REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR
PARA LA EDUCACINUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA
ARMADAPROF. MIRYAM LLINAS
Sistema Automatizado para el registro y control de bienes
muebles e inmuebles en la Fundacin para la Academia de la gaita
Ricardo Aguirre del Estado Zulia (FUNDAGRAEZ)
AUTOR:Carlos Contreras20947259
MARACAIBO, NOVIEMBRE 2012INTRODUCCION
Actualmente esta fundacin destinada a la promocin de la gaita en
las diferentes regiones del estado, recibe como entrada muchos
bienes por conceptos de donaciones o compras con el fin de tener la
disponibilidad de los mismos para prestar sus servicio para el
desarrollo cultural de la comunidad, este sistema basado en un
proyecto de ingeniera inversa que ser capaz de llevar el control de
entrada y salida temporal o permanente de los bienes que la
fundacin reciba.
Este sistema nos permitir registrar los bienes muebles de
acuerdo a su codificacin regida por los parmetros de acuerdo a la
publicacin N 20 de la gaceta oficial de la Republica, creada el
Jueves 30 de Junio de 1980 , adems tendr una serie campos para
llevar un control interno efectivo (Ubicacin, Estado fsico y
operativo del bien, Fotografa, etc.), todo esto con la finalidad de
reducir tiempo en el proceso respectivo que lleva la accin de
incorporacin, desincorporacin y traslado de bienes, y en la remisin
de reportes de los mismos.
INDICE
FASE I: ESTUDIO DE FACTIBILIDAD1.1. Descripcin del entorno1.1.1.
Resea Histrica1.1.2. Misin y Visin de la empresa1.1.3. Objetivos
Organizacionales1.2. Identificacin del Problema1.3. Procesos y
Procedimientos Actuales1.4. Posibles Soluciones1.5. Validacin de
Soluciones1.6. Ventajas y Desventajas (de cada solucin)1.8.
Recomendaciones
FASE II: ACCIONES PRELIMINARES2.1. Designacin del equipo de
Proyecto2.2. Elaboracin de la Planificacin del Proyecto2.3.
Estimacin de Costos
ANEXOSA. Cuestionario
FASE IESTUDIO DE FACTIBILIDAD
1.1. Descripcin del entorno
1.1.1. Resea Histrica
La Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre del
Estado Zulia, FUNDAGRAEZ, adscrita a la Secretaria de Cultura del
Estado, es una institucin de carcter socio-educativo que busca la
formacin de ciudadanos comprometidos con su identidad regional.
Es una Fundacin auspiciada por el ejecutivo del Estado Zulia
creada por el ciudadano gobernador, Manuel Rosales Guerrero,
mediante decreto N. 404, de fecha 8 de Noviembre del ao 2002. El
acto de juramentacin de su consejo directivo se llevo a cabo el 14
de Noviembre del 2003 en un acto protocolar realizado en las
instalaciones del Banco Mara.
FUNDAGRAEZ, tiene como objeto la promocin y difusin de los
valores primarios de la msica zuliana y sus instrumentos
originales; evocar los valores culturales de la regin; estimular la
investigacin histrica, literaria, socio antropolgico y psicosocial;
fomentar el aprendizaje de la msica zuliana en los diferentes
sectores de la comunidad. Organizar festivales, conciertos, y
concursos entre las diferentes agrupaciones musicales, crear
programas de becas y ctedra para fomentar la enseanza y el estudio
de la gaita como gnero musical. Paralelamente se propone crear,
ejecutar y sostener planes de previsin social para los
cultores.
La fundacin ha logrado reunir a cultores de diferentes
generaciones, no solo de la gaita de furro, si no de los diferentes
ritmos que se cultivan en la entidad. Con esta amalgama de
protagonistas del canto, instrumentacin y de la composicin se ha
estructurado un excelente grupo de Promotores Culturales
multiplicadores del que hacer musical de la zuliania
1.1.2. Misin y Visin de la empresa (OPCIONAL)Misin:FUNDAGRAEZ es
una fundacin adscrita a la Secretaria de Cultura de la Gobernacin
del Estado Zulia encargada de la formacin; enseanza; investigacin
tanto histrica, literaria, socio antropolgica, psicosocial como
etnomusicolgica ; creando mecanismos de comercializacin para la
difusin y promocin, velando por la conservacin y preservacin de los
instrumentos primarios de la gaita zuliana, proyectndola a la
comunidad estadal, nacional e internacional contribuyendo adems con
el mejoramiento socioeconmico de sus cultores; para ello cuenta con
un recurso humano altamente calificado y con recursos pedaggicos y
tecnolgicos de punta.
