Como Redactar y Presentar Propuestas Federales Presentado por: Marcus Sullivan, MBA, CVA Sullivan Consulting, Inc 23 de septiembre de 2013 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Como Redactar y PresentarPropuestas Federales
Presentado por:
Marcus Sullivan, MBA, CVASullivan Consulting, Inc
23 de septiembre de 2013
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Propuestas Federales
˃ Se elaboran para cubrir el total ó parte de los costos de un proyecto ó programa
˃ Son libres y por competencia
˃ Están dirigidos mayormente al sector público y organizaciones sin fines de lucro
˃ Los criterios de elegibilidad son muy
estrictos
˃ Tienen presupuesto y fecha límite
˃ Pueden ser multianuales2
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Propuestas Federales
˃ El uso de fondos es reembolsable y auditable
˃ Deben de tener un componente importante de beneficio comunitario
˃ Dirigido a servir una población desventajada
˃ Deben demostrar viabilidad económica
˃ Hay que demostrar capacidad administrativa y experiencia en el manejo de fondos
˃ Cada programa dicta la cantidad y el tipo pareo (matching) según los criterios
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Pasos antes de Formular una Propuesta
˃ Tener una idea clara de lo que se quiere hacer
˃ Recopilar información suficiente sobre las necesidades del programa y/o proyecto
˃ Llevar a cabo una búsqueda sobre propuestas anteriores y como alcanzaron sus metas
˃ Identificar las necesidades del proyecto
˃ Atemperar las necesidades del proyecto con los requerimientos del programa federal
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Formato
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˃ Las propuestas se someten electrónicamente
˃ Fecha límite es clave (no hay prórrogas)
˃ Propuesta deber incluir todas las secciones requeridas y los documentos de apoyo
˃ Formato del narrativo: tipografía, tamaño, espacios y número de páginas
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¿Qué queremos lograr?
˃ Satisfacer las necesidades de una organización y/o comunidad
˃ Presentar la información relevante que sea fácil de entender. Ejm; (Estadísticas descriptivas, tablas y graficas)
˃ Alcanzar un equilibrio entre elementos cualitativos y cuantitativos
˃ Promover una imagen seria© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
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¿Qué debemos evitar?
˃ Poner información errónea o incorrecta
˃ Hacer falsas representaciones
˃ Prometer cosas que no podemos cumplir
˃ Lucir desesperados o inseguros
˃ Demostrar falta de experiencia y
conocimiento
˃ Mostrar indiferencia o falta de participación en el proyecto
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Guias del Programa
˃ Fecha límite
˃ Elegibilidad del proponente/proyecto
˃ Formato de la propuesta
˃ Cost-sharing
˃ Fondos disponibles
˃ Tipos de grants
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Composición de las Propuestas Federales
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SF424 • Info básica
Narrativo• Descripción del proyecto• Presupuesto• Timeline, etc…
Certificaciones. • Assurances
Anejos• Resumes• Planos• Fotos
Standard Form 424
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˃ Representa la portada de la propuesta
˃ Presenta la información básica del proyecto
˃ Expone la información de contacto del proponente y el representante autorizado
˃ Se compone de documentos obligatorios y
opcionales
˃ Incluye hasta 15 anejos
˃ Debe de estar electrónicamente firmada por el máximo responsable de la organización
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Standard Form 424
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˃ Deberá incluir:˃ Titulo del proyecto
˃ Nombre de la agencia federal
˃ Nombre de la organización
˃ Número patronal (EIN)
˃ Nombre y firma del representante autorizado
˃ Dirección de la identidad
˃ Número de teléfono, email y/o pagina web
˃ Fecha
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Standard Form 424
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Standard Form 424
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Standard Form 424
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Standard Form 424
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Standard Form 424
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Composición del Narrativo
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Resumen del Proyecto
Declaración de
necesidades
Descripción del proyecto Objetivos Presupuesto y
CostosAnálisis de
sostenibilidad Timeline
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Aspectos Claves del Narrativo
˃ Representa la parte más importante y crítica de la propuesta
˃ Es donde hay más sustancia, detalle y
contenido
˃ Se detalla toda la información necesaria y relevante para que se apruebe la propuesta
˃ Representa información confidencial y privada que debe de ser manejada con mucho cuidado
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Resumen del Proyecto
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˃ Representa el resumen ejecutivo de la propuesta
˃ No debe de exceder 1 página
˃ Debe de resaltar las fortalezas de la propuesta y los puntos más relevantes
˃ Debe de exponer los objetivos, costos y resultados esperados del proyecto
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Declaración de Necesidades
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˃ Se presenta el propósito del proyecto
˃ Se identifica el problema
˃ Se plantea como se atenderán las
necesidades
˃ Se describe la población a impactar
˃ Está relacionada con la misión de la
organización
˃ Se respalda con estadística, evidencia y otros
datos cuantitativos© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Análisis de la Situación Actual
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˃ ¿Cuál es el problema
actual?
