ thống sổ sách, lập các báo biểu kế toán phản ánh tình hình hoạt động. Đó là vai trò chính của bộ phận kế toán.

Kế toán trưởng cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

1/. Đối với bên ngoài:

- Tổ chức tham gia việc tiếp xúc với bên đối tác cùng lãnh đạo đơn vị để việc nhận hợp đồng kinh tế có tính chất cạnh tranh cao, trong đó vai trò kế toán trưởng tham mưu ban giám đốc có tính quyết định ở các mặt: giá cả, chính sách chế độ hợp đồng KT, thuế, hiệu quả kinh tế và đồng vốn thực hiện.

Do đó HĐKT cần phải được thông qua kế toán trưởng trước khi ký kết và đóng dấu phát hành. Tốt nhất nên quy định rõ các thành phần tham dự bàn bạc HĐKT tại đơn vị trong hai trường hợp:

* Trường hợp 1: cần quyết định ký kết nhanh

* Trường hợp 2: có thời gian bàn bạc, phân tích

Chú ý: HĐQT cần phân cấp thẩm quyền ký kết HĐKT của BGĐ: trong phạm vi nào phải thông qua HĐQT, phạm vi nào cần thống nhất với kế toán trưởng (không thông qua HĐQT), thường là các hợp đồng với giá trị nhỏ.

- Tổ chức cân đối tài chính để thực hiện hợp đồng cùng BGĐ và HĐQT - Tham gia phương án thực hiện hợp đồng nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế mang lại cho đơn vị.

- Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận khác của công ty được nhịp nhàng, không gây ách tắc.

- Tổ chức tham gia quyết toán cá hợp đồng đã thực hiện, chú ý trong lĩnh vực xây dựng bộ phận kế toán cần tham gia cả khâu nghiệm thu, bàn giao và giá cả quyết toán.

2/. Đối với bên trong:

- Căn cứ tình hình hoạt động, quyết định các quy trình kế toán tại đơn vị và chịu trách nhiệm về quyết định này.

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy trình thu chi, nhập xuất, lưu trữ chứng từ và các quy chế có liên quan.

- Quyết định về việc kiêm nhiệm nhiệm vụ của các phần hành, đảm bảo việc thực hiện công tác kế toán được trôi chảy.

- Cung cấp các số liệu về tình hình hoạt động tại đơn vị và các báo biểu kế toán. Như đã nêu phần trên, các số liệu kế toán chỉ phản ánh chính xác tình hình đã thực hiện do đó không thể phản ánh tổng quát tình hình hoạt động của đơn vị đang được định hướng

Bộ phận kế toán cân nhắc, tham gia bàn bạc để lập phân tích tình hình hoạt động của đơn vị. Báo cáo phân tích này là chung của đơn vị chịu trách nhiệm tổng hợp kèm với báo cáo kế toán đã có các chỉ tiêu thực hiện. Điều này giúp HĐQT và ban lãnh đạo nắm được tình hình chung, định hướng được những vấn đề cần bám sát chỉ đạo thực hiện (dự kiến) để mang lại hiệu quả kinh tế cho đơn vị (bộ phận kế toán chỉ chịu trách nhiệm về số liệu có trong báo biểu kế toán quy định)

Chịu trách nhiệm khai báo thuế và cung cấp các dữ liệu cần thiết cho cơ quan chức năng, phân tích, chứng minh và bảo vệ các số liệu đã cung cấp. Tham mưu cho BGĐ và HĐQT về phương án tổ chức SXKD tại đơn vị, để hoạt động ngày càng có hiệu quả.

QUY TRÌNH KIỂM TRA KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Việc kiểm tra kế toán nội bộ cần xây dựng thành một quy trình, tránh tình trạng:

1/. Các báo cáo kế toán được lập không ai thông qua, không ai thẩm định xác nhận đúng sai, số liệu không được sử dụng đúng nơi, đúng lúc gây lãng phí công sức và không có tác dụng quản lý.

