1 Refkonf am 13. September 2016 Protokoll für die Referatekonferenz am 13. September 2016 Legende: betreffende Person – vertagt – zur nächsten Sitzung / einem bestimmten Datum S = Zeichen, dass hier etwas für das Sekretariat / die BfH ist. Tagesordnung TOP 1: Stimmführung/Protokoll ................................................................................................ 3 TOP 2: Tagesordnung ................................................................................................................ 4 TOP 3: Gäste ............................................................................................................................. 4 TOP 4: Beschluss von Protokollen ............................................................................................. 4 TOP 5: INFO: Infos und Mitteilungen ....................................................................................... 4 TOP 6: Berichte ......................................................................................................................... 4 TOP 7: Öffentlichkeitsarbeit ...................................................................................................... 5 7.1 Semesterticketplakat: S ..................................................................................................... 5 TOP 8: Stadtmobil ..................................................................................................................... 5 TOP 9: Finanzen ........................................................................................................................ 8 9.1 Druck von (20) Plakaten für die Ausstellung “Geschichte des Collegium Academicum” ... 8 9.2 Sicherheitspakete für Stadtmobil BfH/S ............................................................................ 9 9.3 Solidaritätsbeitrag für Ausrichtung der BuFaK an der Universität Hamburg vertagt .......... 9 9.4 Defibrillator .................................................................................................................... 10 9.5 Fahrtkosten nach LRKG für eine Delegation zur LaStuVe Sitzung am 25.9 in Ulm......... 10 9.6 Buchung von 2 Sicherheitspaketen für die Stadtmobilkartenpakete 4-6 & 7-9 ................. 10 9.7 Grenze für Vergleichsangebote BfH ................................................................................ 11 9.8 a) Zusatzbeschluss zu Reise- und Teilnahmekosten für 1 Person als Delegation zur 32. European Students Convention nach Bratislava (29.9.-3.10.), Erweiterung um Reise- und Übernachtungskosten für Vernetzungstreffen in Wien am 28.9.2016 ......................................... 11 9.9 Reise- und Teilnahmekosten für das Seminar "was ist eine VS" ...................................... 12 9.10 c) Fahrtkosten nach LRKG zur konstituierenden Sitzung des Ausschusses "Hochschulfinanzierung und -struktur" vom 30.09. bis 02.10.2016 in Freiburg. ........................ 12 9.11 d) Fahrtkosten nach LRKG zum Planungstreffen "Lernfabriken...meutern!" vom 16.- 18.09.2016 an der Uni Duisburg-Essen...................................................................................... 13 9.12 e) Kosten für die Buchung eines Busses zur [B!ldungsprotestkonferenz] des bundesweiten Bündnisses "Lernfabriken...meutern!" vom 18.-20.11.2016. ................................ 13 9.13 f) Sandwichmaker für die Sandgasse ........................................................................... 14 9.14 Handkasse StuRabüro .................................................................................................. 14 9.15 Anschaffung einer Geldkassette und eines Kassenbuchs .............................................. 15
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Protokoll für die Referatekonferenz am 13. September 2016 · 1 Refkonf am 13. September 2016 Protokoll für die Referatekonferenz am 13. September 2016 Legende: betreffende Person
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1 Refkonf am 13. September 2016
Protokoll für die Referatekonferenz am
13. September 2016
Legende:
betreffende Person – vertagt – zur nächsten Sitzung / einem bestimmten Datum
S = Zeichen, dass hier etwas für das Sekretariat / die BfH ist.
Tagesordnung
TOP 1: Stimmführung/Protokoll ................................................................................................ 3
TOP 2: Tagesordnung ................................................................................................................ 4
TOP 3: Gäste ............................................................................................................................. 4
TOP 4: Beschluss von Protokollen ............................................................................................. 4
TOP 5: INFO: Infos und Mitteilungen ....................................................................................... 4
TOP 6: Berichte ......................................................................................................................... 4
TOP 7: Öffentlichkeitsarbeit ...................................................................................................... 5
7.1 Semesterticketplakat: S ..................................................................................................... 5
TOP 8: Stadtmobil ..................................................................................................................... 5
TOP 9: Finanzen ........................................................................................................................ 8
9.1 Druck von (20) Plakaten für die Ausstellung “Geschichte des Collegium Academicum” ... 8
9.2 Sicherheitspakete für Stadtmobil BfH/S ............................................................................ 9
9.3 Solidaritätsbeitrag für Ausrichtung der BuFaK an der Universität Hamburg vertagt .......... 9
Louisa bitte Kostenzusammensetzung für die nächste RefKonf beilegen.
