Page 1
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI
REKANAN
No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April
Halaman : i dari iv
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN
DIBUAT OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan
1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas
2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi
3. Bambang SA DM Pemeliharaan
4. Nursalim PLT DM Enjiniring
DIPERIKSA OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan
1. Andi Aziz Wakil Manajemen
2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring
3. Ikram Manajer Produksi
4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan
5. Suparyanto Manajer SDM & Umum
DISETUJUI OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan
1. Ruly Firmansyah General Manager
Page 2
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI
REKANAN
No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April
Halaman : ii dari iv
DAFTAR ISI
Uraian Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................... ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv
1. TUJUAN ...................................................................................................... 1
2. LINGKUP ..................................................................................................... 1
3. REFERENSI .................................................................................................. 1
4. DEFINISI ..................................................................................................... 1
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 1
6. LAMPIRAN ................................................................................................... 2
Page 3
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI
REKANAN
No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April
Halaman : iii dari iv
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI
No Unit Kerja Salinan Dokumen
1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER
2. Seluruh Karyawan Softcopy
Page 4
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI
REKANAN
No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April
Halaman : iv dari iv
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN
No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan
oleh
Page 5
PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI REKANAN
No. dokumen : PT-KITSBS-20 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 1 dari 2
1. TUJUAN
Prosedur ini digunakan sebagai panduan dalam melakukan seleksi rekanan baru dan evaluasi
rekanan atas kemampuan mereka dalam memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
2. LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini mencakup pemilihan dan evaluasi kinerja rekanan untuk
menentukan rekanan yang layak bekerjasama di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan
Sumbagsel.
3. REFERENSI
3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa
3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.6 Pengendalian Operasional
3.3. Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 3.2.3. kontrak ditinjau ulang untuk menjamin bahwa
pemasok dapat memenuhi persyaratan keselamataan dan kesehataan kerja bagi pelanggan
3.4. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional
4. DEFINISI
4.1 Rekanan
Organisasi atau individu orang memasok barang dan atau jasa untuk mendukung kelancaran
operasional Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.
4.2 Daftar Rekanan Terseleksi (DRT)
Daftar yang memuat mitra kerja/ rekanan Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan
Sumbagsel yang telah lolos seleksi sebagai rekanan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Pendaftaran Rekanan
5.1.1 Rekanan yang akan memasok barang atau jasa diwajibkan untuk melakukan
pendaftaran secara online melalui situs e-procurement PLN dan menyerahkan berkas
pendaftaran ke PLN. Pendaftaran rekanan e-procurement PLN dilakukan melalui
pengisian Form Registrasi Vendor yang tersedia di alamat internet http: //info@pln-
kitsbs.co.id
5.1.2 Setelah mendaftar secara online, rekanan wajib mengajukan surat permohonan menjadi
Penyedia Barang/ Jasa kepada Kantor Induk PT. PLN Pembangkitan Sumbagsel melalui
Manajer Bidang SDM & Umum yang dilengkapi dengan copy berkas pendukung sesuai
jenis perusahaan.
Page 6
PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI REKANAN
No. dokumen : PT-KITSBS-20 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 2 dari 2
5.1.3. Manajer Bidang SDM & Umum melalui Deputi Manajer ADM Umum & fasilitas akan
memeriksa atau memverifikasi terhadap data atau berkas pendukung pendaftaran
tersebut diatas dan atau tindakan-tindakan lain yang diperlukan dalam rangka
memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan.
5.1.4. Persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan akan diambil Manajer Bidang
SDM & Umum yang kemudian menyampaikannya melalui Nota Dinas kepada Manajer
Bidang Enjiniring untuk selanjutnya di approve di portal e-procurement.
5.2 Evaluasi Rekanan
5.2.1 Direksi pekerjaan dan Manajer Bidang SDM & Umum terkait dengan kontrak melakukan
penilai terhadap setiap proses penerimaan barang/ jasa dengan menggunakan formulir
Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) dan lampiran (PT-KITSBS-21-Lamp ii)
5.2.2 Staf logistik mengevaluasi setiap tahun terhadap rekanan yang telah memasok barang
atau jasa dengan menggunakan Formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) yang
merupakan rekapan dari hasil penilaian Direksi pekerjaan.
5.2.3 Hasil evaluasi tersebut dikategorikan dalam : “Direkomendasikan” dan “Tidak
Direkomendasikan”. Rekanan yang masuk kategori “Direkomendasikan” akan tetap
dijadikan rekanan dan dimasukkan dalam Daftar Rekanan Terseleksi untuk periode satu
tahun berikutnya, sedangkan kategori “Tidak Direkomendasikan” akan dikeluarkan dari
Daftar Rekanan Terseleksi untuk 2 (dua) tahun berikutnya.
5.2.4 Staf logistik harus memastikan bahwa seluruh rekanan yang memiliki nilai baik dari
evaluasi dimasukkan dalam Formulir Daftar Rekanan Terseleksi pada periode berikutnya
dan dilakukan pemutakhiran rekaman Daftar Rekanan Terseleksi setiap tahun (Formulir
Daftar Rekanan Terseleksi FR-PT-KITSBS-21-01)
5.2.5 Kinerja dari rekanan akan ditinjau dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
6. LAMPIRAN
6.2. Lampiran Kriteria Evaluasi Rekanan (PT-KITSBS-20)
6.2. Formulir Daftar Rekanan Terseleksi (FR-PT-KITSBS-20-01)
6.3. Formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-20-02)
Page 7
No. Dokumen : FR-PT-KITSBS-20-02Revisi : 00Tanggal : AprilHalaman :
Tanggal : Periode Evaluasi :
Produk / Jasa Usaha :
5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3
1 Mutu Produk / Jasa
2 Harga
3 Waktu Pengiriman
4 Jumlah Pengiriman
5 Kepatuhan terhadap SMT
6 Dokumentasi
7 Purnajual/ Masa Pemeliharaan
Total
Rata - rata
a Digunakan kembali
b Digunakan dengan catatan
c Tidak digunakan
*) Tidak Baik = 1, Baik = 3, Sangat Baik = 5 ( Kriteria pada Lampiran )
**) Point a Jika Rata-rata Nilai lebih besar dari 3Point b Jika Rata-rata Nilai antara 2 s.d 3 Point c Jika Rata-rata Nilai kurang dari 2
Hasil Evaluasi **)
No. Kriteria Penilaian *)Nama Rekanan
EVALUASI REKANAN
MB SDM & UmumSpv Atas General Manager Diketahui OlehDiperiksa Oleh Dibuat Oleh
Page 8
........................ ) ( ....................... ) ........................ )
Page 9
: FR-PT-KITSBS-20-02
1 Jml
Nama Rekanan
Page 11
FR-PT-KITSBS-21-02 / Lampiran
LAMPIRAN EVALUASI REKANAN :
Mutu Produk
/ Jasa
Harga
Waktu
Pengiriman
Jumlah
Pengiriman
Kepatuhan
Keselamatan Ke-
tenaga-listrikan
& Lingkungan
(K2L)
Dokumentasi *)
TIDAK lengkap + jelas penagihan TIDAK lengkap
1
tidak ada reject dari jumlah
2
3
No.
kali Komplain atau reject
Hanya terdapat 1 ( satu ) kali Terdapat lebih dari 1 ( satu )Tidak ada Komplain atau
Komplain atau ditemukan
KRITERIA
Sangat Baik : 5 Baik : 3 Tidak Baik : 1
kenaikan harga kali kenaikan harga
Terjadi Lebih dari 1 ( satu )
Tidak ada Komplain K2L Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali
penagihan lengkap + jelas
pengiriman barang dan pendukung dari pengiriman
pengiriman
Dikirim sesuai permintaan
pengiriman
perubahan jumlah
Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali
dokumen pendukung dari
Terjadi lebih dari 3 ( tiga )
6
5
lebih 1 % dari jumlah total
Tidak ada Kenaikan Harga Hanya terjadi 1 ( satu ) kali
pengiriman
reject kurang 1 % dari
KONDISI
Dalam Satu Periode Penilaian :
pengiriman
dan jelas
total pengiriman
keterlambatan pengiriman
jumlah total pengiriman
4
Tidak ada keterlambatan Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali
Dokumen pendukung dari Terdapat 3 ( tiga ) dokumen
komplain K2L
barang dan saat penagihan
Terjadi lebih dari 3 ( tiga )
kali perubahan jumlah
kali keterlambatan
komplain K2L
Terjadi lebih dari 3 ( tiga )
pengiriman
pengiriman barang dan saat
Terdapat lebih dari 3 ( tiga )
Page 12
FR-PT-KITSBS-21-02 / Lampiran
penagihan TIDAK lengkap
kali Komplain atau reject
Terdapat lebih dari 1 ( satu )
KRITERIA
Tidak Baik : 1
kali kenaikan harga
Terjadi Lebih dari 1 ( satu )
dokumen pendukung dari
Terjadi lebih dari 3 ( tiga )
lebih 1 % dari jumlah total
pengiriman
Dalam Satu Periode Penilaian :
pengiriman
dan jelas
Terjadi lebih dari 3 ( tiga )
kali perubahan jumlah
kali keterlambatan
komplain K2L
Terjadi lebih dari 3 ( tiga )
pengiriman
pengiriman barang dan saat
Terdapat lebih dari 3 ( tiga )
Page 13
No. Formulir : FR-PT-KITSBS-20-03No. Revisi : 00Tanggal : AprilHalaman : 1 dari 1
Tanggal : Periode Evaluasi :
Nama Perusahaan : No. Telpon :
Alamat :
Produk / Jasa :
KRITERIA PENILAIAN :
1 Mutu Produk / Jasa Sangat Baik Baik Tidak Baik
2 Harga Sangat Baik Baik Tidak Baik
3 Waktu Kirim / Pelaksanaan Sangat Baik Baik Tidak Baik
4 Jumlah Kirim / Kesesuaian Progress Sangat Baik Baik Tidak Baik
5 Kepatuhan terhadap SMT Sangat Baik Baik Tidak Baik
6 Dokumentasi Sangat Baik Baik Tidak Baik
7 Purnajual/ Masa Pemeliharaan Sangat Baik Baik Tidak Baik
Total Nilai :
Nilai Akhir ( Nilai Rata - Rata ) :
HASIL EVALUASI **) :
A Direkomendasi untuk digunakan kembali :
B Direkomendasi dengan catatan ( pemantauan lebih intensif ) :
dengan mekanisme :
C Tidak direkomendai untuk digunakan kembali :
CATATAN :
Catatan :*) Penilaian : Tidak Baik = 1, Baik = 3, Sangat Baik = 5 ( KRITERIA pada Lampiran )**) Hasil Evaluasi ( diisi tanda ( V ) ) ,
- Point A Jika Rata-rata Nilai lebih besar dari 3- Point B Jika Rata-rata Nilai antara 2 s.d 3 - Point C Jika Rata-rata Nilai kurang dari 2
EVALUASI REKANAN
Dievaluasi oleh : Diperiksa oleh ( unit terkait ) : Disetujui oleh :
Page 15
No. Formulir : PT-KITSBS-22-Lamp iiNo. Revisi : 00Tanggal : AprilHalaman : 1 dari 1
Mutu Produk/Jasa
Harga
Terjadi lebih dari 1 ( satu ) kali perubahan jumlah
Hanya dapat memenuhi secara fisik atau dokumentasi saja
Tidak dapat memenuhi baik secara fisik maupun dokumentasi
Terjadi keterlambatan pengiriman/ serah terima pekerjaan
4Dikirim/ dikerjakan sesuai permintaan
Hanya terjadi 1 ( satu ) kali perubahan jumlah
Terdapat lebih dari 1 ( satu ) kali komplain atau reject lebih 1% dari jumlah total pengiriman
No. KONDISIPENJELASAN KRITERIA
Sangat Baik (5) Baik (3) Tidak Baik (1)
Respon lambat Tidak ada respon
1Tidak ada Komplain atau tidak ada reject dari jumlah total pengiriman/pekerjaan
Hanya terdapat 1 ( satu ) kali komplain atau ditemukan reject kurang dari 1% dari jumlah total pengiriman/pekerjaan
KRITERIA EVALUASI REKANAN
2 Mendapat potongan harga Sesuai harga pasar Diatas harga pasar
3Pengiriman / Serah Terima Pekerjaan dilaksanakan lebih awal dari waktu yang ditentukan
Tidak ada keterlambatan pengiriman/ serah terima pekerjaan
Waktu Pengiriman/ Pelaksanaan Pekerjaan
Jumlah Pengiriman/ Pekerjaan
Kepatuhan dalam pemenuhan penerapan Sistem Manajemen Terpadu (SMT)
6
Dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan penagihan lengkap dan jelas
Terdapat 1 ( satu ) dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan saat penagihan tidak lengkap dan tidak jelas
5Terpenuhi secara fisik dan dokumentasi
Dokumentasi
Purnajual/ Masa Pemeliharaan
Terdapat lebih dari 1 ( satu ) dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan saat penagihan tidak lengkap dan tidak jelas
7 Respon cepat
Page 16
DAFTAR REKANAN TERSELEKSI
No. formulir : FR-PT-KITSBS-20-01 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :
NO NAMA REKANAN BARANG/JASA YANG DIPASOK ALAMAT NO.
TELEPON/Fax. CONTACT PERSON
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
Dibuat Oleh,
Spv Atas
(……………………)
Disetujui Oleh, Manajer Bidang SDM & Umum
(……………………)
Mengetahui, General Manager
(……………………)