Prototype Sistem Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Pada Manajemen Rantai Pasok Departemen Abaka CV. Natural Palembang

PROTOTYPE SISTEM PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN PADA MANAJEMEN RANTAI PASOK DEPARTEMEN ABAKA

CV. NATURAL PALEMBANG

Hermawan Agustian, S.SI1, Fathoni, MMSI.2, Ahmad Rifai, M.T3

1,2,3Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya, IndralayaEmail : [email protected]

ABSTRAK

CV. Natural merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang pembuatan karpet dan alas interior. Sebagai perusahaan manufaktur, CV. Natural selalu memasok bahan baku, memproduksi barang, maupun mengirimkannya ke konsumen. Hal ini berkaitan dengan penerapan supply chain mangement (SCM). Saat ini ada beberapa masalah yang muncul pada penerapan SCM di CV. Natural yaitu data persediaan bahan baku tidak akurat, hasil produksi tidak sesuai, dan kehilangan bahan baku. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk menganalisa sistem perencanaan dan pengendalian persediaan bahan baku pada manajemen rantai pasok departemen Abaka CV. Natural. Metode yang digunakan untuk menganalisa persediaan bahan baku adalah Economic Order Quantity (EOQ). Metode ini dapat digunakan apabila pola permintaan kebutuhan bersifat terus menerus dan tingkat kebutuhan yang konstan. Dengan adanya sistem ini perusahaan dapat menjamin persediaan dan kelancaran arus bahan baku serta mengetahui kebutuhan optimal setiap bahan baku, nilai safety stock, reorder point, maximum inventory dan total inventory cost.

Kata Kunci : economic order quantity, persediaan, supply chain mangement

PENDAHULUANCV. Natural merupakan perusahaan

manufaktur yang bergerak di bidang pembuatan karpet dan alas interior dengan pangsa pasar utama luar negeri. Perusahaan yang berdiri sejak 1986 ini memproduksi berbagai jenis, model dan ukuran karpet yang terbuat dari bahan kayu jelutung, kayu jati,kayu karet,kayu akasia,kayu pulih dan serat daun pisang Abaka. Perusahaan ini juga memproduksi berbagai produk alas interior seperti place mate, trivet dan coaster (alas meja, tatakan dan berbagai jenis alas meja lainnya).

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, CV. Natural tidak lepas dari aktivitas memasok bahan baku, memproduksi barang, maupun mengirimkannya ke pemakai akhir. Hal ini tentunya berkaitan dengan penerapan supply chain mangement (manajemen rantai pasok), tidak ada perusahaan yang bisa lepas dari kebutuhan untuk memahami konsep-konsep supply chain management selama masih ingin beroperasi secara kompetitif di dunia bisnis. Konsep SCM merupakan pengembangan dari sistem logistik, yang menekankan perusahaan untuk menjamin

adanya persediaan. Menurut Enslow dalam Lina (2008), integrasi aliran persediaan melalui rantai pasokan merupakan suatu hal penting untuk mencapai kapabilitas perusahaan dalam men-supply konsumen. Tujuan utama membangun SCM adalah untuk memperkuat hubungan baik antara manufaktur dengan pemasok dan saluran distribusinya sehingga perusahaan akan lebih responsif dan kapabilitasnya memungkinkan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

Saat ini bahan baku utama dan pelengkap yang digunakan CV. Natural di pesan dari supplier dalam negeri,khusus bahan baku utama serat pisang Abaka dipasok dari Amerika Latin (Ekuador) dan Filiphina dengan jumlah cukup besar dan harga relatif mahal. Jarak antar negara bahkan benua tentunya berdampak pada lamanya waktu pemesanan bahan, jika tidak memiliki jadwal perencanaan pemesanan bahan baku yang tepat maka akan berdampak pada aktivitas produksi, perlu diketahui bahwa satu jenis produk bisa mencapai 90% bahan baku utama.

Penerapan supply chain management (SCM) yang berjalan pada CV. Natural

1

sekarang terbilang belum efektif dan efisien hal ini dikarenakan munculnya beberapa masalah yang sering terjadi seperti jumlah hasil produksi kadang tidak sesuai apa yang diharapkan pihak manejemen, pemakaian bahan baku yang tidak efektif, kehilangan bahan baku, dan salah pendistribusian bahan baku ke departemen lain,dimana ada dua departemen yang mengelola bahan baku utama yang sama yaitu Departemen Abaka dan Departemen Natural. Selain itu juga, semua transaksi data yang dilakukan CV. Natural mengandalkan sistem pengelolaan paper based. Data pemesanan barang, pencatatan barang masuk, pencatatan stok bahan baku,pencatatan barang jadi di gudang masih bersifat manual.

Penggunaan teknologi informasi hanya sebatas pencatatan dan pelaporan transaksi saja sedangkan untuk pencarian data masih menggunakan arsip-arsip hasil laporan. Sistem yang berjalan seperti ini membuat informasi yang di dapat pada divisi-divisi yang terlibat pada manajemen rantai pasok departemen Abaka berjalan lambat dan kurang akurat karena tidak adanya relasi antar divisi untuk berbagi data. Oleh karena itu, penerapan konsep supply chain management pada sistem perencanaan dan pengendalian persediaan sangat diperlukan.

Untuk metode yang digunakan dalam menganalisa persediaan kasus seperti ini ialah EOQ (Economic Order Quantity) alasannya karena pola permintaan kebutuhan bahan baku bersifat terus menerus dan tingkat kebutuhan yang konstan.

Dari uraian diatas, penulis tertarik mengangkat masalah tersebut menjadi penelitian ilmiah dengan judul ”Prototype Sistem Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Pada Manajemen Rantai Pasok Departemen Abaka CV. Natural Palembang”.