9.4 Defibrillator
Antragsteller*in: Tenko
Kosten: 2500€
Begründung: Defibrillatoren sind wichtig bei Vorerkrankungen, die auch schon bei jungen Men-
schen vorliegen können. Die Anschaffung ist teuer, allerdings geht es auch darum ein Gerät zu be-
kommen, das Laien bedienen können. Weiterhin kann das StuRa-Büro dann als DefiStandort gela-
belt werden und erfüllt auch für die Nachbarschaft eine wichtige Funktion. https://www.medplus24.de/Defibrillator-Lifeline-VIEW-AED-Defibtech-deutsch.html?gclid=Cj0KEQjw3ZS- BRD1xu3qw8uS2s4BEiQA2bcfMy4D-hldGeo7P7QjSRygME76uu0cj_Dl15cVFBFgXG0aAnpZ8P8HAQ
Tenko übernimmt den Top und sammelt Informationen
9.5 Fahrtkosten nach LRKG für eine Delegation zur
LaStuVe Sitzung am 25.9 in Ulm Antragsteller*in: Tenko
Posten im Haushalt: 44 Reise- und Teilnahmekosten
Begründung: Dort sind Präsidiumswahlen.
Wer fahren will, soll sich bei Tenko melden
Abstimmung über TOP
JA NEIN ENTHALTUNG
5 0 1
Ergebnis:
Angenommen
Betrag: Posten im Haus-
haltsplan:4401
9.6 Buchung von 2 Sicherheitspaketen für die Stadtmobilkar-
tenpakete 4-6 & 7-9
für je 39€/Jahr, also gesamt 78€/Jahr. Begründung s. TOP Stadtmobil
[B!ldungsprotestkonferenz] statt. Hierhin soll ein Bus gebucht werden, der in Freiburg startet und
über Heidelberg und weitere Städte Studierende einsammelt um gemeinsam nach Duisburg zu fah-
ren. Der Vergleich von Angeboten ergab, dass die Kosten irgendwo zwischen 1500 und 2000€ zu
verorten sein werden. Die Beteiligung anderer Studierendenschaften an diesen Kosten ist wahr-
scheinlich, kann aber an diesem Punkt noch nicht vorausgesetzt werden, weswegen vorsorglich die
Gesamtkosten beantragt werden, die aber wahrscheinlich nicht aufgebraucht werden.
Menschen bei Patrik melden
Abstimmung über TOP
JA NEIN ENTHALTUNG
6 0 1
Ergebnis:
Angenommen
Betrag: Posten im Haus-
haltsplan: 4401
9.13 f) Sandwichmaker für die Sandgasse Antragsteller: Tenko
Posten im Haushalt: Hausstand
Kosten: max 50.€ (= gleiches Modell wie bereits vorhanden. Dieses hat sich als sehr robust erwie-
sen)
Begründung: Es arbeiten immer mehr Leute immer länger in der Sandgasse, eine kleine Erweite-
rung der dortigen Versorgungsmöglichkeiten wäre inzwischen also wirtschaftlich und versorgung-
stechnisch sinnvoll.
Umsetzung: Tenko will sich ohnehin um die Spülmaschine und den Mikrowellenherd in der Sand-
gasse kümmern und könnte das mitübernehmen.
Abstimmung über TOP
JA NEIN ENTHALTUNG
5 0 1
Ergebnis:
Angenommen
Betrag: Posten im Haus-
haltsplan: 4112
9.14 Handkasse StuRabüro
Wir wollen uns häufiger Verpflegung bei längeren Sitzungen der Refkonf bestellen können, damit
das nicht eine Privatperson vorstrecken muss, wäre eine Handkasse sinnvoll. Wichtig wäre, dass sie
in einem Safe wäre, an den nur die Refkonf kommt.