Visin:Ser el ente vanguardista en la dignificacin del gaitero y
en la enseanza, investigacin, exaltacin, difusin y preservacin de
la Gaita Zuliana como manifestacin emblemtica de la idiosincrasia
del estado.
1.1.3. Objetivos Organizacionales Promocin y difusin de los
valores primarios de la Gaita Zuliana, entendindose por estos la
conservacin de sus instrumentos originales, evocando los valore
culturales de la regin, manteniendo su gnesis, la defensa de las
races folclricas, culturales, estimulando la investigacin histrica,
literaria, socio antropolgico, psicosocial, etnomusicolgica de este
gnero folclrico. El desarrollo y aprendizaje de la gaita, sus
diferentes tipos, creando mecanismos de comercializacin que
faciliten la difusin y promocin de los gneros discogrficos de las
diferentes agrupaciones gaiteras, apoyando y contribuyendo a la
formacin y desarrollo de nuevas generaciones gaiteras. Promover la
participacin de los distintos organismos del Estado Zulia, en el
proceso de difusin y estudio de la gaita Crear programas de becas y
catedras para fomentar la enseanza y estudio de este genero musical
Organizar festivales, conciertos y concursos entre las distintas
agrupaciones de la entidad federal, premiando a aquellos
compositores, instrumentistas y cantantes que logren destacar y
cultivar el regreso de la gaita ancestral Colaborar con la calidad
de vida de los gaiteros. Promoviendo para ello becas de estudio y
pensiones para los mas necesitado, desposedos y ancianos que hayan
dedicado su vida y quehacer diario a este tipo cultural1.2.
Identificacin del Problema
La procedimientos de entrada, control y salida de bienes muebles
e inmuebles dentro de la Fundacin para la academia de la Gaita
Ricardo Aguirre del Estado Zulia, se llevan de forma manual
generando prdida de tiempo, y errores de codificacin puesto a que
todo se maneja por una base de datos en Excel bajo una hoja de
trabajo donde todos los datos se ingresan de forma manual a
criterio del operador que lo maneja.
Teniendo en cuenta que los movimientos de los mismos son
concurrentes ya que por ser una institucin pblica depende de los
organismos que rigen al gobierno nacional y estadal y de otras
instituciones o personas que aportan a dicha fundacin, recibiendo
por parte de la misma, donaciones de muchos activos relacionados a
sus objetivos culturales como instrumentos para funcionamiento,
instrumentos antiguos y obras de arte como coleccin, entre
otros.
1.3. Procesos y Procedimientos ActualesPara la formacin de los
inventarios de los bienes muebles e inmuebles es conveniente la
realizacin de un estudio previo sobre la forma como esta
constituido el patrimonio estadal/municipal, con el objetivo de
establecer a la luz las disposiciones culturales y legales, as como
la delimitacin de los bienes que corresponden, para no incluir en
la contabilidad aquellos bienes que no pertenezcan a la hacienda
nacional.
A partir de la verificacin del inventario general o de su
reajuste, surge de inmediato la necesidad de mantenerlo actualizado
de manera permanente, la cual se realiza de la siguiente
manera:
Bienes Muebles e Inmuebles:En las unidades de trabajo que
mantienen bienes muebles en uso, tanto la formacin de inventario
como la e cuentas, estn a cargo de los jefes o directores de cada
una de ellas.Es de aclara que se entiende por unidad de trabajo la
dependencia o conjunto de dependencias, bajo el cuidado inmediato
de un jefe o director, que cumple con una actividad determinada de
cada servicio y cada una debe formar inventario de bienes a su
cargo, para as luego rendir cuentas de movimientos a la oficina de
bienes del estado.
La oficina de bienes antes sealada, rinde cuentas ante el
departamento de contabilidad del estado mediante la consolidacin de
las cifras de la unidad de trabajo.
Para el registro, control y movimiento de los anteriores se
realizan los siguientes procesos:
Incorporacin de Bienes Desincorporacin de Bienes Levantamiento
de Inventario
Incorporacin de Bienes
PasoAccinResponsableDetalles / Observaciones
1Reciba copia de las facturas de compra de bienes.Analista de
Bienes. Tramitadas durante el mes por la Seccin de Servicios
Generales. Verifique que la informacin est completa. Codifica y
Asigna el nmero de control del bien, indicando el cdigo del bien.
Elabore Acta de Incorporacin de Bienes Estadales.
2Elabore Acta para Incorporacin de Bienes.Analista de Bienes.
