Q1 PTA meeting Presentation Sept 12th, 2017 without pics · Q1 PTA meeting Presentation Sept 12th, 2017 without pics.pptx Author: PTA Created Date: 9/24/2017 10:49:19 AM ...

1  

Jodi  Lefort,  PTA  VP,  welcomed  all  who  were  in  a8endance,  introduced  the  2017-­‐2018  PTA  board  and  outlined  the  agenda.  She  then  called  for  the  approval  of  the  minutes  from  the  4th  Quarter  PTA  meeHng.  First  moHon  was  Sara  Lane  and  Second  moHon  was  Liz  McGuffie.  All  were  in  favor  to  approve  the  minutes.  

2  

Nada  welcomed  all  in  a8endance  and  introduced  herself.  

3  

4  

5  

A  big  thank  you  to  our  New  Family  chairs  and  volunteers.  

6  

7  

Angela  Reyniers  has  agreed  to  be  the  Fall  FesHval  Chair  –  Thank  you!  We  are  sHll  in  need  for  many  volunteers  and  some  coordinator  posiHons.    

8  

9  

10  

11  

12  

Sara  Lane  came  up  to  report  on  the  New  Family  Welcome  (NFW)  events.  Most  of  the  events  are  complete  but  there  will  be  one  more  in  January  for  any  families  joining  ACS  mid-­‐year.  She  would  love  any  feedback  on  ways  to  make  the  events  be8er  next  year.  Please  share  any  buddy  family  feedback,  whether  good  or  not  so  good,  with  Sara  as  well.  If  you  would  like  a  buddy  family,  please  contact  her  as  there  are  sHll  some  families  looking  for  pairings.    Maureen  Berry  came  up  next  to  speak  about  the  Used  Book  sales.  There  are  5  each  school  year  with  all  books  going  for  AED  5  each.  This  is  a  great  money  maker  for  the  PTA  with  usually  about  1,000  books  sold.  October  14th  will  be  the  first  book  sale.  Due  to  the  storage  of  the  books  being  moved,  the  first  sale  will  be  held  in  the  cafeteria  on  a  trial  basis.  

13  

Tonya  Dickenson  spoke  about  the  Costume  Central.  It  will  be  held  earlier  this  year  so  that  parents  have  the  opHon  of  ordering  costumes  if  they  do  not  find  one  here.  Costumes  will  be  sold  for  AED  10  –  50  and  there  will  also  be  trick  or  treat  bags  sold  for  AED  10  each.  All  sales  will  be  cash  only!      Any  costumes  not  sold  are  given  to  the  KG1  and  KG2  classrooms.  

14  

All  donaHons  can  be  dropped  off  with  Lone  in  the  Elementary  School  office.  Any  volunteers  to  clean  the  donated  costumes  are  appreciated.  

15  

16  

Lone  Wennestad,  in  the  Elementary  School  office,  and  Maureen  have  reimbursement  forms.    

17  

18  

Maureen  walked  through  the  budget  as  shown  above.  Currently  the  accounts  are  in  the  red  as  New  Family  Events  do  not  bring  any  money  into  the  PTA.  The  PTA  also  provides  money  for  gig  cards  for  the  Reading  Fair.  This  is  normal  for  the  beginning  of  the  year.  Once  Fall  FesHval  Hcket  sales  begin,  the  budget  will  be  back  in  the  black.      The  Gala  is  sHll  shown  for  historical  purposes  but  is  no  longer  under  the  PTA.  When  it  was  moved  from  the  PTA,  the  agreement  was  that  the  Gala  will  give  the  PTA  AED  25,000  or  10%  of  proceeds,  whichever  is  higher.    

19  

20  

The  3  superintendent  candidates  are  coming  in  for  their  presentaHons.  Candidate  1  has  already  presented.  Candidate  2  will  present  on  September  14th  and  Candidate  3  on  September  18.  Everyone  is  highly  encouraged  to  come  or  watch  the    video  on  the  YouTube  channel.  Please  also  fill  out  the  survey.  The  Board  does  look  at  the  surveys.  Audience  QuesHon:  When  will  the  superintendent  start?  (A)  Candidates  1  and  2  will  be  able  to  start  in  the  2018  school  year,  but  candidate  3  would  not  be  able  to  start  unHl  2019  school  year.  ACS  has  had  good  success  with  an  interim  superintendent  before  and  this  why  they  are  considering  candidate  3.      September  26th  at  6:30  pm  will  be  the  first  open  Board  meeHng.  The  minutes  can  be  found  on  their  website.    The  Board  retreat  will  be  held  on  October  2nd  and  3rd.  This  is  when  the  board  will  develop  its  goals  for  the  year.  These  goals  will  be  posted  for  the  ACS  community  to  see.    The  recent  tuiHon  increase  was  not  approved  lightly.  ACS  has  not  increased  since  new  fees  and  uHlity  increases  have  been  effected.  Only  24  schools  were  allowed  increases  this  year  and  ACS  in  not  currently  planning  to  seek  an  increase  next  year.  

21  

Liz  McGuffie  introduced  herself  as  the  new  Director  of  IA.      IA  handles  all  things  that  face  out  such  as  Alumni  RelaHons,  Fundraising  (Annual  Fund),  Public  RelaHons,  and  CommunicaHons  to  name  a  few.    The  Gala  will  be  held  on  March  16,  2018.  The  chairs  are  Shoni  Shah  and  Annika  Duerr.  Volunteers  are  needed  so  come  speak  to  Liz  or  the  chairs  if  you  are  interested.    Liz  is  also  looking  for  some  chairs  to  help  organize  this  year’s  Family  Fun  Day.  

22  

The  swimming  invitaHonal  will  be  the  first  big  Viper  Club  event.    Budget  –  Q1  proposed  budget  might  change  due  to  current  travel  restricHons  affecHng  MESAC  events.    

23  

24  

25  

There  is  a  new  posiHon  –  ES  Liaison.  Thank  you  Robin  for  taking  on  the  new  roll.    Volunteers  are  needed!  All  parents  should  have  received  a  personalized  email  with  details  on  how  to  sign  up  to  volunteer.  

26  

Thank  you  for  the  great  start  of  the  year.      A  huge  thank  you  for  all  of  the  volunteers  who  worked  on  the  uniform  roll  out.  The  Viper  Club  and  ACS  do  not  make  a  profit  on  the  uniform  sales.      MSA  accreditaHon  team  will  be  coming  this  fall.  You  will  see  more  informaHon  on  this  later.  

27  

Before  closing  Vidya  spoke  about  the  upcoming  Reading  Fair.  The  theme  is  Reading  Takes  You  Places.  It  will  be  held  on  Thursday,  September  28th  in  the  auditorium  at  the  new  Hme  of  3:15  pm  –  4:00  pm.  You  can  find  the  sign  up  in  the  newsle8ers,  PTA  FB  page  and  Vidya  and  Min  will  be  in  the  ES  Atrium  on  September  18th  and  19th.  Final  day  for  sign  up  will  be  September  21st.    Nada  closed  the  meeHng  at  9:10  AM  by  thanking  everyone  who  came.  

28