Protokol Dan Pengurusan Majlis Rasmi Persekutuan.Negeri

• 1. Protokol PengurusanMajlis Rasmi Persekutuan dan Negeri

2. Definasi i.Majlis Persekutuan -Dibiayai kerajaan Persekutuan ii.Majlis Negeri - Dibiayai kerajaan negeri iii. Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri -Dianjur mengguna kewangan bersama majlis rasmi kerajaan 3.

• Majlis antarabangsa

• -Melibatkan negara lain

• i.Persidangan Pertubuhan Negara-negara Islam

• Majlis kebangsaan

• - Negeri turut mengambil bahagian

• i.Majlis Hari Guru Peringkat Kebangsaan

• Majlis negeri

• - Majlis dianjur di peringkat negeri oleh Jabatan Persekutuan

• di negeri

• i.Majlis Hari Belia Peringkat Negeri Selangor

• Majlis daerah

• - majlis diadakan diperingkat daerah dimana Jabatan Persekutuan peringkat daerah atau negeri menjadi urusetia sambutan

• i.Majlis Hari Peladang Peringkat Daerah Setiu

Peringkat-peringkat majlis 4.

• Majlis Kendalian Jk Majlis Rasmi Kerajaan

• Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Menteri

• Majlis Kendalian KerajaanNegeri

• Majlis Kendalian Kementerian

• Majlis Kendalian Jabatan Negeri

Taraf Majlis 5.

• Majlis Kendalian Jk Majlis Rasmi Kerajaan

• Fungsi dan keanggotaan

• Menasihat kerajaan mengenai adat istiadat dan protokol

• Mengurus lawatan dalam dan luar negara

• Dianggotai Kem. Kewangan,Penerangan,Tentera,Polis, Istana Negara, JKR Wilayah Persekutuan, Dewan Bandaraya K.L dan Bhg. Pentadbiran&Kew. JPM.

• Contoh majlis keraian/keterlibatan

• Ulangtahun Keputeraan/SPB Yang di-Pertuan Agong

• Lawatan Negara/ Sultan Negara Brunei

• Istiadat Pengkebumian Pembesar Negara/YAB Perdana Menteri

6.

• Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Menteri

• Latarbelakang/keanggotaan

• Keputusan Jemaah Menteri @PM untuk mengadakan majlis khas

• Urusetia BIUPA @Kementerian

• Anggota lain ditentukan oleh Menteri berkenaan

• Contoh majlis keraian/keterlibatan

• Perayaan Bulan Kemerdekaan/SPB Yang di-Pertuan Agong

• Hari kanak-kanak Sedunia/SPB Raja Permaisuri Agong

• Tialwah Quran Peringkat Kebangsaan/ YAB PM

7.

• Majlis Kendalian Kerajaan Negeri

• Fungsi dan keanggotaan

• Mengendalikan majlis diperingkat negeri masing-masing

• Boleh mengurus bersama majlis dengan kerajaan Persekutuan

• Dianggotai oleh jabatan kerajaan negeri dan jabatan persekutuan dinegeri tersebut mengikut keperluan pengerusi bersama diperingkat negeri

• Contoh majlis keraian/keterlibatan

• Ulangtahun Keputeraan Sultan/Raja-raja

• Majlis Maulidurrasul peringkat negeri Kedah/Sultan

• Perayaan Ambang Merdeka Negeri Johor/Menteri Besar

8.

• Majlis Kendalian Kementerian

• Latarbelakang/keanggotaan

• -Terdapat banyak majlis yang dipengerusikan oleh menteri berkenaan

• -Tuan rumah majlis ini adalah kementerian atau jabatan tersebut.

• Contoh majlis keraian

• -Hari Polis/Hari Q/ Hari wanita /Hari Guru dll.

9.

• Majlis Kendalian Jabatan Negeri

• Latarbelakang/keanggotaan

• Tuan rumah adalah Ketua Jabatan Persekutuan diperingkat Negeri

• Contoh majlis keraian

• - Hari Guru Peringkat Negeri Sabah

• - Hari Guru Peringkat Daerah Kota Marudu

10. Jenis jenis Majlis

• Majlis Rasmi

• MajlisRasmi Persekutuan dari peruntukan Kerajaan Persekutuan

• diadakan mengikut tatacara khusus

• Majlis Beristiadat

• Melibatkan Ketua Negara, jemputan terdiri drpd pembesar negara

• acara dibuat menzahirkan status tetamu kehormat /majlis berkenaan

• Terdapat ciri khas seperti kawalan kehormatan,tembakan meriam,pengawal tombak dan Pakaian Istiadat.