˃ ¿Qué necesidades
existen?
˃ ¿Qué recursos hacen
falta?
˃ ¿Qué capacidad y experiencia tenemos?
˃ ¿Cuál es la meta?
˃ ¿Qué pasaría si no se atiende el problema?
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Descripción del Proyecto
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˃ Metas y objetivos propuestos
˃ Beneficios e impacto
˃ Implementación (por etapas anual vs
multianual)
˃ Equipo de trabajo (empleados, contratistas,
etc…)
˃ Metodología
˃ Tiempo y recursos
˃ Expectativas y resultados esperados
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Necesidad y Justificación del
Proyecto
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˃ ¿Cual es la situación actual y que retos
atiende?
˃ ¿Por qué son necesarios los fondos?
˃ ¿Qué méritos propios tiene el proyecto?
˃ ¿A que población se dirige el proyecto?
˃ ¿Que beneficios aporta a la comunidad?
˃ ¿Cuál es el impacto social que tiene el
proyecto?
˃ ¿Cómo mejorará la calidad de vida?
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Objetivos
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˃ ¿Cuáles son las metas y objetivos estratégicos?
˃ ¿Por qué son importantes y relevantes al proyecto?
˃ ¿Cómo podemos medir los resultados?
˃ ¿En cuánto tiempo se estima que se cumplan?
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Trasfondo Histórico del Proponente
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˃ ¿Es un proyecto nuevo o existente?
˃ ¿Por que se crea y que pretende lograr?
˃ ¿Cuánto tiempo lleva operando?
˃ ¿Qué beneficio comunitario aporta?
˃ ¿Ha recibido fondos federales anteriormente?
˃ ¿Qué capacidad administrativa tiene?
˃ ¿Cuál fue su experiencia?
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Población a Impactar
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˃ ¿A quién se dirige el proyecto?
˃ ¿Cuáles son las características de esta
población?
˃ ¿Son elegibles para recibir estos servicios?
˃ ¿Qué necesidades tienen?
˃ ¿Por qué esta población?
˃ ¿Cómo y por que se van a beneficiar?© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Evaluación y Monitoreo
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˃ ¿Cómo mediremos el rendimiento del proyecto?
˃ ¿Qué factores determinaran el éxito?
˃ ¿Qué será evaluado y monitoreado?
˃ ¿Quién/es será/n los responsable/s?
˃ ¿Que pasará si no se cumplen las
expectativas?
˃ ¿En cuanto tiempo y de que forma?
˃ ¿Existe un plan de mitigación?© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Metodología
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˃ ¿Cómo se va a implementar el proyecto para cumplir con los objetivos establecidos?
˃ ¿Qué procedimientos y técnicas se usarán y
por qué?
˃ ¿Cuanto tiempo se espera que dure cada etapa del proyecto?
˃ ¿Cuales serán las fuentes de información y por
qué?
˃ ¿Que datos son relevantes y críticos para medir el éxito del proyecto?
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Presupuesto
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˃ Se acompaña de un memorial explicativo
˃ Es importante distinguir las partidas de la siguiente forma:
˃ Costos directos vs indirectos
˃ Inversión del proponente vs. federales
˃ Las categorías deben de estar permitidas
˃ Los costos deben de ser razonables y justificables
˃ Se establecen por un periodo de tiempo definido
˃ Se deben de evidenciar
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Categorías del Presupuesto
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˃ Salarios
˃ Beneficios
˃ Equipo
˃ Materiales
˃ Adiestramientos
˃ Servicios profesionales
˃ Otros gastos
˃ Costos indirectos© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Tipos de Costos
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˃ Costos directos – relacionado con el desarrollo del proyecto (salarios, equipos, materiales, etc…)
˃ Costos indirectos – no asociados de manera directa con el desarrollo del proyecto (primas de seguros, renta, mantenimiento, etc..)
˃ Costos directos + indirectos = Costos
totales© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Presupuesto
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Preguntas Claves del Presupuesto
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˃ ¿Es viable el presupuesto?
˃ ¿Se pueden desarrollar las actividades
propuestas?
˃ ¿Los costos son razonables para el mercado?
˃ ¿Es consistente con la propuesta?
˃ ¿Se justifica?