Wir müssten dafür eine Kassenwärt*in und eine* Stellvertreter*in bestimmen, die für die Korrek-
theit der Kasse sorgen.
Kassenwärt*in: Tenko
Stellvertreter*in: Marco
An den Kassenwart werden 150 € überwiesen, die er abheben und in die Kasse legen wird.
Abstimmung über TOP
JA NEIN ENTHALTUNG
7 0 0
15 Refkonf am 13. September 2016
Ergebnis:
Angenommen
Betrag: Posten im Haus-
haltsplan:
9.15 Anschaffung einer Geldkassette und eines Kassenbuchs Antragsteller*in: Tenko
Siehe 9.14
Tenko kümmert sich um die Anschaffung
Abstimmung über TOP
JA NEIN ENTHALTUNG
7 0 0
Ergebnis:
Angenommen
Betrag: 60 € Posten im Haus-
haltsplan: 4112
Pause: 20:44-21:00
TOP 10: Abläufe
10.1 Stadtmobilausleihe – vertagt vom 16.8.
Alex K. wollte sich Gedanken machen
10.2 Tresoraufteilung Alle sollten sich Gedanken machen
Verfahrensfragen bei Finanzen
10.3 Liste von Dauerbeschlüssen im Bürohandbuch memo: Ausdruck für die Sitzung anfertigen
es gibt eine erste Liste von Dauerbeschlüssen. Bitte alle bis zur nächsten Sitzung draufgucken, ob
noch etwas fehlt.
10.4 Vertretungsregelung Finanzen Wie machen wir das wenn Finanzref oder BFH im Urlaub sind? Hier soll ein Grundsatzbeschluss
her.
10.5 Gestaltung von Formularen
Antragstext:
Formulare der VS werden nach folgenden Kriterien gestaltet.
1. Sofern dies nicht durch Satzungen und Ordnungen vorgegeben ist, werden auf den Formularen der
VS keine Matrikelnummern erfasst.
2. Die Angabe von Telefonnummern ist freiwillig
3. Formulare haben eine Fußzeile mit Namen des Formulars und dem letzten Aktualisierungsdatum
des Formulars
16 Refkonf am 13. September 2016
4. Formulare werden vernichtet, wenn der Vorgang, für den sie eingesetzt werden, beendet ist. (Dies
bedeutet, dass ggf. wie bei den Stadtmobilkarten, gewartet wird, bis die Abrechnung vorliegt, weil
erst dann der Ausleihvorgang abgeschlossen ist.)
Begründung: in den letzten Monaten haben wir fast alle Formulare beschlossen bzw. überarbeitet
und einiges in allen Formularen geändert. Um den Prozess zu vereinfachen, sollten wir dies in ei-
nem Beschluss zusammenfassen, um den Aufwand zu reduzieren. Einzelnes (z.B., dass Formulare
vernichtet werden) wurde auch schon beschlossen, dies wird in diesem Beschluss bestätigend
zusammengefasst. Zum Beispiel wurde am 24.Mai 2016 unter TOP 12.1 c bereits darüber gespro-
chen, aber nicht alles ausformuliert.
Die Regelungen gelten für allgemeine Formular der VS wie Ausleihformulare oder Raumanträge
Spezielle Formulare wie Kandidaturformulare oder Abrechnungsformulare gestalten die zuständi-
gen Ausschüsse, Kommissionen, Referate - sie sollten sie aber auch in der Refkonf vorstellen und
an die allgemeinen Regelungen halten.
Der Beschluss kann ohne einzlene Abstimmung aller Formulare umgesetzt werden.
Kirsten macht das.
