TESIS PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT MULTIMEDIA STUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA NAMA : DJOKO PURNOMO NRP : 9107205302 DOSEN PEMBIMBING: FAJAR BASKORO, S.Kom, M.T.
TESIS
PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT MULTIMEDIA STUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA
NAMA : DJOKO PURNOMO NRP : 9107205302
DOSEN PEMBIMBING: FAJAR BASKORO, S.Kom, M.T.
BAB I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
A. Banyaknya profesi yang terlibat dalam proses pengembangan media video
B. Kurangnya pengetahuan yang dibutuhkan dengan yang tersediaC. Pengetahuan Explicit didokumentasi oleh perorangan D. Banyak pengetahuan tacit tidak mudah untuk didokumentasikanE. Tacit knowledge dieksplisitkan dalam bentuk video
Video, gambar, narasi
Akuisisi
Buku, Manual, SOP, Laporan
Distribusi Simpan/Cari
Penyaringan
Repositori
Tacit
Gambaran KMS yang akan dibuat
1.2 Rumusan masalah
1. Bagaimana menentukan spesifikasi kebutuhan KMS untuk proses pengembangan media video ?
2. Bagaimana mengumpulkan explicit knowledge dan tacit knowledge agar dapat digunakan untuk proses pengembangan media video ?
3. Bagaimana mendesain KMS pengembangan media video ?
1.3 Tujuan dan manfaat
1. Untuk memperoleh knowledge map atas pengetahuan dalam proses pengembangan media video
2. Mengidentifikasi strategi untuk penerapan KM dalam organisasi BPMTV
3. Mendesain KMS untuk kebutuhan pengembangan media video.
Manfaat penelitian
1. Terpetakannya pengetahuan organisasi BPMTV sehingga diketahui pengetahuan yang dibutuhkan organisasi dan dimana memperolehnya
2. Diperolehnya cara dan strategi untuk menangkap(capture) pengetahuan yang ada di organisasai BPMTV.
3. Hasil desain KMS pengembangan media video dapat digunakan sebagai acuan dalam implementasi aplikasi knowledge management sebagai media knowledge transfer dan knowledge sharing.
1.4 Batasan penelitian
1. Hasil penelitian masih berupa desain KMS pengembangan media video menggunakan pendekatan UML
2. Pemanfaatan KMS ini menggunakan infrastruktur jaringan intranet yang ada di BPMTV
3. Penelitian tentang analisis kebutuhan terbatas dalam lingkup kerja kantor BPMTV, yaitu pada proses penyusunan Garis Besar Isi Media dan Jabaran materi ( tahap design ) dan proses produksi video (tahap development).
BAB II Tinjauan Pustaka
2.1 Knowledge management
Menurut Widayana(2005), knowledge management merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan menyebarkan pengetahuan dalam organisasi.
2.2 Knowledge management multimedia
Knowledge management multimedia yang dimaksud adalah pengelolaan pengetahuan pada sebuah organisasi dalam menciptakan nilai kompetitif yang didalamnya tidak hanya berupa dokumen teks namun juga dapat berupa gambar, audio, video, animasi, grafik dan bentuk multimedia lainnya .
2.3 Konversi knowledge
Gambar Spiral Knowledge (Sumber: Nonaka,Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka, 1995)
BAB III Metode Penelitian
Tahapan-tahapan yang dilalui selama pelaksanaan tesis ini menggunakan metode 10-step roadmap for knowledge management (Tiwana, 1999) dengan melakukan penyesuaian-penyesuaian karena tidak semua langkah dilakukan dalam tesis ini.
