Présentation d’une EPP CH Sud Gironde

EPP des médecins DIM - 10 janvier 2010 Agen

Présentation d ’une EPP CH Sud Gironde

EPP Doublons / Fusions des dossiers patients (DPA)

Dr Patricia CAREYMme Nathalie DELONG

EPP des médecins DIM - 10 janvier 2010 Agen

Identification du patient

� Fréquence des erreurs d’identité dans les établissements de santé� Principale conséquence : la sécurité des soins

� Création du dossier patient � Premier niveau d’erreur� Genèse de doublons (un doublon = au moins

deux identifiants pour une même personne) et beaucoup plus rarement de collision (collision = un identifiant pour deux ou plusieurs personnes différentes)

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EPP Doublon / fusion des DPA

Pourquoi ce choix de th ème au CH Sud Gironde ?

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Pourquoi ce choix d ’EPP ?

� Réactivation de la Cellule d’Identitovigilance (CIV) : visite de certification en 2012

� Changement du logiciel des Archives (Crossway� Sillage) : � les fusions réalisées par un identitoréférent (agent administratif)

dans le logiciel administratif Pastel n’étaient pas automatiquement corrigées dans la base de données de Crossway Archives (pas de passerelle, ni aucun processus de détection).

� Jusqu’à fin 2007, date du départ d’une archiviste, plus aucune correction manuelle n’a été faite dans Crossway.

� Le service informatique a ensuite procédé au croisement de la table de fusions dans Pastel et les données dans Crossway :���� Repérage de 215 doublons potentiels (soit 430 DPA)���� Par conséquent, coexistence de deux dossiers au format

papier pour un même patient.

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Matériels et m éthode

� Liste élaborée par le service informatique

� Constitution d’un groupe de travail :� les bureaux des entrées des 2 sites Langon et La Réole� le service des Urgences ( cadre, secrétaires, une IDE

des 2 sites)� la coordonatrice des secrétaires� le responsable des agents administratifs� le DIM� le service informatique� les archives� la cellule qualité

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Matériels et m éthode

� Audit des doublons papiers réalisé par le DIM sur la totalité de la liste avec création d’une grille de recueil spécifique.

� Références bibliographiques: recommandations de GIMSIH (ANAP)

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Les objectifs

� Vérifier que les fusions des doublons dans Pastel sont correctes par l’analyse des dossiers patients au format papier concernés et les fusionner de façon appropriée.

� Analyser les causes d’erreurs générant les doublons et les services concernés.

� Proposer une procédure de fusion des doublons, à valider par la cellule identitovigilance.

� Proposer une action de sensibilisation / formation sur l’identitovigilance.

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EPP Doublon / fusion des DPA

L’audit � La grille de recueil� Les résultats

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La grille de recueil

Audit/EPP doublons – Fusions DPA

N° Ordre : N° Dossier IPP: Nom : Prénom : Nom jeune fille : Date de naissance : Date de création : Service concerné : UF : N° Dossier IPP : Nom : Prénom : Nom de jeune fille : Date de naissance : Date de création : Service concernée : UF : Analyse des causes : - erreur sur le nom �

- erreur sur le prénom �

- erreur date de naissance � - erreur autres : Etat civil correct : Service créateur du doublon : UF : Décision de fusion : OUI � NON � Personne responsable fusion/défusion : Dr Mesures correctrices : - fusion dans Pastel �

- fusion dans Sillage �

- fusion dossier archive �

PS : le numéro IPP à conserver doit être surligné

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Les résultats

� Liste des doublons

� Nbre dossiers fusionnés 215� Nbre DPA 430

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Les résultats

� Services créateurs des doublons

Services créateurs de doublon papier

SSC0%

Médec ine A1%

Chirurgie A0%

Maternité10%Défus ions

1%

Urgences88%

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Les résultats

� Chronologie des doublonsNbre %

2004 1 0,5 2005 1 0,5 2006 7 3,2 2007 28 13 2008 45 20,9 2009 69 32,1 2010 50 23,3 2011 14 6,5 (1er semestre)

NB : Le nombre de doublons est devenu important à partir de 2007, lors de la mise en place de l’archivage des dossiers externes des Urgences, créatrices de la majorité des doublons.

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Les résultats

� Les causes Causes des doublons papiers

Aucune erreurretrouvée

1%

Nom de jeune fille2%

Date de naissance

31%

Prénom23%

Nom43%

N.B. : Plusieurs causes ont pu être associées lors d ’un même doublon.

