Projet Agora & Transformation Finance Communication CE – REP Propreté 1- Qu’est ce que le projet Agora ? – Rappel 2- Quels changements sur les méthodes de travail ? 3- Quels dispositifs d’accompagnement ? Annexes : - Exemple de parcours de formation Sommaire 2
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Projet Agora & Transformation Finance
Communication CE – REP
Propreté
1- Qu’est ce que le projet Agora ? – Rappel2- Quels changements sur les méthodes de travail ?3- Quels dispositifs d’accompagnement ?
Annexes :- Exemple de parcours de formation
Sommaire
2
1- Qu’est ce que le projet Agora ? - Rappel
Agora c’est le nom d’un projet Groupe Veoliao Lancé par le groupe en 2007
o Qui vise à harmoniser les processus et outils des fonctions Finance et Achats/Approvisionnements de l’ensemble des BU de Veolia
o A travers la mise en place de règles de gestion optimisées et d’un nouveau système d’information intégré
Agora c’est aussi le nom donné au nouveau système d’information du Groupe Veoliao Le progiciel retenu pour Agora est SAP (SAP est leader
sur le marché)
Rappel – Qu’est ce qu’Agora ?
4PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Objectifs :
�Améliorer la performance des processus
�Optimiser les achats�Fiabiliser les comptes�Réduire les risques de
fraudes
Cartographie des logiciels existants VP France
5
Recouvrement
Gestion de la
maintenance
Outils de
maintenance
interfacés avec
Agora
Consolidation / Fiscalité
Production comptes sociaux et IFRS
CODA
(AP, AR, GL)
CODA
(AP, AR, GL)
SAGE 1000
VECTORVECTOR
Gestion commerciale
RH
Outils de paie interfacés avec Agora
Budget et reportingCONSONATCONSONAT
R&BR&B CFIRST
Trésorerie
NEXTNEXT NETCASH
Achats
NTH ACHATSNTH ACHATSORACLE
(eProc)
NEPTUNENEPTUNE
Notes de frais
NOTILUSNOTILUS
Facturation
Outils de facturation
interfacés avec Agora
ACIACI CRESUS
ABEL IMMOABEL IMMO
ABEL INVEST
IRIS FRANCEIRIS FRANCE
ETAFIETAFI
ORACLE (AP)
OPTIMISOPTIMIS
NESSY
MKGT
CODA XLCODA XL
SIR
VESTAVESTA
C
D
B
E
Application
nationale
Application
nationale
Variante locale
Domaine
fonctionnel
Légende
Applications
Financières
Applications
Financières
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
A
MERCUREMERCUREF
Cartographie des logiciels existants IDF
6
Recouvrement
Gestion de la
maintenance
Outils de
maintenance
interfacés avec
Agora
Consolidation / Fiscalité
Production comptes sociaux et IFRS
CODA
(AP, AR, GL)
CODA
(AP, AR, GL)
VECTORVECTOR
Gestion commerciale
RH
Outils de paie interfacés avec Agora
Budget et reportingCONSONATCONSONAT
R&BR&B
Trésorerie
NEXTNEXT NETCASH
Achats
NTH ACHATSNTH ACHATS
NEPTUNENEPTUNE
Notes de frais
NOTILUSNOTILUS
Facturation
Outils de facturation
interfacés avec Agora
CRESUS
ABEL IMMOABEL IMMO
IRIS FRANCEIRIS FRANCE
ETAFIETAFIOPTIMISOPTIMIS
CODA XLCODA XL
VESTAVESTA
C
D B
E
Application
nationale
Application
nationale
Variante locale
Domaine
fonctionnel
Légende
Applications
Financières
Applications
Financières
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
A
MERCUREMERCUREF
Cartographie des logiciels cibles VP France
7
Recouvrement
Consolidation / Fiscalité
Production comptes sociaux et IFRS
VECTORVECTOR
Gestion commercialeBudget et reporting
CONSONATCONSONATR&BR&B
Trésorerie
NEXTNEXT NETCASH
Achats
Notes de frais
NOTILUSNOTILUS ACIACI
IRIS FRANCEIRIS FRANCE
ETAFIETAFIOPTIMISOPTIMIS
VESTAVESTA
Application
nationale
Application
nationale
Variante locale
Domaine
fonctionnel
Légende
Applications
Financières
Applications
Financières
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
AGORAAGORA
Gestion de la
maintenance
Outils de
maintenance
interfacés avec
Agora
RH
Outils de paie interfacés avec Agora
Facturation
Outils de facturation
interfacés avec Agora
MERCUREMERCURE
Changements
8
Approvisionnement
et comptabilitéRemplacement des applications NTH, Coda et Abel par Agora
Recouvrement et
litiges clientsChoix de conserver l’application ACI, en cours de déploiement à l’échelle nationale
Gestion des
