février 2019 Présentation du Groupe AMEXIO PARIS - NANTES - MONTPELLIER - BRUXELLES - LUXEMBOURG - PORTO - GENEVE
AmeXio, l’expertise ECM
© AmeXio - Tous droits réservés
février 2019
Présentation du Groupe AMEXIO
PARIS - NANTES - MONTPELLIER - BRUXELLES - LUXEMBOURG - PORTO - GENEVE
AmeXio, l’expertise ECM
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Agenda
2
Présentation d’Amexio✓ Qui sommes-nous ?
✓ Où sommes-nous ?
✓ Nos domaines d’intervention
✓ Nos offres solutions
✓ Nos offres de services
✓ Nos partenariats
✓ Références Actives
Xavier MORCILLO Fondateur & Dirigeant
«Le succès d’AmeXio s’appuie sur un capital détenu majoritairement par le fondateur & les hommes clés ainsi qu’un organisme financier majeur.»
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Capital détenu majoritairement par les fondateurs, les hommes clés ainsi que la SG
✓ Fondateur : 72% -> Société Générale (SGCP) : 12%
✓ Hommes clés : 12% -> Salariés : 4%
5 Pays & 7 implantations :
✓ AmeXio Paris
✓ AmeXio Be-Lux : Bruxelles & Luxembourg
✓ AmeXio Suisse : Genève (1-2019)
✓ AmeXio Near-Shore : Nantes & Montpellier
✓ AmeXio Mid-Shore : Porto
Croissances Externes
✓ Acquisition de DocWave : 3-2013
✓ Acquisition de Document Project : 1-2016
✓ Acquisition de GAM Consult (Belgique & Luxembourg) : 3-2017
Cotations
✓ Banque de France : E3+ -> Coface : 7/10
Qui sommes-nous?
32018
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SAS de 617 384 €
Qui sommes-nous?
32018
Organigramme Capitalistique
Etablissement secondaire Paris
Sud
SAS de 20 000 €
Ouest
SAS de 45 800 €
ParisSPRL de de xxx €
Bruxelles
SPRL de xxx €
Luxembourg
Porto
SAS de 12 888 067 €
Genève
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Qui sommes-nous ?
20195
2006
2012
2010
2014
0.3 M€
14.6 M€
94Collaborateurs
59Collaborateurs
4Collaborateurs
9.1 M€6 M€
2016
18 M€
132Collaborateurs
+ 165Collaborateurs
Pôle de référence en ECM-CCM en Europe
Société indépendante spécialiste de l’ECM-CCM
+ de 230 consultants ECM-CCM
Croissance constante depuis la création en 2006
+ 230Collaborateurs
24.23 M€
2018
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Où sommes nous ?
20196
5 pays & 7 Implantations
Siège social à Paris
Benelux : Bruxelles & Luxembourg
Suisse : Genève
Near-Shore : Nantes & Montpellier
Mid-Shore : Porto
• Plateforme de services mutualisés
• Centre de services, Projets au forfait, TMA
NantesParis
Bruxelles
Luxembourg
Couvertures & Interventions
Nationale
Interventions récurrentes en :
• Qatar, Lyon, Lille, Rennes, Brest, Rodez, Niort
Montpellier
Porto
Genève
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Nos offres solutions
7
Une relation privilégiée avec les éditeurs leaders du marché ECM et CCM
Partenaire C3P exclusif sur la gamme produits IIG
(Documentum, Captiva, XDB, XCP, D2, etc.).
IBM Business Partner spécialisé sur la gamme IBM ECM
(ICM, ICN, CMOD, Datacap, ICC, etc.)
depuis 2007.
