MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ÁREA DE DESARROLLO Y BIENESTAR ESTUDIANTIL EN EL I.U.T.E.T UBICADO EN EL SECTOR SANTA ROSA, MUNICIPIO TRUJILLO ESTADO TRUJILLO Autores: T.S.U. Lujano, Marielena 14310191 T.S.U. Peña Matheus, Lisbeth 16882072 T.S.U. Mejía, María Virginia 15827673 T.S.U. Bravo, Yoel 16014251 T.S.U. Briceño, Jhonny 18034732 Tutora Académica:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ÁREA DE DESARROLLO Y BIENESTAR ES-TUDIANTIL EN EL I.U.T.E.T UBICADO EN EL SECTOR SANTA ROSA, MUNICIPIO TRUJILLO ESTADO TRUJI-
LLO
Autores:
T.S.U. Lujano, Marielena 14310191
T.S.U. Peña Matheus, Lisbeth 16882072
T.S.U. Mejía, María Virginia 15827673
T.S.U. Bravo, Yoel 16014251
T.S.U. Briceño, Jhonny 18034732
Tutora Académica:
Lcda. Aracelis Valera
Junio, 2013
Comunidad a estudiar: IUTET Extensión Trujillo
Ubicación Geográfica del Sector Santa Rosa
Estado Trujillo
Figura 1. Castellanos 2007
Municipio Trujillo
Figura 2. Castellanos 2007
Lo que antecede permite mencionar que, el sector Santa Rosa se
encuentra ubicado en el municipio Trujillo del Estado Trujillo en las siguientes
líneas se hace mención a los detalles limítrofes de esta localidad: Por el
Norte con la Parroquia José de La Cruz Carrillo Terán, por el Este con la
Parroquia Matriz, por el Sur con las Parroquias Matriz y Chiquinquirá, por el
Oeste con las Parroquias Pampanito del Municipio Pampanito y Tres
I.U.T.E.T Extensión
Trujillo
I.U.T.E.T Extensión
Trujillo
I.U.T.E.T Extensión
Trujillo
Esquinas del Municipio Trujillo.
RESEÑA HISTORICA DEL MUNICIPIO TRUJILLO Y DEL SECTOR SANTA
ROSA
Es de hacer notar, que ocho mil seiscientos veinticuatro kilómetros
cuadrados conforman el territorio del estado andino más pequeño y cordial;
su capital lleva el mismo nombre, pero ha sido denominada ciudad portátil
debido al peregrinar de sus moradores durante 14 años. Trujillo aun
conserva el encanto de sus casas coloniales, arcos estilo español, llenos de
recuerdos pertenecientes a épocas pasadas, carreteras rodeadas de
hermosos e inolvidables lugares de este Estado, cuyos pintorescos pueblos y
ciudades se destacan por su importancia histórica. El Estado Trujillo, es una
tierra hospitalaria donde el visitante siente la paz como uno de los más
Utensilios (Lápices, Borradores, sacapuntas, entre otros). 150,00bsf
Reservas del equipo investigador 500,00bsf
TOTAL 2080,00bsf
Equipo investigador 2013
Nombre de las Instituciones Vinculadas al Proyecto
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria
IUTET
Problemas, Necesidades o intereses del contexto
Diagnóstico situacional
El equipo de investigación inicio al desarrollo del proyecto acudiendo al IUTET Extensión
Trujillo, específicamente al área de desarrollo y bienestar estudiantil que es la unidad a la
cual se le elaborará el manual de normas y procedimiento, esta visita se realizó con el
respectivo permiso al Jefe del área Prof. Luis Manuel Montenegro entregando carta en la
cual se especificaba el motivo de la visita y se hizo una solicitud de aceptación para el
desarrollo del proyecto socio integrador dentro de la respectiva unidad administrativa, el cual
era reiterado verbalmente por los integrantes del equipo de investigación.
El equipo de investigación ha ido recopilando información de los diferentes
procedimientos que se desarrollan en la oficina, las actividades realizadas en el IUTET
comenzaron el día martes 22 de Octubre de 2013, comenzando una reunión con la el Prof.
Luis Montenegro y la Licenciada Evelyn Franco, asistente administrativo de ADBE Extensión
Trujillo dándole a conocer el trabajo que se va a realizar. y se fijó fechas para la elaboración
del trabajo que se iba a realizar en dicho organismo, a continuación el plan elaborado de las
visitas
Plan de visitas al IUTET Extensión Trujillo.
