Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, FH-Dortmund DV in der Produktion Projektmanagement DV Projekte Dortmund, November 1998 Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, Fachbereich Wirtschaft FH Dortmund Emil-Figge-Str. 44, D44227-Dortmund, TEL.: (0231)755-4966, FAX: (0231)755-4902
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Projektmanagement - Winkels-Net.com · 2012-01-23 · Projektmanagement: DV Projekte 3 Prof. Dr. Heinz -Michael Winkels, FH -Dortmund DV in der Produktion Projektphasen ... Auswahl
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PM_DVProjekte.ppt/HMW/15.11.00
Projektmanagement: DV Projekte
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Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, FH-Dortmund
DV in der Produktion
Projektmanagement
DV Projekte
Dortmund, November 1998
Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, Fachbereich Wirtschaft FH DortmundEmil-Figge-Str. 44, D44227-Dortmund, TEL.: (0231)755-4966, FAX: (0231)755-4902
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Projektmanagement: DV Projekte
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DV in der Produktion
Projektphasen 3
Planung der Systementwicklung 6
Ist-Analyse
Erfassung des Ist-Zustandes 8Beschreibung des Ist-Zustandes 10Bewertung des Ist-Zustandes 12
à Grundsätze:l Sachliche und zeitliche Projektgliederungl Abgrenzbare Entwicklungsschrittel Genehmigungl Abnahme
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DV in der Produktion
... Projektphasen
à Varianten zu den Phasen in DV-Projekten:l Beschaffung von Hard-
und Software
Initialisierung
Vorstudie
Grobkonzept
Detailkonzeption
Realisierung
Einführung
Nutzung
Initialisierung
Vorstudie
Grobkonzept
Analyse / Auswahl Standardsoftware
Detailkonzeption
Realisierung
Einführung
Nutzung
Initialisierung
Grobe Problemanalyse
Entwurf / Realisierung eines Prototypen
Einführung / Erprobung eines Prototypen
Weiterentwicklung des Prototypen
Einführung / Erprobung...
Entwicklung des "endgültigen" Systems
l Einführung von Standardanwendungssoftware
l Prototyping
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Planung der Systementwicklung
à Für jede Phase sind folgende Fragen zu klären:
l WAS ist zu tun?
l WIE ist etwas zu tun?
l Zu welchem ZEITPUNKT sind die einzelnen Schritte zu BEGINNEN und WANN müssen sie BEENDET sein?
l WER ist für die einzelnen Phasen verantwortlich?
l Welche KOSTEN entstehen bzw. dürfen nicht überschritten werden?
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DV in der Produktion
...Planung der Systementwicklung: Netzplantechnik als Hilfsmittel
Grund-methode
Netzplantyp Aussageder Knoten
Aussage derPfeile
Darstellung
MPM Vorgangs-Knoten-Netz
Vorgang,Dauer
Anordnungs-beziehung,Zeitabstand
CPM Vorgangs-Pfeil-Netz
Ereignis(Anfangs-oder End-zustand vonVorgängen)
Anordnungs-beziehungVorgang,Dauer
PERT Ereignis-Knoten-Netz
Ereignis-(Zuständewährend desProjekt-ablaufs)
Anordnungs-beziehung,Dauer
Planen 1
Fertigen 32
2
3
2Fertigen 1
Montieren 1
Planen
Fertigen A
Fertigen B Montieren2
3
1
0
1
Start
Afertig
EndePlanung
montiert1-2-3
2-3-5
1-1-2
0
1-1-1B
fertig
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Ist-Analyse
à Erfassung des Ist-Zustandes
l Welche Arbeitsgänge kommen vor?– Wodurch werden Arbeitsgänge ausgelöst?
– Welche Input-, welche Output-Daten?
– Häufigkeiten bzw. Zeitabstände der Arbeitsgänge
– die einzelnen Arbeitsschritte, die Regeln
– Fehlerrate der Bearbeitung
– Zeit pro Arbeitsgang
– Vordrucke und Formulare, die verwendet werden
– Welche Hilfsmittel?
– Welche Kosten
l In welcher Reihenfolge sind Arbeitsgänge durchzuführen?– Welche sind die unmittelbaren Vorgänge, welche die unmittelbaren Nachfolger?
