Publicación de bases de datos Access en la web

Publicación de bases de datos Access en la web

Publicación en Internet con Microsoft OfficeSevilla, junio de 2004

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Access Publicación de bases de datos Access en la web

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Introducción

Creación de documentos HTML con Access

Los archivos de plantilla HTML

Hipervínculos en Access

Access

Introducción

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Access puede utilizarse para publicar páginas web que muestren información de una base de datos

y para crear formularios para que el usuario pueda solicitar, modificar y enviar la información a la base de datos

Es necesario tener instalados los componentes de Office Creación de páginas HTML y Convertir HTML

Access Creación de documentos HTML con Access

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Los objetos principales de las bases de datos Access (tablas, consultas, formularios e informes) pueden ser exportados a formato HTML

Cada objeto exportado crea una página web, excepto los informes, que crean tantas como páginas tenga el informe

Los objetos pueden exportarse individualmente con o sin asistente, pero si se exportan varios a la vez hay que usar el asistente

Access Creación de documentos HTML con Access

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Se puede publicar un objeto de una base de datos Access en dos formatos:

HTML estático: aunque se modifiquen los datos originales de la base de datos, no se ven las modificaciones en las páginas web

HTML dinámico: los cambios en la base de datos se reflejan automáticamente en las páginas web; el servidor web debe tener instalado un controlador ODBC para los archivos de base de datos Access

Access Creación de documentos HTML con Access

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Las tablas, consultas y formularios se pueden convertir a formato estático o dinámico, pero los informes sólo se pueden convertir a formato estático

Los datos de los formularios en formato dinámico pueden ser mostrados tanto en Vista Hoja de datos como en Vista Formulario, pero en formato estático sólo puede mostrarse en Vista Hoja de datos

Access

1 abrir la base de datos y seleccionar Archivo > Guardar como HTML

Creación de páginas web con formato HTML estático con asistente

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2 en el primer cuadro del asistente hacer clic en Siguiente

3 seleccionar los objetos a publicar (si se desea publicar más de un tipo de objetos debe hacerse desde la ficha Todos los objetos)

Access Creación de páginas web con formato HTML estático con asistente

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5 indicar si se quieren plantillas diferentes para algunos objetos; en tal caso, hacer clic en Siguiente y escoger las plantillas para los objetos

4 seleccionar, si se desea, una plantilla HTML para las páginas generadas

Access Creación de páginas web con formato HTML estático con asistente

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7 en el siguiente cuadro seleccionar la carpeta donde guardar los ficheros generados

6 escoger el formato HTML estático

8 el asistente permite crear una página principal que vincula a todos los elementos creados, y crear un perfil de publicación web para que sea más fácil y rápido volver a publicarlas

Access Creación de páginas web con formato HTML estático sin asistente

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1 abrir la tabla, consulta o formulario que se desee exportar y seleccionar Archivo > Guardar como o exportar

2 en el cuadro Guardar como seleccionar la opción En un archivo o una base de datos externos

3 indicar la carpeta de destino y la opción Guardar como tipo: Documento HTML

Access Creación de páginas web con formato HTML estático sin asistente

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4 en el mismo cuadro, seleccionar las opciones Guardar con formato y Autoinicio para que la tabla exportada presente un formato lo más parecido posible al de la hoja de datos original, y se muestre automáticamente al finalizar ; hacer clic en Exportar

5 en el cuadro Opciones de salida hacia HTML indicar la ruta de acceso hacia la plantilla a utilizar, y al pulsar en Aceptar la página web generada se mostrará en el navegador

Access Creación de páginas web con formato HTML dinámico con asistente

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1 realizar los tres primeros pasos señalados en el formato estático

2 en el siguiente paso, elegir la opción ASP dinámico (el servidor debe tener el componente Páginas Active Server)

Access Creación de páginas web con formato HTML dinámico con asistente

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4 las demás ventanas son las mismas que con formato estático

3 rellenar los datos del origen de los datos y la dirección URL donde se almacenarán los archivos script de las páginas web

Access Creación de páginas web con formato HTML dinámico sin asistente

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Los pasos son los mismos que en formato estático, pero en el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro de lista Guardar como tipo, se debe seleccionar los archivos con extensión .asp (o .htx e .idc si se desea el formato dinámico IIS)

Al hacer clic en Exportar, se muestra el cuadro de diálogo de la diapositiva anterior ; rellenar los datos como se indicó y la página web dinámica se habrá guardado en la carpeta especificada

Access

Los archivos de plantilla HTML

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Las plantillas son útiles para mejorar la presentación de los datos en las páginas web

Los ficheros gráficos .jpg correspondientes a las plantillas deben almacenarse en la misma carpeta que los archivos generardos

Los archivos de plantilla personalizada, que pueden crearse usando los recursos aprendidos en Word, deben tener la extensión .htm

Access

Hipervínculos en Access

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En Access se pueden insertar hipervínculos en los campos de las tablas o en los controles de los formularios e informes para compartir la información almacenada en otra posición

