PROPOSAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT DANA BOPTN ITS 2015 PROMAS-TI: PROGRAM PEMBINAAN MANAJEMEN SEKOLAH BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (STUDI KASUS: SMA DHARMA WANITA SURABAYA) Tim Pengabdi: Wiwik Anggraeni, S.Si., M.Kom Jurusan Sistem Informasi/FTIf Ir. Achmad Holil Noor Ali, S.Kom Jurusan Sistem Informasi/FTIf Hanim Maria Astuti, S.Kom., M.Sc. Jurusan Sistem Informasi/FTIf Anisah Herdiyanti, S.Kom, M.Sc. Jurusan Sistem Informasi/FTIf Retno Aulia Vinarti, S.Kom, M.Kom Jurusan Sistem Informasi/FTIf Eko Wahyu Tyas Darmaningrat, S.Kom, MBA Jurusan Sistem Informasi/FTIf LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2015
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PROPOSAL
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
DANA BOPTN ITS 2015
PROMAS-TI: PROGRAM PEMBINAAN MANAJEMEN
SEKOLAH BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI
(STUDI KASUS: SMA DHARMA WANITA SURABAYA)
Tim Pengabdi:
Wiwik Anggraeni, S.Si., M.Kom Jurusan Sistem Informasi/FTIf
Ir. Achmad Holil Noor Ali, S.Kom Jurusan Sistem Informasi/FTIf
Hanim Maria Astuti, S.Kom., M.Sc. Jurusan Sistem Informasi/FTIf
Anisah Herdiyanti, S.Kom, M.Sc. Jurusan Sistem Informasi/FTIf
Retno Aulia Vinarti, S.Kom, M.Kom Jurusan Sistem Informasi/FTIf
Eko Wahyu Tyas Darmaningrat, S.Kom, MBA Jurusan Sistem Informasi/FTIf
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
SURABAYA 2015
ii
iii
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .............................................................................................................................................................III
RINGKASAN ........................................................................................................................................................... V
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................................................. 1
1.1 PERUMUSAN KONSEP DAN STRATEGI KEGIATAN ......................................................................................................... 2
1.2 TUJUAN, MANFAAT DAN DAMPAK KEGIATAN YANG DIHARAPKAN .................................................................................. 2
1.2.1 Tujuan Kegiatan ................................................................................................................................... 2
1.2.2 Manfaat Kegiatan ................................................................................................................................ 2
1.2.3 Dampak Kegiatan ................................................................................................................................ 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................................................................................... 4
2.1 KONSEP STRATEGI DAN STRATEGI TI ......................................................................................................................... 4
2.2.1 Konsep BSC .................................................................................................................................................. 4
2.2.2 Tahapan Membuat BSC ....................................................................................................................... 6
2.3 PETA STRATEGI UNTUK MENYELARASKAN BSC DENGAN STRATEGI ................................................................................. 7
BAB III METODE PELAKSANAAN ............................................................................................................................ 11
3.2 RENCANA KEGIATAN DAN KEBERLANJUTAN .............................................................................................................. 12
BAB IV ORGANISASI TIM, JADWAL DAN ANGGARAN BIAYA ................................................................................. 15
4.1 ORGANISASI TIM PENGABDI ................................................................................................................................... 15
4.1.1 Tim Dosen .................................................................................................................................................. 15
4.2 JADWAL KEGIATAN PENGABDIAN MASYARAKAT ......................................................................................................... 16
4.3.1 Gaji dan Upah ............................................................................................................................................ 16
iv
4.3.2 Bahan Habis Pakai ..................................................................................................................................... 17
4.3.3 Biaya Perjalanan ....................................................................................................................................... 17
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................................. 19
LAMPIRAN I – BIODATA PENGUSUL ...................................................................................................................... 20
LAMPIRAN 2 – SALAH SATU CONTOH GAMBARAN LUARAN ................................................................................. 26
LAMPIRAN III – SURAT PERNYATAAN ................................................................................................................... 28
v
RINGKASAN
Program Pembinaan Siswa Sekolah berbasis Teknologi Informasi (PROBISS-TI) pada tahun
pertama menghasilkan: 1) pendampingan organisasi dalam penyusunan strategi; 2) pembinaan
siswa melalui pelatihan yang terkait dengan aktivitas pembekalan kemampuan TI sesuai
dengan aktivitas yang diarahkan pada pemenuhan strategi divisi akademik. Sebagai upaya
berkelanjutan dari program tersebut, Program Pembinaan Manajemen Sekolah berbasis
Teknologi Informasi (PROMAS-TI) diusulkan dengan memfokuskan kepada manajemen
sekolah melalui: 1) penyiapan strategi TI; 2) pembekalan penggunaan strategi organisasi dan
strategi TI.
Pengusulan tersebut didorong dari permasalahan: dukungan TI yang belum terarah; dan belum
adanya strategi, indikator dan target yang jelas akan kinerja TI di organisasi. SMA Dharma
Wanita, Surabaya, yang menjadi target kegiatan pengabdian masyarakat ini menyikapi
permasalahan tersebut dengan berbasis insiden – artinya TI diberikan berdasarkan permintaan
atau kebutuhan dari pemangku kepentingan internal, termasuk manajemen sekolah, staf, guru
dan siswa. Fungsi TI masih berada di bawah Divisi Sarana dan Prasarana sementara TI terbatas
diterapkan untuk keperluan promosi – seperti website sekolah, hingga dukungan terhadap
proses belajar mengajar – seperti laboraturium.