TujuanAdapun tujuan dari penelitian ini adalah :1. Untuk menjamin persediaan dan

kelancaran arus bahan baku yang ada di departemen Abaka CV. Natural.

2. Untuk mengetahui kebutuhan optimal setiap bahan baku, nilai safety stock, reorder point, maximum inventory dan total inventory cost.

TINJAUAN PUSTAKAPersediaan

Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku,persediaan bahan setengah jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan ke dalam proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan. Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan usaha umumnya memiliki persediaan.

Biaya PersediaanBiaya persediaan menurut Baroto (2002)

adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat adanya persediaan. Biaya tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :1. Harga pembelian, yaitu biaya yang

dikeluarkan untuk membeli barang, besarnya sama dengan harga perolehan sediaan itu sendiri atau harga belinya. Pada beberapa model pengendalian sistem persediaan, biaya tidak dimasukkan sebagai dasar untuk membuat keputusan.

2. Biaya pemesananan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari pemasok. Biaya ini meliputi biaya pemrosesan pesanan, biaya ekspedisi, upah, biaya telekomunikasi, biaya dokumentasi/ transaksi, biaya pengepakan, biaya pemeriksaan, dan biaya lainnya yang tidak tergantung jumlah pesanan.

3. Biaya penyiapan (set up cost) adalah semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan produksi. Biaya ini terjadi bila item persediaan diproduksi sendiri dan tidak membeli dari pemasok. Biaya ini meliputi biaya persiapan peralatan produksi, biaya mempersiapkan mesin (set up), biaya mempersiapkan tenaga kerja langsung, biaya perencanaan dan penjadwalan produksi, dan biaya-biaya lain yang besarnya tidak tergantung pada jumlah item yang diproduksi.

4. Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan dalam penanganan atau penyimpanan material, semi finished product, sub assembly, atau pun produk

2

jadi. Biaya ini besarnya tergantung dari lamanya penyimpanan dan jumlah yang disimpan.

5. Biaya kekurangan persediaan. Bila perusahaan kehabisan barang saat ada permintaan, maka akan terjadi stock out. Stock out menimbulkan kerugian berupa biaya akibat kehilangan kesempatan mendapatkan keuntungan atau kehilangan pelanggan yang kecewa dan beralih ke pesaing. Biaya ini sulit diukur karena berhubungan dengan good will perusahaan.

Pengendalian PersediaanMenurut Baroto (2002) model-model

pengendalian persediaan tradisional mengasumsikan waktu yang diperlukan untuk pemenuhan kebutuhan (lead time) adalah konstan. Secara aktual, asumsi ini sulit dipenuhi karena banyak masalah yang tak dapat dihindarkan sehingga pesanan tidakdapat terkirim sesuai dengan waktu yang diperkirakan. Sedangkan menurut Assauri (2004) pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan yang ditujukan agar persediaan atau stock yang ada tidak akan mengalami kekurangan dan dapat di jaga tingkat yang optimal sehingga biaya persediaan dapat minimal.

Peramalan Kebutuhan Persediaan Dalam penelitian ini, kebutuhan

bahan baku departemen Abaka CV. Natural pada tahun 2014 dan selanjutnya belum diketahui. Oleh karena itu perlu dilakukan peramalan kebutuhan bahan baku, penulis menggunakan metode Trend Projection. Teknik ini menyesuaikan dengan garis trend suatu rangkaian titik-titik data historis suatu perusahaan dan kemudian diproyeksikan dengan ramalan periode yang akan datang.

Adapun bentuk persamaan garis linear adalah:

Ŷ=a+bXKeterangan:

Ŷ = Peramalan kebutuhan bahan baku

a = Konstanta penggunaan bahan baku

b = Bilangan waktu untuk satuan waktu

X = Satuan waktu (bulan)

Metode Economic Order QuantityDalam menganalisa data yang akan

digunakan untuk mendapatkan jumlah persediaan bahan baku yang optimal, penulis menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ), dipilihnya metode ini dikarenakan jumlah permintaan kebutuhan bahan baku yang terjadi di CV. Natural Palembang sifatnya terus-menerus dan konstan. Perusahaan memesan bahan baku dalam bentuk paket atau lot dan tidak pernah mengalami kehabisan stock sampai pada titik nol. Dari fakta yang terjadi seperti ini maka pemilihan metode EOQ sangatlah tepat.

EOQ adalah kuantitas bahan yang dibeli pada setiap kali pembelian dengan biaya yang paling minimal (Sutrisno, 2001). Keuntungan atau kelebihan dari model pengadaan berdasarkan metode EOQ ini adalah dapat dilakukannya perencanaan dan pengendalian pengadaan barang, apabila dilakukan pencatatan, pelaporan dan sistem informasi yang memadai akan menghasilkan perencanaan yang mendekati kenyataan sehingga akan diperoleh persediaan yang minimal dan meningkatkan ketersediaan, dapat menekan biaya yang harus disediakan, pengawasan dan monitoring persediaan dilakukan secara terus menerus untuk menghindari resiko penumpukan barang dan keterlambatan pembelian (Fuad, 2006:108). Perhitungan EOQ adalah sebagai berikut:

EOQ=√ 2 SDH

Keterangan :EOQ = Kuantitas pembelian

optimalS = Biaya pemesanan setiap kali

pesanD = Penggunaan bahan baku per

tahunH = Biaya penyimpanan per unit

Menurut Ahyari (1995), untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka perusahaan harus memenuhi beberapa faktor tentang persediaan bahan baku. Adapun faktor-faktor tersebut adalah:1. Perkiraan Penggunaan

Perkiraan bahan baku ini merupakan perkiraan tentang berapa besar jumlahnya bahan baku yang akan dipergunakan oleh

3

perusahaan untuk keperluan produksi pada periode yang akan datang.