1er Partenaire Business Europe
2018
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Nos offres solutions
8
Autres partenariats ECM - CCM
Autres partenariats et expertises
Amexio a sélectionné Alfresco Community comme solution ECM Open Source
Partenaire Silver de SharePoint depuis 2011
2018
1er intégrateur Européen sur la Suite Bdoc
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Innovation – Data Vizualization
9
Navigation intuitive et bidirectionnelle pour les
utilisateurs, intégré à D2 et xCP 2
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Innovation – GRC
10
Processus
Analyse
Revue
Approbation
CAPA
Plan d’action
Investigation
Mesure d’efficacité
Evénements déclencheurs
Déviation, Incident
Réclamation, Fraude
Audit, Changement
Base de connaissances
Classification
Tableau de bord
Tendances
Un socle xCP 2 pour adresser les besoins en matière
de Gouvernance, Risques & Conformité
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Innovation – Nouvelles interfaces
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Un framework pour construire des applications ECM
utilisables sur différents supports
API RESTDossiers Documents Tâches Sécurité
REFERENTIEL DOCUMENTAIRE
COMPOSANTS IHM
APPLICATIONS
Appli Métier Batches IHM Responsive
Portail
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Nos domaines d’intervention
Amexio intervient sur tout périmètre ECM
201812
Workflow
Pro
cess
us Collaboratif
Pu
blie
r
EditiqueArc
hiv
age
Co
nse
rver
Archivage légal
Gestion des Records
GEDStocker
Consulter
Versionner
Dématérialisation
Nu
mériser
OC
R
Processus métier
Dif
fuse
r
LAD
Enterprise Content Management
Bases de données
Cycle de vie
Création de valeur
Documentations techniques
Référentiel
Traçabilité
Sécurité
Intranet
Capital immatériel
Acq
uisitio
n
IndexationRAD
CMS
Intran
et
Partager
Enrichir
Portails
MétadonnéesBureautiques
Co
urriels
Création
Capture
Gestio
n
Publication
Contrats
WC
M
Big data
Do
nn
ée
Nearshore
Ou
tsou
rcing
Gestio
n d
es Reco
rds
Créatio
n
OC
R
Courriers papier
Télécopie
Exploration de données
Efficiente
Do
cum
entu
m
Pilotage
Migration
Projet
Architecture
Traçabilité
IndexationBig data
Archivage légal
Publier
Ind
exation
Po
rtails
SaaSAnalyseCréation
Arch
ivage
Documents multimédia
Utilisateurs
Gestion de la preuve
Economie moderne
Administrations publiques
Normes
Référentiel
Au
dit in
terne
Audit qualité
FileNet Content ManagerDocumentumA
lfre
sco
SharePoint
Op
en So
urce
Gestio
n
Intran
etD2
Au
dit in
terne
Traçabilité
Utilisateurs
Au
dit q
ualité
Portails
D2
D2
Diffu
ser
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Nos offres de Services
CONSEIL
BUILD
RUN
FORMATION
201813
Build❖ Spécifications techniques et fonctionnelles
❖ Architecture
❖ Paramétrage, Développement, Optimisation
Run❖ Maintenance Applicative
❖ Support, Maintenance Software, Exploitation
Conseil❖ Schéma directeur
❖ Cadrage, audit
❖ Aide au choix
Formation❖ Centre de formation agréé n°11 75 44396 75
❖ Formations « éditeur », inter ou intra
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Nos références actives
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Banque, Finance & Assurance
Industrie, Energie
Sciences de la Vie
Public Services, Télécom, Média
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Exemples de réalisation
✓ Démarche Qualité : AMEXISO
✓ D2 : Laboratoires SERVIER
✓ XCP2 : SG-SS
✓ InfoArchive : SG
✓ CAPTIVA : CNIEG
Agenda
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Démarche Qualité : AmexISO
16
VISION MACRO-PROCESSUS
CONCLUSIONS
VISION PROCESSUSDEFINITION
ENJEUX ET MOYENS
Enjeux :
Garantir la qualité des réalisations et projets
menés par Amexio en mode forfaitaire et au
sein de centres de services externalisés.
Doit supporter les projets initiaux et les TMA.
Permettre l’usage de méthodologies projet
différentes (cycle en V, agile, itérative, …).
Moyens :
Manuel qualité, procédures, modes
opératoire/instructions, formulaires,
modèles.
Formation de nos équipes.
Audits externes et internes
Système de Management de la Qualité
(SMQ), nommé AmexISO, développé sur la
norme ISO 9001:2008.
AmexISO repose sur les concepts
d’amélioration continue.
Il a été conçu pour être souple et ne pas
alourdir les tâches de nos collaborateurs tout
en répondant aux enjeux.
- AmexISO est apprécié par nos clients,
car il matérialise toute la rigueur et la
transparence des collaborateurs
Amexio lors de la réalisation de leur
mission
- AmexISO permet à Amexio de
travailler en mode forfaitaire avec les
industries pharmaceutiques
- AmexISO est un avantage
concurrentiel d’Amexio
Quelques unes des procédures en place : gestion qualité projet
et système, gestion des événements, gestion des changements,
gestion des incidents, …
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Références récentes – D2
La conduite du projet a également permis de
▪ Tenir compte d’améliorations ergonomiques
inhérentes à la nouvelle version de l’interface D2
▪ Réaliser de premières actions de simplification des
configurations maîtrisées
▪ Identifier des axes d’amélioration plus structurants
pour l’avenir
LE PROJET CLIENT / SECTEUR
BÉNÉFICES
LES PLUS
SITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
Le projet de montée de version a été conduit avec mode
