APLICACIÓN WEB PARA EL CONTROL DE BIENES NACIONALES EN EL INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL ESTADO BOLÍVAR Tutor Académico: Autores: Lcda. Karen Rangel T.S.U. Denis Acosta Domingo Méndez Tutor Técnico: Ing. Osmar González Ciudad Bolívar, Mayo 2011
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APLICACIÓN WEB PARA EL CONTROL DE BIENES NACIONALES EN EL INSTITUTO
En la investigación realizada se planteo como objetivo general diseñar una aplicación automatizada para el control de los bienes nacionales en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar, como contribución al desarrollo administrativo y en pro del progreso institucional. La fundamentación teórica estuvo basada en todos los aspectos relevantes del problema, los antecedentes, bases teóricas, bases legales y definición de términos. La investigación se aplica al tipo de proyecto factible a través de una investigación de campo descriptiva ya que los datos se obtuvieron en el propio contexto de la realidad. Para la técnica de recolección de datos se utilizo la revisión bibliográfica, la entrevista, la observación directa y el cuestionario compuesto por trece (13) ítems. Los resultados fueron tabulados y codificados en cuadros de distribución porcentual numérica simple. Los resultados permitieron evaluar el sistema de control Interno actual, considerando las debilidades detectadas y pudiendo determinar que el sistema utilizado es inadecuado y por lo cual se requiere diseñar una aplicación para el control de bienes nacionales para cumplir con los criterios y directrices de operacionalidad. El software creado se desarrollo pensando en la implantación con la aplicación de JAVA SCRIPT, PHP, MYSQL, AJAX, SPRY, HTML, APACHE como servidor y como editor de aplicaciones DREANWAVER y NVU.
INDICE GENERAL
DEDICATORIAS ...................................................................................... III
AGRADECIMIENTOS .............................................................................. V
RESUMEN ............................................................................................. VII
INDICE DE IMAGENES ........................................................................ VIII
INDICE DE CUADROS ........................................................................... IX
INTRODUCCION
CAPITULO I : EL PROBLEMA
Descripción del área de investigación .................................................... 4
El Departamento de Bienes Nacionales esta enfocado en promover el
desarrollo institucional a través de la prestación de servicios en el control de
bienes nacionales, para ser un departamento modelo consolidando la
eficacia y eficiencia en la administración y control de los bienes Nacionales,
con apego a las leyes y normativas vigentes, con la finalidad de garantizarle
a la comunidad universitaria y a los entes contralores del estado, de toda la
información oportuna, veraz y precisa sobre el patrimonio de bienes
nacionales propiedad del Instituto Universitario de Tecnología del Estado
Bolívar.
Misión
El Departamento de Bienes Nacionales de IUTEB, tiene como Misión; cumplir
con todos los procesos administrativos establecidos por las Finanzas
Públicas, para garantizar el registro, control y supervisión de todos los bienes
nacionales, patrimonio de la Nación, destinados Para la Educación
Universitaria, con altos niveles de eficacia y eficiencia.
Función
El Departamento de Bienes Nacionales tiene como función el resguardo de
todos los activos del Instituto Universitario de tecnología del Estado Bolívar,
cumpliendo con los procesos administrativos de control, dirección,
organización y supervisión de los bienes, permitiendo coordinar todas las
actividades administrativas relacionadas con los bienes de institución.
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Imagen Nº 2
Organigrama
Fuente: Autores
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Análisis Situacional
Cuadro Nº 1
Matriz FODA
FORTALEZAS:
Cuentan con una planta física propia Tienen apoyo Gubernamental Hay personas con experiencia en el área de manejo de inventario. Cuentan con una plataforma tecnológica.
OPORTUNIDADES:
Cuentan con un personal de asesoría técnica. Puede implementar software para mejorar sus operaciones.
DEBILIDADES:
Manejo de los inventarios en forma manual. Falta de comunicación oportuna con los diversos departamentos de la institución. Pocos reportes de inventarios al año. No se mantienen actualizados los inventarios.
AMENAZAS:
Tienden a perder los recursos asignados para la compra de insumos y bienes por no hacer la solicitud a tiempo.
Las operaciones normales del departamento puede verse afectada por la falta de insumos o equipos.
En una auditoria pueden ser sancionados por no mantener los inventarios al día.
Fuente: Observación directa y documental
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Planteamiento del Problema
En los últimos años se ha experimentado en Venezuela un creciente interés
por el control de inventarios, el cual nace de estudios en el manejo de
almacén y responde a políticas administrativas; donde cada sector industrial,
empresarial, público, privado y de mercado posee una estructura de cadena
de suministro, incluso cada empresa dentro de un mercado tiene su propia
clasificación de inventarios.
Debido al aumento y ampliación de las dependencias públicas del gobierno
nacional en sus distintos niveles, por ende el aumento en la adquisición de
bienes muebles; surge la necesidad de implementar medidas administrativas
en el control y registros de inventario de bienes, en función de mejorar la
administración pública nacional, y disminuir el déficit de activos tangibles que
conforman los bienes nacionales y de esta manera poder mantener la
operatividad de las diferente instituciones del Estado.
Esto forma parte de un conjunto de medidas tomadas con el objetivo de
salvaguardar el patrimonio público de la nación; y reducir cuantiosos gastos
en esta materia por la falta de una administración objetiva en el manejo de
los activos.
El Gobierno Regional siguiendo los lineamientos fijados por el ejecutivo
nacional, y asumiendo su responsabilidad administrativa en el control de
inventario; debe trabajar conjuntamente por el desarrollo económico del país.
Al igual que en otros estados; el Estado Bolívar, a través de los entes e
instituciones gubernamentales juegan un papel importante en el desarrollo
económico de la nación, sin embargo, aún existen instituciones o entes
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gubernamentales en los cuales las políticas definidas para el registro y
control de bienes, no se adaptan a los nuevos tiempos.
Tal es el caso del Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar,
donde existe un Departamento que controla y registra los Bienes Nacionales;
pero el registro del inventario es llevado en forma manual donde se ingresan
los datos en una aplicación ofimática del paquete de Microsoft Office
(EXCEL), el cual no es la más adecuada para administrar una base de datos
que permita de forma automatizada emitir reportes estadísticos de datos de
almacén, en tiempo real de manera precisa.
Además de no contar con un sitio web que permita la oportuna información
de los procesos propios del departamento. Trayendo como consecuencia
retardo en las líneas de acción y tomas de decisiones que se han planteado
en la institución incumpliendo con las diferentes fases de la administración en
el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar.
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Objetivos de la Investigación
Objetivo general
Implementar una Aplicación Web para el control de los Bienes Nacionales del
Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar.
Objetivos específicos
Establecer los requerimientos fundamentales para control de los Bienes
Nacionales del Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar.
Diseñar el software para el control de los Bienes Nacionales del Instituto
Universitario de Tecnología del Estado Bolívar.
Realizar las interfaces de usuario necesarios para la interacción del
usuario con la Aplicación Web para el control de Bienes Nacionales en
Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar.
Crear una base de datos que permita almacenar y resguardar la integridad
de datos de los Bienes Nacionales en Instituto Universitario de Tecnología
del Estado Bolívar.
Instalar el software para detectar las posibles fallas y realizar ajustes para
el correcto funcionamiento del sistema de control de bienes nacionales
en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar.
Capacitar al personal del Departamento de Bienes Nacionales en Instituto
Universitario de Tecnología del Estado Bolívar.
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Justificación
El trabajo de investigación está orientado a contribuir con las políticas
administrativas del ejecutivo nacional en el control de los inventarios
realizado a los bienes nacionales; al fortalecimiento del decreto presidencial
3390, el cual incentiva y fomenta la producción de bienes y servicios para
cubrir con las necesidades; adoptando para ello el uso del software libre,
desarrollado bajo estándares abiertos, en la administración pública nacional;
facilitando la interoperabilidad de los sistema de información, y contribuyendo
a dar respuestas rápidas, oportunas; y mejorando la gobernabilidad.
El sistemas planteado, permitirá automatizar el proceso de inventario, con el
desarrollo de un software de aplicación que influya en disminuir las
deficiencias en el registro y control de los bienes nacionales. Utilizando para
su creación software libre con estándares abiertos y de bajo costo con
tecnología XAMPP; subsistema de software que se consigue con la unión del
sistema operativo Linux, servidor web Apache, el manejador de bases de
datos MySQL y los lenguajes de programación Php, Perl, Python.
Esta propuesta permite alcanzar la eficiencia en el control de inventario del
Departamento de Bienes Nacionales, al implementar un sistema
automatizado que permita consolidar la data de activos tangibles que existen
en la institución, visualizar sus características, determinar el estatus de uso o
desincorporación y donde se encuentran ubicados, buscando tener control
general sobre el inventario que refleje el área del almacén. La utilización de
un sistema automatizado de inventario permitirá el mejor funcionamiento,
fluidez y eficiencia de las actividades administrativas.
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Alcance
El estudio de los procesos de control de inventario del Departamento de
Bienes Nacionales del Instituto Universitario Tecnología del Estado Bolívar
en cuanto al registro, Asignación, desincorporación y reportes estadísticos.
Para desarrollar un sistema automatizado de control de los activos tangibles
e intangibles de la Institución, ofreciendo información, a través de la web al
público en general y con acceso a los empleados de la institución
autorizados previamente por el administrador del sistema logrando fomentar
el desarrollo del instituto, así como, orientar a los empleados en el control de
los bienes nacionales. El beneficio directo con respecto a la implantación del
sistema es proyectarse como una institución publica de vanguardia para
cumplir con las exigencias establecidas por el Ministerio del Poder Popular
para la Educación Universitaria.
Delimitación
Esta investigación involucra el estudio y aplicación de las tecnologías
utilizadas en el desarrollo de los servicios de consultas relacionadas con la
web. Específicamente, se pretende desarrollar un sistema automatizado en
el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar que permita
proporcionar información a los usuarios del sistema a través de la web.
La investigación se efectuó en un periodo de un año (12) meses
aproximadamente.
La investigación se ubica dentro de la Ingeniería, específicamente en el
campo de la ingeniería en informática debido al uso de novedosas
herramientas tecnológicas para el tratamiento automatizado de la información
y diseño, como es la técnica de modelado a objetos mediante la utilización
JAVA SCRIPT, PHP, MYSQL, AJAX, SPRY, HTML y APACHE como servidor
entre otros. Así como también se utilizo como editor de aplicaciones
DREANWAVER y NVU.
13
Esta investigación esta enfocada en el sistema actual para determinar las
fallas y los requerimientos de la institución a los fines de diseñar un nuevo
sistema de control de inventario, para dar cumplimiento a los procesos
administrativos de planificación, control, supervisión y reportes estadísticos.
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CAPÍTULO II
MARCO TEÒRICO
Consideraciones generales
Este capítulo se refiere específicamente lo relativo a los aspectos
teóricos vinculados con el tema en estudio. Por ello dentro del marco teórico
se sustentan las bases de las diversas teorías y conceptos relacionados al
sistemas automatizado de control de bienes nacionales con el único
propósito de dar a la investigación una estructura coordina y coherente que
permitan integrar al problema en un ámbito donde refleje sentido.
La finalidad del marco teórico es ubicar la investigación en un contexto de
conocimientos sólidos, reflejando los antecedentes relacionado con el origen
de la investigación, un especial tratamiento a las bases teóricas sustentando
la investigación en un marco legal y finalmente la definición de términos en el
marco del presente estudio.
Antecedentes
Los sistemas automatizados cumplen un papel importante en el desarrollo de
las actividades de propias de la institución, se han convertido en el motor de
cambios haciendo posible la universalización de los intercambios de
información. Actualmente no existe en el Instituto de tecnología del Estado
Bolívar un sistema automatizado para el control de los bienes nacionales.
Seguidamente se precisan las investigaciones que de una u otra manera se
relacionan con el tópico objeto a indagación. Como resultado de las
revisiones de otras investigaciones se escogieron algunas vinculadas al
sistema de información automatizado para los bienes nacionales.
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Cabrera (1999), expresa que “un sitio web tiene como propósito ofrecerle al
usuario la facilidad de obtener información (...), de las páginas web como
herramientas de difusión rompen las barreras impuestas por tecnologías
antiguas, que trabajaban en distintos entornos operativos”(p.123).
El aporte para esta investigación se centro en la forma como se aprovecho la
tecnología de internet para generar información dinámica permitiendo al
usuario navegar en distintos sitios web.
Senn (1997) expresa que: “el medio organizado proporciona información
pasada, presente y futura (proyecciones) relacionadas con las operaciones
internas y conocimientos externos de la organización” (p. 53).
Esta investigación refleja que el sistema de información automatizada
proporciona una clara información de las actividades propias de la
organización. Para así establecer medidas de control de sus actividades.
Bases Teóricas
A continuación se presentan todos los conceptos y elementos teóricos que
sustentan el marco de referencia de la investigación.
Sistemas
Redondo A. (2005) “es la unión de varios programas con el objeto de ejecutar
operaciones y obtener un resultado especifico a un problema previamente
definido” (p. 637).
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Sistema Automatizado
Redondo A. (2005) define al sistema automatizado como:
Un conjunto de funciones dirigidas a la recopilación, elaboración, evaluación, almacenamiento, recuperación, condensación y distribución de información dentro de una organización, orientando a promover el flujo de las mismas desde el punto en el que se generan hasta el destinatario final. (p.24).
Así que en función de esto un sistema computarizado representa una
variedad de mecanismos o elementos físicos como lo son el Hardware de
procedimientos e instrucciones de procesamiento de información mientras
que el software de canales de comunicación (redes) y datos almacenados.
Esto con el propósito de apoyar y promover la eficiencia de toda empresa.
Los elementos de información son de naturaleza diversos y normalmente
incluye:
El equipo Computacional.
El recurso Humano.
Los datos o fuentes de Información. (p.25)
Ciclo de vida de un sistema de información
Senn (1997), define el ciclo de vida como:
Un conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implementar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de las siguientes fases: investigación preliminar, determinación de los requerimientos del sistema, diseño del sistema, desarrollo del software, prueba del sistema, implantación y evaluación (p.87).
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Sistemas de información
Senn (1997), se refiere a los sistemas de información como:
Es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. Los elementos que conforman un sistema están en constante interacción, lo que implica que los variados componentes buscan un objetivo común para apoyar las actividades de la organización, el resultado de este proceso es la salida de información relacionada a estas actividades. (p.75).
Elementos de un sistema de información
En un análisis sistémico, independiente del origen naturaleza y complejidad
de la realidad que estudia, se concibe organizado entre fases o etapas.
De acuerdo a estas fases Senn (1997), expresa lo siguiente
La entrada: es la que se importa del medio que rodea al sistema y que constituye el elemento o componente impulsor para el funcionamiento del sistema, al caracterizarse como fuerza alimentadora de este.
El procesamiento: se cumple las acciones para procesar y transformar la energía disponible conforme a los fines y objetivos del sistema, es decir, la transformación de la entrada en producto. incluye proceso de transformación que convierten las entradas en salidas.
La salida: es el resultado de un proceso transformado. Es la salida (producto output) y constituye la finalidad para la cual se programan y operacionalizan los componentes y las necesarias relaciones del sistema. Al ser la salida lo esperado, es, por tanto congruente con el objetivo. (p.15).
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Se infiere que a través de estas etapas el sistema automatizado de
información facilita el soporte de las funciones organizacionales y toma de
decisiones en cualquier organización.
Clasificación de los sistemas
Sistemas cerrados: Redondo A (2005), expresa que “están completamente
estructurados. Los objetos y relaciones se combinan de una manera definida,
produciendo una salida invariable. Son diseñados para no cambiar su
estructura, métodos, criterios y metas Ejemplos sistemas físicos y
mecánicos”. (p.646).
Sistemas abiertos:
Redondo A (2005), infiere que los sistemas abiertos como:
Entrada (material, energía, información) del medio ambiente y vuelca hacia el sus salidas, es decir, esta en constante comunicación con su entorno. Tiene capacidad de crecimiento, cambio y adaptación al ambiente y hasta auto reproducción, bajo ciertas condiciones ambientales. Ejemplo sistemas biológicos y sociales (p.650).
Paquetes estándar
Redondo A (2005), expresa que la mayoría de los paquetes para el área
contable están preparados para trabajar en dos formas diferentes:
Sistemas independientes: Redondo A (2005), es aquel que no esta interconectado o integrado a ningún otro sistema. Por ejemplo un sistema de inventarios controla solamente los inventarios, no es necesaria una venta de contado o acredito puesto que el sistema nada tiene que ver con el control de efectivo o con clientes de la empresa.
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Sistemas integrados: Redondo A (2005), en los sistemas integrados o interactivos no es necesario repetir datos a la computadora, pues los programas del sistema, que son mucho mas sofisticados, prevén almacenar la información recibida en un archivo de datos (base de datos) (p 651).
Control de inventario
Redondo A (2005), expresa que para que exista un control adecuado de
inventario se debe:
a) Procurar que el control de inventarios se realice por medios de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias tanto en cantidad como en precio.
b) Establecer un control claro y preciso de de las entradas de mercancías al almacén.
C) Mantener un estricto control y registro sobre los inventarios propiedad de la empresa que se encuentre depositados fuera de sus instalaciones: almacenadoras, mercancías enviadas en consignación o depósito, entre otros (p.653).
Base de datos
Luis B. (1992) Una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados de forma estructurada, esta colección de datos pueden estar organizada de manera de dar servicio a muchas aplicaciones al mismo tiempo al combinar los datos, de forma que aparezcan una sola ubicación. (p.683).
Según Antonely, Colmenares y Criollo (1984), expresan que:
Una colección de datos interrelacionados almacenados en redundancia perjudicial o innecesaria para servir a una o mas aplicaciones en forma optima; los datos almacenados son independientes de los programas que lo usan; un común y controlado enfoque es usado en adiciones de nuevos datos,
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modificación y búsqueda de nuevos datos almacenados en ella (p. 25).
Estructura de una base de datos
Según Antonely, Colmenares y Criollo (1984), la base de datos esta
estructurada en Entidad, Atributos y sus Relaciones.
Entidad: un grupo de datos, puede ser identificado como entidad o como atributo. La entidad se define como un ítem mediante el cual se desea indicar o registrar información.
Atributo: se define así a la propiedad de una entidad. El valor especifico de un atributo, conocido como elementos de datos, se puede encontrar con los campos de registros que describe una entidad.
Relaciones: es un término muy utilizado en el contexto de base de datos que hace referencia a las relaciones entre las entidades involucradas en la base de datos. (p.75).
Bases legales
Imagen Nº3
Fuente: documentos legales
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Definición de términos básicos
Apache: Ristic (2005), “es un acrónimo de a patchy server, el cual es un
servidor de remiendos; es decir, un servidor construido con un código
preexistente y piezas y parches de código. Es el autentico software libre en el
ámbito de los servidores y de mayor éxito, por delante incluso del Kernel
Linux”.
Automatizado: Borras, (1992), “conjunto de acciones orientadas al
procesamiento de información a través de entradas y salidas que operan por
medios mecánicos” (pág. 830).
Bienes: Borras, (1992), “todo lo que es susceptible de ser apropiado colectiva
o individualmente”.(p.75).
Bienes Nacionales: Borras, (1992), son aquéllos cuyo dominio pertenece a la
nación, es decir, aquellos bienes que estando situados dentro del territorio
nacional, pertenecen a todos sus habitantes.(p.80).
Computador: Pedraza (2002), “recibe y acepta datos con el fin de procesarlos
para emitir respuestas de una forma exacta y rápida”(p.14).
Entrada: Pedraza (2002), “comprende la captura y el ensamblaje de
elementos que entran al sistema para ser procesado”. (p.46).
Hardware: Pedraza (2002), “es la parte física del computador, es decir, todas
las partes y componentes internos y externos que se pueden ver y tocar”
Información: Pedraza (2002), “es un conjunto de datos que posee significado,
es decir, datos que manejan el departamento o unidad de trabajo” (p.55).
Internet: Baserga, (1998) “es un gigantesco repositorio de información, en los
millones de computadoras conectadas podemos encontrar información
acerca de casi todos los aspectos de cultura humana”. (p.13).
MySQL: Thomson (2004), es un servidor multi-hilos de base de datos de
código abierto, confiable, rápido, compacto, poderoso y multiplataforma
podemos hacer las bases de datos a código abierto. Es una base de datos
rápida y fiable que se integra a la perfección con PHP y que resulta
adecuada para aplicaciones dinámicas.
Navegador: Thomson (2004), “es un programa de computador complejo que
proporciona una interfaz única de tipo “señalar y activar” para World Wide
Web”. (p .199).
PHP: Thomson (2004), “es un lenguaje que se encuentra embebido dentro
las paginas web. Esto quiere decir, que el código se incrusta en el mismo
documento en el que aparecen la etiquetas HTML”. (P. 36).
Programa: Pedraza (2002), “son una serie de instrucciones escritas que se
realizan en un lenguaje de computador y que cumplen una determinada
labor” ( p.14).
Requerimiento: Borras. (1992), “es una característica que debe incluirse en
un nuevo sistema. Esta puede ser la inclusión de determinada forma para
capturar o procesar datos, producir información, controlar la actividad de la
empresa o brindar soporte a la gerencia”. (p.982).
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Servidores web: Thomson (2004),“los exploradores web solicitan servidores
web para realizar algún proceso o para devolver un archivo que se envía de
vuelta y se muestra en el explorador (…), un servidor web actúa como
servidor de archivos que entrega los archivos HTML a un explorador web” (p.
424).
Sitio web: Thomson (2004), “es entendido generalmente como una colección
de páginas Web y se enfatiza como una unidad de información o como un
objeto delimitado por una unidad física”.
Software: Pedraza (2002), es toda la parte lógica del computador, esto quiere
decir todos los programas, aplicaciones, sistemas operativos, juego, etc. Que
están almacenados en el disco duro o que se encuentran en unidades de
disco como disquetes o discos compactos (p. 30).
Unidades de salida: Pedraza (2002), “son aquellas que muestran los
resultados de la información ya procesada y los envían a los periféricos de
salida los cuales toman estos datos y los transforman en una forma lógica y
comprensible para las personas”. (p.46).
URL: Powell (2001) (Universal Resourse Locator), es una forma generalizada
de hacer referencia a objetos y servicios en internet. (p.100).
Web: Thomson (2004), “es un servicio de búsqueda avanzada de internet a
través del cual se accede toda la información y el contenido multimedia
disponible en esta”. (p. 18).
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CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Consideraciones generales
Esta investigación es de carácter científico, donde la información
recolectada y analizada determina los resultados obtenidos. Es por ello que
el marco metodológico de la presente investigación refleja la aplicación de un
conjunto de métodos y procedimiento orientado a conocer la caracterización
y operacionalidad del sistema de control inventario de bienes nacionales y la
factibilidad de aplicar un sitio web de control de inventario.
En este capitulo se presentan los aspectos concernientes a la metodología
utilizada; tipo y diseño de investigación, construcción de los instrumentos y
su aplicación, la tabulación de datos y la metodología a utilizar para el
desarrollo del sistema.
Tipo de Investigación
Según la característica de la investigación, se puede decir que es de tipo
descriptiva. Sabino (1994), define a la investigación descriptiva “como en la
caracterización de un hecho fenómeno o grupo con el fin de establecer su
estructura o comportamiento” (p.48).
Ubicándose dentro del nivel descriptivo, se procedió a recopilar toda la
información relativa. La investigación descriptiva, trabaja sobre realidades de
hecho y sus características fundamentales por lo que se debe presentar una
interpretación correcta.
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Balestrini (2001) destaca que “la medición en la investigación descriptiva está
orientada a determinar la factibilidad del proyecto”(p.129).
De modo que este ámbito de estudio se basa en el estudio de viabilidad del
proyecto, ésta fase es de mucha relevancia ya que de ella depende que el
sistema pueda o no ser aplicado.
Diseño de la Investigación
Es la estrategia a seguir para aportar soluciones a la problemática abordada.
En el presente trabajo el diseño incluye la modalidad documental y de
campo.
El diseño de investigación esta concebido para responder las interrogantes
del estudio planteado. El nivel más relevante es el de campo ya que los
datos de indagación fueron recopilados en el mismo lugar de los hechos,
este diseño es definido por Sabino, (1992) como: “Los métodos a emplear
cuando los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad,
mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo” (p.99).
Técnicas e instrumentos para recolección de datos
Brito.(1992) define las técnicas e instrumentos de recolección como las únicas que permiten obtener información de fuentes primarias y su habilidad o destreza para usar: Todos aquellos medios, herramientas, recursos, métodos, técnicas e implementos, (…), con el fin de obtener los datos e información de acuerdo con el diseño de la investigación que se planteó” (p.157).
La técnica de recolección de datos utilizada para la ejecución de este trabajo,
fue la entrevista, el cuestionario, la observación directa y la revisión
bibliográfica. Esta unidad es la expresión operante del diseño de
investigación, la descripción sintética de cómo se realizará la pesquisa.
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Villafranca. D. (1996), señala que “el cuestionario es un instrumento de
análisis constituido por una serie de interrogaciones expresadas y cuyas
respuestas son asentadas por el encuestado” (p.99).
Para recoger los datos se aplico el cuestionario como instrumento de
preguntas dirigidas a los usuarios del sistema de control de inventario de
bienes nacional quienes expresan su opinión sobre los requerimientos,
funcionamiento, evaluación del sistema actual de control de inventarios. Para
recopilar información que permitan conocer la problemática a solucionar, se
logro conocer lo que se desea realizar que es Implantar una aplicación web
para un control automatizado de inventario.
Tabulación de datos
Formas de Representación
La forma de presentación de los datos se llevó a cabo a través de
distribuciones porcentuales. Villafranca. D. (1996). “Esta forma de
presentación consiste en ordenar los datos numéricos en filas y columnas
con especificaciones correspondientes acerca de su naturaleza “(p. 112).
Los cuadros muestran de manera clara y específica los resultados, tomando
en cuenta las alternativas de cada ítem, la frecuencia observada y el
porcentaje respectivo. A continuación se describen los resultados recabado
con el cuestionario aplicado, considerando estos datos de la realidad
empírica con la fundamentación teórica del estudio.
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Tabulación
Cuadro Nº 2
ITEMS
Indicadores
Si % No %
Considera los procesos de registro de usuario,
asignación, reasignación, préstamos,
desincorporación y reportes estadísticos e informar
como base para la elaboración de una aplicación
web de control de bienes nacionales en el Instituto
Universitario de Tecnología del Estado Bolívar
2 100%
Tiene usted conocimiento sobre la existencia de un
control de inventario en el Instituto Universitario de
tecnología del estado Bolívar
2 100%
Conoce el proceso de inventario para el control de
los bienes nacionales en el instituto universitario de
tecnología del estado Bolívar
2 100%
Considera que el proceso actual de inventario en el
instituto universitario de Tecnología del Estado
Bolívar, cumple con las necesidades de la
institución.
2 100%
Utilizan alguna aplicación para almacenar los datos
de los bienes en el instituto universitario de
Tecnología del Estado Bolívar.
2 100%
Desearía usted implementar una aplicación para
mejorar el registro en el control de los bienes
nacionales en el Instituto Universitario de
Tecnología del Estado Bolívar
2 100%
28
Esta usted de acuerdo que los procedimientos
actuales para realizar el control de bienes nacionales
sean los más óptimo para el Instituto Universitario de
Tecnología del Estado Bolívar
2 100%
Considera que al momento de registrar el bien se
debe hacer utilizando códigos correlativo. 2 100%
La información sobre los bienes es de forma
oportuna en el Instituto Universitario de Tecnología
del Estado Bolívar
1 50% 1 50%
Se debe realizar la desincorporación de bienes en el
Instituto Universitario de Tecnología del Estado
Bolívar
2 100%
Total 15 5
Fuente: Datos obtenidos del cuestionario aplicado al personal del Departamento de Bienes Nacionales.
La encuesta realizada a los empleados del Departamento de Bienes
Nacionales refleja que existe la necesidad de cambiar el proceso actual de
registro de bienes nacionales por un sistema automatizado.
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Metodología del sistema
Para el desarrollo de este proyecto se utilizo la metodología el ciclo de vida
de los sistemas propuesta por Senn (1997), expresa:
Un enfoque por fases orientadas al desarrollo de sistemas y se caracteriza por ser abierta, sistemática, relacional e integrada. Es abierta, porque interactúa con el medio ambiente y para su desarrollo es necesario que exista una relación entre actividades a desarrollar y las partes involucradas (organización, usuario y maquina). Así mismo es sistemática, por que realiza un conjunto de tareas especificas que buscan lograr el objetivo de la misma, la cual, es el diseño, desarrollo e implementación de un sistema de información.. (p.55)
Metodología de la Red Nacional de Integración y Desarrollo de Software
Libre (MERINDE)
Es concebida para abarcar el desarrollo completo de sistemas de software de
diversa complejidad y magnitud, por lo cual su estructura responde a
desarrollos máximos y deberá adaptarse y dimensionarse en cada momento
de acuerdo a las características particulares de cada proyecto. Está basada
en componentes, lo cual quiere decir que el sistema software en construcción
está formado por componentes software interconectados a través de
interfaces bien definidas. Además, la metodología utiliza el Lenguaje
Unificado de Modelado (Unified Modeling Language, UML) para preparar
todos los diagramas de un sistema software.
Es un proyecto que propone un estándar abierto para el proceso de
desarrollo de software orientado a planes que se estructura describe el
proceso en términos de componentes de proceso, disciplinas, actividades,
artefactos y roles. Esta metodología está fuertemente fundamentada en los
requerimientos del Centro Nacional de Tecnología de Información (CNTI) y
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en varias metodologías como el Proceso Unificado (UP) especialmente.
Fase de inicio: durante esta fase se define el modelo del negocio y el
alcance del proyecto. Se identifican todos los actores y casos de uso. Se
desarrolla, un plan de negocio para determinar qué recursos deben ser
asignados al proyecto.
El aspecto fundamental del análisis de sistema e comprender todas las
facetas importantes de la institución que se encuentran bajo estudio, así
mismo, las investigaciones detalladas requieren el estudio de manuales y
reportes, la observación en condiciones reales de las actividades de trabajo,
en algunas ocasiones muestras de formas y documentos con el fin de lograr
una compresión precisa del proceso en su totalidad.
El análisis fundamentalmente consiste en obtener una visión que se
preocupa de ver que hace el sistema de software a desarrollar, por tal motivo
este se interesa en los requerimientos funcionales. Por otro lado, el diseño es
un refinamiento que toma en cuenta los requerimientos no funcionales, por lo
cual se centra en como el sistema cumple sus objetivos.
Fase de elaboración: su objetivo general es plantear la arquitectura para el
ciclo de vida del producto (ver figura de abajo). Se construye un modelo de la
arquitectura, que se desarrolla en iteraciones sucesivas hasta obtener el
producto final, este prototipo debe contener los casos de uso críticos que
fueron identificados en la fase de inicio. En esta fase se realiza la captura de
la mayor parte de los requerimientos funcionales, manejando los riesgos que
interfieran con los objetivos del sistema, acumulando la información
necesaria para el plan de construcción y obteniendo suficiente información
para hacer realizable el caso del negocio.
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Este tipo de análisis ven los objetos como descripciones de propiedades y
comportamientos requeridos. El diseño actúa como un puente entre las
actividades de análisis que describen los requisitos o propiedades que el
sistema debe tener, y las actividades de implementación que describen la
plataforma de programación y condiciones propias del lenguaje de dicho
sistema.
Fases de construcción: el objetivo general de esta fase es alcanzar la
capacidad operacional del producto de forma incremental a través de las
sucesivas iteraciones. En esta fase todas las características, componentes, y
requerimientos deben ser integrados, implementados, y probados en su
totalidad, obteniendo una versión aceptable del producto comúnmente
llamada versión beta.
Se hace énfasis en controlar las operaciones realizadas, administrando los
recursos eficientemente, de tal forma que se optimicen los costos, los
calendarios y la calidad.
Fase de transición: tiene como objetivo general entregar el producto funcional en
manos de los usuarios finales una vez realizadas las pruebas de aceptación por un
grupo especial de usuarios, para lo que se requerirá desarrollar nuevas versiones
actualizadas del producto, entrenar a los usuarios en el manejo del sistema,
completar la documentación, y en general tareas relacionadas con la configuración,
instalación y usabilidad del producto.
En el diseño, elaboración, construcción y transición de datos de SISACBIN
se empleó MeRinde por considerar que es una metodología que abarca el
desarrollo completo del sistema es un estándar para el proceso de desarrollo
de los sistemas en software libre (SL), por contar con una estructura que
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corresponde a desarrollos máximos del software adaptándose a
características particulares del proyecto.
El sistema esta formado por componentes de software interconectados, a
través de interfaces bien definidas, además se utilizo el Lenguaje Unificado
de Modelado (UML) para preparar todos los diagramas del sistema, sirve
como guía de referencia y modelo a otras comunidades para el desarrollo de
software. Desde la planeación estratégica e identifica la importancia del
proyecto y el ciclo de vida.
Cronograma de Actividades
Imagen N º4
Fuente: Autores
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Estudio de factibilidad
Factibilidad técnica: Los equipos necesarios para el desarrollo de la
aplicación existen en el IUTEB lo que se hace técnicamente factible el
proyecto. Para diseñar y desarrollar el sistema se requiere una serie de
herramientas de tipo software y hardware. Las herramientas seleccionas de
tipo de software se puede seleccionar tanto el sistema operativo Ubuntu,
Canaima entre otros así como XP, entre otros, para efectuar el desarrollo y
almacenamiento del sistema.
La tecnología requerida para el desarrollo del sistema existe actualmente el
Departamento de Bienes Nacionales cuenta con un computador con
capacidad: disco duro de 120, 512 de RAM, tarjeta de red alambrica,
procesador petium 4, equipo en optimas condiciones para la implantación
del sistema.
Factibilidad económica
En esta etapa se debe estudiar el costo que genera el desarrollo del proyecto
y los beneficios, el costo fue para los desarrolladores ya que se utilizo
artículos y equipos de oficinas, transporte, algunos servicios básicos, entre
otros. La institución no incurrió en gastos por contar con los equipos
requeridos y los programadores son estudiantes de la institución.
Es relevante señalar que la institución cuenta con la plataforma tecnológica
requerida para el funcionamiento del sistema.
Factibilidad institucional
El sistema funcionará en la web, al cual se habilitara de forma temporal para
realizar las pruebas técnicas accederá a través de la página oficial de
SISACBIN (www.sisacbin.net63.net/). Los usuarios podrán visualizar la
información que ellos soliciten, sin embargo, no se les permitirá alterar dicha
34
información si no cuenta con los permisos necesarios para realizar este
proceso. Posteriormente se instalara para su total funcionamiento en el
servidor institucional del IUTEB.
Al implementar este sistema en el IUTEB, facilitará el trabajo a los
empleados del departamento de Bienes Nacionales para la administración
de los activos de la institución, reduciendo el tiempo que invierte para la
elaboración de los informes de inventario solicitado.
El jefe del Departamento de Bienes Nacionales y los directivos de la
institución se encuentran en disposición a aceptar los cambios y mejoras que
el sistema ofrezca dentro del entorno de la institución, llevando a la
conclusión de que el sistema es factible operativamente, ya que se cuanta
con la aceptación y la tecnología para desarrollar el sistema con éxito.
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CAPITULO IV
DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
Este capitulo presenta a la aplicación web denominada Sistema
Automatizado para el Control de los Bienes Nacionales (SISACBIN), la cual
permitirá acceso a los diferentes procesos que contienen formularios,
adecuados a los módulos de: usuario, asignación, reasignación, prestamos,
desincorporación y reportes estadísticos, desarrollada bajo una interfaz de
usuario amigable, interactiva y navegable, contiene un conjunto de botones
con atributos relacionados a los módulos que activaran eventos de edición,
consultar y registrar datos, posee un sitio web que contiene información
relacionada al Departamento de Bienes Nacionales con hipervínculos a sitios
web educativos, de igual forma esta normalizada una base de datos con sus
atributos definidos.
La versión 0.01, fue adaptada a los lineamientos exigidos por el
Ministerio del poder popular para las finanzas a través del Sistema Integrado
de Gestión y Control Financiero (SIGECOF). Con el objetivo de mantener la
pertenencia de los procedimientos y el apego de las normas a la vigente
legislación y evitar así su rápida obsolescencia.
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Objetivo General
Administrar los bienes nacionales en el Instituto Universitario de Tecnología
del Estado Bolívar.
Objetivo Específicos
Registrar los usuarios para acceder a la Aplicación Web para el control
de los Bienes Nacionales del Instituto Universitario de Tecnología del
Estado Bolívar.
Controlar el uso de los Bienes Nacionales en el Instituto Universitario de
Tecnología del Estado Bolívar.
Conocer el status de los Bienes Nacionales en el Instituto Universitario de
Tecnología del Estado Bolívar.
Actualizar el stock de inventario en departamento de almacén en el
Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar.
Promover la eficacia y eficiencia en el uso y manejo de los bienes
Nacionales en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Bolívar.
Informar sobre la situación actual de los Bienes Nacionales en el Instituto
Universitario de Tecnología del Estado Bolívar.
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Requerimientos del Hardware:
Como medida para verificar la factibilidad técnica del proyecto se describen a
continuación los requerimientos mínimos necesarios de hardware, para que,
la aplicación pueda funcionar sin mayores problemas; además, se detallan
los requerimientos recomendados del hardware del computador, según los
requerimientos de recursos del software actual.
También se describen las características del computador con el cual cuenta
el Departamento de Bienes Nacionales para trabajar con la aplicación web.
Por otro lado, se requiere de un servidor web para instalar la base de datos, y
de esta manera poder realizar y enviar consultas a la base de datos; el cual
no es necesario comprar uno; ya que, la institución cuenta con nuevos
servidores.
Requerimientos Mínimos del Hardware:
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Cuadro Nº 3
Componentes Descripción
Procesador Pentium III o Celeron
Velocidad
Memoria RAM
1.0 GHz
512 MB, PC-133, modulo SIMM
Disco duro 20 GB
Pantalla Monitor SVGA
Teclado 104 teclas
Mouse Mecánico
Tarjeta de red 10/100Mbs
Unidad de CD ROM Si es requerida
UPS Se recomienda
Fuente: autores
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Requerimientos del sistema:
El sistema requiere de una serie de software que permite el correcto
funcionamiento de la aplicación; entre los cuales tenemos:
Cuadro Nº 4
Software Componentes Descripción
Gestor de bases de
datos MYSQL
El gestor de base de datos, combina el servidor
Web Apache, y los lenguajes programación PHP,
y el lenguaje estructurado de consulta SQL; por
ser software libre no es necesario adquirir licencia
alguna.
Sistema operativo Propietario o Libre
El departamento viene usando el sistema
operativo Windows; sin embargo, se recomienda
que migre a software libre, ya que existe el
decreto presidencial 3390. El cual establece que
la administración pública nacional tiene que
migrar para el uso del software libre.
Fuente: autores
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Requisitos Funcionales
Los requisitos funcionales de la aplicación web, establece que solamente los
usuarios previamente autorizados por el jefe de departamento y registrados
en la base de datos podrán acceder y hacer uso de la aplicación, de igual
forma la aplicación permitirá enviar comentarios para mejorar el
funcionamiento del sistema, adicionalmente los usuarios deberán conocer los
procedimientos administrativos para el uso de los procesos definidos en la
aplicación web.
Requerimientos de entrada
El diseño de entrada consiste en especificar las formas y procedimientos
para la preparación de los datos y la incorporación de los mismos (sin errores
u omisiones) a un procesamiento. Un buen diseño de entrada es fundamental
para obtener una buena salida. Además el diseño de entrada facilita que el
usuario pueda interactuar con el sistema de manera eficiente.
Los requerimientos de entrada abarcan una serie de aspectos que se deben
de tenerse en cuenta a la hora de realizar el diseño de entrada de datos; a
continuación se detallan los puntos sobre los cuales se hará el diseño de
entrada:
Datos de entrada
Recursos que utiliza el sistema para la captura de datos
La codificación de los datos
Diálogos para ayudar a los usuarios a ingresar los datos en el sistema
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El diseño de entrada del sistema tendrá los siguientes objetivos:
Efectividad: servirá a los propósitos del sistema.
Exactitud: Sera el fiel reflejo de lo que se quiere reflejar.
Amigabilidad y simplicidad: El diseño de entrada de datos tendrá una
estructura sencilla, lo cual, facilitara la incorporación directa de datos
por los usuarios, evitando confundirlo.
Consistencia y coherencia: Los medios de entrada tendrán formato
similar, al utilizado en el sistema actual; de manera tal que se facilita la
interacción del usuario con el sistema.
Datos de Entrada:
Los datos de entrada se introducen a través de los siguientes campos; a los
entre otras, estas experiencias fueron muy positivas en nuestro desarrollo
como profesionales y como personas pues conocimos la información de
primera mano, es decir, por los afectados directos conociendo factores
cuantitativos y cualitativos de las comunidades.
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En este último año nuestras debilidades como equipo las convertimos en
fortalezas, dimos tropiezos pero solventamos las diferencias continuamos y
es por que hoy presentamos el Sistema Automatizado para el Control de los
Bienes Nacionales (SISACBIN) versión 0.01, fruto de nuestra constancia y
nuestro esfuerzo.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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M.P. Uruguay. Borras L. (1992). Pequeña y Mediana Empresa Editorial OSEANO. España Brito, J. (1992). Como elaborar una tesis. Editorial CENDES. UCV. Venezuela Cabrera J. (1999) Sistemas Prototipo de Sitio Web para ventas On-Line.
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