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Les résultats

� Détail des causes

� Erreur d’orthographe dans le nom marital et celui de jeune fille

� Changement de nom (66 fois) dû à un mariage ou un divorce entre les deux passages

� Changement de nom de nouveau- né (16 fois) entre la déclaration lors de l’accouchement et celle à l’état civil

� Erreur sur la date de naissance (le jour, le mois et l’année) (77 fois)

� Erreur sur le prénom (55 fois)

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Les résultats

� Les moyens utilisés pour effectuer la (ou les) correction(s)

� Vérification de tous les éléments disponibles dans le dossier :

� éléments concordants dans le dossier� photocopie fiche d’état civil � photocopie livret de famille� photocopie carte d’identité

� Facturation (vérification du numéro de sécurité sociale)� Appel à l’Etat civil (3 fois)� Appel des personnes concernées (6 fois).

NB: Les fusions ou les défusions ont respecté les règles de la Charte d’Identification du patient « Dossier patient commun informatisé ».

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Cas particuliers

� Fusions

� 3 fusions avec le mauvais IPP d’où nécessité de correction de l’IPP également par les archives

� 2 créations à l’identique de deux pochettes des Urgences

� Dans 10 cas, aucun élément ne permettant de valider la fusion (impossibilité de joindre les personnes, numéros de téléphone et adresses erronés…)

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Détail des cas

� 3 fusions inappropriées (collisions) d ’oùdéfusion :

� Deux personnes différentes, des cousines avec le même nom de jeune fille, même date de naissance, même lieu de naissance mais pas le même prénom (appel à l’Etat civil)

� Deux frères avec deux dates de naissance différentes (appel à l’Etat civil)

� Fusion entre la véritable identité et un planning familial

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Détail des cas

� Erreur carte d ’identité

� 1 date de naissance différente sur la carte d’identité et sur le livret de famille ainsi que sur le nom de jeune fille (appel à la personne concernée)

���� correction de l’identité

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Discussion autour des résultats

� Doublons générés en grande majorité par le service des urgences

� Création des dossiers par l’ensemble des soignants aux urgences la nuit et avant 2011 le weekend

� Difficulté de la vérification de l’identité de certains patients admis en urgence (coma, démence, absence de papiers d’identité…)

� Pas de procédure de gestion des doublons sur l’hôpital

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EPP Doublon / fusion des DPA

Le plan d ’action

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Plan d ’action

� Formation du personnel « créateur de l’identité » avec une priorité pour le personnel des Urgences

� Mise en place d’une procédure de gestion des doublons

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Plan d ’action

� La formation du personnel :

� Réactualisation du flyer « Bien identifier pour bien soigner »(CIV)

� Elaboration d’un document informatisé de formation avec des cas concrets

� Plusieurs cessions pour l’ensemble des équipes

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Plan d ’action

Création d ’un flyer

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Plan d ’action

Elaboration d ’un document informatisé de formation avec des cas concrets

Formation du personnel des urgences 1

BIEN IDENTIFIERBIEN IDENTIFIER

POUR BIEN SOIGNERPOUR BIEN SOIGNER

Prévenir les erreurs d’identité

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Plan d ’action

� Procédure de gestion des doublons� Désignation de référents (2 TIM, un administratif

et 3 médecins)� Détection périodique des doublons (fiche de

recueil spécifique)� Description de la procédure de fusion :

� Vérification des éléments de l’identité� Vérification des éléments médicaux� Fusion des identités (sous la responsabilité d’un

médecin référent)� Personnes et services à prévenir

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Fiche recueil doublons – Fusions/défusion

N° Ordre : IPP MAITRE N° Dossier IPP: Nom : Prénom : Nom de naissance : Date de naissance : Sexe : F ���� M ���� Date de création : Service concerné : Code UF : IPP FANTOME N° Dossier IPP : Nom : Prénom : Nom de naissance : Date de naissance : Sexe : F � M � Date de création : Service concernée : Code UF : Service créateur du doublon : Code UF : Analyse des causes d’erreur : - sur le nom �

- sur le nom de naissance �

- sur le prénom � - date de naissance � - autres :

Procédure de vérification de l’identité : - concordance des traits d’identité � - concordance des éléments médicaux � - appel du patient � - appel services Etat Civil � - contact médecin ayant pris en charge patient � - autres �

Décision de fusion OUI � NON � défusion OUI � NON �

Personne responsable fusion/défusion : Dr Mme Etat civil correct : Actions à effectuer : - fusion dans Pastel - Sillage �

- fusion Laboratoire �

- fusion Archives �

- fusion Radiologie �

- fusion Hémovigilance �

- Fax fiche de recueil aux personnes concernées �

- autres �

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Plan d ’action

� Suivi d’indicateurs :

� Taux de doublons� Taux de collisions� Taux de modification d’identité� Taux de fusion� Taux de défusion

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Les mesures valid ées par la CIV

� Procédure de gestion des doublons� Formations des services concernés

(Urgences et nouveau personnel)� Repérage des doublons aux urgences

(tampon et panière spécifiques)� Validation de l’identité

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Merci pour votre attention