PROSEDUR PEROLEHAN PERDA-PS-03 No. Isu 3 No. Semakan 1 Tarikh 3 JULAI 2014 Status DIKAWAL DISEDIAKAN OLEH ………………………………… PP(K) DISEMAK OLEH ……………………………... P(K) DILULUSKAN OLEH …………………………... PENGURUS BESAR
PROSEDUR PEROLEHAN PERDA-PS-03
No. Isu 3
No. Semakan 1
Tarikh 3 JULAI 2014
Status DIKAWAL
DISEDIAKAN OLEH
…………………………………
PP(K)
DISEMAK OLEH
……………………………...
P(K)
DILULUSKAN OLEH
…………………………...
PENGURUS BESAR
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
REKOD SEMAKAN
SEMAKAN ITEM KETERANGAN
NO. TARIKH
1 3 Julai 2014 4.0
Definisi Sebutharga
Perolehan bagi bekalan/perkhidmatan dengan harga/kos melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 dipinda kepada Perolehan bagi bekalan/perkhidmatan dengan harga/kos melebihi RM20,000.00 hingga RM500,000.00.
2 3 Julai 2014 4.0
Definisi Perolehan Terus
(i)
Semua jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM50,000.00 dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera dipinda kepada Semua jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM20,000.00 dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera;
3 3 Julai 2014 5.0 Rujukan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 2007, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP), Peraturan Kewangan LKW 1997, Panduan Perolehan Kerajaan, Garis Panduan Tatacara Perolehan Kementerian Kewangan dan Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding (Edisi 2006) dibatalkan dan diganti dengan 1Pekeliling Perbendaharaan (1PP) dan Peraturan Kewangan dan Perakaunan PERDA
4 3 Julai 2014 6.2.5 Jadual tawaran sebutharga oleh Jawatankuasa Pembuka Tawaran dipinda kepada Jadual tawaran sebutharga oleh Jawatankuasa Pembuka Tawaran / Urusetia
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
1.0 Carta Aliran Prosedur Perolehan
1.1 Carta Aliran Prosedur Perolehan Terus
Tanggungjawab Carta Alir Dokumen
PYB/PP(K) 6.1.2 Mengeluarkan Pesanan Tempatan/Inden
PYB/PP(K) 6.1.3 Menyelia dan menyemak perolehan
6.1.5 Urusan bayaran
PYB
PYB
Proses tamat
6.1.1 Kenalpasti keperluan perolehan dan mendapatkan kelulusan
Tidak
Ya
Inden/
Pesanan Tempatan
6.1.4 Batalkan perolehan dan buat perolehan baru
AK
PERDA-PS-03/B2
6.1.6 Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor
PYB PERDA-PS-03/B3
Inden/
Pesanan Tempatan
Inden/ Pesanan Tempatan
• Inden/ Pesanan Tempatan
• Invois Pembekal
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
1.2 Carta Aliran Prosedur Perolehan Sebutharga
Tanggungjawab Carta Alir Dokumen
PYB
PP(K)
6.2.1 Maklumkan keperluan sebutharga
6.2.2 Tentukan nombor tawaran sebutharga
6.2.3 Notis hebahan
Jawatankuasa Pembuka Tawaran /
Urusetia
6.2.4 Penerimaan dan pembukaan tawaran
sebutharga
6.2.5 Jadual tawaran sebutharga oleh Jawatankuasa Pembuka Tawaran / Urusetia
6.2.6 Penilaian Harga/Teknikal Sebutharga
PYB
A
Jadual Tawaran Sebutharga
Kertas Perakuan Kelulusan Sebutharga
PYB/ PP(K)
PYB
Tidak
Ya
Keputusan
6.2.7 Bentang Kertas Perakuan kelulusan sebutharga
PYB
-
-
Notis Hebahan
Sebutharga Pembekal
Laporan Penilaian Harga/Teknikal
Kertas Perakuan kelulusan Sebutharga
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
Tanggungjawab Carta Alir Dokumen
PYB/PP(K)
PYB/PP(K)
6.2.9 Menerima perolehan
PYB/PP(K)
6.2.10 Terima tuntutan bayaran daripada
pembekal/kontraktor
6.2.11 Perakuan untuk bayaran
AK
Perakuan
semula
Tidak
Ya
6.2.13 Urusan bayaran