2. Harga dari BahanHarga bahan baku ini merupakan

dasar penyusunan perhitungan berapa besar dana perusahaan yang harus disediakan untuk investasi dalam persediaan bahan baku tersebut. Sehubungan dengan masalah ini, maka biaya modal (cost of capital) yang dipergunakan dalam persediaan bahan baku tersebut harus pula diperhitungkan.

3. Biaya-Biaya PersediaanDalam hubungannya dengan biaya-

biaya persediaan ini, maka digunakan data biaya persediaan yaitu:a. Biaya penyimpanan (holding cost /

carrying cost)b. Biaya pemesanan atau pembelian

(ordering cost / procurement cost)4. Pemakaian Senyatanya

Pemakaian atau penggunaan bahan baku senyatanya dari periode-periode yang lalu (actual demand) merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan karena untuk keperluan proses produksi akan dipergunakan sebagai salah satu dasar pertimbangan dalam pengadaan bahan baku pada periode berikutnya.

5. Waktu Tunggu (Lead Time)Waktu tunggu (lead time) adalah

tenggang waktu yang diperlukan (yang terjadi) antara saat pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku itu sendiri. Waktu tunggu ini perlu diperhatikan karena sangat erat hubungannya dengan penentuan saat pemesanan kembali (reorder point). Dengan waktu tunggu yang tepat maka perusahaan akan dapat membeli pada saat yang tepat pula, sehingga resiko penumpukan persediaan atau kekurangan persediaan dapat ditekan seminimal mungkin.

6. Persediaan Pengaman (Safety Stock)Persediaan pengaman merupakan

suatu persediaan yang dicadangkan sebagai pengaman dari kelangsungan proses produksi perusahaan. Persediaan pengaman diperlukan karena dalam kenyataannyajumlah bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi tidak selalu tepat seperti yang direncanakan.

Perhitungan safety stock adalah sebagai berikut (Rangkuti dalam Indrayati, 2007):

Safety Stock (SS)=Zq

q=√ (€ X−Y ) ²n

Keterangan :Z = Standar DeviasiQ = Kuadrat erorX = Penggunaan bahan baku

senyatanyaY = Perkiraan penggunaan bahan

baku

7. Pemesanan kembali (Reorder Point)Reorder point adalah saat atau waktu

tertentu perusahaan harus mengadakan pemesanan bahan dasar kembali, sehingga datangnya pesanan tersebut tepat dengan habisnya bahan dasar yang dibeli, khususnya dengan metode EOQ (Gitosudarmo, 2002). Perhitungan ROP adalah sebagai berikut:

ROP=Safety Stock+(Lead Time x Q)

Keterangan :ROP = Reorder Point

Q = Penggunaan bahan baku rata- rata per hari

Lead time = Waktu tunggu

Supply Chain ManagementMenurut Simchi-Levi et al (1999), SCM

adalah suatu pendekatan dalam mengintegrasikan berbagai organisasi yang menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang, yaitu supplier, manufacturer, warehouse dan stores sehingga barang-barang tersebut dapat diproduksi dan didistribusikan dalam jumlah yang tepat, lokasi yang tepat, waktu yang tepat dan biaya yang seminimal mungkin.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa SCM adalah suatu rantai pengadaan barang kepada pelanggan dalam rangka menjamin ketersediaan material dan meminimalkan biaya.

Tujuan Supply Chain ManagementTujuan dari supply chain management

adalah untuk memaksimalkan nilai keseluruhan

4

yang dihasilkan untuk memenuhi kebutuhan dan permintaan pelanggan. Disisi lain tujuannya untuk meminimalkan biaya keseluruhan (biaya pemesanan,biaya bahan baku,biaya transportasi,dll)(Chopra dan Mendl,2004:5).

Pembagian Supply Chain ManagementMenurut Turban (2004:301), pembagian

dari supply chain management terdiri dari tiga komponen utama, yaitu :1. Upstream Supply Chain

Bagian upstream (hulu) supply chain meliputi aktivitas dari suatu perusahaan manufacturing dengan para penyalurnya (yang mana dapat manufactures, assemblers, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada para penyalur mereka (para penyalur second-tier). Di dalam upstream supply chain, aktivitas utama adalah pengadaan.

2. Internal Supply ChainBagian dari internal supply chain

meliputi semua proses inhouse yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur kedalam keluaran organisasi itu. Di dalam internal supply chain, perhatian yang utama adalah manajemen produksi,pabrikasi, dan pengendalian persediaan.

3. Downstrean Supply ChainDownstrean (Hilir) Supply Chain

meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Pada komponen ini, perhatian diarahkan pada distribusi,pergudangan, transportasi dan after-sales service.

Entitas Supply Chain ManagementMenurut Pujawan (2005), Bila mengacu

pada perusahaan manufaktur,maka kegiatan-kegiatan utama yang masuk klasifikasi supply chain management adalah :a. Pengembangan produkb. Pengadaaanc. Perencanaan dan pengendaliand. Operasi atau produksie. Pengiriman atau distribusi

METODE PENELITIANObjek Penelitian

Objek penelitian ini adalah departemen Abaka CV.Natural Palembang yang beralamat di Jl. Sukarela KM.7 No.508 Palembang.

Jenis DataAdapun jenis data yang digunakan pada

penelitian tugas akhir ini adalah :1. Data Primer

Data primer adalah data yang dikumpulkan oleh peneliti secara langsung dari objek yang diteliti. Untuk mendapatkan data primer ini penulis melakukan observasi langsung ke objek penelitian dan mengadakan wawancara dimana opini atau jawaban dari responden dijadikan data primer.

