Jül - 899 - WT November 1972 KERN FORSCH UNGSAN LAGE JÜLICH G E S E L L S C H A F T MIT B E S C H R Ä N K T E R H A F T U N G Wissenschaftlich-Technische Abteilung PROPRIS Ein Verfahren zur stufenweisen Planung und zur laufenden Darstellung des Fortschritts von F & E - Projekten von H. Gehring, R. Ruin, W. Sassin, D. Tappenhölter Als Manuskript gedruckt
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Jül - 899 - WTNovember 1972
KERN FORSCH UNGSAN LAGE JÜLICHG E S E L L S C H A F T M I T B E S C H R Ä N K T E R H A F T U N G
Wissenschaftlich-Technische Abteilung
PROPRIS
Ein Verfahren zur stufenweisen Planung
und zur laufenden Darstellung
des Fortschritts von F & E - Projekten
von
H. Gehring, R. Ruin, W . Sassin, D. Tappenhölter
Als Manuskript gedruckt
Jf j/Krefeltii ) xjx 1 Wnpper4a± ff
Berichte der Kernforschungsanlage Jülich - Nr. 899
schiedlich in Art und Umfang, auf. Notwendig ist also ein
jederzeit zu differenzierten Auskünften bereites Informa-
tionssystem.
Aus diesen Gründen wurde ein neues zweistufiges Planungsver-
fahren entwickelt, das geeignet erscheint, die bei FE-Projek-
ten auftretenden Unsicherheiten im Ablauf besser zu beherr-
schen. Ergebnis der Anwendung des Planungsverfahrens 1st das
"Projektipodell", eine modellhafte Darstellung des aktuellen
Projektstandes und des geplanten Projektablaufes, soweit die-
ser zum gegebenen Zeitpunkt überschaubar ist. Zur Durchführung
des Planungsverfahrens wurde ein 'Informationssystem konzi-
piert, das ein Zugriffssystem, Verarbeitungsprogramme und Da-
teien enthält. In der Pro.iektdatei" sind Informationen Über
alle Elemente des mit dem stufenweisen Planungsverfahren er-
stellten Projektmodells gespeichert.
Die Durchführung des zweistufigen Planungsverfahrens, die Er-
stellung des Projektmodells und der Einsatz des Informations-
systems sind - unter Angabe der Benutzergruppen - in Abbil-
dung 1 dargestellt.
Abb.1 ; Projektplanung und -darstellung
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Das stufenweise Planungsverfahren wird vorwiegend vom Pla-
nungsstab benutzt, und zwar sowohl für die erste Erstellung
des Projektmodells, als auch für die ständige Weiterentwick-
lung. Die Projektleitung und die Leiter von Entwicklungsgrup-
pen benutzen das Planungsverfahren als Hilfsmittel für die
Entscheidungsfindung über den weiteren Ablauf von Teilen des
Projektes. Unter Berücksichtigung dieser Entscheidungen führt
der Planungsstab die nächsten Planungsschritte durch und er-
gänzt das Projektmodell entsprechend.
Das Informationssystem wird von der Projektleitung, Leiter von
Entwicklungsgruppen und Mitarbeitern benutzt, um benötigte
ProjektInformationen oder weitere Informationen aus den ande-
ren in Abbildung 1 genannten Dateien bei Bedarf zu beschaffen.
Der Planungsstab benutzt das Informationssystem, um den Pro-
jektstand laufend zu dokumentieren und ihn als Entscheidungs-
grundlage für weitere Planungsschritte verfügbar zu machen.
Methodisch und datenmäßig sind das Planungsverfahren, die Pro-
jektdatei, die Dokumentedatei und der Thesaurus aufeinander
abgestimmt. Die restlichen Dateien (FE-Datei, Gerätedatei und
Kenntnisdatei) sind nicht projektbezogen, sondern betreffen
die gesamte KFA, können aber gerade deswegen wichtige Grund-
informationen - etwa über sonst in der KFA vorhandenes know
how oder verfügbare Geräte - für PlanungsVorgänge beisteuern.
Das Zugriffssystem POLIS dient hauptsächlich der Abfrage und
dem updaten der Dateien, in gerigerem Maße auch der rechneri-
schen Auswertung (Summen-, Extremwert- und Durchschnittswert-
bildung) . Das Netzplanverfahren PMS-36O wird in der KFA nur
zur Netzplanberechnung und zur Erstellung periodischer Ter-
minberichte benutzt und nicht für Kosten- und Kapazitätspla-
nung. Weitere Programme sind verfügbar für den Aufbau, die
Pflege und umfangreiche Auswertungen der Dateien.
1. Erstellung eines Pro.iektmodells
Unter dem Begriff Projektmodell wird hier die Umwandlung des
erwünschten Projektablaufes in ein aus mehreren Abschnitten
bestehendes Netzwerk verstanden. Die einzelnen Abschnitte ent-
sprechen dem abgestuften Konkretheitsgrad, der aus den bei FE-
Projekten auftretenden Unsicherheiten resultiert.
Bei der Erstellung und Weiterentwicklung eines Projektmodells
sind zwei zum Teil gegensätzliche Fragestellungen aufeinander
abzustimmen:
- welche Aufgaben müssen in welcher Reihenfolge und Verknüp-fung - ohne Berücksichtigung der verfügbaren Kapazitätendurchgeführt werden, um das Projektmodell zu realisieren?
- wie können die beschränkt verfügbaren Kapazitäten möglichsteffektiv zur Erreichung des Projektzieles genutzt werden?