d’engagement forfaitaire, en s’inscrivant dans le triptyque
Enjeux :
- Migration iso-fonctionnelle du périmètre
existant sous D2 (v° 3.0 → v° 4.5)
- Ouverture à de nouvelles populations
d’utilisateurs + accès aux documents pour
une durée donnée
- Suivi des accès
Moyens :
- Evolutions fonctionnelles réalisées en
parallèle à une migration technique
- Limitation les développements
- Approche « transversale » appliquée
lorsque pertinente
Ce laboratoire pharmaceutique souhaite
réaliser la montée de version d’une
application D2 existante vers une version
plus récente tout en ouvrant l’accès à de
nouvelles populations d’utilisateurs
(externes)
D2 4.5, Documentum 6.7SP2
SGBD Oracle, OS Windows
Atteinte des objectifs de planning (durée
de projet limitée) et de qualité (faible
nombre de retours en recette & garantie)
Anticipation de futures améliorations à
intégrer à de prochaines évolutions
Pragmatisme et pédagogie : une phase de
prototypage avec démonstration a permis
aux utilisateurs d’appréhender les impacts
fonctionnels et techniques
Généricité : la réalisation est utilisable
pour des personnes internes
Suivi : des requêtes de suivi sont
disponibles dans l’application pour le
pilotage par workflow
ENVIRONNEMENT
Montée de version des données & de l’application
• Mise à niveau des versions logicielles et alignement
sur la roadmap serveur
• Montée de version D2 iso-fonctionnelle (sur le
périmètre existant)
• Rétro-documentation de l’existant (spécifications du
projet initial non maintenues à jour)
CONSOLIDER
SECURISER
AMELIORER
Gestion fine des droits d’accès pour les profils
externes (centres de recherches externalisés)
• Cloisonnement par étude : gestion par typologie /
sous-typologie ou bien au niveau du document
• Cas des workflows : assignation et retrait
dynamique des droits en fonction de l’avancement
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Références récentes – xCP
18
LE PROJET CLIENT / SECTEUR
BÉNÉFICES
LES PLUS
SITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
Positionner le référentiel documentaire au
cœur des échanges avec les clients en
l’interfaçant avec les différents canaux
d’échange (portail, mail, fax, papier)
Mettre en place un moteur de routage
souple et évolutif permettant la circulation
des documents aux opérateurs internes selon
des règles automatiques configurables par
pays et par client
Assurer la confidentialité des documents
stockés au sein de la plateforme
Dans le cadre de l’évolution de sa stratégie
commerciale , la banque souhaite inscrire sa
relation client dans un mode digital (portail
client + socle documentaire interne assurant
la conservation et la distribution des
documents aux acteurs concernés, selon le
client et le type d’opération déclaré)
EMC² Documentum xCP 2.2
Services REST (Jersey + Spring)
Le prototypage agile réalisé lors de la
formalisation des besoins a permis aux
différents métier de converger sur des
parcours fonctionnels communs et
adaptés.
La mise en œuvre d’un routage basé sur
des configurations à la main des
administrateurs fonctionnels a permis
d’étendre le périmètre applicatif dès
l’ouverture du service (20 processus
déployés au lieu de 5 initialement visés)
en tenant compte des spécificités locales
(déclinaison par pays / par client)
ENVIRONNEMENT
REFERENTIELDES TIERS
EXTRANETCLIENT
PLATEFORMEDOCUMENTAIRE
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Références récentes – InfoArchive
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- Un offre Archivage bâtie sur un développement spécifique Documentum Webtop, process JAVA et ASR.
- Fin de support des versions installées.- Offre de service avec de nombreuses
applications, internes, clientes.
- Unique intégrateur référencé
InfoArchive
- Travaux réalisés pour et avec les
équipes EMC² fonctionnelles et
développement du produit.
- Mise à disposition de l’ensemble des
compétences nécessaires.
- Stratégies de migration / portage pour
une reprise des données existantes de
Production.
- Fiabilisation technique et
pérennisation de l’offre d’archivage
- Développements limités, grande
capacité de paramétrages
- Gains financiers sur infrastructures
LE PROJET CLIENT / SECTEURSITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
BÉNÉFICES
LES PLUS
Enjeux :
- Conception du portage vers le produit InfoArchive, étude de l’existant, dossier de conception, dossier d’architecture, guide installation, procédure de migration.
- Aucune rupture technologique pour les applications clientes.
- Chiffres clés 31.5 milliards éléments / 15 To. Croissance + 500 millions éléments / 150 Go
Moyens :
Une équipe Amexio de 5 consultants mise à disposition de EMC², analystes fonctionnels, développeurs, architectes.
EMC² Documentum V6.5 et V7.1EMC² Documentum InfoArchive 3.1
Enjeux critiques : - Haute disponibilités- Ouverture internet des fonds, relevés bancaires.- Temps de réponses inférieur à 2 secondes.- Aucune modification des applications clientes.
Archivage : - Hétérogénéité des données archivées. Documents, traces, données
structurées, flux AFP convertis en PDF…- Respect contraintes légales, norme NF Z42-013
Acquisition :- Sources multiples- Données XML, traces audit, documents, flux AFP
Restitution :- Paramétrages produit InfoArchive.- Extensions Webservices InfoArchive.- Intégration SI SG.
