PROSEDUR TEMU KEMBALI ARSIP BUKU TANAH Di Kantor Pertanahan Kota Depok Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) Oleh: AUDINA GITA PURNAMASARI NIM: 1112025100078 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1440H / 2019M
130
Embed
PROSEDUR TEMU KEMBALI ARSIP BUKU TANAH Di Kantor …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/45812... · 2019-06-24 · i ABSTRAK Audina Gita Purnamasari (NIM: 1112025100078).
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PROSEDUR TEMU KEMBALI ARSIP BUKU TANAH
Di Kantor Pertanahan Kota Depok
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
AUDINA GITA PURNAMASARI
NIM: 1112025100078
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1440H / 2019M
PROSEDUR TEMU KEMBALI ARSIP BUKU TANAH
DI KANTOR PERTANAHAN KOTA DEPOK
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
Audina Gita Purnamasari
NIM: 1112025100078
di bawah bimbingan
Nuryudi, MLIS
NIP. 19670912 199903 1 002
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1440H / 2019M
i
ABSTRAK
Audina Gita Purnamasari (NIM: 1112025100078). Prosedur Temu Kembali
Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok. Skripsi di bawah
bimbingan Nuryudi, MLIS. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas
Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta, 2019.
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui bagaimana terciptanya arsip buku tanah
dan prosedur penemuan kembali arsip buku tanah dan kendala yang dihadapi oleh
Kantor Pertanahan Kota Depok dalam menemukan kembali arsip buku tanah.
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Teknik pengambilan data dalam penelitian menggunakan observasi, wawancara,
kajian pustaka, dan dokumentasi. Sedangkan untuk analisis data menggunakan
reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini dapat
disimpulkan bahwa proses terciptanya arsip buku tanah dimulai dari pendaftaran
hak atas tanah dan pembuatan sertifikat hingga terbitnya arsip buku tanah. Untuk
penyimpanan arsip buku tanah Kantor Pertanahan Kota Depok menggunakan
sistem penyimpanan geografis yaitu dengan menggunakan nama tempat dan
nomor hak. Proses temu kembali arsip buku tanah masih dilakukan secara manual
dengan menggunakan slip permintaan beserta dengan nota dinas yang dikirim dari
sub-sub seksi ke bagian ruang arsip untuk dicarikan arsip buku tanah yang
dibutuhkan sesuai dengan nomor hak dan nama tempat yang tertera pada slip
permintaan. Dalam proses penemuan kembali arsip buku tanah di Kantor
Pertanahan Kota Depok terdapat kendala, diantaranya yaitu: ruang penyimpanan
dan waktu menemukan kembali arsip buku tanah yang hilang dan terselip yang
cukup lama.
Kata kunci: Arsip, Arsip Buku Tanah, Temu kembali.
ii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrohmanirrohim
Alhamdulillahirobbil’alamin Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat
Allah SWT yang telah memberikan nikmat kesehatan dan kelancaran dalam
penulisan skripsi ini. Shalawat serta salam semoga senantiasa tercurah kepada
Nabi Muhammad SAW beserta keluarga dan para sahabatnya yang telah
membawa petunjuk dan pedoman hidup bagi manusia.
Tak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah memberikan bantuan baik moril maupun materil, serta mengarahkan dan
membimbing penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penyusunan
skripsi ini tidak akan selesai tanpa bantuan dari berbagai pihak yang telah tulus
meluangkan waktunya untuk membantu penulis. Maka penulis menyampaikan
terima kasih khususnya kepada:
1. Bapak Prof. Saiful Umam, M.A., Ph.D., selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, Selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan
dan Informasi FAH UIN Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan dan Informasi FAH UIN Jakarta.
4. Bapak Nuryudi, MLIS selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang dengan
sabar membimbing, dan menuntun penulis untuk dapat menyelesaikan
skripsi ini.
iii
5. Ibu Alfida, MLIS, selaku dosen pembimbing akademik penulis yang
membantu, dan mengarahkan penulis sehingga dapat menyelesaikan
skripsi ini.
6. Ibu Heni Ristiani, S.E., M.M., selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Kantor Pertanahan Kota Depok yang telah mengizinkan penulis untuk
melakukan penelitian disana. Bapak Freddy Dewanata, S.E., S.H., selaku
Kepala Urusan Keuangan dan BMN yang telah memberikan arahan dan
meluangkan waktunya dalam penyusunan skripsi ini.
7. Bapak Kodarin selaku Kepala Arsip Buku Tanah Kantor Pertanahan Kota
Depok yang telah meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu
penyusunan skripsi ini.
8. Serta segenap pegawai Kantor Pertanahan Kota Depok yang tidak bisa
penulis sebutkan namanya, terima kasih telah mengarahkan penulis dalam
penyusunan skripsi ini.
9. Segenap Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah
memberikan banyak ilmu yang bermanfaat dan berbagai pengalaman
profesi untuk masa depan penulis.
10. Kedua Orang Tua Ayahanda Ngatiman dan Ibunda Musini. Terimakasih
telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril, dan materil
serta limpahan kasih sayang kepada penulis, serta adik penulis tersayang
iwan, pai dan fajri yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan
skripsinya. Sukses untuk kalian semua. :D
Sesungguhnya Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini
masih terdapat banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena
itu, penulis terbuka dan bersedia menerima setiap kritik dan saran yang
membangun dari pembaca untuk kebaikan pembuatan laporan penelitian
selanjutnya.
Akhir kata, penulis berharap semoga Allah SWT. Membalas kebaikan
semuanya dengan rahmat dan ridho-Nya.
Jakarta, Maret 2019
Audina Gita Purnamasari
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................................. i
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ............................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah........................................................... 5 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................................... 6
D. Definisi Istilah .............................................................................................. 7 E. Sistematika Penulisan .................................................................................. 8
BAB II TINJAUAN LITERATUR .................................................................... 10
A. Arsip ........................................................................................................... 10
1. Definisi Kearsipan ................................................................................ 10 2. Peran dan Fungsi Kearsipan ................................................................. 15 3. Siklus Hidup Arsip Dinamis ................................................................. 18
4. Bagian Buku Tanah .............................................................................. 34 5. Mekanisme Pembuatan Sertifikat ......................................................... 38
C. Temu Kembali ............................................................................................ 43
1. Tujuan dan Fungsi Temu Kembali ....................................................... 46 D. Proses Temu Kembali ................................................................................ 48
E. Penelitian Terdahulu .................................................................................. 53
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 55
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian................................................................. 55 B. Sumber Data ............................................................................................... 56
1. Data Primer ........................................................................................... 57 2. Data Sekunder ...................................................................................... 57
C. Informan ..................................................................................................... 57
D. Teknik Pengumpulan Data ......................................................................... 58 E. Teknik Analisis Data .................................................................................. 59
F. Teknik Penguji Keabsahan Data ................................................................ 60 G. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................................... 60
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................... 62
A. Profil Kantor Pertanahan Kota Depok ....................................................... 62 1. Sekilas Kantor Pertanahan Kota Depok ............................................... 62
vi
2. Visi dan Misi Kantor Pertanahan Kota Depok ..................................... 62
3. Fungsi Kantor Pertanahan Kota Depok ................................................ 64 4. Sebelas (11) Agenda Kebijakan dan Empat (4) Prinsip Kantor
Pertanahan Kota Depok ........................................................................ 65 5. Arti Lambang atau Logo Kantor Pertanahan Kota Depok ................... 67 6. Struktur Organisasi Kantor Pertanahan Kota Depok ............................ 69
7. Letak Geografis .................................................................................... 70 B. Hasil Penelitian .......................................................................................... 70
1. Terciptanya Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok. .... 70 2. Prosedur Temu Kembali Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota
3. Kendala yang Dialami Kantor Pertanahan Kota Depok Dalam Temu
Kembali Arsip Buku Tanah .................................................................. 82
C. Pembahasan ................................................................................................ 87 1. Terciptanya Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok. .... 87 2. Prosedur Temu Kembali Arsip Buku Tanah Pada Kantor Pertanahan
Kota Depok ........................................................................................... 92
3. Kendala yang Dialami Kantor Pertanahan Kota Depok Dalam Temu
Kembali Arsip Buku Tanah .................................................................. 94
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 96
A. Kesimpulan ................................................................................................ 96 B. Saran ........................................................................................................... 97
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 99
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya.
Pada pasal 3 Undang-Undang No.7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan
bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan per-
tanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.21
“Menurut Widjaya (1999) dalam Donni Juni, menyatakan bahwa tujuan
dari kearsipan adalah: a) Menyimpan surat dengan aman dan mudah
selama diperlukan; b) Menyiapkan surat setiap kali saat diperlukan; dan c)
Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu
masalah yang diperlukan sebagai pelengkap. Lebih lanjut Martono (1994)
dalam Donni Juni mengemukakan bahwa tujuan kearsipan adalah: a)
menyediakan warkat bila diperlukan; b) menghindari pemborosan waktu
dalam mencari warkat yang diperlukan; c) mengumpulkan warkat-warkat
yang mempunyai hubungan antara satu dengan lainnya; d) menghemat
tempat penyimpanan; e) mengamankan warkat-warkat yang penting baik
dari bahaya pencurian atau kebakaran; dan f) menjaga kerahasiaan jika
warkat benar-benar perlu dirahasiakan.”22
Kearsipan bagi organisasi merupakan penunjang bagi kelancaran kegiatan
operasional. Melalui kearsipan informasi dan data otentik dapat diperoleh
dengan cepat dan tepat. Perjalanan organisasi dapat dilihat dari data-data atau
20Agus sugiarto dan teguh wahyono “manajemen kearsipan modern dari konvensional ke basis
komputer” (Yogyakarta: Gava Media, 2015) h.2 21Basir Barthos, “Manajemen Kearsipan” (Jakarta: Bumi Aksara, 2007) h.3 22Widjaya (1999), dalam Donni Juni Priansa, “Manajemen Perkantoran Efektif, efisien, dan
Profesional” (Bandung: Universitas Alfabeta, 2013) h.160
17
arsip yang tersimpan. Oleh karena itu, kearsipan yang baik harus dilaksanakan
dengan baik juga fungsi kearsipan yaitu:
1. Alat penyimpanan warkat;
2. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang
menyelenggarakan sistem sentralisasi;
3. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan;
4. Alat perekam perjalanan organisasi;
5. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan;
6. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi
7. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang
membutuhkan data;
8. Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi dikantor.23
Dari segi fungsinya, arsip terbagi atas berikut ini:
a. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau
digunakan secara langsung dalam administrasi Negara. Arsip dinamis
disebut juga dengan arsip dinamis semiaktif bila digunakan sekali setiap
bulan.24
23Donni Juni Priansa, “Manajemen Perkantoran Efektif, efisien, dan Profesional” (Bandung:
Universitas Alfabeta, 2013) h.158 24Sulistiyo-Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengella Informasi
dan Dokumen” (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003) h. 17
18
b. Arsip statis yang tidak digunakan secara langusng dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.25
Arsip menurut fungsinya terbagi atas arsip dinamis dan arsip statis. Arsip
dinamis artinya dokumen yang masih digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan sebuah badan. Arsip
dinamis atau record yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola
oleh unit pengolah ini disebut dengan arsip aktif sedangkan yang sudah tidak
lagi digunakan untuk kepentingan sehari-hari, dan tidak terus menerus diperukan
dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari kemudian
disimpan dan statusnya menjadi arsip dinamis inaktif atau yang di sebut dengan
arsip inaktif.26
3. Siklus Hidup Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang disimpan permanen karena
pertimbangan historis, administratif, hukun dan ilmu pengetahuan. Untuk
memudahkan pemahaman tersebut arsip dinamis memiliki Lima tahapan siklus
hidup (life cycle) Proses tersebut di atas dapat diilustrasikan seperti Gambar 1.