– Welche Transport- bzw. Übertragungsmittel werden benutzt?
– Wie hoch sind die Transport- bzw. Übertragungszeiten?
– Kann die Reihenfolge der Arbeitsgänge variiert werden?
– Wo sind die Engpässe?
– Wie beurteilen die Empfänger von Leistungen die Sender?
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... Ist-Analyse
à Erfassung des Ist-Zustandes (Forts.)
l Welche Daten bzw. Informationen werden verarbeitet?
– Welche Struktur haben die Daten (Zahlen, Wert, alphanumerisches Zeichen, andere Datenformen z. B. Zeichnung, Bilder)?
– Wo werden welche Daten benötigt?
– Wo werden welche Daten verwaltet?
– Wie oft werden die einzelnen Daten bzw. Informationen benötigt?
– Welche Schlüsselsysteme werden benutzt?
– Wie stark müssen die Daten geschützt werden?
– Welche Qualität haben die Daten?
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à Beschreibung des Ist-Zustands
l Ergebnisse der Ist-Erfassung sind detailliert und übersichtlich festzuhalten:
DateienDaten in: ListenDatenstrukturen
DatenflüsseArbeitspläne in: Diagrammen
Verarbeitungsregeln in: Entscheidungstabellen
... Ist-Analyse
Struktogramme
Programmablaufpläne
Datenflußpläne
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... Ist-Analyse
à Beschreibung des Ist-Zustandes (Forts.)
l Erhebungstechniken
– Unterlagenstudium
o Geschäftsberichte
o Organisationshandbücher
o Betriebsablaufpläne
o Arbeitszettel
o Akkordscheine
o Formulare
o Listen
– Fragebogen
– Interview
– Konferenz/Workshop
– Beobachtung
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... Ist-Analyse
à Bewertung des Ist-´Zustandes: Schwachstellenanalyse
l Möglichkeiten von Schwachstellen oder Mängeln herausarbeiten:
– Mängel in der Aufgabenerfüllung (Buchhaltungsdifferenzen, lange Lieferzeiten)
– Auswirkung von Schwachstellen (Verlust von Kunden und Marktanteilen)
– Unzureichende Wirtschaftlichkeit (zu hohe Kosten an Material oder Personal)
l Ursachen– Unzulänglichkeit, Fehler oder Schwächen von:
o Sachmittelno Bearbeiterno Arbeitsabläufeno Dateno innerbetrieblicher Kommunikation
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... Ist-Analyse
à Bewertung des Ist-´Zustandes: Schwachstellenanalyse (Forts.)
l Quantifizierbare Mängel:
– Überstunden
– Lieferverzögerungen
– Kundenbeanstandungen
– Inventurdifferenzen
– Zinsverluste
– nicht ausgenutzte Skonti
l Nichtquantifizierbare Mängel:– unvollständige Daten
– nicht aktuelle Daten
– fehlende Führungsinformationen
– Reibungspunkte bei der Leistungsweitergabe
à Alle Mängel sind aufzuführen, hinsichtlich derer Verbesserungsmöglichkeiten bestehen!
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Kreativitätsphase
à Erstellung eines Grobkonzeptes
l Ein Grobkonzept stellt einen Rahmenvorschlag für das geplante Anwendungssystem dar.
l Das Grobkonzept dient:– als Entscheidungsgrundlage für die Fortsetzung des Projektes– der Strukturierung der weiteren Vorgehensweise– als Richtlinie für ein Detailkonzept
l Es enthält eine grobe Beschreibung der
– Hardwarekonfigurationz. B. mittels Datenflußplänen
– Systemfunktionz. B. mittels Struktogrammen
Programmablaufplänen– Datenstrukturen
z. B. mittels Entity-Relationship-DiagrammDatentabellen (~Relationen, Schemata)
– weitere Projektphasenz. B. mittels Balkendiagramm
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à Detailkonzept (Forts.): Erstellung
Kostenarten
Primärkosten Sekundärkosten
Kosten der Kostenstelle Sekundärkosten Soll-Ist-Vergleich
Zuschlagsätze KostenträgerHier Titel eingeben
Kostenrechunung
Grobkonzept
Detailkonzept
BO
TT
OM
UP
... Kreativitätsphase
TO
P D
OW
N
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... Kreativitätsphase
à Detailkonzept (Forts.): Rahmenbedingungen
l Unternehmensbeschreibung (Größe, Branche etc.)
