PROJETO PROCESSO DIGITAL ECM - Visão prática PROJETO PROCESSO DIGITAL ECM - Visão prática CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de Janeiro.

PROJETO PROCESSO DIGITALECM - Visão prática

CASA CIVILGoverno do Estado do Rio de Janeiro

ECM – Visão Prática O que é ECM? Diferenças GED x ECMOracle ECM SuiteOracle ODC (Digitalização)Oracle UCM (Gerenciamento de Conteúdo) Oracle BPM (Gerenciamanto de Workflow)Oracle URM (Gerenciamento de Registro)WCM (Ferramenta de Portal)Aspectos Legais e Assinatura Digital

Agenda

O que é ECM?

A Explosão da InformaçãoDocumentos, Imagens, Voz, Video, Email …

Cerca de 80% do conteúdo gerado

NÃO é estruturado, ou seja, não possui

um sistema integrado de gestão.

Fato

Exemplos• O arquivo de sua empresa aumenta com o acúmulo de

papel?• Como se desfazer desses documentos?• Como organizar esses documentos?• Como digitalizar esses documentos?

• O contas a pagar/receber do seu ERP está integrado com a digitalização das notas fiscais?

• Os departamentos da sua empresa tem controle de versão sobre os projetos?• Controle de acesso sobre esses documentos?• Acesso via web sem “client” específico?

• Como o seu departamento de TI gerencia os projetos?• Versionamento, check-in, check-out, …

• A sua empresa está em conformidade em relação a retenção de documentos com a legislação e regulamentações?

• SOX• Contabilidade• Auditorias

• Você consegue buscar informações de todos os tipos de uma única maneira?• Você consegue construir um portal/extranet/internet de forma rápida disponibilizando informação de forma segura? • Como você mantém sua propriedade intelectual?• Como você gerencia seus “ativos digitais”?

• Multimídia• Materiais de treinamento• Informações médicas…

Enterprise Content Management são as tecnologias, ferramentas e métodos usados para:

Capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo em um empresa (Ciclo de Vida)

No nível mais básico, as ferramentas e estratégias de ECM possibilitam o gerenciamento de qualquer

informação não estruturada em uma organizaçãoPapel, e-mail, documentos, web sites, multimídia, etc

O que é ECM?

Entendendo sobre ECMGerenciando Conteúdo em todo seu cliclo de vida

Aplica controles e suporte adequado a cada fase da vida:

• Criar: criar & capturar documentos

• Gerenciar: gravar, versionar, indexar, gerenciar documentos

• Distribuir c/ segurança: cleanse, filtrar, manejar direitos de acesso

• Publicar: publicar para Web, visualizar, pesquisar documentos

• Reter para compliance: declarar, classificar, arquivar, reter Publicar

Criar

Indexar

Armaz.

Reter

Limpar

Buscar

Distribuir

VersionarCapturar

Gerenciar

Individual

Project

TIPO DE CONT.

Audio Video

CAD files

MS Office

HTML pages

Flash

Multimedia

Graphics

Images

JSP / ASP

XML

Email

CONTRIBUI VIA

Web browser

Desktop application

Windows folders

HTML form

Programmatic integration

FORMATO

XML

HTML

WML

HDML

PDF

Native

JPEG

TIF

GIF

WBMP

DELIVERY/API

Web services SOAPWSDL

COM

JAVA

EJB

HTTP

FTP

ICE

RSS feeds

CONSUMIDOR

Internet

Extranet

Intranet

Applications

Wireless

Disconnected

Repository

CONTRIBUIDOR

ECM

Repositories

Entendendo sobre ECMDistribuindo o conteúdo por toda a empresa

Benefícios - ECM• Minimizar o risco e dar controle ao ciclo de vida do conteúdo• Compartilhar conteúdo por toda empresa• Eficiência nos processos – eliminar redundâncias• Automatizar processos – roteamento, conversão, captura• Melhora comunicação• Aumenta a eficiência dos colaboradores• Melhora o processo de criação e reutilização dos ativos corporativos• Reduz custos – entrega, impressão e armazenamento

Diferenças GED x ECM

GED Vs ECM• GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos– Digitalização e integração tímida com alguns processos de

negócio– Departamental– Necessidade de mais recursos:• Segurança• Web• Retenção

• ECM– GED + Novas tecnologias para novas necessidades– Corporativo , Solução única para toda a organização– Conceito Moderno, Arquiterua orientada a serviços– Orientado ao processo de negócio

Oracle ECM Suite

ODC - Oracle Document CaptureUCM - Universal Content Management BPM - Business Process ManagementBPEL - Process ManagerWCM - Web Content ManagementIRM - Information Rights ManagementURM - Universal Records Management

Oracle ECM Suite

Publicar

Criar

Indexar

Armaz.

Reter

Limpar

Buscar

Distribuir

VersionarCapturar

Gerenciar

Oracle ODC (Digitalização)

Oracle ECM SuiteODC – Oracle Document Capture

Modulo da solução responsável por digitalizar e capturar documentos, de forma distribuída com o Distribuited Document Capture ou centralizada com o Document Capture.

Principais Características:CompressãoDigitalização DistribuídaDigitalização CentralizadaReconhecimento Automático de CaracteresTratamento de Imagens

CaptureCrie

Interface do ODC

Oracle ECM Suite

ODC – Oracle Document Capture

Tela de digitalização e indexação dos

documentos que serão anexados ao

processo.