Préparation Élaboration Construction Transition
Intervention sur l’ensemble des phases du projet de migration :
- Recueil du besoin métier - Analyse fonctionnelle- Analyse technique
- Conception- Rédaction documentations projet
- Réalisation- Recette d’intégration
- Packaging- Suivi du déploiement technique
ENVIRONNEMENT
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Références récentes – Captiva
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- Mise en place d’une chaîne d’acquisition des documents entrants
- Couplage fort avec l’application métier principale (gestion des pensions)
Respect des consignes client
- 90% de paramétrage
- Solution robuste & fiable
- Respect des délais & du budget
Adéquation aux attentes du métier
- Alimentation depuis l’application
métier
- Facilité d’appropriation de la solution
mise en place
- Amélioration du traitement
- Amélioration de la traçabilité
- Adoption par les utilisateurs
- Maintenance réduite
LE PROJET CLIENT / SECTEURCONTEXTE
ENJEUX ET MOYENS
BÉNÉFICES
LES PLUS
Enjeux :
- Mise en place d’une chaîne de dématérialisation industrielle
- 500 000 pages par an
- 2 processus de dématérialisation
- 10 opérateurs
Moyens :
Une cellule projet réduite intégrant :
- 1 expert technique Captiva (pour le cadrage et l’implémentation de la solution)
- 1 chef de projet à temps partiel (pour le suivi opérationnel et la tenue des engagements)
EMC² Documentum Captiva 7.1
ENVIRONNEMENT
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Exemples de réalisation✓ Centre de services ECM chez SGCIB
✓ Centre de compétences ECM chez Dassault Aviation
✓ Mutualisée d’Archivage FileNet chez BNP-Paribas
✓ Migration FileNet P8 chez DeGroof
✓ 2 références : Laboratoire Pharmaceutique
✓ Industrialisation Processus chez Generali
✓ Projet de Dématérialisation chez Coface
Agenda
21
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Centre de services SGCIB
2017
Un parc applicatif basé sur le progiciel Documentum (EMC²) - Faible maitrise de la performance globale
des équipes- Risques élevés sur la stabilité et la
pérennité des applications
- Mise à disposition du client de
l’ensemble des compétences
demandées (AMOA, Gestion de
Projets, MOE, Maintenance & Support)
- Stabilité et fiabilité des ressources (pas
de turn-over)
- Prise en charge de la relation éditeur
- Mise en relation avec le réseau
d’experts Amexio
- Méthodologie Agile
- Le Socle GED mis en place est devenu la solution Groupe grâce à sa fiabilité et à ses performances
LE PROJET CLIENT / SECTEURSITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
BÉNÉFICES
LES PLUSEnjeux :
- Maintenir et faire évoluer le parc applicatif Documentum
Moyens :
Un cadre contractuel adapté :- Une grille des profils basée sur 3 niveaux et
3 spécialités : Chef de projet, Analyste fonctionnel et Développeur
- Des indicateurs qualité- Des entrées/sorties simplifiées- Des comités de suivi réguliers- Un contrat sur 3 ans
Une équipe efficace et complète :
- > 20 ressources en poste- Tous les profils représentés
Documentum V5.3, V6.5, V6.7 et V7Documentum D2Documentum xCP2.1GWT, AngularJS
ATG Amexio
Pilotage
Gestion de projet
MOE
MOA
ComitésIndicateurs
Entrées/sorties
PlanificationBudget
Coordination
ExpertiseInnovationPackaging
AteliersRédactionRecettes
- Gestion de la documentation des financements structurés- Outils pour la gestion des activités de l’Audit/Inspection- Applications RH- Gestion des crédits
ENVIRONNEMENT
22
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Centre de compétences GED
2017
- Des applications documentaires
complexes basées sur le progiciel EMC²
- Une TMA non spécialisée et limitée
dans sa capacité d’intervention
- Agilité et réactivité associées à notre
expertise
- Baisse des charges de maintenance
portée par la qualité des réalisations
- Dégressivité des tarifs en fonction du
volume commandés
- Maintien des compétences porté par
l’organisation générale d’AMEXIO en
unité de réalisation
- Fonctionnement par unité d’œuvre (3
profils définis)
- Stabilisation des applications en production
- Convergence fonctionnelle et technique aboutie
- Réduction des couts de maintenance applicative
- Relation de confiance client/fournisseur
LE PROJET CLIENT / SECTEURSITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
BÉNÉFICES
LES PLUS
Enjeux :- Poursuivre et renforcer la convergence
et les migrations des applications existantes
- Permettre aux équipes DASSAULT AVIATION de se concentrer sur les tâches stratégiques
- Maîtriser et réduire l’impact financier des systèmes de gestion documentaire.
Moyens :- 4 à 6 ETP permanents - Missions ponctuelles d’expertise
technique- Astreintes possibles- Périmètre d’intervention forfaitisé à
plus de 90%
Documentum V5.3 et V7
Documentum D2
WEB WEB WEB
Chronos &
références
Matricesde
sécurité
Processus
GED
Modèle de
données
Ségrégationdes
données
SynchroLDAP
Modèle SDS
Référentiels « socle »
Interfaces « Webtop »
Référentiels « hors socle »
Interfaces « Webtop »
5.3
WEB WEB
5.3
Publication
Import &
Export
Filigranes
Gestion des
relations
Avant projet
7
WEB
Interfaces D2
- Le parc applicatif, en cours de migration vers le couple D7/D2, s’appuie sur un corpus de fonctionnalités spécialisées et partagées par plusieurs applications métiers.