notes de fraisChoix de conserver l’application Notilus, en cours de déploiement à l’échelle nationale
Outil de reporting et
de budgetMaintien des outils R&B et Iris, adaptés au modèle de données Agora
Validation des
paiementsAbandon à terme de Neptune, traitement des flux dans les outils de paie et Agora
A
B
D
E
C
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Référentiel clients Choix de Mercure comme portail clients unique pour l’ensemble des entités VP France
F
Déploiement de la Solution AgoraDéploiement des processus financiers Groupe en restant proche des contraintes des métiers de VP FranceDéploiement des processus d’approvisionnement
Transformation Finance et ApprovisionnementsHarmonisation et automatisation des processus financiers et des règles de gestionCréation de la fonction et mise en place de l’organisation achats & approvisionnementsMise en place d’un outil de reporting opérationnel adapté aux besoins de VPIntégration d’Agora dans le paysage applicatif VP France et harmonisation de la cartographie applicative Métiers en lien avec Agora (déploiement de Consonat, Divanat, Agap, Chronogestor…)
Principes directeurs :IFRS en norme primaire avec utilisation d’un plan de compte unique tous métiers et tous paysUne base unique et harmonisée des clients et des fournisseursUn processus achats-appros intégré, avec utilisation de catalogues électroniques, scan des factures,…
Principes structurants du projet Agora
9PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
2014 2015 2016
A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S
Démarrage 01/05/2015
Démarrage 01/01/2015
Démarrage 01/07/2015
Démarrage 01/01/2016
IDF
RRH
SO
CO MED
VP SAS
D3E
NNO
10
Transformation des SI VP France
Transformation financeVP France
VP FR VP IS Bartin
Région Pilote
Vague 4
Vague 3
Vague 1
Vague 2
Planning de déploiement VP France
Démarrage 01/04/2016
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
10
Planning Agora pour la région IDF
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
SAP est un progiciel modulaire (comptabilité, contrôle de gestion, approvisionnements,…)
SAP est un progiciel structuréo Par des structures organisationnelles prédéfinieso Par des données de base (clients, articles,
fournisseurs…)o Par des processus standards
SAP est un progiciel intégré : chaque donnée est entrée une seule fois
AGORA
Comptabilité
générale,
bancaire, clients,
fournisseurs,
immobilisations
Demandeurs et
valideurs d’achats
Approvisionnements
& stocks
Management
opérationnel
Contrôle
de gestion
… en s’appuyant sur l’outil intégré SAPAgora harmonise les processus et
outils des fonctions Finance et
Approvisionnement…
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Ce qui change sur les processus
14
Changements transversesEvolution des règles de gestion dans une logique d’harmonisation des processus et des règles pour l’ensemble des entités de VP FranceGestion centralisée des référentielsSéparation des tâches renforcée par profil pour une mise en conformité avec les règles de contrôle interne.
Un processus approvisionnement très encadré
Objectif de maximisation des achats sur contrats et catalogues négociésProfessionnalisation de la fonction d’approvisionneur (mise en œuvre effective de la politique achats, notamment par le recentrage sur les contrats et fournisseurs référencés)Généralisation d’un processus Demande d’Achats / Commande / Réception, structuré et norméLa réception vaut bon à payer en cas d’égalité entre la commande, la réception et la factureEn cas d’écart un workflow de validation automatique est mis en œuvre
DEMANDEUR
Réceptionne la commande dans
Agora
AGORA
Processus
Approvisionnem
ent
DEMANDEUR
Rédige son expression
de besoin dans
Agora
APPROBATEUR
Valide s’il y a un
écart en quantité
APPROBATEUR
Approuve ou refuse
la demande
APPROVISIONNEUR
Sélectionne le
fournisseur
référencé
/
COMPTABLE
Suit les facture
électroniques
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Quels changements pour le processus Achats ?