Tuntutan akan pemenuhan terhadap program pemerintah berkaitan dengan penggunaan TI di
sektor pendidikan, kian menuntut manajemen sekolah untuk membenahi fungsi TI dalam
mendukung proses bisnisnya. Oleh karenanya melalui kegiatan pengabdian masyarakat ini,
diupayakan agar manajemen sekolah memiliki referensi strategi TI yang dapat digunakan untuk
mengarahkan dukungan TI terhadap organisasi, menginisiasi kebutuhan akan fungsi TI dalam
mendukung strategi TI, serta memonitor dan mengarahkan kinerja TI melalui indikator capaian
strategi TI.
1
BAB I PENDAHULUAN
Sebagaimana yang telah dinyatakan oleh UNESCO, pendidikan dunia saat ini tengah
menghadapi tantangan krusial yakni bagaimana mempersiapkan siswa-siswi sekolah untuk
sebuah masa depan yaitu masyarakat sosial yang berbasis pengetahuan (knowledge-based
society) dengan menekankan pentingnya tanggung jawab dan koordinasi. Sektor pendidikan
merupakan salah satu elemen yang seharusnya dijadikan prioritas pemerintah dalam
mempersiapkan masyarakat digital yang sukses. Pemerintah Kota Surabaya sendiri telah
mempersiapkan berbagai macam inisiatif sistem informasi dalam dunia pendidikan dengan
upaya untuk meningkatkan kualitas pendidikan putra-putri melalui ICT.
Organisasi pendidikan sebagai mesin pencetak generasi penerus seharusnya mampu
membekali putraf-putrinya, yakni siswa-siswi, dengan berbagai skill dalam bidang teknologi
informasi. Ketidaksiapan organisasi pendidikan dalam menghadapi masyarakat digital ini
dapat menyebabkan kemunduran dari organisasi tersebut (Maherzi, 1997) dan
ketidakmampuan untuk bersaing di era masyarakat digital.
Proposal Pengabdian Masyarakat ini merupakan kelanjutan dari program pengabdian
masyarakat yang telah dilaksanakan pada tahun 2014 dengan judul: PROBIS TI - Program
Pemberdayaan Siswa-siswi Sekolah dengan Memanfaatkan TIK. Output dari PROBIS-TI
tahun 2014 yakni acuan kinerja bagi SMA Dharma Wanita dalam peningkatan TIK siswa-
siswinya dan produk berupa website yang dikembangkan sendiri oleh siswa-siswi SMA
Dharma Wanita untuk pencitraan Unit Kegiatan Ekstrakurikuler. Merefleksikan program
PROBIS-TI, kami mengevaluasi bahwa dibutuhkan pula pendefinisian aktivitas terkait TI yang
jelas bagi sekolah dalam mengelola TIK, dikarenakan saat ini, pemerintah Kota Surabaya telah
mencanangkan target sekolah berbasis TIK.
SMA Dharma Wanita merupakan sekolah swasta di Surabaya yang melihat perlunya
membekali siswa-siswinya dengan kemampuan bersaing di era masyarakat digital. Agar dapat
memastikan pencapaian tujuan organisasi, sekolah perlu mendefinisikan dengan jelas aktivitas-
aktivitas TI termasuk target yang jelas dari aktivitas-aktivitas TI tersebut. Selain itu, guru yang
dalam hal ini sebagai pendorong pemanfaatan TIK di sekolah perlu ditingkatkan awareness dan
kemampuannya dalam hal TIK.
2
Oleh karenanya, pada tahun kedua ini, proposal pengabdian masyarakat diarahkan pada
pemberdayaan organisasi melalui pendampingan dalam penyusunan strategi teknologi
informasi (TI) dan manajemen SI/TI.
1.1 Perumusan Konsep dan Strategi Kegiatan
Untuk mencapai tujuan pengabdian masyarakat ini maka terdapat beberapa masalah
yang harus dipecahkan yang mencakup:
1. Bagaimana kondisi eksisting TI dari SMA Dharma Wanita?
2. Apa saja aktivitas-aktivitas TI yang dibutuhkan oleh SMA Dharma Wanita dalam
rangka meningkatkan kemampuan TI organisasinya?
3. Apa inisiatif yang tepat sebagai langkah pertama merealisasikan aktivitas TI tersebut?
1.2 Tujuan, Manfaat dan Dampak Kegiatan yang Diharapkan
Pengabdian masyarakat ini merupakan sebuah paket berkesinambungan yang akan diberikan
kepada SMA Dharma Wanita. Dalam dukungannya terhadap kegiatan pengabdian masyarakat,
kegiatan ini bertujuan secara spesifik, namun tidak langsung, dalam peningkatan kualitas
lulusan SMA Dharma Wanita melalui program pembinaan manajemen sekolah.
1.2.1 Tujuan Kegiatan
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:
1. Menghasilkan strategi TI termasuk aktivitas-aktivitas TI.
2. Memberikan pelatihan/program lain sebagai bentuk inisiatif untuk mencapai strategi
TI.
