Manual de Microsoft Access, ‡ ・ 夕 ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ヽ ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） UNIVERSIDAD TECNICA DE Ⅳ lANABI W器 網 猟 靱 脳霧鑢こ盤勝援 S PROYECTo DE BASE DE DATO TEMA hg。 ■ 2′ ブα″α Cθ みθヵα Sexto Nivel icrosoft Ac 焔 r`′ ノ″ 2014 を ／ Manual de lntegrantes: Macfas Ydpez Laura Plila Mendndez Cdsar Docente:
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Manual de Microsoft Access,
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TEMA
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Sexto Nivel
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2014
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Manual de
lntegrantes:
Macfas Ydpez Laura
Plila Mendndez Cdsar
Docente:
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INDICE
INDICE………… …̈………………………………………… ……… … … … …………… l
VIS:ON UTM … … … … ¨¨ ¨ ¨̈ ¨̈ ̈ ¨̈ ̈ ̈ ̈ ̈ lV
MISIdN U.T.M.JV
vrsr6rv rcHs.......¨̈ ¨̈ ¨V
MiSiON EBCI… …………………… …… ̈ ̈ V:
V:SiON EBC:… …̈ … …̈ ……………… ……… … ¨ ̈ ̈ ̈ ̈ Vl
INTRODUCC10N ………………………1
CAPITULO I _ ̈ ̈ ¨̈ ………………………………………………………………………………………2
Tema:… ………………………………………………………………………………………………………………………3
3 0bletlvo… ……………………………………………………………………………………………………………4
310切 etiVO general…………………………………………………………………4
3 2 0bJetivos cspeciflcOs¨ _¨ …̈…………………………………………………………………………………4
CAPITULO‖ … … ……. …̈ ¨̈……………………………5
……………………5
2 MANUAL DE ACCESS ¨ ………………………………………………………………………………………6
2 1 DEFINICION DE BASE DE DATOS DE MICROSOFT ACCESS………………6
2 2 ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS 2010…………………………………………………………7
2 2 2 La pantalla inicial… …………………………………………………/………………7
2 2 3 Las barras_………… …………………………………/……………8
Manuul de Microsoft Access.
2.7.5. Eliminar una relaci6n de tabla., .....,............ 31
2.7.6. Modificartablas de datos.... .....33
2.7.7. Anadir un nuevo campo....... .....34
2.7.8. Agregar un campo mediante la entrada de datos.... ......34
2.7.9. Establecer propiedades de un campo....... ..................... 35
2.7.rc. Establecer propiedades de campo en la vista hoja de datos.................."......... 35
2.7.11. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos......... ........... 35
2.7.12. Cambiar el nombre de un campo....... .......36
2.7.13. Cambiar el tipo de datos de un campo....... ................. 36
2.7.13. Tipos de datos de campo en Microsoft Access... ........37
2.7 .15 . Establecer otras propiedades de campo . . . . 39
2.7.16. Cambiar el tipo de datos de un ctlmpo....... ......".......... 40
2.7.17. Tamaflo del campo. .........."......42
2.7.18. Modificar el disefro de una tabla en Vista Hoja de Datos........ .....44
2.8. LAS RELACIONES.......... .........4s
2.8.1,. Crear la primera relaci6n. .....45
2.8.2. Eliminar relaciones. .............. 50
2.8.5. Visualizar todas las relaciones. ..."........ ......52
opulsare1bot6nMostrartodaslasreIacionesenIapestafraDiseflo...,
2.9. CONSULTAS..... ........./...............52//2.9.1. Tipos de consu1tas............... I ..... 53
2.9.2. Crear una consulta............... .... 54
2.9.6. Definir campos calculados. ....... 58
2.9.7 Ecabezados de columna ............. 58
2.9.8. Guardar la consulta .................. 59
2.9.10. Ejecutar la consulta ................. 60
2.10.FORMULARIOS.…………………………・
2.l0.1.Iniciar el asistente para formularios.......... .............'.... 61
21A.2. El asistente para formularios......... .......'...62
2.10.3. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario-.....'....................'.. 65
2.10.4. Crear un formulario usando un solo elemento... ..-.'..-' 66
2.10.5. Creaci6n autom6tica de hojas secundarias de datos .......'..........'.. 66
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Manual de Microsoft Access.
2 1l INFORNIES _ ……………… …… … …… ……… …… … ………… …… …66
2 11 l La vista diseio de infol.1le… … …… …… … …… … … … …………… 67
2 11 2 La pestaia Diseうo de infonne… … … …… … …… … … … …… … 69
2 11 3 El grupo COntroles…………………………………………………………………………70
212 1MPORTAR Y EXPORTAR DATOS… ………………………………………………… 74
2 12 1 1mportar datos ……… … … …………… …… … ……………… ……… ……… …… …………74
2 12 2 Exportar Datos… ……………………………………………………………………………77
2 12 3 ExpOrtara Word y Excel ̈ … …… … … … …… …… … … … …79
2 12 4 0btener datos por vinculaci6n ̈… ……… …… … ……………… … …80
2 12 5 EI Administrador dc tablas宙 nculadas… ……………………………………………81
CAplTuLO‖ |
CONCLUS10NES Y RECOMENDAC10NES … … … … ……… … ………… ……… ……… 82
CONCLUS10NES
RECOMENDAC10NES 8̈4
CRONOGRAMA DE ACriV:DAD[S… … …̈…… …… … … …̈………… … … …………… …… 85
BIBL10GRAFIA¨… … …̈ …̈…… … … … …̈ ………… … … … ………… ……… … 86
施 ″″α′d`』ビJca興
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ノン/CCess.
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TJNryERSTDAD TECNICA DE MANABi
VIS10N U.ToPI
Scr instituci6n unlversi鯰 Ha lider y rcferente de la educaci6n supcriOr en el Ecuado■
promovicndo la crcaci6n,desarr。1lo,transmisi6n y difusi6n dc la cicncia,la“cnica y la
cultura,con rccOnOciinientO sOcial y prevenci6n
MISIoN I].T.M.
Formar academicos cientificos y profesionares, responsabres, humanistas, 6ticossolidarios, comprometidos con ros objetivos del desarrollo nacional, que contribuyan ala soluci6n de los problemas der pais como universidad de docencia con investigaci6n,capaces de generar y aplicar nuevos conocimientos, fomentando.h promoci6n ydifusi6n de los saberes y las culturas previstos en la constituci on dd la Reptiblica delEcuador
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Manual de Microsoft Access.
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FACTILTAD DE CIENCIAS HUMANiSTTCAS Y SOCIALES
MISIoN FCHS
Formar profesionales de tercer nivel en cada una de las carreras de la Facultad con
conocimientos cientificos, en el 6rea humanista, tecnica y social capaces de liderar
procesos de cambio y emprendimiento social y econ6mico, para cumplir con eficacia y
eficiencia las demandas de la sociedad.
VISI6N TCHS
SerA una unidad acaddmica fortalecida institucionalmente y cimentada en [a
organizaci6n y planificaci6n educativa, acorde con el desarrollo cientifico, pedag6gico y
tecnol6gico en todas las rireas; con docentes con formacion de y quinto nivel,
acreditados en los campos de la docencia, i con lacolectividad, abiertos a todas las corrientes del para generar e
impulsar el desarrollo socio-productivo de manera
regional, nacional y mundial.
y sostenible a nivel local,
Manual de Microsoft Access.
ESCUELA Df,, BIBLIOTECOLOGiA Y CIE,NCIAS DE LA IN}'ORMACI6N.
MISIoN EBCI
El programa de Licenciatura en Bibliotecologia y ciencias de la Informacion se plantea
como misi6n fundamenkl la de formar a mediano y largo plazo cuadros profesionales
de alto nivel, academico, cuyos conocimientos les permita involucrarse plenamente con
los procesos de construcci6n del conocimiento desde la perspectiva del manejo de la
informaci6n cientifico-tdcnica entendida como tal la adecuada selecci6n de fuentes
documentales, su procesamiento tecnico, la organizaci6n de las unidades de
informaci6n y la difusi6n del conocimiento mediante la aplicacion de los
convencionales procedimientos bibliotecologicos, asi como de las nuevas tecnologias de
la informaci6n y la comunicaci6n (TICs), reconocidas en el 6mbito bibliotecol6gico
como PROCEDIMIENTOS DOCUMATICOS.
VIS10N EBCI
La construccion de un eficiente sistema de informaci6n a nivel nacional demanda de la
generaci6n de una infraestructura t6cnica y humana que posibilite compatibilizar los
recursos materiales con su puesta en servicio de manera eficiente. Esperamos en cuatro
afros contar con una generaci6n de profesionales de la Bibliotecologia y las Ciencias de
la Informaci6n que aporte objetivamente al desarrollo cultural/ social, academico y
cientifico del pais para, a partir de entonces, multiplicar la planfa de profesionales con
altos niveles de especializaci6n para asi poder dar respuesta a las demandas de un
mundo globalizado.
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Manual de Microsoft Access.
INTRODUCCI6N
Una base de datos es una recopilacion de informaci6n relativa a un asunto o prop6sito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una
colecci6n de musica. Si la base de datos no esti almacenada en un equipo, o s6lo est6n
instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informaci6n
procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.
Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demils
objetos que formardn la base de datos, es importante invertir algirn tiempo en disefrar la
base de datos. Independientemente de que estd utilizando una base de datos de
Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access, un buen diseflo de la base de
datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que
desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.
Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demds
objetos que formar6n la base de datos, es importante invertir algun tiempo en diseflar la
base de datos. lndependientemente de que este utilizando una base de datos de
Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access, un buen diseffo de la base de
datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que
desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.
Lo expuesto se detalla de acuerdo a los siguientes capitulos.
En el capitulo I, se presenta el tema, y de forma detallada la juftificacion. objetivos
general y especificos, los mismos que orientan al desarrollo del presente manual.
En el capitulo II, se detallas de forma texlual y grdfica el manual de Access, el mismo
que ha sido citado de acuerdo a la fuente donde se lo consult6.
Para finalizar, se tiene el capitulo III, donde se describen las conclusiones del manual y
recomendaciones para un adecuado uso del manual. Asi mismo se presentan la fuentes
bibliogr6ficas utilizadas durante e[ desarrollo del material.
CAPITuLO I
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ル麟′′″
“′αιル名′ι′asOo/cCCSS.
Manual tle Microsoft Access.
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Tema:
Manual de Access
.lustificacirin
El programa de Microsoft Access, es una herramienta de Microsoft para la definici6n y
manipulaci6n de bases de datos, cuyo prop6sito principal es mantener informaci6n y
hacer que estd disponible en e[ momento requerido. Esta informaci6n es persistente
dentro del sistema, es decir, una vez introducida en 61, se mantiene hasta que el usuario
decida eliminarla.
Los sistemas de bases de datos se disefran para manejar grandes cantidades de
informaci6n. El manejo de datos incluye tanto la definici6n de las estructuras para el
almacenamiento de la informaci6n como los mecanismos para el manejo de la misma.
Su aplicaci6n evita la redundancia, la inconsistencia de la informaci6n, obligan al
cumplimiento de las normas o requisitos para la adici6n y eliminacion de datos a la base
de datos.
Con el uso de las bases de datos Access, es posible aplicar restricciones de seguridad
para el acceso a los datos, manteniendo su integridad entre los datos-
Por lo antes expuesto, se justifica la realizaci6n del presente manual, gXmismo que va a
beneficiar a todos los usuarios que en cualquier momento requiy'ren de asegurar su
informacion y agilizar los procesos de consulta, reportes, filtros, ey'tre otros.
Con este manual, se aportani de forma significativa a las ciencias informiiticas, por el
enfoque de seguridad que Access muestra al momento del manejo de los datos e
informacion.
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Manual de Microsoft Access.
3. Objetivo
3.1. Objetivo general
Crear un manual de Access para el usuario como apoyo al uso de las bases de datos.
3.2. Objetivos especificos
- Fundamentar bibliogrdficamente el desarrollo de la revisi6n de la literatura para
la creaci6n del manual de Access.
- Desarrollar el manual de Access utilizando las herramientas informdticas
adecuadas para su comprension y utilizaci6n como apoyo al manejo de las bases
de datos.
- Socializar el manual de Access para su compresion y uso.
4
CAPITULO II
Marco te6rico
ソИα″″α′″ι Mic″οsa/r ИcCess.
/
Manual de Microsofl Access.
2. MANUAL DE ACCESS
2.1. Df,,FINICION DE BASE DE DATOS Df, MICROSOFT ACCESS
Colecci6n de datos y objetos relacionados con una finalidad o tema en particular. Una
base de datos de Microsoft Access puede contener tablas. consultas, formularios,
informes, macros, m6dulos y accesos directos a priginas de acceso a datos. El motor de
base de datos Microsofi Jet administra los datos de las tablas que residen en Ia base de
datos. Los datos de tablas vinculadas pueden residir en otra base de datos de Access, en
un origen de datos extemo como, por ejemplo, dBASE o Microsoft Excel, o en un
origen de datos ODBC como Microsoft SQL Server.
Una base de datos es una recopilaci6n de informaci6n relativa a un asunto o proposito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una
colecci6n de mtsica. Si la base de datos no estd almacenada en un equipo, o s6lo estiin
instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacion
procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.
1● uando camOia ein● merOde lo:●rono de un proveedo4dobe actualizarse en el archivode tarletasy en varlas hojas
lnrorri-laca6n deproduclos en undE produetos.
Dire cciltrnes declientes en unalista dE corr€o
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lnfornrac16n sobre pedidosen una hoja d€ cdlcu,o
Conceptos bdsicos de Access
Si quieres aprender o reparsar conceptos b6sicos de bases de datos o quieres conocer los
objetos que maneja Access 2010, consriltalo uqoi' II
6
Manual de Microsoft Access.
2.2.ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS 2010
2.2.1. Arrancar y cerrar/tccess 2010
Dos fol:::as basicas dc iniciar Acccss 2010
‐Desde ei bOth lnici。(1ll:〕)situad。,nonlnalmente,en ia csquina infeJOr lzquierda
de la pantalla.
Al hacer clic sobre el bot6n Inicio se despliega un menu.
Colocar el cursor en Todos los programas, apareceri la lista de los programas que hay
instalados en tu ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se
iniciard el programa.
- Desde el icono de Access 20 l0 del escritorio.
Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las sigrrientes operaciones:
- Hacer clic en el bot6n cerrar
- Pulsar la combinaci6n de teclas ALT+F4.
- Flacer clic sobre la pestafra Archivo y pulsa el bot6n Salir
2.2.2. Lr pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como 6sta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. Asi conoceremos los nombres de los diferentes elementos y senl m6s
fdcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuaci6n (y en general
todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador,
ya que cada usuario puede decidir qud elementos quiere que se vean en cada momento.
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Manual de Microsoft Access.
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k. d. d.t.a 6 Sa@
totfi drit!,rd,jt.,ri :td ljri i{ i
*--*,
2.2.3. Las barras
La barra de Titulo
La barra de titulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual.
En el extremo de la derecha est6n los botones Wra
maximiza ノrestaurar v ccrrar
La barra de Acceso r{pido
La barra de acceso rripido contiene las
Guardar o Deshacer.
Esta barra puede personalizarse para afradir todos los botones que quieras. Veremos
c6mo m6s adelante.
8
m6s habituales de Access como
a'l
t@
rl1 t,Jjr.rr.l ,- rxi!
-
t"!r*
Manual de Microsoft Access.
ツ
▼
La Cinta de opciones.
N ス ト
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestafias.
Al hacer clic en una pestafla accederemos a su ficha que contiene los botones y menus,
organizados en categorias o grupos.
Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un
determinado bot6n necesitaremos saber en qu6 pestafia se encuentra y,para mds seffa, el
grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar seria la localizacifin exacta del
bot6n Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestafla Inicio. Es importante
que te familiarices con esta nomenclatura.
En algunos momentos algunas opciones no estarin disponibles, las reconocerds porque
tienen un color atenuado, gris. La cinta es dindmica y se comporta de forma inteligente.
Esta disefladapara simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que
te ser6n iltiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de por teclado. De esta forma
aparecerdn pequeflos recuadros junto a las
conjunto de teclas) que deberds pulsar para
rat6n.
y opciones indicando la tecla (o
r a esa opcitin sin la necesidad del
- - r'--- i:il a::: -.: : i:;
Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenu. En tal
caso, aparecer6n nuevos caracteres para estas nuevas opciones.
9
蹄 i
語
Manual de Microsoft Access,
Las opciones no disponibles en el momento actual se
muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso
por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la
cinta, si necesitas disponer de miis espacio de trabajo. Para
ello, debera,s hacer doble clic sobre cualquiera de las
pestafras o utilizar el bot6n situado en la parte derecha de la
cinta. Las opciones volveriin a mostrarse en el momento en
el que welvas a hacer clic en cualquier pestafra o pulses de
nuevo el bot6n.
IE;.1 .,' '- ..
-i -',-"'.*,".,..
La pestafia Archivo es especial y como tal, estri destacada con un fondo rosado. Al
contrario que el resto de pestafias, no despliega una ficha tipica de la cinta de opciones
con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un ment con
acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores
se encontraban en el boton Office.
A este menu tambien puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como
vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.
Este menu contiene dos tipos biisicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al clic sobre ellos. Por
ejemplo, la opci6n Guardar para guardar el documentg o Salir para cerrar la
aplicaci6n. Tambi6n puede que algunas opciones un cuadro de dirilogo donde
nos pedirii miis informaci6n sobre la acci6n a como la opcion Abrir.
Opci6n que muestra mils informao6n. opciones lo que hacen es mostrar miis
opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opci6n Informacion que
muestra informaci6n de la base de datos abierta o reciente que muestra un listado de las
fltimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreari
10
Manual de Microsoft Access.
V
V
▼
▼
∨
ツ
con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opci6n activa.
=1●a, Dato∫ ett`in●
` H●子●ml(otos o(0こ
`ed
Bases de datcs recientes
も'ザ
ザTずb
雹 T°∵すす
■ 腎警ヤず
も 躊°∵|■サ
La barra de estado \'rti3 HoJa de drros
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene
indicaciones sobre el estado de la aplicaci6n, proporciona distinta informaci6n segirn la
pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aqui nos indica que tenemos la tecla de teclado numdrico pulsada (Bloq
Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de
datos, Tabla diniimica, Gtifico dinrimico y Diseflo con los cuatro botones que aparecen
a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequefro cuadro
informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los
memorices. Con el uso ya ir6s aprendiendo la forma de los trotones que mri,s utilices.
2.2.3.Laayuda f)
Access incorpora una documentaci6n muy ritil que explica las distintas opciones y
caracteristicas del programa. Su consulta liente a una duda es muy recomendable. Para
acceder a ella podemos:
-Hacer clic en el bot6n de Ayuda, en la zona derecha de la Cinta de opciones.
-Pulsar la tecla Fl del teclado.
-El programa tambien ofrece otras opciones interesantes, para elllo:
l@r
E Gurrd.rb.r! d. {,!tor coino
j C.r,.' b.r. d! d.lot
lr{ormaoon
Reclente
Manual de Microsoft Access,
-Pulsar Ayuda en la pestafla Archivo. En este apartado adem6s encontrar6s enlaces a las
webs de Microsoft que te facilitardn informaci6n sobre las novedades de esta versi6n en
concreto, ayuda tdcnica o actualizaciones del programa.
2.3. CREAR UNA BASf, DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opci6n Nuevo de la pestaffa Archivo.
gl 6urrdlr
d: Guaririt obrclo como
!j auird.. b.r. 6t driot (omo
!. abrtr
j C.rr.r b.r. d. d.to,
Inlormaoon
Se mostrariiLn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona
de la derecha. La opci6n Base de datos en blanco es la que debe estar
seleccionada si queremos partir de cero, aunque tambidn
partir de una base existente o de una plantilla
Elijas la opci6n que elijas, un poco miis a Ia ver6s un panel
con una vista previa y las opciones necesarias especificar el Nombre de archivo 1,
programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empzar a
trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando este lista.
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Nuevo
Manual de Microsoft Access.
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Para cambiar la ubicaci6n establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic
en la pequefia carpeta que hayjunto a la caja de texto .
Se abrir6 el siguiente cuadro de di6logo:
,.01 Erbhct*u
,r .ul.(lK, (urto lulr<hc
. Oo<urntnlol
3, lm*4tn*r
- Ocultar (.rpntar
Se debe utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel
izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el
う、ノ
ilIa )j
i,;gnl-\il.,j( ? l',lut
4i Selcargat
il flrfttorro
srtls1 rr(t(nt?t
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Manual de Microsoft Access.
cuadro Nombre de archivo podrils escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se
cerrar6 el cuadro de di6logo y volveriis a la pantalla anterior.
Pulsar el bot6n Crear para crear la base de datos. Automdticamente se creari nuestra
nueva base de datos a la cual Access asignard la extensi6n .ACCDB. Es el mismo
formato que se utilizaba en Offrce 2007, por lo que no presentan problemas de
compatibilidad.
Por defecto, Access abrirri una nueva tabla llamada Tablal para que puedas empezar a
rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de
objetos se crean a partir de estas.
que todos los demiis
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el de navegaci6n, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean dentro de la base de datos.
De entrada s6lo encontraremos la Tablal que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el bot6n Ocultar.
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar que objetos mostrar y de que
forma.
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IM i : rr' . ,r: ."': ":. "' tl"rt; ::): ir r :4 r.i':-
Manual de Microsoft Access.
2.4. AVANZADO: IIL PANEL DE NAVEGACIoNPara trab ajar con todoslos objetos de unahase de dalos deM icroson Acce ss, utllicela ventana Base de dat8s.En Objetos, elija et tipode objeto con que deseetrabalar. La ventana Easede datos muastra unalista de los obietos deese tipo. Utilice el bot6nI'luevo en la barra deherramie nlas de lavenlana Base de dalos. olas opciones de "Crear. "en la parte superior de lalista para crear nu evos0hjetos. Utilice el botdnDisefto pa ra modificarlos objetos existenles.
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El Panel de navegaci6n es la herramienta que nos permitir6 acceder a los diferentes
obietos almacenados en nuestra base de datos Access.
como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del panel estii
organizada por tipos de objetos: existe un grupo para las tablas, otro para las consultas,
otro para formularios, informes, etc.
Se puede ocultar el panel si necesitamos m6s espacio de trabajo, como ya hemos dicho.
desde el bot6n
Para volver a mostrarlo bastard con volver a pulsar el bot6n (esta vez en el sentido
contrario )。 diFCCtamente sobre su nombre,en la barra quc se mostrari.en el lateral
izquierdo de la ventana.
Diferentes vistas del Panel
Haciendo clic sobre la cabecera del panel r:r:: : ::::' -; - i- *e desplegarii un
menf que se puede utilizar para cambiar la forma en que visualizamos los objetos.
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Manual de Microsoft Access.
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i,,1,,t,,rj..tilr, t., rr
Tsbra.s
(+*.."ultal
f6mlslrrioij'ri r,,r.'
Y ir::::::,fi ri:!il,::..jn:.: :a.:l
Las primeras opciones son las de Desplazarse a la categoria. Nos permiten personalizar
el tipo de agrupaci6n.
Si bien por defecto vemos los objetos segtn su tipo: tablas, informes, etc. Tambien
podemos mostrarlos por fecha a modo de historial, de forma que se muestren enla zona
superior los modificados o creados m6s recientemente. O incluso, desde la opci6n
Tablas y vistas relacionadas, podemos agrupar los objetos de forma l6gica. por ejemplo,
todos los objetos relativos a la tabla clientes (informes, formularios, consultas...) estariin
en un grupo, todos los referentes a pedidos en otro, etc.
Observa la diferencia en la siguiente imagen:
J
,J ...,1{f'birtqr rv' lri'lrr,xh r
*,1 :
hbtts y■ stasrelaclcnadas Personakzgdo
Fijate c6mo cambian las agrupaciones y los encabezados de las mismas. Utilizar estas
vistas con soltura puede ayudamos a organizarnos de forma miis eficaz, especialmente
en bases de datos con grandes volirmenes de objetos.
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|
Manual de Microsoft Access.
En el caso de la agrupaci6n personalizada, de entrada todos los objetos aparecerAn en la
categoria Objetos no asignados. Deberemos crear los diferentes grupos y darles un
nombre. Luego, arrastrar los objetos hasta el encabezado de la categoria en que se
pretenda mostraf .
De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es miis sencillo encontrar un
objeto que sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado.
Mostrar u ocultar objetos en el panel
Tatrbien desde [a cabecera sse puede filtrar que
agrupaci6n de objetos queremos visualizar. Para ello, deberemos atender a las opciones
que hay a continuacion del titulo Filtrar por grupo.
t,I '.lri.1 r i I -!-r -
, ].' 1.. i :
En funci6n del tipo de agmpacion que hayamos
opciones:
- En la vista Tipo de objeto, que es la predeterminada, podremos escoger el tipo: Tablas,
Consultas,
Formularios, Informes... Las opciones son exclusivas, es decir, no puedes filtrar para
que se muestren Tablas y,
, dispondremos de unas u otras
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Manual de Microsoft Access,
Consultas, pero no Formularios e Informes. Eso si, puedes escoger'fodos los objetos de
Access para mostrarlos todos.
- Si en cambio hemos escogido Tablas y vistas relacionadas, las opciones de filtro seriin
cada una de las tablas de las que toman nombre las categorias. En nuestro ejemplo
AULACLIC CLIENTES, AULACLIC FACTURAS,..
- Exactamente igual oculre con las fechas de creaci6n y modificaci6n. Podr6s filtrar por
cada uno de los encabezados disponibles: Hoy, Ayer, Antiguo...
Todas estas opciones ocultan totalmente los grupos no seleccionados en el filtro? pero
tambidn es posible ocultar un irnico grupo.
- Para ocultar una categoria especiflca deberemos hacer clic con el bot6n derecho del
rat6n sobre 6l y escoger la opci6n Ocultar. De la misma forma, elegiremos Mostrar
cuando queramos recuperarla.
- Si en cambio es algo momentdneo, puede que nos sea m6s ritil la opcion contraer una
categoria especifica.
Para ello s6lo debemos hacer clic en su encabezado. Si volvemos a hacer clic se
mostrard de nuevo.
Por ilimo,si lo que queremos es ocultar lm ottctO en cOncrcto y no ll CategOria
∬ 蹴 f器 賞 罵 ‡ i∫1翼 棚 ∬“bソ 縣耐 y
//
Opcioncs de navegaci6ni Conflgurando el pane1 /
Ya hemos visto pr6cticamente todas las opciones de organizacifinque ofrece el panel de
navegaci6n. Varnos a ir
un paso mris all6 explorando las Opciones de navegaci6n que ofrece. Podemos acceder a
esta opcidn si hacemos
clic con el bot6n derecho del rat6n sobre elirea vacia del panel. Asegrirate de que no
haces clic sobre ningrin
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Manual de Microsoft Access.
0可 etO ni encabezado.
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C)pciones de navegaci6n:Conflgurando el panel
Ya hcmos visto prゼにticamcntc todas ias oPcioncs de organlzaci6n quc ofrccc cl panel de
navegaci6n. Varnos a ir un paso mas antt exp10rando las Opciones de navegaci6n que
ofrece.Podemos acceder a esta opci6n si hacemos clic con el bot6n derecho del rat6n
sobre el赫ea vacia del panel.Asegttate de que no haces clic sobre ning血 o可 eto ni
encabezado.
|_114‐= =二
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Se abrir6 una ventana como la siguiente:
●●re9● 9円口眸
Ca― ・
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壷
AErqlI IFrFE Ei@ @to
C-P norrtr. (* ajGnrb
OpodE d€prffittetr,J E!o.-Er obFis 6rtu6
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Manual de Microsoft Access.
Desde esta ventana podnis modificar el orden en que aparecen los distintos tipos de
vista en el menri.
Tambien podnis crear nuevos grupos (Agregar grupo) en tus vistas de tipo
Personalizado. E incluso crear nuevas vistas de navegaci6n personalizadas desde la
opci6n Agregar elemento. Desde esta ventana se puede gestionar el panel de navegaci6n
de una forma muy sencilla e intuitiva.
Ademds, una opci6n muy interesante es la de Mostrar objetos ocultos. Si la marcas, se
mostrar6n en un color atenuado los grupos ocultos, de forma que puedas situarte en
ellos y pulsar [a opci6n Mostrar flicilmente, para volver a hacerlos visibles.
Tambien te puede resultar de utilidad Mostrar barra de busqueda, si tu base de datos
contiene muchas tablas y dem6s objetos. Asi podnis buscar objetos por su nombre desde
el propio panel de navegaci6n.
2.5. CERRAR LA BASE DE DATOS
Se puede cerar una base de datos de varias formas:
En la pestaia Archivo,elegir la opci6n Cerrar base de datos 」(":ar.=‐そこぅいil.
―C)bien cerrar Access.Obviamente la base tambiё n se cerrara.
2.6.ABRIR UNA BASE DE DATOS
Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes fbllllas:
Desde la pesmia ArchivO>Abrir
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Manual de Microsoft Access.
Desde las teclas rdpidas CTRL+A o ALT+A.
En ambos mdtodos se abrir6 el cuadro de dirilogo Abrir para que selecciones el archivo
que quieres abrir:
Deber6s situarte en la carpeta donde se encuentre
archivo o bien seleccionarlo
y pulsar el bot6n Abrir.
la base y hacer doble clic sobre el
Desde la pestafia Archivo > Reciente
En la opci6n Reciente encontrarfs una
en el rn6todo anterior.
los fltimos archivos abiertos, al igual que
Haz clic en la que quieras abrir.
Desde el acceso rdpido a las ultimas bases abiertas:
Nada m6s abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opci6n en Inicio >
Todos los Programas, aparecerii la ficha Archivo desplegada.
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"1」
ムbri,
囃:ン ‐ くく
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.,,ir Erbhote<o3
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Epmplor del tuEo {K
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詢k膊●b憫●d● ●lch議‐ ●●|● (11`.●``dbHerrtmrenta: C●●cJar i
） ）
Manual de Microsoft Access.
En ella encontrar6s rma lista de las cuatro ultimas bases de- i: .
datos abiertas, exactamente igual que en el metodo anterior,
pero directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente.
Haz clic sobre la que quieras abrir.
@
ventajas que nos proporciona Access 2010.
El bot6n Tabla abre la Vista Hoia de datos, consiste en
introducir directamente los datos en la tabla y segun el valor que introduzcamos en la
columna determinari el tipo de datos que tiene la columna.
Vista disefro es el metodo que detallaremos en esta unidad didrictica
@,
E rurr<t":.(db
dj .ut{r,t.((do
Ql nrucu. xcoo
E Ort l al.a(.do
introducir datos en la base de da.1os en los lemas
siguientes y luego trabajar con fstos utilizando las
Desde Archivo > Reciente (el metodo que hemos visto
anteriormente) podemos configurar cuintos elementos
veremos en el acceso nipido. Por defecto son 4, pero
podemos cambiarlo hasta un m6ximo de 17. No es
recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado
extenso.
2.7. CREAR TABLAS DE DATOS
Estructura fundamental de un sistema de administraci6n de bases de datos. En Microsoft
Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y campos
(columnas). Los datos corresponden normalmente a una categoria de entidades
particular como, por ejemplo, empleados o pedidos.
Una tabla es una colecci6n de datos sobre un tema especifico, como productos o
proveedores. La utilizaci6n de una tabla diferente para cada tema significa que se
almacenan los datos s6lo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos,
y reduce errores de entrada de datos.
Aqui se verd como crear una tabla de {tos para poder
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Manual de Microsoft Access.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint
desde el que podr6s compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personas con acceso al mismo sitio.
Desde el grupo Plantillas tambien podemos acceder a Elementos de aplicaci6n, que
permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. 56lo tendr6s que rellenarla
con sus datos.
Explicaremos a continuaci6n la forma de crear una tabla en vista disefro. Este metodo
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que
esta tendr6 y otras consideraciones. Otra forma r6pida de llegar a la Vista Disefro es
haciendo clic en el bot6n de la barra de estado inferior.
Tambien en caso de estar editando una tabla, encontraremos el bot6n Ver > Vista
Disefio, en la pestafla Campos de las Herramientas de tabla.
_-l T.blaatu^anhr6 dal *.ra^al\Jonabre del cahpo !)srcrt pci6n
Gcnc.rt -Erltqu.Oa,rama^c dd <ampoNqcwor vdlor€5
Tfiulo
Etlquctai rfrali0cntatAtih.-<i6n d.3 t.do
c at.re t-rg€8ri(r ca!anl,ale-rrla
Si aCon dupli{*dsri)
Aparecer6la Vista Disefio de la
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Manual de Microsoft Access.
En la pestafra tenemos el nombre de la tabla (como todavia no hemos asignado un
nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tablal ).
A continuaci6n tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la
tabla, se utiliza una linea para cada columna, asi en la primera linea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y asi sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaflas (General y Btsqueda) para
definir las propiedades del campo, es decir, caracteristicas adicionales de la columna
que estamos definiendo.
Y a la dcrccha tcncmos un rccuadro corl lln texlo quc nos da algttn tipo de ayuda sobrc
lo que tenemos que hacer,por demplo en este momento el cursor se encuentra en la
primera flla dc la railla en la columna Tipo dc datos y en el recuadro inferior dcrecho
Access nos indica que el tipo de datos deterlnina la clasc de valores que adlrnitira cl
caFnpo.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr6 la
tabla:
EJ.\ tr-i;ia:a.-aa -:'a
, il. - C:1i
!r \;
1,,,e", -,- a
ae,c- rjj
En la primera fila escribir el del primer campo, al pulsar la tecla INTRO
pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos
cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha
y elegir otro tipo.
En Offrce 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en versiones
anteriores : Calculado.
Para m6s informaci6n sobre los diferentes tipos de datos visita los apendices.
24
!r :4&\ {d.&c.l
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▼
∨
V
V
V
Manual de Microsoft Access.
Si deseas infollllaci6n sobre el asistentc para bisquedas visita 10s ttndices.
Observa como una vcz tengamos algin tipo de dato cn la segunda columna,la parte
inferior de la ventana,la correspondientc a Propiedades del campo sc activa para poder
indicar mas caractelsticas del campo, caracteristicas que veremos cOn detalle cn la
unidad temauca siguiente.
A continuaci6n puisar la tecla INTRO para ir a la tercera colllmna de la rttilla.
Esta tercera columna no es obligatoHo utilizarla ya quc inicamente sirve para introducir
un comentario,no111lalinente una descripci6n del campo de folllla que la persona quc
tcnga quc introdllcir datos cn la tabla scpa quё dcbc cscribir ya quc cstc cOmctario
aparecertt en la barra de estado de la htta de datos.
Repetir el proceso hasta completar ia deflnici6n de todos 10s campos(colllmnas)de la
tabla.
巧emp10:
'I-abla ds proveedores
-f abla da ptoductos -
2.7.1. La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos qde asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor finico para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningrin tipo de
equivocaci6n el registro al cual identifica.
No podemos definir m6s de una clave principal, pero podemos tener una clave principal
compuesta por m6s de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
lal- d€ [email protected]
ilorTfrrrG dG !- corqaflr,Exotic Liquidsl.Jew Orleans Cajun tleGrandrna [<ell!,'s Horr.re-ro}4!r/o -rraders
-|-6 l}li-r-.!EloCa:ueo talretaE-sa rcfre dc rrrga lazEspEa-GrC-r.D
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25
pF‐ ve● ecrores=T abla
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『・ ―し 鵬
） ｈ ・・ ・轟一『
い輌・・・̈」相一・
Manual de Microsoft Access.
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser6 clave principal.
En la pestafia Disefio de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el bot6n Clave principal
del grupo Herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecerd una llave indic6ndonos que dicho
campo es la clave principal de la tabla.
Si quieres que el sistema se encargue automdticamente de generar los valores del campo
que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeraci6n.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),
seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a
seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el bot6n anterior.
Importante: Recordar que un campo o combinaci6n de campos que forman la clave
principal de una tabla no puede contener valorgdhulos y no pueden haber dos filas en la
tabla con el mismo valor en el campo/s
Cuando intentemos insertar una fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el
sistema no nos dtta Crearla n y nos dewelve un error de este tipo:
Microsoft Otfi(e Ac(ese :j,t.Kr6{ri O,fx. &(sr m pocdc crc.i oB cliyc pm(p.l prqx m hay caar*. ,n*..r.*]l
ir, *' ..,, ' j .:' .. - v.{! "rernr },
f.rl:-t:r\_-t::. Le-.tf-a-.i.;...-t.,r-dEte6r,.ler:d{r!qi:rrlegc,..< -.-,::aaLr.::n,*.;* I
2.7.2 Guardar una tabla
Para guardar una tabla, podemos:
Ir a la pestafia Archivo y elegir la opci6n Guardar.
26
. II ; | | |`
principal.
Manual de Microsoft Access.
‐
Obienhacerclicsobreclbot6nGuardar JdelabarradcAccesoRapido
Como nuestra tabla arin no tiene nombre asignado, aparecer6 el siguiente cuadro de
dirilogo:
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el bot6n Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un
cuadro de dirilogo avisrindonos de ello, y preguntiindonos si queremos que Access cree
una, si le decimos que Si nos aiade un campo de tipo autonumeracion y lo define como
clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una
clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatoria.
2.7.3. Cerrar una tabla
Cada tabla de la base de datos debe tener o un conjunto de campos que
en la tabla. Este campo recibeidentifi quen inequivocamente cada registro
el nombre de clave principal. En este se ofrece una descripci6n de la finalidad
de las claves principales y se expli
agregarlas, definirlas,」d驚
トquitarlas. fr aulacli
jaulacli j
Podemos cerrar una tabla de varias formas: aulacli---- 4Hacer clic derecho sobre la pestafra con el
nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en
el men[ emergente.
Euardar
Eerrar
Cerrar todo
Vista gireio
jl Vrsta HoJa de dator
1;! vista Tabla dinamica
lfr Vlrta Grificg dinamico
27
） ） ）
Manual de Microsoft Access.
）
）
）
Hacer clic con el bot6n central del rat6n sobre la pestafla con el nombre de la tabla. En
algunos ratones el bot6n central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazamos
hacia arriba y hacia abajo.
O bien hacer clic sobre el bot6n Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo
nivel que la pestafra.
2.7.4. Clave principal
Una clave principal es un campo o un conj unto de campos de la tabla que proporciona
un identificador fnico para cada registro. En una base de datos, la informaci6n se divide
en tablas distintas en funcion del tema. A continuaci6n, se usan relaciones de tablas y
claves principales para indicar a Access c6mo debe volver a reunir la informaci6n.
Access usa campos de clave princigal para asociar nipidamente los datos de varias
tablas y combinar esos datos de forma significativa.
Puede incluir los campos de clave principal en otras tablas para hacer referencia a la
tabla que es el origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se denominan
claves extemas. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientes tambien
podria aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla 6sta es la clave principal. En la
externa es la clave principal de otra
___l Chentes
' td. - osorizclon+ I o€aEoci6n A
+ 2 OqonEelon 8
+ 3 olg';tockn c
I Pedidos
k,. da p€ddo '+M+ l-+ :n
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tabla Pedidos se denomina clave externa.
tabla.
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I I'kncv trBehot€t
- licncy freehoiq
:i Mqiyo serger*o
００
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Manual de Miuosoft Access.
1 Clave principal
2 Clave externa
Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que pueda
usar como clave principal. A menudo, se suele usar un nrimero de identificaci6n rinico,como un nimero de identificador, un nfmero de serie o un c6digo, como clave principalpara una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla Clientes en la que cadacliente tenga un ntmero de identificador rlnico de cliente. El campo de identificador de
cliente es la clave principal.
;En qu6 consiste una clave principal correcta?
Una clave principal correcta debe tener varias caracteristicas:
- Identifica inequivocamente cada fila.
- Nunca debe estar vacia ni ser nula (siempre debe contener un valor).
- Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien).
lQue tablas necesitan una clave principal? /
Siempre debe especificar una clave OrSftipat para una tabla. Access creaautom6ticamente un indice para ra clave
vfincipar, que permite aglrizzr rasconsultas y
otras olDcracioncs Acccss cOmprucba l命 blen quc cttb rcg苅 o lcnc un vttOr cn d
campo de clave principal y que este es liempre distinto.
cuando crea una nueva tabra en la vtsta Hoja de datos, Access crea automaticamenteuna clave principal y le asigna el nombre de campo ,'Id.,, y el tipo de datosAutonumeracion. Er campo estii oculto de forma predeterminada en ra vista Hoja dedatos, pero se puede ver en la vista Disefro.
SUGERENCIA si una tabla no tiene una crave correcta, contemple la posibiridad de
agregar un campo que contenga el tipo de datos Autonumeraci6n y usar ese campocomo clave principal.
29
Manual de Microsoft Access,
_」 ‐
Id, (E qrr(l... - llo(I6re de pro... -
■Chal
2 Chang
3 SIЮ pe do an`
- l Una columna con el tipo de datos Autonumeraci6n suele ser una clave
principal corecta porque garantiza valores [rnicos.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o m6s campos juntos como
clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga
articulos de linea de pedidos tendria dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e
Id. de producto. Cuando una clave principal estd formada por m6s de una columna se
denomina clave compuesta.
Definir la clave principal
Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un ntimero de identificaci6n
exclusivo, como un nirmero de Id. o un ntmero de serie o codigo, ese campo podria
convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione
correctamente, el campo debe identificar inequivocamente cada fila, no debe contener
un valor vacio o nulo y casi nunca (o, preferiblernente, nunca) debe cambiar.
Abra la base de datos que desea modificar.
En el panel de navegacion, haga clic el boton secundario en la tabla en la que
desea establecer la clave principa./y, en el menl contextual, haga clic en Vista
Diseflo.
SUGERENCIA Sino veel de navegaci6n, presione Fl1.
l. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector
de filas de cada campo.
30
Manual de Microsoft Access.
V
W
V
V
V
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V
2. En el grupo Herramientas de la ticha Disefro, haga clic en Clave principal.
{laveprincti'al
. 11: '「't'I.1 1'
': |) .: ` |
' . "r -r: Insertar filasv-I'r 1* Eirninar filasProbar rallasde valdatr,rrr -{ C'-rlumna de hrjs, ' '
Se agrega un indicador de clave a
especificado como clave principal.
t Volver al principio
Quitar la clave pnncipal
la izquierda del campo o campos que ha
Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacian la funci6n de claveprincipal ya no servir6n como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al
quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se
quita es la designaci6n de clave principal de esos campos.
Al quitar la clave principal se quita tambi6n el indice que se cre6 para ella.
1. Abra la base de datos que desea modificar.
2' Antes de quitar una clave principal, debe agegurarse de que no interviene en
ninguna relaci6n de tabla. Si intenta quitar /na clave principal que forma parte de/una o m6s relaciones, Access le advertir6y'e que debe eliminar primero la relaci6n.
2.7.5. Eliminar una relaci6n de tabta
1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla estiin abiertas, ci6rrelas.
No se puede eliminar una relaci6n entre tablas abiertas.
2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos,
haga clic en Relaciones.
31
）
）
）Manaal de Microsoft Access.
3
4
5
Si las tablas que participan en la relaci6n de tabla no aparecen, en la ficha
Disefro, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuaci6n,
seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de di6logo Mostrartabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
Haga clic en la linea de relaci6n de tabla correspondiente a la relaci6n que
desea eliminar (la linea se mostrare en negrita al seleccionarla) y, a
continuacidn, presione la tecl4 SUPR.
En la ficha Disefro, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.
a .1, ,.ri,Jlt-rr f.lbl.lGI
-' ]l t'tc:tt a, rplno.-,r,e!,Jre(t.i5Ilrihd -.rat,i.r ii lli,:tt.l r,i,J.ls lii'plE,:r[nii
3. En el panel de navegacion, haga clic con el bot6n secundario en la tabla cuya clave
principal desee eliminar y, a continuaci6tr, en el menri contextual, haga clic en
Vista Disefio.
SUGERENCIA Si no ve el panel de navegaci6n, presione Fl l.
4. Haga clic en el selector de filas de la clave principal
Si la clave principal consta de un solo campo, clic en el selector de filas de
ese campo.
Si la clave principal consta de varios haga clic en el selector de filas de
todos los campos de la clave
5 En el grupo Herramientas la ficha Disefio, haga clic en Clave principal.
:ン ト hSety ttas
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i営]」:諸
「c・llmna de bl,…
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32
帷¨
V
▼
Manual de Microsoft Access.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especific6 previamente
como clave principal.
NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le
pedir6 que cree una. Si elige Sf, se crea un campo Id. con el tipo de datos
Autonumeraci6n para proporcionar un valor rinico para cada registro. Si la tabla ya
incluye un campo Autonumeracion, Access usa dicho campo como clave principal.
2.7.6. Modificar tablas de datos
Aqui veremos las t€cnicas de edici6n de registros para modificar tanto la definicion de
una tabla como los datos introducidos en ella. Esta unidad estri dedicada,
principalmente, a la Vista Hoja de datos de una tabla.
Modificar el diseflo de una tabla en Vista Disefro
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definici6n (por ejemplo,
afradir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna,
etc.) tendremos que realizar una modificaci6n en su disefro:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo
estuviera.
//
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el panel de navegaci6n,
seleccionar Vista Disefro en el menf contextual:
Til'JaJ a,: ;a-ii:: i9 *(a.. . {<
e,t:., tJf -rrLr.... t ,, .
:: - l
./. .. , .. - [--
Aparecerd la ventana de diseflo de tablas estudiada en la unidad temAtica anterior.
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，
▼
ν
ψ
し
ぜ
V
V
V
Manual de Microsoft Access.
Para modificar la definici6n de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a
modificar y realizar las sustituciones necesarias.
2.7.7. Anadir un nuevo campo
Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. por
ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, ntmero de
teldfono y direcci6n. En una tabla de productos se crean campos para nombre de
producto, identificador de producto y precio.
Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes rltiles de menor tamafio. Es
m6s fiicil combinar los datos mds adelante que tener que separarlos. por ejemplo, en
lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos
independientes para apellido y nombre. A continuacion, puede buscar u ordenar por
nombre, apellido o ambos fticilmente. Si tiene previsto crear un inlbrme, ordenar,
buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo. para
obtener m6s informaci6n acerca del diseflo de una base de datos y la creaci6n de
campos, consulte los vinculos en la seccion Vea tambi6n.
Despuds de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar
su apariencia y comportamiento.
2.7.8.Agregar un calnpo mediante16 entrada de datOs/
∬孟榊I悧総 首棚 き樵1打Ⅷ 織 ‖campo dc h haa dc datos
Lstaoo cel pedldo
0N(frcl Facturado
2 Envredo
3 Cerrado
'1 Escriba los datos en la columna Agregar nueyo campo.
34
Manual de Microsoft Access,
l Crear o abrir una tabla en la vista Hoja de datos.
NOTA Para obtener mris informacion acerca de la creaci6n de tablas, vea la
secci6n sobre c6mo crear una nueva tabla.
2. En la columna Agregar nueyo campo, escriba el nombre del campo que desea
c(ear.
Use un nombre descriptivo para poder pueda identificar el campo m6s fdcilmente.
3. Escriba los datos en el nuevo campo
2.7.9. Establecer propiedades de un campo
Despu6s de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar
su apariencia y comportamiento.
Por ejemplo, mediante la contiguraci6n de propiedades de campo se puede:
., Controlar la apariencia de los datos de un campo
, Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo
..r Especificar valores predeterminados para un campo
r Agilizap la btsqueda y la ordsnacidn en un aampo
Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la
vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de
propiedades de campo, debe usar la vi2d Diseflo.
2.7.10. Establecer propiedades2/campo en la vista hoja de datos
Cuando trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la
propiedad Formato y algunas de las demiis propiedades de un campo.
2.7.1 l. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
l. En el panel de navegaci6n, haga clic con el bot6n securrdario en la tabla que desea
abrir.
2. En el menri contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.
35
Manual de Microsoft Access,
2.7.12. Cambiar el nombre de un campo
Cuando agrega un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access
asiglra un nombre generico al campo automdticamente. Access asigna el nombre
Campol al primer campo nuevo, Campo2 al segundo carnpo nuevo y asi sucesivamente.
De manera predeterminada, el nombre de un campo se usa como su etiqueta en todas las
ubicaciones en las se muestra el campo (por ejemplo, en el encabezado de columna de
una hoja de datos). Cambiar el nombre de los campos de manera que tengan nombres
mds descriptivos facilita su uso al ver o modificar registros.
I . Haga clic con el bot6n secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee
cambiar (por ejemplo, Campol).
2. En el ment contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna.
3. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.
Los nombres de campo pueden contener un m6ximo de 64 caracteres (letras o
n[meros), incluidos los espacios.
2.7.13. Cambiar el tipo de datos de un campo
Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access
examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por
ejemplo, si escribe llll20{J6, Access reconoce esos datos como una fecha y,.establece el
tipo de datos para el campo en Fecha./Hora. Si Access no pugde determinar
definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predety'rminada.
El tipo de datos del campo determina que otras propiedades de campo se pueden
establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad 56lo anexar para un
campo que tiene el tipo de datos Hipervinculo o el tipo de datos Memo.
Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo
manualmente. Por ejemplo, supongamos que tiene nfmeros de salas similares a fechas,
como 10/2001. Si escribe 10/2fi)l en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la
caracteristica de detecci6n automiitica de tipo de datos selecciona el tipo de datos
Fecha,/flora para el campo. como los numeros de salas son etiquetas y no fechas, deben
36
Manual de Microsoft Access.
usar el tipo de datos Texto. para cambiar el tipo de datos de un campo, siga elprocedimiento que se indica continuacion.
l. Haga clic en la pestafia Hoja de datos.
2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione er tipode datos que desee.
- / llor(o
Se r.qui€r€
2.7.13. Tipos de datos de campo en Microsoft Access
La siguiente tabla resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Microsoft
Access, su utilizacion y su tamafro de almacenamiento.
一
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Memo
Caracteres alfanum6ricosSe usa para el lexto o para los n0merosque no se utilizzn en los cilculos (porejemplo, un td. de producto). Unnumdrico almacenado comopuede ordenar y filtrar de unl6gico, pero no se utilizarfhcilmente en los cdlculos.
Caracteres (con unalongitud mayor de 5 caracteres) otexto queenriquecido.
formato de texto
Se utiliza para;z{ texto con una longitudmayor de 25l caracteres o que utiliceformato Las notas, las
m6s
(enteros o valores
almacenar nfmerosc6lculos, salvo los(utilice el tipo de
para los valores
3t
Hasta 255 caracteres
Hasta I gigable decaracteres o 2 gigab!'les dealmacenamienlo (2 bytespor car6cter), de los que sepueden mostrar 65.535caxactetes en un control.
l,2,4o8o16byrescuando se usa en un id. dereplicacion.
descripciones largas y los piirrafos conformato de texto enriquecido, comonegrita o cursiva, son ejemplos de uso deun campo Memo.
Valores numiricosfraccionarios).Se utiliza parautilizados en losvalores monetariosdatos Moneda
N`mero
Tipo de datos Utilizado para almacenar TamafioTexto
Manual de Microsoft Access.
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Fecha./Hora
Moneda
Autonumeracion
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Objeto OLE
Datos adjuntos
Hipervinculo
Asistentebrisquedas
monetarios).
Fechas y horas.Se utiliza para almacenar valores defecha y hora. Tenga en cuenta que cadavalor almacenado incluye uncomponente de fecha y uno de hora.
Valoros monetarios.Se utiliza para almacenar valoresmonetarios (moneda).
Valor nfimero rinico que Access insertaautom6ticamente cuando se agrega unregistro.Se utiliza para generar valores unicosque pueden usarse como clave principal.Tenga en cuenta que los camposAutonumeraci6n pueden incrementarsesecuencialmente, en un valor concreto oasignado aleatoriamente.
Valores booleanos (si/no).Puede usar alguno de estos tresformatos:: Si/No, Verdadero/Talso oActivado/Desactivado.
Objetos OLE u otros datos binarios,Se utiliza para almacenar objetos OLEde otros programas de MicrosoftWindows.
Fotos, imdgenes, archivos binarios,archivos de Office.Es el tipo de datos preferente paraalmacenar im6genes digitales y cualquiertipo de archivo binario.
Hipervinculos.Se utiliza para al hipervinculos,que con un solo clic
mediante una direccionuniforme de recursos)
mediante un nombre enUNC (convencion de
nomenclatura universal). Tambi6n sepueden establecer vinculos con objetosde Access almacenados en una base dedatos.
En realidad no es un tipo de datos; sirvepara iniciar el Asistente para busquedas.Se utiliza para iniciar el Asistente parabrisquedas a fin de poder crear un campoque utilice un cuadro combinado parabuscar un valor en otra tabla, consulta olista de valores.
8 bytes.
8 bytes.
4 o 16 bytes cuandoutiliza en un id.replicacion.
I bit (8 bits = I byte).
Hasta 1 gigabyte
Datos adjuntoscomprimidos, 2 gigabytes.Datos adjuntos sincomprimir,aproximadamente 700 kb,segun Ia medida en quepuedan comprimirse losdatos adjuntos.
Hasta I gigabyte decaracteres o 2 gigabytes dealmacenamiento (2 byespor caricter), de los que se
pueden mostrar 65.535caracteres en un control.
Basado en una tabla oconsulta: el tamafro de lacolumna asociada.Basado en un valor: eltamaffo del campo de textoutilizado para almacenar elvalor.
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para
a paglnas
URL (
38
Manual de Microsoft Access.
- Para optimizar el rendimiento, debe usar el ramafio der campo apropiado al crear
un campo Texto o Numero. Por ejemplo, si tiene previsto almacenar c6digos
postales de una longitud predecible, especifique esa longitud como el tamaflo del
campo. Para especificar el tamafro del campo, puede establecer un valor en el
cuadro de propiedad TamafioDelCampo..
- Para los nimeros de teldfono, los nfmeros de pieza y otros numeros que no se van a
usar en ciilculos matemdticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del
tipo de datos Nrimero. un valor numerico que se almacena como texto se puede
ordenar y filtrar de una forma mris l6gica.
2.7.14. Cambiar el formato de un campo
Ademris de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access
tambien establezca la propiedad Formato para el campo segrin lo que haya
especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos
Fecha,/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. para cambiar manualmente Ia
propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente:
t. En la cinta, haga clic en la pestafla HoJa de datos.
2. En la lista Formato, en el grupo Formato y de datos, especifique el
formato que desee.
NOTA Es posible que la lista Formato este disponible para algunos campos
(por ejemplo, Texto) segrin el tipo de del campo.
2.7.15. Establecer otras de campo
1. En la vista Hoja de datos, clic en el campo para el que desea establecer la
propiedad.
2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione ras
propiedades que desee.
y' uni(o
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39
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Manual de Microsoft Access.
t Volver al principio
Establecer propiedades de campo en la vista disefro
Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras rabaja con una tabla en la
vista Disefro. En esta vista, puede establecer el tipo de datos de un campo en la
cuadricula de disefro de la tabla y puede establecer otras propiedades en el
panel Propiedades del campo.
Abrir una tabla en la vista Diseflo
l. En el panel de navegaci6n, haga clic con el bot6n secundario en la tabla.
En el menri contextual, haga clic en Vista Diseflo.
2.7,16. Cambiar el tipo de datos de un campo
l En la ouadripula de diseffo de la tabla, busque el aampo para el que desea
establecer el tipo de datos.
En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la lista.
. Tipos de datos disponibles
Memo
Caracteres alfanumdricosSe usa para el texto o para los nlmerosque no se utilizan en los c6lculos (porejemplo, un Id. de producto). Un valornumdrico almacenado como texto sepuede ordenar y filtrar de un modo mdslogico, pero no se puede utilizarfecilmente en los c6lculos.
Caracteres alfanumdricos (con unalongitud mayor de 255 caracteres) otexto que utiliza formato de textoenriquecido.Se utiliza para el texto con una longitudmayor de 255 caracteres o que utiliceformato enriquecido. Las notas, lasdescripciones largas y los p6rrafos conformato de texto enriquecido, comonegrita o cursiv4 son ejemplos de uso deun campo Memo.
Valores numericos (enteros o valores&accionarios).
Hasta 255
Hasta I gigab),te decaracteres o 2 gigaby,tes dealmacenamiento (2 bytespor cariicter), de los que sepueden mostrar 65.535caracteres en un control.
l,2,4o8o16bytescuando se usa en un id. de
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NImero
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Manaal de Microsoft Access.
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Moneda
Autonumeraci6n
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Objeto OLts
Datos adjuntos
Hipervinculo
Asistenteb[squedas
Se utiliza para almacenar numerosutilizados en los c6lculos, salvo losvalores monetarios (utilice el tipo dedatos Moneda para los valoresmonetarios).
Fechas y horas.Se utiliza para almacenar valores defecha y hora. Tenga en cuenta que cadavalor almacenado incluye uncomponente de fecha y uno de hora.
Valores monetarios.Se utiliza paru almacenar valoresmonetarios (moneda).
Valor nrimero unico que Access insertaautorn6ticamente cuando se agrega unregistro.Se utiliza para generar valores rinicosque pueden usarse como clave principal.Tenga en cuenta que los camposAutonumeraci6n pueden incrementarsesecuencialmente, en un valor concreto oasignado aleatoriamente.
Valores booleanos (si/no).Puede usar alguno de estos tresformatos.: SiA.{o, Verdaderoffalso oActivado/Desactivado.
Objetos OLE u otros datos binarios.Se utiliza para almacenar objetos OLEde otros programas de MicrosoftWindows.
Fotos, archivos binarios,archivos deEs el ti de datos preferente paraalm im6genes digitales y cualquiertipo archivo binario
Hipervinculos.Se utiliza para almacenar hipervinculos,que proporcionan acceso con un solo clica p6ginas web mediante una direcci6nIJRL (localizador uniforme de recursos)o a archivos mediante un nombre enformato LINC (convenci6n denomenclatura universal). Tambien sepueden establecer vinculos con objetosde Access almacenados en una base dedatos.
En realidad no es un tipo de datos; sirvepara iniciar el Asistente para b[rsquedas.Se utiliza para iniciar el Asistente parabrisquedas a fin de poder crear un campo
replicaci6n
8 bytes.
8 bytes.
4 o 16 bytes cuandoutiliza en un id.replicaci6n.
I bit (8 bils: I byte).
Hasta I gigabyte
Datos adjuntoscomprimidos, 2 gigabytes.Datos adjuntos sincomprimir,aproximadamente 700 kb,segin la medida en quepuedan comprimirse losdatos adjuntos.
Hasta I gigabyte decaracteres o 2 gigabytes dealmacenamiento (2 bytespor car6cter), de los que sepueden mostrar 65.535caracteres en un control.
Basado en una tabla oconsulta: el tamafro de lacolumna asociada.Basado en un valor: el
para
41
2.
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Manual de Microsoft Access,
que utilice un cuadro combinado para tamaflo del campo de texto
i:,T[H:::r en otra tabla, consulta o
;;1X*' para almacenar el
Para los ntmeros de tel6fono, los numeros de pieza y otros nfmeros que no se
van a usar en cdlculos matemiiticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en
lugar del tipo de datos Nrimero. Un valor num6rico almacenado como texto se
puede ordenar y filtrar de un modo m6s l6gico, pero no se puede usar
fiicilmente en los c6lculos.
Para los tipos de datos Texto y Numero, puede especificar el tamafio del
campo o el tipo de datos con mayor precisi6n. Para ello, debe establecer un
valor en el cuadro de propiedad.
2.7.17. Tamafro del campo.
Establecer otras propiedades de campo
1. En la cuadricula de diseffo de la tabla, seleccione el campo para el que desea
establecer las propiedades. Access muestra las propiedades para este campo
en el panel Propiedades del campo.
NOTA El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden
establecer.
En el panel
para cada
seleccionar
r iQue propiedades de campo estiin disponibles?
del campo, especifique la configuracion que desee
o presione F6 y use las teclas de direcci6n para
Tamaflo del campo
Formato
Posiciones decimales
Nuevos valores
Establecer el tamafro m6ximo de los datos almacenados con el tipode datos Texto, Nrimero o Autonumeraci6n.SUGERENCIA Para lograr un rendimiento optimo, especifiquesiempre el Tamaflo del campo minimo que sea suficiente.
Personalizar la forma en Ia que el campo se muestra de formapredeterminada cuando se visualiza o imprime.
Especificar el nimero de posiciones decimales utirizadas al mostrarnirmeros.
Especificar si un campo Autonumeraci6n se incrementa o recibe un
42
Propiedad tle campo Descripci6rr
Manual de Microsoft Access.
） ）
valor aleatorio al agregar un nuevo registro.
Mostra, los caracteres que facilitan la entrada de datos. Para obtenermis informaci6n acerca de como crear y usar una miscara deentrad4 consulte la seccion Vea tambi6n.
Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en lasetiquetas de los formularios, informes y consultas.
Asignar autometicamenle un valor predeterminado a un campocuando se agregan nuevos regi$tros.
Proporcionar una expresi6n que debe ser verdadera cuando se agregao cambia el valor del campo.
Escribir un mensaje que $e muestre cuando un valor infrinja laexpresi6n en la propiedad Regla de validaci6n.
Exigir que se especifiquen datos en un campo.
Permitir la entrada (al establecer el valor de la propiedad en Si) deuna cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creacion yutilizaci6n de un indice.
Comprimir el texto almacenado en este campo al almacenar unapequeia cantidad de texto (> 4.096 caracter€s)
Conlrolar la conversi6n de caracteres en la version asidtica deWindows.
Controlar la conversion de oraciones en las versiones asi6ticas deWindows.
Adjuntar una etiqueta inteligente al campo.
Realizar un seguimiento del historial de valores de campo (para ello,se establece el valor de la propiedad en S[).
Elegir el valor Texto enriquecido de la propiedad para almaceparlexlo como HTML y permitir el formato enriquecido. Elegir ef,/alorTexao sin formrto de la propiedad para almacenar solo ffio sinflormato.
/Especificar la alineacion predeterminada del texro d6ntro de uncontrol.
Miscara de entrada
Titulo
Valor pred€t€rminado
Regla de validaci6n
Terto de validaci6n
Requerido
Pcrmitir longitud cero
Indizado
Compresi6n Unicode
Modo IME
Modo dc oraciores IME
Etiquetas inteligentes
56lo anexar
Formato del terto
Alireaci6n d€l texto
4
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cuadro Zoom.
SUGERENCIA Si va a especificar una mescara de entrada o una expresi6n de
validacion y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de
propiedad para mostrar el generador correspondiente.
Para guardar los cambios, presione CTRL+G.
de propiedad en el cuadro d€ propiedad, presione MAYUS+F2 para mostrar el/
3. Para proporcionar mris espacio para especificar o modificar una configuraci6n
う，И十
Manual de Microsoft Access.
En la secci6n vea tambi6n, encontrar6L vinculos para obtener m6s informaci6n acercade los tipos de datos y las propiedades de campo.
2.7.18. Modificar el disefto de una tabla en Vista Hoja de Datos
La vista de Hoja de datos se ut iza normalmente para editar los datos que contiene latabla, aunque tambi6n podemos modificar su diseflo. para abrir la tabla en esta vista:
Si la tabla no estii abierta, desde el panel de Navegaci6n:
- Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla.
- o bien hacer clic derecho sobre ra tzbra y seleccionar ra opci6n Abrir en el menircontextual.
Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseflo:
- Desde la pestafla Disefro o Inicio > grupo Vista > bot6n Ver,
cambiaremos la vista.
- Tambidn desde el bot6n de la barra de estado.
La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el
siguiente:
A la derecha de las columnas creado
veremos una columna
campo
Agregar nuevo
Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegarii
un menir que nos permitini elegir el tipo de datos que contendr6 la nueva columna (ocampo) Al pulsar sobre el que nos interese, se insertani automaticamente en la tabla.
44
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V
▼
V
Manual de Microsoft Access,
El encabezado del nuevo campo contendr, un nombre por defecto: campol. Si insertasotros se llamariin Campo2, Campo3, etc. para darle un nombre a los campos no hay miisque seleccionar el encabezado con un doble clic y borrar el texto Campol, para acontinuaci6n escribir el nuevo nombre. Al fiaalizar,pulsar INTRO para que se guarde.
otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el bot6n derecho del rat6n sobre erencabezado y seleccionar
la opci6n Cambiar nombre de campo en el menri contextual.
Tambidn desde el menf contextuar podremos Eliminar campo, si queremos deshacemosde una determinada columna.
Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando ercontenido de la tabla y decidimos realizar un pequeffo cambio en su disefro, perorecomendamos realizar los cambios de disefro cn Ia Vista Disefio, ya que disponemos deun mayor control de la edici6n.
2.8. LAS RELACIONES
En esta unidad veremos c6mo reracionar tabras y ros diferentes tipos de reraciones quepueden existir entre dos tablas de una base de datos.
Si no sabes lo que es una reraci6n en bases de datos, te introducimos algunos conceptosbdsicos para entender las reraciones visita el apendice correspondiente a la unidad.2.8.1. Crear la primera relaci6n.
Para crear relaciones en Access 2010
- Pulsar el bot6n Relaciones de la Herramientas de base de datos.
45
- O bien, desde el botrin de Archivo > Informaci6n.
|
Manual de Microsoft Access.
En caso de que tengas una tabla abierta, tambidn encontrar6s este bot6n en:
- La pestaffa Herramientas de tabla > Diseflo > grupo Relaciones, si estamos en VistaDisefio.
- La pestafia Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la VistaHoja de datos.
Aparecer6 el cuadro de dirilogo Mostrar tabla y en el deberemos indicar qu6 tablasqueremos relacionar.
1' Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relaci6n haciendo clic sobre ella,apareceri dicha tabla remarcada. Tambien puedes seleccionar varias a la vez pulsandoCTRL.
2. Hacer clic sobre el bot6n Agregar.
3. Repetir los dos pasos anteriores todas las tablas sobre las cualesqueramos efectuar relaciones.
4. Hacer clic sobre el bot6n
Ahora aparecer6la ventana Relaciones con las tablas afradidas en el paso anterior.
46
Manual de Microsoft Access,
Para crear la relaci6n:
I Ir sobre el campo de relaci6n de la tabla principal (en nuesho caso c6digo paciente dela tabla Pacientes).
2. Pulsar el bot6n izquierdo del rat6n y manteniendolo pulsado a.astrar hasta el campocodigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos).
3. Soltar el bot6n del rat6n.
Aparecerri el cuadro de didlogo Modificar relaciones siguiente:
En la parte superior deben estar los de las dos tablas relacionadas (Pacientes yIngresos) y debajo de 6stos el de los campos de relaci6n (codigo paciente ycodigo paciente). Ojo! La de ambos campos se debe corresponder, por lotanto han de ser del mismo ti 'de datos. No puedes relacionaq por ejemplo una fechade nacimiento con un
el mismo.
. En cambio no es necesario que el nombre del campo sea
observa en la parte inferior el ripo de relacidn que se asigna*i dependiendo de lascaracteristicas de los campos de relaci6n (en nuestro caso uno a varios porque un mismopaciente puede ingresar en la clinica m6s de una vez).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre 6ste.
si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada ros campos relacionadosy Eliminar en cascada los registros relacionados.
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Manual de Microsoft Access.
Si quieres saber mds sobre integridad ret-erencial y operaciones en cascada visita el
apendice conespondiente.
Para terminar, hacer clic sobre el boton Crear.
Se crearii la relaci6n y esta aparecerd en la ventana Relacion.
:J
_.,.,9
Afladir tablas a la ventana Relaciones
Si ya hemos creado una relacion y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en
la ventana Relaciones debemos afradir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el bot6n Relaciones en
la pestafla Herramientas de base de datos.
Para aiadir la tabla hacer clic sobre el bot6n Mostrar tabla en la pestafia Diseflo.
Aparecerd el cuadro de diiilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.
Afladir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de dieilogo.
Quitar tablas de la ventana Relaoiones
Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
48
ツ
V
Manual de Microsoft. Access.
Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el bot6n Borrar disefro en la pestafia
Diseffo.
\-
Desaparecerin todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones.
Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos,
fnicamente hemos limpiado la ventana.
A partir de ese momento podemos ir afradiendo a la ventana las tablas que nos interesan
(con la opci6n Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas
tablas con la opcion Mostrar directas que explicaremos a continuaci6n.
2.8.4. Mostrar relaciones directas
Esta opcion nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas
en una tabla determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el bot6n derechpr,,,
sobre la tabla y elegir la opci6n Mostrar directas del menti contextual que aparderl,,/
:i,,,. l. ,' ,.".-.,.l.t;.an.. - ''' !':
;:.1];:il:l:
o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el bot6n Mostrar
relaciones directas en la pestafia Disefro.
51
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Mα″″″``,И
たrasafrИ
“ιSS
Aparecer6n todas las relaciones asociadas a ra tabla y todas ras tabras que intervienen enestas relaciones.
2.8.5. Visualizar todas las relaciones
Si queremos visualizar en Ia ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y eregir entre: hacer clic con er bot6n derechosobre el lbndo de la ventana y eregir ra opci6n Mostrar todo del rrenir contextual queaparecerd,
'I r /.! "-1......'.'
o pulsar el bot6n Mostrar todas las relaciones en la pestafra Diseffo.
i
o pulsar el bot6n Mostrar todas las relaciones en la pestafra Disefro.
2.9.coNSULTAS
Se utilizan cOnsultas para veL modincar y analizar datOs dc follllas difcrentes Tambiёn
pueden utilizarse cOmo e1 0rlgen de rcgistros para fiDl.lula五os,infOmles y paginas de
accesO a datos
52
Manual de Microsofl Access.
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Una consr.dta se crea con un
asistente o desde el principio
en vrsta Disefio de consulta.
En vista Diseflo, se Especi,ican
los datos con los que desea
trabajar egegildo Ias lablas
0 consultas que conlieiten hsdatos y, a conlinuacidn,
rellenan& sn le cuaddcula
de diseffo.
los canpos, el rden ylmcrittrjE gue e agq a la
cuadritula & diefio &brminmlo que se w ar los resuli*s
Las lidas de campos nuestmnlos csmpos de las taHs oconsultas que se agEgEnala
Ufla lirEe ft conhirHim dice f,Hlcrwt Access mno ed*t l?l*ionadoslos ddos de una tablE o cursllta cm losdat6 de oh8 t# o cmsita
Se agrgancamposE la
oja&iqia de
cIsefio
aradrinddosdffde las
li$osderanpos.
Cdfi po I Nom br#roddo lrha beCornpariaI$h: Pm dos Proraedores
Odenl A<cendarlel+losbar V A
Ieldbno
Pro\Eedon
gde la ronsulta, "Pavlova, Ltd."
"Exrlic Liquds"
kiseed Syrup Exotic Liquids
o3)TIers Pavlsr8, Ltd.
Cuando desee revisar, agregar, eliminar datos de una base de datos, considerela posibilidad de usar una consulta.
Al usar una consulta, puede respoirder a preguntas muy especificas acerca de sus datosque serian dificiles de responder mirando directamente los datos de la tabla. usar
las consultas para filtrar los datos, realizar cdlculos con ellos v ambi6npuede usar consultas para automatizar muchas tareas de de datos vrevisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos.
2.9.1. Ttpos de consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de unatabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selecci6n.
Hortre & prodrfto t{ofltre ftM岨m Pavbva.ud
53
Manual de Microsoft Access.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de unatabla que cumplen los criterios especificados. una vez obtenido er resurtado podremosconsultar los datos para modificarlos (esto se podr6 hacer o no segun la consulta). Unaconsulta de selecci6n genera una tabla l6gica (se llama l6gica porque no est6fisicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vezque se abre se
vuelve a calcular).
Consultas de acci6n.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas deacci6n, de eliminaci6n, de actualizaci6n, de datos anexados y de creaci6n de tablas. Las
veremos m6s adelante.
Consultas especificas de SeL.
son consultas que no se pueden definir desde ra cuadricura eBE de Access sino que sc
tienen que definir directamente en SeL, como por ejemplo las de Union. Estas
consultas no se estudiardn en este curso ya que para definirlas hay que saber SeL, cosaque no es objeto de este curso.
Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de sel- o nuestro cursode SQLServer, con los que aprenderis a realizar consultas manualmente.
2.9.2. Crear una consulta
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el bot6n Disefro de Consulta en Ia pestafia Crear:
Tambidn tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consurtas que puedes ver enla imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
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Manual de Microsoft Access.
Si haces clic en el bot6n Asistente para consultas apareceri el siguiente cuadro de
di6logo:
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos m6s
adelante.
Nosotros explicaremos detenidamente la opci6n Disefio de consulta que te permitirii
crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseflo de consulta nos pide primero las tablas de las que la
consulta sacanl los datos con un cuadro de dirilogo parecido al siguiente:
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ξフ
`´ `:r―
|● pl 、「: : :,==1●「:=「
…
ヽ`o ttr_,,■
ぃ :● …
で 1… i
=‐.■ 1,4 cO´ s‐ ■と, へ'い03
E,Ic_`・ 」0●,´ 二υ 13● こ=`.■
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‐‐● 1,■●■
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つ 3_,t,,tこ し ,,, =`■'c― ●0し
A:r-:.r- : F-.r.
Manual de Microsoft Access.
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el bot6n Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demils tablas.
Finalmente hacer clic sobre el boton Cerrar.
Aparecerii la ventana Vista Disefro de consultas.
2.9.3. La vista diseio
; LUrI'rer to{dl
:...."... .i,..
' t.tlrr:r; !t.t .r, (J
I r^dtio.-nt
lt*rg,: ..t:!!. (.,r.i t., ,, - ' ''- """'rl.o,,o
Ilbl,: iuilrr; .rrr:,1 rJlr l-tt;r.,srrJ Ju. .l:,-, r, r<ird iu:tr rdC^
f.lo;trar ,,1r;t tl,.l..
a
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Si observas la pantalla, en Ia parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen
las tablas afladidas con sus corespondientes campos, y en la parte inferior denominadacuadricula QBE definimos la consulta.
cada columna de la cuadricula eBE corresponde a un campo.
iremos profundizando en la explicaci6n:
Campo: ahi ponemos el campo a utilizar que en la mayoria de los casos serii el campo avisualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambidn puede ser un campocalculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser6 ritil cuando definamosconsultas basadas en varias tablas.
56
adelante
Manaal de Microsoft Access.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificaci6n aparece desactivada la columna no aparecerd en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta
pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se
muestren solo los coches vendidos de una determin ada marca, no es necesario mostrar
el campo marca, porque seria repetitivo y no aportaria informaci6n adicional.
Criterios: sirve para especificar un criterio de busqueda. Un criterio de btsqueda es una
condici6n que deben cumplir los registros que aparecer6n en el resultado de la consulta.
Por 10 tanto estd formado por una condici6n o varias condiciones unidas por los
operadores Y (AND) v O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
2.9.4. Afradir campos
Para afiadir campos a la cuadricula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocani en 'la primera columna libre de la cuadricula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el
bot6n del rat6n arrastrar el campo sobre la cuadricula, soltar el bot6n cuando eylfznos
sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos afiadigddo.
/Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacia de la rqilta, apa(ecerit a laderecha la flecha para desplegar Ia lista de todos los campos de todas las tablas que
aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos
reducir la lista seleccionando primero una tabla en la t'ila Tabla., asi en la lista
desplegable s6lo aparecerdn campos de la tabla seleccionada.
Tambidn podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila campo: de una
columna vacia de la cuadricula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (sinonimo de ,todos los campos').
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Manual de Microsoft Access.
2.9.6. Definir campos calculados
Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea calcuradotambien podemos incluir campos calculados en las consultas.
lcu6ndo incluir la expresi6n en una tabla y curindo en una consulta? La respuesta
dependeri de cada caso concreto. si er resurtado de la expresi6n se va a utirizarfrecuentemente en consultas, listados o estadisticas, puede ser miis interesante guardar
el dato en Ia propia tabra. si en cambio se trata de un cdrcuro m6s especifico puede serpreferible no utilizar espacio en er disco para conservar estos valores, definiendo uncampo calculado en la consulta.
Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresi6nen el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis ser6:
Nombre del campo: expresi6n
Por ejemplo, si disponemos de un Precio, podriamos realizar la siguiente
expresi6n: Precio con IVA:
Precio * l,l8
Al pulsar INTRO se la expresi6n y se aplicar6n ciertos cambios, comoencerrar entre corchetes campos referenciados o eliminar espacios innecesarios. etc.:Precio con IVA: l'rl,l8
Aprendimos en temas anteriores c6mo ut izar er Generador de expresiones. En estaocasi6n puedes ver c6mo formar expresiones de forma manual en el siguiente temabiisico del apendice.
2.9.7 Ecabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas der resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna er nombre de ra corumna, siqueremos cambiar ese encabezado lo indicamos en ra fila campo: escribiendolo derante
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Manual de Microsoft Access.
del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los
campos calculados.
Veamos el siguiente ejemplo:
La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford. Habiamos
decidido no mostrar la informaci6n Marca porque seria reinterativa, pero en tal caso no
tendriamos ninguna informaci6n sobre qu6 modelos estamos visualizando. Una posible
soluci6n seria cambiar el nombre de campo Modelo por Modelo Ford, como ves en la
imagen, incluyendo en el Campo Modelo Ford: Modelo
Asi, los encabezados de la tabla se mostrar6n asi:
MalrrcJlo - N'locltlo Ford
'.:: i,: ,'- : . '-'- -! ..
2. 9.8. Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta clic sobre el bot6n guardar de la barra de Acceso
R6pido, o bien, seleccionando opcion Guardar de la pestafra Archivo. Si es la
consulta aparecer6 el cuadro de diri{ogo para darle un
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuaci6n hacer clic sobre el bot6n Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su bot6n cenar.
primera vez que
nombre.
59
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V
V
Manual de Microsoft Access.
2.9.10. Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Disefio de consulta o bien desde el
Panel de navegaci6n.
Desde el Panel de navegaci6n, haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseflo de la consulta, haciendo clic sobre el bot6n Ejecutar de la pestafra
Diseflo:
ij..'i'i:: il",.... f *J
. :' {1t r t,t l:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la
parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos
algun dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla
(excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
2.10. FOR}IULARIOS
Access ofrece varias herramientas para la creaci6n rhpida de formularios en la ficha
Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si desea serrrias
selectivo en relaci6n con los campos que aparecerin en el formulario, puede Asar el
Asistente para formularios. El asistente tambi6n permite definir c6mo se agrupardn y
ordenar6n los datos, asimismo, puede usar campos de miis de una tabla o consulta,
siempre y cuando defina previamente las relaciones entre las tablas y las consultas.
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un
fonnulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o m6s
tablas, v lo muestra en la pantalla con el diseflo elegido en el Asistente para formularios,
o con un diseflo que cree desde el principio.
60
Manual de Microsoft Access,
1.
2.10.1. Iniciar el asistente para formularios
En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en la opci6n M6s
formularios y, a continuaci6n, haga clic en Asistente para formularios.
Siga las instrucciones incluidas en las pdginas del Asistente para formularios.，
‘
li. !r i /"
Formulario consiste en crear autom6ticamente un nuevo formulario que contiene
todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el panel de
Navegaci6n.
Disefro del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Disefio y tenemos que
ir incorporando los distintos objetos que queremos aparczcan en 6l_ Este metodo no
se suele utilizar ya que en la mayoria de los casos es m6s c6modo y r6pido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y despu6s sobre el formulario creado modificar
el disefro para aj ustar el formulariqb nuestras necesidades. En esta unidad veremos
mds adelante c6mo modificar 9(disefio de un formularjo.
vez de abrirse en Vista
Disefro como la anterior opci6n, se abririi en Vista Presentaci6n. Esta vista ofrece
ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta,
informe, tabla...) desde el Panel de Navegaci6n.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creaci6n del formulario.
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en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en
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Manual de Microsoft Access.
Navegaci6n te permite crear un formulario dedicado a la navegaci6n, que simula laestructura tipica de menris de una p6gina web. Podr6s elegir entre seis disefrosdistintos.
,J \,rll lLtr
.'.',,:- ,"
Mils formularios despliega un ment con otros tipos de formularios disponibles, comog*ifico dindmico, tabla dinrimica, hoja de datos o el formulario dividido.
2.10.2. El asistente para formularios
Esta es la modalidad mds sencilla y dirigida de creaci6n de formularios.
El asistente se inicia desde la pestafra Crear > grupo Formularios > bot6n Asistentepara formulario. Esta esla primera ventana
NOTA Si desea incluir en el follllulariO campos de varias tablas y cOnsultas,no
haga cHc en Siguiente ni cn Fillalizar despuё s de scleccionar 10s caFnpOs de la
primcra tabla o 00nsulta en la pHmera rttina del Asistente para folli.ularios Repita
los pasos para selecciOnar una tabla o cOnsulta y haga clic en 10s demas caIIlpOs que
dcsce incluir en el fonnulariO. A continuaci6n,haga clic en Siguiellte o Finalizar
para prosegulr.
62
ヽ
:碑彙姜 由 毎 ― "d鮨鶴態が
‐― 轟,ぬ織 轟… ―
。出
Manual de Microsoft Access.
En ella clegilnos en que tabla o oonsulta se basara el follllulano y 10s campos quc
queremos incluir en ёl.
Para elcgir e1 0rigcn(tabla O consulta),10 SelecciOnalnos del desplegable supcrior.Si
queremos sacar datos de mas de una tabla lo■ leJor es crear una consulta previamentc
que convine los datos y luego crear el fbllllulaHo sobre ella.
A continuaci6n seleccionarnos los campos a incluir en el f0111lularlo haciendo clic
sobК d carnpo y pulsando ol bot6n i>b sim口 eme■C haciendo doЫe clic sObre el
campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el bot6n l-! el campo se quita de la
lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el bot6n >' . odeseleccionar todos los campos alavezhaciendo clic sobre el bot6n,E .
Una vez seleccionada la dishibucion que nos interesa pulsamos el boton Siguiente y
aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribuci6n de los datos dentro del formulario. Alseleccionar una opci6n de formato aparecerd a su izquierda el aspecto que tendrd el
formulario con esa distribuci6n.
A continuaci6n pulsamos el bot6n Sigui y aparece la ventana que puedes ver a
continuaci6n...
En esta ventana el asistente nos pregrurta el titulo del forrnulario, este titulo tambi6n
serii el nombre asignado al formulario.
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Manual de Microsoft Access.
En anteriores versiones disponiamos de un paso previo que nos permitia incorporar
cierto estilo utilizando las distintas opciones de disefro disponibles. En Office 2010 se
opta por eliminar este aspecto est6tico en la propia creaci6n del formulario. Ser6 m6s
adelante cuando lo manipularemos para incorporar estilos, utilizando los temas
disponibles.
Antes de pulsar el bot6n Finalizar podremos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir informaci6n en este caso veremos el
-rr:::i:::l formulario preparado para la edici6n de registros, por ejempto:
o bien, Modificar el disefio del formulario, si seleccionamos esta opci6n aparecer6la
vista Disefro de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por
ejemplo;
3. En la irltima piigina del asistente, haga clic en Finalizar.
El Asistente para formularios permite crear una variedad de resultados segfn las
opciones que se seleccionen. En consecuencia, recomendamos ejecutar el asistente
varias veces para experimentar con distintas opciones cada vez, hasta obtener los
resultados deseados.
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Manual de Microsoft Access.
2.10.3. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario
Puede usar la herramienta Formulario para crear riipidamente un formulario con un solo
elemento. Este tipo de formulario muestra informaci6n acerca de un solo registro a la
vez, como puede verse en la siguiente ilustraci6n:
ZEn algunos casos, Access
informaci6n relacionada. Para
1 El formulario muestra informaci6n de un solo registro.
agrega una hoja secundana de
obtener mds informacion, vea
automdtica de hoias de datos.
Cuando se usa la Formulario, se aglegan a[ formulario todos los campos del
origen de datos Puede empezar a usar el nuevo formulario inmediatamente
o modificarlo en la vista Presentaci6n o Disefro para adaptarlo a sus necesidad.
datos para mostrar
la secci6n Creaci6n
65
.t
Manual de Microsoft Access,
2.1O.4. Crear un formulario usando un solo elemento
1. En el panel de navegaci6n, haga clic en la tabla o consulta que contiene los
datos que desee ver en el formulario.
2. En el grupo Formularios de la ficha Creer, haga clic en Formulario.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentaci6n. En la vista
Presentacion, se pueden realizar cambios de diseflo en el formulario mientras
muestra los datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaflo de los cuadros de texto
para que quepan los datos.
3. Para empezar a usar el formulario, cambie a la vista Formulario:
4. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuaci6n, haga
clic en Vista Formulario.
2.10.5. Creaci6n automdtica de hojas secundarias de datos
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relacion uno a varios con la tabla o la
consulta usada para crear el formulario, agregard una hoja secundaria de datos al
formulario basada en Ia tabla o la consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un
formulario simple basado en la tabla Cliente y se ha definido una relaci6n uno a varios
entre la tabla Cliente y la tabla Pedidos, en la hoja secundaria de datos se mostrardn
todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del registro cliente actual. Si no
desea incluir la hoja secundaria de datos en el formulario, puede eliminarla si cambia a
Ia vista Presentaci6n, selecciona la hoja de datos yr, a continuaci6n, presiona
SUPRIMIR
Si hay mds de una tabla con una relaci6n uno a con la tabla usada para crear el
formulario, Access no agregafit ninguna hoja d/ datos al formulario.
2.11.INFORMES
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V
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Manual de Microsoft Access.
2.ll.l. La vista disefio de informe
La vista disefio es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Accessc6mo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de loscontroles que veremos m6s adelante de la misma forma que definimos un formulario.
o Para abrir un informe en
navegaci6n y pulsar {pestaf,a Inicio.
la vista diseffo debemos seleccionarlo en el panel de
,'isto Drsefroen su ment contextual o en la Vista de la
Nos aparece la ventana disefro:
● El area de diseiO cOnsta nollllallnente de cincO secciones:
1。 EI Encabezado del infOrme contendra la inf。111laci6n que se
unicamcnte al principio del inf0111le,como su titulo.
2. EI Encabezado de pttgina contendra la inf。111laci6n que se repetiri al pHncipio
de cada ttina,ComO 10s encabezados de 10s registros,el 10gO,etc.
3. Detalle cOntiene 10s registros.DebercmOs Organizar 10s cOntroles para un inicO
registrO,y el inf0111le sera el quc se encargue de crear una flla para cada uno dc
los registrOs.
4. EI Pie de pttgina cOntendrA la infO.11laci6n que se repetiri al flnal de cada
pagina,como la fecha dclinformc,cl nimcro de paglpa,etc.
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Manual de Microsoft Access.
5. El Pie de informe contendr6 la informaci6n que rinicamente aparecerii al final
del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de
pigina y encabezado o pie de pigina del informe que encontrar6s en el menir
contextual del informe. Al hacerlo, se eliminar6n todos los controles definidos en ellas.
Para recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos.
Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresi6n del
informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar Ia secci6n. Para hacerlo deberrls
acceder a la Hoja de propiedades, desde su bot6n en la pestafia Disefro >
grupo Ilerramientas. Luego, en el desplegable, elige la secci6n (Encabezado, Detalle,
H*ja cle pr*piedrd*r XTrprc, 6a selecorrn: Seccrorr
SeccronEncaberadoDePagrna v.:Formato CIatot j Eventos Otras , ToOas
Visible
Alto
Color clelfondoEfecto erpeoalAlta *utomaticohtostrar cuando
"ltg """"."""..,5rn relley€
5itiempre
o la que quieras) y cambia su propiedadVisible a ,Si o aNo segrin
cambios no se observar6n directamente en la vista diseffo,
preliminar de la impresi6n o en la Yista informes.
tc convenga. Los
ぶnOゾ h ⅥS協
o Alrededor del iirea de diseflo tenemos las reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, tambidn disponemos de una cuadrlcula que nos
ayuda a colocar los controles dentro del 6rea de disefio.
Podemos ver u ocultar las reglas o cuadricula desde el menri contextual del informe.
68
Manual de Microsoft Access.
2.11.2. La pestafia Disef,o de informe
Si has entrado en disefro de informe podr6s ver Ia pestafla de Diseflo que muestra las
siguientes opciones:
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que
estudiamos en los formularios.
A continuaci6n describiremos los distintos botones que
pertenecen a esta barra.
. El bot6n Ver del grupo Vistas nos permite pasar
de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Disefro la que
estamos describiendo ahora, la Vista Presen/aci6n que muestra una mezcla de
la vista Informes y Disefio y finalmente y'a vista Informes que muestra el
informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver como q{edara la impresi6n antes de mandar el
informe a impresora.
o En el grupo Temas encontrar6s herrarnientas para dar un estilo homogeneo alinforme. No entraremos en detalle, porque funciona igual que los temas de los
formularios.
o EI bot6n Agrupar y ordenar t[= out
Grupo Agrupacitfn y totales permite modificar los niveles de agrupamiento
como veremos m6s adelante.
o En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los
tipos de controles para que sea mds c6modo afiadirlos en el 6rea de diseflo como
veremos m6s adelante. Tambien encontramos algunos elementos que podemos
incluir en el encabezado y pie de p6gina.
69
V
‐
V
Manaal de Microsoft Access.
o En el grupo llerramientas podr6s encontrar el bot6n Agregar campos
existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de
campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea
miis c6modo afiadirlos en el 6rea de disefio colrro veremos m6s adelante.
Todo informe tiene asociada una pigina de c6digo en la que podemos programar
ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede
a esa p6gina de c6digo haciendo clic sobre el boton t'i .
Con el bot6n -f H'-1.n ':1' ftr rDt'd;d': hacemos aparecer y desaparecer el cuadro
Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a
las de un fbrmulario.
. Recuerda que siempre podemos acceder a
la ayuda de Access haciendo clic en el
bot6n ?'.
2.11.3. El grupo Controles/
Para definir que informaci6n debe aparecer e /el informe y con que formato, se pueden
utilizar los mismos controles que en los fo larios aunque algunos son m6s apropiados
para formularios como por ejemplo los bo nes de comando.
｀ヽ、 ど 日
l i li l
En la pestaffa Diseflo encontraris los mismos controles que vimos en el tema anterior:
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Manaal de Microsoft Access.
. Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo clic con el bot6n secundario del raton sobre 61. En el menrir
contextual elegiremos Colocar varios controles.
A partir de ese momento se po&en crear todos los controles que queramos de este tipo
sin necesidad de hacer clic sobre el boton correspondiente cada vez. Para quitar el
bloqueo hacemos clic sobre el boton
men[l contextual para desactivarla.
o volvemos a seleccionar la opci6n del
. El bot6n i:\ activare o desactivare la Ayuda a los controles. Si lo tenemos
activado (como en [a imagen) al crear determinados controles se abriri
un asistente para guiarnos.
. Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles:
lcono Control Descripci6n
SeleccionarVuelve a ar al cursor la funcionalidad de seleccion,
「llJ Cuadro de texlo
anulando ualquier otro control que hubiese seleccionado.
Sc iliza principalmente para presentar un datoalm enado en un campo del origen del informe. PuedeSCr de dos tipos: dependiente o independiente.
- El cuadro de texto dependiente depende de los datosde un campo y si modificamos el contenido del cuadro enla vista Informes estaremos cambiando el dato en elorigen. Su propiedad Origen del control suele ser elnombre del campo a la que estri asociado.- El cuadro de texto independiente permite por ejemplopresentar los resultados de un crilculo o aceptar la entradade datos. Modificar el dato de este campo no modifica sutabla origen. Su propiedad Origen del control serd laf6rmula que calcularii el valor a mostrar, que siempre iriiprecedida por el signo :.Sirve para visualizar un texto literal, que escribiremosdirectamente en el control o en su propierlad Titulo.A“ Etiqueta
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Matwal de Microsoft Access
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I'Iipervinculo
Insertar salto delinea
Griifico
Linea
Bot6n dealtemar
Rectringulo
Casilla deverificacion
Marco de objetoindependiente
Datos adjuntos
Bot6n de opci6n
Subformulario/Subinforme
Marco de objetodependiente
Para incluir un enlace a una prigina web, un correoelectr6nico o un programa.
No tiene efeeto en la Vista Formulario pero si enla Vista Preliminar y a Ia hora de imprimir.Representaci6n gnifica de datos que ayuda a suintcrpretaci6n de forma visual.
Permite dibujar lineas en el formulario, para ayudar aorganizar la informaci6n.
Se suele utilizar para af,adir una nueva opcion a un grupode opciones ya creado. Tambi6n se puede utilizar parapresentar un campo de tipo Si,4{o, si el carnpo contiene elvalor Si, el bot6n aparecer6 presionado.
Permite dibujar rectlngulos en el formulario, para ayudara organizar la informaci6n.
Se suele utilizar para afiadir una nueva opci6n a un grupode opciones ya creado, o para presentar un campo detipo Si/No. Si el campo contiene e[ valor Si, la casillatendri este aspecto F , sino este otro [-.Para insertar archivos como un documento Word, unahoja de c6lculo, etc. No varian cuando cambiamos deregistm (independientes), y no est6n en ninguna tahla dela bpe.
es la forma mds modema y 6ptima de incluirvos en un formulario. Equivale a los marcos de
objeto, solo que Datos adjuntos estd disponible para lasnuevas bases hechas en Access 2007 o versionessuperiores (.accdb) y los marcos pertenecen a lasversiones anteriores (.mdb).
Se suele utilizar para afiadir una nueva opcpn a un grupode opciones ya creado. o para present4rl un campo detipo SiNo. Si el campo conriene el f lor Si. el botontendrd este aspecto 't , sino, este otrol.Para incluir un sublormulario o sdbinforme dentro dellbrmulario. Un asistente te permitiri elegirlo.Para insertar archivos como un documento Word, unahoja de cdlculo, erc. Varian cuando cambiamos de registro(dependientes), porque se encuentran en una tabla de labase. Ejemplos: La foto o el curriculum de una persona,las ventas de un empleado, etc.
Permite insertar imiigenes en el formulario, que nodependeriin de ningfn registro. Por ejemplo, el logo de laempresa en Ia zona superior.
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lmagen
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‐ ―■
Manual de Microsoft Access,
Tambidn incluye los siguientes controles, aunque no se suelen utilizar en informes, sinom6s bien en formularios:
Control
Bot6n
Control de pestafra
Grupo de opciones
Cuadro combinado
Cuadro de lista
Puedes ver su descripci6n en el tema de Formularios.
Por riltimo podemos afradir mds controles, mris complejos con el bot6n 3 .
Puesto que el manejo de los controles en informes es id6ntico al de los controles de un
formulario, si tienes alguna duda sobre c6mo afiadir un control, c6mo moverlo de sitio,copiarlo, cambiar su tamaflo, c6mo aj el tamaflo o la alineacion de varios controles,
repasa la unidad anterior.
I2.7. Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con asistente, en un informe se pueden definir niveles de
agrupamiento Io que agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo
una cabecera especial o una linea de totales. Tambi6n podemos definir una determinada
ordenaci6n para los registros que aparecenin en el informe.
Para definir la ordenaci6n de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento omodificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido:
Abrir el informe en Vista Disefio.
En la pestaffa Disef,o > grupo Agrupaci6n y totales > pulsar Agrupar yll
,qrJpifOrdenar, ,r:rh;..
一．轟‐□口Ｊ出
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Manual de Microsoft Access.
Se abrifti un panel en la zona inferior, bajo el informe, llamado Agrupaci6n, orden ytotal:
A grupro<in. orden y tot.l
i Agn,;pe.er", Codailo(urso - demtnc*arnayor ?, l,fds> . .? X; fi:C8t1.l1 iro: Agrffidosalumnado
t!; onr*nun un grupo f I agregar un orclen
Puedes af,adir un grupo de ordenaci6n haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismomodo, haciendo clic en Agregar un orden estableceremos un orden dentro de ese
grupo.
Utlliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenaci6n dentrode un grupo.
Puedes hacer clic en el vinculo Mds para ver mds opciones de ordenaci6n y agrupaci6n.
Con las flechas ? puedes mover las agrupaciones pfriba y abajo.
2.12。 IPPORTAR Y EXPORTAR DATOS
2.l2.l.Importar datos
Access te permite importar objetos de ia base de datos a la tuya rdpidamente
Para ello, s6lo tendremos que a la pestafra Datos externos, una vez alliseleccionar la opci6n adecuada en el Importar y vincular.
-: 14 ffiEltq dr ditot
de cDEc
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Manual de Microsoft Access.
Aqui podemos seleccionar
importar.
de archivo contiene los datos que queremos
Si quieres importar objetos de una base de datos a otra s6lo tienes que hacer clic en el
bot6n Access.
Se abrili el siguiente cuadro de di6logo:
o Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea tabla,
formulario, informe, macro, etc. s6lo tendremos que seleccionar la de datos
de origen y pulsar el bot6n Aceptar.
quё tipo
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|
|
Manual de Microsoft Access-
En el siguiente cuadro de dirilogo s6lo tendremos que seleccionar los objetos que
i.!t!r C63.r't.3 Eetui'e, !n,t,r.3 n eor Mo4ro.
,@,
' Crrdt
S.i(dlf 6
QrtLrd.(.rh.ro.b
IiDd..r t 5i8 lrDo.tr cdl,lJt t.o.&siydlror . a6ro c'lrL3
S&d.tic\i C6lo r.ddrbi& r !-rB .,. lE .rtl{.!E+G.o6<.odl.r d. le..r.o6*,csr.dnG^!.. d.l ora .ts ad6.ririodal..6jFE y nr.3
queremos afiadir a nuestra base de datos y pulsar el bot6n Aceptar.
En Ia imagen veriis que el bot6n opciones >> se encuentra desactivado, es porque
hemos hecho clic sobre el y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del
cuadro. Desde alli podnis seleccionar c6mo y en qu6 medida quieres importar los
objetos.
Como habriis podido observar existen otros mdtodos de importaci6n de
acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la secci6n Im
Por ejemplo, para importar Ia informaci6n de una base de datos de archivo de texto
simplemente deberemos hacer clic en el boton Archivo de texto.
forma en la que estri formateado el archivo del que vas a tomar la informaci6n, incluso
te podriis guardar esa descripci6n y volver a utilizarla para importar datos de otrofichero con las mismas caracteristicas utilizando el bot6n Importaciones guardadas.
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no
coincidir con la definici6n de la tabla, en este caso Access nos avisar6 que se han
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En este caso se abririi el Asistente para importaci6n de podr6s indicar la
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V
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V
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Manual de Microsoft Access.
producido effores en la importaci6n y crear6 una tabla con esos errores para que lospodamos analizar y comprobar.
2.12.2. Exportar Datos
En el apartado anterior veiamos como podiamos recuperar datos de otras bases de datos
o incluso de archivos con otro formato, por ejernplo de texto. Ahora veremos el proceso
contrario' enviar Ia informaci6n de nuestra base de datos a otra base de datos o aun archivo de otro tipo.
Para ello, solo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrar6s en la
勘 A“eSS
O」 c.綸`“
rcOn wOrd
務 饉 s,
secci6n Exportar de la pestafra Datos Externos.
o Estos comandos te permitir6n copiar tablas, informes, formularios, macros yen definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia
exacta del objeto en otro lugar.
Para utilizar esta opci6n s6lo tendr6s que seleccionar el objeto que desees, por ejemplovamos a exportar a Access. Se abrirri el cuadro Exportar: Base de datos Accrtendras que indicar en qu6 base de datos quieres copiar el objeto.
>)s y solo
/Se mostrar6 un cuadro de di6logo Exportar donde te permitir6 cambiar e(nomure oelobjeto en la otra base de datos y se encargard de exportarlo integramente sin ningunaotra interacci6n por tu parte. Si el objeto es una tabla se te presentara un cuadro dedialogo Exportar como este:
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8:r irchi.,,g j{l,lL
:l PDr .3 {ps
s.J (orrro rl€dronr(o
Manual de Microsoft Access.
Exportar i -* il*tdEt$lo,ra Ah.rnnedo a:
E ruhc{r &j.{Ck.al(dJ
ErF.ty tdt a6
o D.frlo(h y dltEs
Sdlo&i'r€{,n
Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamadaAlumnadoa una
base de datos llamada aulaClic.accdb.
Podemos indicar el nombre que tendril la tabla en la base de rlatos de destino ytambien elegir que parte queremos exportar.
En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definici6n y datos para exportar latabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar tnicamente su
estructura seleccionando la opci6n 56lo definici6n.
o Como puedes ver" tambi6n podrris exportar datos a archivos de texto o a archivos
XML.
En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar
t,di.*ffif$w.
lEir&b.@hfrr-d.*tNOSotr*a
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Manual de Microsoft Access.
Si sabes utilizar el comando Combinor correspondencia de Word, podriis seleccionar la
opci6n Combinar con Word y asi crear desde Access un archivo cornbinado para crear
cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en
tu tabla de base de datos.
2.12.4. Obtener datos por vinculaci6n
Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero
que actria como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la
incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexi6n para poder ver y
editar sus datos aunque esta se encuentre en un archivo diferente.
Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas
normales, con una restricci6n, no podremos cambiar su estructura (su diseflo).
Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea
una conexi6n con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya.
Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en
otra base de datos podrds trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la
tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedariin reflejados en la base de datos
origen, y cualquier cambio que efectiren en la base de datos origen, quedard reflejado en
tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estar6s copiando los datos actuales
a tu base de datos pero no quedarei ninguna conexi6n entre tu tablay la del olrgen de la
importaci6n. /'/
Para importar una tabla vinculada se utiliza el mismo boton ,u" Ourr{. r^portarla. En/
Ia pestafra Datos externos, hacer clic en el bot6n Access del g{opo Importar y
vincular. La diferencia es que en el asistente deberemos seleccionar la opci6n Vincularal origen de datos creando una
tabla vinculada.
Busca la base de datos que
contiene la tabla que quieres
vincular y una yez seleccionada
FF(r r& ir+\ b*i fra E-r*- b h &b d
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Manual de Microsoft Access.
Las tablas vinculadas se visualizar6n eon este
simbolo -J cirentes en la ventana Base de datos_
Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante ftiles para mantener la parte dedatos separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas alavez pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes.
Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda lainformaci6n en forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo deAccess con formularios e informes que accedan a esa base de datos y trabajenmodificando y recabando informaci6n.
Es ttil lverdad?
2.12.5. El Administrador de tablas vinculadas
Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser ttil poder cambiar la ubicaci6ndel origen de esas tablas o saber en que lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. para
ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas.
pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:
Selecsiona las tablas que quieras vincular y pulsa
el bot6n Aceptar. La tabla se afradirit
autom6ticamente a tu base de datos.
Para acceder al cuadro de
dirilogo Administrador de tablas
vinculedes tendr6s que hacer clic en su
bot6n, situado en la pestafra Datos
externos, grupo fmportar y vincular.
obviamente este bot6n s6lo estarii habilitado si hay alguna tabla vinculada en la base dedatos.
Esta herramienta nos permitir6 actualizar nuestra base de datos cuando ta ubicaci6nde la tabla vinculada haya cambiado.
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ル魔″″α′d`饉crasa/rИ r`ιss
CAPITuLO III
CONCLUS10NES Y RECOMENDAC10NES
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Marutal de Microsoft Access.
CONCLUSIONES
De acuerdo a lo realizado, se puede concluir que Microsoft Access es un programa
utilitario, que proporciona una gmn variedad de plantillas que puede usar tal y como
esldn o como puntos de inicio.
Es muy ftlcil de usar y contiene todas las tablas, consultas, fbrmularios e informes
necesarios para realizar una tarea especifica, que ayuda al manejo de gran cantidad de
informaci6n.
ヽつ
００
Manaal de Microsoft Access.
RDCOMENDACIONES
A los usuarios, que para un manejo adecuado de las bases de datos, se guien con elmanual de Access, donde encontraran los pasos necesarios para rcarizar cualquier tipode tarea correspondiente a la manipulaci6n de grandes cantidades de informaci6n
Se sugiere continuar actualizarse de acuerdo a ras versiones que se vayan presentandopara fortalecer los conocimientos y aplicarlos en el campo profesional.
84
(( く ( く ((( く ((((((((((( (((((((((((((1((((く (く ((((く く ((
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
SELECC10N DEL TEMA:INTRODUCC10N
MARCO TEORICO
T:EMPO
ACTiVIDADES
JULiO AGOSTOF:RMAS
LAURA M.Y. KAREL:NL.C. CESAR P.M.
12 破じ
“ “
n″`s 赫 灘
JUSTIFICACI6N Y OBJETIVOS 16 颯 κ赫 幽
MARCO TE6RiCO 19 脇 赫 経悩
ヽ
27 脇 赫・にヽ ″
MARCO TEORICO 13 2鳳Z診 懸＼
一
CONCLUS10NES 20 脇 ル 燿 む 図 とRECOMENDACiONES 23 視`脇 , む 憚 ゝ
ヾ
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Manual de Microsoft Access.
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