1 Projektkontor -effektivisera projektarbetet Bo Tonnquist 0709 - 40 12 91
Nov 01, 2014
1
Projektkontor-effektivisera projektarbetet
Bo Tonnquist0709 - 40 12 91
Bo Tonnquist
KonsultHandledareUtbildareFörfattare
Kan vi ta uppdraget?Har vi resurser?
Vilka projekt pågår?
Hur går projekten?
3
Övning: Hur många prickar?
Nytt försök?
Nu var det lättare.
7
Projektledning
”Struktur för att ge frihet att vara kreativ”
Projekt är viktiga
Allt större del av resurserna används i projekt
Skapar framtiden
Viktigt för organisationens överlevnad
9
Projekt är verktyg för att…
Utveckla nya marknader
Utveckla nya produkter
Skapa operativa förbättringar
Utveckla verksamheten
Utveckla infrastruktur
Men varför….
..misslyckas projekt med sina mål?
..genomförs fel projekt?
..spricker tider och budget?
..realiseras inte projektens värde?
..mäts inte effekterna?
Ledningen…
Saknar ofta översikt
Tvekar på affärsnyttan av projekten
Ser oftast bara misslyckanden
Ser inte kopplingen till organisationens mål och strategier
Tar inte beställaransvaret
Organisera projekten
Organisera projekten
Projekt – en temporär satsning att skapa en unik produkt, tjänst eller resultat
Organisera projekten
Program – en grupp projekt som samordnas för att skapa nyttor och möjliggöra styrning som inte är möjligt när de hanteras individuellt
Organisera projekten
Portfölj – en samling projekt och/eller program och andra uppgifter som grupperats tillsammans för att möjliggöra en effektiv styrning för att kunna nå strategiska affärsmål.
Portföljnytta
Stödjer organisationens strategier
Använder resurserna optimalt
Portföljhantering
Har jag valt rätt projekt?
Finns det en koppling mellan de valda projekten och strategin?
Har jag rätt resurser för att driva valda projekt?
Levererar valda projekt önskade resultat?
Urval och prioritering
18
Värdemaximering
Balansering
Riskminimering
Hur går projekten?
19
Vilka resurser är tillgängliga?
När kommer projekten avslutas?
Vad kommer projekten kosta?
Vad ska levereras denna vecka?
Projektkontor
……är en del av organisationens projektmognad.
Vad menas med mogen?
Mogen ålder, t ex personer
Vällagrad, t ex vin
Klar att skörda, t ex frukt
Nått fulländning, blivit perfekt
Projektmognad
Hur väl är projektledning etablerad i organisationen?
Hur hanteras projektportföljen?
Koppling mot strategierna?
Finns det en etablerad projektmodell - och följs den?
Finns det mätetal för projekt/program/portfölj? Används de?
Finns metoder för ständig förbättring?
Roller
ProjektplanProjektplan
Dokument
Uppdrags-beskrivningUppdrags-
beskrivning
Beslutspunkter
Metodstöd
✔
Projektmodell
1. Säkerställ 100% stöd hos ledningen.
2. Placera kontoret så centralt som möjligt i organisationen.
3. Välj en plattform som stödjer samarbete och kommunikation.
4. Utse en ansvarig som har projekterfarenhet
5. Bestäm kontorets befogenhet och ansvar.
6. Välj en projektmodell med tydlig struktur och rollbeskrivningar.
7. Börja i en begränsad skala och utvärdera
8. Utbilda projektledare och chefer
9. Var uthållig - den verkliga nyttan kommer inte första året.
10.Alla projekt ska på sikt hanteras av kontoret. 24
Projektkontor -10 steg för att lyckas
Exempel - Portfölj
25
Exempel - Resursöversikt
26
Bo Tonnquist
KonsultHandledareUtbildareFörfattare