Proses tamat
Sempurna
Pesanan Tempatan/
Inden PYB/PP(K) 6.2.8 Mengeluarkan Pesanan Tempatan/
Inden
6.2.14 Penilaian Prestasi Pembekal/
Kontraktor
PYB
A
-
• Inden/ Pesanan Tempatan
• Invois Pembekal
• Inden/ Pesanan Tempatan
• Invois Pembekal
• Baucer Bayaran
PERDA-PS-03/B3
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
1.3 Carta Aliran Prosedur Perolehan Tender
Tanggungjawab Carta Alir Dokumen
PYB
PP(K)
PYB
6.3.2 Tentukan nombor tawaran tender
Jawatankuasa
Pembuka Tawaran
6.3.6 Penilaian Harga/Teknikal Tender PYB
6.3.1 Memaklumkan keperluan tender
6.3.3 Notis hebahan
6.3.4 Penerimaan dan pembukaan tender
6.3.5 Jadual tawaran tender oleh Jawatankuasa Pembukaan tawaran
PYB/PP(K)
PYB 6.3.7 Bentang Kertas Perakuan Kelulusan mengikut jenis perolehan kepada Lembaga Perolehan A/B
A
Tidak
Jadual Tawaran
Tender
Kertas Perakuan
Kelulusan Tender
-
-
Notis Hebahan
Dokumen Tender
Pembekal
Jadual Tawaran Tender
Kertas Perakuan Kelulusan Tender
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
Tanggungjawab Carta Alir Dokumen
PYB/PP(K)
AK
A
6.3.8 Menerima perolehan
6.3.9 Terima tuntutan bayaran daripada
pembekal/kontraktor
6.3.10 Perakuan untuk bayaran
Perakuan semula
Tidak
Ya
6.3.12 Urusan bayaran
Proses tamat
Sempurna
PYB/PP(K)
PYB/PP(K)
6.3.13 Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor PYB
• Dokumen Kontrak
• Invois Pembekal
-
• Perakuan Bayaran
• Invois Pembekal
• Baucer Bayaran
PERDA-PS-03/B3
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
1.4 Carta Aliran Prosedur Penilaian dan Pendaftaran Pembekal/Kontraktor
Tanggungjawab Carta Alir Dokumen
PP(K) 6.4.2 Hebahan/Keperluan
6.4.3 Pembekal/Kontraktor mengisi borang
permohonan.
6.4.1 Kenalpasti keperluan Pembekal/Kontraktor
6.4.5 Daftar pembekal/kontraktor yang diluluskan
Proses tamat
-
PERDA-PS-03/B1
PP(K)
PP(K)
6.4.4 Penilaian Pembekal/ Kontraktor
PP(K)
PP(K)
Daftar Pembekal/ Kontraktor Diluluskan
Tidak
Lulus
-
PERDA-PS-03/B1
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
2.0 TUJUAN
Tujuan prosedur ini ialah untuk memastikan semua perolehan diuruskan secara terbaik
dan paling menguntungkan mengikut Arahan Perbendaharaan dan lain-lain
Pekeliling/Arahan yang berkaitan, yang dikeluarkan oleh pihak Perbendaharaan dan
ICU, JPM supaya tidak berlaku pembaziran ke atas wang Kerajaan semasa
berbelanja berlandaskan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan bagi
melaksanakan program tersebut.
3.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai untuk perolehan PERDA dan mematuhi Peraturan Kewangan
dan Perakaunan PERDA.
4.0 DEFINISI
Tender Perolehan bagi kerja dan bekalan/perkhidmatan
dengan harga/kos melebihi RM500,000.00.
Sebutharga Perolehan bagi bekalan/perkhidmatan dengan
harga/kos melebihi RM20,000.00 hingga
RM500,000.00. Perolehan bagi kerja dengan
harga RM20,000.00 hingga RM500,000.00.
Perolehan Terus (i) Semua jenis item yang melibatkan
jumlah perbelanjaan tahunan sehingga
RM20,000.00 dengan mana-mana
pembekal yang berdaftar atau tidak
berdaftar dengan Kementerian
Kewangan sama ada bertaraf
Bumiputera atau bukan Bumiputera;
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
(ii) Kajian pasaran dibuat supaya harga
bekalan atau perkhidmatan yang hendak
diperolehi adalah berpatutan dan
menguntungkan Kerajaan di samping
memastikan perolehan tidak tertumpu
kepada pembekal tertentu.
(iii) Bagi bidang khusus yang memerlukan
lesen/permit yang sah atau keperluan
lain yang disyaratkan mengikut
peruntukan undang-undang yang
ditetapkan, pembekal yang dipilih
mestilah mematuhi syarat-syarat
tersebut.
Jawatankuasa Pembuka
Tawaran
Ahli terdiri daripada Pegawai Yang Berkenaan/
wakil Bahagian Kewangan dan ahli yang dilantik.
Mesyuarat Jawatankuasa
Sebutharga
Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Besar
dan ahli-ahli terdiri daripada TPB(P), P(HT), P(K)
dan JA.
Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Kontrak
Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Besar
dan ahli-ahli terdiri daripada TPB(P), P(HT) dan
P(K)
Mesyuarat Jawatankuasa
Penilaian Harga Tender
Mesyuarat dipengerusikan oleh TPB(P) dan ahli-
ahli terdiri daripada P(HT) dan P(K).
Mesyuarat Jawatankuasa
Penilaian Teknikal Tender
Mesyuarat Lembaga
Perolehan (A)
Mesyuarat dipengerusikan oleh TPB(P) dan ahli-
ahli terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)
orang pegawai yang mahir dan berkelayakan di
dalam bidang berkenaan termasuk wakil-wakil
agensi lain yang berkaitan
Mesyuarat dipengerusikan oleh Timbalan Ketua
Setiausaha Kanan JPM dan ahli-ahli terdiri
daripada ICU, JPM, Jabatan Kerja Raya,
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
Kementerian Kewangan, Wakil Lembaga
Pengarah dan Pengurus Besar.
Mesyuarat Lembaga
Perolehan (B)
Mesyuarat dipengerusikan oleh Timbalan
Setiausaha Kanan JPM dan ahli-ahli terdiri
daripada ICU, JPM, Jabatan Kerja Raya, Wakil
Lembaga Pengarah dan Pengurus Besar.
TPB(M)
TPB(P)
P(PERDA-TECH)
P(HT)
P(K)
PP(K)
Timbalan Pengurus Besar (Pengurusan)
Timbalan Pengurus Besar (Pembangunan)
Pengarah PERDA-TECH
Pengurus Hartanah Teknikal
Pengurus Kewangan
Penolong Pengurus (Kewangan)
AK
PYB
Akauntan
Pegawai Yang Bertanggungjawab
5.0 RUJUKAN
Arahan Perbendaharaan
1Pekeliling Perbendaharaan (1PP)
Peraturan Kewangan dan Perakaunan PERDA
6.0 PROSEDUR
6.1 Perolehan Terus
6.1.1 Bahagian berkaitan mengenalpasti keperluan untuk perolehan terus yang
hendak dilaksanakan dan memaklumkan kepada Bahagian Kewangan untuk
kelulusan dengan menggunakan Borang Kelulusan Perolehan Terus
(PERDA-PS-03/B2).
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
6.1.2 PYB/PP(K) mengeluarkan Pesanan Tempatan/Inden bagi
pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan PERDA (Daftar
Pembekal/Kontraktor Diluluskan) setelah kelulusan diperolehi.
6.1.3 PYB/PP(K) menyelia dan menyemak perolehan sama ada memuaskan atau
tidak dan seterusnya memperakukan bayaran.
6.1.4 Jika tidak memuaskan, PYB/PP(K) membatalkan perolehan berkenaan dan
membuat perolehan baru.
6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan
merujuk kepada :
• Pesanan Tempatan/Inden
• Invois Pembekal
6.1.6 PYB menilai prestasi pembekal/kontraktor dengan menggunakan Borang
Penilaian Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B3).
6.2 Sebutharga
6.2.1 PYB memaklumkan keperluan tawaran sebutharga.
6.2.2 PP(K) menentukan nombor tawaran sebutharga.
6.2.3 PYB/PP(K) mengeluarkan Notis Hebahan.
6.2.4 PYB/Wakil Bahagian Kewangan menguruskan penerimaan tawaran dan
pembukaan tawaran sebutharga dan mengumpul Sebutharga Pembekal.
6.2.5 Jawatankuasa Pembukaan Tawaran/Urusetia menyediakan Jadual Tawaran
Sebutharga.
6.2.6 PYB menyediakan laporan penilaian harga sebutharga dan laporan penilaian
teknikal sebutharga (jika perlu) dengan merujuk kepada Jadual Tawaran
Sebutharga .
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
6.2.7 PYB membentang Kertas Perakuan Kelulusan Sebutharga dalam
Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga untuk mendapatkan kelulusan.
6.2.8 PYB/PP(K) mengeluarkan Pesanan Tempatan/Inden kepada
kontraktor/pembekal.
6.2.9 PYB/(PP(K) menerima perolehan mengikut spesifikasi.
6.2.10 PYB/PP(K) menerima tuntutan bayaran daripada pembekal/kontraktor dengan
merujuk kepada :
• Pesanan Tempatan/Inden
• Invois Pembekal
6.2.11 PYB/PP(K) memperakukan bayaran.
6.2.12 Jika tidak memuaskan, perakuan semula perlu dibuat dan ulang semula
langkah 6.2.10
6.2.13 Jika memuaskan, AK uruskan Baucer Bayaran.
6.2.14 PYB menilai prestasi pembekal/kontraktor dengan menggunakan Borang
Penilaian Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B3).
6.3 Tender
6.3.1 PYB memaklumkan keperluan tender
6.3.2 PP(K) menentukan nombor tawaran tender.
6.3.3 PYB/PP(K) mengeluarkan Notis Hebahan.
6.3.4 PYB/Wakil Bahagian Kewangan menguruskan penerimaan tawaran dan
pembukaan tawaran tender dan mengumpul Dokumen Tender Pembekal.
6.3.5 Jawatankuasa Pembukaan Tawaran menyediakan Jadual Tawaran Tender.
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
6.3.6 PYB menyediakan penilaian harga/teknikal kepada Jawatankuasa Penilaian
Harga/Teknikal Tender dengan merujuk Jadual Tawaran Tender .
6.3.7 PYB membentang Kertas Perakuan Kelulusan Tender mengikut jenis
perolehan kepada Lembaga Perolehan A/B.
6.3.8 PYB/(PP(K) menerima perolehan mengikut spesifikasi.
6.3.9 PYB/PP(K) menerima tuntutan bayaran daripada pembekal/kontraktor dengan
merujuk kepada :
• Dokumen Kontrak
• Invois Pembekal
6.3.10 PYB/PP(K) memperakukan bayaran dengan merujuk :
• Perakuan Bayaran
• Invois Pembekal
6.3.11 Jika tidak memuaskan, perakuan semula perlu dibuat dan ulang semula
langkah 6.3.10.
6.3.12 Jika memuaskan, AK uruskan Baucer Bayaran.
6.3.13 PYB menilai prestasi pembekal/kontraktor dengan menggunakan Borang
Penilaian Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B3).
6.4 Pendaftaran dan Penilaian Pembekal/Kontraktor
6.4.1 Mendaftarkan syarikat yang telah memberi perkhidmatan kepada PERDA
sebagai pembekal/kontraktor untuk dibuat penilaian.
6.4.2 Pembekal/kontraktor perlu mengisi Borang Permohonan Pendaftaran
Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B1) dan PP(K) perlu membuat
penilaian ringkas selepas permohonan.
LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG
NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :1
TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN
6.4.3 PP(K) membuat penilaian ke atas pembekal/kontraktor yang terlibat selepas
terima perolehan dari pembekal atau kontraktor dengan melengkapkan
Borang Penilaian Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B3) .
7.0 REKOD
(a) Borang Permohonan Pendaftaran Pembekal/Kontraktor PERDA-PS-03/B1
(b) Borang Kelulusan Perolehan Terus PERDA-PS-03/B2
(c) Pesanan Tempatan (Am 75) Pin. 6/86
(d) Inden Kerja
(e) Invois Pembekal
(f) Notis Hebahan
(g) Salinan Dokumen Sebutharga
(h) Jadual Tawaran Sebutharga
(i) Laporan Penilaian Harga/Teknikal Sebutharga
(j) Kertas Perakuan Kelulusan Sebutharga
(k) Baucer Bayaran
(l) Salinan Dokumen Tender
(m) Jadual Tawaran Tender
(n) Kertas Perakuan Kelulusan Tender
(o) Perakuan Bayaran
(p) Borang Penilaian Pembekal/Kontraktor PERDA-PS-03/B3
(q) Daftar Pembekal/Kontraktor Diluluskan