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
15
Emission d’une
demande
d’achat
Saisie de la
commande
Saisie de la
réception
Validation
hiérarchique
Saisie du bon à
payer
AssistanteDemandeur Valideurhiérarchique
Assistante Assistante
Saisie/
validation des
factures
Comptable fournisseur
Validation de la facture
Valideurhiérarchique
NTH NTH NTH
Paiement des
factures
Comptablefournisseur
NTH
email automatique
Etape hors système
Etape système
CODA
Légende*Saisie possible par l’assistante pour le compte du demandeur
Emission d’un
panier d’achat
Validation hiérarchique
Complétiondu panier d’achat
Gestion des
factures et des
écarts
Valideurhiérarchique
ApprovisionneurDemandeur*
Comptable fournisseur
Paiement des
factures
Comptable fournisseur
Traitement & Validation des écarts
Saisie de la
réception
Si Achats
hors catalogue
Demandeur*
Demandeur / Approvisionneur
/ Valideur hiérarchique
Avant
Après
Quels changements pour le processus Achats ?
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
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OrganisationRègles de gestion et processus communs pour l’ensemble des entités de VP FranceGestion centralisée des cataloguesSéparation des tâches renforcée par profil pour une mise en conformité avec les règles de contrôle interne.
ProcessusMaximisation des achats sur catalogues et contrats négociésGénéralisation d’un processus Demande d’Achats / Commande / Réception, structuré et norméAutomatisation du bon à payer à la réception en cas d’égalité entre la commande, la réception et la factureGestion par workflow de validation automatique en cas d’écart
Principaux changementsCréation de la fonction d’approvisionneur (mise en œuvre effective de la politique achats, notamment par le recentrage sur les contrats et fournisseurs référencés)Envoi de la commande par l’approvisionneur et plus par le demandeurRéception de la facture sur une adresse TSA pour scan (-> la facture papier n’arrive plus sur le site)Bon à payer déclenché par la réception (antérieur à la réception de la facture) et traitement des écarts de prix et de quantité par une étape ultérieure
3- Quels impacts en terme d’ergonomie et de confort de travail ?
Les aspects humains
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L'utilisation d'AGORA permet-elle aux utilisateurs de sortir à tout moment avec une sauvegarde
automatique ?
Oui à partir du moment où l’utilisateur a mené la transaction à son terme (pour les paniers
d’achat et les pièces comptables l’enregistrement est proposé à l’utilisateur en dernière étape
de transaction).
Mode de fonctionnement identique à Coda et NTH sur ce point.
Une déconnexion est-elle prévue en cas de non utilisation prolongée et si oui la sauvegarde des
données est-elle bien prévue ? ou bien doit-il terminer de façon complète une opération qu'il aura
entamée ?
Il y a une déconnexion automatique au bout de 30 minutes. L’outil ne réalise pas de sauvegarde
automatique lorsqu’une transaction est en cours. Il faut terminer la transaction en cours, afin
que les données soient sauvegardées. Ce problème ne se pose pas lors de la consultation, il ne
peut se poser qu’en cas de saisie d’opérations.
Pour les paniers d’achat, il est possible pour l’utilisateur d’effectuer des sauvegardes en cours de
saisie, puis de compléter ultérieurement les paniers.
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Les aspects humains
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Quel est l'écart entre les termes techniques employés (signification des codes et dénominations - les référentiels)
dans la nouvelle application par rapport à ceux des anciennes (la notion de standardisation dans ce cas ?
La mise en place d’Agora implique :
�La recodification des tiers clients et fournisseurs
�Le remplacement des natures et centres analytiques Coda par des éléments SAP : Plan de Compte Opérationnel et
Objets Analytiques
�Le passage à une comptabilité en norme primaire IFRS
�La mise en place dans l’outil de la classification achats du Groupe Veolia
Cela implique des changements d’habitude.
Il y aura donc une période d’adaptation pour les équipes pour se familiariser avec ces nouveaux termes, favorisée
par les systèmes d’aide en ligne et de formation.
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Les aspects organisationnels
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Comment est organisée la mise en place /transition de ce nouvel outils lors des clôtures de comptes (fin de mois) si
une partie du déploiement est réalisée durant cette période critique pour les utilisateurs des services financiers ?
Il a été tenu compte des périodes de clôture pour aménager le plan de bascule et le plan de formation.
Exemple : Reprise des données comptable après la finalisation de la clôture sous Coda début janvier -
Formation des comptables après la clôture - Clôture allégée en janvier.
Quelles sont les plages horaires de la hot line ?