Abstimmung über TOP
JA NEIN ENTHALTUNG
5 0 0
Ergebnis:
Angenommen
Betrag: Posten im Haus-
haltsplan:
10.6 INFO: Genauere Dokumentation von Beschlüssen in Ref-
konfprotokollen
Antragstext:
für die Finanzabstimmungen ist der Abstimmungskasten darum erweitert worden, ob etwas ins
Bürohandbuch muss (z.B. bei Dauerbeschlüssen oder Ausführungsbestimmungen),
TOP 11: TOP QSM
Im Nachgang zum Beschluss in der letzten Sitzung sollten ein paar weitere Sachen geklärt werden
Am Mittwoch nach der Refkonf trifft sich Pietro mit Frau Hoch (QSM-Uni) um ein weiterer
Ablauf zu entwerfen, oder zumindest um Brainstorming zu machen. Demnentsprechend sollten wir
einige Idee aufsammeln, wie das demnaechst gehen sollte. Die QSM-Referenten sind nicht mehr so
aktiv, dass sie das Verfahren betreuen koennen und ein neu gewaehlter Vorsitz kann es zeitlich nur
schwer schaffen (ist aber machbar). Deshalb sollten wir etwas idiotensicheres planen, damit es
quasi automatisch ablaeuft, sodass im Dezember kein Geld verloren geht und die Fachschaften
darunter nicht leiden. Wenn Adrian recht hat, koennen Antraege fuer die kommende Frist schon ab
dem 1. Oktober eingereicht werden: eine Email waere ideal, damit alle sich nochmal dran erinnern.
Pietro gibt Adrian Bescheid.
TOP 12: Einarbeiten von Leuten, die in der VS Aufgaben
übernehmen – vertagt vom 16.8.
Text aus einer Sitzung vor einigen Monaten
17 Refkonf am 13. September 2016
Bisher erhalten Referent*innen nach ihrer Wahl eine allgemeine Infomail. Wenn sie einen Schlüssel wollen, erhalten sie
noch die normale Raumführung -- wenn sie Glück haben, ergänzt um ein paar Ausführungen zum Postholen oder wo
man Ordner findet, wenn man welche braucht.
Eigentlich sollten auch Leute, die in Kommissionen gewählt werden, eine Infomail erhalten und vielleicht sollte es auch
eine ausführlichere Einweisung für die geben, die im StuRa-Büro arbeiten wollen.
Es gab hierzu bereits erste Überlegungen, die aber irgendwann versandet sind. Sollte man das wieder aufgreifen?
Diskussion bisher:
Finde ich gut (Alex), aber wir brauchen hierfür Einarbeitungspläne, die man abhaken kann. Diese können wir nicht ad hoc in der Sitzung erstellen, sondern es braucht Personen, die hierzu etwas vor-bereiten und dies dann in der Sitzung
vorstellen, damit wir eine Diskussionsgrundlage haben, über die wir dann abstimmen können. Mit guten Einarbeitungs-
plänen schaffen wir es dann auch, dass zukünftig nicht länger die Einarbeitung nur von einigen alten Hasen gemacht
werden kann, sondern, dass jede*r der/die selbst gut eingearbeitet wurde, etwas Routine gewonnen hat und den Einar-
bei-tungsplan zur Hand hat, die Einarbeitung übernehmen kann. Nichtsdestotrotz sollte hierfür jemand zur Verfügung
stehen, der/die diese Einarbeitung als seine/ihre wesentliche Aufgabe betrachtet. Vorsitz und PoBi-Referat bieten sich
hierfür an. (Vielleicht ist das eher was für Gremien und EDV) oder die alten Hasen, die ja erst dafür sorgen müssen,
dass die neuen gut eingearbeitet sind.
Einiges, wie Finanzen oder EDV sollten immer "Profis" machen und möglichst nicht Leute, die sich das gut angeeignet
haben. Es ist ein Unterschied, ob man etwas kann oder erklären kann und für manche Sachen haben wir Leute, die es
besser können... eine richtige Einarbeitung in typo 3 oder künftig wordpress läuft besser, wenn sie jemand macht mit
Ahnung. Man sollte das von konkreten Personen machen lassen und diese benennen, unabhängig von den Ämtern, die sie inneha-
ben. Die Leute machen die Einarbeitung, weil sie Ahnung haben und nicht, weil sie ein bestimmtes Amt innehaben oder
alt sind.
