Projektkézikönyv 2012-13 Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci Innováció transzfer projektek Verzió: 2012.10.19. 1/45 Projektmenedzsment kézikönyv Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci Innovációtranszfer projektek 2012 – 2013 Tempus Közalapítvány Verzió: 2012. október 19.
45
Embed
Projektmenedzsment kézikönyv Egész életen át tartó tanulás ...Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13 Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci Innováció
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Projektkézikönyv 2012-13
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 1/45
Projektmenedzsment kézikönyv
Egész életen át tartó tanulás program /
Leonardo da Vinci
Innovációtranszfer projektek
2012 – 2013
Tempus Közalapítvány
Verzió: 2012. október 19.
Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 2/45
VÁLTOZÁSI JEGYZÉK
2011. 10.06:
38. oldal: 8.3.5 Időközi beszámoló – 5. bekezdés
Amennyiben az első előfinanszírozási részlet felhasználási aránya kevesebb, mint 70 %, a
második előfinanszírozási részletet az első előfinanszírozási részlet fel nem használt összegének
mértékével csökkenteni kell.
2012.09.10.
18. oldal: 5.2 Valutaátváltási árfolyamok Az euróövezeten kívül felmerült költségek elszámolására az alábbi módon van lehetőség:
- Európai Bizottság által megadott internetes oldalon 1 nyilvánosságra hozott havi
árfolyamon kell átszámítania, mely azon a napon érvényes, amikor a Nemzeti Iroda aláírta
a támogatási szerződést,
- vagy a projektidőszak alatt az Európai Bizottság által megadott internetes oldalon az
elszámolással érintett időszak alatt megjelent havi árfolyamok átlagával kell átszámítania.
Utóbbi választás esetén az adott árfolyamot mindazokra a költségekre kell alkalmazni,
amelyek az elszámolással érintett időszakban kifizetésre kerültek. (Lásd támogatási
szerződés Különös Feltételek V. cikk)
16. oldal:
o ha költségkategóriák között kívánnak átcsoportosítani, a direkt költségek – személyi
költségek - és a működési költségek (utazás és megélhetés; alvállalkozói; egyéb; eszköz)
között akkor abban az esetben van szükség szerződésmódosítási kérelem benyújtására, ha az
átcsoportosítás következtében az adott költségkategória összegének növekedése meghaladja
a 10%-ot;
21. oldal: 6.1.2 Nem elszámolható költségek
természetbeni hozzájárulások (pl. önkéntes munka).
3 A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ÉS MELLÉKLETEINEK MÓDOSÍTÁSA A támogatási feltételek bármilyen módosítása írásbeli kiegészítő megállapodás formájában
történhet meg, amint azt a szerződés is tartalmazza (13. cikk). Éppen ezért a szerződésre és annak
módosítására vonatkozó semmilyen szóbeli megállapodás nem tekinthető érvényesnek. Alapesetben a kedvezményezett, különleges esetekben az Iroda az alábbi szabályok alapján
kezdeményezheti a szerződés módosítását.
A kedvezményezett által kezdeményezett szerződésmódosítás esetén a NI minden esetben
megvizsgálja, elfogadható-e a módosítás, és írásban tájékoztatja a kedvezményezett döntéséről,
valamint arról, szükséges-e szerződésmódosítás. A szerződésmódosítási kérelemnek kellően
indokolnia kell a javasolt változtatások szükségességét. A NI fenntartja magának a jogot, hogy
elutasítsa a nem kellően indokolt módosítási kérelmet.
A módosítási kérelmet a tervezett változások jóváhagyására előzetesen kell benyújtani, azaz
nem lehet utólagosan módosítást kérni azokra a változtatásokra, amelyek ténylegesen már
megvalósultak.
Ha a módosításra vonatkozó kérelmet Kedvezményezett terjeszti elő, jóval annak hatályba lépése
előtt meg kell küldenie azt Nemzeti Irodának, de minden esetben legalább két hónappal a
projekt lezárásának időpontja előtt. Ez alól kivételt képeznek Kedvezményezett részéről alapos
indokkal alátámasztott és Nemzeti Iroda részéről elfogadott esetek (ld.: Támogatási szerződés,
Általános Feltételek, 13.3 cikk)
A kérelmet hivatalos levélben, a 3.1 pontban meghatározott formanyomtatványon, a
kedvezményezett hivatalos képviseletére jogosult személy(ek) által aláírva kell benyújtani.
A szerződésmódosítást a NI készíti el, és a szerződéshez hasonló módon elküldi a
kedvezményezett számára.
Ha nem (vagy nem kellő időben) tájékoztatják a NI-t a projektet vagy a szerződést érintő
változásokról, a kedvezményezett a felelős azért, ha a változásból eredően el nem fogadható
tevékenységek és költségek keletkeznek.
3.1 FORMANYOMTATVÁNY HASZNÁLATA A MÓDOSÍTÁSI KÉRELEMHEZ
A módosítási kérelmet a külön erre szolgáló szerződésmódosítási kérelem formanyomtatványon
kell benyújtani.
A formanyomtatvány elérhető: http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=992
A formanyomtatvány az alábbi területekre terjed ki:
A – A Szerződő intézmény cseréje, vagy név és/vagy státusz változása
B – Partner(ek) kilépése
C – Új / csere partner(ek) csatlakozása a projekthez
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 13/45
3.1.1 A szerződő intézménnyel kapcsolatos változások
Ha a szerződő intézményt szeretnék cserélni (az új szerződő intézménynek ugyanabból az országból
kell származnia, mint az előzőnek), az semmiképpen nem lehet hatással a projekt természetére vagy
céljainak megvalósulására, és előzetesen valamennyi partner beleegyezése szükséges.