• Contoh Majlis

• Istiadat Pertabalan,Istiadat Pembukaan Penggal Parlimen

• ii. Majlis rasmi

• Majlis anjuran Kerajaan, melibatkan pembesar utama negara dan masyarakat

• Pakaian lazim adalah Lounge-Suit/baju Kebangsaan

• Contoh Majlis

• Majlis Maal Hijrah tahun 2003

11.

• Majlis Tidak Rasmi

• Majlis sederhana darisegi persiapan, jemputan dan tertib protokol

• Masih mengikut tatacara sambutan,ucapan dan susunan tempat duduk

• Pakaian lazim adalah pakaian kerja atau baju batik

• Contoh majlis

• Majlis Perpisahan Pegawai Kanan Kerajaan

• Majlis Konsert Perdana PUSPANITA

• Majlis Rasmi Swasta

• Dianjur oleh syarikat, pertubuhan dan seumpamanya

• Tetamu kehormat terdiri drpd kenamaan dan jemputan pelbagai golongan

• Masih mengikut amalan protokol dengan sedikit kelonggaran aturcara dan pakaian.

• Contoh majlis

• Majlis Perletakan Batu Asas Cyberjaya oleh YAB PM

12.

• Prinsip Penentuan Tetamu Kehormat

• - Status majlis bergantung kpd kehadiran Tetamu Kehormat

• - Tetamu Kehormat hendaklah bersesuaian dengan majlis

• - SPB Yang di-Pertuan Agong paling sesuai untuk majlis Antarabangsa/Kebangsaan

• - Raja/ Yang di-Pertua Negeri sesuai untuk majlis kebangsaan/negeri

• - PM/TPM sesuai untuk majlis Antarabangsa/ Kebangsaan dan Negeri

• Kategori Tetamu Kehormat

• SPB Yang di-Pertuan Agong/SPB Raja Permaisuri Agong

• DYMM Raja/TYT Yang di-Pertua Negeri

• YAB Perdana Menteri/YAB Tim. Perdana Menteri

• YB Menteri

• YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri

• YB Timbalan Menteri

• YB Menteri Negeri/Ahli Mesyuarat Kerajaan Negeri

• Pegawai Kanan Kerajaan Persekutuan

• Orang Kenamaan Negeri/Tempatan

Tetamu Kehormat 13.

• Susunan keutamaan

• Susunan ini wujud disemua peringkat bermula diperingkat Negara sehingga ke jabatan dan daerah

• Asas kpd penghormatan dan adab dalam sesuatu majlis

• Susunan Keutamaan Persekutuan

• Dikutkuasa melalui warta P.U.(B) 29 bertarikh 22 Jan 1998

• Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan Kerajaan Persekutuan

• Digunapakai dalam semua majlis rasmi Persekutuan

• Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa ketibaan dan sebutan hormat

14.

• Susunan Keutamaan Negeri-negeri

• Dikutkuasakan diperingkat negeri berkenaan

• Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan kerajaan negeri berkenaan

• Digunapakai dalam semua majlis rasmi anjuran kerajaan negeri atau secara bersama dgn Kerajaan Persekutuan

• Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa ketibaan dan sebutan hormat

15.

• Panggilan Hormat

• Panggilan sewajarnya terhadap Tetamu Kehormat dan dif

• Diguna pd kad jemputan, kad nama, sampul surat, teks juruacara dan teks ucapan

• Panggilan hormat meliputi panggilan Turun-temurun,Diraja,Jawatan, Anugerah dan Keugamaan

• Contoh: YM Tengku, YB Menteri, Y.Bhg. Datuk, Sahibus Samahah Mufti

• BahasaDiraja

• Surat Pekeliling Am Sulit Bil.3 Tahun 1993

• Majlis yang dihadiri oleh SPB Yang di-Pertuan Agong

• Majlis yang dihadiri Raja Melayu di negeri

16.

• Protokol Majlis Rasmi Mengikut Lokasi

• Majlis Persekutuan( SKP Persekutuan)

• Berlangsung di W/Persekutuan/Negeri/Daerah

• Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri

• ( SKP Persekutuan dan negeri berkenaan)

• Majlis Kerajaan Negeri( SKP Negeri)

• Berlangsung di Negeri/Daerah

17.

• Jenis Pakaian Bagi Majlis Rasmi Kerajaan

• i. Pakaian lelaki

• -Pakaian Istiadat Siang (Jaket Putih)

• -Pakaian istiadat Malam (Mess Kit @ monkey jaket)

• -Pakaian Black Tie

• -Pakaian Kebangsaan Hitam/Pakaian Kebangsaan

• -Pakaian Lounge Suit Gelap/ Lounge Suit

• -Pakaian Kerja/Batik lengan Panjang

• -Pakaian Casual

• ii. Pakaian Wanita

• -Pakaian Istiadat Siang(Jaket Putih)

• -Pakaian Istiadat malam (Mess Kit)

• -Pakaian Kerja

• -Pakaian Baju Kurung

• -Pakaian Baju Kebaya Labuh

18.

• Penetapan Pakaian Bagi Majlis

• i. Pakaian Istiadat Siang/Pakaian Kebangsaan Rasmi/Morning Coat

• - Pertabalan,Mengarak Panji-panji

• ii. Pakaian Istiadat malam/Pakaian Kebangsaan Rasmi atau Pakaian Kebangsaan Hitam/Black Tie

• - Jamuan Negara

• iii. Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap

• - Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing

• iv. Pakaian Kebangsaan/Lounge Suit

• - Sambutan Maal Hijrah

• v. Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap

• - Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing

19.

• Senarai Jemputan

• i.Senarai Ringkas- Mengikut kumpulan jemputan

• ii. Senarai Penuh-Mengikut Susunan Keutamaan

• iii.Senarai Susunan Abjad-Mengikut Abjad

• Jenis Jemputan

• Jemputan seorang-Bila Tetamu Kehormat hadir seorang

• Jemputan Berpasangan

• Jemputan bercampur-jika tetamu dipentas berpasangan

20.

• Bilangan Jemputan /Tetamu Kehormat

• SPB Yang Di-Pertuan Agong-2,000 - 3,000

• Raja/ Yang di-Pertua Negeri-1,500 2,000

• PM/TPM-1,000 2,000

• MB/KM/Menteri-500 1,000

• Kaedah Jemputan

• SPB Yang di-Pertuan Agong/DDYMM Raja/Permaisuri/TTYT Yang di-Pertua Negeri

• - Warkah dibawa mengadap

• YAB PM/TPM surat jemputan

• YAB MB/KM surat jemputan

21.

• Kad jemputan & jawapan

• Diserta bersama pelekat kereta,pelan tempat& tempat duduk

• Lazim mengandungi logo,jawatan tuan rumah,ruang nama jemputan,majlis,tempat,tarikh,masa, pakaian, no. telefon&fax,masa ketibaan dan aturcara

• Kad jawapan lazim mengandungi ruang nama,catatan kehadiran,ruang tandatangan,tarikh dan alamat penuh penerima jawapan

• Nama penerima ditaip disampul dgn anugerah dihujung dan penjuru kiri dgn no.rujukan

• Jemputan untuk berpasangan ditulis nama pasangannya

• Kad dihantar 3minggu sebelum majlis dan urusetia akan mengesah kehadiran jemputan dipentas 24 jam sebelum majlis

22.

• Penetapan Masa

• Mengawal perjalanan majlis

• Tempoh sesuai 90-120 minit

• Majlis malam mula jam 8.30 dan tamat 10.30mlm

• Majlis petang tamat sebelum maghrib

• Pembahagian Masa

• Sambutan 10min

• Persembahan 10-15min

• Ucapan 25-35min

• Perasmian/cenderamata 20-30min

• Jamuan 20-25min

• Meninggal majlis5min

23.

• Pembaca Doa

• Dibaca awal majlis dlm Bahasa Melayu/Inggeris/Arab dirostrum

• Pembaca doa berdasarkan Tetamu kehormat

• Cenderamata

• Surat Pekeliling Am Bil. 7 1984 tidak menggalakkan pemberian

• Boleh disampaikan dalam majlis/dlm bilik minum

• Disampaikan oleh tuan rumah dengan tertib

24.

• Menyambut Tetamu

• Penyambut mudah dikenali tetamu

• Ahli JK induk/Sambutan turut sama

• Tetamu Kehormat disambut tuan rumah ke bilik menunggu bersama dif di pentas

• Baris Penyambut/Kalungan Bunga

• Tetamu Kehormat bersalam dgn AJK paling kanan semasa tiba dan paling akhir semasa meninggal majlis

• Kalungan atau sematan bunga hendaklah dielakkan bagi tujuan keselamatan

25.

• Pengiring

• Kedudukan sedikit kedepan Tetamu Kehormat

• Isteri tuan rumah mengiringi isteri Tetamu Kehormat

• Pengiring juga boleh dikalangan pegawai kanan

• Permaidani Merah

• SPB Yang di-Pertuan Agong/Raja Permaisuri Agong

• DYMM Raja-raja/Permaisuri&TYT Yang di-Pertua/isteri

• YAB PM/isteri

• YAB TPM/isteri

• DYTM Raja Muda/Raja Puan Muda

26.

• Bilik Menunggu

• Majlis melibatkan TPM dan ke atas

• Memudahkan penyelarasan dgn penyediaan dewan

• Memperkenal dif yang akan berada dipentas

• Lagu Kebangsaan

• Naskah Diraja- Ketibaan &Kepulangan SPB Yang di-Pertuan Agong dlm Istiadat Rasmi

• Naskah Ringkas-Ketibaan &Kepulangan SPB Raja Permaisuri Agong dlm Majlis Rasmi/kpd TYT dan diikuti Lagu Negeri

• Naskah Pendek- Diakhir majlis selepas lagu negeri berkenaan dimainkan jika Agong/wakil tak hadir tetapi salah seorang Raja Melayu hadir dlm Majlis Rasmi Persekutuan

27.

• Back Drop

• Dlm Bahasa Melayu

• B.Inggeris boleh diguna bagi majlis antarabangsa

• Darjah Kebesaran tidak dicatat pada back drop

• Rostrum

• Lazimnya 3 rostrum-kiri/kanan dan satu untuk juruacara ditempat yang sesuai

• Elakkan drpd meletak jambangan bunga diatas untuk mengelak ketidakselesan

• Panduarah/ bilik air

• Lokasi tempat duduk untuk semakan tetamu

• Panduarah bilik air wajar diberi perhatian bagi tempat persendirian selain hotel

28.

• Pembuka pintu kereta

• Terdiri drpd polis tentera untuk SPB Yang di-Pertuan Agong

• Polis untuk PM/TPM

• Kerusi/meja

• Kerusi yang sesuai hendaklah diguna-meja kecil didepan dgn bunga hiasan untuk mengelak pandangan langsung pada badan dif dipentas

• Aturcara/Ketibaan/Ucapan

• Aturcara dicetak pd kad jemputan

• Jarak masa tiba tetamu &tetamu Kehormat 30minit

• Ucapan dlm majlis dihad kpd 3 orang sahaja/bagi ucapan dasar masa boleh dipanjangkan kpd 1jam

• Salutation dihad untuk 3orang sahaja

29.

• Tanda Perasmian

• Diucap akhir ucapan dan boleh disambut dengan pertunjukan laser dll.

• Jamuan Ringan

• Tempat yang sesuai mengikut jemputan tetamu kenamaan

• Kedudukan semasa jamuan masih mengikut susunan keutamaan

• Sidang Akhbar

• Mengikut keperluan Tetamu Kehormat

• Diselaras dgn pegawai akhbar Tetamu Kehormat

30.

• Raptai

• Untuk menyemak, menyelaras dan biasakan petugas dgn tempat

• Boleh dibuat dgn lakon watak dan waktu sebenar

• Juruacara

• Menghebah acara yang akan berlaku

• Teks disedia penganjur/tidak dibenar keluar drpd teks

• Guna mic. berasingan dan mudah melihat semua pergerakandi majlis

• Juruacara tak perlu minta izin Tetamu Kehormat untuk mengguna bahasa inggeris dll bahasa

31.

• Buku Aturcara Pentadbiran

• Buku panduan penagnjur kpd JK dan petugas

• Catatan terperinci termasuk masa,perkara, nama pegawai,pelan, no.telefon pegawai penyelaras dll yg perlu

• Buku Cenderamata

• Terdapat kata aluan/aturcara/penghargaan

• Diletak lebih awal di meja bagi Tetamu Kehormat

• Bagi TPM dan ke atas, perlu disediakan penyampai dengan dulang apabila mereka telah duduk dgn selesa

32.

• Susunan keutamaan

• Susunan tempat duduk

• Ketibaan dan kepulangan

• Susunan dan kibaran bendera

• Panggilan hormat

• Pegawai perhubungan

• Tertib pakaian

• Format jamuan

elemen protokol dalam majlis 33.

• Pasukan Perubatan

• Bergantung kpd Tetamu kehormat

• Hospital ass., Jururawat, attendan dan pemandu ambulan

• Pasukan sokongan spt. St. Johns Ambulance

• Pasukan Keselamatan

• Fizikal (tempat majlis berlangsung)

• Peribadi (tetamu kenamaan)

• Trafik (laluan & parkir VIP)

34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. Sekian terima kasih