Día Para que motivo Departamento Con quien
22/10/2013Entrega de Carta de Aceptación y Planteamiento de nuestro Pro-yecto
Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil IU-TET Extensión Trujillo
Lcda. Evelyn Franco. Asis-tente Administrativo
05/11/20131ra Discusión de los procedi-mientos que en ADBE se reali-zan
Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil IU-TET Extensión Trujillo
Lcda. Evelyn Franco. Asis-tente Administrativo
12/11/20132da Discusión de los procedi-mientos que en ADBE se reali-zan
Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil IU-TET Extensión Trujillo
Ing. Luis Montenegro. Jefe de ADBE Y Lcda. Evelyn
Franco. Asistente Adminis-trativo
19/11/2013
3ra Discusión de los procedi-mientos que en ADBE se reali-zan y análisis de los avances en el manual propuesto
Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil IU-TET Extensión Trujillo
Lcda. Evelyn Franco. Asis-tente Administrativo
27/11/2013
Presentación de avance en la redacción de los procedimientos propuestos en el manual, Lluvia de ideas con los integrantes del área
Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil IU-TET Extensión Trujillo
Ing. Luis Montenegro. Jefe de ADBE Y Lcda. Evelyn
Franco. Asistente Adminis-trativo
DEPENDENCIA: Unidad de Desarrollo y Bienestar Estudiantil IUTET Extensión Trujillo
PROCESO: Manual de Normas y Procedimientos del Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil IUTET Extensión Trujillo
PROPÓSITO: Servir de guía a los funcionarios del Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil IUTET Extensión Trujillo, proporcionando en forma clara, ordenada, detallada y sistemática, información que les sirva de soporte al momento de ejecutar los procedimientos que en él se contemplan.
RESPONSABLE: Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil IUTET Extensión Trujillo
El presente documento ha sido diseñado con la intención de coordinar, agilizar, controlar
y orientar todas las actividades, a fin de establecer de manera ordenada y sistemática los
procesos administrativos que se realizan. Es importante señalar que las acciones a seguir
contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos, podrán optimarse a medida
que los procesos sean cada vez más prácticos lo cual permitiría la flexibilidad adecuada en
la búsqueda permanente de alcanzar la eficacia en la gestión administrativa. Es importante
destacar que el siguiente manual como material de consulta, ya que contiene los elementos
fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad de los procedimientos que
realiza el Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil del IUTET Extensión Trujillo.
Este Manual está conformado por: Normas de cumplimiento obligatorio de los
procedimientos administrativos, descripción del procedimiento, bases legales, flujograma con
sus respectivas entradas y salidas, formularios e instructivos, así como un glosario de
términos que permitirá al usuario facilitar su interpretación.
Este Manual está fundamentado en las leyes y reglamentos que rigen la materia y
especialmente lo establecido en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, quedando bajo la responsabilidad del Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil
del IUTET Extensión Trujillo el hacer cumplir las disposiciones contenidas en él, así como
- La infraestructura debe adecuarse a las personas con todo tipo de discapacidad.
- Las instalaciones y ambientes, pisos, paredes, sanitarios, cavas, almacenes,
despensas, equipos y utensilios, antes de concluir la jornada de trabajo, serán
dejados en buen estado de limpieza.
- Los utensilios y equipos utilizados en la preparación de alimentos serán
esterilizados diariamente antes de concluir la jornada de trabajo.
El servicio de alimentación y nutrición, se cumplirá durante el lapso establecido para las
actividades del calendario académico del instituto.
El servicio de alimentación y nutrición debe atender solo a estudiantes regulares del
Instituto.
Para hacer uso del servicio el comedor los estudiantes deberán presentar alguno de
estos documentos:
o Carnet estudiantil vigente
o Fotocopia de la cedula de identidad y horario de clase
o Fotocopia de la cedula de identidad y constancia de estudio
o Fotocopia de la cedula de identidad y carnet de biblioteca.
o Estos documentos son intransferibles
Los usuarios deberán registrarse, ante el dispositivo de control de acceso ubicado en los
comedores.
Tendrán trato preferencial las personas en condición de discapacidad, mujeres
embarazadas; por tanto, se les dará prioridad para su acceso a los comedores
universitarios y se les prestará toda la ayuda necesaria.
El horario de atención del Servicio del Almuerzo será de 11:30am a 02:00 pm y el
servicio Cena será de 5:30 pm a 7:00 pm.
Son obligaciones de los usuarios del servicio de comedor:
o Mantener las normas de educación y buenas costumbres
o Emplear un tono de voz y vocabulario adecuados.
o Mantener un comportamiento que contribuyan a preservar el clima de convivencia
dentro de las instalaciones, una conducta cónsona con los principios y valores del
instituto.
o Queda prohibido ingerir bebidas alcohólicas y fumar dentro de las inhalaciones del
comedor
o Respetar el orden de la fila y acceder al riel de servicio en forma ordenada. Igual-
mente, deberán acatar las instrucciones impartidas por los operadores (becario)
del sistema de control de acceso o el nutricionista responsable del comedor.
o Los usuarios podrán reportar al nutricionista responsable del comedor, de manera
verbal o escrita, cualquier novedad sobre el servicio
.