Elabore Acta de Incorporacin de Bienes Estadales, solicite la firma
del Presidente delaFundacin y del Administrador Jefe. Elabore y
enve Oficio de Remisin del Acta de Incorporacin de Bienes Estadales
(Original y copia) junto con copias de las facturas a la Direccin
de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia, conforme se indica en
la Publicacin No.09 de la Contralora General de la Repblica. Firman
el original como recibido y se espera respuesta.
3Reciba comunicacinAdministrador Jefe Reciba comunicacin de la
Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia junto con el
Acta de Incorporacin de Bienes Estadales en original y tres (3)
copias, elaborada por la Direccin de Bienes de la Gobernacin del
Estado Zulia. Firman en ella: Presidente de FUNDAGRAEZ, el
Administrador Jefe y el Analista de Bienes. Retorne documentacin
acompaado de Oficio los cuatro (4) juegos de Actas a la Direccin de
Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia para firma del
Representante de esa Direccin. Espere por el envo de dos (2) de los
juegos. Incorpore los bienes al inventario de FUNDAGRAEZ utilizando
el formato respectivo: Inventario de Bienes Muebles (BM-1). Enve
copia a Contabilidad. Archive en el Archivo General, en secuencia
cronolgica. Mensualmente se elaborar el Formulario BM-2 y
anualmente el Formulario BM-1.
FLUJOGRAMAINCORPORACION DE BIENES
Desincorporacin de Bienes
PasoAccinResponsableDetalles / Observaciones
1Solicite revisin del Bien a desincorporar.Jefe de Servicios
Generales El Jefe de Compas y Servicios Generales solicita mediante
Memo interno al Administrador Jefe revisin del estado del bien a
ser desincorporado. Se supervisa y verifican los bienes a ser
desincorporados, participando el Jefe de Servicios Generales,
Administrador Jefe y el Analista de Bienes, en caso de mobiliario
se elaborar Exposicin de Motivos acompaado de una Relacin de Bienes
a Desincorporar. Se solicitar opinin especializada en caso de
tratarse de equipos o vehculos y en este caso la empresa consultada
elaborar un Informe Tcnico.
2Elabore OficioAnalista de Bienes Elabore Oficio (original y
copia) dirigido a Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado
Zulia, solicitando la autorizacin para la desincorporacin del (los)
bien (es), solicite firma del Presidente; el Oficio se har acompaar
del Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles en Condicin de
Deterioro u Obsoletos se anexar Informe Tcnico o la Exposicin de
Motivos. Quedar copia firmada y sellada como recibida. Se espera
por respuesta.
3Reciba notificacinAnalista de Bienes Recibida desde la Direccin
de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia, designando al Fiscal
de Bienes y fecha de la visita. Se espera por la fecha de la
visita.
4Reciba visita Presidente, Administrador Jefe yAnalista de
Bienes El da y hora pautados para la visita, el Representante de
Bienes verificar el estado del bien a ser desincorporado
contrastndolo con el Acta de Desincorporacin emitida por
FUNDAGRAEZ. Posteriormente finalizada la inspeccin el Representante
de Bienes proceder a elaborar el Acta Administrativa para el
Proceso de Desincorporacin de Bienes Muebles en Condicin de
Deterioro y Obsoletos. Estar acompaada de:Acta de Desincorporacin
de Bienes Muebles en Condicin de Deterioro y Obsoletos, el Acta de
Desincorporacin elaborada por FUNDAGRAEZ, el Informe Tcnico o
Exposicin de Motivos. Espere por emisin de documentacin.
5Reciba Acta de DesincorporacinAnalista de Bienes Elaborada la
documentacin se recibirn cuatro (4) juegos. Solicite firmas de
Presidente de FUNDAGRAEZ, el Administrador Jefe y el Analista de
Bienes. Retorne documentacin acompaado de Oficio los cuatro (4)
juegos de Actas a la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado
Zulia para firma del Representante de esa Direccin. Espere por el
envo de dos (2) de los juegos. Recibidos proceda a verificar la
informacin sealada en el Acta de Desincorporacin. Enve copia a
Contabilidad. Archive cronolgicamente. Mensualmente se elaborar el
Formulario BM-2 y anualmente el Formulario BM-1.
FLUJOGRAMADESINCORPORACION DE BIENES
Levantamiento de Inventario
PasoAccinResponsableDetalles / Observaciones
1Emita Oficio a la Direccin de Bienes del Estado Zulia.Analista
de Bienes. Solicite mediante Oficio a la Direccin de Bienes de la
Gobernacin del Estado Zulia el Representante de esa Direccin para
la realizacin del Inventario General Anual, en original y copia
solicitando firma y sello de la copia como comprobante de recibido,
anexando Actas de Incorporacin. Se espera por respuesta.