Le portail de formation est accessible sur la page d’accueil du portail de connexion à l’outil Agora
(utilisation d’Agora sous Citrix). Sans utilisation de Citrix, il est possible de mettre à disposition une
adresse URL, afin d’accéder à ce portail de formation (mise à disposition de l’url possible sur l’intranet
par exemple. Cette solution a été mise en place aux Etats-Unis).
Aussi, la touche F1 permet à tout moment, de consulter le mode opératoire de la transaction en cours.
Au démarrage de VP IDF, un support spécifique Agora sera mis en place pour les utilisateurs via un
numéro de hotline dédié. Les horaires seront : 8h-19h.
Après la période de support post-démarrage, les utilisateurs pourront s’adresser au support
informatique Veolia (le 19) et/ou solliciter son référent local par rapport au domaine concerné (référent
région finance, coordinateur régional approvisionnement, etc.).
Combien de temps les utilisateurs région seront aidés par les équipes de déploiement ?
A minima six semaines après le démarrage pour les achats et pour réaliser au moins 2 clôtures
mensuelles pour la Finance. Une aide ponctuelle sur des sujets pointus pourra toujours être fournie
ultérieurement, la phase de déploiement sur VP France ne s’achevant pas avant mi-2016.
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Les aspects techniques
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Quelle version minimum du système d'exploitation Windows est prévue ?
Windows 7.
C’est pour cela que la DSI effectue le passage à cette version du système pour les équipes de la DAF
prioritairement.
31 postes informatiques ont été changés (pour cause d’obsolescence)
Quelle performance de réseau nécessite l'outil ? (délai de traitement "taille des tuyaux")
Les besoins en bande-passante (« taille des tuyaux ») sont en cours de validation.
La puissance des postes de travail sera également validée.
Processeur : 1GHz
Mémoire vive : 1Go
Disque dur : 250M
Une taille d'écran minimum est-elle précisée?
La résolution d’écran minimum est 1024x768 pixels.
Le contraste peut être réglé par poste.
Y a-t-il des minima de performance pour que les opérateurs ne se trouvent pas en situation de stress avec des
temps d'attente trop importants suivant les opérations qu'il effectueront sur l'outil ?
Des tests de performance sur site sont prévus afin de valider les performances en situation réelle.
En cas d’insuffisance, les « tuyaux » seront améliorés.
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Les aspects techniques
22
Comment est prévue la remontée des incidents/bugs ?
Au démarrage de VP IDF, un support spécifique Agora sera mis en place pour les utilisateurs via un numéro de
hotline dédié. Les horaires seront : 8h-19h.
Après la période de support post-démarrage, les utilisateurs pourront s’adresser au support informatique Veolia (le
19) et/ou solliciter son référent local par rapport au domaine concerné (référent région finance, coordinateur
régional approvisionnement, etc.).
Comment se passeront les mises à jour (montées de version) de l'outil ? Qui le fait et sous quel délai ?
Les montées de version sont intégralement gérées par l’équipe VE en charge d’Agora (COE). Elles ont lieu deux fois
par an en mai et en novembre.
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Les aspects techniques
23
Le transfert des anciens outils garantit-il la reprise à 100% des données ?
100% des données pertinentes à la date de la reprise sont transférées dans Agora, notamment en ce qui concerne :
1. Les commandes NTH en cours (c’est à dire les lignes de commandes livrées et non livrées, non facturées)
2. Les immobilisations en service au 31/12/2014
3. La comptabilité générale et auxiliaire coda :
3.1. Une reprise des balances 2014
3.1.1 Reprise de balance cumulée des comptes de bilan au 31/12/2014
3.1.2 Reprise des balances mensuelles 2014 pour le résultat
3.2. Une reprise des encours clients et fournisseurs au 31/12/2014 et de la tva sur encaissement associée
3.3. Une reprise des opérations comptables non passées en banque figurant en rapprochement bancaire du 31/12/2014
3.4. Une reprise des écritures justificatives de solde de compte de bilan au 31/12/2014 : liste des comptes à déterminer
avec la région.
Comment se déroule cette opération et qui le fait ?
Les opérations de reprise seront réalisées par l’équipe Agora et transformation finance VP France en collaboration
avec la DSI VP France et le COE et avec le support de l’équipe MPRD de Veolia.
Les opérations de vérification et de validation des données chargées seront réalisées par les équipes financières de
VP IDF, soit directement dans SAP, soit sur la base d’extraction. L’équipe Agora et Transformation finance VP France
assurera une présence permanente dans les locaux de VP IDF durant cette phase pour apporter son support
méthodologique.