2. Data SekunderData sekunder adalah data yang

diperoleh atau dikumpulkan peneliti dari berbagai sumber yang telah ada untuk digunakan sebagai referensi penelitian. Dalam hal ini penulis mendapatkan data sekunder dari jurnal, buku, skripsi atau tugas akhir penelitian sebelumnya dan media internet.

Metode Pengumpulan DataUntuk memperoleh data yang diperlukan

penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut:1. Wawancara atau Interview

Pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam menunjang kelengkapan data melalui metode wawancara atau interview. Penulis melakukan tanya jawab Proses wawancara dilakukan selama proses penelitian berlangsung dengan menentukan jadwal dan menyiapkan list pertanyaan agar mendapatkan data-data sesuai dengan kebutuhan.

2. ObservasiMetode yang digunakan dalam

pengumpulan data tidak hanya dengan metode wawancara atau interview tetapi juga melalui metode observasi. Penulis mengamati secara langsung proses yang terjadi dalam pengelolaan bahan baku dan mencatat hal-hal apa saja yang berguna dan penting untuk keperluan penelitian di CV. Natural.

3. Studi PustakaMetode Studi Pustaka ialah salah satu

pencarian dan pengumpulan data dengan cara membaca buku, laporan-laporan yang berkaitan dengan objek penelitian dan dapat dijadikan sebagai dasar teori serta dapat dijadikan bahan perbandingan.

5

Metode Pengembangan SistemDalam mengembangkan Prototype Sistem

Perencanaan dan Pengendalian PersedianPada Manajemen Rantai PasokDepartemen Abaka CV. Natural Palembang ini, penulis menggunakan metode FAST (Framework for the Application of Systems Techniques).

FAST adalah kerangka cerdas yang cukup fleksibel untuk menyediakan tipe-tipe berbeda proyek dan strategi. Seperti kebanyakan metodologi komersial, metodologi FAST hipotesisnya tidak menggunakan pendekatan tunggal pada analisis sistem. Metodelogi tersebut mengintegrasikan semua pendekatan populer yang diperkenalkan pada paragraf-paragraf terdahulu kedalam satu kumpulan agile method metode cerdas (Whitten, 2004).

Terdapat delapan tahap pengembangan dalam metode FAST, dimana tahapan ini akan dikerjakan secara berurutan sehingga menghasilkan suatu pemahaman yang mendalam mengenai masalah pada sistem berjalan serta rancangan sistem yang diusulkan. Berikut ini merupakan tahapan-tahapan dalam metode pengembangan sistem FAST :

Gambar 3.1 Fase-Fase Klasik Metodologi FAST

Sumber: Whitten, 2004.1. Definisi Lingkup (Scope Definition)

Pada fase ini penulis melakukan :a. Wawancara dengan pihak CV. Natural

Palembang. Hal yang didiskusikan pada wawancara pertama ini mengenai materi penelitian, departemen mana

yang akan dijadikan objek penelitian, dan data apa saja yang dibutuhkan.

b. Dari hasil wawancara ini penulis mulai mendefinisikan gambaran sistem yang akan dikembangkan.

2. Analisis Masalah (Problem Analysis)Fase analisis masalah mempelajari

sistem Pada fase ini penulis melakukan :a. Setelah mendefinisikan gambaran

umum sistem yang akan dikembangkan penulis melakukan wawancara kembali, wawancara kali ini membahas mengenai sistem yang sedang berjalan di departemen Abaka CV. Natural Palembang. Dari sini diketahui proses bisnis yang biasa berlangsung dan ditemukan masalah-masalah yang kerap dihadapi oleh CV. Natural Palembang.

b. Pada fase ini juga penulis melakukan observasi di bagian produksi departemen Abaka dengan mengamati langsung cara kerja pembuatan abaca carpet .

c. Dari hasil wawancara dan observasi ini,penulis dapat mendefinisikan masalah untuk dicarikan solusinya.

3. Analisis Kebutuhan/Analisis Persyaratan (Requirements Analysis)

Pada fase ini penulis melakukan :a. Untuk pecarian kebutuhan dari sistem

yang akan dikembangkan, penulis melakukan wawancara lagi dengan perusahaan. Penulis menanyakan kebutuhan apa saja yang diperlukan dan diinginkan pengguna.

b. Setelah masalah dan kebutuhan di dapat, pada fase ini penulis mulai mencarikan solusi-solusi yang akan dirancang dengan mencari referensi penelitian seperti jurnal, buku, skripsi atau tugas akhir penelitian sebelumnya,karya ilmiah dan media internet.

c. Mendokumentasikan hasil dari analisa kebutuhan sebagai dasar untuk pembuatan sistem.

4. Perancangan Logika (Logical Design)Pada fase ini penulis melakukan :

a. Wawancara mengenai rancangan sistem yang akan dibangun sesuai dengan penyelesaian masalah dan kebutuhan.

b. Membuat rancangan database berupa entity relationship diagram dan

6

pemodelan proses berupa data flow diagram pada sistem yang akan dibuat.

c. Mendokumentasikan hasil rancangan sistem.

5. Analisis Keputusan (Decision Analysis)Pada fase ini penulis melakukan :

a. Pertemuan dengan perusahaan, membahas mengenai hasil keputusan dari sistem yang akan dibuat, serta meminta persetujuan terhadap keputusan yang diambil oleh penulis.

b. Penulis juga meminta saran dan masukkan yang akan diajukan lagi serta mendokumentasikan hasil pengambilan keputusan.

6. Desain Dan Integrasi Fisik (Physical Design & Integration)

Pada fase ini penulis melakukan :a. Mentransformasikan DFD menjadi

Physical Data Flow Diagram (PDFD). PDFD akan menggambarkan atau memodelkan technical dan human design decisions dari implementasi sistem.

b. Membuat Coding terhadap program yang akan dibuat serta melakukan pengujian terhadap tiap-tiap komponen dan keseluruhan sistem.

