Projekti sisemine töökorraldus Terje Tuisk SA Archimedes Teaduskoostöökeskus 7. veebruar 2012, Tallinn
Jan 09, 2016
Projekti sisemine töökorraldus
Terje TuiskSA Archimedes
Teaduskoostöökeskus
7. veebruar 2012, Tallinn
Projekti käikTaotlus
Lõpp
Läbirääkimised
Planeerimine - GANTT
CO NNECT NATIONAL M OBILITY CENTER OF RESEARCHERS IN F INLAND
Du ration o f wo rk package s and in te rd e p e n de nce b ar chart
Du ration F irst Y e ar Se con d Y e ar Th ird Y e ar
W o rk p ackage Months 1 ---- 27
W P1 Ma pp ing the ne ed s o f fo re ig n re se a rche rs M 1
Ta s k 1 . Qu e s tio n n a ire to fo re ig n re s e a rch e rs in Fin la n d 6 D 1
T ask 2 In te rv iews a nd an a lyses 6 D 2 -3
W P 2 In fo rm a tio n a n d g u id a n ce to in co m in g re s e a rch e rs M1
T ask 1 L iv ing in F in lan d , a h a nd bo o k 6 D 4
T ask 2 IPR in F in lan d , a ha nd b oo k 2 M 2 D 5
T ask 3 R u les o f the ho use in re sea rch o rg a n iza tio n s 1 D 6 D 7 -8
T ask 4 He lp d esk a ctiv itie s 3 6
W P 3 In fo rm a tio n a n d g u id a n ce to o u tg o in g re s e a rch e rs
T ask 1 L iv ing ab ro a d , a h an d bo ok 3 D 9
T ask 2 IPR in some cou n tr ie s 1 M 3 D 1 0 D 1 1 -1 2
T ask 3 He lp d esk a ctiv itie s 3 6
W P 4 In fo rm a tio n a n d g u id a n ce to re tu rn in g re s e a rch e rs
T ask 1 R e tu rn in g to F in la nd , a h an db o ok 3 M 4 D 13 D 1 4 -1 5
T ask 2 He lp d esk a ctiv itie s 3 6
W P 5 Fu n d in g a n d jo b o p p o rtu n itie s fo r re s e a rch e rs
T ask 1 Ma rke tin g th e Eu ro pe an po rta l 3 4 M 5-7 D 16, 17 D 1 8 , 1 9
T ask 2 www s ite s o f re sea rch fu n d in g 2 D 20
T ask 3 He lp d esk a ctiv itie s 3 6 D 2 1
W P 6 Ba ltic Se a re g io n a l n e tw o rk o f Mo b ility C e n tre s
T ask 1 T ra in ing an d e xch an ge o f the be st p ractice s 2 4 M 7 D 22
T ask 2 Excha ng e o f th e in fo rma tion 2 4
T ask 3 He lp d esk a ctiv itie s 2 4 M 8 D 2 3 -2 4 D 2 5
W P 7 R emoving ob sta c les o f the mo b ility
T ask 1 C o -o p e ra tive wo rk with o the r se cto rs 3 6 M 9 -1 1 D 2 6
T ask 2 He lp d esk a ctiv itie s 3 6 D 2 7 -2 8
D XX = P rojec t D eliverable
M XX = Miles tone
Planeerimine
Planeerimine
Otsustamine
Steering CommitteeProject Coordinator (Project
Manager)
Leader of WP1
Leader of WP2
Leader of WP3
Leader of WP4
Leader of WP5
3 Deputy Coordinators
EC Representative (Project Officer)
Quality Manager
WP2 Task Leaders
WP3 Task Leaders
WP4 Task Leaders
WP5 Task Leaders
Töökorraldus - PERT
Töökorraldus
• Koordinaator:– Jälgib jooksvalt töö plaani täitmist vastavalt varem kokkulepitud
tähtaegadele – võib nõuda vahearuandeid CA-s kokkulepitud vormi ja perioodidel
– Jälgib projekti tulemite kvaliteeti– Jälgib projekti eelarvekasutust – võib nõuda vahearuandeid CA-s
kokkulepitult– Annab projekti käigust aru Euroopa Komisjonile esitades nõutud
aruandeid ja tulemeid