25Sulistiyo-Basuki, “Pengantar Ilmu Kearsipan” (Jakarta: Universitas Terbuka, 2014) h. 4 26Basir Barthos, “Manajemen kearsipan: untuk lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi”
(Jakarta: Bumi Aksara, 2007) h. 4
19
Gambar 2.1. Outline siklus hidup arsip dinamis menurut sulistyo basuki 27
Tahap pertama merupakan tahap penciptaan. Pembuatan arsip dinamis
dan informasi serta data dari komputer. Tahapan kedua ialah awal siklus hidup
yakni penilaian arsip dinamis untuk menentukan persyaratan retensi, tahapan
ketiga merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa
hari hingga tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis
serta memerlukan akses cepat untuk menemukannya. Tahap keempat ialah
penggunaan inaktif atau semi-aktif pada tahapan ini pemakaian arsip dinamis
sudah jarang atau tidak mungkin tidak akan dipakai lagi sehingga menjadi
inaktif. Oleh karena itu, arsip tersebut disimpan dalam tempat penyimpanan
seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Dan biasanya
pada tahapan ini arsip inaktif hanya disimpan sebagai alasan hukun atau karena
kebutuhan rujukan. Tahapan terakhir dari arsip dinamis ialah penyusutan atau
pemusnahan, ialah suatu tindakan yang di ambil berkenaan dengan masa
27Sulistiyo-Basuki, “Pengantar Ilmu Kearsipan” (Jakarta: Universitas Terbuka, 2014) h. 10
Penciptaan arsip
Distribusi arsip
Penggunaan arsip
Penyimpanan Arsip Inaktif-
Semiaktif
Penyusutan dan pemusnahan
arsip
20
habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan,
peraturan atau prosedur administratif.
4. Arsip Vital
Arsip dinamis vital atau vital records adalah arsip dinamis yang penting
bagi kegiatan badan korporasi. Arsip dinamis vital disebut juga arsip dinamis
kelas 1. Arsip dinamis vital berwujud berbagai media seperti kopi makas (hard
copy), media magnetis, mikro bentuk atau bentuk mikro (microform), atau
cakram optic. Arsip dinamis vital dapat berupa arsip dinamis aktif maupun
inaktif. Apa pun bentuk medianya maupun tingkat hidupnya, informasi yang
terekam dalam arsip dinamis vital diperlukan dami kelangsungan hidup badan
koporasi.28
Salah satu bagian inventarisasi arsip dinamis ialah identifikasi arsip
dinamis vital. Selama proses penaksiran (appraisal) hanya arsip dinamis yang
mutlak dan perlu bagi kelangsungan kegiatan badan korporasi saja yang dipilih
sebagai arsip dinamis vital.29
Demi kelangsungan hidup organisasi arsip vital memiliki ciri-cirinya, adapun
ciri-ciri dari arsip vital sebagai berikut:30
a. Bila terjadi kesalahan dalam pengelolaan akan menjadikan setiap kegiatan
mengalami kemacetan
28Sulistyo-Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis:Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi
dan Dokumen” (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003) h.229 29Sulistyo Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi
dan Dokumen” (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003) h.231 30Menurut ANRI (2001), dalam Dwiajeng Novianti, “Pengelolaan Arsip Vital Sertifikat Tanah
dengan Model Kontinum Dokumen di Kantor Pertanahan Kota Semarang”, Jurnal Ilmu Perpustakaan,
Vol. 6, No. 3. (2017) h. 3
21
b. Bila terjadi kesalahan dalam penggunannya dalam setiap kegiatan akan
menyebabkan hambatan dan tidak lancar
c. Apabila terjadi kerusakan atas arsip vital, maka tidak dapat diganti lagi
d. Arsip vitasl senantiasa berkaitan dengan masalah-masalah kebijakan yang
menetukan.
e. Kerusakan dan kehilangan arsip vital ini memaksa organisasi atau
perusahaan akan menghentikan kegiatannya.
Selain itu National Archives and Record Administration juga
menjelaskan arsip vital sebagai arsip yang harus dikelola karena memliki
fungsi vital, yaitu:
a. Memuat informasi dengan informasi itu, yaitu sebuah organisasi dapat
memulai kembali atau melanjutkan operasional dalam keadaan terkena
bencana atau dalam situasi darurat.
b. Memuat informasi tentang hak-hak individu seperti akta notaries, dokumen-
dokumen pengadilan, dan surat gadai.
c. Memuat informasi tentang wewenang hak, dan tanggung jawab sebuah
organisasi secara hukum.
Arsip vital di klasifikasi lagi ke dalam beberapa kelas berdasarkan nilai
gunanya. Secara umum, pengklasifikasian dibagi menjadi 4 pada table 2.1
dibawah ini yakni:31
31Sulistyo-Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis:Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi
dan Dokumen” (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003) h.231
22
Table 2.1 Klasifikasi Arsip Dinamis
Kelas Definisi Contoh
Saran
Pengama-
nan
Kelas 1
(Vital)
Arsip dinamis yang yang sangat
penting bagi kelangsungan hidup
badan korporasi, arsip dinamis ini
tidak dapat diganti dengan arsip
dinamis lain karena bukti
kepemilikan, status hukum, dan
status keuangan, arsip dinamis vital
umumnya disimpan di tempat
penyimpanan arsip dinamis aktif
Tagihan
inventaris
kontrak materi
kreatif,
dokumentasi
penelitian, hak
cipta dan
paten,
perjanjian
kerja sama.
Lemari
tahan api
Kelas 2
(penting)
Arsip dinamis ini yang diperlukan
untuk kelangsungan hidup badan
korporasi. Walaupun arsip dinamis
ini dapat diganti atau direproduksi
namun memerlukan biaya serta
waktu. Arsip dinamis penting dapat
disimpan di penyimpanan arsip
dinamis aktif dan inaktif,
Tagihan,
pengarahan
daftar gaji
Lemari Besi
Kelas 3
(bermanfaa
t)
Arsip dinamis yang dibutuhkan
demi kelangsungan operasi badan
korporasi. Walaupun arsip dinamis
ini tergantikan namun
kehilangannya akan menyebabkan
kemandegan sementara.
Pernyataan
bank,
korespondens
Filling
cabinet
Kelas 4
(tidak
penting)
Arsip dinamis yang tidak memiliki
nilai dimusnahkan
Permintaan
yang sudah
dijawab, iklan
pengumuman
Gunakan
kemudian
musnahkan.
23
1) Pemeliharaan Arsip Vital
Fase pemeliharaan dan penggunaan arsip vital meliputi pencatatan,
pengolahan, penyebaran, dan pemeliharaan. Pada fase ini, arsip vital
rentan mengalami kehilangan, kerusakan, dan kebocoran informasi
yang terkandung di dalamnya ke pihak-pihak yang tak berhak
mengaksesnya. Maksud dan tujuan dari pemeliharaan arsip vital ialah
sebisa mungkin menjaga isi informasi yang terkandung di dalamnya
dapat dijaga kerahasiannya atau tidak diketahui oleh pihak yang
berkepentingan maupun yang tidak berkepentingan, selanjutnya
menghindarkan gangguan fisik arsip dari pengaruh lingkungan antara
lain bahaya kebakaran, bahaya kebanjiran, serta gangguan fisik dari
arsip itu sendiri atau manusia itu sendiri. Dan yang terakhir menjamin
daya tahan atau keawetan fisik arsip berupa: lembaran-lembaran-
lemabran, formulir-formulir, naskah-naskah dari gangguan kerusakan
sehingga arsip tersebut dapat dibaca informasinya. Pemeliharaan arsip
merupakan kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah
kerusakan akibat beberapa sebab seperti:32
a. Faktor internal
Secara langsung adalah kerusakan pada kertas itu sendiri, antara
lain mempergunakan kertas, tinta, mesin tik maupun alat-alat tulis
lainnya yang kurang baik menimbulkan reaksi kimia dan naskah
arsipnya cepat rusak.
32Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia no 8 tahun 2009
tentang Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan di Lingkungan Badan Pertanahan Nasional
Republik Indonesia h. 150-151
24
1. Kertas yang digunakan untuk arsip harus kertas yang
mempunyai kualitas tinggi agar daya tahan terhadap reaksi
kimia dan arsip itu tahan lama.
2. Penggunaan tinta atau karbonik yang merupakan alat tulis
pokok pada setiap lembaran arsip mempunyai sistem penyerap
yang kekal tidak mudah luntur kena udara yang lembab.
3. Lem yang digunakan untuk perekat yang tahan lama dan tidak
menimbulkan kerusakan kertas yaitu perekat sintetis yang
mengandung acetate.
b. Faktor eksternal
Penyebab kerusakan arsip karena gangguan yang secara tidak
langung dari sistem lingkungan seperti: tempat penyimpanan,
udara ruangan, sinar matahari, dan debu. Sedangkan yang
langsung antara lain jamur, rayap, ngengat, kecoak, tikus dan
sebagainya serta sistem lain seperti banjir, kebakaran dan
kerusakan lain akibat ulah manusia itu sendiri baik yang sengaja
maupun tidak.
1. Tempat penyimpanan arsip, peralatan yang dipergunakan harus
tahan terhadap udara dingin tidak cepat berkarat seperti rak
baja atau rak kayu. Jarak antara ran dan lantai minimal 6 inci,
agar mudah membersihkan kotoran di lantai dan terhindar dari
genangan air hujan.
2. Kondisi arsip terhadap kelembaban udara maupun panas udara
dalam ruangan yang tidak konstan akan menyebabkan
25
kerusakan arsip. Penggunaan AC (Air Conditioner) dalam
ruang arsip sangatlah penting dan mutlak. Karena AC dapat
memungkinkan pengontrolan udara secara baik. Penggunaan
AC ini juga dapat mencegah hama-hama kertas, baik yang
disebabkan oleh faktor-faktor biologis, fisik kimiawi.
Penggunaan AC disamping untuk mengontrol suhu udara juga
berfungsi untuk mengontrol kelembaban dan kebersihan udara.
Temperatur udara bagi daerah tropis yang paling ideal adalah
22 sampai 25 Celcius (C) ; (65 sampai 75 Fahrenheit (F) dan
kelembaban antara 45 sampai 55% R.H. (Relative
Humidity=kelembaban relative) untuk membersihkan udara
yaitu dengan menghalau gas-gas penghisap debu yang
terkandung di udara AC harus dipasang terus-menerus 24 jam,
karena pemasangan–pemasangan yang tidak tetap hanya akan
merusak kertas saja. Perlu dipasang alat untuk mengetahui atau
mengukur kelembaban ialah termohigrometer. Hal ini perlu
pendingin kamar dengan AC yang tetap continue, serta tidak
menggunakan penerangan listrik yang terlalu panas, hingga
panasnya akan mempengaruhi penyimpanan arsip di file
penyimpanan. Sinar matahari dengan sinar ultra violet yang
terlalu banyak di ruangan arsip maka warna arsip akan cepat
coklat dan tintanya luntur ini akibat dari axidetic, di dalam
kertas.