l Ziele (Verbesserung der Wirtschaftlichkeit, Einsparungen an Kosten, Personal etc., Erhöhung der Informationsbereitschaft, Verbesserung der Kundenservice)
l Situationsbeschreibung bestimmter relevanter Bereiche
l Mengengerüste (für Daten, Arbeitsvorgänge)
l Benutzerfreundlichkeitsansprüche
l generelle Anforderungen z. B. – Bevorzugung von Standardprogrammen– Hard- und Software aus einer Hand– Umfang der angestrebten Lösung („schlüsselfertig)– Personalschulung– Gewährleistungen (Störungen, Dokumentation, Zeitverhalten der Programme)– Ausbaufähigkeit– stufenweise Realisierung
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... Kreativitätsphase
à Detailkonzept (Forts.): Pflichtenheft allgemeiner Teil
l Hardware-Konfiguration (Ausbaufähigkeit beachten)
l Systemsoftware (Betriebssystem, Standard-Tools)
l Anwendungssoftware (Welche Standardsoftware, welche Individualprogramme)
l Kosten für Investitionen, Umstellung, laufenden Betrieb
l Umfang, Art und Kosten der Lieferantenunterstützung
l Vertragsbedingungen (Lieferbedingungen, Garantie, Zahlungsbedingungen)
l Art und Kosten der Datenübernahme
l Wartungsbedingungen
l Sicherstellung von Datenschutzanforderungen
l Einhaltung von Normen (Hardware, Software, Projektmanagement)
l Liefertermine
l Bonität des Lieferanten (Referenzen etc. verlangen)
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... Kreativitätsphase
à Detailkonzept: Pflichtenheft für die Programmanforderung
l Angaben zur Systemorganisation– Speicherungsform– Speichermedium– Organisation der Datenbank– Zugriffsberechtigung
l DatenstrukturenDefinition der Datensätze, -felder und Schlüsselelemente
l Systemfunktionen– Dateneingabe: Art der Eingabedaten
Form der Eingabe– Verarbeitung Beschreibung der Verarbeitungsprozeduren, Bildschirmmasken,
Schnittstellen zu anderen Programmen– Datenausgabe Art der Ausgabedaten, Ausgabegeräte, Form der Ausgabedaten
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... Kreativitätsphase
à Detailkonzept (Forts.): Aussagen zur Handhabung der Stammdaten
l Welche Stammdaten werden geführt?l Artikel und Dienstleistungen?
l Zeitdaten (z. B. Werkskalender, Urlaubskalender etc.)l Arbeitsplänel Stücklistenl Vorrichtungen und Werkzeugel Lieferantendatenl Wirtschaftsdatenl Vertragsdatenl Berechtigungs- und Statusführung der Stammdaten
à Detailkonzept (Forts.): ... Aussagen zur Handhabung der Stammdaten
l Vorbesetzung der Stammdatenbereiche– mit neutralen Inhalten– mit standardisierten Inhalten– mit frei wählbaren Inhalten
l Wählbarkeit der Datenstruktur durch den Anwender bezüglich– Datenart– Stellenanzahl– Position des Datenfeldes– Bündigkeit des Feldinhaltes
l Festlegung der Steuerungstabellen, z. B. in Form von– Kostenstellen– Mengeneinheiten– Werteinheiten– Organisationseinheiten
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... Kreativitätsphase
à Detailkonzept (Forts.): ... Aussagen zur Handhabung der Stammdaten
l Struktur des Nummernsystems– maximale Anzahl der Positionen fest vorgegeben– freiwählbare Anzahl Stellen– numerische Darstellung– alphanumerische Darstellung
l Bereichsabhängigkeit– gleiches Nummernsystem für alle Bereiche?– jeder Bereich hat eigenes Nummernsystem?– Sollen mehrere Nummernsysteme parallel geführt werden?– werden Artikel- und Lieferantennummern parallel geführt
l Prüfbarkeit– soll das Nummernsystem eine Prüfziffer enthalten?– welche Plausibilitätsprüfungen sollen durchgeführt werden?– welche Maßnahmen sind bei Fehleingaben vorzusehen
l Systemunterstützung bei Stammdateneingabe– durch Vorgabe von Standardwerten– durch Kopieren und Ändern vorhandener Stammdatensätze
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DV in der Produktion
... Kreativitätsphase
à Detailkonzept (Forts.): ... Aussagen zur Handhabung der Stammdaten
l Können die Stammsätze über ein Textverarbeitungssystem abgerufen werden?
