SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATANINSAN CENDEKIA MEDIKAProsedur Mutu
Sistem
Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan (04)
1. TUJUAN Prosedur ini untuk memastikan bahwa penyebab
penyimpangan yang berulangulang ataupun yang berpotensi menimbulkan
penyimpangan implementasi sistem penjaminan mutu segera dikoreksi
dan dilakukan tindakan pencegahannya. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini
mencakup semua pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan dalam
kegiatan pelayanan yang diperlukan dalam rangka efektivitas
implementasi sistem penjaminan mutu di STIKes ICME, yang dimulai
dari menerbitkan rekapitulasi temuan masalah, melakukan tindakan
koreksi dan pencegahan, mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM),
dan rekomendasi penyelesaian masalah ke unit terkait. 3. DEFINISI
3.1. Inisiator adalah semua pihak yang terlibat dalam pelayanan di
STIKes ICME yang menemukan atau menerima permasalahan implementasi
sistem mutu dan melaporkannya ke Ketua Unit Mutu Program Studi
(KaUMPP) untuk diselesaikan 3.2. Layanan adalah seluruh jenis
kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi hak-hak stakeholder
(pihak-pihak yang berkepentingan) 3.3. Formulir Pemohonan Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) adalah lembar isian yang digunakan
untuk menuliskan permasalahan yang dilaporkan oleh inisiator 3.4.
Person In Charge (PIC) adalah pihak yang ditunjuk oleh atasan
langsung dari unit terkait untuk melaksanakan tugas perbaikan
4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu STIKes ICME4.2.
Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. Sistem Penjaminan Mutu
Dikti
5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan STIKes5.2. Pimpinan LPMI dan
LP3M5.3. Pimpinan unit 5.4. Pimpinan prodi 5.5. QAC Ketua Unit Mutu
Prodi (KaPMP) 5.6. Dosen 5.7. Tata Usaha (TU) STIKes/prodi
6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Ketua LPMI bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan dan pencegahan
sudah dilakukan dengan baik berdasarkan hasil RTM sebelumnya 6.1.2.
KaPMP memastikan bahwa permintaan PTPP yang masuk sudah
ditindaklanjuti oleh PIC dari unit kerja yang bertanggung jawab
6.1.3. Untuk setiap tindakan perbaikan yang menyebabkan terjadinya
perubahan pada dokumen mutu (Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi
Kerja, dan Formulir), KaPMP harus mengkoordinasikan dengan ketua
LPMI6.1.4. KaPMP menyediakan Formulir PTPP di lingkungan kerja
masing-masing serta di tempat-tempat tertentu yang menjadi tanggung
jawabnya 6.1.5. QAC bertugas melakukan kajian status PTPP yang
telah diterima dari KaPMP yang belum terselesaikan 6.1.6. QAC
mengkaji status usulan perbaikan dari unit yang akan distandarkan
baik secara kuantitas maupun secara kualitas 6.1.7. Untuk
penyimpangan yang ditemukan berulang kali atau mempunyai potensi
untuk terjadi lagi harus dibahas dalam RTM 6.1.8. Apabila tindakan
koreksi ataupun pencegahan yang diambil mempengaruhi sistem mutu
yang ada, maka dokumen mutu terkait harus diubah seperlunya
6.2. Ketentuan Khusus 6.2.1. PTPP dapat juga dikeluarkan oleh
pimpinan universitas eksternal (pengguna lulusan ataupun pihak
ekternal lainnya) apabila ada: keluhan/umpan balik dari pengguna
lulusan, masalah kritis dalam operasional, akumulasi
masalah-masalah kecil yang sering terjadi dan berulang,
ketidaksesuaian hasil audit mutu internal, kondisi-kondisi yang
menyebabkan proses sistem mutu tidak efektif, atau masalah-masalah
lain yang dinilai strategis 6.2.2. Apabila waktu penanganan keluhan
melebihi 7 X 24 jam, maka unit kerja terkait harus
mengkoordinasikan ke ketua LPMI6.2.3. Hal-hal yang bersifat
spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam
dokumen mutu tersendiri
6.3. Prosedur 6.3.1. Inisiator yang menemukan atau menerima
keluhan harus segera mencatat keluhanke dalam Formulir PTPP 6.3.2.
Inisiator segera meneruskan temuannya kepada KaPMP 6.3.3. KaPMP
merekapitulasi PTPP yang dituliskan dalam Formulir Rekapitulasi
TemuanMasalah dengan cara menuliskan: No-PTPP/Bulan-Tahun-Unit
(Contoh: 001-PTPP/IX-2010-Farmasi) 6.3.4. KaUMP menyerahkan PTPP
kepada pimpinan unit yang terkait 6.3.5. Pimpinan unit menganalisis
persoalan dan menentukan akar masalah, dari aspekmanusia, metode
kerja, sarana dan prasarana yang tersedia, dan faktor penyebabnya
6.3.6. Pimpinan unit menetapkan tindakan perbaikan untuk
menanggulangi masalah yangtelah terjadi, menentukan kapan estimasi
penyelesaiannya, serta melakukan tindakan perbaikan langsung atau
menunjuk PIC untuk melakukan tindakantersebut 6.3.7. Berdasarkan
identifikasi akar masalah, pimpinan unit penerima PTPP tindakan
pencegahan untuk mencegah terulangnya masalah yang sama 6.3.8.
Pimpinan unit atau PIC yang ditunjuk melaksanakan tindakan koreksi,
perbaikan, dan tindakan pencegahan sesuai dengan sistem panjaminan
mutu yangtelah ditetapkan 6.3.9. KaPMP atau pimpinan unit dari PIC
memonitor pelaksanaan tindakan koreksitindakan perbaikan, dan
tindakan pencegahan 6.3.10. Atasan langsung unit yang melakukan
tindakan perbaikan dan pencegahan melaporkan hasil monitoring
kepada KaPMP 6.3.11. Jika dalam jangka waktu lebih dari 7 x 24 jam
tindakan perbaikan tidak berjalanefektif, KaPMP melaporkan PTPP ke
ketua LPMI6.3.12. KaPMP menutup PTPP apabila tindakan koreksi,
tindakan perbaikan, tindakan pencegahan efektif 6.3.13. Ketua LPMI
menganalisis seluruh laporan PTPP dari KaPMP sebagai dalam RTM yang
dilaksanakan minimal 6 bulan sekali 6.3.14. RTM memberi rekomendasi
penyelesaian permasalahan PTPP yang terselesaikan kepada unit
terkait
6.4. Alur Kerja
7. ARSIP 7.1. Formulir PTPP/CPAR 7.2. Formulir Rekapitulasi
Temuan Masalah
8. LAMPIRAN 8.1. Formulir PTPP 8.2. Formulir Rekapitulasi Temuan
Masalah
Disahkan Oleh :Ketua STIKES
Dr. M. Zainul Arifin, Drs., M.kesDiperiksa Oleh :Ketua LPMI
Arif Wijaya, S.Kp., M.KepDi Persiapkan Oleh :Sekretaris LPMI
Iswan Soris, SP