A cserénél a következő módon kell eljárni:
– a visszalépő kedvezményezett hivatalos nyilatkozatot küld az Irodának – melyen szerepel a
dátum és az intézmény hivatalos képviselőjének aláírása – melyben visszalép, mint
kedvezményezett, indokolja a visszalépés okait, és tájékoztat arról, hogy továbbra is részt kíván-
e venni a projektben, mint partner, vagy teljesen kivonul a projektből (ebben az esetben
ugyanazok a szabályok vonatkoznak rá is, mint a kilépő partnerekre);
– a javasolt új szerződő intézmény aláírt szerződésmódosítási kérelem űrlapot nyújt be az
Irodának, melyben szerepel minden információ a kedvezményezett cseréjét illetően, és a
következő dokumentumokat csatolja:
(a) a visszalépő szerződő intézmény (kedvezményezett) jelentésének másolatát, melyben
szerepelnek mindazok a tevékenységek, amelyeket a kilépő intézmény elvégzett,
valamint egy kimutatást ezen tevékenységek költségeiről (a kapcsolódó
dokumentumokkal, bizonylatokkal együtt). Kérjük, hogy ezt a dokumentumot a beszámoló
formanyomtatvány szerint készítsék el, mert megkönnyíti a projektbeszámoló elkészítését,
ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre.
(b) az új szerződő intézmény (új kedvezményezett) eredeti nyilatkozata, hogy elfogadja a fenti
jelentést, és új kedvezményezett intézményként folytatja a projekt megvalósítását;
(c) a 2.1 pontban felsorolt mindazon dokumentumokat, amelyeket a szerződő intézménynek a
pályázat benyújtása és a szerződéskötés során be kellett adni (függően attól, hogy
közintézmény vagy sem).
(d) a partnerség minden tagja hivatalos (aláírt, lepecsételt) levélben nyilatkozik arról,
hogy egyetért a kedvezményezett intézmény cseréjével.
– a javasolt új szerződő intézmény pénzügyi és működési kapacitását az Iroda ugyanúgy
megvizsgálja, mint a korábbi, visszalépő kedvezményezett intézményét (és, ha szükséges, a
minőségbiztosítás tekintetében is történhet vizsgálat). A benyújtandó dokumentumok listáját a
2.1 A támogatás feltételei című fejezet tartalmazza;
– ha az új szerződő intézményt az Iroda elfogadta, és a kiegészítő szerződést mindkét fél aláírta, a
támogatás fel nem használt részét a régi szerződő intézmény átutalja az újnak (a korábbi
költségek igazolásával). Az átutalás igazolását (pl. banki visszaigazolást) az új kedvezményezett
intézménynek meg kell őrizni, és a Nemzeti Iroda vagy az Európai Bizottság kérésére be kell
tudni mutatni;
– a visszalépő és az új szerződő intézménynek a fenti pontok alapján szerződést kell kötnie, melyet
a két intézmény hivatalos képviselője ír alá, és megfelelő dátummal lát el, majd ennek másolatát
el kell juttatni az Irodának.
A visszalépő szerződő intézmény felelős marad a projektmenedzsmentért arra az időszakra vonatkozóan, amikor a projekt vezetését ellátta, és ezen felelőssége a projekt lezárása után 5 évvel
évül el.
A szerződő intézményt illetően más jellegű változások is történhetnek (pl. hivatalos képviselő
személyének változása, a kedvezményezett intézmény jogi státuszának megváltozása, stb.). Ilyen
esetekben elegendő az Irodát hivatalos levélben tájékoztatni. Az Iroda írásban válaszol, hogy
elfogadja-e a változást, és hogy szükséges-e szerződésmódosítási kérelmet kitölteni.
3.1.2 Partner(ek) kilépése
Ha valamelyik partner kilép a projektből, a következő módon kell eljárni:
Szabályos kilépés
Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 14/45
A kilépő partner feladatai:
– a kilépő partner hivatalos levélben tájékoztatja a kedvezményezett intézményt a kilépésről,
illetve indokolja kilépését;
– beszámolót készít a kilépés időpontjáig végzett feladatairól és a költségeiről. Kérjük a
beszámolót a hivatalos beszámoló formanyomtatványon elkészíteni, ugyanis megkönnyíti a
projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre. A
beszámolót elküldi a kedvezményezett intézménynek valamennyi, a költségeit igazoló
bizonylat hitelesített másolatával, illetve az általa kidolgozott részeredményekkel;
– a támogatás fel nem használt részét a kilépő visszautalja a koordinátor részére.
A kedvezményezett intézmény feladatai:
– ha a kedvezményezett intézmény a kilépést elfogadja, kitöltve és aláírva bead az Irodának egy
szerződésmódosítási kérelem űrlapot, melyben szerepelnek a kilépő partner adatai. A kérelemhez
a következő mellékleteket kell csatolni:
(a) a kilépő partner hivatalos képviselője által aláírt eredeti levél, melyben a partner leírja, hogy
kilép a projektből, és indokolja kilépését;
(b) indoklás, amely bemutatja, hogy a partner kilépése milyen hatással van a partnerségre,
különös tekintettel a kilépés a partnerség nemzetközi jellegére gyakorolt hatására.