2/. Mặt khác, nên tránh tình trạng nơi nào cũng đòi hỏi bộ phận kế toán cung cấp số liệu, vi phạm nguyên tắc bảo mật của công ty, gây phản tác dụng về mặt quản lý. Trước hết cần phải thống nhất quy trình kiểm tra kiểm toán nội bộ. Theo quy định hiện nay, quy trình kiểm tra gồm các giai đoạn:

a./ Kiểm tra đột xuất:

Việc kiểm tra này sử dụng cho các công đoạn cần kiểm tra nhanh, tránh sự thất thoát tiền hàng, vật tư,...Ví dụ: kiểm tra quỹ tiền mặt, kiểm tra vật tư, nhân công tại công trình. Trong trường hợp tại thời điểm kiểm tra đột xuất có thất thoát tiền hàng, vật tư, lao động thì bộ phận quản lý trực tiếp tại khâu thất thoát phải chịu trách nhiệm.

b/. Kiểm tra thường xuyên:

Là những việc kiểm tra được thực hiện thường xuyên cho từng bộ phận Ví dụ: Giữa kế toán và thủ quỹ kiểm tra đối chiếu quỹ, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu các bộ phận phần hành, kế toán trưởng kiểm tra số liệu báo cáo của kế toán tổng hợp và kế toán phần hành

* Kiểm tra khối lượng hoàn thành thực tế với chi phí thực tế đã chi ra

* Kiểm tra khối lượng vật tư và nhân công đã sử dụng so với dự toán thi công

* Kiểm tra việc sử dụng NVL, phụ liệu có đúng với quy chuẩn hay không. Việc kiểm tra đột xuất và thường xuyên có thể tổ chức cho các trưởng phó bộ phận tham gia kiểm tra chéo.

c/. Kiểm tra định kỳ:

Căn cứ các báo cáo do bộ phận kế toán lập, HĐQT và BGĐ cần tổ chức một bộ phận độc lập, có chuyên môn thẩm tra lại số liệu để xác định chấp nhận số liệu báo cáo hay phải sửa đổi bổ sung.

Về nguyên tắc, các số liệu báo cáo phải kèm theo và khớp đúng với sổ sách chứng minh. Các số liệu ghi trên sổ sách phải có chứng từ chi tiết chứng minh, đó là trách nhiệm của bộ phận kế toán ghi chép và tổng hợp. Riêng nội dung và quyết định thu chi phải do BGĐ là người ra quyết định, bộ phận kế toán chỉ ghi nhận lại chứng từ. Bộ phận kế toán chỉ bị quy trách nhiệm khi việc thực hiện nghiệp vụ sai với nội dung hợp đồng đã ký kết vì đã thông qua hội đồng quản trị.

Do đó cần quy định thành phần để thông qua việc ký kết HĐKT là rất quan trọng để các bộ phận phần hành theo dõi thực hiện.

Trong tất cả các trường hợp, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cung cấp và chứng minh các số liệu kế toán đã phát sinh. Do đó, việc cung cấp số liệu của kế toán phần hành nhất thiết phải thông qua kế toán trưởng.

HĐQT, BGĐ khi xét thấy cần thiết, căn cứ vào các báo cáo đã lập có thể yêu cầu bộ phận kế toán trực tiếp đối chiếu các công nợ, có ghi nhận để chứng minh về mặt số liệu.

Điều 3: Điều khoản thi hành:

• Quyết định này có hiệu lực từ ngày được HĐQT ký duyệt thông qua. • Các bộ phận, phòng ban có trách nhiệm thi hành quyết định này.

Hà Nội, ngày … tháng … năm 20… TỔNG GIÁM ĐỐC

Đã ký

C. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG, CƠ CHẾ ĐIỀU HÀNH

PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

Trong nền kinh tế thị trường , nhất là trong xu hướng vận động toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới như hiện nay, việc mở cửa và hội nhập nền kinh tế quốc gia và khu vực trở thành điều kiện bắt buộc của sự phát triển. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt đó,vấn đề tài chính trở thành vấn đề hàng đầu của mỗi tổ chức cũng như của mỗi cá nhân trong cộng đồng, với ư nghĩa đó, quản trị tài chính và công tác kế toán có vai tṛ đặc biệt quan trọng, rất hữu ích và cũng đầy thách thức. Để thuận lợi trong công tác điều hành, quản lư cũng như nhằm xác định chức năng, nhiệm vụ của pḥng TC-KT trong cơ cấu tổ chức quản lư của công ty phù hợp với tnh hnh chung, nay công ty ban hành qui chế về “Tổ chức hoạt động- cơ chế điều hành pḥng TC-KT”.