- La maintenance et l’évolutivité de ces fonctionnalités sont donc mutualisées.
ENVIRONNEMENT
AmeXio, l’expertise ECM
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Infrastructure Mutualisée d’Archivage FileNet
2017
2011 statut de l’infrastructure en place :− Arrivée de nouvelles applications sur le socle
existant− Une fin de support de la version du progiciel IBM
FileNet− Une période d’instabilité applicative fin 2010
- Respect des engagements et des budgets
- Respect des normes Harmony CMMI3 du client dans la qualité des livrables
- Stratégies de migration pour une reprise des données existantes de Production
- Elaboration et Mise en place d’outils de déploiement automatique (DPBP)
- Pilotage de bout en bout du projet
- Accompagnement au changement
- Amélioration et Stabilité de la Solution + Flexibilité
- Isolation des applicatifs métiers
- Industrialisation des processus d’installations
- Hébergement de nouvelles applications
- Utilisation des atouts de la virtualisation
LE PROJET CLIENT / SECTEURSITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
BÉNÉFICES
SITUATION INITIALE
LES PLUS
Conception de la
Solution
Documentations Harmony CMMI3
Suivi des Installations
Outils de déploiement automatique (DPBP)
Stratégies de Migration
Reprise des données de Production
Elaboration et mise en en œuvre d’une infrastructure d'hébergement d’applications IBM FileNet P8 par l’évolution des socles GED / BPM en place et Mise en place d’outils
de déploiement automatique
Piloter
Réaliser
Conseiller
Enjeux :Une nouvelle infrastructure − Gestion de l'obsolescence du progiciel FileNet
IBM P8
− Passage du service mutualisé à un service partagé dédié et sécurisation de certains composants sensibles
Des migrations critiques− 5 lots à déployer dont plusieurs applications
critiques (vingtaine de migrations réalisées)
− s’appuyant sur la mise en place d’une infrastructure importante (un peu moins de 90nouveaux serveurs sur 7 environnements)
Moyens :Quels sont les moyens nécessaires à la réalisation du projet ? Budget, chiffres clés,… (par exemple, nombre de consultants AMEXIO)
VMWare ESX, Linux Redhat 5.5, EMC CenteraIBM FileNet 4.0 → 4.5.1 et 5.0IBM Websphere 6.1 → 7.0Oracle 10g → 11g
24
AmeXio, l’expertise ECM
© AmeXio - Tous droits réservés
- Migration transparente pour les
utilisateurs et applications tierces
- Délais de migration maitrisés
(indisponibilité limitée à 4h)
LES PLUS
IBM FileNet P8 (4.5.0, 5.2), IBM
WebSphere (7.0, 8.5.5), Windows,
RedHat, Active Directory, Oracle, TNG
Enjeux :
‐ Migration vers une plateforme aux
standards actuels
‐ Changement de système d’exploitation
(de Windows à Linux)
‐ Synchronisation des opérations de
portage des applications réalisées par la
Banque Degroof et plusieurs fournisseurs
‐ Préparation de la mise en place d’IBM
Content Collector pour l’archivage des
emails
Moyens :
‐ 5 millions de documents
‐ 30 000 workflows
‐ 350 utilisateurs
‐ 10 applications exploitant FileNet
LE PROJET
BÉNÉFICES
SITUATION INITIALE CLIENT / SECTEUR
ENVIRONNEMENT
Pour faire face à l’obsolescence et à
la fin de support des composants
logiciels et matériels, AmeXio réalise
la migration forfaitaire de la
plateforme IBM FileNet P8 de la
version 4.5.0 vers la version 5.2.
ENJEUX ET MOYENS
Migration IBM FileNet P8
Réalisation forfaitaire des activités suivantes:
− Définition de l’architecture technique et
applicative cible
− Dimensionnement des plateformes
− Définition et exécution des procédures de
migration
− Mise à jour des procédures et de l’outillage
d’exploitation
− Accompagnement des équipes de
développement client à la prise en compte
des impacts de la migration sur le périmètre
applicatif
Windows
Source P8 4.5
FileNet P8 4.5.1
WebSphere 7.0
Cible P8 5.2
Oracle 10
AD 2003
RedHat Linux
FileNet P8 5.2
WebSphere 8.5.5
Oracle 11
AD 2003
Content Collector 4.0
Portage du parc applicatif
Equipe Banque Degroof
Fournisseurs
Définit et Réalise
Assiste
14
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Réalisation d’une application D2
Situation délicate pour cette base de connaissance métier :- Application existante complexe, - Faible tôt d’adoption par les utilisateurs- Obsolescence des produits
Application à revoir dans le contexte de changements organisationnels
Prise en compte des attentes Client
- Un mot d’ordre : SIMPLIFIER
- Optimisation de la recherche plein
texte
Démarche projet
- Approche « metaplan » lors des
ateliers
- Forte valeur ajoutée des itérations
Accompagnement au changement
- Réalisation de vidéos de
présentation de l’application
- Expert Pharma
- Rapidité d’exécution du projet
- Au plus proche du produit
- Accompagnement au changement
LE PROJET CLIENT / SECTEURSITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
BÉNÉFICES
LES PLUS
Enjeux :
Un client mobilisé- Une équipe de 10 personnes
Des attentes métiers fortes- Convaincre le département- Extension à d’autres départements
Un cadre de travail défini- Choix groupe du produit D2- Un cahier des charges existant
Moyens :
- Forfait Amexio d’environ 60 jours pour le lot 1
Webtop → D2 4.1
Documentum 5.3SP6 → 6.7 SP2
xPlore 1.3
ENVIRONNEMENT
26
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LE PROJET CLIENT / SECTEUR
BÉNÉFICES
LES PLUS
SITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
Enjeux :- Améliorer les performances de
l’interface de contribution- Traiter le problème de fond
Moyens :- Mission d’expertise technique
Documentum en mode forfaitaire avec 1 ressource Amexio
- Expertises OS , ArcServe et DBA fournies par le client
Ce client, leader de l’information
médicale, utilise Documentum pour gérer
les documents de son site internet.
