This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 1/24
PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
NOR FATIHAH BT SEMAN Penolong Akauntan
AZLAN B. AMRON Penolong Akauntan
01/06/2017
DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017
DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 2/24
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 3/24
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4 – 5
4. Isu-isu Risiko 5
5. Definisi 5 – 9
6. Singkatan 10
7. Tindakan dan tanggungjawab 11 – 15
8. Carta Aliran Kerja 16 - 22
9. Rekod Kualiti 23
10. Lampiran 24
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 4/24
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi perolehan bekalan
dan perkhidmatan secara terus dan sebutharga bagi mempastikan
bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi memenuhi kehendak
peraturan perolehan yang telah ditetapkan.
2. SKOP Prosedur perolehan ini digunapakai oleh PPAS semasa perolehan
bekalan dan perkhidmatan bagi menyampaikan perkhidmatan
kepada pelanggan kecuali perolehan bahan-bahan perpustakaan.
3. RUJUKAN 3.1. MK.PPAS.01 – Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015
Seksyen 6.2.1 - Proses Perolehan.
Seksyen 7.1.1 - Maklumat Perolehan.
Seksyen 7.1.5 - Verifikasi Ke Atas Perolehan.
3.2. Seksyen Perbendaharaan yang berkaitan yang dikeluarkan
dari masa ke semasa oleh pihak Perbendaharaan dan
diterima pakai oleh PPAS.
3.3. Arahan Perbendaharaan
3.4. Laporan Produk (Bekalan dan Perkhidmatan) yang tidak
mematuhi spesifikasi.
3.5. Akta Prosedur Kewangan 1957
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 5/24
3.6. Senarai pembekal berdaftar dengan PPAS
3.7. Pekeliling Perbendaharaan 1PP (PK 2.1)
4. ISU-ISU RISIKO 4.1 Dokumen tidak lengkap seperti Profil Syarikat, Penyata Bank
terkini.
4.2 Tidak memenuhi syarat lima (5) pembekal/kontraktor bagi
membuka sebut harga.
5. DEFINISI 5.1 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga Jawatankuasa yang membuka tawaran sebutharga dan ahli-
ahlinya dilantik oleh Pengarah PPAS.
5.2 Jawatankuasa Penilaian
Pelantikan Jawatankuasa Penilaian dan ahli-ahlinya
hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pengarah PPAS.
5.3 Jawatankuasa Sebutharga Jawatankuasa yang memilih dan memutuskan tawaran
sebutharga dan ahli-ahlinya dilantik oleh Lembaga Pengarah
PPAS.
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 6/24
5.4 Perolehan Terus
Perolehan sesuatu bekalan/ perkhidmatan yang berjumlah
setiap pesanan sehingga RM50,000.00.
5.4.1 Bekalan/ Perkhidmatan i. Nilai perolehan sehingga RM20,000 setahun bagi
setiap jenis item boleh dipelawa daripada mana-
mana pembekal/ syarikat.
ii Nilai perolehan melebihi RM20,000 hingga
RM50,000 setahun bagi setiap jenis item boleh
dipelawa dikalangan tiga (3) pembekal tempatan
yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan
Malaysia.
5.4.2 Kerja (Tidak Melibatkan Struktur Asal Bangunan) Kaedah lantikan terus hanya ditetapkan bagi perolehan
kerja. Kerja – kerja yang bernilai tidak melebihi
RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus di
kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan
CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan
(SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera (STB)
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 7/24
5.5 Sebutharga Perolehan sesuatu bekalan/ perkhidmatan yang bernilai
melebihi RM50,000 hingga RM500,000.
5.5.1 Bekalan/ Perkhidmatan i. Lebih RM50,000 hingga RM100,000 sebutharga di
kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/
syarikat bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan Malaysia.
ii. Lebih RM100,000 hingga RM500,000 sebutharga
dikalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/
syarikat yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan Malaysia (terbuka kepada bumiputra/
bukan bumiputra). Syarikat pembuat/ pembekal
bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan.
5.5.2 Kerja (Tidak Melibatkan Struktur Asal Bangunan) i. Lebih RM20,000 hingga RM200,000 sebutharga di
kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor
tempatan/daerah Gred G1 yang berdaftar dengan
Lembaga Pembangunan Industri pembinaan
Malaysia (CIDB) dan mempunyai Sijil Perolehan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 8/24
Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut kategori dan
pengkhususan yang berkenaan.
ii. Lebih RM200,000 hingga RM500,000 sebutharga di
kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor
tempatan Gred G2 yang berdaftar dengan Sijil
Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dan Lembaga
Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB).
iii. Semua Perolehan kerja elektrik yang bernilai
melebihi RM50,000 hingga RM500,000 hendaklah
dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)
kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar dengan
CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja kerajaan
(SPKK) mengikut Gred, Kategori dan
Pengkhususan yang berkenaan.
iv. Maksud kontraktor tempatan G1 adalah kontraktor
yang berdaftar dengan CIDB di daerah berkenaan.
Sekiranya bilangan kontraktor di daerah berkenaan
tidak mencukupi, kontraktor di daerah
berhampiran/sempadan boleh dipelawa.
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 9/24
v. Maksud kontraktor tempatan G1 adalah kontraktor
yang berdaftar dengan CIDB di negeri berkenaan.
Sekiranya bilangan kontraktor di daerah berkenaan
tidak mencukupi, kontraktor di negeri berhampiran/
sempadan boleh dipelawa.
5.6 Tender Perolehan sesuatu bekalan/ perkhidmatan /kerja yang
melibatkan perbelanjaan tahunan atau sesuatu kontrak
bernilai melebihi dari RM500,000.
5.7 Senarai Pembekal Senarai semua pembekal yang telah berdaftar dengan
PPAS.
6. SINGKATAN
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
J/KS - Jawatankuasa Sebutharga
J/KK - Jawatankuasa Kewangan
J/KPS - Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
J/KP - Jawatankuasa Penilaian
KUKew - Ketua Unit Kewangan
KB - Ketua Bahagian
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 10/24
PPT - Penolong Pegawai Tadbir
PTK - Pembantu Tadbir Kanan
PemP - Pembantu Pustakawan
KMM - Kementerian Kewangan Malaysia
PKA - Penolong Akauntan
PA - Pembantu Akauntan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 11/24
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
1. Kemukakan permohonan perolehan kepada Pengarah
PPAS untuk kelulusan
Semua KS, KB & KU
2. Bincang dengan Pengarah untuk pembelian. KUKew
3. Semak permohonan dan tentukan cara perolehan.
4. Semak kos perolehan;
a. Jika kos melebihi RM50,000 setiap pesanan, uruskan
Perolehan Secara Sebutharga seperti di langkah 9 –
27.
b. Jika kos tidak melebihi RM50,000 setiap pesanan,
uruskan Perolehan Secara Terus.
KUKew
PEROLEHAN SECARA TERUS 5. Pilih pembekal secara terus berdasarkan kos perolehan;
a. Jika kos tidak melebihi RM20,000 setahun bagi
setiap jenis item, pilih pembekal sama ada berdaftar
atau tidak dengan PPAS daripada senarai pembekal
diluluskan (pastikan tidak melebihi RM50,000/
setahun).
b. Jika kos melebihi RM20,000 setahun bagi setiap
jenis item, pilih pembekal yang berdaftar dengan
KKM daripada senarai pembekal diluluskan (pastikan
tidak melebihi RM50,000/ setahun).
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 12/24
TINDAKAN T/JAWAB 6. Semak kedudukan kewangan dan peruntukan yang
ada.
7. Menguruskan permohonan yang diluluskan untuk
Pembelian Terus .
KUKew
8. Rekod dalam Sistem Dynamic GP.
9. Isi Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan PPAS
(Kew) 201 (Lampiran PK.PPAS(P)09(L1)) dan Pesanan
Kerajaan serta dapatkan tandatangan Pengarah PPAS.
PA
PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA 10. Terima permohonan untuk pembelian daripada KS & KB
yang berkenaan.
KUKew
11. Semak butir-butir pembelian :
a. Kuantiti yang diperlukan
b. Spesifikasi bekalan/ perkhidmatan
12. Ambil tindakan seperti bil. 6
PA
13. Sediakan senarai nama-nama pembekal yang
dicadangkan untuk dipanggil sebutharga dan
kemukakan kepada Pengarah PPAS untuk kelulusan.
14. Sediakan Borang Sebutharga PPAS (Kew) 215
(Lampiran PK.PPAS(P)09(L3)).
PPT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)09
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 13/24
TINDAKAN T/JAWAB 15. Daftarkan sebutharga seperti berikut ;
a. Nombor sebutharga
b. Tajuk sebutharga
c. Tarikh hantar
d. Tarikh tutup dan masa tutup.
16. Dapatkan tandatangan KUKew di surat panggilan
sebutharga kepada pembekal.
PPT
17. Buka peti sebutharga pada tarikh dan masa yang telah
ditetapkan.
18. Kodkan dengan nombor bersiri semua borang
sebutharga yang diterima.
19. Tandatangan ringkas pada mukasurat pertama setiap