.
PROCEDIMIENTO
Área de Desarrollo Bienestar Estudiantil
Trabajador Social
Verificación del cumplimiento del menú establecido por el nutricionista Control del número de comensales diarios Verificación de los certificados de salud del personal adscrito al comedor (cocineras y
personal de mantenimiento) Verificación del cumplimiento de las normas de salubridad e higiene de las instalacio-
nes del comedor
Jefe de Área
Asigna la cantidad de platos a servir semanalmente Tramitación de Pago Mensual al Proveedor del servicio Coordinación de reuniones y acuerdos entre el proveedor del servicio y comunidad
educativa
Programa de Asignación Económica
NORMAS GENERALES
El Área de desarrollo y bienestar estudiantil como entes responsables de la calidad de
vida estudiantil está encargada del desarrollo y ejecución de los programas de
asignación económica institucional, debiendo establecer mecanismos de revisión y
evaluación conjuntamente con las instancias de control de estudio, a fin de simplificar la
emisión de documentos probatorios de los estudiantes,
Los programas de Asignación Económica Estudiantil forman parte de los servicios
estudiantiles bajo la modalidad de atención personalizada, los cuales implican una
asignación económica recurrente o no, y se considera la condición particular en que se
encuentra el estudiante.
Los programas de Asignación Económica recurrente estipula el pago de un monto en
bolívares fuertes mensual, cubriendo los periodos vacacionales, sin implicar bajo ningún
concepto pagos extras o bonificaciones especiales, y son excluyentes entre sí, estos
programas son: Becas, ayudantías, preparadurías, ayudas eventuales y económicas.
PROGRAMA DE AYUDANTIA
Su objetivo fundamental es contribuir con la formación integral del estudiante,
promoviendo valores como la responsabilidad, cooperación, disciplina y solidaridad con una
visión de formación del estudiante desde el trabajo, vinculándolo con las necesidades reales
del país. El Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil tendrá como obligación velar, por el
buen desarrollo del programa, haciendo prevalecer los derechos y necesidades del
estudiante, por encima de las unidades donde se realicen las actividades.
Asignación de ayuda económica mensual. El beneficiario debe desarrollar actividades
asociadas a su área de formación académica en un número de horas máximas fijada por el
MPPEU. Se incluyen actividades culturales o deportivas en representación de la institución.
Este beneficio puede ser otorgado desde el momento del ingreso a la institución, durante
un lapso académico, incluyendo el receso vacacional a fin de apoyarles en su
prosecución académica y desarrollo integral.
Este beneficio se otorga por un periodo académico, renovable en el siguiente lapso,
cumpliendo los requerimientos exigidos como (inscribirse en el trimestre correspondiente,
cumplir con las asistencias académicas, rendimiento satisfactorio, mostrar una conducta
y comportamiento adecuado).
Para el otorgamiento de la beca se atenderán las solicitudes de los estudiantes que
reúnan los requisitos y consignen los recaudos que a continuación se mencionan:
o Llenar “Formulario de Asignación Económica”
o Fotocopia de la cedula de identidad
o Constancia de Estudios Vigente
o Original del horario de clases
o Constancia de calificaciones
o Fotografía tipo carnet
o Demostrar necesidad socio económica
o Tener rendimiento académico satisfactorio correspondiente a la aprobación del 75%
de las materias inscritas
o No tener asignación económica de otra Institución
El monto de cancelación de este beneficio, será establecido según lineamientos del
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, y se canalizará a través de
una institución financiera, que fijara los términos y condiciones bajo los cuales se llevar
a cabo la realización del mismo.
- Es responsabilidad del Área de Trabajo Social del Área de Desarrollo y Bienestar
Estudiantil informar al estudiante de los recaudos que deben presentar en la
institución financiera para efectuar el retiro de los fondos que les corresponden, así
como la fecha, ubicación y horario de la oficina del banco, donde efectuaran el
cobro del mismo
PREPARADURIAS Y ASISTENTES DE INVESTIGACION
Es el desarrollo de actividades de asistencia en la docencia o en áreas de investigación
con el fin de contribuir a fortalecer el desempeño de sus compañeros estudiantes.
o Los criterios o baremos para la selección.
o Evaluación del desempeño serán diseñados por los departamentos académicos de
cada carrera.
o La unidad de bienestar estudiantil será responsable al desenvolvimiento del estudian-
te.
o El estudiante tendrá derecho a un certificado donde se reflejen las competencias de-
sarrolladas durante su permanencia en el programa a modo de reconocimiento de su
formación integral.
