REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES CAMPUS – BARBULA DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA RECEPCIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS QUE SON RECIBIDOS EN LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA DE LA CONTRALORÍA DEL ESTADO ARAGUA AUTORES: Gloria Fagúndez María Teresa Herrat Norma Pacheco Francisco Blanco Mery Pérez Maracay, Agosto 2012
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Propuesta de Sistema Automatizadode Correspondencias
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
CAMPUS – BARBULA
DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA RECEPCIÓN Y
CONTROL DE DOCUMENTOS QUE SON RECIBIDOS EN LA OFICINA
DE CORRESPONDENCIA DE LA CONTRALORÍA DEL ESTADO
ARAGUA
AUTORES:
Gloria Fagúndez
María Teresa Herrat
Norma Pacheco
Francisco Blanco
Mery Pérez
Maracay, Agosto 2012
INTRODUCCION
El mundo avanza hacia herramientas digitales cada vez más avanzadas,
pero de todas ellas las más importantes son las que hoy aportaron un cambio
radical en la composición y en el éxito de las pequeñas y medianas empresas y
órganos del sector público que, sin las redes sociales y las web 2.0, nunca
hubieran logrado crecer o mantener su funcionamiento.
La presente investigación aborda una de las problemáticas que desde hace
años afectan a muchas instituciones públicas, y es el llevar un registro y control
automatizado de la documentación que reciben cada día, a los cuales la
Contraloría del estado Aragua deben darles respuestas, de forma oportuna, toda
documentación que llega a la Oficina de Correspondencia tiene como propósito el
pronunciamiento del órgano de control, por lo tanto es de vital importancia que se
establezcan mecanismos que ayuden a controlar toda esta información.
Por ende el principal objetivo de esta investigación es realizar un estudio
sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen sistema automatizado
de recepción y control de la documentación y las herramientas necesarias para
erradicar las improvisaciones, retardos y los procedimientos innecesarios.
A continuación se presenta el planteamiento del problema, sus objetivos y
justificación, así como un esbozo del marco teórico que ayudará a profundizar
sobre el tema planteado, adicionalmente se definirá el tipo de investigación que
facilite dar respuesta a la problemática y finalmente se hizo una conclusión de la
investigación, para luego desarrollar la propuesta.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Con el transcurso del tiempo la tecnología avanza, las empresas y las
organizaciones sienten la necesidad de mejorar las actividades o tareas que se
ejecutan, ya sea porque lo tienen asignado de acuerdo a su naturaleza o para su
beneficio, es por ello que la tecnología ha brindado a los usuarios satisfacer
necesidades esenciales como el mejoramiento de sistemas tanto manuales como
físicos.
Es significativo comparar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el
campo de la informática, tal vez la palabra clave es la comunicación, pues cada
vez el hombre ha sido capaz de comunicarse más fácilmente a través de la misma,
utilizando herramientas creadas por él mismo como han sido el teléfono o el
computador, entre otros. Es importante resaltar, que las computadoras han
liberado al hombre de labores manuales usando la tecnología como recurso de
efectividad.
Las computadoras son más que un cerebro de alta velocidad, se han
convertido en un complemento del hombre para una amplia variedad de tareas,
son ya una herramienta insustituible en este mundo tecnificado.
En esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de la
informática, la misma ha permitido la evolución de computadores que son
capaces de producir sistemas de información a la sociedad.
El desarrollo de una organización depende del alto nivel de gestión y
capacidad de respuesta de cada una de las unidades administrativas que la
conforman, más aún si hablamos de un órgano de control, que por sus
competencias legales constantemente está recibiendo solicitudes de diversas
índoles, peticiones, asesorías; entre otras. Partiendo de su misión, la cual está
orientada a satisfacer las necesidades del colectivo mediante la generación de
respuestas a sus solicitudes, es por ello que la comunicación cumple un papel
importante y es necesario que se tengan mecanismos que permitan que fluya la
información entre sus unidades y el personal que labora dentro de ellas, por
cuanto son los responsables del manejo de la misma. En los actuales momentos
en la Contraloría del Estado Aragua, no se cuenta con instrumentos sistematizados
que propicien un adecuado flujo de las comunicaciones, fallando en algunos casos
por extravíos o falta de impericia de los encargados, así como retardo de tales
informaciones.
En consecuencia, este trabajo está dirigido a solucionar las dificultades
presentadas en este órgano de control estadal, el cual le va a permitir subsanar las
debilidades en los mecanismos de control interno referidos a las comunicaciones
recibidas de manera que se pueda dar respuestas oportuna y sea fácil determinar
en cualquier momento el estado de cualquier comunicación ya sea tanto por parte
de los funcionarios encargados de su manejo, así como por las máximas
autoridades del órgano.
Partiendo de la problemática descrita anteriormente el propósito de esta
investigación es proponer un sistema automatizado donde se pueda llevar control
de las correspondencias recibidas por el órgano contralor, pues el mismo tendrá
como función procesar los datos de acuerdo a los requerimientos solicitados por
el usuario.
Interrogantes de la Investigación
Partiendo del análisis planteado se presentan las siguientes interrogantes:
¿Cómo se lleva actualmente el proceso de control de correspondencia recibida en
la Contraloría del estado?
¿Cuáles serian las ventajas y desventajas de un sistema de automatización que
lleve el control de la correspondencia recibida?
¿Qué recursos serán necesarios para diseñar un sistema automatizado que lleve el
control de la correspondencia recibida en la Contraloría del estado?