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Actividades
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˃ Listar todas las actividades necesarias para desarrollar el proyecto
˃ Desglosar las actividades más complejas en sub-actividades
˃ Presentar los elementos necesarios para completar cada actividad
˃ Determinar responsable, costos y tiempo estimado para completar cada actividad
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Timeline
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Equipo de Trabajo
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˃ Descripción de puestos y responsabilidades
˃ Esquema organizacional
˃ Roles dentro del proyecto
˃ Tiempo asignado al proyecto
˃ Experiencia laboral relevante
˃ Preparación académica
˃ Logros
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Equipo de Trabajo
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˃ ¿Qué personas estarán involucrados en el proyecto?˃ Demostrar sus habilidades y experiencias
˃ ¿Qué experiencia han tenido con proyectos similares?
˃ ¿Han utilizado y manejado fondos federales previamente?˃ Si es el caso, cuáles fueron los logros de estos
proyectos anteriores?
˃ ¿Por qué estas personas son las mejores para administrar el proyecto y los fondos?
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Asignación de costos RR.HH.
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Puesto Tareas Salarios y beneficios
Tiempo asignado
al proyecto
Costo real
(75%) Federal
(25%) Local
Director --- $50,000 50% $25,000 $18,750 $6,250
Gerente --- $30,000 80% $24,000 $18,000 $6,000
Técnico --- $24,000 100% $24,000 $18,000 $6,000
Asistente --- $20,000 100% $20,000 $15,000 $5,000
$124,000 $93,000 $69,750 $23,250
Plan Financiero
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˃ ¿Cuánto se necesita?
˃ ¿En qué se van a utilizar los fondos?
˃ ¿Cuál es la aportación del proponente?
˃ ¿Cuál es el pareo requerido?˃ ¿Qué experiencia reciente existe con el
manejo de fondos federales?
˃ ¿Qué controles internos se establecerán?
˃ ¿Qué dependencia existe de los fondos?
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Anejos
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˃ Se deben incluir solo documentos relevantes a la propuesta
˃ Deben de aportar credibilidad y solidez al proyecto y al proponente
˃ Pueden incluir mapas, planos, fotos, cartas,
etc…
˃ Preferiblemente en formato PDF y en inglés
˃ Libres de virus (debe de certificarse como
virus-free) © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Anejos
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Anejos
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Certificaciones
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Assurances – Non-construcion
Projects
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Vamos a Grants.gov
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Login Grants.gov
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Extraer Solicitud
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Envío de Propuesta
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Pasos Claves
˃ Bajar la propuesta˃ Completar y firmar electrónicamente todos los
documentos
˃ Revisar toda la información
˃ Integrar los anejos en formatos aceptados
˃ Guardar la propuesta y documentos
˃ Confirmar que el registro esté actualizado y
correcto
˃ Enviar y esperar confirmación49
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Acuse de Recibo
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Aspectos Claves
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˃ Lograr apoyo y participación de la comunidad
˃ Desarrollar y formalizar alianzas estratégicas
˃ Involucrar a “stakeholders” claves
˃ Trayectoria sólida en la ejecución de programas
˃ Mantener la razonabilidad de los costos
˃ Alineado con la misión del programa federal
˃ Equipo de trabajo competente y con
experiencia
˃ Fácil de justificar, único e innovador © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Debilidades Comunes de las Propuestas
Federales
˃ No se describe adecuadamente el proyecto
˃ No se atiende como el proyecto atiende el
problema
˃ La propuesta está incompleta
˃ Hay falta de información y evidencia relevante
˃ Falta de experiencia y conocimiento
˃ Costos altos e injustificables
˃ Mala administración 52
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Retos de las Propuestas Federales
˃ Identificar programas adecuados
˃ Presentar proyectos que sean elegibles
˃ Fondos son altamente competitivos
˃ Requieren un pareo y cost-sharing
˃ Cumplir con requisitos estipulados
˃ Retos con el desembolso de fondos (cash-
flow)
˃ Hacer los proyectos auto-sostenibles53
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Conclusiones
˃ Las propuestas son una herramienta indispensable para la creación y financiamiento de proyectos
˃ Es un proceso largo, complejo y consecuente˃ Mientras más específico y preciso pueda
detallar la información, mejor˃ Prestar atención a los requisitos específicos de
la propuesta
˃ Asignar personas capacitadas y con
experiencia
˃ Comenzar la propuesta con tiempo de
antemano
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Información de Contacto
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Marcus A. SullivanSullivan Consulting Inc.Centro Internacional de
MercadeoTorre II, Suite 402
Guaynabo, PR 00968
Oficina: 787.708.6800Celular: 787.501.8070
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