Peta sistem dan infrastruktur KM saat ini
Dokumen kebutuhan pengguna dan sistem
Teknologi yang digunakan, strategi transfer knowledge
Daftar kekayaan pengetahuan
Kebutuhan organisasi pengelola KM
Diagram activity, use case, class, sequence dan statechart
Desain interface, arsitektur, database
Interface sistem
Evaluasi desain dengan metode runut berdasarkan analisa
kebutuhan
Menganalisa sistem dan infrastruktur saat ini
Analisa kebutuhan pengguna dan sistem KM, menyelaraskan strategi KM dengan strategi organisasi
Membuat desain infrastruktur KM
Melakukan audit terhadap kekayaan pengetahuan
Menyusun desain tim KM
Analisa sistem KM
Desain sistem KM
Pembuatan Antarmuka sistem
Evaluasi Desain KM
Tahap 2Evaluasi
Infrastruktur
Tahap 3Analisis Desain
Tahap 4Penyelesaian
Hasil dan saran tindak lanjut penelitianKesimpulan dan saran
Studi LiteraturKelayakan desain knowledge
managementTahap 1Persiapan
Gambar Tahapan Penelitian
BAB IV Pembahasan
4.1 Organisasi BPMTV
Kepala BPMTV
Seksi Pengkajian dan Perancangan Seksi Produksi Seksi Sarana
SubBag Tata Usaha
Gambar Bagan organisasi BPMTV
Tugas dan fungsi
1. pengkajian model dan format sajian media televisi; 2. perancangan model dan format sajian media televisi; 3. pembuatan model dan format sajian media televisi; 4. pengelolaan sarana, peralatan, dan bahan pengembangan model dan format
sajian media televisi; 5. pemberian layanan teknis pengembangan model dan format sajian media
televisi;6. pelaksanaan ketatausahaan BPM-TV
4.2 Analisa sistem dan infrastruktur4.2.1 Sistem yang berjalan saat ini
Untuk mengetahui proses pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan manajemen pengetahuan :
• Pelatihan teknis• Kegiatan GBIM dan JM • Kegitatan penulisan naskah• Kegiatan syuting-preview
Tabel Jenis kegiatan dan hasil yang diperoleh.
NoKegiatan/Pelatihan Peserta yang terlibat Narasumber Hasil
1 Pelatihan Teknis(Editing, Sound,Lighting, Camera,Sutradara, Jurnalistik,Teknisi)
Pegawai BPMTV Pustekkom, Stasiun TVswasta dan lembagalain
Pengetahuan tacit teknisproduksi,Modul, makalahpelatihan
2 Penulisan GBIM danJM
Pegawai BPMTV, guru Pustekkom, Dosen(Ahli Materi, AhliPendidikan)
Naskah GBIM dan JM,Makalah materi sisipan,
3 Penulisan Naskah Pegawai BPMTV, guru Pustekkom, Dosen(Ahli Materi, AhliPendidikan)
Naskah skenario,Makalah materi sisipan,pengetahuan tacitkarakteristik pengguna
4 Produksi Video Pegawai BPMTV Pegawai BPMTV Laporan produksi, Fileunduhan, buku,Pengetahuan tacit teknisproduksi
4.2.2 Pengelolaan KM yang ada saat ini
Pengelolaan knowledge di BPMTV
4.2.3 Infrastruktur jaringan komputer
Skema jaringan LAN BPMTV
4.3 Menyelaraskan strategi KM dengan strategi instansi BPMTV4.3.1 Peta pengetahuan organisasiMenunjukkan tabel pengetahuan yang sudah dikuasai dan pengetahuan
yang dibutuhkan dari hasil kuisioner dan wawancara
4.3.2 Identifikasi strategi KMS1. Strategi akuisisi pengetahuan di BPMTV 2. Strategi penyimpanan pengetahuan3. Strategi distribusi pengetahuan
4.3.3 Identifikasi kebutuhan pengguna
Dari hasil penelitian tiga tool knowledge management di web dan hasil kuisioner diperoleh kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional
Tabel Kebutuhan Fungsional Sistem
No Uraian Fungsional Kode
1 Sistem dapat melakukan pencarian pengetahuan yang tersimpandalam sistem, dengan mengetikkan kata kunci
KF01
2 Sistem dapat menyimpan pengetahuan yang dikirim oleh user KF02
3 Sistem dapat digunakan untuk melampirkan file pengetahuan KF02a
4 Sistem dapatmenyimpan pengetahuan dalam bentuk file dokumen KF03
5 Sistem dapatmenyimpan pengetahuan dalam bentuk file video KF04
6 Sistem dapat menambahkan komentar yang berasal daripengguna yang berguna untuk pengayaan materi pengetahuan
KF05
7 Sistem dapat digunakan untuk menyetujui atau menolak kirimanpengetahuan dalam sistem
KF06
8 Sistem dapat digunakan untuk menyetujui atau menolak kirimankomentar pengetahuan dalam sistem
KF07
9 Sistem dapat digunakan untuk mendownload pengetahuan yangdisimpan dalam sistem
K08
10 Sistem dapat digunakan untuk melakukan pengelolaan datapengguna
Kf09
11 Sistem menyediakan laporan atas aktivitas sistem Kf10
12 Sistem juga menyediakan menu bantuan mengenai penggunaansistem
Kf11
Tabel Kebutuhan Non Fungsional
No Uraian Non Fungsional Kode
1 Sistem mengijinkan pengguna masuk setelah login denganmemasukkan username dan password
KNF01
2 Sistem dapat mendukung semua tipe file yang dikirim olehpengguna file video (avi, flv,MP4), audio (wav, mp3), dokumen(doc, Pdf), image(jpg, bmp) dan file kompresi (zip/rar)
KNF02
3 User interface sistem sederhana dengan tombol-tombol navigasiutama di setiap halaman dan form
KNF 03
4 Sistem dapat memberikan response time yang cepat KNF04
4.4 Analisa dan desain4.4.1 Desain infrastruktur KM
Desain infrastruktur KM
4.4.2 Melakukan audit atas kekayaan pengetahuan
Audit manajemen pengetahuan adalah kegiatan memeriksa secara sistematis kualitas pengelolaan pengetahuan di suatu organisasi (Munir, 2008). Audit manajemen pengetahuan terdiri dari tiga komponen, yaitu audit kualitas pengetahuan, audit kualitas pembelajaran di organisasi dan audit kualitas proses pengelolaan pengetahuan
INOVATOR
PEMIMPIN PASAR
PESAING SEIMBANG
TERSESAT
DALAM MASALAH
Pengetahuan Inovatif
Pengetahuan Lanjut
Pengetahuan Inti Pengetahuan
Lanjut
Pengetahuan Inovatif
ORGANISASI PESAING/LAIN
Peta pengetahuan organisasi BPMTV
4.4.3 Mendesain tim KM yang terlibat
Pengelola sistem KM terdiri dari :• Satu orang dari pengelola teknologi informasi, yang melakukan pengelolaan
dari sisi teknologi informasi yang bertindak sebagai administrator sistem KM yang bertanggung jawab mengelola pengguna, memantau dan melaporkan kegiatan yang terjadi dalam sistem KM
• Satu orang dari manajemen setingkat kepala seksi yang mengetahui substansi dari pengetahuan yang dibutuhkan dan diakuisisi.
• Satu orang dari pegawai, yaitu petugas perpustakaan/pusat sumber belajar (PSB), dalam hal ini diberi tugas sebagai pengelola konten.
• Pegawai secara keseluruhan sebagai sumber pengetahuan dan sekaligus pengguna pengetahuan
4.4.4 Analisa sistem dalam rangka membangun kerangka KM
Menggunakan pemodelan UML meliputi diagram use case, diagram aktivitas, diagram sequence dan diagram kelas :
1. Diagram use case
Diagram yang dibuat terdiri dari tiga(3) aktor dan lima belas(15) use caseTiga aktor tersebut adalah:– Aktor AdminKMS– Aktor PetugasPSB– Aktor Pegawai
Gambar 4.6 Diagram use case.
AdminKM
Pegawai
PetugasPSB
Mengelola Pengguna
Membuat Laporan KMS
Login
Mengirim Artikel
Mengirim Video
Mencari Pengetahuan
Menulis Komentar
Mendownload FileArtikel
Menyetujui Artikel
Menyetujui Komentar
Download Dokumen
Download Video
Mengirim Dokumen
Menyetujui Video
Menyetujui Dokumen
Tabel Deskripsi Use Case Login
Use case name : LoginID: UC.1
Aktor : Pegawai ,AdminKM, Petugas PSB
Deskripsi singkat : Use case ini untuk masuk ke dalam sistem
Prasyarat : Pegawai telah membuka halaman aplikasi knowledge management system
Kondisi akhir : Pegawai berhasil masuk ke dalam sistem sesuai hak akses yang diberikan
Aliran Normal: Respon sistem :
1.Pegawai membuka halaman web KMS BPMTV2.Pegawai memasukkan username3.Pegawai memasukkan password4.Pegawai menekan tombol LoginA1: Salah username atau Password
1. Menampilkan form login yangmemuat :• Kolom teks username• Kolom teks password• Tombol Login
2. Sistem menampilkan halamanutama sesuai dengan tingkat akses yangdiberikan
Aliran alternatif :E1: Salah nomor username dan password1.Sistem menampilkan pesan yang menyatakan bahwa username atau password yang dimasukkan salah2.Aliran kembali ke langkah 2
Sub aliran:
Aliran salah:
2. Diagram Activity Pegawai menekan tombol perintah KIRIM PENGETAHUAN
Sistem menampilkan halaman form isian kirim video
Pegawai menekan tombol KIRIM
Pegawai memilih link KIRIM VIDEO
Pegawai mengisi form dan file video serta file subtitel
Sistem menampilkan pesan "File sudah dikirim"
Ubah nama file subtitel
File Terkirim ?
Nama file subtitel = nama file video?
Tidak
Tidak
Ya
Gambar Diagram aktivitas mengirim video
3. Diagram sequence
Gambar Sequence diagram mengirim artikel
Pegawai ArtikelForm kirim artikel Kontrol kirim artikel DB pengetahuan
menampilkan form kirim artikel
tekan kirim artikel
tampilkan form artikel
masukkan (judul,deskripsi,isi)
masukkan lampiran file
validasi
penambahan artikel
draftArtikel()
simpan(OK)penambahan artikel berhasil
4. Diagram class
Gambar Diagram kelas KMS
+simpan()+view()+getKnowledge()
-knowId-knowPenulis-knowKategori-knowJudul-knowDesc-knowIsi-knowFileid-knowTgl-knowKomentar-knowStatus
DBPengetahuan
+simpan()+update()+cek()+kirimDokumen()+kirimArtikel()+kirimVideo()+kirimKomentar()+unduhDokumen()+unduhVideo()+unduhArtikel()+delete()
-pegNip-pegNama-pegBagian-pegEmail-pegUsername-pegPassword-pegLogin-pegLevel
Pegawai
+mengelolaPengguna()+membuatLaporan()
AdminKMS
+menyetujuiArtikel()+menyetujuiVideo()+menyetujuiDokumen()+menyetujuiKomentar()
PetugasPSB
+view()+setVideo()+getVideo()
-vidPengarang-vidProduksi-vidTahun-vidLinkfile-vidSublinkfile
video
+view()
-teks-filelLink
Artikel
+view()+setDok()+getDok()
-dokPengarang-dokPenerbit-dokTahun-dokDesc-dokLinkfile
Dokumen
+isi()+cetak()
-judulLaporan-periode-jenis
FormLaporan
+validasi()
-judulLaporan-periode-jenis
KontrolLaporan
+addPenguna()+editPengguna()+delPengguna()
-nip-nama-email-login-password-unitKerja-level
Form Penguna
+validasi()
-nip-nama-email-login-password-unitKerja-level
Kontrol Penguna
+input()
-username-password
Form Login
+validasi()
-username-password
Kontrol Login
+simpan()
-komId-knowId-pegNip-komentar-komTanggal-komTime
Komentar
+add()
-judul-kategori-deskripsi-isi-file
Form Artikel
+validasi()
-judul-kategori-deskripsi-isi-file
Kontrol Artikel +add()
-judul-kategori-deskripsi-pengarang-penerbit-tahun-file
Form Dokumen
+validasi()
-judul-kategori-deskripsi-pengarang-penerbit-tahun-file
Kontrol Dokumen
+add()
-vidJudul-vidKategori-viddesc-vidPengarang-vidProduksi-vidTahun-vidLinkfile-vidSublinkfile
Form video
+validasi()
-vidJudul-vidKategori-viddesc-vidPengarang-vidProduksi-vidTahun-vidLinkfile-vidSublinkfile
Kontrol Video
+pilih()
-vidJudul-vidLinkfile-vidSublinkfile
Form Download video
+validasi()
-vidJudul-vidLinkfile-vidSublinkfile
Kontrol Download Video
+add()
-judul-isi-file
Form Download Artikel
+pilih()
-judul-isi-file
Kontrol Download Artikel
+pilih()
-judul-file
Form Download Dokumen
+validasi()
-judul-file
Kontrol Download Dokumen
+view()-katakunci
Form Cari
+validasi()-katakunci
Kontrol Cari
+view()
-judul-katakunci
Form Daftar Pengetahuan
+view()
-laporId-judulLaporan-periodeLap-jenisLap-Isi-tglLap
Laporan
+setLog()+getLog()
-logId-tgl-logArtikel-logDokumen-logVideo-logPegawai-logCari
Log
+add()
-username-password
Form Komentar
+validasi()-komentarKontrol Komentar
4.4.5 Desain KMS
1. Desain arsitektur
IntranetTCP/IP
InterfaceBrowser
Application
Access & Auhentication
ManajemenUserAdministrator
Analysis Design Development Implementation
Repository
Database
Servers
Multimedia
Metadata
Gambar Arsitektur knowledge management KMS
Gambar Arsitektur aplikasi knowledge management multimedia
Servers
I n t r ane t
Repository
Database
Multimedia
Metadata
Manajemen DokumenUpload Download
Manajemen user Daftar Login
MultimediaVideo Text Image
Administrator
User
4.4.5 Desain KMS
1. Desain sitemap
Dengan memanfaatkan daftar spesifikasi kebutuhan pengguna, hasil analisis diagram use case, diagram sequence dan diagram kelas memunculkan obyek‐obyek antarmuka yang dibutuhkan dalam sistem
No
KodeHalaman
Desain Antarmuka
1 H01 Halaman index
2 H02 Halaman utama
3 H03 Halaman artikel
4 H04 Halaman dokumen
5 H05 Halaman video
6 H06 Halaman pegawai
7 H07 Halaman AdminKMS
8 H08 Halaman PetugasPSB
9 H09 Halaman Download
10 H10 Halaman Help
11 H11 Halaman Kirim Pengetahuan
12 H12 Halaman LaporanKMS
13 H13 Halaman Pengelola Pengguna
14 H14 Halaman Menyetujui Konten
15 F01 Form Kirim artikel
16 F02 Form Kirim artikel
17 F03 Form Kirim Dokumen
18 F04 Form Kirim Video
19 F05 Form Download artikel
20 F06 Form Download Dokumen
21 F07 Form Download Video
22 F08 Form Draft Artikel
23 F09 Form Draft Dokumen
24 F10 Form Draft Video
25 F11 Form Draft Komentar
26 F12 Form Tambah Pengguna
27 F13 Form Edit Pengguna
28 F14 Form Hapus Pengguna
29 L01 Laporan aktivitas sistem
Tabel Halaman dan form dalam desain antarmuka
Gambar Desain sitemap halaman utama
`
Gambar Desain sitemap halaman pegawai
Gambar Desain sitemap halaman petugasPSB
`
Gambar Desain sitemap halaman AdminKMS
Halaman AdminKMS
Halaman Video
Halaman Dokumen
Halaman Artikel
Halaman Cari
Form Pengelolaan Pengguna
Form Laporan
Halaman Help
Tambah
Edit
Hapus
Halaman Kategori
3. Desain antarmuka
a.Halaman index
Gambar Desain halaman index
Gambar Desain halaman utama
b.Halaman utama
c. Desain antarmuka untuk hak akses pegawai
1. Halaman artikel
Gambar Desain Halaman Artikel
2. Halaman video
Gambar Desain Halaman Video
3. Halaman mengirim artikel
Gambar Desain Halaman Mengirim Artikel
3. Halaman mengirim artikel
Gambar Desain Halaman Mengirim Artikel