26
3. debu yang terbawa angin melalui pintu maupun melalui
lubang-lubang angin juga akan merusak kertas-kertas arsip itu
4. Karena temperature udara yang lembab, maka akan tumbuh
jamur pada tempat penyimpanan bahkan merusak langsung
Pendaftaran tanah untuk pertama kali mengenai satu atau beberapa
obyek pendaftaran tanah dalam wilayah atau bagian wilayah suatu
desa atau kelurahan secara individual atau massal. Yakni inisiatif
datang dari seseorang yang ingin mendaftarkan tanahnya sebagai
pemohon sertifikat.
2. Sistematik
Pendaftaran tanah untuk pertama kali yang dilakukan secara serentak
yang meliputi semua obyek pendaftaran tanah yang belum didaftar
dalam wilayah atau bagian wilayah suatu desa atau kelurahan. Yakni
inisiatif datang dari Kantor Pertanahan, mereka datang mengunjungi
lokasi yang akan didaftarkan tanahnya.
Sedangkan tujuan dari pendaftaran tanah yakni untuk menghimpun
dan menyediakan informasi yang lengkap mengenai bidang-bidang tanah
dipertegas dengan dimungkinkannya menurut Peraturan Pemerintah ini
pembukuan bidang-bidang tanah yang data fisik dan atau data yuridisnya
belum lengkap atau masih disengketakan, walaupun untuk tanah-tanah yang
demikian belum dikeluarkan sertifikat sebagai tanda bukti haknya.
1. Pengertian Sertifikat
Sertifikat merupakan tanda bukti hak atas tanah, suatu pengakuan
dan penegasan dari Negara terhadap penguasaan tanah secara perorangan
atau bersama atau badan hokum yang namaya ditulis didalamnya dan
sekaligus menjelaskan lokasi, gambar, ukuran dan batas-batas bidang
39Peraturan Pemerintah tentang Pendaftaran Tanah no 24 tahun 1997 pasal 1 ayat 11 dan
12
31
tanah tersebut. Dalam bahasa inggris sertifikat hak atas tanah disebut
dengan title deed, sedangkan penguasaan hak atas tanah biasa disebut land
tenure, pemilikan atas tanah biasa disebut land ownership, dan bidang
tanah sering disebut dengan parcel atau plot. Sertifikat sendiri dalam
terminology atau “bahasa resmi” hukum-hukum keagrariaan ditulis
sertifikat.40
Dalam definisi lainnya sertifikat merupakan surat tanda bukti hak
sebagaimana dimaksud dalam pasal 19 ayat (2) huruf c UUPA untuk hak
atas tanah, hak pengelolaan, tanah wakaf, hak milik satuan rumah susun
dan hak tanggungan yang masing-masing sudah dibukukan dalam buku
tanah yang bersangkutan.41
2. Tujuan Pembuatan Sertifikat
Dalam pasal 3 Peraturan Pemerinatah no.24 Tahun 1997 tujuan
pembuatan sertifikat sama halnya seperti tujuan dari pendaftaran tanah,
diantaranya sebagai berikut:
a. Untuk memberikan kepastian hukum dan perlindungan hokum
kepada pemegang hak aatas suatu bidang tanah, satuan rumah
susun dan hak-hak yang terdaftar agar dengan mudah dapat
membuktikan dirinya sebagai pemegang hak yang bersangkutan.
b. Untuk menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan termasuk pemerintah agar dengan mudah dapat
memperoleh data yang diperlukan dalam mengadakan perbuatan
40Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Tanah Pemda” (Bandung: Mandar Maju, 2004) h.29 41Peraturan Pemerintah tentang Pendaftaran Tanah no 24 tahun 1997 pasal 1 ayat 20
32
hukum mengenai bidang-bidang tanah dan satuan satuan rumah
susun yang sudah terdaftar. Dan point yang terakhir yaitu
c. Untuk terselenggaranya tata tertib administrasi pertanahan.
3. Isi Sertifikat
Sertifikat tanah hak milik wajib berisikan dua bagian utama yaitu
Buku Tanah dan Surat ukur. Sedangkan Sertifikat hak milik atas satuan
rumah susun harus berisikan empat bagian utama yaitu:
a) Salinan buku tanah
b) Salinan surat ukur atas tanah hak bersama
c) Gambar denah tingkat rumah susun yang bersangkutan yang
menunjukkan satuan rumah susun yang dimiliki
d) Pertelaan atau uraian mengenai besarnya hak milik atas bagian
bersama, benda bersama dan tanah bersama yang bersangkutan.
Semua bagian-bagian dari sertifikat-sertifikat tersebut ada arsipnya
dan dipelihara baik-baik dikantor pertanahan. Dapat disimpulkan bahwa isi
sertifikat tak lain dan tak bukan adalah buku tanah dan surat ukur yang
dijadikan satu buku dan disampul (sampul luar berwarna hijau, ukuran
kwarto) menjadi sebuah dokumen dan diberi judul “SERTIPIKAT”.
Sedangkan isi sertifikat hak milik atas satuan rumah susun masih harus
ditambah lagi dengan gambar denah dan uraian hak pemilik sertifikat atas
tanah atau bagian atau benda bersama.42
Pada halaman satu isi Buku Tanah dengan sendirinya menjadi
halaman pertama isi sertifikat. Halaman satu Buku Tanah itu sendiri
42Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Tanah Pemda” (Bandung: Mandar Maju, 2004) h.30-31
33
berwarna hijau yang sedikit lebih tua daripada warna hijau sampul
sertifikat, juga ukuran kwarto.43 Sampul sertifikat berwarna hijau muda,
ukuran 21cm x 28cm atau ukuran kwarto, bertuliskan dalam huruf-huruf
kapital warna hitam: “BADAN PERTANAHAN NASIONAL” pada
bagian atas, kemudian bawahnya ada gambar lambang Negara RI yaitu
Burung Garuda, kemudian “SERTIPIKAT (TANDA BUKTI HAK)” atau
“SERTIPIKAT HAK MILIK ATAS SATUAN RUMAH SUSUN” pada
bagian tengah, selanjutnya “KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN
atau KOTAMADYA…….” pada bagian bawah, dan paling bawah kanan
terdapat nomor sertifikat yang menempati sederetan kotak-kotak kecil.
Nomor Sertifikat (sama dengan nomor Buku Tanah), terdiri dari 14
angka. Misalnya nomor sertifikat tersebut adalah 10.15.22.05.1.02324. dua
angka pertama (10) ialah nomor kode Provinsi (Jawa Barat), dua angka
kedua yakni (15) adalah nomor kode Kabupaten atau Kota (yaitu kota
Bandung), dua angka ketiga ialah (22) adalah nomor kode Kecamatan
(yaitu kecamatan Ujung Berung), dua angka keempat ialah (05) adalah
nomor kode Kelurahan atau Desa (yaitu Kelurahan Kesanggrahan), satu
angka kemudian yaitu (1) adalah nomor kode nama atau macam hak (yaitu
Hak Milik), dan lima angka terakhir adalah nomor hak yaitu (02324)44.
43Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Tanah Pemda” (Bandung: Mandar Maju, 2004) h.32 44Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Tanah Pemda” (Bandung: Mandar Maju, 2004) h.33
34
Gambar 2.2 Contoh halaman satu pada sertifikat.45
4. Bagian Buku Tanah
Buku tanah merupakan dokumen yang menegaskan data keabsahan
penguasaan atau kepemilikan hak si pemegang sertifikat dan data
keabsahan obyektif bidang tanah yang dikuasai atau dimiliki si
pemegang sertifikat.
Buku tanah adalah dokumen dalam bentuk daftar yang memuat
data yuridis dan data fisik suatu obyek pendaftaran tanah yang sudah ada
haknya.46 Buku tanah dapat digolongkan ke dalam arsip aktif yang
frekuensi dan penggunaannya tinggi dan dapat dipergunakan secara terus
menerus. Buku Tanah terdiri dari empat halaman ukuran kwarto (21cm x
28cm), namun bisa ditambah apabila halaman terakhir sudah terisi
penuh.47
45Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Tanah Pemda” (Bandung: Mandar Maju, 2004) h.49 46Peraturan Pemerintah tentang Pendaftaran Tanah no 24 tahun 1997 pasal 1 ayat 19 47Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Tanah Pemda” (Bandung: Mandar Maju, 2004) h.34
35
a. Halaman Satu
Halaman satu ini berwarna hijau, menggunakan garis pinggir warna
hitam. Pada bagian paling atas bertuliskan warna hitam BADAN
PERTANAHAN NASIONAL, kemudian di bawahnya lambang
Negara RI gambar Burung Garuda, selanjutnya berturut-turut tulisan:
f. Surat Keputusan Pejabat Keagrariaan yang berwenang yang
berisikan pernyataan pemberian hak miik dari Negara atau
Pemerintah kepada anda.
g. Risalah lelang yang dibuat oleh Pejabat Lelang yang berwenang,
berisikan pernyataan bahwa anda telah memenangkan lelang atas
sebidang tanah yang diselenggarakan oleh Badan Utang Piutang
Negara atau BPUN.
h. Surat Penunujukan kavling tanah pengganti tanah yang diambil
oleh Pemerintah atau Pemerintah Daerah.
Ditambah dengan:
1) Fotokopi KTP
2) Tanda lunas PBB tahun terakhir
3) Tanda lunas Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan jika
tanah dan bangunannya bernilai lebih dari Rp.30 juta dan tanah
tersebut bukan warisan.
Dokumen-dokumen yang telah disebutkan diatas merupakan alat
pembuktian data yuridis dan data fisik bidang tanah dalam rangka
pendaftaran tanah termasuk penerbitan sertifikat. Apabila dokumen-
dokumen tersebut telah digunakan untuk dasar pendaftaran tanah atau
penerbitan sertifikat maka dokumen-dokumen tersebut dinamakan
warkah. Yakni dokumen yang disimpan dan dipelihara dengan baik
oleh Kantor Pertanahan.
41
1. Berkas pendaftaran yang lengkap akan diproses di bagian Entri
Data Permohonan (baik itu permohonan pendaftaran tanah
ataupun permohonan pekerjaan pengukuran) kemudian dicetak
SPS (Surat Permohonan Sertifikat) dan surat tanda terima berkas
untuk diserahkan kepada pemohon.
2. Pemohon menerima SPS dan tanda terima berkas kemudian
melakukan pembayaran kepada bendahara khusus di loket
penerimaan.
Pembayaran tersebut dilakukan untuk membayar biaya pengukuran
bidang tanah yang besarnya sesuai dengan tarif yang telah ditentukan
berdasarkan kelas luas tanah.
2) Mekanisme Pelayanan Back Office
Pada tahap ini merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh
pegawai bagian Kantor Pertanahan yang bertugas untuk
menyelesaikan permintaan pemohon dalam melakukan identifikasi,
pengukura, pemetaan dan memeriksa risalah data yuridis untuk
pembuatan sertifikat.
Dibawah ini ialah skema dari mekanisme dari back office yang
merupakan kegiatan akhir atau proses untuk mendapatkan sertifikat.
Mekanisme tersebut dapat dijelaskan melalui urutan berikut:
1. Mencari Peta Dasar Pendaftaran Tanah daerah yang akan diukur
bidang persilnya.
42
Peta Dasar Pendaftaran Tanah adalah peta yang memuat titik-titik
dasar teknik dan unsur-unsur geografis, seperti sungai, jalan,
bangunan dan batas fisik bidang-bidang tanah.