Objetivo General
Diseñar un sistema automatizado para la recepción y control de los
documentos que son recibidos en la Oficina de Correspondencia de la Contraloría
del Estado Aragua.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual de la recepción y control de la
documentación recibida por la Oficina de Correspondencia de la
Contraloría del estado Aragua.
Determinar los recursos humanos, materiales y financieros que se deben
obtener para diseñar e instalar el sistema automatizado en la Oficina de
Correspondencia.
Diseñar el sistema de automatización de recepción y control de los
documentos que son recibidos por la Oficina de Correspondencia del la
Contraloría del estado Aragua.
Justificación de la Investigación
De acuerdo a los supuestos esbozados en el planteamiento del presente
estudio, el mismo se justifica, por la importancia que reviste el tópico analizado
para el logro de los objetivos de la Contraloría del estado Aragua y para la
corrección de las fallas en los procesos llevados en la Oficina de Correspondencia,
en función de optimizar sus actividades que forman parte del proceso medular y
así ejercer eficientemente las funciones inherentes a la recepción y control de los
documentos recibidos en la Contraloría del estado Aragua, para que coadyuven al
logro de los objetivos generales de las unidades integrantes de este órgano de
control.
La importancia de proponer un sistema automatizado para la recepción y
control de los documentos es agilizar los procesos y lograr un seguimiento a toda
documentación que ingrese por la Oficina de Correspondencia de la Contraloría
del estado Aragua. Con la implementación de esta propuesta se podrá medir la
eficiencia y eficacia del órgano de control sobre la información que le llega y a la
cual debe dar respuesta oportunamente.
El Sistema de Control es una solución de automatización que permitirá
monitorear en cualquier momento la correspondencia que ingresa a la
Contraloría, desde que son recibidas y asignadas a la unidad administrativa
destinataria , así mismo este sistema permitirá que se pueda verificar que se haya
dado respuesta a las comunicaciones recibidas por el Órgano Contralor.
La propuesta aportará una radiografía de los procedimientos y mecanismos de
control interno en los cuales están involucrados tanto el personal responsable de la
recepción y procesamiento de la correspondencia, como los directivos de la
Contraloría que serán parte del sistema automatizado de correspondencia,
igualmente les permitirá observar en cualquier momento el flujo de la información
y comunicación recibida.
Alcance
El presente estudio está orientado al diseño de una herramienta a aplicarse en la
Oficina de Correspondencia de la Contraloría del estado Aragua, herramienta que
va a generar importantes cambios en el proceso de recepción de correspondencia
en la Contraloría, brindando un adecuado seguimiento y control del proceso.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
Para respaldar esta investigación se tomaron en cuenta como antecedente
varias investigaciones previas y opiniones, de algunas investigaciones
relacionadas con los sistemas automatizados.
Los antecedentes que se presentan a continuación, proporciona al presente
estudio una base teórica que sustenta el problema planteado.
Para Ruiz J. (2003), desarrolló un sistema automatizado para el control y
proceso de correspondencia de SHELL Productos C.A., esta investigación se
planteó como objetivo general, controlar de forma automatizada la
correspondencia que se recibe y se entrega en el departamento de mensajería de
Shell Productos, C.A., con el objetivo de brindar un entorno ágil y sencillo para
catalogar almacenar y acceder a la información, a fin de mejorar y controlar el
actual, para el mejor desenvolvimiento de los empleados del departamento de
correspondencia.
La vinculación con la presente investigación radica en que éste exhibe
algunos de los puntos que se quiere desplegar en el mismo; como es el de
proponer un sistema de recepción de documentos, para mejorar la funciones de la
oficina de correspondencia de la Contraloría del estado con el objeto de optimizar
el proceso manual que actualmente se lleva a cabo en la institución.
Salinas, J. (2005) Desarrolló un Sistema Automatizado. Cuyo objetivo fue
permitir el control eficiente de los procesos registrados de la oficina subalterna del
primer circuito del Municipio Baruta del estado Miranda. El desarrollo de este
proyecto y nuestra propuesta se relacionan, porque el problema que hemos
planteado es la de un diseño de sistema automatizado para el control y
seguimiento de los documentos que ingresan a nuestra Institución.
UPEL, F. (2003) Implementó un Sistema Automatizado de
Correspondencia y Control de documentos. Donde su objetivo fue el de Coordinar
con la participación de las diferentes unidades del Departamento, el diseño,
control e implementación del sistema general de información administrativa del
Sector Público Integrado, entre otros, por los subsistemas de organización
Institucional de Sistemas de Información de recursos materiales y físicos y el
desarrollo administrativo, en coordinación con los demás organigramas
competentes en sistemas de información. Se relaciona con nuestra propuesta
porque igual implementa un sistema automatizado de correspondencia.
Antecedentes de la Organización
La Contraloría del Estado Aragua es por mandato constitucional el Organismo
Público Estadal, con competencia expresa para ejercer funciones de Vigilancia,
Control y Fiscalización de los Ingresos, Gastos y Bienes Públicos Estadales, sin
perjuicio de las facultades que corresponda a la Contraloría General de la
República, como Órgano Rector del Sistema Nacional de Control Fiscal.
La Contraloría del Estado Aragua es un Órgano del poder público estadal que
goza de Autonomía Orgánica y Funcional. Además posee de conformidad con el
artículo 25 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, capacidad financiera e independencia
presupuestaria.
Bases Teóricas
A continuación se presenta la perspectiva teórica que se maneja para el
desarrollo de la investigación planteada, la cual tiene como propósito suministrar
un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones, que permitan
abordar el problema, a manera de establecer un marco referencial para la
interpretación de los resultados del estudio planteado.
Administración
Koontz H. y Weihrich H. (1998) señalan que la administración es “el
proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los