(c) beszámoló arról, hogy milyen munkát végzett a kilépő partner, milyen jogok illetik meg az
előállított termékek és eredmények tekintetében, a partnerszerződés felmondásának
folyamata (amely meghatározza a kilépés konkrét időpontját), a partnernek átutalt támogatás
összege, a partner felmerült költségei és az esetlegesen visszafizetett összeg. Célszerű a
beszámolót a hivatalos beszámoló formanyomtatványon benyújtani, ugyanis megkönnyíti a
projektbeszámoló elkészítését, ha az adatok a megadott formátumban állnak rendelkezésre.
– a kilépő partnernél felmerült költségek bizonylatainak másolatát a kedvezményezett
intézménynek meg kell őrizni, és kérésre be kell tudni mutatni. A módosítási kérelemben fel kell
tüntetni, ha a kilépő partnernél megmaradt támogatást a partnerség megmaradt tagjai között szét
kívánják osztani. Ez csak abban az esetben lehetséges, ha mindenre kiterjedően indokolják, és
csak azok a partnerek részesülhetnek belőle, amelyek a kilépő partner feladatait átvállalják.
Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett
intézménnyel.
Partnerintézmény kizárása
Ha valamely partner a feladatait hiányosan, vagy egyáltalán nem teljesíti, és ilyen formán
veszélyezteti a projekt kimenetelét, a partnerség közösen dönthet úgy, hogy ezt a partnert kizárja a
projektből.
Ebben az esetben a teljes partnerség írásos beleegyezése szükséges (hivatalos levél formájában,
fejléces papíron), vagy a partnerség által közösen aláírt nyilatkozat formájában. Szükséges továbbá
igazolni, hogy a partnerség, különösen a kedvezményezett intézmény mindent megtett azért, hogy
tájékoztassa partnerét a hiányzó feladatokról, illetve a feladatok el nem végzésének
következményeiről.
A kedvezményezett intézmény hivatalos levélben tájékoztatja a kizárt partnert a kizárás tényéről.
A továbbiakban a kedvezményezett intézmény és az Iroda a Szabályos kilépés alfejezetben leírtak
szerint jár el.
3.1.3 Új partner belépése / partnercsere
Ha új partner belépését tervezik, a következő módon kell eljárni:
– a kedvezményezett intézmény kitöltve, aláírva szerződésmódosítási kérelmet nyújt be az
Irodának, melyben szerepel minden információ a partnercserét / új partner belépését illetően. A
kérelemhez a következő mellékleteket kell csatolni:
Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 15/45
(a) eredeti nyilatkozat a belépő partnertől (hivatalos képviselő aláírásával, dátummal ellátva),
melyben kinyilvánítja szándékát a projektben való részvételre, felsorolja a vállalt főbb
feladatokat és felelősségeket, valamint a részvételét biztosító költségvetés sarokszámait
(teljes költségvetés, Leonardo támogatás, illetve önrész összege);
(b) többi partner belegyező nyilatkozata (lehet közös nyilatkozat, amelyet minden fél aláír);
(c) ha az Iroda az új partner belépését elfogadta, és a kiegészítő szerződést mindkét fél aláírta, a
kedvezményezett intézmény az új partnerrel kötött szerződés másolatát elküldi az Irodának
(a modellszerződés az Iroda és a kedvezményezett intézmény között kötött szerződés
melléklete).
– ha egy kilépő partner helyére új partner lép, a kedvezményezett intézmény a két fenti alpontban
[Partner kilépése (3.1.2.) / Új partner belépése 3.1.3.)] leírt minden dokumentumot be kell, hogy
küldjön az Irodának.
Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett
intézménnyel.
3.1.4 Változások a projekt tevékenységeiben / munkaprogramban
Ha nagyobb mértékű változást terveznek a projekt tevékenységeiben vagy a munkaprogramban, azt
teljes mértékben meg kell indokolni, és semmilyen körülmények között nem változtathat a projekt
eredeti természetén és célkitűzésein. Ez esetben a következő módon kell eljárni:
– A kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási kérelmet nyújt be az Irodának, melyben
részletezi a projekt tevékenységeiben/munkaprogramban tervezett változásokat.
– A munkaprogram módosításához valamennyi partner írásos beleegyezése szükséges (hivatalos levél vagy közös nyilatkozat formájában).
Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett
intézménnyel.
3.1.5 A bankszámlával kapcsolatos változások
Ha változások történnek annak a bankszámlának a vonatkozásában, amelyre a Leonardo támogatás
utalása történik, a következőképpen kell eljárni:
– a kedvezményezett intézmény új Pénzügyi azonosító űrlapot nyújt be egy hivatalos levél
kíséretében az Irodának. Az űrlapon szerepel a kedvezményezett intézmény hivatalos képviselőjének eredeti aláírása, az
intézmény pecsétje és a bank pecsétje. Az azonosító űrlap letölthető az alábbi honlapról:
http://www.tpf.hu/pages/content/index.php?page_id=609 (Leonardo da Vinci/Nyertes
pályázóknak/Innovációtranszfer).
Az Iroda a változás elfogadásáról hivatalos levelet küld.
3.1.6 A projekt futamidejének változása
Ha módosítani szeretnék a projekt futamidejét, vagyis azt az időszakot, amelyben a projekthez
kapcsolódó költségek elszámolhatóak, a következőképpen kell eljárni:
– a kedvezményezett intézmény szerződésmódosítási formanyomtatványt nyújt be az Irodának
(aláírva, lepecsételve), melyben bemutatja a tervezett változás hátterét, és kifejti, milyen hatást
gyakorol a változás a szerződésben vállalt tevékenységekre.