Des problèmes à traiter :
- Temps de réponse très longs avec le client
Documentum de contribution
- Contournement en place vs. traitement du
problème de fond
Documentum 5.2.5SQL ServerArcServePas d’expertise technique Documentum en interne
- Temps de réponse améliorés : x10 sur
certaines requêtes
- Compréhension des points de vigilance,
de la méthodologie par les équipes
internes
- Accompagnement du client : explication
de la démarche, du plan d’actions,
formation
- Documentation livrée
- Application des bonnes pratiques
Documentum avec prise en compte des
retours d’expérience
- Revue de code focalisée performances
ENVIRONNEMENT
Expertise Technique : Performances
Recommandations
Analyse
Collecte
Expertise
Documentation éditeur
Implémentation Contrôle
Documentation Explications
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- Industrialisation des processus de
traitement des documents entrants
chez Generali
- Le Socle GED mis en place est
devenu la solution Groupe grâce à
sa fiabilité et à ses performances
LES PLUS
IBM FileNet P8 5.2, RHEL, Java / J2EE,
Oracle
Enjeux :
- Mise en place d’un ensemble de
services GED / Workflow générique
- Rationalisation du traitement des
documents (entrant)
- Consolidation par corbeilles des tâches
à traiter dans les Back End
- Suivi et Pilotage des activités de
gestion
- Plus de 6 000 000 de documents / an
- Plus de 4 000 000 workflows / an
- 5000 utilisateurs
Moyens :
- 5 consultants Amexio
- ~ 700 jours
LE PROJET
BÉNÉFICES
SITUATION INITIALE CLIENT / SECTEUR
ENVIRONNEMENT
- Une seule application métier
directement adossée au
progiciel
- Développements spécifiques
inutilisables hors du contexte
applicatif
ENJEUX ET MOYENS
Industrialisation des processus de traitement des documents entrants
- Services à la carte
- Mode hors ligne des services d’accès
- Migration des référentiels historiques vers
la solution Groupe Socle GED / FileNet
Développement d’un socle GED/Workflow générique basé sur
la solution IBM FileNet P8. Mise en place de services d’injection
des documents issus de la chaine de dématérialisation des
courriers entrants.
Services Socle
GED / BPM
Outils d’Accès
Migration
Référentiels
172017
AmeXio, l’expertise ECM
© AmeXio - Tous droits réservés
- Les valideurs gagnent du temps par un circuit allégé et un mode de communication structuré
- Minimise les appels de relance fournisseurs par une meilleure maîtrise du règlement
- Allègement de la charge de travail de la comptabilité fournisseurs
- Gains en productivité et en fiabilité
- Diminution des flux de courriers internes
LES PLUS
IBM Datacap V9, FastDoc, IBM FileNet
5.2, VMWare ESX 5,5, Linux Redhat 6.6,
Oracle WebLogic Server 12c, Oracle 11g,
Windows Server 2012
Enjeux :
- Numérisation des factures fournisseurs
- Archivage et la consultation des factures
fournisseurs
- Mise en place d’un workflow
automatique des bons à payer à
plusieurs niveaux de validation
- En lien direct avec l’application
comptable RCS
- Application transverse (+ de 30 directions
impactées)
Moyens :
- Budget de 190 j/H
LE PROJET
BÉNÉFICES
SITUATION INITIALE CLIENT / SECTEUR
ENVIRONNEMENT
- Les factures papier sont conservées par la comptabilité fournisseurs
- La volumétrie du courrier interne est très importante.