2Reciba respuestaAnalista de Bienes Reciba respuesta escrita de
parte de la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia
acompaado por la Forma BM-1A, firme copia como seal de recibida. Se
espera por visita del Representante de la Direccin de Bienes de la
Gobernacin del Estado Zulia.
3Reciba visita Presidente o Administrador Jefe
El da y hora pautados. Proceda con la inspeccin y verificacin
conjuntamente con el Analista de Bienes. En caso de correspondencia
entre el Inventario y las Actas tramitadas o la Forma BM-1A,
proceder elaborar el Acta de Inspeccin. Firmarn el Presidente, el
Administrador Jefe y el Representante de la Direccin de Bienes de
la Gobernacin del Estado Zulia. En caso de errores en el Acta sern
sealados y solicitar correccin a los mismos. Se espera por envo del
Acta de Inspeccin y del Inventario
4Reciba documentacinPresidente Reciba Formato de Inventario
(BM-1A) en original y tres (3) copias desde la Direccin de Bienes
de la Gobernacin del Estado Zulia. Verifique la informacin, de
existir errores en las descripciones se elaborar Oficio y Acta
solicitando la correccin dirigido a la Direccin de Bienes de la
Gobernacin del Estado Zulia. Si esta conforme la informacin
solicite las firmas respectivas de los mismos. Se remitirn a la
Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia dos (2) copias
de la Forma BM-1A, acompaado de Oficio de entrega en original y
copia. Archive un juego en la Gerencia de Administracin y el juego
adicional se enva para su registro contable a Contabilidad.
FLUJOGRAMALEVANTAMIENTO DE INVENTARIO
1.4. Posibles Soluciones
Realizar sistema automatizado para el registro y control de
bienes muebles e inmuebles en la fundacin para la academia de la
gaita Ricardo Aguirredel estado Zulia que reemplace el mtodo
manual
Comprar un sistema comercial y adaptarlo a la entrada y gestin
de los bienes muebles e inmuebles dentro de la fundacin para la
academia de la gaita Ricardo Aguirre del estado Zulia
Contratar ms personal en la seccin de bienes, cada uno encargado
de los diferentes procesos que dentro de esa seccin se realiza
usando el mismo mtodo actual1.5. Validacin de Soluciones
Realizar sistema automatizado para el registro y control de
bienes muebles e inmuebles en la fundacin para la academia de la
gaita Ricardo Aguirre del estado Zulia que reemplace el mtodo
manual
Factibilidad Econmica:COSTOResultados
DescripcinMontoBeneficio
Ingeniera Inversa del proceso30.000 Bs.Realizacin de Procesos
Sencillos y de Respuesta Rpida
Instalacin del Software5.000 Bs.
Equipos de Computacin40.000 Bs.Inexistencia de Redundancias y
Errores de Codificacin
Adiestramiento al Personal4.000 Bs.
Salario y beneficios anual de 1 trabajador40.000 Bs.Impresin de
Reportes Automtica
Instalacin de SO Libre5.000 Bs.Prevencin ante Software mal
intencionados
Mantenimiento por 1 ao10.000 Bs.
TOTAL134.000 Bs.
Anlisis Costo / BeneficioFactibilidad Tcnica:La Fundacin para la
Academia de la Gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia actualmente
dispone de equipos computacionales de nivel medio capaces de
soportar el sistema a implantar, mas sin embargo se recomienda
actualizar los dispositivos para mejor respuestaCOSTOResultados
DescripcinMontoBeneficio
Adquisicin del Sistema25.000 Bs.Realizacin de Procesos Sencillos
y de Respuesta Rpida
Adaptacin y Modificacin del Software15.000 Bs.
Equipos de Computacin40.000 Bs.Inexistencia de Redundancias y
Errores de Codificacin
Adiestramiento al Personal8.000 Bs.
Mantenimiento por 1 ao10.000 Bs.Impresin de Reportes
Automtica
Salario y beneficios anual de 1 trabajador 40.000 bsMejor
desempeo y efectividad de uso
Cuota Anual del Sistema3.000 Bs.Asistencia del proveedor
TOTAL141.000 Bs.