Diese Abstimmung stellt einen iterativen Prozeß dar, dessen
einzelne Schritte in Abschnitt 1.1 beschrieben werden. Die
bei der Abstimmung einzuhaltende dispositive Vorgehensweise
wird in Abschnitt 1.2 behandelt.
1.1 Stufenweise Pro .1 ektplanung
Ausgangsbasis bei der Erstellung des Projektmodells ist eine
technischer oder wirtschaftlicher Art, die nach dem vorhande-
nen Wissensstand zur Erreichung des Projektzieles durchgeführt
werden müssen. Diese Aufgabengruppen können in der Regel noch
nicht für das gesamte Projekt, sondern nur für eine Projekt-
phase definiert werden. Unter Projektphase wird hier ein Ab-
schnitt verstanden, der mit einem wichtigen Teilziel abschließt,
Die Aufgabengruppen der nacheinander ablaufenden Projektphasen
werden jeweils einem mehrstufigen Planungsprozeß unterworfen:
a) Grobplanung: Erstellung eines "Aufgabengruppenplanes".Dieser enthält alle innerhalb des vorgegebenen Grobpla-nungshorizontes liegenden Aufgabengruppen, die im Gegensatzzu den außerhalb liegenden schon so aktuell sind, daß ihregegenseitige Verknüpfung vollständig angegeben werden kann.
Bei der Aufstellung des Aufgabengruppenplanes sind außersachlichen Erfordernissen auch Kapazitätsbeschränkungen zubeachten. Die Bereitstellung der benötigten Kapazitätenerfordert die Durchführung einer Vielzahl einzelner dispo-sitiver Tätigkeiten. Als Hilfsmittel für die systematischeDurchführung dieser Dispositionen, die von der konkretenAufgabengruppe weitgehend unabhängig sind, können die ent-sprechenden Teile des in Abbildung 3 dargestellten Dispo-sitionszyklus verwendet werden.
b) Peinplanung: Überführung von Aufgabengruppen innerhalb desGrobplanungshorizontes in Teilnetze. Die Aufgabengruppen11,die als nächste auszuführen sind, werden in einzelne "Akti-vitäten" zergliedert. Die zu einer Aufgabengruppe gehören-den Aktivitäten werden in einem Teilnetz dargestellt. An-schließend werden die Teilnetze untereinander verknüpft.Auch in diesem Planungsschritt sind Kapazitätsbeschränkun-
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gen zu berücksichtigen. Hieraus ergeben sich prinzipielldie gleichen dispositiven Probleme wie bei der Grobplanung,Zu ihrer Lösung kann daher sinngemäß dasselbe Hilfsmittelbenutzt werden.
Das beschriebene zweistufige Planungsverfahren führt zu einem
Projektmodell, das für eine Projektphase und zu einem bestimm-
ten Zeitpunkt zum Beispiel folgendes Aussehen hat:
AUFGABENGRUPPE DI
AUFG.GR. D2
AG. 04
AUFGABENGRUPPE El
AUFG.GR. F1
AUFGABENGRUPPE G1
AUFG.GR. G2
AG G3 AG G«
AUFG.GR. GS
3. Atachmt ZAtadmitt
• ktutllt Proltktphi»«
Abb. 2: Heterogener Projekt-Netzplan
Der erste Abschnitt besteht aus den noch nicht in den Auf-
gabengruppenplan einbezogenen Aufgabengruppen. Sie sind even-
tuell nur unvollständig oder gar nicht mit dem Aufgabengrup-
penplan verknüpft.
Der zweite Abschnitt besteht aus dem aktuellen Aufgabengrup-
penplan. Er enthält alle zwischen Grob- und Peinplanungshori-
Der dritte Abschnitt besteht aus Teilnetzplänen, die - ent-
sprechend dem zugrundeliegenden Aufgabengruppenplan - durch
echte Aktivitäten oder eventuell durch Scheinaktivitäten zu
verbinden sind.
Durch das schrittweise Voranschieben der beiden Planungshori-
zonte entsteht eine gleitende Projektplanung. Die beschriebe-
ne Einteilung in zwei Planungsstufen ist nicht zwingend. Je-
doch dürfte sie in der Regel den organisatorischen Verhält-
nissen in der KFA entsprechen, da im allgemeinen die Grobpla-nung von Projekt- oder Institutsleitungen vorgenommen wird,während die Ausführenden die Feinplanung übernehmen.
Jedes der Elemente der drei Abschnitte des Projektmodells wirdin je einem Datensatz der Projektdatei beschrieben. Soweitdiese Elemente miteinander verknüpft sind, dienen sie als Be-rechnungsgrundlage eines Netzplanprogramms.
Es sei an dieser Stelle betont, daß mit dem hier vorgeschla-genen Planungsverfahren nicht versucht wird, zu Beginn einesProjektes ein Modell für den gesamten Ablauf zu erstellen.Bei FE-Projekten ist das normalerweise aus Gründen mangelndentechnischen Wissens auch gar nicht möglich. Vielmehr wird dergesamte Lösungsweg in eine Reihe einzelner Projektphasen zer-legt, die jeweils mit einem Teilziel abschließen. Bei Pro-jektbeginn wird das Projektmodell auf die 1. Phase beschränkt.Im Laufe des Projektfortschrittes wird das Modell auf diefolgenden Projektphasen ausgedehnt.