- Les factures sont portées physiquement d’étage en étage pour validation
ENJEUX ET MOYENS
Projet de dématérialisation - Datacap
- Maitrise et savoir faire sur la dernière version d’IBM Datacap (V9) et de son module de numérisation FastDoc
- Accompagnement au changement
- Force de proposition
- Respect des engagements et budgets
- Maitrise de FileNet et de ses capacités de gestion de workflow
Piloter
Réaliser
Conseiller
ClientAmexio
Amexio
Elaboration et mise en œuvre d’un projet dedématérialisation des factures
fournisseurs à partird’un code barre
QR Code 2D
18
AmeXio, l’expertise ECM
© AmeXio - Tous droits réservés Janvier 2017Présentation Amexio
Présentation d’Amexio
Exemples de réalisation CCM✓ Aviva France
✓ MAAF
✓ Crédit Coopératif
✓ La Mutuelle Générale
✓ Eurotoll
Agenda
30
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Présentation Amexio 31
Projet de modernisation de l’éditique Aviva France
Présentation Amexio
- Plusieurs solutions de composition ont été déployées dans différents pays
- Les coûts d’affranchissement ne sont pas optimisés
- La production des courriers issus des back offices n’est pas industrialisée
- Une architecture cible en conformité avec le concept d’ADF du Gartner
- La rationalisation de moyens informatiques
- La génération de gains par la massification des affranchissements
- La libération de ressources métiers pour se recentrer sur son cœur business
- Disposer d’un état des lieux au
niveau européen
- Obtenir une vision stratégique et
une trajectoire de déploiement
- Pouvoir engager les premières
actions opérationnelles
LE PROJET CLIENT / SECTEURSITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
BÉNÉFICES
LES PLUS
Enjeux :
- Modernisation et industrialisation de la gestion documentaire
- Optimisation des coûts (production et affranchissements)
- Identification de pistes d’économies (prestation et d’affranchissements)
- Optimisation de la gestion du courrier bureautique
- Préconisations de solutions de gestion du courrier « égrené »
Moyens :
- 1 Chef de projet sénior : 31j- 1 Consultant sénior éditique : 10j
ENVIRONNEMENT
• Cartographie des flux de production
• Processus éditiques
• Besoins fonctionnels et techniques
Analyse de l’existant Recensement des
besoins
• Étude d’opportunités
• ImpactsScenarii cibles
• Solutions logicielles adaptées
• Comparatif fonctionnel, techniqueBenchmarking
• Coût de mise en œuvre
• ROI potentielBusiness Case
• Recommandations
• Planification de la mise en œuvreSynthèse
Audit et synthèse :
- Edinat- BDOC-Suite- Open Print- HP Exstream
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Présentation Amexio 32
Analyse et optimisation du référentiel courriers
Présentation Amexio
- La MAAF a décidé de mettre en placeun outil de composition interactive descourriers sur le poste de travail desgestionnaires.
- Bien appréhender les pratiques
existantes
- Détecter les redondances de
modèles et de paragraphes
- Croiser l’utilisation du référentiel
avec les courriers produits
- Maitriser les charges du projet grâce
au pilote
- Expérimenter la méthodologie
avant déploiement
- Limiter les risques de frein au
changement
LE PROJET CLIENT / SECTEURSITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
BÉNÉFICES
LES PLUSEnjeux :
- Après le choix de l’outil, la transition des courriers sur le nouvel outil a nécessité une étude pour déterminer le plan et la méthodologie de reprise des courriers et définir l’accompagnement au changement.
Moyens :
- 1 Consultant expert éditique- 1 Architecte éditique
ENVIRONNEMENT
• ENTRETIENS AVEC LES ADMINISTRATEURS ET UTILISATEURS DE LA
SOLUTION
• ANALYSE DU RÉFÉRENTIEL COURRIER (MODÈLES ET
PARAGRAPHES)
ANALYSE DE L’EXISTANT
DÉFINIR LA MÉTHODOLOGIE DE REPRISE
• ORGANISER LE NOUVEAU RÉFÉRENTIEL
• RÉALISER UN PILOTE
SPÉCIFICATION ET PRÉPARATION AU
NOUVEAU RÉFÉRENTIEL
• ACCOMPAGNER LA MIGRATION
• PROPOSER UN DÉPLOIEMENT PAR CYCLE
• ESTIMER LA CHARGE GLOBALE DE REPRISE
• ACCOMPAGNER LE CHANGEMENT
ACCOMPAGNEMENT OPÉRATIONNEL DES
ÉQUIPES ET PRÉPARATION AU DÉPLOIEMENT
- BDOC-Suite V5
-
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Présentation Amexio 33
Étude et intégration d’une solution de composition éditique et d’archivage électronique
Présentation Amexio
- Le Crédit Coopératif a engagé un projet de refonte de la chaîne de traitement Editique et Archivage
- Moderniser l’architecture éditique
- Disposer d’un système d’archivage à
valeur probatoire
- Se doter d’outils pérennes
permettant de s’ouvrir sur les
nouveaux médias de communication
-
LE PROJET CLIENT / SECTEURSITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
BÉNÉFICES
LES PLUSEnjeux :
- Mettre en place un processus sécurisé de traitement des documents
- Optimiser la communication en maîtrisant totalement les phases de conception éditique
- Rationaliser la production ;- Développer la dématérialisation des
échanges en s’appuyant sur la reconnaissance de la valeur probante de l’écrit électronique
Moyens :
- 1 Consultant expert éditique- 1 Architecte éditique- 1 Chef de Projet éditique- 2 Concepteurs éditique