1.2.2 Manfaat Kegiatan
Manfaat dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:
1. Usulan strategi organisasi dan strategi divisi akademik yang dapat digunakan SMA
Dharma Wanita agar dapat memenuhi tujuan organisasinya
2. Rekomendasi aktivitas/program yang dapat digunakan divisi akademik dalam
mendukung strategi organisasi
3. Usulan untuk masterplan SI/TI SMA Dharma Wanita
4. Bahan untuk pengukuran kinerja organisasi
3
1.2.3 Dampak Kegiatan
Melalui kegiatan ini diharapkan agar organisasi: 1) dapat meningkatkan kesadaran akan era
masyarakat digital dan pentingnya teknologi informasi dalam mendukung sektor pendidikan;
2) dapat menyadari urgensi strategi yang perlu disusun agar dapat memastikan pencapaian
tujuan organisasi; 3) dapat mengarahkan aktivitas dalam proses bisnisnya demi mencapai
tujuan organisasi.
1.3 Target Luaran
Dalam usulan ini, target dan luaran adalah sebagai berikut.
Tabel 1 Target luaran kegiatan
Aspek Target Luaran
Manajemen sekolah Memiliki dokumen acuan
untuk perencanaan strategi
organisasi, strategi divisi
akademik dan strategi sistem
informasi (SI)
Dokumen rencana strategi
organisasi dan rencana
strategi SI untuk mendukung
divisi akademik
Mengetahui aktivitas TI untuk
mendukung kegiatan
akademik
Daftar aktivitas yang
dihasilkan dari penurunan
strategi divisi akademik
Manajemen sekolah
(guru)
Peningkatan skill guru
terhadap Teknologi Informasi
sesuai dengan strategi divisi
akademik
Pelatihan TI
Jurusan Sistem
Informasi
Publikasi ilmiah Makalah di jurnal SISFO
dengan judul “IT Balanced
Scorecard untuk Sekolah
Menengah Atas: Studi Kasus
SMA Dharma Wanita”
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Paparan dalam bab ini akan memfokuskan kepada definisi strategi teknologi informasi
(TI) dan kaitannya dengan strategi bisnis, konsep Balanced Scorecard (BSC), peta strategi
untuk, dan penerjemahan strategi organisasi ke strategi divisi (cascading BSC to functional
scorecard). Lebih lanjut mengenai hal tersebut sebagai berikut.
2.1 Konsep Strategi dan Strategi TI
Menurut Ward & Peppard (2002), strategi didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan
terencana dan terintegrasi yang bertujuan untuk peningkatan kesejahteraan dan kekuatan
perusahaan di masa mendatang. Strategi adalah penerapan dari tujuan perusahaan dengan
mempertimbangkan kekuatan eksternal dan internal, serta guna mencapai sasaran organisasi
(Steiner, 1997).
Strategi SI/TI menurut Ward & Peppard (2002) mencakup: 1) Business IS Strategy,
yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai
sasaran bisnisnya, portfolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi; 2) IT Strategy, yang
mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia IS/TI;
dan 3) IS/IT Management Strategy, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan
melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.
Dalam pengabdian masyarakat ini, terminologi strategi TI diartikan sebagai strategi yang
diterjemahkan dari strategi organisasi ke strategi fungsional TI. Dengan demikian, strategi TI
yang dimaksud adalah strategi pada fungsional/divisi TI beserta indikator kinerjanya.
Pengabdian masyarakat ini tidak mencakup pembuatan Strategi SI/TI seperti mengacu pada
definisi Ward & Peppard (2002).
2.2 Balanced Scorecard (BSC)
Menurut Kaplan dan Norton (2000), Balanced Scorecard (BSC) adalah alat yang
digunakan untuk .mengukur kinerja suatu organisasi dari 4 (empat) perspektif, yaitu: perspektif
finansial, perspektif customer, perspektif proses bisnis internal, perspektif pertumbuhan dan
pembelajaran. Lebih lanjut mengenai hal tersebut akan dipaparkan sebagai berikut.
2.2.1 Konsep BSC
Balanced Scorecard (BSC), berasal dari dua kata yaitu balanced (berimbang) dan
scorecard (kartu skor), adalah sebuah pendekatan terhadap strategi manajemen. Balanced
5
(berimbang) berarti adanya keseimbangan antara kinerja keuangan dan non-keuangan, antara
kinerja jangka pendek dan jangka panjang, antara kinerja yang bersifat internal dan eksternal.
Sedangkan scorecard (kartu skor) yaitu kartu yang digunakan untuk mencatat skor kinerja,
yang berisi nilai target dan nilai realisasi/aktual dari pencapaian indikator yang telah
ditentukan. Dengan adanya BSC, sebuah organisasi akan mampu menerjemahkan visi dan
strategi organisasinya ke dalam tindakan nyata di lapangan.
BSC sendiri memiliki empat perspektif yaitu: 1) perspektif keuangan, 2) perspektif
pelanggan, 3) perspektif proses bisnis internal dan 4) perspektif pembelajaran dan
pertumbuhan.
2.2.1.1 Perspektif Finansial
Berkaitan dengan menentukan kinerja keuangan yang diharapkan dari strategi organisasi dan
menjadi sasaran akhir dari tujuan dan ukuran perspektif lainnya. Setiap ukuran yang dipilih
harus menjadi bagian dari suatu hubungan sebab akibat yang pada akhirnya akan dapat
meningkatkan kinerja keuangan perusahaan.
2.2.1.2 Perspektif Pelanggan
Perspektif pelanggan adalah bagaimana kita bisa menjadi supplier utama yang paling bernilai
bagi para customer. Untuk dapat melakukan pengukuran kinerja organisasi terhadap perspektif
pelanggan, maka terdapat dua kelompok pengukuran yang digunakan, yaitu:
a) Kelompok Pengukuran Pelanggan Utama (Core Measurement Group)
1. Pangsa Pasar (Market Share). Pangsa pasar digunakan untuk mengukur proporsi segmen
pasar tertentu yang dikuasai oleh perusahaan, meliputi jumlah pelanggan, jumlah
penjualan, dan volume unit penjualan.
2. Retensi Pelanggan (Customer Retention). Retensi pelanggan digunakan untuk mengukur
kemampuan perusahaan dalam mempertahankan hubungan dengan pelanggan lamanya.
Selain mempertahankan pelanggan, perusahaan dapat mengukur loyalitas
pelanggan melalui persentase pertumbuhan bisnis dengan pelanggan yang ada saat ini.
3. Akuisisi Pelanggan (Customer Acquisition). Akuisisi pelanggan digunakan untuk
mengukur kemampuan perusahaan dalam memperoleh pelanggan baru. Akuisisi
pelanggan dapat diukur dengan banyaknya jumlah pelanggan baru atau jumlah penjualan
kepada pelanggan baru di segmen yang ada.
4. Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction). Kepuasan pelanggan digunakan untuk
mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa yang diberikan oleh
perusahaan. Ukuran kepuasan pelanggan memberikan umpan balik mengenai seberapa
6
baik perusahaan melaksanakan bisnisnya.
5. Profitabilitas Pelanggan (Customer Profitability). Profitabilitas pelanggan digunakan
untuk mengukur keuntungan bersih yang diperoleh perusahaan dari pelanggan setelah
menghitung berbagai pengeluaran yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan tersebut.
b) Proporsi Nilai Pelanggan (Customer Value Proposition)
Proporsi nilai pelanggan menggambarkan atribut yang diberikan perusahaan sebagai faktor
pendorong (performance driven) bagi kelompok pengukuran pelanggan utama guna
menciptakan loyalitas dan kepuasan pelanggan. Proporsi nilai pelanggan antara lain terdiri
dari:
1. Atribut produk atau jasa, digunakan untuk mengukur harapan pelanggan terhadap
produk atau jasa yang diberikan oleh perusahaan.
2. Hubungan pelanggan, digunakan untuk mengukur usaha yang dilakukan perusahaan
dalam membina hubungan dengan para pelanggannya.
3. Citra dan reputasi perusahaan, digunakan untuk mengukur persepsi pelanggan terhadap
produk atau jasa yang diberikan oleh perusahaan (Kaplan dan Norton, 2000).
2.2.1.3 Perspektif Proses Bisnis Internal
Perspektif ini berkaitan dengan proses bisnis apa saja yang terbaik yang harus kita lakukan,
dalam jangka panjang maupun jangka pendek untuk mencapai tujuan finansial dan kepuasan
customer.
2.2.1.4 Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran ialah bagaimana kita dapat meningkatkan dan
menciptakan value secara terus menerus, terutama dalam hubungannya dengan kemampuan
dan motivasi karyawan.
2.2.2 Tahapan Membuat BSC
Adapun tahapan-tahapan dalam membuat BSC, yaitu sebagai berikut:
Menentukan visi, misi dan sasaran strategis organisasi.
Sasaran strategis didapatkan dari hasil generate analisa SWOT organisasi. Sasaran strategis
didefinisikan sebagai pernyataan tentang yang ingin dicapai (sasaran strategis bersifat
output/outcome) atau apa yang ingin dilakukan (sasaran strategis bersifat proses) atau apa
yang seharusnya kita miliki (sasaran strategis bersifat input).
7
Strategi tersebut akan dijadikan input dalam penyusunan peta strategi. Peta strategi akan
memetakan sasaran strategis organisasi dalam suatu kerangka hubungan sebab akibat yang
menggambarkan keseluruhan perjalanan strategi organisasi.
Menentukan perspektif utama dari empat perspektif BSC yang akan digunakan oleh
organisasi yaitu keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, & pembelajaran dan
pertumbuhan.
Menentukan key performance indicator (KPI). KPI adalah alat ukur bagi pencapaian
sasaran strategis. KPI harus bersifat measurable yang artinya dapat diukur. Selain dapat
diukur, KPI harus relevan dengan visi-misi serta tujuan strategis organisasi, yang
selanjutnya dapat dilakukan penilaian.
KPI bisa berisi target capaian maupun realisasi.
2.3 Peta Strategi untuk Menyelaraskan BSC dengan Strategi
Peta strategi memberikan kerangka kerja yang dapat digunakan untuk menggambarkan suatu
strategi. Peta strategi memberikan penyajian visual tujuan kritikal perusahaan dan hubungan
kritikal antara tujuan tersebut untuk meningkatkan kinerja organisasi. Peta strategi
memungkinkan suatu perusahaan mendeskripsikan dengan jelas tujuan, rencana, tindakan,
target, dan tolak ukur yang digunakan dalam menilai kinerja perusahaan. Dengan informasi
tersebut, manajer dapat mengembangkan suatu visi strategi untuk menciptakan gambaran yang
jelas mengenai tujuan perusahaan secara keseluruhan.