1.2 Planungsprozeß und Dispositionszyklus
Das Projektmodell enthält projektbezogene Sachaufgaben unter-schiedlicher Detaillierung. Der Dispositionszyklus umfaßt diedispositiven Tätigkeiten verschiedener Personenkreise, die beider Planung, Koordination und Überwachung dieser Sachaufgabenauszuführen sind. Er läßt sich als Ablaufdiagramm darstellen(Abb. 3).
Für die Durchführung des Dispositionszyklus können folgendeSchwerpunkte gesetzt werden :
a) Die Projektleitung, Gruppenleitungen in Instituten und Fir-men (kooperierende Firmen) sind vor allem mit der Grob-Disposition beschäftigt; also ausgehend von der Zielplanungbis hin zur Erstellung von Aufgabengruppenplänen.
b) Die der Projektleitung unterstellte Planungsgruppe und Ver-treter von Entwicklungsgruppen führen hauptsächlich Fein-Dispositionen aus, das heißt Planung konkreter Aktivitätenausgehend vom Aufgabengruppenplan.
Diese Aufteilung in zwei Personenkreise, die schwerpunktmäßigGrob- und Feindisposition betreiben, entspricht wiederum demzweistufigen Planungsverfahren. Prinzipiell kann dieses Ablauf-schema aber auch, von jedem Projektbeteiligten als Hilfsmittelfür die eigenen Arbeiten verwendet werden.
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ZIELPLANUNG- Zielsyetem
STRATEGISCHE PLANUNG
- Zerlegung in Teilziele- Ermittlung alternativer Strategien- Auswahl der optimalen Strategie
PROJEKTFINANZIERUNG
- F&E-Programm- KFA-Wirtschaftaplan
STRUKTURPLANUNG
- Projektorganisation- Projektstruktur
ANWENDUNG DES PLANUNGSVERFAHRENS
- Aufstellen der aktuellen Aufgabengruppenpläne- Aufstellen der Teilnetzpläne- Vernetzen der Teilnetzpläne
- Bildung von teama - Einschaltung fremder Einrichtungen
Jede Aufgabengruppe und jede Aktivität des Projektmodells
durchläuft nach ihrer Zielvorgabe grundsätzlich die im Dispo-
sitionszyklus enthaltenen verschiedenen Stadien der Planung
und Ausführung. Praktisch wird man allerdings, besonders bei
Aktivitäten mit geringerem Arbeitsumfang, einige Schritte des
Dispositionszyklus überspringen können. In der Projekt-Datei
wird das aktuelle Stadium jeder Aufgabengruppe und Aktivität
durch folgende Abkürzungen beschrieben :
ZIP = Zielplanung
STR = Strategische Planung
PIS = FinanzSicherung
STP = Strukturplanung
AGP ,= Aufstellen aktueller Aufgabengruppenplan
TNP = Aufstellen Teil-Netzpläne
VNP = Vernetzen Teil-Netzpläne
BT = Bildung von Teams
PFE = Planung der Einschaltung fremder Einrichtungen
AAP = Aufstellen von Arbeitsplänen
KAP = Kapazitätsplanung
FIP = Finanzplanung
KOP = Kooperationsplanung
ABI = Ausbildung
BUD = Budgetierung
DEL = Delegation von Aufgaben
VER = Verträge
KOD = Koordination
KON = Kontrolle
ERG = Ergebnisverwertung
Neben diesen mit den Elementen des Dispositionszyklus korres-
pondierenden Abkürzungen können zusätzlich noch verwendet
werden :
ZUR = Zurückstellen von Aufgabengruppen, zum Beispiel ausfirmenpolitischen Gründen
ENT = Entscheidung einer höheren Instanz ist für die Durch-führung der Aufgabengruppe notwendig
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Die auf Seite 15ff zusammengestellten Prägen, die sich bei
einer am Dispositionszyklus orientierten Disposition ergeben
würden, sowie die Informationen, die zur Beantwortung dieser
Fragen notwendig sind und deren Verknüpfung mit den Fragen,die
auf Seite 17 in Form einer Matrix angegeben sind, sollten ei-
gentlich hier aufgeführt werden. Sinnvollerweise werden sie
jedoch an den genannten Stellen behandelt, da vorher noch die
Formalisierung der Informationen in Dateien besprochen wird.
2. Dateien
Wie bereits in Abbildung 1 dargestellt, beruht das eben skiz-
zierte Verfahren einer stufenweisen Planung im konkrien Falle
auch auf Informationen, die in Dateien gespeichert werden
können.
Dateien und Programme stellen das Instrument dar, die über
ein Projekt vorhandenen Informationen im Sinne der im Projekt-
modell festgelegten Struktur laufend sichtbar und analysier-
bar zu machen. Durch Vergleich zwischen eingehenden Int-In-
formationen und den im Projektmodell enthaltenen Soll-Infor-
mationen wird eine Überprüfung des Projektfortschrittes mög-
lich. Die Dateien und ihre Handhabung werden im folgenden
kurz beschrieben. Das Hauptgewicht liegt dabei auf der Pro-
jektdatei.
2.1 Pro.jektdatei, Dokumentedatei und Thesaurus
Jeder Aktivität und Aufgabengruppe des Projektmodells wird
ein Datensatz der Projektdatei zugeordnet. Die Sätze weisen
einheitliches Format auf und enthalten Informationen der fol-
genden Art :
- StrukturInformationen
- Organisatorische Informationen
- Dispositive Informationen
- Termininformationen
- Kosteninformationen
- Kapazitätsinformationen
- Hinweise
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Mit Hilfe eines Zugriffssystems kann sich ein Benutzer jeder-
zeit eine beliebige Auswahl von Informationen ausgeben las-
sen. Darüberhinaus können durch ein Überleitungsprogramm die
für BerechnungsVorgänge notwendigen Informationen an ein Netz-
planprogramm übergeben werden. Mit Hilfe dieses Programms kön-
nen in regelmäßigen Abständen Standardberichte erstellt werden.