CHƯƠNG I: NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Cơ cấu tổ chức và điều hành Pḥng TCKT phải đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lư kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ hiện hành nói riêng

• Phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích, qui mô và phạm vi hoạt động của Công ty

• Phù hợp với yêu cầu về khả năng quản lư, tŕnh độ chuyên môn • Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao; trong đó phải tính đến độ tin

cậy, an toàn và bảo mật • Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và

hiệu qủa.

Điều 2: Việc phân công tổ chức và tên gọi chức danh điều hành quản lư, chức danh công việc của pḥng TCKT theo chỉ định của Ban Giám Đốc Công ty.

Điều 3: Trách nhiệm, quyền hạn, nội dung yêu cầu đối với từng chức danh điều hành quản lư được xác định rơ ràng, làm cơ sở cho các cán bộ được phân công, điều hành và xử lư công việc thuận lợi, đồng thời để Ban Giám Đốc Công ty giám sát, đánh giá hiệu qủa công việc của Pḥng TCKT.

CHƯƠNG II : NHỮNG QUI ĐỊNH VỀ NỘI DUNG

CÔNG TÁC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

Điều 4: Nhiệm vụ của pḥng tài chính - kế toán :

• Ghi chép,tính toán, phản ánh số hiện có, tnh hnh luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư , tiền vốn, quá tŕnh và kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

• Kiểm tra tnh hnh thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỹ thuật thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ ǵn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của công ty và những qui định do nhà nước ban hành.

• Cung cấp các số liệu , tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập và theo dơi việc thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế.

Điều 5: Các phần việc kế toán:

5.1. Công việc kế toán của công ty gồm hai phần : phần kế toán tổng hợp và phần kế toán chi tiết. Phần kế toán tổng hợp chỉ ghi số tiền để phản ánh tổng quát tnh hnh tài sản và hoạt động của công ty, phần kế toán chi tiết vừa ghi số tiền, vừa ghi số lượng hiện vật hoặc thời gian lao động để chi tiết hoá và minh họa cho phần kế toán tổng hợp.

5.2. Chứng từ kế toán : Chứng từ kế toán gồm chứng từ gốc và chứng từ kế toán. Chứng từ gốc là căn cứ pháp lư phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đă thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được lập nên từ chứng từ gốc và là cơ sở để ghi sổ kế toán.

5.3. Tài khoản và sổ kế toán : Tài khoản kế toán được sử dụng thống nhất theo hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính qui định và được chi tiết hoá theo yêu cầu quản lư của công ty. Sổ kế toán gồm sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp và sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết.

5.4. Báo cáo kế toán : Là phương pháp tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phản ánh tnh hnh tài sản , tnh hnh về kết qủa hoạt động của công ty tại một thời điểm nhất định.

5.5. Kiểm kê tài sản và kiểm tra kế toán

5.6. Bảo quản tài liệu kế toán : Tài liệu kế toán bao gồm các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và các tài liệu khác liên quan đến kế toán, tài liệu kế toán phải được bảo quản chu đáo, an toàn trong quá tŕnh sử dụng cũng như lưu trữ.

CHƯƠNG III: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH

Điều 6 : Pḥng TCKT tổ chức theo mô hnh kế toán tập trung : Toàn bộ công việc hạch toán trong công ty từ hạch toán ban đầu, xử lư thông tin, lên tổng hợp - chi tiết, đến lập báo cáo đều tiến hành tập trung tại pḥng TCKT.

Điều 7 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng TCKT: (đính kèm)

Điều 8 : Nhiệm vụ của Kế toán trưởng:

8.1. Nhiệm vụ điều hành:

• Là người lănh đạo cao nhất của pḥng, chịu trách nhiệm trước TGĐ công ty về tất cả hoạt động của pḥng do ḿnh phụ trách.

• Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lư chung, trông coi (kiểm soát) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán. Phải nắm được toàn bộ tnh hnh tài chính của công ty để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty.

• Tổ chức công tác quản lư và điều hành Pḥng TCKT, thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc Phòng TCKT.

• Tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.

• Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của Phòng để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của pḥng và mỗi thành viên đạt hiệu qủa cao nhất, nhận xét, đánh giá kết qủa thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ nhân viên để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời.

• Chủ trì các cuộc họp định kỳ (đầu giờ chiều thứ sáu hàng tuần), Họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác của phòng, của từng thành viên. Tham gia các cuộc họp giao ban của Công ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ của Pḥng hoặc cần đến sự phối hợp của phòng TCKT.

• Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng TCKT cho Ban Tổng Giám Đốc Công ty; tiếp nhận; phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Ban Tổng Giám Đốc công ty.

8.2.Nhiệm vụ chuyên môn:

Công tác tài chính:

- Là người trực tiếp tổ chức và giám sát quá tŕnh lập ngân quỹ vốn. Vốn của các dự án đầu tư quan trọng được chi cho các kế hoạch phát triển sản xuất, kinh doanh và Marketing...

- Là người trực tiếp giám sát, theo dơi các nguồn vốn được tài trợ, quản trị khoản mục tiền mặt của công ty, quan hệ với các ngân hàng, các tổ chức tín dụng và các định chế tài chính khác, nhằm bảo đảm cho công ty thực hiện được nghĩa vụ của nó đối với các chủ đầu tư hoặc người nắm giữ cổ phiếu của công ty.

- Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thu thập thông tin, hệ thống các báo biểu, biểu đồ; xác định phương pháp, chỉ tiêu phân tích… nhằm phân tích đánh giá hoạt động tài chính của Công ty theo định kỳ.

- Đánh giá hiệu qủa quản lư sử dụng vốn của công ty và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu qủa quản lư và sử dụng vốn.

- Phân tích một cách chi tiết từng khoản mục chi phí của Công ty, từ đó đề xuất các biện pháp tiết giảm chi phí hiệu qủa.

- Kiểm tra, phân tích tnh hnh thực hiện kế hoạch tài chính đă xây dựng.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc phân công.

Công tác kế toán:

- Tổ chức kế toán, thống kê phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty theo yêu cầu của từng giai đoạn, phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển chung của Công ty.

- Tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, bộ máy kế toán thống kê theo mẫu biểu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệu chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ qúa tŕnh hoạt động kinh doanh trong toàn Công ty.

- Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa, từ kết qủa kiểm kê, đánh giá tnh hnh sử dụng và quản lư vốn cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc quản lư tài chính kế toán hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lư và quản lư phù hợp.

- Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng kinh tế của Công ty nhằm bảo vệ cao nhất quyền lợi của Công ty.

- Tổ chức đánh giá, phân tích tnh hnh hoạt động tài chính, kinh doanh của toàn công ty. Thông qua số liệu TCKT nâng cao hiệu qủa sử dụng vốn, tháo gỡ khó khăn trong kinh doanh do các qui định tài chính không phù hợp để đẩy mạnh phát triển kinh doanh.

- Tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra báo cáo, đánh giá công tác thực hiện kế hoạch chi phí công ty, các đơn vị phụ thuộc công ty hàng tháng, qúi, năm. Tổ chức công tác phân tích việc thực hiện chi phí, đề ra các biện pháp tiết kiệm hợp lư trên cơ sở kết qủa phân tích và đánh giá.

8.3. Nhiệm vụ khác :

- Tham gia kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành các qui định, thể lệ, chính sách liên quan đến công tác tài chính kế toán do công ty qui định, nhằm ngăn ngừa và xử lư kịp thời các vụ việc làm sai.

- Không ngừng nâng cao kiến thức kỹ năng nghiệp vụ quản lư TCKT, nghiên cứu sâu sát hoạt động của các bộ phận để cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán toàn công ty, đáp ứng kịp thời đổi mới và phát triển của Công ty.