2.4 Cascading
Cascading adalah proses penjabaran dan penyelarasan sasaran strategis, indikator kinerja
utama, dan target indikator kinerja utama ke level unit organisasi yang lebih rendah. Adapun
10 langkah untuk melakukan cascading BSC ke dalam fungsional scorecad:
1. Penentuan Tujuan Divisi. Pada langkah awal proses cascading BSC perusahaan ke divisi
meliputi analisis visi dan misi divisi. Visi dan misi divisi harus sejalan dengan perusahaan
dan umumnya lebih spesifik daripada visi dan misi organisasi.
8
Gambar 1 Tahapan dalam cascading
2. Pengidentifikasian Relevansi Divisi. Relevansi divisi adalah mengidentifikasi kontribusi
dan pengaruh divisi terhadap peta strategi perusahaan. Pada langkah kedua ini manajemen
harus mempelajari peta strategi organisasi dengan seksama. Kemudian mereka
mempelajari hubungan atau keterkaitan antara Sasaran Strategis (SS) yang ada di peta
strategi perusahaan dengan tugas pokok dan proses-proses inti (core process) dari fungsi
divisi. Lalu mereka memilah SS mana yang berkaitan dengan divisi tersebut dan SS mana
yang kurang atau tidak relevan dengan divisi tersebut. Keterkaitan disini sifatnya langsung.
Artinya, akan dicari SS di tingkat organisasi yang dapat didukung pencapaiannya secara
langsung atas dasar kontribusi dan hasil kerja divisi itu.
3. Pengidentifikasian ‘Pelanggan’ Divisi. Pada langkah ketiga, pelanggan yang dilayani oleh
divisi diidentifikasi. “Pelanggan” di sini diberi tanda kutip karena mencakup pelanggan
secara keseluruhan, yaitu pelanggan eksternal dan pelanggan internal dari divisi yang
bersangkutan. Pelanggan eksternal adalah pelanggan yang ada di luar perusahaan. Pelangan
internal adalah pelanggan yang ada di dalam lingkup perusahaan, tetapi di luar divisi yang
9
bersangkutan. Proses identifikasi pelanggan ini untuk memahami siapa pelanggan utama
divisi tersebut.
4. Identifikasi Tugas Pokok Divisi. Pada langkah keempat ini, tugas pokok atau proses-proses
inti yang dijalankan oleh divisi tersebut diientifikasi secara seksama. Proses inti di sini
merupakan aktivitas atau tugas utama yang dijalankan oleh divisi tersebut, dan hasilnya
memberi pengaruh secara langsung terhadap pemenuhan kebutuhan para pelanggannya.
5. Identifikasi Harapan Pelanggan. Di langkah kelima ini, setiap output dari tupoksi divisi
dihubungkan degan pelanggan yang relevan dari daftar pelanggan yang ada di langkah
kedua, lalu ditambahkan ekspektasi dari pelanggan tersebut atas output yang dihasilkan.
6. Cascading Strategi Organisasi Ke Divisi. Langkah keenam, memasuki tahapan di mana
peta strategi divisi akan disusun. Sama seperti peta strategi perusahaan, bagan peta strategi
di tingkat divisi juga dibagi atas 4 perspektif, tetapi karena fungsinya sebagai divisi
pendukung. Perspektif finansial tidak diletakkan di bagian teratas tetapi sejajar dengan
perspektif pelanggan.
7. Memperhatikan Isu-Isu Lokal. Langkah ketujuh secara garis besar berupa serangkaian
proses untuk melengkapi peta strategi. Dalam tahapan ini peta strategi divisi yang
bersangkutan itu dilengkapi dengan menambahkan strategi organisasi yang relevan dengan
divisi tersebut.
8. Konsolidasi Dan Tes Logika (Menyusun Peta Strategi Divisi). Pada langkah konsolidasi
dan tes logika ini dilakukan proses identifikasi garis hubungan sebab-akibat di antara SS
yang telah disusun untuk membentuk peta strategi divisi itu. Penyusunan garis hubungan
sebab-akibat sebaiknya berfokus pada hubungan yang bersifat langsung, selain harus
berhubungan langsung.
9. Pemilihan Key Performance Indicator (Mengidentifikasikan Dan Mendefinisikan KPI
Untuk Setiap SS). Setelah membuat peta strategi langkah selanjutnya adalah menentukan
indikator untuk pencapaian masing-masing strategi yang telah terpetakan ke dalam empat
perspektif.
10. Penentuan Target Dan Inisiatif Strategis. KPI yang telah dibuat sebelumnya akan
dilengkapi dengan inisiatif strategi dalam pencapaian target. Definisi target adalah suatu
ukuran yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Berkaitan dengan penerapan
balanced scorecard, target dibuat untuk jangka waktu satu tahun, atau disebut dengan
10
perencanaan tahunan. Sementara pemantauan target dapat dilakukan dalam periode
bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan.