– a hosszabbítással a projekt ütemezése is megváltozik, ezért módosított munkatervet kell csatolni
a kérelemhez.
A hosszabbítás időtartama nem haladhatja meg a hat hónapot és a projekt nem zárulhat később,
mint a szerződés II. Cikk, II.2. pontjában meghatározott végső határidő.
Ha az Iroda a módosítási kérelmet elfogadja, akkor kiegészítő szerződést köt a kedvezményezett
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 38/45
3. Pénzügyi ellenőrzés
A beszámolóban elszámolt költségtételek elszámolhatóságának ellenőrzése, illetve
összevetése a szerződésben foglaltakkal. Az ellenőrzés során az NI kérheti egyes
költségtételek magyarázatát, vagy a költségtételhez kapcsolódó bizonylatok beküldését.
Ha a beszámoló értékelése során hiánypótlásra van szükség a NI meghatározhatja, hogy a kiegészítő
információkat milyen formában kéri. Kérés esetén a projekteknek további információkat kell
szolgáltatniuk. A hiányzó dokumentumok bekérésének és beérkezésének időtartamával
megnövekszik a beszámoló értékelésének ideje. Ebben az esetben a támogatás kifizetésére a
szerződésben meghatározott időszak meghosszabbodik a hiánypótlás beérkezéséig eltelt idővel.
A szakértők értékelése és javaslatai alapján, illetve a pénzügyi bírálat eredményének megfelelően a
NI döntést hoz a tényleges támogatás mértékét illetően. Ha az értékelés lezárható, a NI értesíti a
kedvezményezettet az értékelés eredményéről, azaz visszajelzést ad (részletesen lásd az egyes
beszámoló típusoknál) a projekt előrehaladásáról és eredményeiről, tájékoztatja a soron következő
részlet átutalásáról, illetve a tényleges teljes támogatási összeg mértékéről vagy az esetleges
visszafizetési kötelezettségről. A levél tartalmazza a NI döntése elleni fellebbezés feltételeit és
határidejét.
8.3.5 Időközi beszámoló
(18 hónaposnál hosszabb projektek esetén)
Az időközi beszámoló célja, hogy felmérje, hogyan halad a megvalósítás a projekt félidejében, és
azonosítsa a partneri együttműködés során felmerült problémákat annak érdekében, hogy a projekt
céljai teljes egészében megvalósulhassanak.
Az időközi beszámoló benyújtására a projekt futamidejének a felénél kerül sor. Az időközi
beszámoló elkészítésére ezen időszak lezárulta után 2 hónap áll rendelkezésre, a beszámoló
benyújtásának határidejét a szerződés rögzíti (V. cikk). Az Irodának 90 naptári nap áll
rendelkezésre arra, hogy elutasítsa a beszámolót, vagy elfogadja, és a második előfinanszírozási
részletet átutalja, vagy további dokumentumokat, tájékoztatást kérjen a kedvezményezett
intézménytől. Ebben az esetben a kedvezményezett intézménynek a hiánypótlás jellegétől függően
maximum 30 nap áll rendelkezésére, hogy a hiányzó dokumentumokat benyújtsa, a szükséges
tájékoztatást megadja.
Az időközi beszámoló benyújtásával a kedvezményezett intézmény kérheti a támogatás további
40%-os előfinanszírozásának átutalását.
Az időközi beszámolót a szerződésben meghatározott időpontban kell benyújtani, ennél korábbi
benyújtása akkor sem lehetséges, ha az első részlet 70%-át már korábban elköltötték A második
előfinanszírozási részlet teljes összegének kifizetése akkor lehetséges, ha az első előfinanszírozási
részlet legalább 70%-a felhasználásra került. Amennyiben az első előfinanszírozási részlet
felhasználási aránya kevesebb mint 70 %, a második előfinanszírozási részletet az első
előfinanszírozási részlet fel nem használt összegének mértékével csökkenteni kell.
A beszámoló tartalmazza a projekt első felében elvégzett munkát, annak eredményeit, illetve az első
szakasz költségvetési mérlegét.
Az időközi beszámolót szakmai szempontból külső szakértő értékeli. Az értékelés eredménye a
következő lehet:
– A projekt a szerződésben rögzített munkaterv szerint halad, a részeredmények többsége
elkészült.
– A projekt kisebb késésektől eltekintve a munkaterv szerint halad, a részeredmények egy része
nem készült el, vagy az elkészült eredmények kis mértékben eltérnek a szerződésben
rögzítettektől. Ebben az esetben a beszámoló értékelésének lezárása után a projekt szorosabb
nyomon követése szükséges.
Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 39/45
– A projekt egyáltalán nem, vagy igen kis mértékben valósult meg, vagy az eredeti munkatervhez
képest jelentős eltérést mutatnak az eredmények. Ebben az esetben szorosabb nyomonkövetést
alkalmaz az iroda, de a feladatok nem teljesítése esetén akár a szerződés felbontása is lehetséges.
Az értékelés eredményéről az Iroda írásban (ajánlott levél) tájékoztatja a kedvezményezett
intézményt, mely értékelés tartalmazza a szakértői véleményt és a pénzügyi értékelés eredményét
részletes indoklással, valamint tájékoztat a következő támogatási részlet utalásának elindításáról,
vagy annak esetleges további feltételeiről.