Ergebnisse der Berechnung können auch in die Projektdatei zu-
rückübertragen werden.
Eine ausführliche Beschreibung, in welcher Form die z.Z. im-
plementierte Netzplandatei gehandhabt werden kann, ist als
Anhang beigefügt.
Konkrete Fragen, die sich mit einer Projektdatei beantworten
lassen, beinhalten letztlich den Nutzen, der aus dieser Da-
tei gezogen werden kann. In diesem Abschnitt ist auf den Sei-
ten 15 bis 17 eine Reihe von Fragen zusammengestellt, die
man bei einer am Dispositionszyklus orientierten Disposition
stellen würde. Im Fragenkatalog nicht enthalten sind jene Fra-
gen, die mit den Standardberichten üblicher Netzplanverfah-
ren beantwortet werden können. Diese Standardberichte liefern
in bestimmter Reihenfolge sortierte Zeit- und Kosteninforma-
tionen über das Gesamtprojekt oder über Gruppen von Aktivitä-
ten. Sie stellen zeitliche, kosten- und kapazitätsabhängige
Zusammenhänge zwischen Aktivitäten in übersichtlicher Form dar.
Durch Interpretation der Standardberichte sind zahlenmäßig et-
wa ebensoviele Fragen beantwortbar, wie der Katalog auf Seite
15 bis 17 enthält.
Die angeführten Fragen wurden in einer Informationsbedarfsana-
lyse ermittelt. Es lassen sich nicht alle durch Rückgriff auf
die Projektdatei beantworten. Einige von ihnen können mit Hil-
fe der Dokumentedatei oder der FE-Datei beantwortet werden,
einige natürlich mit keiner Datei. Zur Unterscheidung wurde
folgende Kennzeichnung der einzelnen Fragen gewählt :
P : Fragen an die ProjektdateiD : Fragen an die DokumentedateiF&E : Fragen an die F&E-DateiX ! Prägen, die sich voraussichtlich mit keiner
Datei beantworten lassen.
Im Anschluß an den Fragenkatalog ist auf Seite 18 für die Fra-
gen, die sich an die Projektdatei richten, eine Matrix "Fragen/
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Informationen" aufgestellt. Die Zeilen der Matrix bedeuten dieeinzelnen Datenfelder des Datensatzes der Projektdatei, d.h.die in die Datei einbezogenen Informationen.
Am Schnittpunkt einer Spalte mit einer Zeile wird angegeben :a) durch ein •, daß das betreffende Datenfeld Anfragebedingung
für die betreffende Präge ist, d.h., daß der Inhalt diesesFeldes maßgeblich dafür ist, ob der jeweilige Datensatz beider Beantwortung der Präge berücksichtigt wird.
b) durch ein x, daß der Inhalt des betreffenden Datenfeldeseinen Teil oder die ganze Information enthält, die durchdie Präge abgerufen wird (Informationsausgabe nur bei er-füllter Anfragebedingung).
Für die Benutzung des Netzplanverfahrens sind im Datensatz derProjektdatei einige Felder enthalten, die nur der Netzplanbe-rechnung dienen. Zusammen mit anderen Daten der Projektdateiwerden sie dem Netzplanverfahren für einen Rechenlauf zur Ver-fügung gestellt. Die Ergebnisse eines solchen Rechenlaufs wer-den größtenteils in Listen, Tabellen und Diagrammen ausgedrucktund dienen somit weiterer Disposition. (Dies kann indirektwieder zu Inhaltsänderungen in der Projektdatei führen). EinTeil der Ergebnisse (Termindaten) wird aber auch direkt wiederin die Projektdatei eingegeben. Die Schnittpunkte von Projekt-datei und Netzplanverfahren sind in der Matrix "Fragen/Informa-tionen" schraffiert.
Falls kein Netzplanverfahren benutzt werden soll, oder zu einembeliebigen Zeitpunkt zwischen den Rechenläufen, können selbst-verständlich alle nicht einzeln aufgeführten Fragen des Berei-ches Netzplanverfahren mit Hilfe des Zugriffssystems POLIS be-antwortet werden. In diesem Falle würden auch die Ist-Termineund die Ist-Kosten in der Matrix als Informationsschwerpunkteerkennbar werden.
Eine ähnliche Verbindung wie zwischen Projektdatei und Netz-planverfahren könnte auch - zumindest auf der Ebene von Auf-gabenkomplexen - zwischen den bewilligten Kosten der Netzplan-datei und der F&E-Datei hergestellt werden.
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Fragen :
Planung
1. Strukturplanung
x Ist das Projekt-Modell vollständig?x Wann wurde das Projekt-Modell zum letztenmal kri-
tisch Überarbeitet?P 1. Für welche Aufgabengruppe/Aktivität ist die Ent-
scheidung einer höheren Instanz notwendig?P 2. Für welche Aufgabengruppe/Aktivität steht die Ent-
scheidung einer höheren Instanz aus?P 3. Welche Aufgabengrupp/Aktivitat wurde durch Be-
schluß einer höheren Instanz zurückgestellt?P 4. Welche Aufgabengruppe im Zeitraum ... ist noch nicht
in Aktivitäten aufgeteilt?