ENVIRONNEMENT
- STS Web
- HP Exstream Dialogue (batch et interactif)
- Projet :
▪ Analyse de l’architecture existante
▪ Rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques
▪ Étude de l’intégration (architecture, intégration du portail)
▪ Reprise de l’existant (composition des courriers, reprise des archives)
▪ Élaboration de la stratégie de tests unitaires et de recette
▪ Pilotage et suivi du prestataire de production éditique (mise en place de la nouvelle chaine, spécification et mise en place du reporting, définition de la traçabilité)
▪ Organisation de la recette chez le prestataire de production éditique (tests d’impression monochrome et couleur, tests de mise sous pli, validation des fichiers de suivi et des rapports de production)
- TMA :
▪ Maintenance corrective, évolutive et travaux spéciaux (sur site et à distance)
▪ Pilotage et supervision des prestations liées à la TMA
- Améliorer les processus de
conception et de production des
documents de communication vers
la clientèle
- Sécuriser et tracer les processus
d’archivage électronique
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Présentation Amexio 34
Étude de cadrage éditique et archivage
Présentation Amexio
- La Mutuelle Générale a engagé un projet d’optimisation de la communication vers ses adhérents
- Disposer d’un socle logiciel éditique et
archivage évolutif afin de répondre à
d’éventuels nouveaux besoins métiers
et/ou documentaires
- Envisager la dématérialisation des
courriers tout en respectant les
contraintes règlementaires
- Moderniser l’architecture éditique
interactive en proposant une distribution
multicanale
-
LE PROJET CLIENT / SECTEURSITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
BÉNÉFICES
LES PLUSEnjeux :
- Optimiser la communication vers ses adhérents par une meilleure maitrise du contenu, de la forme et du canal de distribution des courriers produits sur les postes de travail des gestionnaires.
- Composer de façon interactive des courriers unitaires
- Assurer un archivage électronique en vue de la consultation des courriers et de la dématérialisation
- Distribuer les courriers sur différents canaux (papier, électronique,…)
Moyens :
- 1 Directeur de Projet- 1 Consultant expert éditique & archivage- 1 Consultant MOA junior
ENVIRONNEMENT
- HP Exstream Dialogue (batch et interactif)
- Gains sur la maintenance et sur la qualité
de service adhérent par une meilleure
réactivité
- Définition des offres de services éditique
et archivage proposées aux métiers par
la MOA
- Liens et interactions entre l’éditique,
l’archivage, les applications métiers et le
CRM
ANALYSE DEL'EXISTANT
RECENSEMENTDES BESOINS
BENCHMARKETAT DE L'ART
BUSINESSCASE
OFFRE DE SERVICESÉDITIQUE ET ARCHIVAGE
CONSULTATIONÉDITEUR
SYNTHÈSEPLAN PROJET
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Présentation Amexio 35
Projet Ecotaxe : mise en place d’un processus dématérialisé de souscription en ligne
Présentation Amexio
- Dans le cadre du projet Ecotaxe, Eurotoll souhaite mettre en place un processus dématérialisé de souscription en ligne
-
LE PROJET CLIENT / SECTEURSITUATION INITIALE
ENJEUX ET MOYENS
- Définition et mise en place d’une plateforme de dématérialisation
dans le cadre d’un projet de souscription en ligne
- Définition, installation et paramétrage id’une solution de
composition éditique de courriers sortants en s’appuyant sur la
brique logicielle Bdoc Suite
Prestations réalisées
- RAD/LAD : intégration de l'outil dans la chaîne existante,
paramétrage des modèles de documents
- Archivage sécurisé : Intégration du process de valeur probante
dans la chaîne existante, développement de l'injecteur de masse,
paramétrage du plan de classement
- Interfaces GED : développement des liens avec le portail client,
enrichissement des liens existants avec VictorToll, développement
des liens avec SagaToll, mise en place de la consultation clients de
documents
- Composition éditique : intégration de l'outil dans la chaîne
existante, mise en place des modèles de documents,
développement des liens avec le portail client, développement
des liens avec la GED et empreintes de sécurité
- Cible et spécifications : définition architecture fonctionnelle cible,
spécifications fonctionnelles générales, spécifications techniques
détaillées
Enjeux :
- Optimiser et automatiser le processus de souscription en ligne intégrant le téléchargement des pièces justificatives
- Composer et générer à la volée les contrats de souscription
- Assurer un archivage électronique à valeur probatoire
- Accéder aux documents via les applications métiers
Moyens :
- 1 Consultant expert en dématérialisation- 1 Consultant MOA en gestion
documentaire- 1 Consultant MOE éditique
ENVIRONNEMENT
- STS Web 3.9
- Bdoc V5
- Oracle, .net
AmeXio, l’expertise ECM
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Rémi MOEBSManager Switzerland
+41 78 639 36 10
https://www.linkedin.com/company/amexio
https://twitter.com/amexioexpertecm
https://www.facebook.com/Amexio/
1er Intégrateur ECM & CCM en Europe