2.5 Analisis CSF
Mengacu pada Ward dan Peppard (2002), analisis Critical Success Factor (CSF)
digunakan dalam membantu pencapaian tujuan dan strategi melalui kegiatan yang
diprioritaskan. Dalam perencanaan strategis, analisis tersebut digunakan untuk memunculkan
kebutuhan sistem informasi (IS Demand), dengan mengoperasional tujuan untuk menentukan
aktivitas mana yang lebih penting dalam mencapai kesuksesan dari pencapaian sebuah tujuan.
11
BAB III METODE PELAKSANAAN
Bab ini akan memfokuskan kepada pembahasan mengenai strategi kegiatan dalam
Program Pembinaan Manajemen Sekolah berbasis Teknologi Informasi (PROMAS-TI) dan
rencana keberlanjutan kegiatan. Lebih lanjut perihal hal tersebut akan dijelaskan sebagai
berikut.
3.1 Strategi
Strategi kegiatan dalam “Program Pembinaan Manajemen Sekolah berbasis Teknologi
Informasi (PROMAS-TI)” adalah berupa: 1) penyampaian jasa penyusunan strategi TI yang
merupakan strategi pada fungsional TI di bawah Divisi Sarana dan Prasarana SMA Dharma
Wanita, dan 2) program pembinaan yang ditawarkan melalui PROMAS-TI mengarahkan pada
pembekalan penggunaan strategi organisasi dan strategi TI.
Program ini merupakan sebuah program berkelanjutan untuk peningkatan peran TI dalam
organisasi pendidikan. PROMAS-TI merupakan rangkaian tahun kedua dari Program
Pembinaan Siswa Sekolah berbasis Teknologi Informasi (PROBISS-TI). Tahun pertama
PROBISS-TI berfokus kepada penyusunan strategi organisasi dan pembekalan kemampuan TI
untuk siswa, sementara tahun kedua yang diwujudkan melalui program PROMAS-TI berfokus
kepada: 1) penyiapan strategi TI; 2) pembekalan penggunaan strategi organisasi dan strategi
TI.
12
3.2 Rencana Kegiatan dan Keberlanjutan
Gambar 2 Peta jalan pengabdian masyarakat
Kegiatan pengabdian masyarakat yang baik adalah program yang kegiatannya berkelanjutan.
Dalam hal ini, PROMAS-TI didesain untuk memberikan pembinaan yang berkelanjutan
kepada pihak sekolah mulai dari perancangan, implementasi, evaluasi dan monitoring. Untuk
itu, dibutuhkan sebuah peta jalan PPM sebagai acuan dalam kegiatan PROBISS-TI selama 2
tahun ke depan, seperti terlihat pada Gambar 2 tersebut di atas.
Usulan yang diajukan ini merupakan rangkaian tahun kedua PROBISS-TI yang dinamakan
dengan PROMAS-TI. Untuk mencapai tujuan dan mendapatkan target serta keluaran seperti
yang diharapkan, metodenya adalah seperti pada gambar berikut ini. Inti dari metode yang
digunakan adalah root cause dan continuity. Root cause yakni dikarenakan metode yang
diusulkan adalah dimulai dari problem inti dari SMA Dharma Wanita, yaitu tidak adanya acuan
pengukuran pengembangan TI dan continuity dikarenakan metode yang diusulkan adalah
berupa siklus peningkatan keberlanjutan mulai dari perencanaan, implementasi, monitoring
dan evaluasi. Dari hasil evaluasi ini, perencanaan bisa direvisi untuk menghasilkan peningkatan
di masa mendatang.
TELAH DIIMPLEMENTASIKAN DALAM PROBISS-TI
Penyusunan strategi TI untuk SMA Dharma Wanita
Pembekalan penggunaan strategi bisnis dan TI untuk manajemen sekolah
13
Adapun penjelasan tiap-tiap langkah adalah ditampilkan pada tabel di bawah ini, yang berisi mengenai langkah dan rencana kegiatan yang dilakukan
untuk mencapai langkah, serta keterlibatan aktor melalui perannya, untuk mencapai langkah tersebut.
Tabel 2 Langkah metode pengerjaan
Langkah Deskripsi Rencana Kegiatan Aktor yang
terlibat Peran Luaran
Perencanaan Identifikasi strategi
organisasi, identifikasi kondisi
terkini fungsional TI dalam
Divisi Sarana dan Prasarana,
rumusan strategi TI
Identifikasi strategi
organisasi, identifikasi
kondisi terkini fungsional
TI dalam Divisi Sarana
dan Prasarana
Mitra
Tim
pengusul
Mitra memberikan
informasi kepada tim
pengusul mengenai
strategi organisasi dan
kondisi terkini
fungsional TI
Dokumen rencana
strategi TI
Cascading strategi
organisasi ke strategi
Divisi Sarana dan
Prasarana
Tim pengusul Membuat strategi Divisi
Sarana dan Prasarana
Cascading strategi Divisi
Sarana dan Prasarana ke
fungsional TI
Tim pengusul Membuat strategi TI
14
Langkah Deskripsi Rencana Kegiatan Aktor yang
terlibat Peran Luaran
Implementasi Melaksanakan pembinaan
mengenai penggunaan strategi
bisnis dan strategi TI
Pelatihan/seminar
pembekalan TI
Mitra
Tim
pengusul
Tim pengusul
mengoordinasi
pelatihan/seminar untuk
manajemen sekolah dan
fungsional TI
Laporan pelatihan/
seminar pembekalan
TI
Monitoring
dan Evaluasi
Melakukan monitoring dan
evaluasi dari implementasi
pelatihan/ seminar
pembekalan TI
Feedback session Mitra
Tim
pengusul
Tim pengusul bersama
mitra melakukan
diskusi mengenai
penggunaan strategi
bisnis dan strategi TI di
organisasi
Notulen
pertemuan/diskusi
15
BAB IV ORGANISASI TIM, JADWAL DAN ANGGARAN BIAYA
4.1 Organisasi Tim Pengabdi
Organisasi tim pengabdi disusun dengan mempertimbangkan ruang lingkup penelitian, bidang
keahlian serta tanggung jawab dan alokasi waktu. Rincian dari organisasi tim pengabdi adalah
sebagai berikut.
4.1.1 Tim Dosen
Jabatan
dalam Tim Nama Personil/ Laboratorium Kompetensi/Tanggung jawab
Ketua Tim Wiwik Anggraeni, S.Si., M.Kom.
Lab. Sistem Pendukung Keputusan
dan Kecerdasan Bisnis, Jurusan
Sistem Informasi
Analisis Statistika, Optimasi
- Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh
pelaksanaan pengabdian masyarakat
- Melaksanakan tugas dan tanggungjawab sesuai
dengan ruang lingkup didalam kontrak pengabdian
masyarakat
- Melakukan mobilisasi personil, peralatan dan bahan
- Mengoordinir pembuatan laporan hasil pengabdian
- Melakukan analisa data mengenai hasil survey tentang
kemampuan TI mahasiswa dan guru-guru di SMU
Dharma Wanita
- Melakukan analisa data mengenai kondisi eksisting
SI/TI di SMU Dharma Wanita
- Menjadi pembina pelatihan e-commerce
Anggota 1 1. Ir. Achmad Holil Noor Ali,
M.Kom
Lab Perencanaan dan
Pengembangan Sistem Informasi,
Jurusan Sistem Informasi
Perencanaan Strategis Sistem Informasi
- Membantu ketua dalam melaksanakan tanggung
jawab
- Melakukan validasi Balance Scorecard SMU Dharma
Wanita
- Melakukan validasi mengenai pembuatan IT
Scorecard
- Menjadi pendambing pelatihan e-commerce
Anggota 2 2. Hanim Maria Astuti, S.Kom.,
M.Sc.
Lab Perencanaan dan
Pengembangan Sistem Informasi,
Jurusan Sistem Informasi
Inovasi TI dan Kewirausahaan
- Melakukan survey mengenai kemampuan TI
mahasiswa dan guru-guru di SMU Dharma Wanita
- Mengolah data survey mengenai kemampuan TI
mahasiswa dan guru-guru di SMU Dharma Wanita
- Mengoordinir pelatihan TIK kepada guru-guru dan
siswa-siswi SMU Dharma Wanita
- Membuat laporan pengabdian masyarakat
Anggota 3 3. Anisah Herdiyanti, S.Kom.,
M.Sc.
Lab Perencanaan dan
Pengembangan Sistem Informasi,
Jurusan Sistem Informasi
Perencanaan Strategis Sistem Informasi
- Membuat Balanced Scorecard dan IT Balanced
Scorecard SMU Dharma Wanita
- Menjadi pendamping pelatihan TIK kepada guru-guru
- Membuat laporan pengabdian masyarakat
Anggota 4 4. Retno Aulia Vinarti, S.Kom.,
M.Kom.
Lab Sistem Pendukung Keputusan
dan Kecerdasan Bisnis, Jurusan
Sistem Informasi
Analisis Statistika, Penggalian Data
- Mengolah data mengenai hasil survey tentang
kemampuan TI mahasiswa dan guru-guru di SMU
Dharma Wanita
16
Jabatan
dalam Tim Nama Personil/ Laboratorium Kompetensi/Tanggung jawab
- Melakukan survey kondisi eksisting SI/TI di SMU
Dharma Wanita
- Membuat laporan pengabdian masyarakat
Anggota 5 5. Wahyu Eko Tyas
Lab Perencanaan dan
Pengembangan Sistem Informasi,
Jurusan Sistem Informasi
Proses Bisnis
- Mengolah data mengenai hasil survey tentang
kemampuan TI mahasiswa dan guru-guru di SMU
Dharma Wanita
- Melakukan survey kondisi eksisting SI/TI di SMU
Dharma Wanita
- Membuat laporan pengabdian masyarakat
4.2 Jadwal Kegiatan Pengabdian Masyarakat
No. Kegiatan Bulan ke-
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Analisa kondisi eksisting dan harapan
sekolah
2. Menyusun strategi organisasi
3. Menyusun strategi divisi
4. Memunculkan aktivitas dari CSF
5. Menyusun strategi SI
6. Cascading menuju aktivitas TI
6 Pembekalan pelatihan SI/TI untuk guru
4.3 Anggaran Biaya
No Jenis Pengeluaran Biaya yang Diusulkan (Rp)
1 Gaji dan upah 7,498,000
2 Bahan habis pakai dan peralatan 7,855,000
3 Perjalanan 5,038,000
4 Lain-lain 4,609,000
Jumlah 25,000,000
4.3.1 Gaji dan Upah
No Tim Peneliti Jumlah
Personil
Jumlah
Minggu
Jumlah
Jam/Mgg Honor/Jam Biaya (Rp)
1 Ketua Tim 1 28 5 11,700 1,638,000
2 Pelaksana 4 28 5 9,500 5,320,000
3 Mahasiswa 3 10 3 6,000 540,000
Sub Total 7,498,000
17
4.3.2 Bahan Habis Pakai
No Nama Bahan Volume Biaya
Satuan Biaya (Rp)
1 Kertas 4 Rim 42,500
170,000
2 ATK 3 Set
150,000
450,000
3 Cartridge printer 2 Buah
750,000
1,500,000
4 Block Note 35 Buah 7,500
262,500
5 Bolpoint 35 Buah 2,500
87,500
6 Map Plastik 35 Buah 10,000
350,000
7 Flash Disk Huawei 37 Buah 125000
4,625,000
8 Steples 2 Buah 7,500
15,000
9 Isi Staples 3 Pax 15,000
45,000
10 Binder 3 Buah 15,000
45,000
11 Pointer 1 Buah
250,000
250,000
12 Spidol 1 Pax 55,000
55,000
Sub Total 7,855,000
4.3.3 Biaya Perjalanan
No Nama Kegiatan Jumlah Tarip Jumlah
(Rp.) (Rp.)
1
Transportasi Survey untuk penentuan
kebutuhan dan penyiapan data secara
rinci
2 Kegiatan 50,000 100,000
2
Transportasi seminar nasional &
international di Jogja (Oktober-
Nopember 2015)
1 Kegiatan 4,455,500 4,455,500
3 Konsumsi kegiatan pelatihan 2 43 Orang 7,500 322,500
4 Konsumsi rapat koordinasi (8 kali @6
org) 8 Satuan 20,000 160,000
Sub Total 5,038,000
4.3.4 Lain-lain
No Nama Kegiatan Jumlah Biaya Jumlah
1 Penggandaan Laporan Kemajuan
Penelitian 10 Unit 60,000 600,000
2 Penggandaan Laporan Akhir Penelitian 12 Set 85,000 1,020,000
18
3 Penggandaan laporan penggunaan dana
tahap 1 10 Set 49,900 499,000
4 Penggandaan laporan penggunaan dana
tahap 2 10 Set 100,000 1,000,000
5 Penggandaan materi penunjang
pelatihan 35 Set 15,000 525,000
6 Persiapan pengolahan data dan publikasi
di Jurnal SISFO 1 unit 160,000 160,000
7 Konsumsi kegiatan pelatihan 1 43 Orang 7,500 322,500
8 Konsumsi kegiatan pelatihan 2 43 Orang 7,500 322,500
9 Konsumsi rapat koordinasi (8 kali @6
org) 8 Satuan 20,000 160,000
Sub Total 4,609,000
19
DAFTAR PUSTAKA
Blurton, P. C. (1999). Education. Retrieved March 17, 2014, from UNESCO: http://www.unesco.org/education/educprog/lwf/dl/edict.pdf
Clarke, T., & Clarke, E. (2009). Born digital? Pedagogy and computer-assisted learning. Education + Training, 51(5/6), 395 - 407.
Collins, A., & Halverson, R. (2009). Rethinking education in the age of technology: The digital revolution and schooling in America. New York: Teachers College Press.
Grant, R. M. (2002). Contemporary strategy analysis. Blackwell Publishers.
Kefela, G. T. (2010, December). Knowledge-Based Economy and Society Has Become a Vital Commodity to Countries. International Journal of Educational Research and Technology, 1(2), 68-75.
Kennedy, G., Dalgarno, B., Bennett, S., Gray, K., Waycott, J., Judd, T., et al. (2009). Educating the Net Generation: a handbook of findings for practice and policy. Melbourne, Victoria: University of Melbourne.
Lohmann, I. (2006). Universities, the internet and the global education market. In J. Ozga, T. Seddon, & T. S. Popkewitz, Word Yearbook 2006 of Education: Education Research and Policy - Steering the Knowledge Based Economy (pp. 17-32). New York: Routledge.
Maherzi, L. (1997). UNESDOC. Retrieved March 17, 2014, from UNESCO: http://unesdoc.unesco.org/images/0011/001112/111240e.pdf
Organization of American States. (n.d.). Knowledge-based Society. Retrieved March 17, 2014, from Organization of American States: http://www.oas.org/en/topics/knowledge_society.asp
Sahlberg, P. (2010). Rethinking accountability in a knowledge society. Journal of Educational Change, 11(1), 45-61.
Steiner, G. A. (1997). Management policy and strategy.
Sweeney, M., & Oram, I. (1992, December). Information technology for management education: The benefits and barriers. International Journal of Information Management, 12(4), 294–309.
Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. John Wiley & Sons.
Wheelen, T. L., & Hunger, D. (2005). Strategic Management and Business Policy. Prentice Hall.
Young, M. F. (2010). The future of education in a knowledge society: The radical case for a subject-based curriculum. Journal of the Pacific Circle Consortium for Education, 22(1), 21-32.