2. Spesifikasi Teknis Peta Pendaftaran
Elemen utama pada peta-peta dasar pendaftaran tanah adalah:
a) Sistem proyeksi
b) Skala peta yang digunakan
c) Sistem penomoran lembar peta
d) Ukuran muka peta adalah (50 x 50)cm
e) Ukuran grid (5cm)
Elemen tambahan diantaranya:
a) Peta garis (tidak dalam bentuk peta foto)
b) Digunakan peta garis, karena:
a. Kita akan menentukan batas-batas bidang tanah
b. Mempermudah dalam updating pada peta pendaftaran
misalnya penetapan batas tanah
c. Hitam putih atau tidak berwarna
Peta pendaftaran tanah memiliki skala besar, adapun skala yang
digunakan:
3. Untuk wilayah perkotaan 1 : 1000 sampai dengan skala 1 : 2000
4. Untuk wilayah pedesaan 1 : 5000
5. Untuk wilayah kehutanan 1 : 10000
Pengukuran dan penetapan titik-titik Dasar Teknik oleh seksi
Pengukuran dan Pendaftaran Tanah (P2T).
43
Pengukuran dan Pemetaan yang dimaksud dilaksanakan bidang demi
bidang dengan satuan wilayah desa atau kelurahan. Sebelum
dilaksanakan pengukuran, batas-batas tanah harus dipasang tanda
batas dan ditetapkan batas-batasnya melalui asas kontradiksi
delimitasi (dihadiri dan disetujui oleh pemilik tanah yang letaknya
berbatasan langsung) dengan bidang tanah dimaksud.
a. Pengolahan data ukuran dan hitungan koordinat
b. Pengeplotan bidang tanah pada peta dasar hingga pembuatan
gambar ukur bidang-bidang tanah oleh P2T
c. Pembuatan peta pendaftaran tanah yang diturunkan dari gambar
ukur yang telah dibuat.
d. Risalah Penelitian Data Yuridis dan Penetapan Batas serta
Pengesahannya oleh Kepala Kantor Pertanahan
e. Pengumuman serta mempublikasikan Data Fisik dan Data Yuridis
bidang tanah dan peta bidang tanah selama 60 hari di Kantor
Pertanahan dan Kantor Kepala Desa atau Kelurahan ataupada
sebuah Harian Umum seempat atau dilokasi tanah tersebut atas
biata pemohon.
Penerbitan Sertifikat, Buku Tanah dan Surat Ukur yang dikutip dari
peta pendaftaran tanah.
C. Temu Kembali
Arsip yang telah disimpan pada berbagai bentuk media penyimpanan
suatu waktu juga dibutuhkan kembali, apakah itu untuk pengambilan
keputusan atau kepentingan lainnya oleh sebuah organisasi. Agar arsip-arsip
44
dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu
diperlukan, terpelihara, dan terawat dengan baik sehingga tidak mudah rusak
dan hilang, maka pengurusan atau pengaturan arsip itu hendaknya
mempergunakan suatu sistem.53 Dalam kegiatan temu kembali kegiatan
berfokus pada proses yang terlibat di dalam representasi, media
penyimpanan, mencari dan menemukan informasi yang relevan dari
informasi yang diinginkan oleh pengguna.54
Istilah 'pencarian informasi' diciptakan pada tahun 1952 dan
mendapatkan popularitas di komunitas riset sejak tahun 1961 sampai
sekarang. Pada saat itu fungsi pengorganisasian pencarian informasi
dipandang sebagai kemajuan besar di perpustakaan yang tidak lagi hanya
gudang buku, tetapi juga tempat dimana informasi yang mereka pegang di
katalogkan dan diindeks.55 Temu kembali informasi merupakan suatu metode
untuk menemukan kembali data tidak terstruktur yang tersimpan pada
sekumpulan dokumen, kemudian menyediakan informasi mengenai subyek
yang dibutuhkan.
Penemuan kembali arsip berawal dari proses peminjaman arsip ketika
dibutuhkan oleh organisasi atau perorangan yang membutuhkannya.
Ketepatan dan kecepatan proses temu kembali arsip yang dibutuhkan
tergantung dari sistem pengelolaan yang dilakukan baik dari segi sistem
penataan, sistem penyimpanan dan temu kembali yang telah digunakan.
53I.G., Wursanto, “Kearsipan 1” (Yogyakarta: Kanisius, 1991) hal.20 54Sultan Kharisma Putra dan Mecca Arfa, “Analsis Pengelolaan Arsip Kepegawaian
Dalam Proses Temu Kembali Arsip di Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang”. Jurnal Ilmu
Perpustakaan, vol 5. No 3, Agustus 2016:13-22, h.16 55Chowdhury G. G., “Introduction to Modern Information Retrieval” 3ed. (7 Ridgmount
Street, London: Facet Publishing, 2010) h. 1
45
Menurut Martono ketepatan dan kecepatan dalam mennemukan
kembali arsip akan sangat bergantung dari beberapa hal sebagaimana berikut
ini:56
1. Kejelasan materi yang diminta oleh pengguna
2. Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan dalam pemberkasan
jenis-jenis arsip.
3. Ketepatan dan kemantapan sistem indeks (baik sistem manual maupun
mekanik).
4. Ketepatan dan kemantapan sistem klasifikasi
5. Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang
memadai.
Dari beberapa penjelasan diatas, definisi lainnya dari temu kembali
seperti yang diungkapkan oleh Judith read dan Mary lea, Ginn adalah,
“Retrieval is the process of locating and removing a record or
file from storage. It is also the action of recovering information on a
given subject from stored records. Or accessing information from
stored data on a computer system”.
Yang artinya temu kembali merupakan proses untuk menemukan dan
mengeluarkan rekaman atau file dari penyimpanan, hal ini juga merupakan
tindakan untuk memulihkan informasi pada subjek tertentu dari arsip yang
tersimpan, atau mengakses informasi dari data yang tersimpan di sistem
komputer dan tempat penyimpanan arsip.57
56Boedi Martono, “Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan” (Jakarta: Pustaka
Sinar Harapan, 1994) h.67 57Read-smith, Judith., & Ginn, Mary Lea., “Records Management” 9ed. (Mason, Ohio:
South-Western, 2011) h. 212-213
46
Tujuan yang utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula
“penemuan kembali arsip” (record retrieval) adalah menemukan informasi
yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan sistem semata-
mata menemukan arsipnya. Penemuan kembali sangat erat hubungannya
dengan sistem penyimpanan (filing system) yang kita pergunakan.58
Titik berat dari kearsipan adalah pada segi penemuan kembali, bukan
pada penyimpanannya. Informasi yang tertulis atau terekam dalam berbagai
media disimpan untuk kemungkinan dipergunakan pada waktu yang akan
datang. Menyimpan informasi dengan baik adalah penting, sedang
menemukan kembali dengan segera adalah vital.59 Masalah pencarian arsip
kembali berarti mencari dokumen tertentu dalam berkas penataan dan
dokumen yang dicari adalah mengandung informasi yang diperlukan.60 Selain
itu kinerja temu belik arsip diukur dengan dua ukuran yaitu perolehan (recall)
dan ketepatan (precision) yang mana ukuran diproleh dengan mengetahui
jumlah dokumen relevan yang ditemu beliknya dengan jumlah dokumen
relevan, yang mana perolrhan tersebut pada hakekatnya mengukur seberapa
jauh keberhasilan temu balik dalam menemu balikan dokumen.61
1. Tujuan dan Fungsi Temu Kembali
Tujuan dari sebuah pencarian informasi adalah untuk
memungkinkan pengguna menemukan informasi yang relevan dari
kumpulan dokumen yang terorganisir. Sebenarnya, sebagian besar sistem
58Hadi Abubakar, “Pola Kearsipan Modern” (Jakarta: Djambatan, 1985) h.74 59Agus sugiarto dan teguh wahyono “manajemen kearsipan modern dari konvensional ke
basis komputer” (Yogyakarta: Gava Media, 2015) h.2 60Martono, “Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern” (Jakarta:
Karya Utama, Cetakan VI 1997) h.47 61Sulistyo-Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis:Pengantar Memahami dan Mengelola
Informasi dan Dokumen” (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003) h.144
47
pencarian informasi bisa benar-benar berbicara dalam sistem
pengambilan dokumen, karena dirancang untuk mengambil informasi
mengenai keberadaan (ada atau tidaknya) dokumen yang relevan dengan
pertanyaan pengguna.
Dalam pengelolaan arsip, kegiatan penemuan kembali arsip
didasarkan pada adanya permintaan dari pengguna. Ketepatan dan
kelengkapan mendapatkan arsip sangat tergantung pada sistem
pemberkasan yang digunakan.62 Temu kembali dibuat untuk menemukan
kembali dokumen dan arsip yang dibutuhkan oleh pengguna, dokumen
dan arsip yang ditemukan ini harus sesuai dengan informasi yang benar
untuk pengguna yang tepat.
Dengan demikian, temu kembali bertujuan untuk mengumpulkan
dan mengelola arsip dalam satu atau lebih bidang subjek untuk diberikan
kepada para pengguna.
Berkaitan dengan sumber informasi di satu sisi dan kebutuhan
pengguna di sisi lain, temu kembali berperan untuk:
1. Menganalisis isi sumber informasi yang diberikan pengguna.
2. Mencocokkan hasil dari menemubalikkan dokumen yang pengguna
cari.63
Menurut Chowdhury dalam bukunya mengemukakan bahwa temu
kembali memiliki 7 fungsi sebagai berikut:64
62Sultan Kharisma Putra, Mecca Arfa., “Analisis Pengelolaan Arsip Kepegawaian Dalam
Proses Temu Kembali Arsip di Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang”. Jurnal Ilmu
Perpustakaan, vol 5. No 3, Agustus 2016:181-190, h.187 63Chowdhury G. G., “Introduction to Modern Information Retrieval” 3ed. (7 Ridgmount
Street, London: Facet Publishing, 2010) h. 6
48
a. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna.
b. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada
c. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang
memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna
d. Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam
bentuk yang dapat mencocokkan permintaan tersebut.
e. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan database yang
tersimpan.
f. Menemu-kembalikan informasi yang relevan. Berdasarkan
permintaan yang diberikan oleh pengguna.
D. Proses Temu Kembali
Untuk dapat dilakukan penemuan kembali ada cara yang perlu
diperhatikan oleh juru arsip. Sebelum mencari ketempat penyimpanan maka
prosedur menemukan arsip hendaknya diikuti yakni:
1. Mencatat caption atau subyek warkat yang akan dicari
2. Meneliti kartu pinjam
3. Memperhatikan kartu penunjuk silang kalau itu ternyata warkat disimpan
di dua tempat.
4. Meneliti apakah warkat yang dibutuhkan untuk dicari masih dalam proses
5. Meneliti apakah record yang dibutuhkan sudah dikirim Jika segala
sesuatunya sudah dikerjakan maka barulah prosedur terakhir mencari
ketempat penyimpanan.
6. Mencari pada folder dalam filing cabinet atau rak penyimpanan.
64Chowdhury G. G., “Introduction to Modern Information Retrieval” 3ed. (7 Ridgmount
Street, London: Facet Publishing, 2010) h. 6-7
49
Sudah tentu kecermatan penggunaan sistem penyimpanan serta
pengaturan yang sistematis teratur akan memudahkan kembali pencarian
arsip. Akan tetapi dapatlah dikirakan bahwa mencari kembali pada umumnya
lebih sulit dari pada kerja penyimpanan.65 Penemuan kembali arsip dapat
dilakukan dengan mudah dan cepat, sedarmayanti mengemukakan beberapa
faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka
memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip diantaranya adalah:
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun,
menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik
arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya
diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain adalah:
a) Kesederhanaan
b) Ketepatan menyimpan arsip
c) Memenuhi persyaratan ekonomis
d) Menjamin keamanan
e) Penempatan arsip
f) System yang digunakan harus fleksibel
g) Petugas arsip yang perlu memahami bidang kearsipan.
