BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 1 Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Marvin Behrendt – aforms2web [email protected]= eGovernment Know How Christian Bauer – dox42 [email protected]
24
Embed
Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen - dox42 & aforms2web auf der BPM@ÖV
Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug
Marvin Behrendt – aforms2web Christian Bauer – dox42
Vortrag auf der BPM@ÖV 18.03.2014
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 1
Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen:
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 2
EGOV360 PhilosophieAusgangssituationElektronische FormularmappeBusinessprozess und HerausforderungenLösungKundenfeedback undLessons learned
Inhalte
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 3
3
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 4
19.03.2014
Seite 4
Kanton Zug
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 5
Ausgangssituation
Prozess Aufenthalts und Arbeitsbewilligung imAmt für Wirtschaft und Arbeit Elektronische Formularmappe im EinsatzIntern: Manuelle Bearbeitung durch drei PersonenZahlreiche Beilagen/DokumenteSchnittstellen zu Bundesverwaltung und anderen Amtsstellen
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 6
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 13
AWA
Formularmappe 7/7
Antragspostfach
Ausblick
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 14
Prozess Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung
FormularmappeInterner Prozess des Amts für Wirtschaft und Arbeit (AWA)Interne EntscheidungenZahlreiche Dokumente
Interaktion mit Bundesamt f. MigrationZEMIS DokumentWeiter im Amt f. Migration
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 15
Anforderungen
Formularmappe inklusive Beilagen vollelektronisch einreichbarInternen Prozess nachvollziehbar abbildenVertretung ermöglichenDokumente und Mails automatischgenerierenUnterlagen elektronisch nachfordernExport für weiteres Tool
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 16
Herausforderungen
Geringes Mengengerüst Teure Software-Entwicklung lohnt nicht
Einsparungspotentiale realisierenZ.B.: Ein Dokument 500 mal/Jahr per Copy/Paste erstellt = 500h!
Fehlerquellen eliminierenWer irrt sich NICHT bei Copy/Paste?
Kundenservice weiter verbessernSchnelle Rückmeldung, Bearbeitungsstatus transparent machen
Prozess und Dokumente flexibel ändernAus aktuellem Anlass…
Technische Plattform auch für andere Prozess
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 17
Softwarebausteinset
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 18
Systemübersicht
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 19
Workflow Ordner
> Im Browser oder in MS Excel> Einfachster Datenexport
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 20
Steuerung der Dokumente
> Dokumenterstellung inklusive vorgegebener, aber änderbarer Texte steuern> Dokumente automatisch mit dox42 generieren
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 21
Beilagen
> Beilagen automatisch in SharePoint Ordner transferiert> SharePoint Ordner im Workflow-Formular eingebunden> Beilagen ansehen, überprüfen und Beschreibung bearbeiten> Zusätzliche Beilagen hochladen> Beilagen aus diesem Ordner > ZEMIS Dokument für BfM
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 22
Interner Kunde (Amt für Wirtschaft und Arbeit)Arbeitsvorrat jederzeit ersichtlichZeitersparnis durch automatisches Erstellen der KorrespondenzZeitersparnis durch automatisches Erstellen des ZEMIS-DokumentesStatus jederzeit ersichtlich (auch bei Stellvertretungen)Bei Stellvertretung Dossier jederzeit "griffbereit"
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 23
Lessons Learned
Medienbruch nur bei vollelektronischer Einreichung wirklich beseitigtUnterschrift auf dem Formular? Size matters – bei Beilagen-UploadsProzess entwickelt sich weiter, wann live gehen?Technische Basis erfüllt HerausforderungenSachbearbeiter können sofort damit arbeitenÄnderungen schnell + flexibelBusiness Case rechnet sich
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 24