Oracle UCM (Gerenciamento de

Conteúdo)

Oracle ECM SuiteUCM - Universal Content Management

Gerenciamento de Conteudo

Gerenciador unificado de conteúdo, tem como objetivo servir como repositório de todos os conteúdos não estruturados da organização (documentos, vídeos, imagens e etc.)

Principais Características:CheckinCheckoutVersõesAprovaçãoPublicaçãoIndexação x PastasPesquisas por indexadores

Crie

Indexar

Armazene

Busque

Versione

Gerenciar


Interface padrão do UCM – Menu Superior:

Menu de acesso as pesquisas de documentos e processos, novo

armazenamento, configuração para Registro, alteração do perfil, logoff do

sistema e Ajuda.


Interface padrão do UCM – Menu Lateral:

Menu de acesso as funcionalidades da ferramenta, tais como: tarefas atribuídas

para os usuários, pesquisas salvas, conteúdos recuperados, navegação pelo plano de classificação, pesquisa, etc ...


Interface padrão do UCM:

Exibição de resultados de

pesquisa, campos de inclusão, etc ...


Incluindo um novo conteúdo no UCM (check-In) :

1° Passo: Navegue até o tipo documental cadastrado no plano de classificação para inserir um novo

documento.



2° Passo: Clique no tipo documental 3° Passo: Selecione a

opção CheckIn de Novo Item de Conteúdo



4° Passo: Informe os indexadores do documento. Dependendo do tipo

documental escolhido no plano de classificação, alguns indexadores serão

preenchidos de forma automática.



Tela de confirmação do checkIn do documento.

Tela de visualização dos indexadores do

documentos.



Tela de confirmação do checkIn do documento.

Tela de visualização dos indexadores do

documentos.


Recuperando conteúdo (check-out):

1° passo: Clique no link da imagem para

exibir as informações do

conteúdo


Recuperando conteúdo (check-out):

2° passo: Clique no link “Ações do conteúdo” opção “CheckOut”


Versão do conteúdo:

A cada novo check-in de um documento já

existente é criada uma nova versão para o

conteúdo


Pesquisa Processo e Documentos:

No menu de Pesquisa selecione o tipo de pesquisa desejado:

processo ou documento.



Será listado os indexadores de

pesquisa, para a opção selecionada.



Tela com o resultado da pesquisa.

O produto oferece opções de pesquisa

para facilitar consulta dos documentos.

Oracle BPM (Gerenciamanto de

Workflow)

Gerenciador de processo de negócios, tem como objetivo servir como ferramenta para desenhar, simular e executar processos de negócios.

Principais Características:Interface visual e intuitivaNotação BPMNFluxo orientado a regras de NegóciosRegras de Negócios podem ser alteradas por usuários administrativos sem desenvolvimentoFácil Manutenção (Visual)Fácil Integração (Arquitetura SOA)Escalabilidade

Oracle ECM SuiteBPM - Business Process Management

Gerencie

Oracle URM (Gerenciamento de

Registro)

Oracle ECM SuiteURM – Universal Records Managements

Gerenciamento de Registro Controle os registros de sua organização, defina ciclo de vida e localidades física para a informação.Principais Características:ClassificaçãoEspécies ComunsTipos DocumentaisTemporalidadeGrau de SigiloArquivos ( Corrente, Intermediário e Permanente )Trilha de auditoria

Busque

Retenha Limpe


Plano de classificação :

No URM o plano de classificação é

representado por hierarquia de pasta.


Regra de descarte :

Para cada tipo documental definimos uma regra de descarte para executar as regras de temporalidade do plano

de classificação.


Regra de descarte :

Tela com as regras definidas para o tipo documental.


Ciclo de Vida :

Todo documento(registro) incluído no URM, segue a regra de descarte definida no agendamento de retenção. Podemos visualizar o ciclo de vida do

registro pela opção de menu “Ciclo de Vida” dentro da página de informação do documento.


Ciclo de Vida :

Tela com a informação do ciclo de vida do documento. A coluna “Data Calculada” informa a data de processamento da regra pelo sistema e a coluna “Instruções do Descarte” a regra que será

executada nessa data.


Aprovações e Informações de Descarte :

Os usuários administradores do arquivo, são notificados da execução de uma regra que atingiu a sua data limite. É disparado um workflow para

validação da regra antes da sua execução.



Os usuários administradores do arquivo, podem visualizar a

regra que será executada e os documentos que fazem parte

dela.



É solicitado a aprovação da regra e o motivo do descarte.

Oracle WCM (Ferramenta de Portal)

O WCM permite criação rápida de sites de conteúdo e redução dramática no custo de manutenção.

Principais Características:Edição de Conteúdo WYSIWYGUtiliza o UCM como base

possibilitando a utilização de todos os recursos de gerenciamento de conteúdo

Permite criação de conteúdo com base em arquivos MS Office.

Reutilização de templates

Oracle ECM SuiteWCM - Web Content Management

Publique

Aspectos Legais e Assinatura Digital


• O que é Certificação Digital• ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas

Brasileira• Legislação Nacional– Decretos e instruções normativas que

regem o uso da Certificação Digital no Brasil

• Documento certo para cada atividade


O arquivo da assinatura digital pode ser recuperado pelas informações do documento.

Dúvidas ?

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