Para crear un hipervínculo hay que tener un campo para tal fin en una tabla

Una vez creado el campo, se podrá crear el hipervínculo en cualquier objeto de Access: tablas, consultas, formularios e informes

Access

Crear un campo de hipervínculo

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Para crear un campo de hipervínculos en la vista Diseño:

1 abrir la base de datos y seleccionar la tabla en la que se quiera crear un hipervínculo; hacer clic en el botón Diseño

2 escribir el Nombre del campo y escoger Hipervínculo en la lista desplegable Tipo de datos

3 seleccionar Archivo > Guardar

Access

Crear un campo de hipervínculo

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Para crear un campo de hipervínculos en la vista Hoja de datos: 1 abrir la tabla en el

modo vista Hoja de datos

3 seleccionar Archivo > Guardar

2 situarse en el lugar donde se desee añadir un campo de hiper-vínculo y seleccionar Insertar > Columna de hipervínculo (para cambiar el nombre del campo hay que ir a la vista Diseño)

Access Insertar un hipervínculo en un campo de hipervínculo

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Diseñar una consulta con hipervínculos es fácil: basta con seleccionar el campo o los campos donde se encuentren

Los informes con hipervínculos son similares a los formularios en el modo de vista Formulario

Veamos los detalles de inserción de hipervínculos en tablas y formularios

Access

Crear hipervínculos en tablas

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1 abrir la tabla con el campo de hipervínculos en vista Hoja de datos

2 situarse en el registro donde se quiere insertar el hipervínculo, dentro del campo diseñado para ello y seleccionar Insertar > Hipervínculo

3 indicar en el cuadro Vincular al archivo o dirección URL la ruta del enlace

4 rellenar el cuadro Ubicación dentro del archivo si se desea enlazar a un objeto de la base de datos

Access

Crear hipervínculos en tablas

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Otros métodos para crear hipervínculos en una tabla:

escribiendo directamente el archivo o dirección URL en la celda de la hoja de datos en la que se quiere que aparezca el hipervínculo

trayendo el hipervínculo de otro lugar, mediante Cortar, Copiar y Pegar, o arrastrándolo con el ratón

Access Crear hipervínculos en formularios e informes

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En los formularios se pueden asociar etiquetas, botones de acción e imágenes a los hipervínculos

Para crear etiquetas:

1 abrir el formulario en vista Diseño

2 situarse donde se desee insertar la etiqueta para el hipervínculo y seleccionar Insertar > Hipervínculo

3 en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo seguir el proceso señalado anteriormente

Access Crear hipervínculos en formularios e informes

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Para crear botones de acción o imágenes se debe usar el Cuadro de herramientas

1 abrir el formulario en vista Diseño

2 hacer clic en la herramienta Botón de comando o Imagen en el Cuadro de herramientas

Access Crear hipervínculos en formularios e informes

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3 hacer clic en el lugar de la sección Detalle donde se desee situar el botón o la imagen y darle el tamaño deseado arrastrando el ratón

4 indicar la Dirección de hipervínculo en el menú Propiedades (pulsar botón derecho del ratón sobre el control)

Access

Editar hipervínculos

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Se pueden editar los hipervínculos creados aplicando las tareas de edición típicas: cortar, copiar, pegar, modificar y eliminar

Para copiar un hipervínculo, seleccionar el enlace y luego efectuar las operaciones Edición > Copiar y Edición > Pegar (en el lugar deseado)

Access

Modificar hipervínculos

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Para modificar el formato predeterminado de los hipervínculos:

1 abrir la base de datos y seleccionar Herramientas > Opciones

2 seleccionar la ficha Hipervínculos/HTML

3 establecer las opciones deseadas y hacer clic en Aceptar

Access

Modificar hipervínculos

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Para modificar un hipervínculo:

1 abrir el objeto de Access que contenga el hipervínculo

2 seleccionar el hipervínculo haciendo clic con el botón derecho del ratón

3a seleccionar Hipervínculo > Modificar hipervínculo (el cuadro que aparece, Modificar hipervínculo, es similar a Insertar hipervínculo, visto antes)

3b seleccionar Hipervínculo > Mostrar texto para modificar el texto del hipervínculo

Access

Eliminar hipervínculos

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Para eliminar un hipervínculo creado en una tabla, en una consulta o en un formulario dependiente de una tabla que contenga el hipervínculo:

1 abrir el objeto de Access que contenga el hipervínculo

2 situarse en el registro que contenga el hipervínculo y hacer clic con el botón derecho del ratón

3 seleccionar Hipervínculo > Modificar hipervínculo y hacer clic en Quitar vínculo

Access

Eliminar hipervínculos

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Para eliminar todos los hipervínculos creados en una tabla:

1 eliminar el campo Hipervínculo de vista Diseño de la tabla

1 abrir el formulario en vista Diseño

2 seleccionar el hipervínculo y pulsar <Supr>

Para eliminar un hipervínculo creado en vista Diseño de un formulario: