“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz” Secretaría de Administración y Finanzas Proyecto de Simplificación Administrativa Reporte del Estado del Proyecto 11 de Junio de 2012
Jan 19, 2016
“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”
Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa
Reporte del Estado del Proyecto
11 de Junio de 2012
Universidad Veracruzana
Fecha de Reporte Lunes 11 de Junio de 2012
Periodo Reportado Mayo-Junio 2012
Porcentaje de Avance del Proyecto
Proceso 40 trámites 20 trámites prioritarios
Administración de Recursos Humanos (10 Trámites) 82% 77.4%
Administración de Recursos Financieros (24 Trámites) 74.3% 72%
Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites) 91.3% 90%
Total 83% 80 %
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Desarrollo
Fase 4Implementación
Diagrama Flujo Requisitos Diagrama
Flujo Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas Capacitación Implantación
-Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico
Solicitud de constancias
Pago de sueldos y prestaciones
Préstamo personal
Autorización de condonación
Solicitud tarjeta “Pagomático”
Entrega de la nomina para pago
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos
89.5%
60%
82%
100%
100%
95%
80%
Universidad VeracruzanaUniversidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de Mejora
Fase 3Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas CapacitaciónImplantación
Retiro de personal
Elaboración de hojas de servicio
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos (Simplificaciones adicionales)
75.5%
76%
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Desarrollo
Fase 4Implementación
Diagrama Flujo Requisitos Diagrama
Flujo Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas Capacitación Implantación
(1) Transferencias y reprogramación presupuestal
(3) Solicitud: Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale
(2) Reposición: Fondo Rotatorio y Viáticos
(3) Comprobación: Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale
(1) Pago Directo a Proveedores
Reintegros en efectivo
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
70%
70%
70%
90%
70%
70%
Universidad VeracruzanaAvances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Implementación
Fase 3Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas Capacitación Implantación
Autorización de cuotas para eventos autofinanciables
Patronatos y Fideicomisos
Cobro de cuotas y aranceles
Expedición de recibos oficiales
Constancia de sueldos y salarios
Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos
60%
100%
93%
55%
100%
60%
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Desarrollo
Fase 4Implementación
Diagrama Flujo Requisitos Diagram
a Flujo Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas Capacitación Implantación
Requisiciones
Registro de Bienes Muebles
Levantamiento Físico del Inventario
Transferencias de bienes muebles
Retiro de bienes en desuso
Mantenimiento de vehículos
Renta de vehículos y autobuses
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
92%
92%
92%
92%
90%
92%
92%
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Desarrollo
Fase 4Implementación
Diagrama Flujo Requisitos Diagram
a Flujo Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas Capacitación Implantación
Control y pago de servicios básicos
Seguridad Contratada
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
90%
90%
Universidad Veracruzana
Prioridad trámite Resumen
1
Registro de Bienes Muebles• Se tuvo la capacitación del manejo de la terminal portátil, el 30 de
abril. Posteriormente se le solicito al proveedor los requerimientos operativos de entradas y salidas de datos para la conciliación en el SIIU.
• Se reprogramo la capacitación a los usuarios en las regiones para el mes de agosto.
• Se esta gestionando las adecuaciones a la normatividad, en el estatuto general y en el reglamento para el control patrimonial.
• Se tiene contemplado que en el mes de agosto se liberen los tramites a las vicerrectorías.
Transferencias de bienes muebles
Retiro de bienes en desuso
Levantamiento Físico del Inventario
2 Requisición (Gestores y Beneficiarios)
• La DRM y el SIIU llevan a cabo pruebas de la 1era. versión de la aplicación para la captura de requisición en web, posteriormente se realizará la 1era. prueba piloto con las dependencias.
• Adicionalmente, y por la Ley General de Contabilidad Gubernamental, se integró también la funcionalidad en el sistema que permite contar con una clave de códigos de Bien con estructura armonizada.
3Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales
• Se concluyó el desarrollo del Módulo de Modificaciones Presupuestales.
• La estructura para la página Web y las políticas han sido revisadas de manera conjunta con la UOM. Se están elaborando los tutoriales del Módulo de Modificaciones.
• Una vez terminados los tutoriales, se programará la capacitación pertinente hacia las regiones.
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Prioridad trámite Resumen
4
Solicitud: Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale• Se mantiene el porcentaje reportado, ya que la adecuación de
formas de banner por parte del SIIU requerirá más tiempo del estimado, de manera alterna, se desarrollaron estructuras que permitan presentar los tramites a través de la página WEB de la SAF., que integra: descripción del trámite, políticas, diagrama de flujo, formatos, documentos de consulta, atención a usuarios, calendario y preguntas frecuentes. Las políticas están siendo revisadas de manera conjunta con la UOM.
Reposición: Fondo Rotatorio y Viáticos
Comprobación: Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale
Pago directo a proveedores
5
Retiro de personal
• 50% en Producción (registro, modificación y cancelación de liquidaciones y generación de oficios requeridos para el tramite y su correspondiente control y trazabilidad.
• En Análisis y Definición el cálculo de la liquidación.• Modulo del SAR: prueba piloto de algunos procesos.
Hoja de servicios
• 50% en Producción . Están en Etapa de producción 7 objetos (pantallas de captura y catálogos) para la captura de información para el historial del trabajador. Próxima implementación.
• En etapa de análisis y definición: captura y cálculo de periodos laborados para emisión de hoja de servicios.
6Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal
• En etapa de prueba la captura de la nomina de suplencias desde el departamento de control de personal administrativo
• Así mismo se están desarrollando mejoras al sistema de la nómina referentes a Nomina express, Aguinaldo, Cancelación del impuesto, Pagos en exceso, Retención a terceros (Elaboración de estados de cuenta), Consulta de información de nominas, Historial de la nómina.
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Prioridad trámite Resumen
7Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios)
• Para las solicitudes en línea, En etapa de prueba (registro autorización y emisión de la solicitud).
• Ya se implemento formato nuevo y ya no se solicita copia del talón de cheque.
8 Autorización de Condonación
• Ya que el número de solicitudes de este trámite no es significativo, se estima que no es necesario poner el trámite en línea.
• La simplificación consistió en modificar el formato y eliminar algunos requisitos como son la entrega de copia de talón de cheque y el acta de nacimiento (solo se requiere la primera vez en que se solicita la condonación)
9Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables • La estructura que se integrará a la página web se encuentra en revisión
(Ingresos-DGRF)12 Patronatos y Fideicomisos
10Movimientos de personal académico (vía SISPER) • Se esta enfocando mas a Programación Académica (Generación de datos
para Banco de Horas)11 Revisión de Cargas Académicas
13Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios)
• En desarrollo las pantallas para la captura, impresión de solicitudes y elaboración de constancias.
• En etapa de prueba el registro masivo en el SIIU RH, la emisión de la constancia de sueldos y el catálogo de constancias.
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Prioridad Trámite Resumen
14Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y Beneficiarios)
• Se han incorporado al SIIU todos los centros de cobro y se automatizó el proceso de inscripción a Licenciaturas y Posgrados.
• También se liberó el proceso de cobro de servicios de Oficialía Mayor, automatizado.
• Además ya se puede hacer el registro contable manual en las regiones Coatzacoalcos, Poza Rica y Orizaba, a través de la Vicerrectoría.
• La estructura que se integrará a la página web se encuentra en revisión (Ingresos-DGRF)
15 Expedición de recibos oficiales Beneficiario)• Se concluyeron la pruebas y se prepara la estructura que se
integrará a la página web se encuentra en revisión (Ingresos-DGRF)
16Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para Pago de Nómina
• El documento informativo para este trámite se encuentra para consulta en la página de la UV.
17 Entrega de la Nómina para Pago
• Implementado en vicerrectorías y algunas dependencias de la región Xalapa.
• Incluye devolución de nómina firmada, consulta de la nómina y cancelación de cheques por sistema; reposición de cheques; desconcentración de pagos a Vicerrectorías
18 Constancia de Sueldos y Salarios
• Se ha realizado el planteamiento al SIIU-Finanzas para la adecuación del módulo para el cálculo de los impuestos
• La estructura que se integrará a la página web se encuentra en elaboración (Contabilidad-DGRF)
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Prioridad Trámite Resumen
19Recepción de la Nómina Firmada con Cheques Cancelados Definitivos
• Las regiones se encuentran utilizando el bloqueo de los cheques cancelados, sin embargo la documentación se sigue concentrando en la Dirección de Contabilidad. En proceso de revisión.
20 Reposición Cheques • No están considerados por no tener opiniones significativas
21 Entrega de cheques en caja
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Prioridad Trámite Resumen
22 Mantenimiento de Vehículos• Procesos terminados en fase 3 preparados para la fase de
capacitación e implementación hacia las vicerrectorías en el desarrollo de proceso de Descentralización .
• Se trabaja en un proyecto de calendarización probable de visitas a las Regiones.
• Para el fortalecimiento de nuestros procesos, se están elaborando políticas sobre los servicios que atiende el Departamento de Servicios Generales.
• Proyecto de automatización
23 Renta de Vehículos
24 Renta de Autobuses
25 Control y pago de Servicios Básicos• Proceso terminados en fase 3 preparados para la fase de
capacitación e implementación hacia las vicerrectorías en el desarrollo de proceso de Descentralización
26 Seguridad Contratada
• Proceso terminados en fase 3 preparados para fase de capacitación e implementación hacia las vicerrectorías en el desarrollo de proceso de Descentralización.
• Para el fortalecimiento de nuestros procesos, se están elaborando políticas sobre los servicios que atiende el Departamento de Servicios Generales.
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Descripción
Problema Asegurar que el acceso a la página web de trámites y servicios así como sus ligas, se realice sin problemas en las regiones.
Estrategia Se van a usar temporalmente formatos semiautomatizados, mismos que se subirán a la página web de la SAF en una ficha de trámite, la que contendrá toda la información relevante del mismo, a fin de simplificar al usuario el procedimiento.
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Junio
Continuar con el SIIU y la DSIA, en el desarrollo de las Requisiciones en línea y Nóminas
Continuar el desarrollo de formas par el área de Egresos
Contar con una versión básica de requisiciones web la siguiente semana, llevar acabo una revisión completa y solicitar los ajustes que apliquen antes de pasarlo a producción.
Concluir la prueba piloto del trámite de solicitudes de préstamo y liberar.
Concluir el desarrollo del trámite de Solicitud de constancias.
Reiniciar la propuesta de automatización de los trámites de Egresos.