Vielleicht kann man die Sachen auch aufteilen, analog zum Vorgehen bei der Einarbeitung der neu-en BfH - die eine
Person weiß, wie man Abrechnungen macht, die andere wie man Sachen auf die Homepage stellt, wieder andere, wie
man Abrechnungen macht oder die Buttonmaschine nutzt.
Umsetzungsvorschlag für die Einarbeitungspläne:
wir kopieren das, was dazu im Bürohandbuch steht, ins Pad und alle ergänzen bis kurz vor der übernächsten Sitzung
und zur übernächsten Sitzung macht jemand eine erste Fassung eines derarti-gen Plans und dann dieses Semester noch
einen ersten Durchlauf.
Überhaupt: mal ins Bürohandbuch gucken, das spart auch einen Großteil der Erklärungen und ent-mystifiziert einige große Geheimnisse des StuRa.
Was man auch machen könnte: immer wenn jemand, aus irgendeinem Anlass, irgendeine Einwei-sung macht (z.B. für
neu gewählt Fachschaftsratsmitglieder oder wie man Sachen auf die Seite hochlädt und die Homepage überarbeitet und
das absehbar ist, kann man über den Refkonfverteiler mailen, falls der eine oder die andere spontan Zeit hat dazuzu-
kommen. Das ersetzt keine systemati-sche Einarbeitung, aber im Moment gibt es viele, die einiges nicht wissen und
man könnte dann unsystematisch anfangen.
Vorschlag zum weiteren Vorgehen: wir machen nochmal ein Brainstorming in der Sitzung und sammeln ggf. auf einem
Zettel, der durchgeht und dann gibt es ein Arbeitstreffen, auf dem ein Vorschlag erarbeitet wird.
Erster Verfahrensvorschlag: Es könnte eine zweite Mail geben, nach zwei oder drei
Wochen Amtszeit und unter Berücksichtigung der Fragen, die in der Zeit vermutlich
entstehen.
Hier ein Entwurf:
Bitte diskutieren, Ergänzungvorschläge machen etc.
Liebe/r
Mit dieser Mail erhältst du weitere Informationen zu deiner Tätigkeit als Referent*in. Einiges wirst du sicher
schon anderweitig in Erfahrung gebracht haben, aber es ist sicher hilfreich, es nochmal nachlesen zu können.
a) Beschlüsse und Abrechnungen
Wenn ihr als Referent*innen Finanzbeschlüsse fasst, auf deren Grundlage ihr Ausgaben tätigt, müsst ihr diese
dokumentieren und der Abrechnung beifügen. Eine Vorlage findet ihr hier: [LINK EINFÜGEN]
18 Refkonf am 13. September 2016
Für die Abrechung selber gibt es ein Abrechnungsformular, das ihr hier findet: [LINK EINFÜGEN]
Bei konkreten Nachfragen könnt ihr euch immer ans Finanzreferat wenden, aber lest vorher erst mal das Finanz-
handbuch, das beantwortet die meisten Fragen. [LINK EINFÜGEN]
b) Küchennutzung
Die Küche wird von allen genutzt, die im StuRabüro arbeiten oder sich dort treffen. Bitte beachtet die aushängen-
den Hinweise. Die Grundnahrungsmittel wie Kaffee, Tee, Öl, Zucker, Mehl, Essig, etc. werden von der VS nach-
gekauft, anderes solltet ihr selber mitbringen. Wenn ihr eigene Lebensmittel in der Küche aufbewahren wollt,
könnt ihr dies in Schrank Nr. 2 tun. Der Schlüssel für diesen Schrank wird mit den Schlüsseln für die Schränke im
Aufzugsvorraum, in denen der Nachschub für Lebensmittel, weiteres Geschirr und die Reinigungsmittel gelagert
werden, aufbewahrt. Wenn ihr noch nicht wisst, wo das ist, lasst es euch zeigen.
c) Büromaterial/Arbeiten im StuRabüro
Büromaterial für eure Referatsarbeit könnt ihr euch selber holen – das meiste findet ihr direkt im Büro, größere
Mengen findet im Serverraum, seht euch einfach mal um. Wenn ihr Probleme mit dem Drucker bzw. Kopierer
habt, wendet euch an die EDV oder fragt andere Referent*innen. Solltet ihr mehr Regalplatz brauchen, sprecht es
am besten in der Refkonf an.
