Proyek Perubahan Seksi Pengaduan Masyarakat

OPTIMALISASI PENGELOLAAN PENGADUAN OPTIMALISASI PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT MASYARAKAT

MELALUI PENYUSUNAN PEDOMAN MELALUI PENYUSUNAN PEDOMAN PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT PADA KOMISI PENGAWAS HAJI INDONESIAPADA KOMISI PENGAWAS HAJI INDONESIA

Project Leader

Abdillah

Arif Nurrawi

Mentor

M. Tahmid Slamet Riyadi

Coach

Balai Diklat Keagamaan JakartaDiklat PIM IV Angkatan XXVII

Jakarta, 10 September 2015

Latar Belakang

UU 13 Tahun 2008 tentang penyelenggaraan ibadah haji

pasal 12 mengamanahkan pembentukan KPHI

Menerima masukan dan saran masyarakat mengenai Penyelenggaraan Ibadah Haji

TUGASMelakukan pengawasan serta memberikan pertimbangan untuk penyempurnaan Penyelenggaraan Ibadah Haji Indonesia

FUNGSI

Latar Belakang

PMA 80 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedua Atas PMA 10 Tahun 2010 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Kementerian Agama

pasal 304C Subdit Fasilitasi KPHI

Menyiapkan bahan fasilitasi penerimaan masukan dan saran masyarakat tentang penyelenggaraan ibadah haji

TUGAS Melaksanakan Fasilitasi Administrasi dan Teknis kepada Komisi Pengawas Haji Indonesia

FUNGSI

SEKSI PENGADUAN MASYARAKAT, INFORMASI, dan KOMUNIKASI

Latar Belakang

November 2014 di Launching Pengaduan On Line di www.kphi.go.id

Awal tahun 2015 sampai sekarang, pengaduan masyarakat berjumlah tiga pengaduan

Jumlah pengaduan kurang signifikan dibandingkan kompleksnya permasalahan penyelenggaraan haji

Latar Belakang

Pengaduan masyarakat itu tidak hanya bersifat pasif dengan menunggu masuknya saran,

masukan, dan pengaduan

Latar Belakang

Bisa dilakukan secara aktif sehingga saran, masukan, dan pengaduan masyarakat bisa dijaring melalui berbagai sumber dan media

Kerjasama dengan lembaga-lembaga yang mengawasi pelayanan publik

Menjaring melalui media sosial Facebook, Twitter, Instagram, dan media sosial lainnya.

Penjaringan secara aktif juga bisa dilakukan melalui fokus grup diskusi, surat pembaca, komentar pembaca, group-group WhatsApp, BBM, kelompok masyarakat, dan lain-lain

Gagasan Perubahan

Pedoman Pedoman

pengelolaan pengelolaan

saran, masukan, saran, masukan,

dan pengaduan dan pengaduan

masyarakatmasyarakat

OPTIMALISASI & EFEKTIVITASOPTIMALISASI & EFEKTIVITASPenerimaan Saran, Masukan dan Pengaduan Masyarakat

Perubahan Pola

Perubahan Pola dan Konsep Kerja

dan Konsep Kerja

JUDUL

Penyusunan Pedoman Pengelolaan Penyusunan Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat Pengaduan Masyarakat

pada Komisi Pengawas Haji Indonesiapada Komisi Pengawas Haji Indonesia

TUJUAN

November 2014 di Launching Pengaduan On Line di www.kphi.go.id

Terlaksannya Penjaringan

Terwujudnya Laporan Tahunan

Tersusunnya PedomanJANGKA

PENDEK

JANGKA

Menengah

JANGKA

Panjang

MANFAAT

Memberikan Memberikan Kemudahan Kemudahan

Menjaring dan Menjaring dan

Pedoman MengelolaPedoman Mengelola

Mempermudah Mempermudah Masyarakat Masyarakat Menyampaikan Menyampaikan PengaduanPengaduan

MILESTONE

TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTUWAKTU OUTPUTOUTPUT

Koordinasi Tim Kerja & Persiapan Program Kerja Pekan I

Uraian TugasTime

ScheduleNotulensi

Penyusunan Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat

Pekan II s.d. V

Draft Buku Pedoman

Editing Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat

Pekan VI s.d. VII

Draft Buku Pedoman yang Disempurnakan

Layout dan Design Cover Pekan VII s.d. VIII

Dami Buku Pedoman

Persetujuan Pekan IX Surat PersetujuanPenjilidan dan Penggandaan Pekan X Buku Pedoman

JANGKA

PENDEK

MILESTONE

TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTUWAKTU

Meningkatnya Kemampuan SDM dalam Menjaring Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat

Januari s.d. Desember 2016

Melaksanakan Penjaring Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat dengan Memedomani Buku Pedoman

Evaluasi Pelaksanaan Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat

JANGKA

Menengah

MILESTONE

TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTUWAKTU

Mengembangkan Buku Pedoman Pengelolaan Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat Sesuai Kebutuhan

Januari s.d. Desember 2017

Menyusun Buku Laporan Tahunan Pengelolaan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat

JANGKA

Panjang

Tata Kelola Proyek

PROJECT LEADERPROJECT LEADER

MENTORMENTOR

COACHCOACH

PENCAIRAN PENCAIRAN ANGGARANANGGARAN EDITOREDITOR PENYUNTINGPENYUNTING ANGGOTAANGGOTA

Identifikasi Stakeholder

Pemangku Kepentingan

PengaruhK

uatSe

dangL

emahDPR, KPK,

BPK, BPKP, POLRI,

Kejaksaan, KSP, OMBUSDMEN

v

Kapus Pinmas v

Itjen Kemenag v

Kanwil & Kanmenag v

PIHK, KBIH v

Pemangku Kepentingan

PengaruhK

uatSe

dangLe

mahKomisioner v

Dirjen PHU vSes Ditjen PHU v

Dityan LN PHU v

Dityan DN PHU v

Ditbina PHU v

Ditlola PHU v

ANGGARAN

RAPAT DALAM KANTORRAPAT DALAM KANTOR

Rp30.450.000,-Rp30.450.000,-(Tiga Puluh Juta Empat Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)(Tiga Puluh Juta Empat Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)

Rapat:1. Penyusunan Tim dan Agenda Kerja2. Membuat Kerangka Buku Pedoman3. FGD4. Evaluasi Penyusunan Buku Panduan5. Penyusunan Laporan

Tim Perubahan

KegiatanKegiatan NamaNama Uraian TugasUraian Tugas

Menetapkan & Mengarahkan Arif Nurrawi

Menetapkan, mengarahkan dan memberikan bimbingan untuk mencapai tujuan

Penyusunan Konsep & Supervisi Abdillah Memimpin Proyek Perubahan dan

Mengevaluasi perkembangannyaMencairkan

AnggaranFitsa

BurhanuddinMencairkan anggaran proyek

perubahanMenulis Naskah Hartono Menyiapkan naskah buku pedomanMengedit

NaskahAsep

SubhanaMengoreksi, mengimprovisasi, dan

mengedit naskah dan draft buku pedoman

Sinkronisasi Aturan Mahdisin

Mensinkronkan buku pedoman yang disusun dengan tata peraturan perundang-undangan

Menyiapkan Bahan Tholhah Menyiapkan bahan, Literatur, design

coverPenghubung

TeknisRetno Dwi Astuti

Penghubung teknis antar unit dan lembaga

Mencairkan Anggaran Suviyatni Membantu pencairan anggaran

Membuat Laporan Tengku Nina Membuat notulensi rapat, daftar hadir

pertemuan, Penyusunan Laporan

Identifikasi Potensi Masalah

No

Kendala yang Mungkin Muncul

Resiko yang Harus Diantisipasi bagi

Keberhasilan Proyek Perubahan

Strategi Mengatasi Kendala

1 Adanya penugasan kantor di antara anggota Tim

Sebagian tugas yang diberikan kepada anggota tim tersebut tidak selesai

Mengalihkan tugas kepada anggota Tim yang

berada di kantor

2 Anggaran dialihkan untuk kegiatan lain

Tidak terlaksannya kegiatan Rapat Dalam Kantor

(RDK)

Melaksanakan rapat proyek perubahan tanpa

anggaran di saat jam kantor

3Pelaksanaan tidak sesuai dengan jadwal yang

ditentukan

Target penyelesaian proyek perubahan bisa

mundur

Mengefektivkan schedule waktu yang dibuat

dengan mereschedule

Time Schedule & Monitoring

TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTU WAKTU MULAIMULAI WAKTU SELESAIWAKTU SELESAI

Koordinasi Tim Kerja & Persiapan Program Kerja 14 Sept 18 Sept

Penyusunan Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat

21 Sept 19 Okt

Editing Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat

20 Okt 29 Okt

Layout dan Design Cover 30 Okt 6 Nov

Persetujuan 9 Nov 13 Nov

Penjilidan dan Penggandaan 16 Nov 18 Nov

PENUTUP

Terima KasihTerima Kasihالعالمين رب لله العالمين الحمد رب لله الحمد