PROYECTO Cuentas Corrientes Tribunales Proyecto Cuentas Corrientes Jurisdiccionales. Fecha: 29 de abril de 2013.

PROYECTO

Cuentas Corrientes TribunalesProyecto Cuentas Corrientes Jurisdiccionales.

Fecha: 29 de abril de 2013

1. Estructura del Grupo de Apoyo.2. Avance Tribunales Reformados.3. Avance Tribunales No Reformados.4. Rol de la APRAJUD.5. Establecimiento de Mesas de Trabajo.6. Propuesta de Programa de capacitación.

Presentación

Estructura de Grupos de Apoyo

Departamento de Finanzas

Departamento de Informática

Contraloría General Interna

APRAJUD

Mesa de Ayuda

Unidad Cuentas Corrientes

Equipo de Trabajo

Profesionales del Área

Tribunales reformados y No reformados

Avance Tribunales ReformadosDetalle previo a oficio Tribunales %

No utiliza el sistema 13 6%Cuadratura atrasada 69 31%

Cuadrados 49 22%Descuadrados 95 42%

Total de Tribunales 226 100%09-ene

Resumen al 26 de abril %No utiliza el sistema 0 0%Cuadratura atrasada 9 4%

Cuadrados * 170 75%Descuadrados 47 21%

Total de Tribunales 226 100%24-abr

9-Jan

12-Jan

15-Jan

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30-Jan2-Fe

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11-Feb

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7-Mar

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13-Mar

16-Mar

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22-Mar

25-Mar

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31-Mar3-A

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12-Apr

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18-Apr

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100%

22%27%

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66%67% 68%69% 72% 75%

Avance Tribunales no Reformados%

Concepto Cantidad1. Nóminas para confección y carga 45 11% 1.1 Nóminas cargadas en el sistema 31 7,5% 1.2 Nóminas en proceso 14 3,4% 1.3 Nóminas con avance parcial 0 0%

2. Nóminas faltantes para la confección 369 89%Total 414 100%

09-ene

Tribunales no Reformados %Concepto Cantidad

1. Nóminas para confección y carga 373 90% 1.1 Nóminas cargadas en el sistema 165 40% 1.2 Nóminas en proceso 18 4% 1.3 Nóminas con avance parcial 190 46%

2. Nóminas faltantes para la confección 41 10%414 100%

28-mar

Resumen de Tribunales al 28 de marzo %Concepto Cantidad

1. Nóminas para confección y carga 407 98% 1.1 Nóminas cargadas en el sistema 286 69% 1.2 Nóminas en proceso 101 24% 1.3 Nóminas con avance parcial 20 5%

2. Nóminas faltantes para la confección 7 2%414 100%

26-abr

Resumen de Tribunales al 26 de abril

Avance Tribunales no ReformadosEstado de capacitaciones Sistema de Cuentas Corrientes

RESUMEN GENERAL ESTADO

MARZO

Arica 12 al 15 de marzo 2013 RealizadoPunta Arenas Iquique 19 al 22 de marzo 2013 RealizadoCoyhaique Antofagasta

25 al 28 de marzo 2013 RealizadoPuerto Montt

ABRIL

Copiapó 02 al 05 de abril 2013 RealizadoValdivia La Serena 09 al 12 de abril 2013 RealizadoTemucoSantiago

16 al 19 de abril 2013 RealizadoSan Miguel Rancagua Talca

23 al 26 de abril 2013 RealizadoChillán

MAYOValparaíso 07 al 10 de mayo 2013

CalendarizadoConcepción 14 al 17 de mayo 2013

APRAJUD y CAPJ, se ha realizado un trabajo conjunto, generado propuestas de mejoramiento, apoyo en la puesta al día de los tribunales atrasados y levantamiento de nuevas iniciativas de mejoras.Resultado de lo anterior, se generaron tres grupos de trabajos, conformados por :• Administradores de Tribunales y Jefes de Unidades de Servicios.• Profesionales de Contraloría General Interna del Poder Judicial.-• Departamento de Informática.• Departamento de Finanzas y Presupuesto – CAPJ

Rol de la APRAJUD A.G.

Mesas de TrabajoMesa de Trabajo N° 1: Normalización de Tribunales en Sistema de Cuentas Corrientes.

Mesa de Trabajo N° 2: Modificaciones Sistema de Cuentas Corrientes.

Mesa de Trabajo N° 3: Requerimientos al Banco Estado.

ObjetivoMediante el apoyo de personal de los Tribunales de la Región Metropolitana lograr la actualización de los tribunales que están sin la utilización de este, atrasados en la cuadratura, o que estuvieran descuadrados.

Mesa de Trabajo N° 1Normalización de Tribunales en el Sistema de Cuentas Corrientes

Mesa de Trabajo N° 1Normalización de Tribunales en el Sistema de Cuentas Corrientes

Encargado Situación Tribunal JurisdicciónNatalia Campos, Administrativo Contable, 3° Juzgado de Familia de Santiago. Diferencias de saldos Arica, Iquique, Antofagasta,

Copiapó, La SerenaTomás Silva, Jefe Unidad 4° Juzgado de Garantía de Santiago. Diferencias de saldos Valparaíso, Rancagua, Talca

Juan Pablo Parada, Jefe Unidad 1° Juzgado de Garantía de Santiago.Cecilia Garcés, Jefe Unidad 15° Juzgado de Garantía de Santiago.

Diferencias de saldos Chillán, Concepción, San Miguel

Héctor Cartagena, Jefe Unidad 6° Tribunal de Juicio Oral en lo Penal de Santiago.

Sin usar sistema, Cuadraturas atrasadas, Diferencias de saldos

Temuco, Valdivia, Puerto Montt, Santiago

Edith Alarcón, Auditora, Contraloría Interna. (Coordinadora)

Diferencias de saldos que requieren mantención de datos, Cuadraturas atrasadas desde diciembre 2012

Todo el país.

• Este equipo además está compuesto por: • Paz Espinoza, Jefe Mesa de Ayuda, Departamento de Informática.• Gustavo Poblete, Jefe Departamento de Finanzas y Presupuesto.

• La mesa de trabajo está conformada desde el 15 de abril de 2013 en las dependencias del Departamento de Informática del Nivel Central, donde asisten a los tribunales que faltan por regularizar sus saldos.

• La Mesa de Ayuda proporciona información y orienta al equipo de trabajo para la colaboración en la solución de los requerimientos de Tribunales.

• Además, la Mesa de Ayuda está en un proceso de reforzamiento, en la que se contratarán a 8 personas, de las cuales 2 se integraron en abril.

Mesa de Trabajo N° 1Normalización de Tribunales en el Sistema de Cuentas Corrientes

ObjetivoRecoger la totalidad de necesidades que se requieren modificar en el Sistema de Cuentas Corrientes Jurisdiccionales, poniendo énfasis en los elementos de control y validación necesarios al sistema, con el objeto de eliminar riesgos asociados, a la inadecuada administración de fondos de terceros.

Factores considerados en el análisis.Giros.Registros.Validaciones.Reportes.Monitoreo.

Mesa de Trabajo N° 2Modificaciones Sistema de Cuentas Corrientes

Mesa de Trabajo N° 2Modificaciones Sistema de Cuentas Corrientes

GIR

OS • Importar Resolución

al Sistema.• Firma del Juez vía

token.• Emisión de

Comprobante de egreso.

• Unificar documento de control para la entrega de cheques.

• Que las resoluciones que ordenen giro de cheque no puedan ser modificadas, salvo por nueva resolución del juez.

DEL

REG

ISTR

O • Cierres Mensuales.• Mantenedor de

datos.• Regularización de

datos por comprobantes de traspaso.

• Libro Mayor con detalle de giros y depósitos.

• Menú para registro de observaciones.

VALI

DACI

ÓN • Validar RUT al emitir

resolución de giro.• Validar la Cuadratura

de la Conciliación Bancaria.

• Validar que no se pueda cerrar un mes, sino se ha cerrado el mes anterior.

Mesa de Trabajo N° 2Modificaciones Sistema de Cuentas Corrientes

REPO

RTES • Reportes por Tribunal

de las Boletas Pendientes de Giro, de Giros, de Depósitos, etc.

• Exportaciones de informes a Excel y PDF.

• Reporte de resoluciones pendientes de giro.

• Reporte de depósitos judiciales

• Reporte de Cheques nulos con estado de “entregado” o “en poder de”.

MO

NIT

ORE

O • Monitoreo Online de las operaciones.

• Comprobantes de traspasos (ajustes). Se ajusten a lo permitido

• Tribunales que efectivamente ocupan el sistema.

• De Tribunales que han conciliado (semanal, mensual, anual).

• Perfiles de Usuarios del sistema.

• Indicadores de Control de Gestión

Sistema de

cuentas corrientes

SITFA

SIAGJ

Corte Suprema

Corte de ApelacionesSITLA

SITCI

SITCO

Mesa de Trabajo N° 2Modificaciones a los Sistemas de Tramitación Judicial para la interconexión con el Sistema de Cuentas Corrientes

Se considera la interconexión con los sistemas de tramitación, a fin de ccontar con la información completa desde el ingreso, registro, control y auditoría de los movimientos (depósitos y giros) en cada causa.Principio : “ Capturar el dato del Origen”

ObjetivoRecoger la totalidad de las necesidades y mejoras en los servicios prestados por el Banco Estado.

Mesa de Trabajo N° 3Requerimientos al Banco Estado

Acciones Inmediatas

Servicio de Recaudación

Requerimientos adicionales

Grupos de Acciones

Acciones Inmediatas

• Solicitar la atención de un Ejecutivo único para el Poder Judicial.• Requerir de que los cheques asociados a cuentas corrientes

pertenecientes al Poder Judicial sean confeccionen por defecto “nominativos”.

• Confección de Cheques personalizados en los cuales se identifiquen como documentos pertenecientes al Poder Judicial.

Formato:

Mesa de Trabajo N° 3Requerimientos al Banco Estado

Requerimientos Adicionales

• Transformar el mecanismo de comunicación de los cheques al Banco (Planilla Anuncio de Cheques) de forma manual a un sistema automatizado (Pago Seguro de Cheques). Procedimiento se encuentra en funcionamiento en la actualidad, en aquellos

Tribunales que operan el Sistema de Cuentas Corrientes

• Implementar Modelo de Atención a Tribunales. Se señalen los conductos regulares de atención, tiempos máximos de respuesta,

cadena de requerimientos, implementación de supervisores bancarios regionales y demás actividades y procedimientos.

Mesa de Trabajo N° 3Requerimientos al Banco Estado

Requerimientos Adicionales

• Optimizar la atención a Tribunales en sucursales. Reformular la atención a Tribunales, en orden de que sea realizada en las

sucursales más próximas a cada tribunal, de manera de realizar con mayor fluidez y en menor tiempo los trámites y procedimientos.

Mesa de Trabajo N° 3Requerimientos al Banco Estado

MODULO WEB DE EMISION DE CUPONES DE DEPOSITO• Desarrollo de un módulo de emisión de cupones de depósito, en el Portal web

del Poder Judicial.• Adicionalmente se podrá acceder desde módulos de Autoconsulta, Sucursales

de Chileatiende y se evalúa este disponible desde las sucursales de Banco Estado.

Mesa de Trabajo N° 3Requerimientos al Banco EstadoServicio de Recaudación

• Disponer de Código de Barra que contenga la información de la causas (código tribunal, rit, rut etc.) de modo de disminuir la probabilidad de error por digitación ya sea de las personas o del cajero.

Mesa de Trabajo N° 3Requerimientos al Banco EstadoServicio de Recaudación

Generación de un programa de capacitación nacional, para los magistrados del país, con el objeto de identificar, cuales son los elementos básicos en : Administración de Cuentas Corrientes Jurisdiccionales. Elementos de control de la cuenta corriente Jurisdiccional.

Programa de Capacitación Magistrados del país.

Corporación Administrativa

Poder Judicial