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
4- Quels dispositifs d’accompagnement ?
Equipe VP FranceCette équipe est constituée d’une quinzaine de collaborateurs
Elle porte la conception des processus VP France harmonisés et leur déclinaison dans le système d’information Groupe
Elle contribuera fortement aux déploiements en région
Equipes VeoliaLes équipes VE assurent la maîtrise d’œuvre du système d’information Groupe
Equipes des filiales dans les régionsLes représentants régionaux apportent leur connaissance des pratiques actuelles et participent à la définition des processus cibles
Ils participeront à valider la reprise des données, aux formations et à l’assistance des utilisateurs
Ils contribueront à la collecte, l’enrichissement et la validation des données de paramétrage
Renforcement temporaire des équipes
Des équipes dédiées au projet
25PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Dispositif de formation spécifique à Agora VP France
Nombre de participants par
sessions
Lieu de dispense
Nombre de stagiaires
estimés*
Nombre de sessions
estimées
Présentiel Plénière E-learning
Nombre de parcours
concernés
10 à 12 personnes 20 à 25 personnes NA – Auto-formation
Campus Sur site : DR ou TerritoireE-learning hébergés sur la
page accueil Agora
14 3 3
792 2 354 2 223
143 105 NA
Roadshow
20 à 25 personnes
Sur site : DR ou Territoire
3
1 320
72
4 types de formations sont envisagés : Les e-learning sont complémentaires à des formations en plénière ou présentielle
Les roadshows sont orientés « processus » et préparent les formations en présentiel et/ou plénières qui sont plus orientées « outil »
26PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Le planning des formations respecte les impératifs du calendrier de clôture.
* Un collaborateur est comptabilisé plusieurs fois s’il participe à plusieurs formations
Dispositif de formation spécifique à Agora VP IDF
Nombre de participants par
sessions
Lieu de dispense
Nombre de stagiaires
estimés
Nombre de sessions
estimées
Présentiel Plénière E-learning
Nombre de parcours
concernés
10 à 12 personnes 20 à 25 personnes NA – Auto-formation
Campus Sur site : DR ou TerritoireE-learning hébergés sur la
page accueil Agora
14 3 3
142 616 576
19 26 NA
Roadshow
20 à 25 personnes
Sur site : DR ou Territoire
3
296
14
4 types de formations sont envisagés : Les e-learning sont complémentaires à des formations en plénière ou présentielle
Les roadshows sont orientés « processus » et préparent les formations en présentiel et/ou plénières qui sont plus orientées « outil »
27PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Le planning des formations respecte les impératifs du calendrier de clôture.
* Un collaborateur est comptabilisé plusieurs fois s’il participe à plusieurs formations
Catalogue des modules de formation Agora
Comptable Général et ClôtureComptable Général et Clôture
Comptable ClientsComptable Clients
Comptable BancaireComptable Bancaire
Gestion du référentiel - Contrôle de gestionGestion du référentiel - Contrôle de gestion
Comptabilité pour managerComptabilité pour manager 1 J1 J
PrésentielPrésentiel
PrésentielPrésentiel
PrésentielPrésentiel
PrésentielPrésentiel
DispenseDispense
DispenseDispense
PrésentielPrésentiel
PrésentielPrésentiel
PrésentielPrésentiel
PrésentielPrésentiel
RoadshowRoadshow
DispenseDispense
PrésentielPrésentiel
PlénièrePlénière
PrésentielPrésentiel
PrésentielPrésentiel
PrésentielPrésentiel
Présentiel +E-learning
Présentiel +E-learning
PrésentielPrésentiel
DispenseDispense
Plénière +E-learningPlénière +E-learning
Plénière +E-learningPlénière +E-learning
PrésentielPrésentiel
DispenseDispense
RoadshowRoadshow
RoadshowRoadshow
28PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Dispositif de formation spécifique à Agora VP IDF
Nombre de participants par
sessions
Lieu de dispense
Nombre de stagiaires
estimés
Nombre de sessions
estimées
Présentiel Plénière E-learning
Nombre de parcours
concernés
10 à 12 personnes 20 à 25 personnes NA – Auto-formation
Campus Sur site : DR ou TerritoireE-learning hébergés sur la
page accueil Agora
14 3 3
142 616 576
19 26 NA
Roadshow
20 à 25 personnes
Sur site : DR ou Territoire
3
296
14
4 types de formations sont envisagés : Les e-learning sont complémentaires à des formations en plénière ou présentielle
Les roadshows sont orientés « processus » et préparent les formations en présentiel et/ou plénières qui sont plus orientées « outil »
29PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Le planning des formations respecte les impératifs du calendrier de clôture.
