Quản trị quy trình

QUẢN TRỊ Q

UY TR

ÌNH

BUSINES

S PROCES

S MANAGEM

ENT

NỘI DUNG CHÍNH

1. Tại sao phải viết quy trình?

2. Viết như thế nào?

3. Quản trị như thế nào?

4. Một số mô hình đề xuất

PHẦN 1: TẠI SAO PHẢI VIẾT QUY TRÌNH?

Đặt vấn đề:

Theo quan điểm về Chuỗi giá trị Value Chain của M. Porter:

Mỗi công ty đều có sứ mệnh riêng của nó với cộng đồng.

Ví dụ như SAWACO cung cấp nước sạch, VIETNAM AIRLINES cung cấp dịch vụ vận chuyển, KINH DO cung cấp thực phẩm…

Mỗi phòng ban trong công ty có một vai trò riêng để giúp cho công ty thực hiện sứ mệnh của nó.

Ví dụ :

Phòng Sales đưa sản phẩm đến người tiêu dùng

Nhà máy sản xuất bánh

Phòng marketing và R&D nghiên cứu thiết kế sản phẩm phù hợp với người tiêu dùng

Phòng đào tạo huấn luyện nghiệp vụ và kỹ năng…

VALUE CHAIN

Các hoạt động hỗ trợ

Các hoạt động cơ bản

Đầu tư công nghệ

Quản lý con người

Cơ sở vật chất

Mua hàng

LO

GIS

TIC

S Đ

ẦU

VÀ

O

SẢ

N X

UẤ

T

LO

GIS

TIC

S Đ

ẦU

RA

MA

RK

ETIN

G &

S

ALES

DỊC

H V

Ụ

LỢI N

HUẬN

LỢI N

HUẬN

Các phòng ban này phải làm tròn chức năng của mình đồng thời phối hợp với nhau để guồng máy hoạt động trơn tru.

Để làm tốt 2 vai trò này, các phòng ban cần rà soát lại các đầu công việc thuộc trách nhiệm của mình và các đầu công việc cần sự phối hợp với các phòng ban khác. Sau đó, đưa ra cách thức quản lý hiệu quả các đầu công việc đó.

Một cách để tổ chức công tác quản lý một cách hệ thống, bài bản và có tính kế thừa là viết qui trình.

Qui trình chia làm 2 loại cơ bản: qui trình chức năng và qui trình phối hợp.

Nếu nhìn cấu trúc công ty dưới hình thức ma trận thì qui trình chức năng là qui trình hàng dọc, qui trình phối hợp là qui trình hàng ngang.

Dành cho cấp quản lý:

Muốn viết qui trình đầu tiên phải liệt kê tất cả các đầu công việc mà mình quản lý.

Từ các đầu công việc đẻ ra qui trình.

Viết qui trình thực ra là bước tài liệu hóa và mô hình hóa các bước thực hiện và quản lý công việc của phòng ban mình.

TẠI SAO PHẢI VIẾT VÀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH?

Giúp giảm chi phí vận hành

Đáp ứng nhanh nhu cầu của thị trường

Duy trì sự ổn định trong vận hành hệ thống, từ đó đưa ra sp và dịch vụ mới mức ổn định cao

Ví dụ việc tạo ra hoặc thiết kế lại qui trình có thể đem lại nhiều kết quả kinh ngạc:

Một công ty sx máy tính vừa tạo ra một qui trình phát triển sản phẩm mới: Giảm thời gian ra thị trường 75%, giảm chi phí nghiên cứu phát triển 45%, tang độ hài lòng của khách hàng lên 25%

Một cty sx hàng tiêu dùng thiết kế lại qui trình trả hàng ( reversed logistics) đã giúp nó giảm tồn kho 25% trong khi tình trạng hết hàng tại các kênh bán giảm 25%

MỘT SỐ LỢI ÍCH KHÁC

Giảm chi phí công đoạn 10-15%

Giảm sai lỗi 20-30%

Giảm chi phí/ thời gian đào tạo 10-30%

Giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ nội bộ 15-30%

Giảm khiếu nại của khách hàng 20-30%

Tăng khả năng dự báo 15-30%

Lợi ích vô hình: minh bạch chất lượng thông tin

CÓ MẤY LOẠI QUY TRÌNH?

Quy trình cốt lõi

Quy trình phối hợp giữa các đơn vị thuộc phòng ban

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban

QUI ƯỚC VỀ KÍ HIỆU

Quyết định

Bắt đầu/ Kết thúc

Bước công việc

Hướng/ Trình tự

Nối trang

MẪU QUI TRÌNH THEO ISO

MẪU QUY TRÌNH THEO

MỐI QUAN HỆ

Hoạt động sản xuất, kinh doanh

Quy trình sản xuất, kinh doanh

Quản trị quy trình sản xuất, kinh doanh

Triển khai, chuẩn hóa bằng

Quản lý bằng

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG &QUY TRÌNH KẾT NỐI LIÊN PHÒNG

CHIẾN LƯỢC KINH DOANH

QUY TRÌNH LIÊN PHÒNG

BAN

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG

PHÒNGThiết lập mục tiêu

Xem xét lại mục tiêu

chuyển tải vào

hàm chứa

QUY TRÌNH HÀNG DỌC VÀ QUY TRÌNH HÀNG NGANG

Quy trình hàng ngang

Quy trình hàngdọc

MỘT CÁCH NHÌN VỀ ĐƯỜNG ĐI CỦA QUY TRÌNH

Phát triển sản

phẩm

Tiếp thị và bán

Phân phối

Dịch vụ

Quản lý con người

Quản lý công nghệ

Quản lý tài

chính

Quản lý cơ sở vật chất

Biến động về EHS và ht luật

pháp

Biến động về hội, các môi quan hệ bên

ngoài

Quản lý tri thức và sự thay đổi

Tầm nhìn và chiến

lược

Kế hoạch kinh doanh

& MA

Lãnh đạo và tuân thủ

Tầm nhìn

Chiến lược

Quản trị

Các quy trình hoạt động hàng dọc và hàng ngang

Các quy trình quản lý và hỗ trợ

QUẢN TRỊ QUY TRÌNH

Quản trị quy trình là quản trị 6 vấn đề:

1. Liệu quy trình có đồng bộ với chiến lược của công ty?

2. Cơ chế vận hành nó như thế nào? Ai viết, ai làm, ai kiểm tra

3. Tạo quy trình như thế nào? Ứng dụng ra sao?

4. Ứng dụng CNTT ở những khâu nào của quy trình?

5. Đào tạo con người như thế nào để thực hiện quy trình?

6. Khởi xướng văn hóa “ Làm việc theo quy trình”

MỘT SỐ MÔ HÌNH ĐỀ XUẤT CHO KINH ĐÔ

SƠ ĐỒ HỆ THỐNG QUY TRÌNH, QUY CHUẨN , HDCV, QUY ĐỊNH CỦA PHÒNG OM

MÔ HÌNH HÓA HỆ THỐNG QUY TRÌNH CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO