Page 1
UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA
(MAMPU) JABATAN PERDANA MENTERI
PROSEDUR OPERASI STANDARD
PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI (KATEGORI: MIGRASI/003)
ISO/IEC 27001:2013 Disediakan Oleh:
.........................................
Nama : Noriha binti Abu
Talib
Jawatan : Penolong
Pengarah
Bahagian Pembangunan
Perkhidmatan Gunasama
Infrastruktur Dan
Keselamatan ICT
Tarikh :
Disemak Oleh:
.........................................
Nama : Abdul Hadi Jehmica
Abdullah
Jawatan : Ketua Penolong
Pengarah
Bahagian Pembangunan
Perkhidmatan Gunasama
Infrastruktur Dan
Keselamatan ICT
Tarikh :
Diluluskan Oleh:
........................................
Nama : Tuan Haji Mohd
Puad bin Zainal Abidin
Jawatan : Ketua Penolong
Pengarah Kanan,
Bahagian Pembangunan
Perkhidmatan Gunasama
Infrastruktur Dan
Keselamatan ICT
Tarikh :
Page 2
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : ii
SULIT
REKOD PINDAAN DOKUMEN
TARIKH
NO.
KELUARAN /
PINDAAN
BAB / MUKA
SURAT KETERANGAN PINDAAN
16 Jun 2015 Versi 1.0 - Dokumen baru
Page 3
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : iii
SULIT
KANDUNGAN
1.0 TUJUAN .......................................................................................................... 1
2.0 TANGGUNGJAWAB ...................................................................................... 1
3.0 ISTILAH- ISTILAH .......................................................................................... 1
4.0 PROSEDUR CARTA ALIR ............................................................................. 4
4.1 Carta Alir Aktiviti Pra-Migrasi ................................................................ 4
4.1.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Pra-Migrasi ................................ 5
4.2 Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 1 – Infrastruktur Dan Kesediaan
Agensi Untuk di Migrasi ........................................................................ 6
4.2.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 1 .......................... 7
4.3 Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 2 – MX Cutover To 1GovUC ................ 8
4.3.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 2 .......................... 9
4.4 Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 3- Memuat Turun Data E-Mel
Kepada Komputer Meja / Komputer Riba Pengguna .......................... 10
4.4.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 3 ........................ 10
4.5 Carta Alir Aktiviti Pemilihan Pakej, Nilai Tambah dan Storan
Tambahan E-mel .............................................................................. 11
4.5.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Pemilihan Pakej
,Nilai Tambah dan Storan Tambahan E-mel ...................................... 12
4.6 Carta Alir Aktiviti Penukaran Pakej, Nilai Tambah dan Storan
Tambahan E-mel ................................................................................ 13
4.6.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Penukaran Pakej,
Nilai Tambah dan Storan Tambahan E-mel ........................................ 13
5.0 KAWALAN REKOD ...................................................................................... 14
6.0 LAMPIRAN.................................................................................................... 15
Page 4
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 1
SULIT
1.0 TUJUAN
Tujuan utama Prosedur Operasi Standard ini adalah untuk memaklumkan
proses yang perlu dilaksanakan semasa aktiviti migrasi, aliran proses kerja,
tanggungjawab agensi dalam melaksanakan aktiviti tersebut.
2.0 TANGGUNGJAWAB
MAMPU, Agensi dan TM bertanggungjawab untuk memastikan bahawa
prosedur di dalam dokumen ini dijalankan apabila sesi aktiviti migrasi
1GovUC diadakan.
3.0 ISTILAH- ISTILAH
ISTILAH KETERANGAN
SMTP Simple Mail Transfer Protocol.
DNS Domain Name System.
UC Unified Communication / Komunikasi Bersepadu.
SOP Standard Operating Procedure / Prosedur Operasi
Standard.
Unit Pemodenan
Tadbiran dan
Perancangan
Pengurusan
Malaysia
(MAMPU)
Agensi kerajaan yang bertanggungjawab menyedia dan
mengurus perkhidmatan 1GovUC.
Page 5
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 2
SULIT
ISTILAH KETERANGAN
Pengguna Warga yang sedang berkhidmat di agensi yang
didaftarkan di dalam sistem 1GovUC.
Pentadbir UC
Agensi
Pegawai Agensi yang dipertanggungjawabkan untuk
menyelaras dan memberi khidmat sokongan bagi
perkhidmatan1GovUC.
Telekom
Malaysia Berhad
(TM)
Pihak pembekal yang dipertanggungjawabkan untuk
melaksana dan menyenggara perkhidmatan 1GovUC.
Pasukan Migrasi
1GovUC
Menjalankan aktiviti komunikasi seperti yang
dirancangkan bersama Pasukan Migrasi Agensi oleh
pihak TM dan MAMPU.
Pasukan Migrasi
Agensi
Menjalankan perancangan komunikasi bagi menyediakan
informasi dan notifikasi kepada pengguna di agensi bagi
aktiviti migrasi oleh pihak agensi.
Pasukan Sumber
Manusia /
Pentadbir UC
Agensi
Memberikan kelulusan terhadap pemilihan atau
penukaran perkhidmatan 1GovUC.
Aktiviti Pra-
Migrasi
Persiapan dan persediaan pasukan migrasi sebelum
memulakan aktiviti migrasi bagi memastikan proses
penerimaan sistem dapat disempurnakan.
Page 6
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 3
SULIT
ISTILAH KETERANGAN
Aktiviti Migrasi
Fasa 1-
Infrastruktur dan
Kesediaan
Agensi untuk
dimigrasi
Proses penerimaan e-mel adalah seperti asal di mana
transaksi e-mel masih menggunakan infrastruktur sedia
ada di agensi.
Aktiviti Migrasi
Fasa 2- MX
Cutover to
1GovUC
Kesemua aktiviti transaksi e-mel adalah melalui
infrastruktur e-mel 1GovUC.
Aktiviti Migrasi
Fasa 3- Memuat
Turun Data E-
mel kepada
Komputer
Pengguna
Sekiranya pengguna ingin mendapatkan kembali e-mel
lama, pengguna perlu memuat turun e-mel lama kepada
komputer pengguna.
Page 7
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 4
SULIT
4.0 PROSEDUR CARTA ALIR
4.1 Carta Alir Aktiviti Pra-Migrasi
Menyediakan perancangan komunikasi
kepada pengguna di agensi melalui senarai
semak migrasi.
Jika setuju, terus ke langkah 3. Jika tidak,
ulang langkah 1.
Mengisi maklumat pengguna di dalam format
yang disediakan (CSV/Excel).
Menyemak maklumat pengguna. Jika tidak
lengkap ulang langkah 3. Jika lengkap, terus
ke langkah 5.
Merancang aktiviti migrasi.
Mula
1
Tamat
3
5
2
4
Setuju
Tidak
Setuju
Tidak
Lengkap
Lengkap
Page 8
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 5
SULIT
4.1.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Pra-Migrasi
Bil Tugas Pegawai Yang
Bertanggungjawab
1 Menyediakan perancangan komunikasi
kepada pengguna di agensi bagi aktiviti
migrasi dengan menggunakan Senarai
Semak Migrasi semasa sesi meja bulat.
Pasukan Migrasi
1GovUC
2 Jika Pasukan Migrasi Agensi setuju
senarai semak migrasi, aktiviti migrasi
akan di jalankan oleh Pasukan Migrasi
1GovUC . Jika tidak, ulang langkah 1.
Pasukan Migrasi
Agensi dan Pasukan
Migrasi 1GovUC
3 Mengisi maklumat pengguna/mailbox
dan distribution list email agensi
dengan lengkap ke dalam template
(CSV/Excel) untuk dimasukkan ke
dalam sistem 1GovUC.
Pasukan Migrasi
Agensi
4 Menyemak maklumat pengguna. Jika
tidak lengkap ulang langkah 3. Jika
lengkap, terus ke langkah 5.
Pasukan Migrasi
1GovUC
5 Merancang aktiviti migrasi. Pasukan Migrasi
1GovUC
Page 9
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 6
SULIT
4.2 Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 1 – Infrastruktur Dan Kesediaan
Agensi Untuk di Migrasi
Mendaftarkan pengguna ke dalam
Distribution List dan menyiapkan mailbox
serta akaun UC mengikut template
(CSV/Excel).
Melakukan pemasangan (installation) dan
konfigurasi Outlook Client pada komputer
meja/ komputer riba pengguna.
Migrasi ke Fasa 2.
Mula
1
Tamat
2
3
Page 10
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 7
SULIT
4.2.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 1
Bil Tugas Pegawai yang
Bertanggungjawab
1 Mendaftarkan pengguna ke dalam
Distribution List dan menyiapkan
mailbox serta akaun UC mengikut
template (CSV/Excel) yang dipersetujui
oleh Agensi.
Pasukan Migrasi
1GovUC
2 Melakukan pemasangan (installation)
dan konfigurasi Outlook pada komputer
meja/ komputer riba pengguna seperti
yang dirancangkan. Pasukan Migrasi
Agensi boleh merujuk kepada
Panduan Ujian dan Konfigurasi untuk
Kemasukan ke Infrastruktur 1GovUC.
Pasukan Migrasi
Agensi
3 Pelaksanaan Migrasi Fasa 2. Pasukan Migrasi
Agensi
Page 11
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 8
SULIT
4.3 Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 2 – MX Cutover To 1GovUC
Menukarkan routing incoming internet mail
infrastruktur sedia ada ke perkhidmatan
1GovUC.
Membuat autodiscover untuk @agency-smtp
domain di DNS 1GovUC.
Melakukan konfigurasi Internet
gateway@1GovUC.
Melakukan route e-mel ke sistem e-mel
agensi sedia ada.
Memaklumkan kepada pengguna untuk
menggunakan mailbox 1GovUC.
Menggunakan mailbox 1GovUC dan
membuat konfigurasi pada peranti mudah
alih.
Migrasi ke Fasa 3.
Mula
1
2
3
4
5
6
7
Tamat
Page 12
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 9
SULIT
4.3.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 2
Bil Tugas Pegawai yang
Bertanggungjawab
1 Penukaran routing incoming internet
mail infrastruktur sedia ada ke
perkhidmatan 1GovUC.
Pasukan Migrasi
1GovUC
2 Membuat auto discover untuk
@agency-smtp domain di DNS
1GovUC seperti yang dirancangkan.
Pasukan Migrasi
Agensi
3 Melakukan konfigurasi internet
mailgateway@1GovUC:
i. Penukaran di server DNS untuk
pertukaran MX record dan auto
discover SRV record.
ii. Memasukkan domain agensi ke
dalam senarai baru SMTP.
Pasukan Migrasi
1GovUC dan
Pasukan Migrasi
Agensi
4 Route e-mel ke sistem e-mel sedia ada
1GovUC.
Pasukan Migrasi
1GovUC
5 Memaklumkan kesediaan mailbox
1GovUC kepada pengguna.
Pasukan Migrasi
Agensi
6 Menggunakan mailbox 1GovUC dan
membuat konfigurasi pada peranti
mudah alih.
Pengguna
7 Pelaksanaan Migrasi Fasa 3. Pasukan Migrasi
Page 13
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 10
SULIT
Bil Tugas Pegawai yang
Bertanggungjawab
Agensi
4.4 Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 3- Memuat Turun Data E-Mel
Kepada Komputer Meja / Komputer Riba Pengguna
Memuat turun data e-mel dan menyimpan
dalam format .pst.
Melakukan decommission pada infrastruktur
sistem e-mel di agensi.
Menetapkan tarikh cut over dimana
pengguna tidak boleh lagi mencapai data
pada sistem e-mel lama.
4.4.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Migrasi Fasa 3
Bil Tugas Pegawai yang
Bertanggungjawab
1 Memuat turun data e-mel dan
menyimpan dalam format .pst pada
komputer meja / komputer riba
pengguna.
Pengguna
Mula
1
Tamat
2
3
Page 14
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 11
SULIT
Bil Tugas Pegawai yang
Bertanggungjawab
2 Melakukan decommission pada
infrastruktur sistem e-mel di agensi.
Pasukan Migrasi
Agensi
3 Menetapkan tarikh cut over di mana
pengguna tidak boleh lagi mencapai
data pada sistem e-mel lama.
Pasukan Migrasi
Agensi
4.5 Carta Alir Aktiviti Pemilihan Pakej, Nilai Tambah dan Storan
Tambahan E-mel
Pemilihan pakej, nilai tambah dan tambahan
storan e-mel.
Mendapatkan kelulusan dan justifikasi
keperluan dari Sumber Manusia/ Pentadbir
UC Agensi/ Pentadbir UC MAMPU.
Jika lulus, teruskan ke langkah 4. Jika tidak
ulang langkah 1.
Mendaftar pengguna.
3
Mula
1
Tamat
2
4
Lulus
Tidak
Lulus
Page 15
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 12
SULIT
4.5.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Pemilihan Pakej ,Nilai
Tambah dan Storan Tambahan E-mel
Bil Tugas Pegawai yang
Bertanggungjawab
1 Pemilihan pakej, nilai tambah dan
tambahan storan e-mel dengan mengisi
template (CSV/Excel) yang dipersetujui
oleh Agensi.
Pasukan Migrasi
Agensi
2 Mendapatkan kelulusan dan justifikasi
keperluan.
Pasukan Sumber
Manusia / Pentadbir
UC Agensi /
Pentadbir UC
MAMPU
3 Jika tidak lulus pergi ke langkah 1. Jika
lulus, terus ke langkah 3.
Pasukan Migrasi
Agensi /
Pentadbir UC
Agensi
4 Mendaftar pengguna berdasarkan
kelulusan yang diberikan.
Pasukan Migrasi
Agensi /
Pentadbir UC
Agensi
Page 16
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 13
SULIT
4.6 Carta Alir Aktiviti Penukaran Pakej, Nilai Tambah dan Storan
Tambahan E-mel
Mengisi template (CSV/Excel) yang
dipersetujui.
Mendapatkan kelulusan dan justifikasi
keperluan dari Pasukan Sumber Manusia /
Pentadbir UC Agensi/Pentadbir UC Mampu.
Jika lulus, teruskan ke langkah 4. Jika tidak,
ulang langkah 1.
Mengemaskini data pengguna.
4.6.1. Penerangan Proses Carta Alir Aktiviti Penukaran Pakej,
Nilai Tambah dan Storan Tambahan E-mel
Bil Tugas Pegawai yang
Bertanggungjawab
1 Mengisi template (CSV/Excel) yang
diberikan oleh Agensi.
Pasukan Migrasi
Agensi /
Pentadbir UC
Agensi/ Pentadbir
UC MAMPU
3
Mula
1
Tamat
2
4
Tidak
Lulus
Lulus
Page 17
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 14
SULIT
Bil Tugas Pegawai yang
Bertanggungjawab
2 Mendapat kelulusan dan justifikasi
keperluan daripada bahagian Sumber
Manusia di setiap Agensi.
Pasukan Sumber
Manusia / Pentadbir
UC Agensi /
Pentadbir UC
MAMPU
3 Jika tidak lulus pergi ke langkah 1.Jika
lulus, terus ke langkah 3.
Pasukan Migrasi
Agensi /
Pentadbir UC
Agensi/ Pentadbir
UC MAMPU
4 Melakukan pengemaskinian data
pengguna berdasarkan kelulusan yang
diberikan.
Pasukan Migrasi
Agensi /
Pentadbir UC
Agensi/ Pentadbir
UC MAMPU
5.0 KAWALAN REKOD
Kesemua borang perlu difailkan di dalam fail yang telah ditetapkan bagi
memastikan kesediaan borang, jika terdapat sebarang isu melibatkan
pelaksanaan prosedur ini.
Page 18
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC
PROSEDUR OPERASI STANDARD – PENGURUSAN AKTIVITI MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 15
SULIT
6.0 LAMPIRAN
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-001 – Senarai Semak Migrasi
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-002 – Panduan Ujian dan
Konfigurasi untuk Kemasukan ke Infrastruktur 1GovUC
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-003 – Template CSV/Excel
Page 19
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-001
SENARAI SEMAK MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 16
SULIT
1. Communication
2. Readiness
Item Activity Tasked
By Scope By
Target
date Status Remarks
Mailbox Creation
R1 Prepare user list and user information:
*Based on excel migration template.
Agency UC Admin
R2 Finalization of user list and information.
Agency/
TM
UC Admin/
System
Admin
R3 Creation of Users, Mailboxes and Distribution List at 1GovUC platform.
TM System
Admin
Environment Readiness
Item Activity Tasked
By Scope By
Target
Date Status Remarks
C1 Create Communication plan for users:
*Migration Notification to users
Agency/
TM
Communication
Executive
C2 Execute Communication plan:
*Notification to users prior migration
Agency Communication
Executive
Page 20
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-001
SENARAI SEMAK MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 17
SULIT
Item Activity Tasked
By Scope By
Target
date Status Remarks
R4 Verification on client accessibility:
*Checking access flow *Checking network latency (if permit) *Checking network portaccessibility.
Agency/
TM
UC Admin/
System
Admin
R5 Environment configuration (if necessary):
*Network configuration (switches, router, firewall, ips, etc) *Policy configuration (windows firewall, antivirus firewall, malware tools, etc)
*Subject to R4 findings
Agency/
TM
Network
Admin
End User Deployment Readiness
R6 Microsoft Outlook 2010:
*Outlook installer/CD
*Certificates
Enterprise Trust
Root CA from TM
Agency UC Admin
R7 Microsoft Lync 2010: *Lync installer/CD *Certificates (same as Outlook, only run one time)
Enterprise Trust
Root CA from TM
Agency IT Admin
Page 21
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-001
SENARAI SEMAK MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 18
SULIT
Item Activity Tasked
By Scope By
Target
date Status Remarks
R8 User List
Logon account
Password
Agency/ TM
UC Admin/ System Admin
3. Migration Stage 1
Ite
m Activity
Taske
d By
Scope
By
Targe
t date
Statu
s
Remark
s
M1 Microsoft Outlook 2013 Installation:
Installation of MS Outlook
Certificates installation and configuration
MS Outlook configuration
Inbox A – 1GovUC
Inbox B – existing POP3 or IMAP
Testing
Agency UC Admin/ Migration Team
Page 22
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-001
SENARAI SEMAK MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 19
SULIT
Ite
m Activity
Taske
d By
Scope
By
Targe
t date
Statu
s
Remark
s
M2 Microsoft Lync 2010
Installation:
Installation of MS Lync
Certificates installation and configuration (skip if already installed)
MS Lync configuration
Testing
Remark: Use UC Admin account to test access and connectivity.
Agency UC
Admin/
Migratio
n Team
M3 Declaration of end of Migration/Installation Phase:
Completion of Outlook and Lync client installation
Target duration is 1 month
Client without Outlook will need to access viaOWA
Agency UC
Admin/
Migratio
n Team
4. Migration Stage 2 - Administration Task
Page 23
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-001
SENARAI SEMAK MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 20
SULIT
Item Activity Tasked
By Scope By
Target
Date Status Remarks
A1 Verification on current MX record hosting:
Nslookup to verify MX record
Define changes to be happened at which DNS server (authority to add in DNS record)
Agency/ TM
DNS Admin
A2 Configuration on DNS server:
Add in MX record
Add in PTR record
Add in SRV record for Autodiscover
Agency DNS
Admin
Before
making any
configuration,
please
consult with
1govuc
Admin
A3 Configuration on 1GovUC Mail Gateway Server:
Configure accepted domain for inbound and outbound email
Configure accepted domain at 1GovUC Exchange Server
Fine tuning on mail flow configuration
TM Websense Admin/ System Admin
5. Final Acceptance Test (FAT)
Page 24
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-001
SENARAI SEMAK MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 21
SULIT
Item Activity Tasked
By Scope By
Target
Date Status Remarks
F1 Microsoft Outlook FAT:
o Send and receive internal email
o Send and receive external email
Remark: FAT for selective 10 pilot users.
Agency/ TM
UC Admin/ Project Admin
F2 Microsoft Lync FAT:
o Instant Messaging
o Audio Video Calls
o Testing selective MS Lync functionality
Remark: FAT for selective 10 pilot users
Agency/ TM
UC Admin/ Project Admin
F3 Value added Services:
o Email Archiving o Big Mail Transfer
(BMT) o AD Right
Management Services (AD RMS)
o Single Sign On (SSO)
Remark: FAT for selective 5 pilot users
Agency/ TM
UC Admin/ Project Admin
Page 25
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-001
SENARAI SEMAK MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 22
SULIT
6. Migration Stage 3 – Download Email to Local Machine
Item Activity Tasked
By Scope By
Target
Date Status Remarks
D1 Agency existing Email Server Configuration:
Configure user cannot send/receive email
Notification to user to start using new 1GovUC email system
Notification to user to download email from existing system to local machine
Agency UC Admin/ Migration Team
D2 Microsoft Outlook 2013 Configuration:
Download email from existing system to local machine in PST format
Start using 1GovUC email system
Agency UC Admin/ Migration Team/End User
Page 26
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-001
SENARAI SEMAK MIGRASI
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 23
SULIT
Item Activity Tasked
By Scope By
Target
Date Status Remarks
D3 Decommission of
existing email system
Confirm all email have been downloaded to client machine
Confirm no other dependencies to existing system
Application pointing as email relay system
File sharing, workflow, etc.
Agency UC Admin
Page 27
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-002
PANDUAN UJIAN DAN KONFIGURASI UNTUK KEMASUKAN KE INFRASTRUKTUR 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 24
SULIT
Access Flow
1. Confirm access flow
i. Open command prompt.
ii. Type the following:-
a. ping webmail.1govuc.gov.my
iii. Define that you are getting response from which IP Address
a. If getting response from 10.17.237.12 means the
machine/network is connected via Internal/1GOVNET route
b. If getting response from 103.8.161.106 means the
machine/network is connected via Internet route
2. Confirm DNS routing
i. Confirm current environment DNS configuration
ii. Check accessibility via 1GOVNET
a. Ping to 10.17.237.19, 10.17.237.23, 10.17.237.21,
10.17.237.11, 10.17.237.15
b. If accessible, route DNS resolution for 1GovUC thru 1GOVNET
Create 1GovUC Conditional Forwarder in existing DNS
server, OR
Point to GITN Internal DNS (subject to discussion with
GITN)
3. Confirm network access port
i. Confirm the following IP Address and network port are accessible.
ii. Access for MS Outlook (Exchange)
MS Outlook - Internal/1GOVNET Route
No. Description Protocol IP Address Port Number
1 webmail.1govuc.gov.my RPC-HTTPS 10.17.237.12 443
2 webmail.1govuc.gov.my RPC 10.17.237.12 60001
3 webmail.1govuc.gov.my Address Book 10.17.237.12 60002
4 webmail.1govuc.gov.my MAPI 10.17.237.12 135
Page 28
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-002
PANDUAN UJIAN DAN KONFIGURASI UNTUK KEMASUKAN KE INFRASTRUKTUR 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 25
SULIT
MS Outlook - INTERNET Route
No. Description Protocol IP Address Port Number
1 webmail.1govuc.gov.my RPC-HTTPS 103.8.161.106 443
2 webmail.1govuc.gov.my Address Book 103.8.161.106 443
iii. Access for MS Lync
MS Lync - Internal/1GOVNET Route
No. Description Protocol IP Address Port
Number
1
Meet.1govuc.gov.my
Admin.1govuc.gov.my
Lyncdiscoverinternal.1govuc.gov.my
Lyncextweb.1govuc.gov.my
RPC-
HTTPS 10.17.237.20 443
2 accessedge.1govuc.gov.my RPC-
HTTPS
10.17.237.11
10.17.237.15 443
3 webconfedge.1govuc.gov.my RPC-
HTTPS
10.17.237.13
10.17.237.16 443
4 avedge.1govuc.gov.my RPC-
HTTPS
10.17.237.14
10.17.237.17 443
MS Lync - INTERNET Route
No. Description Protocol IP Address Port
Number
1
Meet.1govuc.gov.my
Admin.1govuc.gov.my
Lyncdiscoverinternal.1govuc.gov.my
Lyncextweb.1govuc.gov.my
RPC-
HTTPS 103.8.161.108 443
2 accessedge.1govuc.gov.my RPC-
HTTPS
103.8.161.132
103.8.160.142 443
3 webconfedge.1govuc.gov.my RPC-
HTTPS
103.8.161.130
103.8.161.133 443
4 avedge.1govuc.gov.my RPC-
HTTPS
103.8.161.131
103.8.161.134 443
Configuration on DNS Server
Page 29
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-002
PANDUAN UJIAN DAN KONFIGURASI UNTUK KEMASUKAN KE INFRASTRUKTUR 1GovUC
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 26
SULIT
1. Confirm owner of Agency Public DNS server
i. Agency is the owner of Public DNS server
Changes to be made by agency
ii. GITN is the owner of Public DNS server
Request changes to GITN
2. Create MX record
i. agency.gov.my
ii. MX record
Record type=MX
Record name: mx.1govuc.gov.my
IP Address: 49.236.205.110
3. Create PTR record
i. agency.gov.my
ii. PTR record
Record type=PTR
Record name: mx.1govuc.gov.my
4. IP Address: 49.236.205.11Create SRV record
i. agency.gov.my
ii. SRV record
Record type=SRV
Service=_autodiscover
Protocol=tcp
Port number=443
Host Offering this service= Autodiscover.1govuc.gov.my
Page 30
MAMPU-ISMS-P3-Migrasi/003-1GovUC-003
TEMPLATE CSV / EXCEL
Versi: 1.0 16 Jun 2015
Muka Surat : 27
SULIT
Attribute
AgencyName The name of the agency. This will be used as part of the email address and SAM account name
ICNum The user's I/C number. Eg. 800125-05-5134
FullName The user’s full name including salutation. Eg. Tan Sri, Dato', Dr.ExistingEmailAddress The user's current email address in the agency. Eg. [email protected]
Login-ID This should not be more than 20 characters inclusive of the .agency extension. Eg. ibrahim.mampu
Password The user’s password will be defaulted to [email protected] A - WEBMAIL - All users
B - EMAIL (Web, Mobile, Client) - Grade >= 27
C - EMAIL + LYNC (1:1) - Grade >= 41
Storage Grade >= 54 4GB
Grade 48 - 53 2GB
Grade 41 - 44 1GB
Grade =< 40 500MB
Phone The user's office phone number. Eg. 03-12345678
NOTE: Phone number is MANDATORY if Lync Enterprise Voice is selected in VAS options
VALUE ADDED SERVICES (VAS)
Additional Storage ?? GB Eg. 1, 2, 3, 4, 5
For all other VAS, values should be 1 or 0
We recommend setting Login-ID to be the same as the part of ExistingEmailAddress before the @ character
The columns marked in Green are MANDATORY
The columns marked in Yellow are Optional
AgencyName ICNum FullName ExistingEmailAddress Login-ID Password Package Grade Storage JobTitle Office Company Department Division SectionMAMPU Ujian Sabah [email protected] ujiansabah.mampu 41 1000
MAMPU Nur Maisarah Syuhada Binti Mohd Nageeb [email protected] maisarah.mampu 17 500
Description
Unit Phone Mobile Phone Fax City Street Address Country Origin State Or Province Postal Code Additional Storage (GB) BMT Online Archiving SSO RMS MultiConference EntVoice Fax1 0 1 1 1 1 1 1
1 0 0 0 1 0 1 0
Value Added Service (VAS)