l Nach welchen Suchkriterien können Stammsatzdaten bearbeitet werden?
l Welche Suchkriterien sind für Stammsatzdaten vorgesehen?– Artikelnummer
– Kurzbezeichnung
– Lagerort
– Materialangaben
l Sollen Stammsätze vollständig oder auszugsweise kopiert werden können?
l Werden Match-Code-Verfahren verwendet?
l Werden Automatisierungshilfen für die Datenänderung verwerndet?
l Werden Änderungszustände geführt?
l Sollen Sammeländerungen kompletter Dateien durchgeführt werden?
l Wird ein Änderungsprotokoll geführt und wie lange?
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DV in der Produktion
... Kreativitätsphase
à Detailkonzept (Forts.): ... Aussagen zur Handhabung der Stammdaten
l Soll der Name des Sachbearbeiters bei de Änderung gespeichert werden?l Sollen bei Statusänderungen Aktionsmeldungen an die betroffenen Bereiche weitergegeben
werden?
l Unter welchen Bedingungen können Stammsätze geändert werden?
l Wird die Archivierung von Stammdaten vom System unterstützt?
l Soll eine Entfernung von Stammdatensätzen mit Archivierung möglich sein?
l Ist die Führung einer Stammsatzhistorie vorgesehen?
l Unter welchen Bedingungen können Stammdatensätze gelöscht werden?l Durch welche Generatoren wird die Auswertung gespeicherter Daten unterstützt?
l Welche Verarbeitungsart soll beim Selektieren von Daten angewandt werden?
l Welche arithmetischen Operationen werden im Selektionslauf verwendet?
l Nach welcher Methode werden Daten sortiert?
l Welche Ausgabearten stehen zur Verfügung?
l Welche Gestaltungsmöglichkeiten der Ausgabe gibt es?
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... Kreativitätsphase
à Detailkonzept (Forts.): Kriterien für Umfang und Gestaltung der Materialwirtschaft
l Festlegung der Materialart– Rohstoffe– Halbfabrikate– Fertigfabrikate– Handelsware– Hilfs- und Betriebsstoffe– Verpackungsmaterial– Aktiv/passiv gestellte Materialien– Nicht-Lager-Material– unbewertetes Material– Dienstleistungen
l Festlegung der Steuerungsfunktionen– Festlegung der Beschaffungsart– Kontierungsverfahren bei Bestellungen– Art der Bestandsführung– Materialartenabhängige Buchführung– Kriterien der Nummernvergabe/Nummernkreise– Festlegung des Materialtyp/der Produktarten
o Der Materialtyp ordnet das Material jeweils einer Produktart zuz.B Typ1. FahrzeugbauTyp2. Anlagenbau Typ3. Kraftwerksbau etc.