Ha a kedvezményezett intézmény nem fogadja el az értékelés eredményét, vagy észrevételeket
kíván tenni annak megállapításaival kapcsolatban, a levél kézhezvételétől számítva erre 30 nap áll
rendelkezésre. Ha 30 nap alatt nem érkezik fellebbezés, a beszámoló értékelése mindkét fél által
elfogadott, végleges.
8.3.6 Záró beszámoló
A záró beszámoló célja, hogy a teljes projekt értékelését lehetővé tegye. Nagyon fontos tehát,
hogy valamennyi, a projekt futamidejére tervezett és a szerződésben rögzített projekttevékenységet
be kell fejezni a záró beszámoló benyújtása előtt. A záró beszámoló szakmai és pénzügyi
tábláiban a projekt teljes futamidejéről szükséges be- és elszámolni.
Ez azonban nem azt jelenti, hogy minden, a projekt eredményeihez kapcsolódó tevékenységet le
kell zárni a projekt befejeztével, sőt, éppen ellenkezőleg. Az Egész életen át tartó tanulás program
célja az, hogy támogassa a projektek fenntarthatóságát és a képzési gyakorlatba való beépülését.
Ha nehézségek vannak a projekttevékenységek időben történő teljesítését illetően, lehetőség van a
projekt hosszabbítására. A projekt futamidejének hosszabbításával kapcsolatban további
információk a kézikönyv ’4. A szerződés és mellékleteinek módosítása’ fejezetében találhatók (itt is
emlékeztetünk rá, hogy minden szerződésmódosítási kérelmet a projekt zárónapja előtt minimum 2
hónappal be kell nyújtani, ez alól felmentést csak az Iroda adhat megfelelő indoklás esetén).
A beszámoló benyújtásának határidejét a szerződés tartalmazza, a projekt lezárása után a
kedvezményezett intézménynek 2 hónap áll rendelkezésére, hogy a beszámolót elkészítse. Ha a
projektet a szerződésben meghatározott határidő előtt befejezik, a záró beszámolót benyújthatják a
megadott határidő előtt is.
A beszámolók beérkezését követően az Irodának 90 nap áll rendelkezésre ahhoz, hogy jóváhagyja,
vagy elutasítsa a beszámolót, illetve a támogatás fennmaradó (és a beszámoló értékelése alapján
elszámolható) részét átutalja, illetve ha szükséges kiegészítő dokumentumokat és tájékoztatást
kérjen írásban a kedvezményezett intézménytől. Ha további dokumentumok bekérésére kerül sor, a
beszámoló elfogadására rendelkezésre álló idő meghosszabbodik a dokumentumok beérkezéséig
eltelt idővel. Ha az Iroda a beszámolót elutasítja, és új beszámolót kér be, akkor a fenti eljárást kell
alkalmazni a beszámoló értékelésére. Ismételt elutasítás esetén az Iroda a szerződést felmondhatja.
Ha az Iroda a megadott határidőn (90 napon) belül nem küld semmilyen visszajelzést, a beszámolót
elfogadottnak kell tekinteni. A beszámoló jóváhagyása nem jelenti a benne foglalt nyilatkozatok és
információk szabályosságának, hitelességének, teljességének és pontosságának az elismerését.
A záró beszámoló benyújtásával a kedvezményezett intézmény kérheti a támogatás fennmaradó
részének átutalását.
A záró beszámoló értékelése magába foglalja:
– a projekt eredményeinek értékelése minőségi szempontból (ez az elemzés magába foglalja a
megvalósult és a tervezett tevékenységek összehasonlítását és az egyes termékek, eredmények
minőségi értékelését);
– a költségvetés elszámolhatóságának ellenőrzése, és a projekt eredeti költségvetésével való
összhang vizsgálata;
– a támogatás partnereknek történő átutalásának ellenőrzése azért, hogy meg lehessen
bizonyosodni arról, hogy nem történt változás a projekt európai dimenzióját illetően, hogy a
Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 40/45
minimális európai dimenziót tiszteletben tartották, és az esetleges változások nem voltak negatív
hatással a projekt minőségére;
– az egyéb források ellenőrzése, amely magába foglalja a saját források, és az egyéb lehetséges
források vizsgálatát;
– a projekt eredményeinek terjesztése érdekében tett lépések ellenőrzése.
A beszámolót szakmai szempontból külső szakértő értékeli.
A záró beszámoló ellenőrzéséhez kapcsolódóan további pénzügyi ellenőrzések is történhetnek,
amelyek a projekt költségvetésének teljes egészét érinthetik vagyis, az összes elszámolt költség
bizonylatát, vagy csak a költségek egy meghatározott részét. Ezen ellenőrzésekre az Európai
Bizottság által előre lefektetett szabályok alapján kerül sor. A projektek meghatározott minimum
számok és arányok szerint kerülnek kiválasztásra, illetve ellenőrzést kaphatnak még azon projektek,
amelyeknél valamely egyéb ellenőrzés hibát, problémát tárt fel.