2. Operative Planung
a) Aufstellen des aktuellen Aufgabengruppenplans
P 5. Welche Aufgabengruppen sind im Zeitraum ... aus-zuführen?
P 6. Welche dieser Aufgabengruppen sind noch nicht ver-netzt?
b) Bildung von Teams
P 7. Welche Aufgaben, für die noch keine durchführendeInstitution feststeht, fallen im Zeitraum ... an?
P 8. Welchen Fachgebieten sind alle Arbeiten des Zeit-raumes ... zuzuordnen, die in der KFA selbst durch-geführt werden sollen?
c) Planung der Einschaltung fremder Einrichtungen
x Welche potentiellen Partner gibt es für spezielleInteressengebiete?
D 1. Mit welchen potentiellen Partnern bestehen Zontak-te?
$ 9. Welchen Fachgebieten sind jene Aufgaben zuzuord-nen, für die in der KFA noch keine durchführendeStelle benannt werden konnte?
d) Aufstellen von Arbeitsplänen
P 1o. Welche Arbeiten sind für den Zeitraum ... vorge-
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plant? Angabe aller bisher vorliegenden Daten.x Wurden Vorarbeiten geleistet, was, von wem?P 11. Wer wirkt beim Aufstellen der Arbeitspläne für
einzelne Aufgaben beratend mit? (VoraussichtlieheVerantwortliche und Durchführende)
e) Kapazitätsplanung
P 12. Für welche Aktivitäten wurde noch keine Kapazi-tätsplanung durchgeführt?
P 13. Welche Aktivitäten benötigen die Kapazitäten ...im Zeitraum ... ?
P H . Welche Kapazitäten werden in welcher Höhe benötjgt?x Ist die Verfügbarkeit der erforderlichen Kapazi-
täten überprüft?x Welche Ausweichmöglichkeiten für Engpässe gibt es?
f) Ausbildung
x Für welche Aufgaben reicht die Vorbildung der(geplanten) Durchführenden nicht aus?
x Welche Ausbildungsmöglichkeiten gibt es?
g) Kooperationsplanung
P 15. Welche Aktivitäten werden extern durchgeführt undzu welchen Aktivitäten haben sie Verbindung?
D 2. Für welche Arbeiten wurden von wem mit welchem Er-gebnis Kooperationsverhandiungen geführt?
x Welche Arbeiten müssen mit den Kooperationspart-nern abgestimmt werden?
h) Finanzplanung
P 16. Für welche Aufgabengruppe, die für den Zeitraum...geplant sind, liegen noch keine Kostendaten vor?
P 17. Wie groß ist die Summe der Kosten der für denZeitraum ... geplanten Aufgabengruppe?
P 18. Für welche im Zeitraum ... geplanten Aktivitätensind die Soll-Kostenangaben noch unvollständig?
P 19. Welche Kapazitäten wurden für die Aktivitäten mitunvollständigen Personalkosten eingeplant?
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x Welche Kostenvorschläge existieren?
x Pur welche Geräte wurden Lieferantenpreise ermit-telt?
i) Budgetierung
P 2o. Welche Kosten werden voraussichtlich nach Zeitund Höhe anfallen?Aufgliederung in Kostenarten.
F&E 1. Welche Deckungsmöglichkeiten bestehen?
Delegation von Aufgaben
P 21. Welche Aufgaben sind im folgenden Zeitraum anwen zu delegieren? ( Besonderheit en)
D 3. Welche Vorgespräche wurden wann mit wem geführt?Ergebnisse?
P 22. Welche delegierten Aufgaben wurden noch nicht be-stätigt?
P 23. Welche Einteilung hat der Auftragnehmer für diezuletzt delegierten Vorgänge vorgenommen?
P 24. Liegen Änderungen der Plandaten vor?
Koordination
P 25. Welche zu je einer Aufgabengruppe gehörigen Akti-vitäten werden im nächsten Zeitraum gleichzeitigdurchgeführt?
D 4. Welche Besprechungen sind (oder waren) für denZeitraum ... angesetzt? Thema, Ergebnisse?
Kontrolle
P 26. Wie sehen die Ist-Termine bei jenen Aktivitätenaus, deren Soll-Termine in den Zeitraum ... fal-len?
P 27. Haben sich im letzten Zeitraum Änderungen derVorgangseinteilung ergeben?
P 28. Sind für aktuelle Aktivitäten länger als ...keine Portschritte gemeldet worden?
P 29. Sind die Soll-Kosten nachträglich geändert wor-den?
p 3o. Sind die Soll-Kosten noch mit den Budget-Ansätz-en verträglich?
Ergebnisverwertung
p 31. Welche Hinweise gibt es bei den im letzten Zeit-raum abgeschlossenen Aktivitäten?
Matrix "Fragen/Informationen"
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Der angeführte Fragenkatalog ist weder vollständig noch all-
gemein gültig. Er iat auf die speziellen Belange der KFA zu-
geschnitten und repräsentiert auch nur den Managementstil in
einigen ihrer Bereiche. Die Brauchbarkeit des Fragenkatalo-
ges muß bei Anwendung des Verfahrens für jedes neue Projekt
überprüft werden. Das Resultat kann ergeben, daß einige wich-
tige Fragen hinzuzufügen oder einige der Fragen zu streichen
sind. Nachdem so das für einen Managementbereich aktuelle
Fragenprofil abgegrenzt ist, kann in einem zweiten Schritt
mit Hilfe der Matrix "Fragen/Informationen11 nachgeprüft wer-
den, ob die in die Projektdatei einbezogenen Informationen
zur Beantwortung der Fragen genügen. Das Ergebnis kann die
Notwendigkeit der Hinzuftigung von zusätzlichen Feldern zum
Datensatz der implementierten Projektdatei oder das Weglassen
von Feldern sein.
Der für den Betrieb der Projektdatei erforderliche Aufwand ist
bei Zugrundelegung des im Anhang dargestellten Datensatzfor-
mates nur bei großen Projekten gerechtfertigt. Für kleinere
Projekte kann dieses Datensatzformat um einige Felder gekürzt
werden. Dann lassen sich natürlich nur entsprechend weniger
Fragen beantworten. Um welche Fragen es sich dabei handelt,
kann dann leicht aus der Matrix "Fragen/Informationen" ent-
nommen werden.
Die Dokument e dat e i enthält eine Kurzbeechrelbung sowie die An-
gabe des Standortes von :
- literaturhinweisen auf Bücher, Zeitschriften, Reports,Patentliteratur
- Berichte- Besprechungsprotokolle und Vermerke- Verträge
Neben Informationen wie Autor, Titel, Firma,Institut, Land
usw. enthält jedes Dokument eine Inhaltskennzeichnung durch
maximal zwanzig Schlagworte (Deskriptoren). Durch die Erfas-
sung von Berichten, Besprechungsprotokollen und Verträgen als
Dokumente wird ein Teil von Informationen von der Projektda-
tei in die Dokumentedatei verlagert. Querverbindungen zwischen
den Dateien werden durch Hinweise und Deskriptoren vorgenom-
men. Das Erfassungsformular für Dokumente ist im Anhang auf
Seite A 8 dargestellt.
2 o
Der Thesaurus enthält diejenigen Begriffe, die für die formaleBeschreibung und Inhaltskennzeichnung von Dokumenten verwen-det werden dürfen. Eine bestimmte Suchfrage nach Dokumentenwird durch eine logische Verknüpfung geeigneter Deskriptorenformuliert. Als Deskriptoren kommen folgende Begriffe infra-ge :
- Fachbegriffe- Namen- Datumsangaben- chemische Elemente- Länder- Begriffe aus dem dispositiven Bereich wie Vertrag, Be-
sprechung, Vermerk, ...
Ein Auszug aus dem Thesaurus eines Projektes ist im Anhang
auf den Seiten A6 und A7 wiedergegeben.
2.2 Weitere Dateien
Die Auskunftsmöglichkeiten des Systems können durch Einbezie-hen weiterer, nicht projektspezifischer Dateien erweitert wer-den. Sie können durch das gleiche Zugriffssystem abgefragtwerden, das auch für die Projektdatei und Dokumentedatei be-nutzt wird, Folgende Dateien existieren bzw. werden z.Z. inder EFA aufgebaut.
Die F&E-Datei enthält Informationen über FÄE-Vorhaben, jeneElemente, die in ihrer Summe das gesamte Forschungsprogrammder ZFA,bilden. Die gespeicherten Daten zerfallen in beschrei-bende und Finanzdaten. Dazu sollen in Zukunft noch die Prio-rität und den Erfolg bewertende Daten kommen. BeschreibsndeDaten sind etwa KurzbeZeichnung, Verantwortlicher, Institut,geplante Beginn- und Endtermine usw. Die finanziellen Datenwerden für einen Zeitraum von sechs Jahren bei vierjährigerVorausplanung gespeichert. Erfaßt werden sieben verschiedeneKostenarten sowie sechs Kapazitätsarten (Personal und Großge-räte). Je nach Größe können F&E-Vorhaben für die Projektda-tei Projekte, Aufgabengruppen oder Aktivitäten sein.
2 1
Die Gerätedatei kann auf der schon vorhandenen Anlagendatei(bewegliches Anlagevermögen), die in anderem Zusammenhang er-stellt wurde, aufbauen. Sie könnte folgende Informationen ent-halten :
Die Kenntnisdatei soll vor allem ein Wegweiser zu Personen aittechnisch-wissenschaftlichen Spezialkenntnissen sein. FolgendeInformationen könnten in die Personaldatei einbezogen werden :
Name, Beruf, Titel, Institut, Projektnummern, Telefonnum-mern, Deskriptorkombination zur Fachausbildungs- und Tätig-keitsbeschreibung.
Für den Betrieb des Informationssystems sind folgende Programme erforderlich :A) das Zugriffssystem POLIS
B) das Netzplanverfahren PMS/360C) Hilfsprogramme zur Datenüberleitung
D) Programme zum Aufbau, zur Pflege und zur Auswertung derDatelen.
Der in Abbildung 4 dargestellte Programmablaufplan gibt einenÜberblick über den Betrieb des Informationssystems mit den Tei-len "Zugriffssystem" und "Netzplanverfahren*1. Im Bereich "Zu-griff ssystem" steht der Betrieb der Projektdatei stellvertretendfür den Betrieb aller anderen Dateien. Alle für den Betrieb er-forderlichen Programme sind inzwischen verfügbar.
Bereich Zugriffssystem
Der Betrieb sämtlicher Dateien erfolgt mit den gleichen Pro-grammen nach gleichen Regeln. Exemplarisch wird hier die Pro-jektdatei besprochen.
a) Definition der Pro.iektdatelDer Aufbau des Datensatzes der Projektdatei, Namen der Fel-der des Datensatzes, Feldlängen usw. werden dem System durcheine Dateibeschreibungstafel (DBT) mitgeteilt. Sie wird durchein Definitionsprogramm, das Bestandteil des ProgrammsystemsPOLIS ist, erstellt.