l Merkmale des Klassifizierungssystems
– branchenabhängige Anpassung
– unternehmensabhängige Anpassung
– hierarchischer/geclusterter Aufbau
l Merkmale der Suchbegriffe– Klassenschlüssel (voll oder
teilqualifiziert)
– schrittweiser Nachvollzug von
Hierarchiestufen
– klassenbezogene Schlagworte
– materialbezogene Schlagworte
– Materialeigenschaften
– Einsatzbereiche
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... Kreativitätsphase
à Detailkonzept (Forts.): ... Kriterien für Umfang und Gestaltung der Materialwirtschaft
l Festlegung der zuständigen
Fachbereiche– Einkauf
– Diposition
– Fertigungssteuerung
– Arbeitsvorbereitung
– Lager
– Kalkulation
l Hierarchische Gliederung der Stammdaten
– allgemeine Gliederung der Stammdaten
– firmenbezogene Materialstammdaten
– werkspezifische Materialstammdaten
– lagerortspezifische Materialstammdaten
l Statistische Auswertung
– Bestände
– geplante
– Verbräuche
– ungeplante Verbräuche
l Festlegung von Sonderbeständen
– Konsignationsware
– Leihpackungen
– Kundenbestellungen
– Leergut
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DV in der Produktion
... Kreativitätsphase
à Detailkonzept (Forts.): Kriterien für den Aufbau der Lieferantenstammdaten
l Lieferantenkennung,l Name des Lieferanten,l Postleitzahl und Ort,l Land,l Ansprechpartner beim Lieferanten,l Telekommunikationsmöglichkeit (Telefon, Telefax, Telex),l verantwortlicher Disponent,l Branchenkennung,l Statuskennung,l Kreditorennummer,l Zahlungsbedingungen,l Lieferbedingungen,l Standardzu- und -abschlagsrate,l Kreditlimit,l Wert offener Bestellungen,l Umsatz per Periode und in der Vorperiode,l Datum und Umfang der letzten Lieferung/Bestellung,l Gesamtzahl der bisher erfolgten Bestellungen und Bestellvolumen,l Zusätzliche Informationen und Hinweise.
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DV in der Produktion
àWirtschaftlichkeitsanalyse
l Innerhalb der Wirtschaftlichkeitsanalyse sind für alle relevanten Alternativen zu ermitteln:
– Laufende Kosten(Wartung und Systempflege, Abschreibungen auf Hardware, Miete, Versicherung, Kapitalkosten, Verbrauchermaterial, Organisationskosten, Personalkosten, ...)
– Kosteneinsparungen
o Senkung von Kapitalbindung durch kürzere Auftragsbearbeitungszeiten
o oder Reduzierung des durchschnittlichen Lagerbestandes
o Einsparung von Personal durch Automation
o Zinsersparnisse durch schnellere Rechnungsschreibung und bessere Ausnutzung von Skonti
o Einsparung von Vertriebskosten durch Marktanalysen und Vermeidung falscher Werbemittel und ungünstiger Absatzorganisationen
o schnellere Bereitstellung von Daten bzw. Informationen
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DV in der Produktion
... Kreativitätsphase
à Wirtschaftlichkeitsanalyse: Qualitative Einflußgrößen
l geringere Fehlerrate
l Möglichkeit zur Anwendung neuer Verfahren (OR, Statistik)
l klarere und übersichtlichere Organisationsstrukturen
l Einführung einer ökonomischen oder technischen Planbarkeit
l Entlastung verschiedener Ebenen im Unternehmen von Routineaufgaben und Routineentscheidungen in Form einer verbesserten Materialbereitstellung über ein EDV-gestütztes Materialdispositionssystem
l Verbesserte Ausnutzung betrieblicher Kapazitäten und Verringerung von Durchlaufzeiten
l Erhöhung von Absatzchancen
l Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit
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DV in der Produktion
Kosten-Nutzen-Analyse
Kosteneinflußgrößen
Nutzeneinflußgrößen
a) Erstellungskosten• Personalkosten• Externe Personalkosten• Investitionen für Sachkosten im Rahmen des Projektes• Reisekosten
b) Einführungskosten• Schulungskosten• Kosten für Mehrarbeit• Umstellungskosten
c) Laufende Mehrkosten• Lizenzen• Miete•höhere DV-Kosten
Gesamtkosten
a) Einsparung gegenwärtiger Kosten• Personalkosten• Sachkosten• Produktivitätsvorteile
b) Einsparung zukünftiger Kosten• ...
c) Strategische Wettbewerbsvorteile• ...