d) Parken
Hinter dem StuRabüro, am Philosophenweg, gibt es einen Parkplatz, auf dem ihr parken könnt. Ihr braucht dafür
eine Parkkarte. Weitere Informationen findet ihr im Bürohandbuch oder fragt bei den anderen Referent*innen
nach.
f) Raumnutzung
INFO-TEXT EINFÜGEN
g) Post
Eure materiale Post findet ihr in eurem Postfach, das ihr sicher inzwischen entdeckt habt. Wenn ihr Pakete be-
kommt, findet ihr sie im Paketeingangsfach. Wenn ihr Post verschicken wollt, gebt sie ins Postausgangsfach im
Postschrank im Flur. Briefumschläge findet ihr auch im Postschrak. Lasst euch bei Gelegenheit zeigen, wie ihr
die Post wegbringt und wo die Post ankommt – falls ihr mal alleine im Büro seid und etwas erwartet oder sicher
sein wollt, dass die Post am nächsten Tag verschickt wird.
Viele Grüße
Wenn es keine Bedenken gibt, könnte man diese Mail künftig auch verschicken. Das löst das Prob-
lem nicht ganz, aber erleichtert die Arbeit. Und dann kann man, wenn mal mehr Zeit ist, ausführli-
cher darüber reden
Abstimmung über TOP
JA NEIN ENTHALTUNG
Ergebnis:
Angenommen/Abgelehnt
19 Refkonf am 13. September 2016
(a) Dokumentation: Antrittsmail für neue Referent*innen
Alle Referent*innen bekommen nach Amtsantritt bereits eine Mail vom Gremienreferat und zwar
diese – die Mail wird immer etwas angepasst:
Hinweis auf das Handbuch des fzs aufnehmen.
Liebe/r
Herzlichen Glückwunsch zu deiner Wahl als Referent/in.
Mit dieser Mail erhältst du einige Bitten sowie technische Hinweiset, um die Homepage des StuRa aktuell zu halten,
damit die Studierenden über die Referate der Studierendenvertretung informiert sind. Vor allem soll diese Mail gewähr-
leisten, dass du deine Aufgaben in der Exekutive der VS wahrnehmen kannst.
a) Referatekonferenz – Referatshomepage - Mailaccount
Dein Referat hat eine Homepage, deren Pflege du jetzt (mit)übernimmst. Um dich mit dem Programm zur Bearbeitung
der Homepage bekannt zu machen, kannst du dich an die EDV wenden und mit Florian, der EDV-Aushilfe, einen Ter-
min ausmachen. Bei der Gelegenheit kannst du dir auch die Passwörter geben lassen, um den Mailaccount des Referats
nutzen zu können, damit du die Mails ans Referat lesen kannst oder dir weiterleiten lassen kannst. Auch bekommst du
von der EDV einen Zugang, um dich im StuRabüro an den Rechnern einzuloggen (s.u.).
Infos hierzu bekommst du auch von deinen Mitreferent*innen, aber sie können dir keinen Mailaccount und dergleichen
anlegen.
Dein Referat hat noch keine Homepage? Diese musst du noch anlegen, da das Referat jetzt erst eingerichtet wurde.
Solltest du dabei Hilfe benötigen, kannst du dich an die EDV wenden und mit Florian einen Termin ausmachen, bei der
Gelegenheit kannst du gleich bei Bedarf neue E-Mail-Adressen oder -listen oder Accounts einrichten lassen (s.u.).
Am einfachsten ist es, wenn du für die neue Referatsseite eine andere Referatsseite kopierst (aber nicht überschreibst!)
und dein Referat in die Liste der Referate einfügst, sowie von dieser Seite verlinkst:
https://www.stura.uni-heidelberg.de/referate.html
Die Referate sind alphabetisch aufgeführt.
Außerdem fallen folgende Arbeitskreise und/oder Kommissionen in deinen Zuständigkeitsbereich. Hier ist die Übersicht
über die Kommissionen und Ausschüsse, diese sollte aktuell gehalten werden: