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DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL MANEJO DE DATOS
DE LA EMPRESA SERVIDIGITALS ENFOCADO A LAS REAS DE
FACTURACIN, INVENTARIO Y ADMINISTRACIN
JONATHAN ROJAS ARIAS
DAIRA VILLOTA
GABRIEL HERNANDEZ
BAIRON ARTEAGA
INSTITUTO TECNOLOGICO DEL PUTUMAYO
FACULTAD DE INGENIERIA
TECNOLOGIA EN PROGRAMACION Y SISTEMAS
MOCOA
2012
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DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL MANEJO DE DATOS
DE LA EMPRESA SERVIDIGITALS ENFOCADO A LAS REAS DE
FACTURACIN, INVENTARIO Y ADMINISTRACIN
JONATHAN ROJAS ARIAS
DAIRA VILLOTA
GABRIEL HERNANDEZ
BAIRON ARTEAGA
Proyecto para nota final:
ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN
Profesora:
DIANA CARDOZO
INSTITUTO TECNOLOGICO DEL PUTUMAYO
FACULTAD DE INGENIERIA
TECNOLOGIA EN PROGRAMACION Y SISTEMAS
MOCOA
2012
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CONTENIDO
CONTENIDO
...............................................................................................................................
3
1. INTRODUCCIN
.................................................................................................................
5
2. RESUMEN
...........................................................................................................................
6
3.
ABSTRAC.............................................................................................................................
7
4. TITULO
.................................................................................................................................
8
5. PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA................................................................................
8
5.1 Formulacin del problema.
..........................................................................................
8
5.2 Descripcin del problema
............................................................................................
8
6. JUSTIFICACION
................................................................................................................
10
7. OBJETIVOS
.......................................................................................................................
11
7.1 GENERAL
...................................................................................................................
11
7.2 ESPECIFICOS
...........................................................................................................
11
8. OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
.....................................................................
12
9. FACTIBILIDAD DEL PROYECTO
....................................................................................
13
9.1 FACTIBILIDAD TECNICA
.........................................................................................
13
9.2 FACTIBILIDAD ECONOMICA
..................................................................................
14
9.3 FACTIBILIDAD OPERACIONAL
..............................................................................
14
10. DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION
................... 15
10.1 Identificacin de los datos del sistema
.....................................................................
15
11. ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA
.................................................. 16
12. DICCIONARIO DE DATOS
...........................................................................................
17
13. DIAGRAMAS
..................................................................................................................
19
13.1 Diagrama de casos de
uso........................................................................................
19
13.2. Diagrama de clases
...............................................................................................
20
13.3. Diagrama de flujo de datos
...................................................................................
21
14. PROTOTIPO
..................................................................................................................
22
15. INFORMES O REPORTES
..........................................................................................
29
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CONCLUSIN
...........................................................................................................................
30
BIBLIOGRAFA
..........................................................................................................................
31
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1. INTRODUCCIN
Actualmente dentro de toda empresa, las nuevas tecnologas de la
informacin se han convertido en herramientas indispensables para el
cumplimiento de sus objetivos. Es necesario entonces, que las
empresas organicen sus procesos administrativos, inventarios y
facturacin a travs del uso de stas nuevas tecnologas que permitan
una buena manipulacin de la informacin y la toma de decisiones de
manera ptima. Las empresas de la ciudad de Mocoa, Departamento del
Putumayo en su gran mayora no cuentan con un sistema de informacin
que permita el buen manejo de los datos que se usan en los
diferentes procesos y actividades, generando retraso en la entrega
de informacin y reportes, adems el uso de procedimientos y
herramientas convencionales generan datos poco confiables,
incompletos, innecesarios, redundantes y poco seguros. Con el
desarrollo del presente proyecto, tenemos como fin realizar un
anlisis al problema del manejo de la informacin en la empresa
ServiDigitals y de esta manera establecer los requerimientos y
necesidades reales que se tienen para el diseo de un sistema de
informacin.
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2. RESUMEN
En este documento se plasman los resultados adquiridos en el
proyecto
DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL MANEJO DE
DATOS DE LA EMPRESA SERVIDIGITALS ENFOCADO A LAS REAS
DE FACTURACIN, INVENTARIO Y ADMINISTRACIN, denominado
UNION-BYTES, el cual se desarrollo en entorno escritorio bajo el
S.O
Windows, teniendo como finalidad apoyar los procesos
administrativos de
dicha Empresa.
Para el desarrollo del Sistema de Informacin se tuvo en cuenta
el proceso
de anlisis y diseo de software libre, el cual consta de
diferentes etapas
como son: especificacin de requerimientos, anlisis y diseo. Para
el caso
de la Empresa ServiDigitals se tuvo en cuenta los siguientes
procesos: el
proceso administrativo, facturacin e inventario.
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3. ABSTRAC
In this document embodies the results obtained in the "DESIGN OF
AN
INFORMATION SYSTEM FOR DATA MANAGEMENT COMPANY
FOCUSED AREAS SERVIDIGITALS BILLING, INVENTORY AND
ADMINISTRATION", called UNION-BYTES, which was developed in
environment desktop under Windows OS, with the aim to support
the
administrative processes of the Company.
To develop the information system took into account the process
of analysis
and design free software, which consists of several stages:
requirements
specification, analysis and design. In the case of ServiDigitals
Company
took into account the following processes: administrative,
billing and
inventory.
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4. TITULO
Diseo de un sistema de informacin para el manejo de datos de
la
empresa ServiDigitals enfocado a las reas de facturacin,
inventario y
administracin.
5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
5.1 Formulacin del problema.
Cmo agilizar y administrar de manera eficiente y confiable la
informacin de
facturacin, administracin y de inventario de la empresa
ServiDigitals a travs de
un sistema de informacin?
5.2 Descripcin del problema
La empresa ServiDigitals se dedica a la venta de artculos de
tecnologa
enfocados al rea de la computacin, adems ofrece diferentes
servicios como el
mantenimiento preventivo y correctivo de computadores,
desarrollo de pginas y
aplicaciones web, internet marketing, cloud computing, entre
otros para lo cual no
posee de un sistema de informacin que le facilite la
administracin eficiente y
confiable de la facturacin, de inventario y administrativa.
Actualmente tiene una
serie de procesos llevados a cabo de manera manual por medio de
formatos
prestablecidos, los cuales no facilitan el flujo de la
informacin y limitan la
recopilacin de informacin en reportes necesarios para la toma de
decisiones en
la empresa, retrasando de esta manera el progreso de la misma.
Los factores a
tener en cuenta son:
Mal manejo de la informacin.
Dificultad al momento de buscar informacin determinada.
Costos innecesarios.
Procesos manuales que ralentizan el flujo de informacin.
Adems mediante la forma en que se maneja la informacin, sta se
encuentra
expuesta ha perdida y mala manipulacin de los datos y de acuerdo
como se
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llevan a cabo los procesos, representan para la empresa costos
innecesarios y
mal aprovechamiento de los recursos.
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6. JUSTIFICACION
En la empresa ServiDigitals los procesos, actividades y reportes
se manejan a
travs de un sistema convencional o manual, lo cual representa
muchos
problemas e inconvenientes en la administracin de la informacin;
este proyecto
esta encaminado a disear un sistema de informacin, que permita
agilizar,
solucionar y satisfacer los requerimientos y necesidades de la
empresa, teniendo
en cuenta que el sistema de informacin que actualmente se maneja
es poco
fiable, lento al generar reportes e informes y engorroso para el
manejo de los
datos, considerndose necesario un desarrollo a la medida.
Es decir que pueda solucionar completamente la problemtica en la
empresa
ServiDigitals, sobre todo considerando que los procesos de
facturacin e
inventario deben estar acorde con las normas y leyes actuales de
acuerdo a la
rama de accin y el rgimen perteneciente.
El diseo del sistema de informacin se realizar mediante un
enfoque escritorio,
cuyo desarrollo se planteara realizarse por medio de lenguajes
de programacin y
herramientas de software libre, facilitando as la implementacin
de la aplicacin
en la empresa.
Teniendo en cuenta las caractersticas del sistema de informacin,
se deber
valorar un aspecto muy importante como es la seguridad; para lo
cual en cada
mdulo se establecern diferentes niveles de seguridad, por medio
de la definicin
clara de los tipos de usuarios (perfiles de usuarios), los
procesos con acceso
permitido, y la identificacin de los usuarios a travs de
contraseas para ingresar
al sistema; tambin se debern realizar copias de seguridad de la
informacin y de
la actualizacin de la misma.
En cuanto a integridad y proteccin de la informacin, un aspecto
muy importante
a resaltar es que como gestor de base de datos, se utilizar a
Microsoft Access.
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7. OBJETIVOS
7.1 GENERAL
Diseo de un sistema de informacin para el manejo de datos de la
empresa
ServiDigitals enfocado a las reas de facturacin, inventario y
administracin.
7.2 ESPECIFICOS
Aplicar los procedimientos y tcnicas del anlisis y diseo de
sistemas
informacin en la empresa ServiDigitals para el diseo de un
sistema de
informacin para las reas de facturacin, inventario y
administracin.
Recolectar informacin sobre los procesos y procedimientos del
sistema de
informacin actual en la empresa ServiDigitals mediante la
aplicacin de
encuesta y observacin directa.
Realizar un diagnostico de la informacin y los procesos que se
realizan en
la empresa ServiDigitals.
Determinar requerimientos y necesidades, para el desarrollo del
nuevo
sistema de informacin que pueda dar solucin a la problemtica
presentada.
Disear los diagramas de casos de uso, diagrama de flujo de
datos,
diagrama de clases, y diccionario de datos como parte del
proyecto
teniendo en cuenta las tcnicas de anlisis para garantizar un
producto de
calidad.
Disear interfaces de usuarios (formularios) del sistema de
informacin de
acuerdo a los diagramas de procesos.
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8. OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
Teniendo en cuenta los factores identificados en la descripcin
del problema, los
cueles son:
Mal manejo de la informacin.
Dificultad al momento de buscar informacin determinada.
Costos innecesarios.
Procesos manuales que ralentizan el flujo de informacin.
El nuevo sistema de informacin solucionara todos estos
inconvenientes de la
siguiente manera:
Excelente manejo de la informacin, ya que esta ser almacenada en
una
base de datos que la ordena y brinda fcil acceso.
Facilidad al buscar informacin, ya que tan slo con una palabra
el sistema
encontrar todos aquellos resultados relacionados con ella, desde
un
documento de identidad hasta un apellido, valor o fecha.
No se entrara en costos innecesarios, dado que el sistema se
desarrollara
de tal forma que supla las necesidades de la empresa y si sta a
futuro
demanda ms opciones por parte del sistema, ste se podra
actualizar en
base a ello.
No existiran procesos manuales, ya que todos los procesos de la
empresa
estaran debidamente sistematizados.
Segn lo anterior el sistema de informacin a disear, solucionara
todos y cada
uno de los problemas especficos encontrados en la empresa.
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9. FACTIBILIDAD DEL PROYECTO
9.1 FACTIBILIDAD TECNICA
El estudio de factibilidad tcnica nos ayuda a la identificacin
del problema, el cual
se elabora a partir de la informacin existente, al juicio comn y
la opinin que da
la experiencia.
Con base en lo anterior podemos decir que es tcnicamente posible
el desarrollo
del sistema ya que la plataforma a desarrollar es UNION-BYTES,
el cual es un
sistema de informacin para manejar correctamente las reas de
facturacin,
inventario y administracin de la empresa ServiDigitals con un
lenguaje de
programacin potente conocido mundialmente como lo es C++, un
compilador y
creador de formularios Visual Basic que permite generar
programas ejecutables
de fcil operacin para el usuario final.
El hardware a utilizar son computadores personales de fcil
acceso y compra,
dado que el sistema a desarrollar no requiere de exagerados
recursos de
hardware.
La plataforma de sistema operativo a utilizar puede ser desde
Windows XP,
Windows vista, Windows 7 hasta el futuro Windows 8.
En la empresa ya cuentan con equipo de cmputo necesario para la
ejecucin del
sistema de informacin lo cual les hace posible la realizacin de
sus actividades.
Requerimientos mnimos del sistema
Hardware:
Procesador Intel Dual Core o Athlon X2 o equivalentes
Memoria RAM 2GB
Disco Duro 320GB
Mouse y techado
Monitor LCD, LED o equivalente 18.5
Impresora de tinta o laser (Carta)
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Software:
Sistema Operativo Windows XP, Vista, 7, 8.
9.2 FACTIBILIDAD ECONOMICA
Costos de produccin
Tiempo estimado en la planeacin, ejecucin y prueba del proyecto.
Para un equipo de 4 personas.
Mano de obra del equipo $
1,500,000
Papelera para levantamiento de procesos $ 250,000
Papelera para la documentacin del software $ 250,000
Costos de administracin Transporte $ 300,000
Costos de venta Comercializacin $ 0
Costos financieros $
2,300,000
9.3 FACTIBILIDAD OPERACIONAL
Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la
administracin y por parte
de los usuarios, los mtodos que actualmente se usan en la
empresa son
aceptados por los usuarios pero estn aptos para manejar un
sistema de
informacin computarizado. Los usuarios han participado en la
planeacin y
desarrollo del proyecto. El sistema propuesto no causar
perjuicios ni producir
resultados pobres en alguna rea. Tampoco se perder control sobre
ninguna
rea especfica, ni se perder la facilidad de acceso a la
informacin. La
productividad de los empleados ser mucho mayor despus de
implementado el
sistema y los clientes se vern beneficiados. Por lo anterior se
determina que el
presente proyecto es operacionalmente factible de
realizarse.
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10. DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION
10.1 Identificacin de los datos del sistema
Los datos que deben pertenecer al sistema a desarrollas deben de
ser los
siguientes:
Facturacin
- Datos de los clientes:
Nombres, Apellidos, Tipo de documento de identidad, Nmero
de documento de identidad, Direccin de residencia, Direccin
de facturacin, Telfono.
- Articulo, Servicio prestado, Valores agregados.
- Cantidad y precio del articulo y/o servicios
- Nmero de facturacin.
- Fecha, Hora
Inventario
- Artculos
- Cantidad de cada articulo
- Precio de cada articulo
- Proveedor
Servicios
- Tipo de servicios
- Precio de los servicios
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11. ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA
Entidades y atributos:
Cliente:
- Nombres, apellidos, direccin, telfono, correo electrnico.
Documento de Identidad:
- Cod. Documento Identidad
- Nombre. Documento Identidad
Factura:
- Cod. Factura
- Fecha Facturacin
- Hora Facturacin
Medio de Pago:
- Cod. Medio de Pago
- Nombre. Medio de Pago
Empleado:
- Cod. Empleado
- Nombre. Empleado
Articulo:
- Cod. Articulo
- Nombre. Articulo
- Precio Articulo
- Cant. Articulo
Servicio:
- Cod. Servicio
- Nombre. Servicio
- Precio Servicio
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12. DICCIONARIO DE DATOS
NOMBRE CLIENTE
DESCRIPCION Almacena datos de los clientes
Datos que almacena
Nombre del campo Tipo de datos
Nombre Texto
Apellido Texto
Direccin Texto
Telfono Entero
Correo electrnico Texto
NOMBRE DOCUMENTO_IDENTIDAD
DESCRIPCION Almacena nmeros de documentos de identidad
Datos que almacena
Nombre del campo Tipo de datos
Cod_documentoidentidad Entero
Nom_documentoidentidad Texto
NOMBRE FACTURA
DESCRIPCION Almacena nmero consecutivo de las facturas,
fecha de facturacin y hora de facturacin
Datos que almacena
Nombre del campo Tipo de datos
Cod_factura Entero
Fecha_factura Fecha
Hora_factura Hora
NOMBRE MEDIO_PAGO
DESCRIPCION Almacena cdigo y nombre de medios de pago
Datos que almacena
Nombre del campo Tipo de datos
Cod_mediopago Entero
Nom_mediopago Texto
NOMBRE EMPLEADO
DESCRIPCION Almacena nombre y cdigo del empleado
Datos que almacena
Nombre del campo Tipo de datos
Cod_empleado Entero
Nom_empleado Texto
NOMBRE ARTICULO
DESCRIPCION Almacena datos de los artculos
Datos que almacena
Nombre del campo Tipo de datos
Cod_articulo Entero
Nom_articulo Texto
Cant_articulo Entero
Precio_articulo Entero
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NOMBRE SERVICIO
DESCRIPCION Almacena datos de los servicios
Datos que almacena
Nombre del campo Tipo de datos
Cod_servicio Entero
Nom_servicio Texto
Precio_servicio Entero
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13. DIAGRAMAS
13.1 Diagrama de casos de uso
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13.2. Diagrama de clases
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13.3. Diagrama de flujo de datos
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14. PROTOTIPO
Ingreso al sistema
Men Principal
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Facturacin
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Inventario
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Servicios
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Generacin de reportes
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Ingreso de nuevo servicio
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28
Ingreso nuevo producto
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15. INFORMES O REPORTES
Los informes o reportes que ste sistema de informacin genera son
los
siguientes:
Reporte de venta de artculos mensual: Este reporte arroja las
cifras
exactas de las ventas de artculos realizadas durante cada mes en
la
empresa, brindando de esta manera la informacin necesaria para
el
equipamiento del inventario identificando de esta manera los
artculos
ms vendidos.
Reporte de clientes habituales: Este reporte brinda la
informacin de los
clientes ms habituales de la empresa, con estos datos la
empresa
puede tomar decisiones referente a posibles descuentos o
incentivos a
estos clientes.
Reporte de venta de servicios mensual: Este reporte arroja
cifras
exactas de las ventas de servicios realizadas durante cada mes
en la
empresa, brindando de esta manera la informacin necesaria para
el
fortalecimiento de determinados servicios solicitados
frecuentemente o
ver la posibilidad de contratar ms personal tcnico en caso de
ser
necesaria la amplitud de algn servicio en especial.
Reporte de estado de inventario: Este reporte muestra el estado
de
inventario y puede ser generado en cualquier momento para de
esta
manera tener claro aquellos artculos que se deben comprar
para
completar el inventario, esto segn el reporte de ventas de
artculos.
Reporte de estado de cartera: Este reporte brinda la
informacin
necesaria sobre el estado de la cartera para realizar los
cobros
necesarios a clientes morosos o para identificar problemas en el
rea
financiera de la empresa.
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CONCLUSIN
Los sistemas de informacin brindan a las empresas agilidad en
los procesos,
facilidad de bsqueda de informacin, orden de los datos y
mejor
aprovechamiento del tiempo. Por lo cual se concluye que las
empresas ms
efectivas son aquellas que tienen todos sus procesos y
actividades
sistematizadas, adems de ser ms rentables y mejor administradas.
Todo esto
visto desde los mbitos contables y administrativos, ya que los
sistemas de
informacin arrojan datos claves en la toma de decisiones por
parte de los
administrativos de la empresa y brindan datos especficos sobre
los movimientos
econmicos y financieros de la misma, datos que ayudan a mejorar
la imagen
contable y viabilidad de la empresa.
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BIBLIOGRAFA
Texto: Implantacin, proyectos y empresas de software libre.
Amadeu Albs Raya
y Oscar David Snchez Jimnez