Gesamtnutzen
... Kreativitätsphase
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Projektmanagement: DV Projekte
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DV in der Produktion
à Software-Beschaffung: Standardsoftware
PRO
l kostengünstigerl schneller einzuführenl benutzerfreundlicherl größere Qualitätl kein eigenes Personall Wartung und Aktualisierung durch Spezialisten
CONTRA
l nicht betriebsgerechtl nur mit sehr hohem Aufwand an die
betrieblichen Erfordernisse anpaßbarl zu allgemein konzipiert mit hohem
Speicherbedarf und hohen Bearbeitungszeitenl führt zu übereilten Umstellungen im Betriebl Hardware abhängig
Kompromiß:l Individualsoftware mit Standard-Entwicklungstools (CASE, UNIX; Open System, ...)l Stark parametrisierbare Standardsoftware (Customizing)
Ausführungsplanung
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Projektmanagement: DV Projekte
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DV in der Produktion
Entwurf 35%
Programmierung und Implementierung 20%
Programm-Test 45%
Entwicklung
25%
Verbesserungen und Erweiterungen 40%
Integration bzw. Verknüpfung mit anderen Programmen 25%
Fehlerbeseitigung 25%
Programmpflege
75%
Verschiedenes 10%
à Aufteilung der Softwarekosten bei Eigenentwicklung
... Ausführungsplanung
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Projektmanagement: DV Projekte
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DV in der Produktion
Hardware Software-entwicklung
Software-wartung
0%
20%
40%
60%
80%
100%
1950 1960 1970 1980 1990
Kostenanteile
à Entwicklung der Kostenanteile für EDV-Systeme
... Ausführungsplanung
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Projektmanagement: DV Projekte
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DV in der Produktion
à Generelle Beurteilungskriterien für Software
l Vertragsgestaltung– Vereinbarung des Liefer- und Leistungsumfangs– Probebetrieb– Beginn der Garantiezeit– Garantiebedingungen– Vereinbarung über Programmmodifikation und -erweiterungen durch betriebliche oder gesetzliche Erfordernisse– Bestimmungen über Wartungs- und Serviceleistungen– Konditionen für Softwareaktualisierungen
l Wartung und Service– Lieferanten sollten Wartung und Service anbieten
l Datenschutz und Datensicherheit– Verhinderung von unerlaubtem Zugriff auf zu schützende Daten– Verhinderung des Zugriffs auf zu schützende Programme– Verhinderung der Veränderung oder Zerstörung von Daten oder Programmen durch Dritte
... Ausführungsplanung
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Projektmanagement: DV Projekte
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DV in der Produktion
... Ausführungsplanung
à Generelle Beurteilungskriterien für Software (Forts.)l Installationsbedingungen
– Beratung in der Planungsphase– Unterstützung bei der Entwicklung des Sollkonzeptes– Anpassung der Software an betriebsinterne Erfordernisse– Installation und Test der Betriebsbereitschaft– Probeläufe– Mitarbeiterschulung
l sonstige Gesichtspunkte– Referenzen über erfolgreiche Installationen– Anzahl bisheriger Installationen– Programmiersprache– Modularität– Schnittstellen (Datentransfer)
l Funktionalität– Übereinstimmung von Anforderungen (Pflichtenheft) und Softwarefunktionen– Kann die Software um fehlende Funktionen ergänzt werden? Aufwand?– Kann Übereinstimmung von Programmleistung und Anforderung durch betriebliche
Anpassungsmaßnahmen erreicht werden?– Anpassungsfähigkeit bzw. Felxibilität gegeben?
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Projektmanagement: DV Projekte
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DV in der Produktion
... Ausführungsplanung
à Generelle Beurteilungskriterien für Software (Forts.)l Quantitative Leistungsdaten
– Laufzeitenverhalteno durchschnittliche Bearbeitungszeiten häufiger Arbeiten o durchschnittliche Anwort- und Reaktionszeiten
– Welche Datenmengen kann das Programm bewältigen?
l Ein- und Ausgabemöglichkeiten– Eingabe rationell mit geringerem Fehlerrisiko?– Ausgabe übersichtlich, umfassend, erweiterbar?
l Benutzerfreundlichkeit– Bedienerführung/Hilfe– jederzeitiges Unterbrechen möglich?– Absicherung gegen Bedienungsfehler– übersichtlicher Bildschirmaufbau– Ist das Programm ohne Verwendung eines Benutzerhandbuches einsetzbar?
Interne Projektinitialisierung• Information aller Projektbeteiligten über die Projektaufbau- und ablauforganisation• Festlegung aller projektspezifischen Ablaufregeln und Standards
Projekt-handbuch
Projekt-plan
QS-Plan
+
... Auftragsabwicklung: Softwareerstellung
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Projektmanagement: DV Projekte
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Vertrieb PM SWE QM KundeHauptaktivitäten initialisieren