7. Konstruksi Dan Pengujian (Construction & Pada tahap ini penulis melakukan :

a. Pertemuan dengan pihak perusahaan menguji program yang telah dibuat untuk mengenalkan sistem yang telah dirancang dan mendapatkan masukan dari kekurangan atau kesalahan yang ada pada saat pengujian program dan kemudian dicatat hasil dari pengujian tersebut.

b. Persiapan fase implementasi dengan memperhatikan perlengkapan dan user yang terlibat di dalam sistem.

c. Melakukan perbaikan jika sistem yang dirancang masih terdapat kesalahan.

8. Instalasi Dan Pengiriman (Installation & Delivery)

Fase ini berperan untuk mengirimkan sistem ke dalam operasi. Tujuan dari fase ini adalah mengubah secara halus sistem lama ke sistem baru, pada fase ini akan dilakukan pengujian sistem, persiapan rencana konversi ke sistem baru, menginstal database, melatih pengguna sistem, dan mengkonversikan sistem lama ke sistem baru.

Analisis Data dengan Metode Trend Projection dan Metode EOQ

Berikut adalah contoh kasus perencanaan dan pengendalian persediaan bahan baku serat pisang abaka pada CV. Natural Palembang, disini penulis hanya akan melakukan perhitungan pada serat pisang abaka jenis MI :

Berikut data yang berkaitan dengan perhitungan :

Penggunaan Bahan Baku Tabel 1. Data Penggunaan Bahan Baku

Serat Pisang Abaka Jenis MI

Bulan 2012 2013

Januari 1506 1543

Februari 1476 1582

Maret 1473 1571

April 1451 1562

Mei 1462 1589

Juni 1489 1547

Juli 1473 1540

Agustus 1438 1566

September 1444 1528

Oktober 1466 1556

November 1462 1592

Desember 1490 1570

TOTAL 17630 18746RATA-RATA

1469,2 1562,2

Sumber : CV. Natural *dalam KG

Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa total penggunaan serat pisang abaka jenis MI pada tahun 2012 sebanyak 17630 Kg/tahun dengan rata-rata sebanyak 1469,2 Kg/bulan dan pada tahun 2013 sebanyak 1562,2 Kg/tahun dengan rata-rata 1562,2 Kg/bulan.

Biaya PemesananTabel 2. Biaya Pemesanan

NO Jenis Biaya 2013

1Biaya Telepon dan

AdministrasiRp100.000

2 Ongkos Kirim(Kg) Rp3.500

7

Jumlah Rp103.500

Biaya pemesanan terdiri dari biaya telepon dan administrasi dan biaya ongkos kirim. Pada tahun 2013 biaya pemesanan untuk setiap kali pemesanannya yaitu biaya administrasi sebesar Rp100.000 dan biaya ongkos kirim sebesar Rp3.500/Kg. Jadi total biaya pemesanan pada tahun 2012 untuk setiap kali pesannya sebesar Rp103.500.

Biaya PenyimpananTabel 3. Harga Bahan dan Biaya

Penyimpanan (Dalam Kg)

Tahun 2013Harga/

KgBiaya Simpan/Kg

Rp38.500

Rp3.850

Untuk harga bahan baku serat pisang Abaka jenis MI pada tahun 2013 adalah sebesar Rp38.500/Kg sedang biaya penyimpanan telah ditentukan oleh CV. Natural tanpa perincian biaya apa saja yang termasuk yaitu sebesar 10% dari harga bahan baku, jadi biaya penyimpanan sebesar Rp3850/Kg.

Untuk mengetahui kebutuhan bahan baku pada tahun 2014 maka penulis mengggunakan metode trend projection. Pada perhitungan ini perlu data penggunaan bahan baku selama bulan Juni 2012 sampai Desember 2013 dapat dilihat pada Tabel 4 di bawah ini.

Tabel 4. Perhitungan Abaka MI CV. Natural Tahun 2012-2013 (Trend Garis Lurus)

Bulan (Y) X XY X2

Jun-12 1489 -9 -13401 81

Jul-12 1473 -8 -11784 64

Agust-12 1438 -7 -10066 49

Sep-12 1444 -6 -8664 36

Okt-12 1466 -5 -7330 25

Nop-12 1462 -4 -5848 16

Des-12 1490 -3 -4470 9

Jan-13 1543 -2 -3086 4

Feb-13 1582 -1 -1582 1

Mar-13 1571 0 0 0

Apr-13 1562 1 1562 1

Mei-13 1589 2 3178 4

Jun-13 1547 3 4641 9

Jul-13 1540 4 6160 16

Agust-13 1566 5 7830 25

Sep-13 1528 6 9168 36

Okt-13 1556 7 10892 49

Nop-13 1592 8 12736 64

Des-13 1570 9 14130 81

Total 27519 0 4066 570

Rata-Rata 1526,7368 214 30

Persamaan garis lurus hasil analisis adalah sebagai berikut :

a = 1526,763b = 4066/570 = 7,13

Berikut hasil peramalan bahan baku serat pisang abaka jenis MI untuk tahun 2014 dengan menggunakan metode trend projection :

Tabel 5.Hasil Peramalan Bahan Baku Serat Pisang Abaka Jenis MI Untuk Tahun 2014

Dengan Metode Trend Projection

No Bulan Ŷ

1 Januari 1598,07

2 Februari 1605,20

3 Maret 1612,34

4 April 1619,47

5 Mei 1626,60

6 Juni 1633,74

7 Juli 1640,87

8 Agustus 1648,00

9 September 1655,14

10 Oktober 1662,27

11 Nopember 1669,40

12 Desember 1676,54

Total 19647,64

Rata-Rata 1637,30

Berdasarkan persamaan yang ada maka jumlah kebutuhan bahan baku serat pisang abaka jenis MI tahun 2014 adalah 19647,64Kg.