- Thực hiện các công tác, nhiệm vụ khác do Ban Giám Đốc trực tiếp phân công

Điều 9 : Nhiệm vụ của Kế toán tổng hợp :

• Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty.

• Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các chi nhánh, đơn vị thành viên, bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác phân tích tnh hnh hoạt động kinh doanh toàn Công ty.

• Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tnh hnh hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các qui định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lư tiền hàng.

• Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.

• Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định.

• Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của công ty bảo đảm tính hiệu qủa trong việc sử dụng vốn.

• Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán của công ty và các chi nhánh trong công tác xử lư số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế toán được phân công. Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rơ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán.

• Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu.

• Không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ đặc biệt là lĩnh vực kế toán quản trị để nhằm đáp ứng tốt công tác quản lư tài chính kế toán và đạt hiệu qủa cao nhất.

• Thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt giải quyết, điều hành hoạt động của Pḥng TCKT sau đó báo cáo lại Kế toán trưởng các công việc đă giải quyết hoặc được ủy quyền giải quyết.

• Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân công.

Điều 10: Nhiệm vụ của kế toán thanh toán:

• Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ

• Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng.Theo dơi các khoản tạm ứng.

• Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lư, hợp lệ của chúng từ • Cập nhật các qui định nội bộ về tiền đang chuyển, tiền gửi ngân hàng. • Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền

đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá. • Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công. • Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ

sơ nghiệp vụ.

Điều 11: Nhiệm vụ của kế toán công nợ:

• Có nhiệm vụ theo dơi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dơi và đi các khoản nợ chưa thanh toán.

• Phân tích tnh hnh công nợ, đánh gía tỷ lệ thục hiện công nợ, tính tuổi nợ. • Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của công ty. • Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công. • Thực hiện lưu trữ các chứng từ , sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào

hồ sơ nghiệp vụ.

Điều 12 : Nhiệm vụ kế toán TSCĐ – Công cụ, dụng cụ:

• Nhận xét sơ bộ về các chứng từ mua sắm TSCĐ, công cụ, dụng cụ. • Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng

cụ và các báo cáo các biến động TSCĐ hàng tháng. • Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ gía trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng

tháng.

• Quản lư về mặt giá trị, theo dơi biến động tăng, giảm, hạch toán khấu hao, phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ tại các bộ phận, pḥng ban trực thuộc công ty và chi nhánh.

Điều 13 : Nhiệm vụ kế toán vật tư - sản phẩm - hàng hoá - tiêu thụ:

Kế toán vật tư – hàng hoá:

• Theo dơi tnh hnh nhập –xuất – tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty.

• Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn kho sản phẩn, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng.

• Theo dơi tnh hnh tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư.

Kế toán doanh thu – tiêu thụ:

• Theo dơi số lượng hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đă được xác định tiêu thụ. • Doanh thu phải đựợc theo dơi chi tiết cho từng loại hnh kinh doanh kể cả doanh

thu bán hàng nội bộ. Trong từng loại doanh thu phải chi tiết cho từng loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết qủa kinh doanh theo yêu cầu quản lư tài chính và lập báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty.

Điều 14 : Nhiệm vụ thủ quỹ:

• Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi trong ngày.

• Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.

Điều 15 : Trách nhiệm và quyền hạn:

• Trách nhiệm và quyền hạn của các chức danh cũng như các khâu (phần hành kế toán) ràng buộc với nhiệm vụ của từng chức danh và từng khâu công việc.

CHƯƠNG IV: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 16 : Những vấn đề khác

• Những vấn đề khác có liên quan đến công tác và sinh hoạt của pḥng TC- KT nhưng không ghi trong qui chế này được thực hiện theo qui định chung của toàn công ty.

• Trưởng phòng TC –KT có trách nhiệm phổ biến qui chế này và hướng dẫn các thành viên thuộc phòng nghiêm túc thực hiện.

• Qui chế này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 08 năm 2011. • Trong quá trình thực hiện nếu gặp khó khăn, vướng mắc, cần phản ảnh cho

Trưởng phòng TC-KT để thống nhất đề xuất Giám đốc giải quyết và kịp thời sửa đổi, bổ sung qui chế thêm hoàn thiện.