22
b) Erstellung der Datei
Die Ersteingabe, das Hinzufügen und Weglassen von Datensätzen
erfordern ein Einleseprogramm. Dabei müssen pro Datensatz nur
die unbedingt erforderlichen Informationen eingegeben werden,
hier z.B. Vorgangs-Nummer, Vorgänger und Nachfolger, Vor-
gangsbeschreibung, Soll-Anfang, Soll-Ende und Dauer, die für
die weitere Handhabung der Datensätze notwendig sind.
BEREICHZUGRIFFSSYSTEM
BEREICHNETZPLANVERFAHREN
IA) DATEIDEFINITION | B) DATEIERSTELLUNG D) NETZPLANBERECHNUNG
DateibeschreiDungskarten
rDateibeschreibungs-programm (TAFEL )
Datensi tz-erfassui gsblätter
Datenkarten
Beschreibungder Dateien
r
JCL-, Para meter kartenrNetzplanverfahren
PMS-360
IDateierstellungs-
programm (NPDAT)
±Überleitungs-
programm (UEPRO1)
Projektdatei
Abfragesprache
P 0 L I S
Zwischen-speicherung der
Berechnungs-ergebnisse
Überleitungs-programm (UEPRO2)
TERMINAL
Information»wünsche(Fragen)
iAnt-worten
1ÄnderungenErgänzungen
C) ABFRAGEN UND ANDERN DER DATEI
Standard-berichtedes NPV
Abb.4: Zusammenhang zwischen den Elementen des Informationssystems
2 3
c) Abfragen und Indern der DateiDie laufende Eingabe von Ergänzungen und das Ändern vonDatenfelder kann mit Hilfe von POLIS per Terminal (Schreib-maschinenterminal) geschehen.
Fragen an die Datei werden in der Abfragesprache POLIS for-muliert und per Terminal an das System gerichtet. Die Out-put -Listen (Antworten) werden über das Terminal ausgegeben.
Die Beantwortung von Prägen durch das System erfolgt imBatch-Betrieb. Ein interaktives System liegt also nichtvor. Die Antwortzeit liegt im Minutenbereich.
Bereich Netzplanverfahrend) Netzplanberechnungen
Das Überleitungsprogramm TJEPRO1 stellt alle Informationenzusammen, die das Netzplanverfahren PMS-36O zur Durchrech-nung des in Abschnitt 1.1 beschriebenen Projektmodells be-nötigt. Der Benutzer muß nur die job-control- und die Pa-rameterinformationen (z.B. Namen der gewünschten Standard-berichte) liefern. Die zur Berechnung nötigen Informationenüber die Elemente des Projektmodells,also Aktivitäten undvernetzte Aufgabengruppen extrahiert das Überleitungspro-gramm automatisch aus der Projektdatei.
Ergebnisse von Netzplanberechnungen werden in Outputlisten(Standardberichte) zusammengestellt. Netzplanberechnungenmachen im allgemeinen eine Änderung von Datensatzinhaltender Projektdatei erforderlich. Weicht z.B. der Ist-Endter-min eines Vorganges vom Soll-Endtermin ab, so können sichfür alle nachfolgenden Vorgänge bei der nächsten Netzplan-berechnung neue Soll-Termine ergeben. Mit Sicherheit än-dern sich für alle nachfolgenden Tätigkeiten die Puffer-zeiten. Derartige Änderungen von Terminen und Pufferzeitenkönnen durch das Überleitungsprogramm TIEPR02 in die ent-sprechenden Felder der Datensätze übertragen werden.
24
Bemerkungen zu den Programmsystemen POLIS, PMS/360 und den
Thesaurusprogrammen :
A) Die Abfragesprache POLIS
Die Auswahl von POLIS erfolgt nach einen Vergleich von Ab-
fragesprachen für Informationssysteme (Datenbanksysteme).
Als Vergleichskriterien wurden unter anderem herangezogen :
erforderliche Systemkonfiguration, Ein- und Ausgabegeräte
für den Benutzer, notwendige Dateiorganisation, Zugriff-
mechanismus, Art der Abfragesprache und Systemantwortzeit.
Im folgenden werden einige der wichtigsten Merkmale von
POLIS zusammengestellt. Eine POLIS-Abfrage besteht aus den
drei Teilen :
a) Definitionsteil
b) Bedingungsteil
c) Anweisungsteil
die in der Reihenfolge a), b), c) in der Frage stehen müs-
sen.
zu a) Definitionsanteil
Im Definitionsteil wird die Datei benannt, an die die Ab-
frage gerichtet werden soll. Der Definitionsteil beginnt
mit dem Schlüsselwort HOLE. Hinter das Schlüsselwort iat
der Name der gewünschten Datei zu setzen.
Beispiel : HOLE PROJEKT
Bei index-sequentiell organisierten Dateien kann durch zu-
sätzliche Angabe eines oder zweier Indexworte, die durch
weitere Schlüsselworte (NR, VON, BIS) eingeleitet werden,
nur ein bestimmter Datensatz der Datei oder ein bestimmter
Ausschnitt aus der Datei angesprochen werden.