Az ellenőrzés lehet:
– audit (lásd részletesen 8.2.2 fejezet), amelyre a kedvezményezett intézménynél kerül sor előre
egyeztetett időpontban;
– tételes ellenőrzés az Irodához beküldött dokumentumok alapján. A tételes ellenőrzés
bejelentése/egyeztetése írásban (ajánlott levél, egyeztetés emailen, faxon) történik. A levél
tájékoztat arról, hogy a projekt kiválasztásra került, megmagyarázza az ellenőrzés célját,
egyezteti a technikai részleteit, felsorolja a szükséges dokumentumok, anyagok listáját,
amelyeket a kedvezményezett intézménynek be kell küldeni. A záró beszámoló értékelése a
kiegészítő dokumentumok benyújtásának engedélyezett határidejével meghosszabbodik. A
beküldendő dokumentumok hiteles másolatok. A hitelesítés történhet: papíron beadott,
fénymásolt dokumentumok esetén pecséttel és aláírással, vagy CD-n, szkennelt dokumentumok
egy nyilatkozaton történő hitelesítésével, ebben az esetben a nyilatkozat tartalmazza a CD-n
szereplő dokumentumok listáját.
Ha a beszámolóhoz olyan bizonylatokat is csatolnak, amelyeket nem a projekt munkanyelvén
állítottak ki, a számlákhoz egy rövid (1-2 soros) összefoglalót kell készíteni a számla tartalmáról
magyar vagy angol nyelven.
Ha a projekt egyáltalán nem, alacsony színvonalon, részlegesen, vagy késedelmesen valósul meg,
akkor az Iroda az eredetileg, a szerződésben megállapított támogatási összeget a projekt tényleges
megvalósulásának megfelelően csökkenti (lásd részletesen 8.3.8. fejezet).
Az utolsó részlet kifizetésének feltételei a költségvetés elfogadása szerint:
1. a beszámolót pénzügyi korrekció nélkül elfogadta az Iroda: ebben az esetben a beszámoló
elfogadását követő 45 napon belül az Iroda átutalja a támogatás fennmaradó részét, vagy
benyújtja igényét a visszafizetésre, valamint visszaküldi a beszámolóval beküldött eredeti
dokumentumokat, ha volt ilyen. A kiértesítő levél tájékoztat arról, hogy a beszámolót a NI
elfogadta, milyen esetleges hibák voltak, és hogy ezeknek nincs pénzügyi hatása.
2. a beszámolót pénzügyi korrekciókkal fogadta el az Iroda: a kiértesítő levél tájékoztat a
bírálat lezárásáról, a beszámoló korrekciókkal történt elfogadásáról, illetve a korrekciók
részletes indokáról, valamint elindítja az utolsó részlet kifizetését (ha a bírálat eredménye
ezt lehetővé teszi).
Ha a támogatott fellebbezni kíván, 30 nap áll rendelkezésére a levél kézhezvételétől
számítva arra, hogy megtegye észrevételeit. A NI-nak az észrevételek beérkezése után 30
nap áll rendelkezésére, hogy a fellebbezést elbírálja, és megállapítsa a támogatás végső
összegét, amiről a támogatottat írásban tájékoztatja, illetve az ellenőrzés eredménye alapján
elindítja az esetleges további kifizetéseket, vagy a visszakérést. A 30 nap felfüggeszthető, ha
további információk, dokumentumok bekérése szükséges.
Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 41/45
Ha nem érkezik 30 napon belül fellebbezés, akkor az ellenőrzés eredménye végleges,
melynek alapján, ha szükséges, az Iroda elindítja a visszakérést. Ha nem lehet lezárni az
értékelést, további információkat kér az Iroda, vagy további ellenőrzéseket indít.
8.3.7 Alacsony színvonalú megvalósítás
A támogatási szerződés szerint (Általános Feltételek 17.5 pont) „ha a projektet egyáltalán nem vagy
alacsony színvonalon, részlegesen vagy késedelmesen valósítják meg, a Nemzeti Iroda csökkentheti
az eredetileg megállapított támogatási összeget a projekt tényleges megvalósításának megfelelően”.
A végső bírálatot végző szakértők átfogó értékelést adnak a projektről, melynek eredményeképpen
a projekthez egy minőségi szintet és egy pontszámot rendelnek. A megadott értékek tükrözik a
termékek minőségét és a konzorcium együttműködését is, valamint vonatkoznak a munkatervben
megfogalmazott projektcélokra is.
A pontszám – mely meghatározza a támogatás csökkenésének mértékét, ha ez szükséges – 0-10-es
skálán mozoghat, ahol 0 a leggyengébb, 10 a legjobb minősítést jelenti. Ha a szakértő által javasolt
és a NI által jóváhagyott érték 0 és 4 közé esik, a NI második független bírálót kér fel a projekt
értékelésére. Ha a két értékelés eredményeként a szakértők véleménye különbözik, a végső
pontszám meghítározására a NI jogosult.
Ha a pontszám 0 és 4 közé esik, a támogatás csökkenthető az elszámolható személyi költségekkel
az alábbi táblázat szerint:
Végső értékelés
Személyi költségek csökkentésének
mértéke a végső támogatásban
Minőségi szint Pontszám
Nagyon jó 10
0%
9 Jó 8
7 Megfelelő 6
5 Gyenge 4 25%
3 50% Nagyon gyenge 2 75%
1 85%
Ahogy az az előzőekben is szerepel, a csökkentés a teljes elszámolható személyi költségeket érinti.
Amint a NI megállapítja ezt az összeget, kiszámítható a személyi költségekre vonatkozó megfelelő
támogatási összeg is a támogatási szerződésben meghatározott társfinanszírozási arány szerint.