• Tööpaketi (või mõne väiksema töölõigu) juht:– Vastutab selle eest, et tema töölõik saaks õigeaegselt tehtud– Annab aru koordinaatorile (ja/või tööpaketijuhile ) CA-s kokkulepitud
vormis ja aegadel
Koordinaatori ja teiste juhtide rollid
t-60 WP juht saadab meeldetuletuse vastutavale partnerilet-40 esitatakse tulemi (deliverable) esmane struktuurt-30 WP juht määrab “ülevaatajad”, kes kontrollivad tulemi
kvaliteetit-20 valmis tulem esitatakse “ülevaatajatele”t-10 “ülevaatajate” kommentaaridt-3kohendatud tulem valmist “ülevaatajatelt” OKt+10 projekti juhtorgan kinnitab tulemi ja see esitatakse EK-
let = tulemi esitamise tähtaeg lepingus
Tulemuste tagamise protsess (näiteks)
• Sisaldab projekti igapäevaseks käimashoidmiseks vajalikku informatsiooni
• Põhineb GA lisadel ja CA-l - lisatud detailid, mis ei vaja lepinguvormis allkirjastamist
• Kõikvõimalikud kokkulepitud vormid – koosolekute päevakavade ja kokkuvõtete, vahearuannete, tulemite, finantsaruannete jms. kohta
• Täielikud nimekirjad projekti osalejate kontaktidest• Suhtlusvahend ja infolevi – listid, siseveeb, dokumendihaldus
jms
Projekti käsiraamat
• Sümptom– Keeldutakse esitamast sisearuandeid
• Põhjus– Keegi ei armasta liigset bürokraatiat
• Lahendused– Meeldetuletused, selgitustöö, kokkulepped CA-s– Tõstata probleem projekti koosolekutel– Viivita rahastamisega
Probleemid projekti juhtimisel 1
• Sümptom– Euroopa Komisjonile saadetavad aruanded ei laeku õigeaegselt
• Põhjus– Prioriteetide seadmine
• Lahendused– Regulaarsed sisearuanded– Meeldetuletused– Liigsel hilinemisel esita olemasolevad osad
Probleemid projekti juhtimisel 2
• Sümptom– Tulemid (deliverables) hilinevad
• Põhjused– Ressursside nappus– Probleemne ajakasutus /prioriteedid
• Lahendused– Detailne planeerimine– Regulaarsed koosolekud– Sisearuanded
Probleemid projekti juhtimisel 3
• Sümptom– Tulemite halb kvaliteet
• Põhjused– Halb ajaplaneerimine ja kiirustamine– Oskuste puudumine
• Lahendused– CA-s kokkulepitud ja kõigi partnerite poolt respekteeritav
kvaliteedikontrolli protsess– Mitte esitada tulemit enne kui kvaliteet on korras– Karistused – kuni partneri projektist väljaarvamiseni (tuleb kaasata EK,
kes teeb lõpliku otsuse)
Probleemid projekti juhtimisel 4
• Sümptom– Koostöö puudumine
• Põhjus– Nõrk juhtimine– Kommunikatsiooniprobleemid– Kultuurilised erinevused
• Lahendused– Motiveerimis- ja meeskonnakoolitused projekti üritustel– Sobivate ja piisavate kommunikatsioonivahendite ja –liinide
kasutamine
Probleemid projekti juhtimisel 5
• Sümptom– Puudub pühendumine
• Põhjus– Loodeti osaleda teistsuguses projektis, partneri eesmärgid ei ühti
projekti eesmärkidega– Seatud eesmärkide hägusus– Kommunikatsiooniprobleemid
• Lahendused– Hoolikas partnerite valik ettevalmistusperioodil– Piisava tihedusega peetavad töökoosolekud ja omavaheline
kommunikatsioon– Partneri vahetus
Probleemid projekti juhtimisel 6
sõna Kristinile …