Perhitungan EOQUntuk perhitungan EOQ ini penulis hanya

memberikan satu contoh perhitungannya saja yaitu untuk tahun 2013.

8

Tabel 6. Kuantitas, Harga, Biaya Total,Biaya Pemesanan, dan Biaya Penyimpanan

Uraian 2013

Kuantitas (Kg) 18746

Harga (Rp/Kg) Rp 38.500,00

Biaya Total Rp 756.434.221,05

Biaya Pemesanan Rp 103.500,00

Biaya Penyimpanan

Rp 3.850,00

a. Kebutuhan Optimal Tahun 2013

EOQ=√ 2 SDH

EOQ=√ 2(103.500) (18746 )3850

EOQ=1003,9 Kg=1004 Kg

Frekuensi= DEOQ

¿¿

Frekuensi=187461004

Frekuensi=18,67 kali=19 kali

Interval=36019

¿19,27 hari=19 hari

Jadi jumlah kebutuhan optimal bahan baku serat pisang abaka jenis MI setiap kali pesan pada tahun 2013 sebanyak 1004 Kg dengan frekuensi pemesanan sebanyak 19 kali dengan rentan waktu selama 19 hari.

b. Penentuan Safety StockDengan melihat dan mempertimbangkan

penyimpangan – penyimpangan yang tejadi antara perkiraan pemakai bahan baku dengan pemakaian sesungguhnya dapat diketahui besarnya penyimpangan tersebut. Setelah diketahui berapa besarnya standar deviasi masing – masing tahun maka akan ditetapkan besarnya analisis penyimpangan. Dalam analisis penyimpangan ini management perusahaan menentukan seberapa jauh bahan

baku yang masih dapat diterima. Pada umumnya batas toleransi yang digunakan adalah 5% diatas perkiraan dan 5% dibawah perkiraan dengan nilai 1,65.

Tabel 7. Penggunaan dan Perkiraan 2013Penggunaan

(X)Perkiraan

(Y)X-Y (X-Y)2

18746 18850 -104 10816

q=√ (€ X−Y ) ²n

q=√ 1081612

=30,02 Kg

Safety Stock (SS)=Zq

S afety Stock (SS)=1,65 x30,02

¿49,53 KgJadi safety stock pada tahun 2013 sebesar

49,53 Kg

c. Penentuan Reorder Point (ROP)Diketahui lead time pemesanan bahan

baku selama 30 hari.

ROP=49,53 Kg+(30 hari x ( 18746360 ))

ROP=1611,69 Kg

Jadi tahun 2013 pihak CV. Natural harus melakukan pemesanan kembali ketika persediaan bahan baku sebesar 1611,69 Kg.

d. Penentuan Persediaan Maksimum (Maximum Inventory)Persediaan maksimum (Max Inventory)

diperlukan oleh perusahaan agar jumlah persediaan yang ada digudang tidak berlebihan sehingga tidak terjadi pemborosan modal kerja. Untuk mengetahui besarnya persediaan maksimum digunakan rumus:

Max Inventory=SafetyStock+EOQ

Max Inventory=49,53+1004

Max Inventory=1053,53 Kg

Jadi max inventory serat pisang abaka jenis MI tahun 2013 yang ada di gudang sebanyak 1053,53 Kg.

e. Perhitungan Total Biaya Persediaan Bahan Baku (Total Inventory Cost/TIC)

9

Untuk mengetahui total biaya persediaan bahan baku minimal yang diperlukan perusahaan dengan menggunakan perhitungan EOQ. Hal ini dilakukan untuk penghematan biaya persediaan perusahaan. Perhitungan TIC usaha CV. Natural adalah sebagai berikut:

TIC=√2 . D . S . H

TIC=√2 .18746 x103500 x3850

TIC= 3.865.181,07 = 3.865.200

Total biaya persediaan yang dikeluarkan Pihak CV. Natural menurut metode EOQ pada tahun 2013 adalah sebesar Rp 3.865.200 .

Jadi hasil perhitungan EOQ, frekuensi pemesanan, interval pemesanan ulang, safety stock, reorder point, maximum inventory dan TIC dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Tabel 8. EOQ,Frekuensi,Interval,Safety Stock,ROP,Max Inventory,TIC

Uraian Nilai

EOQ (Kg) 1004

Frekuensi (Kali) 19

Interval (Hari) 19

Safety Stock (Kg) 49,53

ROP (Kg) 1611,69

Max Inventory (Kg) 1053,53

TIC (Rupiah) 3.865.200

PERANCANGAN SISTEMPerancangan Logika

Untuk perancangan logika dari sistem yang akan dikembangkan ini penulis menggunakan dua model diagram terdiri dari pemodelan proses menggunakan data flow diagram (DFD) dam pemodelan data menggunakan entity relationship diagram (ERD).

Pemodelan Proses Pada penelitian ini pemodelan proses

untuk sistem yang akan dikembangkan, digambarkan dengan DFD (Data Flow Diagram). Berikut adalah DFD dari sistem yang akan dikembangkan :