Példa
Egy olyan projekt esetében, ahol a támogatás mértéke 75% és a teljes elszámolható személyi
költségek összege 100.000 EUR, alacsony színvonalú megvalósítást állapított meg a szakértő, és 4
pontot ítélt meg. A csökkentést az alábbiak szerint kell alkalmazni:
Teljes elszámolható személyi költség: (A) 100.000 EUR A személyi költségek csökkentésének aránya (%): (B) 25 % A csökkentés mértéke (=AxB): (C) 25.000 EUR Teljes személyi költségek a csökkentés után (=A-C): (D) 75.000 EUR Az EU hozzájárulás aránya: (E) 75% Teljes támogatás a személyi költségekhez (=DxE): (F) 56.250 EUR
Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 42/45
Ezen túlmenően a szakértő javasolhatja egyéb költségtételek csökkentését is, ha úgy ítéli meg, hogy
az adott költségek nem voltak szükségesek a projekt megvalósításához, illetve nem kellően
alátámasztottak a beszámolóban szerepeltetett munkával. Pl.: utazási költségek, eszközvásárlás, stb.
Ebben az esetben a levonás oka nem a pénzügyi szabályosság hiánya, hanem szakmai
indokolatlanság.
Az időközi beszámoló időpontjában a NI más módszert alkalmaz a projekt előrehaladásáról történő
visszajelzésre. Ebben a stádiumban a beszámolóra adott pontszámnak nincs közvetlen
következménye az esedékes részlet átutalására. Mindazonáltal a NI dönthet úgy, hogy elutasítja a
beszámolót, ha az hiányos (támogatási szerződés Különös Feltételek IV.2. pontja), vagy
visszatarthatja az utalást, ha a megvalósítás nagyon alacsony színvonalú. Minden ilyen eset külön
elbírálás alá esik.
Újbóli elutasítás esetén a NI fenntartja magának a jogot, hogy felbontsa a megállapodást a
támogatási szerződés Általános Feltételek 11.2(b) pontjának megfelelően.
8.3.8 A Támogatási szerződés felbontása
A Támogatási szerződés 11.2 (b) pontja értelmében „A Nemzeti Irodának kártérítési kötelezettségek
nélkül […] jogában áll megszüntetni a szerződést, […] ha Kedvezményezett elmulasztja teljesíteni
a szerződés értelmében, beleértve annak mellékleteit is, rá háruló lényeges kötelezettségeket”. A
megfelelő beszámoló elkészítése alapvető, lényeges kötelezettség.
A szerződés 11.3 pontja tartalmazza a szerződés felmondásának szabályait. A szabályok
tisztázására az alábbiakban következzen három példa:
1. példa
A kedvezményezett megkapja a tértivevényes levelet (értesítést) július 1-jén, és nem válaszol: július
31-én a támogatás érvényét veszti.
2. példa
A kedvezményezett megkapja a tértivevényes levelet (értesítést) július 1-jén és legkésőbb július 30-ig
benyújtja észrevételeit, a NI augusztus 5-én kapja meg az észrevételeket, és szeptember 4-ig vagy
nem fogadja el a fenti észrevételeket, vagy megerősítésként nem küld írásos jóváhagyást: a szerződés
megszüntetése július 31-én lép érvénybe. Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy az értesítésben megadott
határidőt kell figyelembe venni a szerződés megszüntetésének időpontjaként.
3. példa
A kedvezményezett megkapja a tértivevényes levelet (értesítést) július 1-jén és legkésőbb július 30-ig
benyújtja észrevételeit, a NI augusztus 5-én kapja meg az észrevételeket, és szeptember 4-ig írásos
jóváhagyást küld: a szerződés nem szűnik meg, a kedvezményezett meghozza azokat a szükséges
intézkedéseket, amelyekkel biztosítja azt, hogy a szerződés értelmében fennálló kötelezettségeinek
teljesítése tovább folytatódjon.
Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a „nap” naptári napot (és nem munkanapot) jelent.
A megállapodás felmondásának következményeit illetően a támogatási szerződés 11.4 pontja
következőket mondja ki: „a Nemzeti Iroda nem téríti meg a Kedvezményezett részéről felmerült
költségtételeket, és visszaköveteli a már kifizetett összegeket, ha a Nemzeti Iroda azért mondja fel
a szerződést, mert Kedvezményezett elmulasztotta benyújtani a projekt megvalósításáról szóló záró
beszámolót a Különös Feltételekben meghatározott határidőn belül, és a Kedvezményezett a
Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 43/45
Nemzeti Iroda által tértivevényes vagy annak megfelelő postai küldeményben küldött írásbeli
felszólítás kézhezvételét követő 60 naptári napon belül sem teljesíti ezen kötelezettségét”. ”
Felhívjuk figyelmét, hogy az „elmulasztotta benyújtani” nem csak arra az esetre vonatkozik, amikor
a beszámolót egyáltalán nem nyújtották be, hanem arra is, amikor a beszámolót a NI kétszer vagy
többször elutasította, és ennek következtében a szerződést felbontotta.
Ha a Kedvezményezett elmulasztja benyújtani az időközi vagy záró beszámolót, akkor semmilyen,
a támogatott időszak kezdetétől felmerült költség, nem számolható el.
8.3.9 A szerződéses kötelezettségek súlyos megszegése
A támogatási szerződés 12. pontja értelmében ha a kedvezményezett kötelezettségeit súlyosan
megszegi, a NI a szerződés megszüntetésének következményein és a támogatás csökkentésén túl a
kedvezményezettet pénzbírsággal sújthatja.