Beispiel : HOLE PROJEKT VON 112 BIS 116
Indexworte (hier die Aktivitätsnummern 112 und 116) sind
Ordnungsbegriffe, nach denen index-sequentiell organisier-
te Dateien in aufsteigender Form sortiert sind. Im Bei-
spiel werden nur die Datensätze mit Aktivitätsnummer 112,
113, 114, 115 und 116 angesprochen.
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zu to) Bedingungsteil
Im Bedingungsteil sind die Kriterien formuliert, die ein Da-
tensatz (bzw. Datensätze) erfüllen muß, damit ér für den Be-
nutzerwunsch relevant ist. Erfüllt ein Datensatz die benannten
Bedingungen, so werden die im Anweisungsteil fixierten Maß-
nahmen ausgeführt. Der Bedingungsteil wird durch das Schlüssel-
wort WEM eingeleitet. Auf das Schlüsselwort folgt im ein-
facheren Pali eine logisch verknüpfte Folge von Einzelbedin-
gungen. Eine Einzelbedingung besteht aus Bezeichner, Ver-
stenteil, Kapazitätsteil, Berichtsteil und Programmaufbau.
Es ergaben sich leichte Vorteile von PPS gegenüber PMS/360
während ICES PROJECT-I für die Zwecke der KFA ungeeignet
ist. Daß dennoch PMS/360 gewählt wurde, liegt daran, daß
dieses Netzplanverfahren schon seit längerer Zeit in der
KPA betrieben wird und dementsprechende Erfahrungen hin-
sichtlich Betrieb und insbesondere Programmbetreuung vor-
liegen.
In der KPA ist bis auf weiteres eine umfassende Kapazi-
tätsplanung nicht möglich. Aus diesem Grunde ist nur der
Betrieb des Zeit-, Kosten- und Berichtsteils von PMS/360
sinnvoll. Dadurch bekommen die im Bereich "Zugriffssystem"
abfragbaren Kapazitäts-Informatbnen in der Projektdatei
mehr Gewicht.
C) Hilfaprogramme zur Datenüberleitung
Es handelt sich hier um zwei kurze PORTRAN IV-Programme,
je eines für den Hin- und Rücktransfer (UEPRO1 und UEPRO2).
Außerdem ist ein in der Makrosprache des PMS/360 geschrie-
benes Programm vorhanden, das die in gepackter Form vor-
liegenden Termine und Pufferzeiten in eine für PORTRAN
lesbare Porm verwandelt. Alle drei Programme wurden in der
Wiss. techn. Abteilung der KPA entwickelt
D) Programme zum Aufbau und zur Pflege des Thesaurus undder Dateien
Im Rahmen von Vorarbeiten zu einem Informationssystem der
KPA wurden von der Wiss.-techn. Abteilung der KPA unter an-
derem mehrere Programme zum Aufbau und zur Pflege eines The-
saurus erstellt. Sie sind Bestandteil des hier beschriebe-
nen Systems.
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Im einzelnen handelt es sich dabei um folgende Programme
a) Pflege Thesaurus- Programm zur Modifikation des Thesaurus- Programm zur Sortierung des Thesaurus- Programm zum Listen des Thesaurus
b) Sicherung des Datenbestandes- Programm zur Kopie von Platte auf Band- Programm zur Kopie von Band auf Platte
4. Benutzer
Als Benutzer werden alle Personen bezeichnet, die das be-schriebene Gesamtverfahren oder Teile davon verwenden. In-formationserfassung und -eingäbe sowie Prägen und Informa-tionsausgabe in Verbindung mit den einzelnen Dateien sindin Abbildung 5 grob charakterisiert.
Abbildung 5 zeigt einen wesentlichen Unterschied hinsicht-lich der beteiligten Personen zwischen
a) Betrieb aller Dateien mit dem Zugriffssystemb) Eingabe in die Projektdatei und Betrieb mit dem Netz-
planverfahren
zu a)
Die das Projekt kennzeichnende Sach- und Personenhierar-chie dominiert hier so stark, daß für Informationseingabeund Betrieb des Netzplanverfahrens eine entsprechende Be-nutzerhierarchie notwendig ist (in Abbildung 6 dargestellt).
Die Netzplan-Gruppe nimmt gesamtprojektbezogene Aufgabenwahr, vor allem :
- Aufstellung der Aufgabengruppenpläne (Mitarbeit)- Veranlassung von Netzplanberechnungen- Datenweitergabe (Informationsverteiler)
- Information der Projektleitung bei Störungen nnd Abwei-chungen
- enge Kooperation mit der Projekt le itung bei Durchführungvon Erstplanungen und Netzplanänderungen
AVb. 5 : Benutzung der einzelnen Dateien
2 9
3o
Netzplan-Beauftragte nehmen unter anderem folgende teilpro-
5ekt"bezogene Aufgaben wahr :
- Erstellung von Teilnetzplänen (Zusammenarbeit mit Netzplan-
gruppe
- Meldungen von Soll- und Ist-Daten an Netzplan-Gruppe
- Berichterstattung an Vorgesetzten und Netzplan-Gruppe, ins-
besondere bei Störungen.
- Informationsweitergabe an Ausführende (Plantermine, Plan-
kosten usw.)
Pur die Ausführenden ist das Netzplanverfahren als Planungs-
und Kontrollverfahren bindend, denn :
- Berechnungsergebnisse des Netzplanverfahrens haben Vorgabe-
charakter (z.B. Solltermine)
- Plandaten für Vorgänge werden von Ausführenden geschätzt
und gehen als Input in das Netzplanverfahren ein
- Ist-Daten für Kontrollrechnungen mit dem Netzplanverfahren