DFD Level 0 Sistem Baru

Sistem Perencanaan dan Pengendalian Persediaan pada

Manajemen Rantai Pasok Departemen Abaka CV. Natural

Palembang

Supplier

Staff Gudang

Direktur

Kepala Bagian Departemen Abaka

Faktur Pemesanan Bahan Baku

Informasi Detail Pemesanan Bahan Baku

Data Pemesanan Bahan Baku

Informasi History Bahan Baku

Data Penggunaan Bahan Baku

Informasi Detail Penggunaan Bahan Baku

Data Bahan Baku Masuk

Laporan Persediaan Bahan Baku

Data Pembayaran

Informasi Pembayaran

Konfirmasi Pembayaran

Faktur Pemesanan Bahan Baku

Informasi Detail Pemesanan Bahan Baku

Konfirmasi Pembayaran

Informasi Detail Peramalan Bahan Baku

Data Supplier

Data Bahan Baku

Informasi Supplier

Informasi Penggunaan Bahan Baku

Informasi Supplier

Informasi Bahan Baku

Informasi Bahan Baku Masuk

Informasi History Bahan Baku

Data SCM

Informasi Detail Pemesanan Bahan Baku

Data Detail Pemesanan Bahan Baku

Informasi SCM

Informasi Pemesanan Bahan Baku

Data Detail Penggunaan Bahan Baku

Informasi Detail Penggunaan Bahan Baku

Gambar 1. DFD Level 0 Sistem BaruDFD Level 1 Sistem Baru

Kepala Bagian Departemen Abaka

Staff Gudang

1.0Kelola

Penggunaan Bahan Baku

2.0Kelola Data History

(Persediaaan) Bahan Baku

6.0Kelola Laporan

Detail_Penggunaan_ Bahan_Baku

History_ Bahan_Baku

Data Detail Penggunaan Bahan Baku Data Detail Penggunaan Bahan Baku

Data Detail Penggunaan Bahan Baku

History_Bahan_Baku

Informasi Detail Penggunaan Bahan Baku

Data Detail Penggunaan Bahan Baku

Data Bahan Baku

Informasi Detail Penggunaan Bahan Baku

Informasi History Bahan Baku

Bahan_Baku

Data Bahan Baku

Data Bahan Baku

Data Bahan Baku Masuk

Data Bahan Baku Masuk

Informasi History Bahan Baku

Informasi Bahan Baku MasukInformasi Bahan Baku

Detail_Peramalan_Bahan_Baku

Da

ta D

eta

il P

en

gg

un

aan

Bah

an

Baku

Da

ta H

isto

ry B

ahan

Baku

3.0Kelola Peramalan

Bahan Baku

Da

ta D

eta

il P

era

mala

n B

aha

n B

aku

Da

ta D

eta

il P

era

mala

n B

aha

n B

aku

4.0Kelola SCM

Direktur

SCM

Data Jumlah Tahunan

Data SCM

Data SCM

Informasi Detail Peramalan Bahan Baku

Informasi SCM

Data SCM

5.0Kelola Pemesanan Bahan Baku

Data Supplier

Supplier

Data PembayaranData Pemesanan Bahan Baku

Pemesanan_Bahan_Baku

Data Supplier

Data Supplier

Supplier

Data Supplier

Data Pemesanan Bahan Baku

Data Pemesanan Bahan Baku

Informasi Pemesanan Bahan BakuInformasi Pembayaran

Konfirmasi Pembayaran

Faktur Pemesanan Bahan Baku

Konfirmasi PembayaranFaktur Pemesanan Bahan Baku

Informasi SupplierInformasi Pemesanan Bahan Baku

Informasi Supplier

Informasi DetailPemesanan Bahan Baku

Laporan Persediaan Bahan Baku

Da

ta D

eta

il P

en

gg

un

aan

Bah

an

Baku

Data Detail Penggunaan Bahan Baku

Penggunaan_ Bahan_Baku

Data Penggunaan Bahan Baku

Data Penggunaan Bahan Baku

Informasi Penggunaan Bahan Baku

Data Penggunaan Bahan Baku

History Bahan Baku

Peramalan_Bahan_Baku

Da

ta P

era

ma

lan B

ah

an

Baku

Da

ta P

era

ma

lan B

ah

an

Baku

Jumlah_Tahunan

Detail Penggunaan Bahan Baku

Data Jumlah Tahunan

Detail_Pemesanan_Bahan_Baku

Data_Detail_Pemesanan_Bahan_BakuData_Detail_Pemesanan_Bahan_Baku

Data Detail Pemesanan Bahan Baku

Informasi Detail Pemesanan Bahan Baku

Gambar 2. DFD Level 1 Sistem Baru

Pada proses diatas, terdapat enam proses dan empat entitas. Proses-proses yang terdapat pada sistem baru adalah kelola penggunaan bahan baku,kelola persediaan bahan baku,kelola pemesanan bahan baku, kelola peramalan bahan baku, kelola SCM dan kelola laporan. Sedangkan entitasnya adalah direktur, supplier, staff gudang, dan kepala bagian departemen Abaka.

Pada pemodelan proses diatas juga, proses-proses yang terdapat pada sistem perencanaan

10

dan pengendalian persediaan ini telah memiliki pengelolaan data yang disimpan ke tabel database, sehingga data-data yang dikelola saling berinteraksi dan dapat menghasilkan informasi yang tepat.

Pemodelan Data Pemodelan proses adalah suatu model

untuk menjelaskan hubungan antara data dalam bisnis data yang mempunyai hubungan atau relasi antara objek-objek tersebut. Gambar 7 dibawah ini menggambarkan entity relationship diagram dari sistem yang baru.