Hà Nội, ngày … tháng … năm 20… TỔNG GIÁM ĐỐC

Đã ký

D. QUI TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

I. MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU :

• Luân chuyển chứng từ là quá trình vận động của chứng từ kể từ khi phát sinh (lập chứng từ) đến khi kết thúc và tổ chức đưa vào lưu trữ. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, kiểm soát, không bị ách tắc giữa các khâu công việc, nhằm đẩy nhanh tiến trình thực hiện công việc

• Yêu cầu của qui trình luân chuyển chứng từ trong mối quan hệ nội bộ phòng ban cũng như trong quan hệ giữa các bộ phận trong công ty phải được thống nhất về biểu mẫu, thời gian, thông tin cung cấp, thông tin phản hồi... cần phải được tôn trọng và nghiêm túc thực hiện.

II. MỘT SỐ QUI ĐỊNH CHUNG VỀ CHỨNG TỪ :

• Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.

• Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều phải lập chứng từ, chứng từ phải lập theo đúng qui định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

• Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống : • Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc • Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn • Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các

quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.

• Hệ thống chứng từ kế toán hướng dần chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ công ty, các hóa đơn đặc thù…, nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng và trên cơ sở đó các công ty vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp, có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.

• Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu :

Chỉ tiêu lao động và tiền lương

Chỉ tiêu hàng tồn kho

Chỉ tiêu mua, bán hàng

Chỉ tiêu tiền mặt

Chỉ tiêu tài sản cố định

• Chứng từ kế toán phải có đủ các yếu tố sau đây: • Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi…) • Ngày, tháng, năm lập chứng từ • Số hiệu của chứng từ

• Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ • Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ • Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ • Các chỉ tiêu về lượng và giá trị • Chữ ky của người lập và những người chịu trách nhiệm vế tính chính xác của

chứng từ, những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người phê duyệt (Giám đốc) và có đóng dấu của công ty.

• Đối với những chứng từ liên quan đến việc mua, bán , cung cấp hay nhận hàng hóa dịch vụ thì ngoài những yếu tố qui định trên phải có thêm chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp, những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

• Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo qui định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sữa chữa, tẩy xoá trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải được ghi liên tục

• Chứng từ gốc:

Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ gốc gồm các hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, invoice, tờ khai hải quan, chứng từ ngân hàng, hoá đơn tài chính, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, các bảng thanh toán lương, các giấy đề xuất, đề nghị và các giấy tờ khác có liên quan. Các chứng từ gốc được đính kèm vào chứng từ kế toán để diễn giải và hợp thức hoá chứng từ mới hợp lệ.

• Chứng từ kế toán:

Là chứng từ được lập nên từ chứng từ gốc bao gồm các phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu nhập, xuất kho, các bảng kê, bảng phân bổ...Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, phản ảnh vào sổ sách kế toán làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính kế toán.

III. LẬP & LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN :

• Chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán công ty, các kế toán viên phụ trách phần hành cần phải kiểm tra kỹ các chứng từ đó, và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

• Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau : • Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng

từ. • Kiểm tra chứng từ • Ghi sổ • Lưu trữ chứng từ • Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ được qui định như sau : • Chứng từ thu –chi : • Căn cứ vào các chứng từ gốc và kế hoạch thu chi đã được duyệt, kế toán thanh

toán lập phiếu thu, chi theo mẫu qui định. • Phiếu thu, chi được coi là hợp lệ khi đã ghi đầy đủ các nội dung in trên phiếu và

có đầy đủ các chữ ký của Tổng Gíam Đốc hoặc người được ủy quyền, kế toán trưởng, thủ quỹ, người nhận hay người nộp tiền.

• Phiếu thu- chi được lập thành 03 liên : • Liên 1 (liên chính ) chuyển cho thủ quỹ để xác nhận công việc và làm cơ sở đối

chiếu với kế toán tiền mặt . • Liên 2 giao cho người nộp hay người nhận tiền. • Liên 3 được lưu giữ tại cùi lưu và là căn cứ để ghi sổ kế toán. • Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp các phiếu thu, chi đã thực hiện (hoặc lập bảng kê

giao nhận chứng từ nếu khối lượng phát sinh nhiều) để đối chiếu và bàn giao lại chứng từ cho kế toán .

• Chứng từ thu, chi được lưu giữ tại phòng kế toán công ty và do người trực tiếp phụ trách phần hành (phần việc) này chịu trách nhiệm bảo quản.

• Nguyên tắc tạm ứng và thanh toán: o Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên trong công ty. Tiền tạm ứng

cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, không được chuyển giao tiền tạm ứng cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bản thanh toán tạm ứng đình kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay. Số tạm ứng chi không hết phải nộp lại quỹ đúng hạn quy định.

o Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng đợt trước mới cho tạm ứng kỳ sau. • Chứng từ ngân hàng: • Sổ phụ ngân hàng, giấy báo nợ, báo có... là chứng từ kế toán dùng để phản ánh

các nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách kế toán cũng như làm cơ sở để đối chiếu với ngân hàng khi có phát sinh chênh lệch. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán phần hành liên hệ ngân hàng để làm thủ tục .Định kỳ cuối mỗi tháng tiến hành đối chiếu số dư với ngân hàng để kịp thời phát hiện chênh lệch để điều chỉnh.

• Chứng từ ngân hàng do kế toán phụ trách nghiệp vụ ngân hàng chịu trách nhiệm lưu giữ và bảo quản.

• Chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hàng hoá : • Theo qui định của công ty, chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hàng hóa do phòng

kinh doanh lập trên cơ sở phiếu đề nghị xuất vật tư hoặc hoá đơn bán hàng...đối với hàng hoá xuất kho hoặc phiếu đề nghị nhập lại vật tư, hóa đơn của người bán đối với hàng hoá nhập kho.

• Phiếu nhập, xuất kho được lập thành 03 liên : • Liên 1 : Liên chính có đính kèm chứng từ gốc giao cho phòng kế toán làm cơ sở

thanh toán và ghi sổ kế toán. • Liên 2 : Giao cho thủ kho để làm cơ sở nhập, xuất vật tư và ghi sổ, thẻ kho. • Liên 3 : Lưu giữ tại cùi lưu tại phòng kinh doanh. • Cuối ngày (hoặc định kỳ từ 03-05 ngày), thủ kho tập hợp chứng từ nhập, xuất kho

(hoặc lập bảng kê tổng hợp chứng từ ) tiến hành đối chiếu số lượng vật tư hàng hoá đã nhập, xuất kho với kế toán phụ trách theo dõi vật tư, hàng hoá đồng thời bàn giao lại chứng từ này để kế toán lưu trữ.

• Hàng tháng, sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu giữa số thực tế tồn kho và số liệu ghi trên sổ sách kế toán, xác định chênh lệch và tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý, phòng kinh doanh bàn giao lại toàn bộ cùi lưu của chứng từ nhập xuất kho để phòng kế toán tổ chức đưa vào lưu trữ.

• Phiếu nhập xuất kho được coi là hợp lệ khi đã ghi đầy đủ các nội dung in trên phiếu và có đầy đủ các chữ ký trưởng hoặc phó phòng kinh doanh, hoặc người phụ trách cung tiêu, thủ kho, người nhận hoặc người giao hàng,

• Nếu mua vật tư, hàng hóa nhập kho công ty, khi thanh toán phải chuyển giao toàn bộ bản chính, hóa đơn mua hàng, hoá đơn VAT để làm cơ sở thanh toán và giải trình với các cơ quan chức năng khi cần thiết, phòng kinh doanh chỉ giữ lại bản photocopy của bộ chứng từ gốc để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra nội bô.

• Nếu mua vật tư, hàng hóa để bán trực tiếp cho người mua thì phải có hợp đồng và hóa đơn đính kèm .

• Nếu mua vật tư xuất thẳng cho công trình, phải có bảng dự trù vật tư do tổng giám đốc ký duyệt kèm theo hóa đơn VAT.

• Đối với vật tư, hàng hoá mua để bán thẳng trực tiếp cho người mua hoặc xuất thẳng cho công trình (không qua kho) thì không lập phiếu nhập xuất kho mà chỉ làm thủ tục thanh toán trực tiếp, (việc này cần phải được thống nhất lại và xin ý kiến Ban Giám Đốc).

• Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: • Căn cứ vào hợp đồng mua bán, hợp đồng xây dựng, bảng quyết toán khối lượng

công trình hoàn thành, biên bản nghiệm thu bàn giao, phiếu đề nghị xuất hàng cho công trình...sau khi đã đối chiếu, phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn bán hàng (GTGT) hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi rõ số lượng, gía trị cũng như các thông tin cần thiết khác.

• Sử dụng hóa đơn như sau : • Thời điểm lập hoá đơn:

Hoá đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Khi lập hoá đơn, phải phản ảnh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hoá đơn, gạch chéo phần bỏ trống (nếu có) từ trái qua phải. Việc lập hoá đơn viết bằng tay. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ hoá đơn thì gạch chéo để huỷ bỏ và không được xé rời khỏi quyển hoá đơn và phải lưu đầy đủ các liên của số hoá đơn này.

• Hoá đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách số.

• Các trường hợp bán hàng hoá, dịch vụ sau đây không bắt buộc phải lập hoá đơn: • Trường hợp bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng có giá trị

dưới 200.000 đồng và nếu người mua không yêu cầu lập và giao hoá đơn. Nếu người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng vẫn phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định.

• Hàng hoá bán lẻ cho người tiêu dùng có giá trị dưới mức quy định tuy không phải lập hoá đơn nhưng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ theo quy định.

• Hoá đơn được dùng để xác định doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp và là cơ sở để xác định công nợ, khoản phải thu khách hàng.

• Hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ : • Liên 1 mầu tím : bản gốc lưu tại cuốn hoá đơn (phòng Kinh doanh ) • Liên 2 mầu đỏ : (giao khách hàng) • Liên 3 mầu xanh : Gửi phòng tài chính kế toán để làm cơ sở thu tiền, khai

báo doanh thu và lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng. • Hoá đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn. • Số liệu, chữ viết trên hoá đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy định,

không bị tẩy xoá, sửa chữa. • Các cuốn hoá đơn tài chính sau khi sử dụng hết, cùi lưu của các cuốn hoá đơn

phải được chuyển giao cho phòng kế toán để phục vụ cho việc kiểm tra của các cơ quan chức năng cũng như tổ chức đưa vào lưu trữ.

• Các chứng từ kế toán khác :

Chủ yếu là chứng từ của kế toán tổng hợp, bao gồm các bảng phân bổ chi phí, chứng từ kết chuyển. Chứng từ ghi sổ các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí...Các chứng từ này do kế toán tổng hợp lập và tổ chức lưu trữ.

IV. KIỂM TRA CHỨNG TỪ:

• Các bộ phận trước khi lập chứng từ gửi đến các phòng, ban liên quan phải tiến hành kiểm tra chứng từ.

- Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm :

• Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ • Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh • Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ • Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét

duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh. • Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm các qui định, các

chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của nhà nước cũng như của công ty phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) và báo ngay cho lãnh đạo biết để có biện pháp xử lý kịp thời.

• Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung hoặc con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.

V. LƯU TRỮ CHỨNG TỪ:

• Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo qui định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của nhà nước.

• Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với giám đốc và kế toán trưởng công ty biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hóa đơn bán hàng, biên lai thuế, séc trắng phải báo cáo với cơ quan thuế, công an địa phương số lượng hóa đơn mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý nhằm sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá số chứng từ bị mất.

• Cuối mỗi năm tài chính, sau khi quyết toán đã được duyệt, phòng kế toán tiến hành điều chỉnh số liệu theo kết qủa sau cùng đồng thời tổ chức lưu trữ chứng từ (của những năm đã được duyệt quyết toán một cách cẩn thận và khoa học. Chứng từ phải lưu theo thứ tự thời gian: số- ngày- tháng- quý- năm và theo từng phần hành kế toán để dễ dàng truy cập khi cần. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 05 (năm)năm, sau đó xin ý kiến xử lý của các cấp có thẩm quyền. Tuyệt đối không được làm thất lạc hoặc hư hỏng.

KẾ TOÁN TRƯỞNG