Factibilidad Operativa:Actualmente en la institucin solo una
persona maneja la seccin de bienes teniendo dos sedes en diferentes
regiones es recomendable contratar por lo menos otro personal para
operar junto con el ya existente el sistema en las dos sedes
pertenecientes a FUNDAGRAEZ.Comprar un sistema comercial y
adaptarlo a la entrada y gestin de los bienes muebles e inmuebles
dentro de la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirre
del estado ZuliaFactibilidad Econmica:Anlisis Costo / Beneficio
Factibilidad Tcnica: La Fundacin para la Academia de la Gaita
Ricardo Aguirre del Estado Zulia actualmente dispone de equipos
computacionales de nivel medio capaces de soportar el sistema a
implantar, mas sin embargo se recomienda actualizar los
dispositivos para mejor respuesta.
Factibilidad Operativa: Actualmente en la institucin solo una
persona maneja la seccin de bienes teniendo dos sedes en diferentes
regiones es recomendable contratar por lo menos otro personal para
operar junto con el ya existente el sistema en las dos sedes
pertenecientes a FUNDAGRAEZ.
Contratar ms personal en la seccin de bienes, cada uno encargado
de los diferentes procesos que dentro de esa seccin se realiza
usando el mismo mtodo actual
Factibilidad Econmica:
Anlisis Costo / BeneficioCOSTOResultados
DescripcinMontoBeneficio
Adquisicin de Nuevos Equipos Hardware/Software8.000 Bs.Mejor
Organizacin (Divisin de Tareas)
Adiestramiento del personal nuevo2.000 Bs.
Adquisicin de Equipos de Oficina5.000 Bs.Menos Costo
Salario y beneficios anual de 2 trabajadores80.000 bsAsistencia
en las diferentes sedes
TOTAL95.000 Bs.
Factibilidad Tcnica: La Fundacin para la Academia de la Gaita
Ricardo Aguirre del Estado Zulia actualmente dispone de equipos
computacionales de nivel medio capaces de soportar el sistema a
implantar, mas sin embargo se recomienda adquirir ms computadores y
otros dispositivos de oficina para el nuevo personal a
ingresar.Factibilidad Tcnica: La Fundacin para la Academia de la
Gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia actualmente dispone de
equipos computacionales de nivel medio capaces de soportar el
sistema a implantar, mas sin embargo se recomienda actualizar los
dispositivos para mejor respuesta.
1.6. Ventajas y Desventajas
Realizar sistema automatizado para el registro y control de
bienes muebles e inmuebles en la fundacin para la academia de la
gaita Ricardo Aguirre del estado Zulia que reemplace el mtodo
manual
VENTAJASDESVENTAJAS
Optimizacin del Tiempo de Ejecucin del procesoNecesidad de
adiestramientoal personal
Facilidad de manejo debido a su interaccin con el
usuarioInversin Costosa
Sin Redundancias, ni errores operativosExtenso Tiempo para su
implantacin
Emisin de Reportes y registro de actividadRequerido Software
Libre
Comprar un sistema comercial y adaptarlo a la entrada y gestin
de los bienes muebles e inmuebles dentro de la fundacin para la
academia de la gaita Ricardo Aguirre del estado Zulia
VENTAJASDESVENTAJAS
Optimizacin del Tiempo de Ejecucin del procesoNecesidad de
adiestramientoal personal
Facilidad de manejo debido a su interaccin con el
usuarioInversin Costosa
Sin Redundancias, ni errores operativosExtenso Tiempo para su
implantacin
Emisin de Reportes y registro de actividadCuota mensual para
disfrutar del servicio del sistema
Contratar ms personal en la seccin de bienes, cada uno encargado
de los diferentes procesos que dentro de esa seccin se realiza
usando el mismo mtodo actual
VENTAJASDESVENTAJAS
Optimizacin mnima del Tiempo de Ejecucin del procesoPosibilidad
de errores de codificacin
Bajo Costo de Inversin a corto plazoInversin costosa a largo
plazo
Modalidad de trabajo con ms eficienciaRequerido ms espacio para
el personal
Requerido Equipos de Oficina y de Computacin
1.8. RecomendacionesPOSIBLE SOLUCINTIEMPO DE EJECUCINCOSTO
Realizacin de sistema automatizado6 MESES134.000 Bs.
Adquisicin de sistema propietario y adaptacin de necesidades7
MESES141.000 Bs
Contratacin de ms personal usando el mtodo existente3
MESES95.000 Bs
Comparacin Costos/Tiempo
RecomendacinRealizar sistema automatizado para el registro y
control de bienes muebles e inmuebles en la fundacin para la
academia de la gaita Ricardo Aguirre del estado Zulia que reemplace
el mtodo manual