A „szerződéses kötelezettségek súlyos megszegése” kifejezés kapcsán nehezen határozható meg
előre a kötelezettségek teljesítésével összefüggő összes lehetséges mulasztás. Mindazonáltal, a
támogatási szerződések kezelése során az alábbi helyzetek a „szerződéses kötelezettségek súlyos
megszegésé”-nek nyilváníthatók:
– ha teljesülnek azok a feltételek, melyek a támogatási szerződés cikkelyei szerint feljogosítják a
NI-t a szerződés egyoldalú megszűntetésére;
– ha a kedvezményezett megsérti a szellemi és ipari tulajdonjogokra vonatkozó cikkelyt;
– ha a kedvezményezett megszegi a titoktartási kötelezettségét;
– amenniyben a kedvezményezett visszautasítja a engedélyt és a támogatást ahhoz, hogy
ellenőrzések és auditok végrehajthatók legyenek a szerződésben meghatározott jogosultságnak
megfelelően;
– a kikényszerített visszatérítés esetei a támogatási szerződés végrehajtásával kapcsolatos
problémáknak köszönhetően;
– ha a kedvezményezett megszegi az Európai Bizottságra mint támogatóra való hivatkozás
kötelezettségét, azt követően is, hogy erre hivatalos levélben felszólították;
– ha a kedvezményezett megszegi azon kötelezettségét, hogy bármilyen időközi vagy záró
beszámolót készítsen és/vagy nyújtson be a NI társfinanszírozásában megvalósult tevékenységről
és akcióról.
A lista természetesen nem teljes. Ha a kedvezményezett rossz teljesítménye súlyosan veszélyezteti a
támogatási szerződés céljait, attól függően, hogy ennek milyen hatása van a NI és/vagy Bizottság
hírnevére, pénzügyeire és működésére, ez is a szerződéses kötelezettségek súlyos megszegésének
tekinthető.
8.4 RENDEZVÉNYEK
8.4.1 A Nemzeti Iroda által szervezett rendezvények
Az Iroda rendszeresen szervez szemináriumokat a kedvezményezett intézmények, valamint az
olyan intézmények számára, akik magyar vagy külföldi koordinációjú projektben partnerként
vesznek részt. A rendezvények célja, hogy segítséget nyújtson a projekt megvalósításában
technikai, menedzsment és beszámolási kérdésekben.
Emellett az Iroda rendszeresen, évente általában kétszer tematikus szemináriumokat szervez
valamilyen téma mentén, amelyek kapcsolódhatnak szektorális témákhoz vagy célcsoportokhoz,
stb. A tematikus rendezvények és a kapcsolódó kiadványok célja a projektek minőségének emelése
és a projektek eredményeinek széles körben történő elterjesztése. Ezen rendezvényekre futó és
Projektmenedzsment kézikönyv 2012-13
Egész életen át tartó tanulás program / Leonardo da Vinci
Innováció transzfer projektek
Verzió: 2012.10.19. 44/45
lezárt projektek koordinátorait és partnereit, valamint a szektor releváns, és a témában érdekelt
képviselőit hívja meg az Iroda. A rendezvényeken lehetőség van (az Iroda felkérése alapján)
előadás tartására, illetve a projektek eredményeinek bemutatására kiállítás keretében.
A tematikus rendezvényeken való részvétel nem kötelező, azonban mindenképpen hasznos szakmai
szempontból. A támogatási szerződés értelmében a projekt képviselői számára évente maximum
két, az Iroda által szervezett rendezvényen való részvételt írhat elő a NI, ebbe természetesen
beleszámítanak a tematikus rendezvények is.
A rendezvényeken való részvétellel kapcsolatban felmerült költségek (elsősorban utazás)
elszámolhatók a projekt költségvetéséből.
A tematikus rendezvényekhez kapcsolódóan (illetve azoktól függetlenül is) az Iroda tematikus
kiadványokat, kompendiumokat jelentet meg, amelyekbe a magyar részvételű Leonardo projektek
belekerülhetnek. Ilyen kiadványok kiadása kapcsán az Iroda megkeresi a kedvezményezett
intézményt, vagy külföldi koordinációjú projekt esetén a magyar partnert, és rövid összefoglalót kér
a projektről.
8.4.2 Európai szintű rendezvények
Az Európai Bizottság és a Leonardo nemzeti irodák 2002. óta kisebb megszakításokkal folyó közös
kezdeményezésként törekszenek a jó gyakorlatok azonosítására és terjesztésére Európai szintem. A
tevékenységet az Európai Bizottság finanszírozza.
E tematikus együttműködés a következő elemeket foglalja magában:
• eredmények európai szintű feltérképezése
• az eredmények, projektek téma szerinti csoportosítása
• tapasztalatcsere elősegítése a hasonló témájú projektek, és a szektor egyéb szereplői között
• hálózatosodás elősegítése a projektek és egyéb kulcsszereplők között
• jó gyakorlatok elterjesztése, európai szintű beépülésének támogatása
• szükségletek azonosítása
A nemzeti irodák tematikus együttműködésük eredményeként nemzetközi konferenciákat,
szemináriumokat, valamint nemzeti disszeminációs rendezvényeket szerveznek, illetve kiadványok
(elemzések, összefoglalók) jelentetnek meg a legjobb gyakorlatokról.
A tematikus rendezvényeken való részvétel - ha annak témája kötődik a projekthez - ajánlott,
mindenképpen hasznos, de nem kötelező. A részvétel költségei elszámolhatók a projekt
költségvetéséből.
A nemzeti irodák tematikus együttműködésével kapcsolatos további részletekről a TEMPUS