* Un collaborateur est comptabilisé plusieurs fois s’il participe à plusieurs formations
L’encadrement de la DAF doit être préparé à accompagner l’équipe dans le changement : comprendre les réactions des équipes, écouter, aider, guider.Pour cela, une aide méthodologique à la conduite du changement est fournie (avec le prestataire Axis Mundi) aux 4 managers pilote sous la forme d’un séminaire.
Formation de l’encadrement à la conduite du changement
30PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
L’ensemble des actions de communication devra s’inscrire dans le cadre d’un de ces objectifs
1. Informer globalement sur les objectifs, le cadre et le calendrier du projet2. Faciliter et accompagner les projets de transformation en amont du déploiement3. Accompagner et fluidifier l’information sur le déploiement sur les phases de préparation au démarrage et
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
31
Plan de communication (2/2)
Exemples dExemples d’’action action de communication :de communication :
oFiches mémos &
Indispensables Agora
oPosters
oArticles dans revue interne
« Oxygène »
oCommunauté sur l’intranet
omails ciblés
o….
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
32
Dispositif d’accompagnement post-démarrage
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
33
Des équipes au service des utilisateurs après le démarrageEquipe projet Nationale & Equipe Projet Régionale : pour un accompagnement individualisé des utilisateursApprovisionneurs : pour aider les utilisateurs dans la constitution des paniers d’achats, la consultation des catalogues, etc.Equipe Agora VE pour la résolution des éventuels problèmes techniques
Un numéro de hotline dédiéPrise en charge des demandes/questions par l’équipe projet NationalePrise en main du poste à distance pour dépanner l’utilisateur
Des référents régionaux sur la partie Achats/ApprosDes interlocuteurs clés sur un domaine de compétence et/ou un périmètre géographique, seront le 1er contact des utilisateurs pour la création du panier d’achats, la validation des paniers et le traitement des écarts factures
Sessions de rattrapage avec des formations en ligne30 min de formation en ligne ouvert à l’ensemble des utilisateurs pour revoir : la création du panier d’achats, la validation des paniers, le traitement des écarts facturesTous les jours (ouvrés) pendant 6 semaines après le démarrage
Création de pages sur l’intranet dédiées au projetInformations utiles, guides, les contacts,Liens vers les e-learning et supports de formationTrucs et astuces
Annexes
Propreté
Exemples de parcours de formation
Exemples de parcours de formation
Action(s) de formation Durée Mode de dispense Localisation formation
DR ou TerritoireDR ou TerritoireCampusCampusCampus
SERVICES COMPTABLES
Prés. Agora & Processus FinanciersComptable BancaireReporting BI Finance / Comptabilité
1 jour3 jours1 jour
PlénièrePrésentiellePrésentielle
DR ou TerritoireCampusCampus
Prés. Agora & Processus FinanciersComptable ClientsReporting BI Finance / Comptabilité
1 jour2 jours1 jour
PlénièrePrésentiellePrésentielle
DR ou TerritoireCampusCampus
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Exemples de parcours de formation Finance (2/4)
37
DIRECTION PROPRETE FRANCE
Action(s) de formation Durée Mode de dispense Localisation formation
Prés. Agora & Processus FinanciersContrôle de GestionCDG – Gestion du référentielReporting BI Contrôle de Gestion – niv. 1Reporting BI Contrôle de Gestion – niv. 2
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Exemples de parcours de formation Finance (3/4)
38
Action(s) de formation Durée Mode de dispense Localisation formation
Prés. Agora & Processus FinanciersContrôle de GestionCDG – Gestion du référentielReporting BI Contrôle de Gestion – niv. 1Reporting BI Contrôle de Gestion – niv. 2
PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014
Exemples de parcours de formation Finance (4/4)
39
Action(s) de formation Durée Mode de dispense Localisation formation
Prés. Agora & Processus Financiers 1 jour Plénière DR ou Territoire
Prés. Agora & Processus FinanciersContrôle de GestionCDG – Gestion du référentielReporting BI Contrôle de Gestion – niv. 1Reporting BI Contrôle de Gestion – niv. 2