Entity Relationship Diagram (ERD)

Penggunaan_Bahan_Baku

Id_guna

Id_bahan_bakustatus

Tanggal_guna

Bahan_Baku

Id_bahan_baku

Nama_bahan_baku

memiliki

History_Bahan_Baku

memiliki

Id_h_bahan_baku

Id_bahan_baku

sts

Tanggal

Pemesanan_Bahan_Baku

memiliki

Id_pemesanan

Id_bahan_baku

Id_supplier

Kode_pemesanan

Tanggal_pesan

Jumlah_Tahunanmemiliki

Id_bahan_baku

Id_jumlah_tahunan

jumlah

Suppliermemiliki

Id_supplier

Nama_Supplier

email

Telepon

SCM

Lead_time

rop

ss

Id_SCM

Biaya_pesan

Biaya_simpan eoq

interval

frekuensi

memiliki

memiliki

tahun

Peramalan_Bahan_Baku

memiliki

Id_ramal

Id_bahan_baku

jumlah

harga_bahan_baku

Id_bahan_baku

Max_inventori

TIC

Perkiraaan

Kode_penggunaan

Id_detail_guna

stock

memiliki

memiliki

Detail_Peramalan_Bahan_Baku

Id_detail

Id_ramal1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

total

Rata-rata

Detail_Penggunaan_Bahan_Baku

Id_detail_guna

Id_guna

Nama_bahan_baku Jumlah_bahan_baku

Detail_Pemesanan_Bahan_Baku

memiliki

Id_detail

Id_pemesanan

Nama_bahan_baku Jumlah_bahan

baku

Stock_akhir

Gambar 3. Entity Relationship Diagram

Perancangan Basis DataPada skema basis data dibawah ini akan

menunjukkan field, atribut, tipe data, dan relasi antar field sistem yang dibangun.

Gambar 4. Skema Basis Data

Hasil Antar Muka SistemHasil antar muka sistem adalah hasil yang

didapatkan dari aplikasi prototype sistem perencanaan dan pengendalian persediaan pada manajemen rantai pasok departemen Abaka CV. Natural Palembang. Sistem memiliki tiga user yaitu direktur,kepala bagian departemen Abaka, dan staff gudang yang masing-masing user memiliki menu yang disesuaikan dengan rancangan sistem.

Halaman Peramalan Bahan Baku (Hasil Peramalan)

Halaman Peramalan Bahan Baku (Hasil Peramalan) ini menampilkan data hasil peramalan bahan baku untuk setiap bulannya dari tahun berikutnya.

Gambar 5. Halaman Hasil Peramalan

Halaman Hitung SCM

11

Pada halaman hitung SCM ini ditampilkan form input data-data SCM yang terdiri dari nama bahan baku, lead time, biaya pemesanan,jumlan penggunaan bahan baku, dan perkiraaan.

Gambar 6. Halaman Hitung SCM

Halaman Data SCMPada halaman data SCM ini ditampikan

form hasil dari perhitungan SCM yang terdiri dari nama bahan baku, eoq , frekuensi, interval, safety stock, rop, max inventory, dan TIC.

Gambar 7. Halaman Data SCM

Halaman Data Daftar SCM Pada halaman data SCM ini

ditampilkan tabel data SCM dari seluruh bahan baku dimana pada halaman ini terdapat aksi edit dan hapus data.

Gambar 8. Halaman Data Daftar SCM

Halaman Grafik Penggunaan Bahan Baku Perbulan

Pada halaman ditampilkan grafik data penggunaan setiap bahan baku perbulannya dalam setahun .

Gambar 9. Halaman Grafik Penggunaan Perbulan

Halaman Laporan Persediaan Bahan BakuPada halaman ini ditampilkan laporan

persediaan bahan baku.

Gambar 10. Halaman Laporan Persediaan

KESIMPULAN DAN SARANAdapun kesimpulan yang didapat

berdasarkan uraian di atas adalah:

12

1. Dengan menerapkan prototype sistem perencanaan dan pengendalian persediaan ini, CV. Natural dapat memberikan kemudahan bagi pihak yang terlibat dalam manajemen rantai pasok untuk menjamin persediaan dan kelancaran arus bahan baku.

2. Prototype sistem perencanaan dan pengendalian persediaan pada manajemen rantai pasok departemen Abaka CV. Natural Palembang ini menggunakan metode EOQ yaitu metode yang bertujuan untuk memudahkan departemen Abaka dalam menentukan jumlah persediaan bahan baku optimal,frekuensi dan interval pemesanan bahan baku, jumlah safety stock, reorder point, maximum inventory dan total inventory cost.

Adapun saran yang diberikan penulis dari hasil penelitian ini adalah :1. CV. Natural Palembang diharapkan

memiliki sumber daya teknologi yang mendukung sesuai kebutuhan sistem

untuk dapat mengimplementasikan pengembangan sistem ini secara maksimal.

2. Untuk pengembangan lebih lanjut diharapkan ada penelitian selanjutnya dalam mengidentifikasi masalah maupun kebutuhan secara lebih mendalam mengingat akan pentingnya pengembangan sistem ini untuk mendapat hasil yang lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Ahyari, Agus. 1995. Efisiensi Persediaan Bahan. Yogyakarta: BPFE

[2] Assauri, S. 2004. Manajemen Produksi dan Operasi (Edisi Revisi ed.). Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

[3] Baroto, T. 2002. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Jakarta: Ghalia.

[4] Chopra, Sunil, Meindl, & Peter. 2004. Supply Chain Management: Strategy, Planning,and Operation.2nd Edition. New Jersey : Prentice-Hall.

[5] Fuad, M., dan Christine H., dan Nurlela, dan Sugiarto, dan Paulus, Y.E.F. 2006.Pengantar Bisnis. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.

[6] Gitosudarmo, Indrio. 2002. Manajemen Keuangan

[7] Lina ,A, dan Lena M.2008. Supply Chain Management Teori dan Aplikasi. Bandung : Alfabeta.

[8] Pujawan,I.N. 2005. Supply Chain Management. Surabaya : Guna Widya.

[9] Ristono, A. 2009. Manajemen Persediaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

[10] Sutrisno. 2001. Manajemen Keuangan. Yogyakarta: Ekonisia.

[11] Simchi-Levi. 2000. Designing and Managing the Supply Chain : Concept, Strategies and Case Studies. New Jersey : Financial Times-Prectice Hall.

[12] Turban, Leidner, McLean, Wetherbe. 2006. Information Technology For Management 6th Edition. New York: John Wiley & Sons, Inc.

13