3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani
peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.
4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi
setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat
65Martono, “Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan” (Jakarta: Karya Utama,
Cetakan IV 1985) h.155
50
bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-
waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan srsip secara periodic agar dapat memahami
seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk
mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.
Menurut Read-smith sebuah arsip atau informasi yang terdapat
didalamnya dapat ditemu kembalikan dengan tiga cara yaitu:66
1. Secara manual. Yakni petugas mendatangi ke ruang penyimpanan dan
secara langsung melakukan pengambilan arsip yang diperlukan tanpa
perantara.
2. Secara mekanis. Petugas menggunakan remote atau tombol yang benar
untuk memutar rak yang dapat dipindah ke lokasi dimana arsip itu
berada. Lalu mengeluarkan arsip secara manual atau mencatat informasi
dari dalam arsip.
3. Secara elektronik. Yakni petugas menggunakan komputer untuk
mengakses dan menemukan arsip. Sementara arsip tersebut tidak perlu
dipindahkan dari tempat penyimpanan, karena informasi isi arsip tersebut
dapat ditampilkan dalam layar komputer.
Selain dari cara 3 langkah dalam temu kembali yang dibahaas sebelumnya
Langkah-langkah untuk Temu kembali Arsip menurut Read-smith
diantaranya:67
66Read-smith, Judith., & ginn, Mary Lea., “Records Management” 9ed. (Mason, Ohio:
South-Western, 2011) h. 213 67Read-smith, Judith., & ginn, Mary Lea., “Records Management” 9ed. (Mason, Ohio:
South-Western, 2011) h. 213
51
1. Menerima permohonan pencarian arsip atau permintaan arsip dari
pengguna,
2. Dalam hal ini pengguna arsip atau petugas akan menyiapkan form
pencarian arsip. Ditambahkan oleh DIKTI dan ANRI,68 bahwa
permohonan pencarian arsip atau pelayanan informasi arsip dapat
dilaksanakan melalui lisan, tertulis, maupun telepon.
3. Memeriksa indeks arsip yang dimiliki oleh pusat arsip untuk mengetahui
lokasi arsip yang dicari. Indeks merupakan daftar yang berisi data arsip
yang dimiliki oleh lembaga kearsipan, yang dapat berbentuk daftar arsip
pada buku atau table pada database komputer, atau bisa juga disebut
dengan daftar pertelaan arsip.69 Sebelum melakukan pencarian arsip, dan
arsip apa yang akan dicari, kemudian dicari serie dari arsip tersebut. Hal
tersebut dikuatkan oleh Williams,70 yang menyatakan bahwa, setiap
koleksi arsip harus memiliki nomor penambahan arsip yang unik, tempat
penyimpanan, uraian singkat mengenai asal-usul pencipta arsip, isi arsip,
waktu pembuatan dan jumlah arsip (kuantitas). Karena hal tersebut yang
nantinya berguna sebagai pedoman menemukan arsip yang diperlukan.
4. Melakukan pencarian arsip atau seri arsip dalam boks (map yang
menyimpan arsip) yang terdapat dalam mobile file atau depo arsip di
lembaga kearsipan
68Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi & Arsip Nasional Republik Indonesia, “Bahan
Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajemen arsip Dinamis: Manajemen Arsip Inaktif” (Jakarta:
Dinas Pendidikan, 2002) h.27 69Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi & Arsip Nasional Republik Indonesia, “Bahan
Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajemen arsip Dinamis: Manajemen Arsip Inaktif” (Jakarta:
yang tidak lengkap saat di serahkan dari lembaga pencipta dan tidak
dibuatnya daftar pencarian arsip vital yang belum diserahkan oleh
lembaga pencipta.
55
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam menggali informasi mengenai prosedur temu kembali arsip
Kantor Pertanahan Kota Depok, perlu pemahaman dan analisis yang
mendalam, yang tidak dapat disaring dengan metode penelitian kuantitatif.
Maka jenis penelitian ini merupakan deskriptif. Dalam penelitian ini peneliti
menggunakan jenis penelitian deskriptif, yaitu penelitian tentang fenomena
sosial tertentu dengan menganalisa dan menginterpretasikan data yang ada
dan penelitian yang mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa
adanya,74 yang bertujuan untuk menggambarkan, meringkaskan berbagai
kondisi, berbagai situasi, atau berbagai fenomena realitas sosial yang ada.75
Sementara pendekatan Penelitian yang peneliti ambil berupa metode
penelitian kualitatif, yang dilakukan secara intensif, dimana peneliti ikut
berpartisipasi lama di lapangan, mencatat secara hati-hati apa yang terjadi di
lapangan, dan membuat laporan penelitian secara mendetail.76
Menurut Denzin dan Lincoln menegaskan bahwa penelitian kualitatif
ditujukan untuk mendapatkan pemahaman yang mendasar melalui
74Prasetya Irawan, “Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis
Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula”, (Jakarta: STIA-LAN, 2004), h.60. 75Burhan Bungin, “Penelitian Kualitatif”, (Jakarta: Kencana Prenada Media Group, 2009),
cet. Ke-3, h. 68 76Menurut Erickson dalam Susan Stainback, dalam Sugiyono, “Memahami Penelitian
Kualitatif”, (Bandung: Alfabeta, 2012), cet. Ke-7, h. 10
56
pengalaman first-hand yakni harus terjun langsung dan harus mengenal
sebyek penelitian yang bersangkutan secara personal dan tanpa perantara.77
Mack, dkk. Mengatakan bahwa “Qualitative research is a type of
scientific research”. Dalam pengertian umum, Scientific research
(penelitian ilmiah) terdiri dari investigasi yang: 1) Mencari Jawaban
terhadap suatu pertanyaan; 2) Secara sistematis menggunakan
seperangkat prosedur yang telah ditetapkan untuk menjawab
pertanyaan; 3) Mengumpulkan fakta; 4) Menghasilkan temuan yang
tidak ditentukan sebelumnya; 5) Menghasilkan temuan yang dapat
diaplikasikan di luar lokasi penelitian.”78
Selanjutnya Mack, dkk., mengatakan bahwa penelitian kualitatif
Sharing dengan karakteristik diatas dan sebagai tambahan bahwa penelitian
kualitatif mencari pemahaman terhadap masalah atau topic penelitian tertentu
dari perspektif penduduk local yang terlibat di dalamnya.79
Salah satu ciri khas penelitian kualitatif adalah dengan melakukan
wawancara. Maka, peneliti akan mengumpulkan data dengan melaksanakan
suatu wawancara, dimana informan dipersilahkan berbicara secara terbuka
tentang suatu topik secara spesifik melalui pertanyaan-pertanyaan khusus
yang peneliti berikan.80
B. Sumber Data
Adapun yang menjadi data primer dan sekunder dalam penelitian ini adalah:
77Menurut Denzin dan Lincoln (1994), dalam Haris Herdiansyah, “Metodologi Penelitian
Kualitatif untuk Ilmu – Ilmu Sosial”, (Jakarta: Salemba Humanika, 2012), h. 7 78Menurut Mack,dkk., dalam Muslim Salam, Metodologi Penelitian Sosial Kualitatif
Menggugat Doktrin Kuantitaf, (Makassar: Masagena Press, 2011), h. 28. 79Mack, dkk., Qualitative Research Methods: A Data Collector’s Field Guide: Research
Triangle Park, North Carolina,USA (Online Paper): Family Health International & USAID, 2005
h.1. 80Emzir. Metodologi Penelitian Pendidikan Kuantitatif dan Kualitatif, (Jakarta: Rajawali
Pers. 2008). h.27
57
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa adanya perantara
atau langsung dari sumbernya. Dalam penelitian ini, sumber data peneliti
diperoleh langsung dari lembaga yang peneliti pilih baik dokumen
maupun informasi dari wawancara dan observasi.
2. Data Sekunder
Data sekunder ialah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya yakni data tersebut dapat diperoleh dari perpustakaan dan
internet, dengan membaca buku, karya tulis orang lain, artikel–artikel,
atau jurnal.81 Data sekunder merupakan data mendukung data primer
untuk memperkuat penemuan dan melengkapi informasi yang telah
dikumpulkan.
C. Informan
Informan ialah orang yang dijadikan sumber data yang bertujuan untuk
mendapatkan sebuah sumber informasi terhadap suatu penelitiaan, Prosedur
pemilihan informan untuk kategori arsiparis yang di gunakan dalam
penelitian ini adalah secara purposive sampling, yakni pengambilan sampel
dengan pertimbangan tertentu yang dianggap relevan atau dapat mewakili
objek yang akan diteliti.82 Penelitian ini mengambil sebanyak 3 Informan
yakni, yang sesuai dengan penelitian ini diantaranya ialah bapak kodarin
kepala arsip Kantor Pertanahan Kota Depok, informan yang kedua ialah
81Irawan Prasetya, “Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar teori dan panduan praktis”
Pada penelitian ini terdapat beberapa hal yang akan dibahas mengenai
prosedur temu kembali arsip buku tanah. Penelitian ini dilakukan dengan
proses wawancara dan observasi. Selain melakukan observasi dan wawancara
peneliti juga akan melakukan analisis kajian pustaka dari sumber-sumber
yang terkait dengan prosedur temu kembali arsip buku tanah. Adapun hasil
penelitian yang peneliti peroleh, sebagai berikut:
1. Terciptanya Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok.
a Pembuatan sertifikat dan terciptanya arsip buku tanah
1) Pembuatan Sertifikat
Proses pertama dalam pengelolaan arsip buku tanah
adalah pembuatan dan pendaftaran sertifikat hingga terbitnya
buku tanah. Terciptanya arsip buku tanah terjadi karena adanya
data-data pemohon pada saat pendaftaran sertifikat untuk
pertama kalinya, sebagai mana yang diungkapkan seperti hasil
wawancara sebagai berikut:
“…kalau pengakuan awalnya sama daftar
terima sps (Surat Pengantar Setor) bayar serahkan
dengan tanda bukti bayar ganti dengan tanda terima. Ini
pada saat proses setelah pendaftarannya itu yang ribet
banyak. Kenapa banyak karena namanya pengakuan ini
pertama kali pendaftaran belum ada apa-apa itu pun
Cuma punya AJB, KTP, dan PBB dan sebagainya.
71
Belum ada sertifikat ini yang disebut pengakuan atau
permohonan sertifikat pertama kali…”86
Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan penulis
pembuatan sertifikat dan pendaftaran tanah merupakan bagian
dari prosedur pelayanan kantor pertanahan. Terjadinya arsip
buku tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok yakni adanya
pemohon yang mendaftarkan tanahnya untuk pertama kali, ada 6
jenis hak yang dapat didaftarkan yakni diantaranya Hak Milik,
Hak Guna Bangunan, Hak Pakai, Wakaf, Hak Pengelolaan dan
Hak Satuan Rumah Susun. Untuk pendaftaran sertifikat pertama
kali mengisi formulir pendaftaran dengan data diri lengkap
meliputi Nama, Tempat Tanggal Lahir, Alamat, No. telepon dan
lain sebagainya. Data tersebut di input ke sistem komputer
Kantor Pertanahan yaitu KKP.
Penjelasan lebih lanjut mengenai pendaftaran sertifikat
pertama kali secara lengkap berikut wawancara di bawah ini:
“…kan tadi proses awalnya dari proses
pendaftaran nah.. sekarang proses setelah
pendaftarannya
1. Setelah kelengkapan berkas dari warkah diengkapi,
kemudian didaftarkan 2. Pemohon menerima SPS (Surat Perintah Setor) yang
merupakan kewajiban pemohon kepada atau membayar ke
kas Negara sebesar nominal yang tertera
3. Setelah membayar (kwitansi) ditukar dengan tanda terima
dokumen (penyerahan kelengkapan berkas atau warkah) 4. Petugas loket menyerahkan berkas tersebut ke bagian atau
pengolah data 5. Pengolah data selanjutnya membuat surat tugas yang
ditandatangani oleh bagian tata usaha
86Wawancara Pribadi dengan Joni Zulkarnaen, Depok, 27 Agustus 2018
72
6. Selajutnya berkas dikelola oleh:
a. Panitia Pengelola atau pendaftaran yang bertugas meneliti
kelengkapan dan melengkapi data-data yang kurang
lengkap dengan cara mengadakan peninjauan lapangan
secara langsung atau mencari data atau kroscek ke
kelurahan
b. Mengadakan pertemuan dengan anggota panitia lainnya
untuk menyamakan persepi atau mendapatkan data
seakurat mungkin atas dasar kesepakatan. c. Kesepakatan dituangkan dalam bentuk surat Keputusan
ketua Panitia.
7. Setelah dilakukan pengukuran yang disaksikan oleh
tetangga yang berbatasan dengan ditandatanganinya
persetujuan gambar hasil ukur 8. Hasil ukur dituangkan dalam bentuk surat ukur. 9. Panitia Pengelola pendaftaran menyiapkan data-data yang
diperlukan sesuai dengan surat permohonan atau lembar
permohonan 10. Tim pengolah setelah itu mengumumkan kebenaran atau
berkas keabsahan tersebut melalui lembar pengumuman
yang ditempel di kantor pertanahan atau pun di kelurahan
di mana lokasi tanah berada selama setidak-tidaknya 2
bulan 11. Setelah tidak ada penyanggahan atau keberatan dari pihak
lain atas diterbitkannya sertipikat tersebut (bidang tanah
yang dimohon) maka diterbitkanlah bidang tanah tersebut
berbentuk sertipikat…”
b Penyimpanan Arsip Buku Tanah
Kegiatan penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang bersifat
menyusun, mengatur dan menata semua jenis arsip dalam bentuk
tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali
dengan mudah, cepat, tepat dan akurat.
Penyimpanan arsip yang dilakukan oleh kantor pertanahan
kota depok dengan lemari besi, arsip buku tanah disimpan di dalam
album lalau ditata rapih sesuai dengan jenis buku tanah, urutan
nomor hak, dan nama kelurahan. Penyimpanan arsip vital kantor
pertanahan diperoleh hasil wawancara sebagai berikut:
73
“…untuk simpen buku tanahnya si kita simpen dalem
album buku tanah ya yang ada di rak-rak besi sana.. tuh bisa
diliat kan disimpennya.. ada yang rak besi sebelah kiri ada
yang disimpen di rak besi kanan.. nah itu tuh bedanya kalo
yang sebelah kanan belom dipecah disimpannya juga
perkecamatan nah kalo yang sebelah kiri yang itu, itu udah
dipecah.. semua udah disimpen sesuai nama kelurahan sama
kecamatan sama nomor haknya juga yang dipinggir-pinggir
albumnya sana itu…”87
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara sistem
penyimpanan yang digunakan dalam pengelolaan arsip vital di
kantor pertanahan kota depok menggunakan sistem penyimpanan
berdasarkan wilayah atau daerah (geographical filling system).
1) Azas Penyimpanan
Organisasi atau lembaga dapat menggunakan beberapa azas
penyimpanan arsip vital berdasarkan besar atau kecil suatu
organisasi atau lembaga tersebut. Azas penyimpanan
sebaiknya tersusun rapi dengan begitu arsip vital yang
disimpan tidak hilang atau diletakkan begitu saja, dengan
metode yang benar dalam penyimpanan arsip kantor
pertanahan.
Berdasarkan observasi, kantor pertanahan kota depok
merupakan instansi pemerintah yang bertugas di bidang
pelayanan pertanahan yang bersentuhan langsung dengan
pengelolaan kearsipan dan kegiatan seperti Pengukuran,
Pemetaan, Penatagunaan tanah, dan Penetapan hak atas tanah.
Sehingga arsip mengenai pertanahan khususnya arsip buku
87Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018
74
tanah disimpan dalam satu unit terpusat. Sehingga, azas
penyimpanan yang digunakan pada kantor pertanahan kota
depok adalah azas sentralisasi. hal ini sesuai dengan teori
menurut Sulistyo Basuki, Azas sentralisasi adalah azas yang
digunakan oleh organisasi untuk menyimpan arsip dinamis
dalam satu unit kerja secara terpusat. 88
c Pemeliharaan Arsip Buku Tanah
Upaya untuk pemeliharaaan arsip ditujukan untuk
melindungi, dan menjaga kerahasiaan data dan informasi arsip, serta
mengambil tindakan-tindakan untuk menyelamatkan fisik arsip,
disamping menjamin keberlangsungan hidup arsip dari kemusnahan.
Pemeliharaan arsip buku tanah di kantor pertanahan kota
depok menurut salah satu dari staf kearsipan ialah dengan menyusun
buku tanah dalam album yang sudah diberi nomor yakni dari 1-100
dan seterusnya. Yang bertujuan agar album buku tanah dan buku
tanah di dalamnya rapi dan mudah dalam penemuannya. Dalam
aspek ini pemeliharaan buku tanah kantor pertanahan dalam
mengelola arsip buku tanah sebagaimana hasil wawancara yang
tertera di bawah ini:
“…cara kita memelihara buku tanah itu biasanya
menyusun dari 1-100, buku tanah itu dimasukkan ke dalam
album. Di mulai dari 1 taukan albumnya, itu juga disini
pemeliharaan juga jarang. Paling disini kita bersih-bersih
ruangan aja sama cara khusus pemeliharaannya ya itu tadi
disini paling menyusun gini aja seperti ini ni masukin album-
album gitu doang tinggal khusus disini belum. Kalo tempat
88Sulistyo-Basuki, “Pengantar Kearsipan” (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996) h.62
75
lainkan udah oke kalo disini belum. Di BPN-BPN yang lain
kan sudah kalo disini baru masuk album aja…”89
Berbeda dengan yang diungkapkan oleh kepala ruang arsip
buku tanah dalam pemeliharaan buku tanah sebagaimana hasil
wawancara berikut ini:
“…cara pemeliharaanya ya meliharanya itu disimpan
lalu setiap berapa tahun diadakan penyemprotan hama apa
namanya atau apa si ya fumigasi…”90
Dalam wawancara diatas diketahui bahwa kantor pertanahan
kota depok juga melakukan pemeliharaan arsip buku tanah dengan
cara 5 tahun sekali, dijelaskan juga bahwa jika arsip yg disimpan
terlalu lama juga akan dilakukan setahun sekali untuk fumigasi
“…ya kalo itu si harusnya si 5 tahun sekali kalo perlu
ada ininya tergantung ininya barang-barang arsip kalo
barang-barang arsip itu udah terlalu lama ya setahun sekali
yang masih baru-baru ya paling lima tahun sekali…”91
Di dalam peraturan menteri agraria no 3 tahun 1997 pasal
169 menjelaskan bahwa pemeliharaan buku tanah Hak Milik, Hak
Guna Bangunan, Hak Pakai, Hak Milik Satuan Rumah Susun, dan
Tanah Wakaf sisusun menurut jenis hak dengan satuan wilayah desa
atau kelurahan. Serta buku tanah Hak Pengelolaan dan Hak Guna
Usaha disusun menurut jenis hak dengan satuan wilayah kabupaten
atau kotamadya, dan semua buku tanah disimpan dalam tempat yang
aman dan terlindung.
89Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018 90Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018 91Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018
76
d Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Buku Tanah
Kegiatan penyusutan dan pemusnahan adalah tahap terakhir
dalam pengelolaan arsip. Mengenai kegiatan penyusutan dan
pemusnahan, penulis memperoleh hasil wawancara sebagai berikut:
“…o..buku tanah itu tidak bisa dimusnahkan karena
dia selalu hidup dan jikadi musnahkan atau di susutkan nanti
nyarinya lagi kan susah kalo seperti ini.. Jadi tidak bisa
dimusnahkan. Jadi buku tanah itu kita bener-bener rawat
tidak boleh keluar atau informasi-pun apapun itu kita tidak
bisa. Jadi kita ngerawatnya harus harus bener-bener jadi
tidak bisa dimusnahkan JIKA tanah kena TOL tetep disini
dimasukkin ke album. Tetep tidak bisa dimusnahkan. Dapat
diperlukan tidak? Sudah tidak diperlukan lagi, buku
tanahnya tetep disini dia di album banyak yang dimatikan
disini. Kenapa masih disimpan? Karena takutnya nanti
dikemudian harinya ada kesalahan apa bisa dilihat lagi
disini…”92
Hal senada juga diungkapkan oleh staf pegawai kearsipan
yang lain, yaitu:
“…buku tanah tidak bisa dimusnahkan, tidak bisa
dimusnahkan karena riwayat tanah…”93
Berdasarkan hasil wawancara, kegiatan penyusutan arsip
buku tanah pada kantor pertanahan kota depok tidak pernah
dilaksanakan karena arsip buku tanah yang bersifat aktif dan vital
seerta memiliki informasi di dalamnya membuatnya sewaktu-waktu
dapat diperlukan meskipun sudah tersimpan selama bertahun-tahun.
92Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018 93Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018
77
2. Prosedur Temu Kembali Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan
Kota Depok.
a Prosedur Penemuan Kembali Arsip Buku Tanah
Arsip dapat dikatakan berguna manakala dapat dengan cepat
dan tepat ditemukan bila dibutuhkan, untuk itulah pentingnya
pengelompokan terhadap arsip-arsip tersebut agar dapat ditemukan
dengan mudah untuk mendukung kegiatan bisnis organisasi.94 Dari
pernyataan informan dapat ditarik kesimpulan bahwa pencarian arsip
dapat dilakukan secara manual yang penulis peroleh dari hasil
observasi dan wawancara sebagai berikut:
“…secara manual kalo menurut saya pencarian gini
mba kita nyarimisalnya ada orang minta pengecekkan ya ini
pengecekannya.. Orang ngecek dari sana, dari ruang
pelayanan dan loket pengecekkan kaya gini ni kitaterima list
atau daftar nomor terus kita yang di ruang arsip nyari ke
dalem rak sama album buku tanahnya.. nyari album-
peralbum kita cari-cari sampai dapet buku tanah seperti
ini….”95
“…pencarian secara manual ya.. kalo menurut saya
pencarian secara manual itu mencari langsung ke raknya
mba.. Sebelum nyari ke raknya kita terima permintaan
peminjaman buku tanah setelah di list baru deh ke raknya
dan di catat dibuku pengebonan…”96
Berdasarkan wawancara dengan informan pencarian arsip
buku tanah pada Kantor Pertanahan Kota Depok yakni dengan cara
manual dan tidak menggunakan komputer dan langsung masuk ke
rak arsip, sebelum masuk ke ruang arsip data yang diperlukan dalam
pencarian buku tanah yaitu membuat daftar nomor hak dan nama
94International Standar Organization ISO (15489-1). Information and Documentation,
Record Management. (2001) 95Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018 96Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018
78
kelurahan atau nama desa yang dicari barulah masuk ke ruang arsip
dan dicatat dalam buku pengebonan.
Untuk menemukan arsip buku tanah kantor pertanahan kota
depok diperlukan pencarian yang membutuhkan waktu singkat, yaitu
dengan cara sederhana yakni dengan membuat daftar nomor hak buku
tanah dan nama desa. Seperti hasil wawancara berikut ini.
“…buat nemuinnya itu sih ga lama paling kurang dari
satu menit ya kita dapet buku tanahnya. Satu menit selesai
seperti ini kan yang dicari kalo buku tanahnya udah standby di
album tidak sampai lima menit…”97
Hal yang sama juga diungkapkan oleh staf kearsipan lainnya,
Sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“…buku tanah, tergantung kalo barangnya sudah ada
satu menit setengah menit jadi ketemu kalo ada barangnya
kalo langsung ke buku tanah gitu biasanya pake nomor aja
kita nomor ini (M) kita cari sama nama desa. Nomor ini kita
cari sama desa misalnya pondok petir yang kita liat nomornya
aja sama desa…”98
Waktu yang dibutuhkan untuk menemukan kembali arsip buku
tanah tidaklah lama dan tidak menghabiskan banyak waktu bermenit-
menit. Akan tetapi dalam menemukannya akan mudah apabila buku
tanah sudah ada pada tempatnya yaitu album buku tanah.
b Tata Cara Pengambilan dan Peminjaman Arsip Buku Tanah
Penemuan kembali arsip buku tanah berdasarkan permintaan
yang sesuai dari bagian pengecekan, pengolahan, dan peralihan hak,
yang dikirimkan ke ruang arsip untuk pengambilan dan pencarian
97Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018 98Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018
79
buku tanah. Pengambilan buku tanah dari ruang penyimpanan tidak
dapat dilakukan dengan bebas, sebagaimana hasil wawancara berikut:
“… ya petugas arsip, pegawai di luar kearsipan tidak
boleh…”99
Hal yang sama juga diungkapkan oleh pegawai kearsipan
lainnya seperti hasil wawancara berikut ini:
“…hanya kita pegawai arsip saja yang boleh. …”100
Sedangkan pendekatan khusus dalam temu kembali buku tanah
di kantor pertanahan kota depok menggunakan nomor hak dan nama
kelurahan atau desa. Seperti hasil wawancara berikut ini:
“…memakai nomor Hak dan Kelurahan…”101
Hal yang sama juga diungkapkan oleh pegawai kearsipan
lainnya sebagaimana seperti wawancara berikut ini:
“…kalo langsung ke buku tanah biasanya pake nomor
aja cari samanama desa misalnya Pondok Petir yang kita liat
nomornya aja sama desa…”102
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara untuk pendekatan
khusus dalam pencarian buku tanah rata-rata pegawai kearsipan
menggunakan nomor hak dan nama kelurahan, tak hanya itu buku
tanah juga disimpan di dalam album buku tanah yang sudah tersusun
berdasarkan nomor yang tertera pada punggung album buku tanah
yang memudahkan pegawai kearsipan untuk mencari dan menemu
kembalikan buku tanah ke albumnya.
99Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018 100Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018 101Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018 102Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018
80
Ada cara tertentu dalam peminjaman buku tanah diperoleh
hasil wawancara berikut ini:
“…jadi kalo orang pinjem ya.. ya udah pakai surat
biasanya atau nota dinas biasanya gitu ya atau peminjaman
dari depan itu mau ada Roya atau apa atau Balik Nama itu
melalui prosedur atau khusus peminjaman nanti baru kita
carikan disini buku tanahnya. Yang penting harus ada
suratnya dari pimpinan lah gitu. Itu yang di nomor-nomor di
buku-buku panjang besar yang di rak ya itu untuk
pengebonan, untuk Roya, untuk peningkatan Hak dan
Milik…”103
Berdasarkan wawancara dengan informan, pengambilan dan
peminjaman buku tanah pada Kantor Pertanahan Kota Depok harus
mengikuti prosedur, yakni hanya dapat dilihat di lingkungan kantor
pertanahan dan tidak boleh dibawa pulang. Hal ini dilakukan semata
untuk menjaga kerahasian isi dari buku tanah tersebut. Hal yang sama
juga diungkapkan oleh pegawai kearsipan lainnya dalam peminjaman
buku tanah:
“…ada permohonan dari masing-masing seksi ada
surat permohonan terus bentuknya nota dinas dari seksi lain
ke seksi ke bagian arsip. Nota dinas dari seksi lain ke bagian
pendaftaran. Semua dari luar bagian pakai nota dinas setelah
titah pokoknya itu kan permohonnanya setelah dapet kita cari
kita kasih dengan catat di buku itu…”104
Berdasarkan jawaban para informan, untuk peminjaman dan
pengambilan buku tanah ialah memakai nota dinas terlebih dahulu.
103Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018 104Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018
81
Gambar 4.3 Nota Dinas Kantor Pertanahan Kota depok
Setelah mendapatkan pesan berupa nota dinas dari masing-
masing bagian, petugas arsip mengambil buku tanah dari album buku
tanah sesuai dengan permintaan yang ada di nota dinas yang dikirim
dari bagian BN atau Pendaftaran setelah itu buku tanah yang akan
dipinjam dicatat melalui buku ekspedisi yang isinya terdiri dari nomor
urut, Nomor Hak, Nama kelurahan atau Desa atau Kecamatan, Jenis
Hak, Tanggal Peminjaman, Tanggal Kembali dan Tanda Tangan.
Setelah itu buku tanah diantarkan dan di bawa menuju ke ruangan
yang meminjam buku tanah. Saat buku tanah sedang keluar atau saat
dipinjam nota dinas akan disimpan di ruang arsip sampai buku tanah
kembali dari peminjaman.
Selain dicatat di buku ekspedisi, catatan mengenai buku tanah
di ruang arsip juga dicatat didalam sistem komputer pertanahan. Hal
82
ini bertujuan untuk memperbaharui atau perubahan data lama ke data
yang baru.
3. Kendala yang Dialami Kantor Pertanahan Kota Depok Dalam Temu
Kembali Arsip Buku Tanah
Rumusan masalah ketiga dari skripsi ini yaitu untuk mengetahui
kendala dalam temu kembali arsip buku tanah di ruang arsip Kantor
Pertanahan Kota Depok, sebagai berikut:
a Ruang Arsip
Kendala yang dialami oleh kantor pertanahan kota depok
sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“…tempatnya aja ini yang sempit, jadi yang
membuat kita bingung sempit naro kertas itu kan, warkah
dari mana-mana dari BN (Balik Nama) dari Roya dari HT
(Hak Tanggungan) itu kan kesini semua. Kendalanya Cuma
itu aja tempatnya yang kurang memungkinkan. Tempatnya
berapa kali berapa meter ya waduh kurang tau itu. Engga
tau sih kalo 200 X 200. Kayaknya engga ya kurang lebih
segitulah 200 meter…”105
Hal senada juga diungkapkan oleh pegawai staff kearsipan lainnya:
“…kendalanya kalo untuk sementara karena memang
lagi susah ruangannya sempit itu...”106
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dari jawaban di
atas, kendala yang dihadapi oleh kantor pertanahan kota depok
dalam temu kembali arsip buku tanah ialah ruangan yang sempit dan
tidak terlalu luas, menjadikan akses keluar masuk ruangan sangat
sulit mengetahui banyaknya warkah-warkah yang terletak di pinggir
bawah.
105Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018 106Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018
83
b Hilang dan Terselipnya Arsip Buku Tanah
Kendala lainnya dalam temu kembali arsip buku tanah di
kantor pertanahan kota depok ialah tak ditemukannya buku tanah
saat pengecekan sertifikat dari pemohon atau pada saat akan
dipinjamnya buku tanah ke bagian ruang yg lain, hilangnya buku
tanah atau adanya kekeliruan data ataupun isi didalamnya sobek.
Seperti wawancara berikut ini:
“…kekeliruan data bikin berita acara data
pemandunya harus disiapkan. Data seperti apa seperti data
pemisahan sesuai dengan hak yang ada di buku tanah seperti
hak milik atau balik nama…”107
Berdasarkan wawancara di atas kekeliruan data pada buku
tanah akan dibuatkan berita acara dari kantor pertanahan kota depok,
buku tanah yang akan diperbaiki akan disamakan dengan salinannya
jika salinannya tak ada perbedaan data. Tak hanya kekeliruan data
pada buku tanah yang dibuatkan berita acara tetapi juga buku tanah
yang tak dapat ditemukan baik asli maupun salinanya.
“…oo gitu ya.. biasanya kita buatkan buku tanah
pengganti,dibuatkan berita acara dulu,baru dibuatkan
pengganti buku tanah gitu...”108
107Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018 108Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018
84
Gambar. 4.3 Berita Acara Kantor Pertanahan Kota Depok
Berdasarkan wawancara dengan informan apabila buku tanah
yang lama ditemukan yang akan dipakai tetap buku tanah
penggantinya, berikut wawancara di bawah ini
“…paling tetap penggantinya yang kita pakai, yang
lama di campurkan di situ dulu hanya penggantinya yang
dipakai. Atau ada yang di gabungkan yang baru. Paling
digabungkan aja biar dipake lagi dipake yang baru…”109
Hal senada juga diungkapkan oleh Pegawai kearsipan lainnya
yaitu:
“…Tetep pengganti dengan catatan dibikin berita
acara…”110
Berdasarkan wawancara dengan informan di atas buku tanah
yang hilang ataupun terselip yang tidak dapat ditemukan kembali
109Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018 110Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018
85
akan tetap dibuatkan berita acara sekalipun ada kekeliruan data di
dalam buku tanah maupun salinannya.
“…carinya ya.. kita salah taruh aja. Salah simpen.
Mungkin bisa aja kelipat begini apa buku satu kita masukin
kemana. Misalnya masuk pondok petir yang seharusnya
masuk ke cinere kan susah nyarinya...”111
Hal serupa juga di ungkapkan oleh pegawai kearsipan kantor
pertanahan kota depok, yaitu:
“…kalau salah satu yang di cari sulit jika ada yang
terselip misalnya salah masuk nomornya…”112
Berdasarkan jawaban wawancara diatas, hilangnya buku
tanah dikarenakan terselip atau masuk pada album yang tidak sesuai
dengan nomor hak dan nama kelurahan atau kecamatan pada buku
tanah tetapi adapula hilang dan terselip karena dipinjam tanpa
catatan seperti wawancara berikut ini.
“…bisa jadi keselip engga ditemukan karena keselip
bisa jadi keselip bisa jadi dipinjam tanpa catatan…”113
Tak hanya salah masuk pada album biasanya adapula yang
meletakkannya di atas meja hingga tercampur dengan arsip dan map
lainnya dan lupa mengembalikan ke album buku tanah.
“…wooo… itu tadi yang pengganti.. ada itu buku
tanah keselip biasanya dapat pengganti. Kalau sertipikat
hilang: yaaa.. sertipikat ilang juga biasanya yang punya
sertipikat ya, kalo buku tanah juga sering si. Tapi si
penggantinya yang si pemegang sertipikat ini istilahnya
dicopi di buatkan di cap untuk bikin buku tanah...”114
111Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018 112Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018 113Wawancara pribadi dengan Kodarin, Depok, 27 Agustus 2018 114Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018
86
Berdasarkan wawancara diatas jika yang hilang adalah
sertifikat yakni salinannya dari buku tanah dalam penggantiannya
tersebut ternyata sertifikat yang diserahkan kepada Kepala Kantor
Pertanahan setempat tidak sesuai datanya dengan buku tanah yang
ada pada Kantor Pertanahan maka buku sertifikat ditahan untuk
proses lebih lanjut dan permohonan penggantian harus ditolak.
Namun kalau datanya cocok, maka cukup di isi saja pada blanko
yang ada hanya diberikan nomor yang baru dan tidak perlu diadakan
pengukuran kembali.115 Dalam pencarian buku tanah yang hilang
dan terselip kantor pertanahan kota depok memiliki jangka waktu
dalam mencari dan menemukan buku tanah yang hilang dan terselip,
sebagaimana hasil wawancara berikut:
“…iya ada jangka waktunya berapa hari ya 3 bulan
kalau tidak salah. Jika 3 bulan engga ketemu-ketemu juga
kembali kita bikinkan buku tanah pengganti…”
Pada wawancara selanjutnya penulis sempat bertanya pada
informan ada berapa banyak buku tanah yang hilang atau terselip
dan dipinjam tanpa catatan seperti wawancara berikut ini:
“…kalo hilang ya.. banyaknya engga ngerti juga
masalahnya banyak ni sekarang-sekarang ini,Itu map-map
biru yg itu buku tanahnya belum ketemu itu entah kemana
larinya, tapi disenderin di situ dulu kalo memang itu ya
pengganti buku tanah tapi nanti 3 bulan kalo tidak ketemu
juga. Terus kita cari kemana-mana disekitar sini ada yang
di pinjem SKT, ada yg dibon sama siapa gitu, kalo dibon di
ruangannya ada kita belom bisa bikin. Di cari sekitar sini
115Pasal 3, 4 dan 5 Menteri Negara Agraria / Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor
10 Tahun 1993 tentang Tata Cara Penggantian Sertipikat Hak Atas Tanah dalam Boedi Harsono,
“Hukum Agraria Indonesia: Himpunan Peraturan-Peraturan Hukum Tanah” (Herman Hermit,
“Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan Tanah Pemda” (Bandung:
mandar Maju, 2004) h.150
87
engga ada juga di album engga ada juga baru dibuatkan
berita acara…”116
C. Pembahasan
1. Terciptanya Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok.
a Pembuatan sertifikat dan terciptanya arsip buku tanah
Pembuatan dan penciptaan merupakan tahap awal dalam
pengelolaan arsip dinamis. Arsip dinamis vital yang tercipta dari
unit pendaftaran dan unit pengolah yaitu: pembuatan atau
pendaftaran sertifikat pertama kali, dan peralihan hak, surat masuk
dan surat keluar. Serta arsip tercipta berdasarkan dari tiap unit
pengolah. Arsip dinamis dalam penciptaan mempunyai tanggung
jawab utama untuk mengelola rekod dan disimpan oleh unit kerja
penciptanya.117
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, arsip yang
paling sering diciptakan oleh kantor pertanahan kota depok adalah
sertifikat dan buku tanah yang berupa dokumen dalam bentuk daftar
yang memuat data yuridis dan data fisik suatu obyek pendaftraran
tanah yang sudah ada haknya.118 Tak hanya buku tanah dan sertifikat
saja, jenis arsip yang dihasilkan dan disimpan di kantor pertanahan
kota depok diantaranya seperti arsip warkah, arsip surat ukur, arsip
gambar ukur, peta pendaftaran, arsip peta tematik lainnya arsip
kepegawaian dan arsip keuangan.
116Wawancara pribadi dengan Supandi, Depok, 27 Agustus 2018 117Patricia Wallace, “Record Management: Integrated Information System” (Englewood
Cliff, NJ: Prentince Hall, 1992) H.4 118Peraturan Pemerintah tentang Pendaftaran Tanah no. 24 tahun 1997 pasal 1 ayat 19
88
Adapun pencatatan penerimaan arsip yakni penerimaan
dokumen pendaftaran tanah untuk diarsipkan di ruang penyimpanan
kantor pertanahan setelah permohonan penerbitan sertifikat selesai,
oleh Sub Seksi Pendaftaran Hak dengan melakukan pembukuan
semua arsip dengan susunan berdasakan nomor hak dan kode nama
desa dan kecamatan. Kemudian arsip tersebut langsung dimasukan
kedalam ruang penyimpanan sesuai dengan bundel dan letak
penyimpanan dalam lemari arsip berdasarkan nomor hak dan nama
desa atau kecamatan.119
b Penyimpanan Arsip Buku Tanah
Asas penyimpanan arsip vital pada kantor pertanahan kota
depok menggunakan asas sentralisasi. Asas sentralisasi adalah asas
yang digunakan oleh organisasi untuk menyimpan arsip dinamis satu
unit kerja secara terpusat. Semua arsip dinamis disimpan di pusat
penyimpanan, bagi unit bawahan yang ingin menggunakan arsip
dinamis, dapat menghubungi pusat rekod (record center).120
Berdasarkan hasil wawancara mengenai sistem penyimpanan
arsip dinamis vital, sistem penyimpanan yang digunakan oleh ruang
arsip kantor pertanahan kota depok adalah sistem penyimpanan
berdasarkan wilayah. Sistem penyimpanan wilayah adalah sistem
penyimpanan arsip dinamis berdasarkan wilayah atau daerah.
119Herru Nurrachman, Marlini, “Analisis Prosedur Penyimpanan Dan Penglolaan Arsip
Surat Ukur Tanah Di Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan”. FBS Universitas
Negeri Padang: Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, vol 7. No 2, Desember 2018,
Seri A, h.8 120 Sulistyo-Basuki, “Pengantar Kearsipan” (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996) h.62
89
Namun ada sedikit perbedaan dalam penyimpanan arsip buku tanah
yang dilakukan ruang arsip kantor pertanahan seperti pemisahan rak
yang disusun berdasarkan kecamatan dan perkelurahan, yang dimana
rak berdasarkan susunan kecamatan ialah belum dipecah sedangkan
rak dengan susunan perkelurahan sudah dipecah. Dari temuan ini,
mengindikasikan bahwa: sistem penyimpanan yang diterapkan ruang
arsip kantor pertanahan kota depok sudah cukup baik mengingat
penyimpanan yang dilakukan sudah tersusun dengan rapi.
Gambar 4.4 Penyimpanan arsip buku tanah berdasarkan kecamatan
Gambar 4.5 Penyimpanan arsip buku tanah berdasarkan perkelurahan
90
c Pemeliharaan Arsip Buku Tanah
Menurut Sugiarto A dan Wahyona T Dalam melakukan
pemeliharaan arsip, usaha yang dapat dilakukan dalam penjagaan
arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai
nilai guna.121 Pemeliharaan arsip dapat mempertimbangkan ruang
penyimpanan dan pengaturan suhu ruangan. Ruangan penyimpana
arsip sebaikanya jangan terlalu lembab harus terang dan
menggunakan penerangan alam (sinar matahari), ada ventilasi
secukupnya, bebas dari kemungkinan terjadinya: kebakaran, banjir,
dan serangga, terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain, dan
disesuaikan dengan bentuk arsip yang disimpan. Untuk
menghindarkan arsip dari gangguan serangga, bisa dilakukan
dengan fumigasi. Fumigasi merupakan salah satu tindakan yang
bertujuan mencegah, mengobati dan mensterilkan arsip.122
sedangkan temperature udara bagi daerah tropis yang paling ideal
untuk pengaturan suhu ruangan arsip ialah berkisar antara 22°C
sampai 25°C (65°F sampai dengan 75°F), dengan kelembaban udara
sekitar 45 sampai 55% atau 50° dan 65°, jika kelembaban melebihi
65° akan mengakibatkan kelapukan pada arsip.123
Usaha yang telah dilakukan oleh Ruang Kearsipan Kantor
Pertanahan Kota Depok, seperti: sarana menggunakan AC, lalu
untuk mencegah kelembapan diletakkan kipas angin pada tengah-
121Sugiarto A., dan Wahyona T, “Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke
basis komputer” (Yogyakarta: Gava Media, 2015) h.71 122Yayan Daryana, “Konsep Dasar Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip” (Jakarta:
Universitas Terbuka, 2014) h.10 123Basir Barthos, “Manajemen Kearsipan” (Jakarta: Bumi Aksara, 2007) h.56
91
tengah langit, lalu ada pewangi ruangan dan kamper untuk
mencegah bau yang kurang sedap serta mencegah tikus atau
serangga lainnya. Tak hanya itu usaha lainnya dalam pemeliharaan
arsip buku tanah yakni selalu memasukkan arsip buku tanah ke
dalam album jika album buku tanah telah kembali dari peminjaman,
Serta selalu membersihkan mobile file buku tanah. Kantor
pertanahan juga pernah melakukan fumigasi sekitar 5 tahun yang
lalu dan dilakukan karena banyaknya buku tanah yang sudah lama
tersimpan.
d Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Buku Tanah
Salah satu dari kegiatan pengelolaan arsip adalah melakukan
pengurangan atau penyusutan arsip, dengan adanya penyusutan arsip
maka diharapkan dapat menghemat atau menghindari adanya
pemborosan ruangan, tenaga dan biaya serta peralatan pengelolaan.
Penyusutan arsip dilakukan dengan cara menggolongkan surat-surat
yang ada maksud menggolongkan surat-surat yaitu dilihat apakah
arsip yang ada masih mempunyai nilai guna atau tidak berguna.
Berdasarkan wawancara, kegiatan penyusutan dan
pemusnahan arsip buku tanah pada kantor pertanahan kota depok
tidak pernah dilakukan. Karena arsip buku tanah tidak bisa
dimusnahkan dikarenakan memiliki nilai yang sangat penting dalam
kelangsungan hidup organisasi dan pelaksanaan sistem pelayanan
pertanahan di kantor pertanahan kota depok.
92
2. Prosedur Temu Kembali Arsip Buku Tanah Pada Kantor
Pertanahan Kota Depok
Temu kembali arsip merupakan salah satu unsur penting dalam
pengelolaan arsip. Arsip akan berguna ketika dapat digunakan kembali
dan dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Efisiensi waktu yang
dimiliki pengguna merupakan salah satu pertimbangan dalam kecepatan
dan ketepatan menemukan arsip.124
Penelusuran atau temu kembali informasi merujuk pada proses,
metode, dan prosedur yang digunakan dalam memperoleh informasi
terekam secara selektif dari suatu file data. Dalam bidang perpustakaan
dan arsip, penelusuran biasanya digunakan untuk mencari suatu bahan
yang sudah diketahui atau informasi pada subjek khusus, sedangkan
istilah file biasanya berupa catalog, indeks, sistem penyimpanan dan
temu kembali informasi berbasis kompuer seperti catalog terpasang
(online) atau database bibliografi.125
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi temu kembali dan
pencarian arsip buku tanah dilakukan secara manual dengan adanya
permohonan peminjaman dari pemohon dan sub unit. Pencarian arsip
buku tanah dilakukan dengan cara mencatat nomor hak dan kelurahan
untuk pengecekan sertifikat seperti flowchart berikut ini
124Anggaraini Ika Puspita “Otomasi Arsip Universitas Diponegoro Sebagai Sarana
Sistem Temu Balik Arsip Studi kasus di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan Universitas
Diponegoro”. FIB Universitas Diponegoro Semarang: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Peminatan
Kearsipan, Januari 2014, h.7 125Agus Rifai, “Konsep Dasar Penelusuran Literatur dan Temu Kembali Informasi”
(Jakarta: Universitas Terbuka, 2014) h.16
93
Gambar 4.6: Flowchart Permintaan Pencarian (Pengecekan Sertifikat) dari Pemohon
Sebelum dilakukan pencarian arsip buku tanah, dilakukan
permohonan pengecekan atau peminjaman buku tanah yakni dari