AYUDAS EVENTUALES
Establece un monto una sola vez por el periodo académico, a estudiante bajo situaciones
excepcionales, cumpliendo con los siguientes requisitos:
Requerimientos de carácter médico. odontológico, académico y personal, dirigido a
estudiantes de escasos recursos económicos, con el propósito de coadyuvar de manera
inmediata y eficaz a la cobertura total o parcial de la necesidad manifestada.
MÉRITO ACADÉMICO
Otorga premios o reconocimientos como incentivos para aquellos estudiantes estacados
por su desempeño académico.
PROCEDIMIENTO
Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil
Trabajador Social
Es la unidad de apoyo técnico operativo orientado fundamentalmente a la atención social y
económica de la población estudiantil.
Planificar, Coordinar y ejecutar los programas y actividades que correspondan al área
de Trabajo social
Orientar al estudiante sobre el uso adecuado de los servicios.
Participar en comisiones inherentes al área de trabajo social(Comisión Técnica de
Ayudas Estudiantiles, FAMES, FUNDAYACUCHO)
Estudiar y analizar problemas que afecten determinados sectores de la población
estudiantil, aplicando método GRAFART de trabajo social de caso y de grupo en
atención a situaciones específicas.
Discutir casos específicos conjuntamente con el equipo interdisciplinario, cuando el
caso lo requiere.
Programar y planificar las diferentes actividades a ejecutar en el trimestre
Atención de los estudiantes en la entrega y recepción de planillas para la solicitud de
beneficio de los programas socio-económicos
Verificar el estatus, record académico de los estudiantes mediante el sistema de
control de estudios para la asignación económica.
Verificar el estatus, record académico de los estudiantes mediante el sistema de
control de estudios
Planifica las visitas domiciliarias requeridas para los casos de los estudiantes.
Planificar y realizar visitas domiciliaria, llena formulario “Estudio Socio Económico” con
el fin de verificar la estratificación del estudiante de acuerdo a información
suministrada en entrevistas realizada y anexa al expediente.
Asistente Administrativo
Recibe mensualmente en físico y digital formulario “Listado de Estudiantes Benefi-
ciados”, con esta información prepara los siguientes formularios:
o Nómina de estudiantes que disfrutan del Programa Becas, Ayudantía, Pa-
santía, y Preparaduría.
Elabora comunicación dirigida al IUTET sede Central para la debida autorización a
la entidad bancaria para la cancelación de los programas socio-económicos e impri-
me en dos originales.
Elabora Justificación de Tramitación de Pago dirigida a la sede central del IUTET,
específicamente al Departamento de Desarrollo y Bienestar Estudiantil e imprime
en dos originales.
Llena formulario “Tramitación de Pago” en siete (7) originales.
Elabora un (2) ejemplares contentivo cado uno de la siguiente documentación:
- Seis originales formulario “Tramitación de Pago”, Comunicación dirigida a al Jefe
de DOBE, formulario “Relación de Pago por Programas, formulario “Nomina de
estudiantes que disfrutan del Programa Becas, Ayudantía, Pasantía y
Preparaduría”
Hace entrega al Jefe de todos los documentos.
Jefe de Área:
Recibe documentos, efectúa la verificación de la información, presentándose lo si-
guiente:
- De existir observaciones, indica modificaciones, registra y devuelve al
Asistente administrativo quien hará su corrección
- De no existir observaciones, coloca firma en los documentos, como resultado
de la verificación efectuada
Hace entrega de la documentación a la Secretaria
Secretaria del Área:
Recibe ejemplares.
Seguidamente procede a gestionar firmas y sellos correspondientes para la tramita-
ción del pago, una vez obtenidas las firmas autorizadas, hace entrega de 1er ejem-
plar al Departamento de Desarrollo y Bienestar Estudiantil de la Sede Central del IU-
TET.
Recibe documentación.
Envío del ejemplar “Formulario Nomina de estudiantes que disfrutan del Programa
Becas, Ayudantia, Pasantía, y Preparaduría” y transmite vía correo electrónico a La
Sede Central DOBE del IUTET
Archivo de documentación.
AYUDAS EVENTUALES (OCASIONAL, MERITO ACADEMICO Y AYUDA
ECONOMICA)
NORMAS GENERALES
. El Área de Desarrollo y Bienestar Estudiantil, es una unidad adscrita al Departamento de
Desarrollo y Bienestar Estudiantil del Instituto Universitario de Tecnología del Estado
Trujillo, que se encarga de administrar las diversas actividades dirigidas al estudiante,
para que aproveche al máximo las oportunidades que le ofrece la institución a fin de
contribuir en su desarrollo integral, y su adaptación a la vida universitaria y profesional
Estos programas están dirigidos a atender las necesidades de los estudiantes en las
áreas socio económicas, salud y en general en todas aquellas actividades que permitan
un desarrollo sano y un mejor desempeño académico.
Ayuda Ocasional
La Ayuda Ocasional se hará en función de las necesidades planteadas por el estudiante