Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Projekt ÜDP Umstellung der Bundesrats- und Parlamentsgeschäfte im Sinne von sogenannt überdepartementalen Prozessen bzw. eines organisationsübergreifenden Geschäftsdatenaustausches zwischen Behördenstellen auf eine durchgängige elektronische Basis bis Ende 2011. ÜDP=überdepartementale Prozesse PSD=processus supra-départementaux Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009 Roger Hofmann, Projektleiter
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Bundeskanzlei BKProgramm GEVER Bund
Projekt ÜDP
Umstellung der Bundesrats- und Parlamentsgeschäfte im Sinne von sogenannt überdepartementalen Prozessen bzw. eines organisationsübergreifenden Geschäftsdatenaustausches zwischen Behördenstellenauf eine durchgängige elektronische Basis bis Ende 2011.
Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
2Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Ausgangslage
Gestützt auf den „Bericht zum Umgang mit elektronischen Akten, Daten und Dokumenten und die Umsetzung“ des EDI vom 15. Januar 2008 hat der Bundesrat gemäss BRB vom 23. Januar 2008 der BK u.a. den folgenden Auftrag erteilt:
“Die BK stellt die Abläufe von Bundesrats- und Parlaments-geschäften bis Ende 2011 in Zusammenarbeit mit den Departementen (Generalsekretariate) und den Parlaments-diensten auf eine durchgängige elektronische Basis um“.
Die BK hat das Projekt ÜDP (befristet bis Ende 2011) fachlich der Delegierten für das Programm GEVER Bund, Nathalie Falcone, unterstellt.
3Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Realisierungsetappe RE1 = September 2009 – Februar 2010
4Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Grundverständnis GEVER
Records Management (Aktenführung)Abbildung und Bewirtschaftung eines geschäftsbezogenen
Ordnungssystems für Verwaltungs- und Organisationseinheiten (inkl. Aufbewahrungs- und Vernichtungsplanung)
DokumentenmanagementSystematische Erstellung,
Bearbeitung und Verwaltung von geschäftsrelevanten,
elektronischen Dokumenten
Workflow/Business Process Management (Prozessführung)Systematische Steuerung und Überwachung von vordefinierten oder Ad-hoc-Geschäftsprozessen
AussonderungAnbietung noch nicht bewerteter
Unterlagen ans Bundesarchiv BAR. Aussonderung der Unter-lagen (archivwürdige ans BAR, nicht archivwürdige vernichten)
Schnittstellen zuFachapplikationen
BüroautomationOutlook/E-Mail
Internet
Stand: 20. Mai 2009
Mensch
Organisation
Technik
CollaborationDokumentenmanagement
mit hoher Flexibilität
M0
5Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Konkretisierung ProjektauftragAuszug aus dem Ergebnisbericht vom 16. Juli 2009
M0
52.9%
89.5%
61.1%
38.9%
78.6%
47.1%
10.5%
33.3%
50.0%
21.4%
0.0% 0.0%5.6%
11.1%
0.0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Aktenführung (Records Management)
Prozessführung (Workflow)
Dokumentenmanagement Aussonderung Collaboration
weiss nicht
NOT GEVER ÜDP
GEVER ÜDP
Fazit zum Thema „Grundverständnis ÜDP“:Die Module Prozessführung (Workflow) und Collaboration (Dokumentenmanagement mit hoher Flexibilität) stehen bei den befragten Personen im Vordergrund. Eine komplette ÜDP-Lösung im Sinne des Grundverständnisses GEVER wird mehrheitlich nicht erwartet bzw. in Abhängigkeit des technischen Lösungsansatzes (z.B. Regelung der Zugriffsberechtigung) nicht erwünscht.
Grundverständnis zu GEVER schaffen bzw. verbessernGeschäftsprozesslandkarte ÜDP zusammen mit den betroffenen Stellen erstellenAkzeptanz/Support der ÜDP-Partner durch aktive Kommunikation und Einbezug schaffenBessere Abstimmung (Konsolidierung) der Projektaktivitäten innerhalb der BK vornehmen
6Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Realisierungsetappe 1Auszug aus dem Projektantrag ÜDP vom 21. August 2009
M1 M2
7Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Projektorganisation ÜDP RE1Programmausschuss GEVER Bund(= PA ÜDP): BAR, ISB, BIT, BK,Parlamentsdienste und Departemente
8Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Soundboards für RE1M1 M2
9Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Grundverständnis ÜDP 1/4
DokumentenmanagementSystematische Erstellung,
Bearbeitung und Verwaltung von geschäftsrelevanten,
elektronischen Dokumenten
Workflow/Business Process Management (Prozessführung)Systematische Steuerung und Überwachung von vordefinierten oder Ad-hoc-Geschäftsprozessen
AussonderungAnbietung noch nicht bewerteter
Unterlagen ans Bundesarchiv BAR. Aussonderung der Unter-lagen (archivwürdige ans BAR, nicht archivwürdige vernichten)Collaboration
Dokumentenmanagementmit hoher Flexibilität
Schnittstellen zuFachapplikationen
BüroautomationOutlook/E-Mail
Internet
Stand: 16. Juli 2009
Mensch
Organisation
Technik
Records Management (Aktenführung)Abbildung und Bewirtschaftung eines geschäftsbezogenen
Ordnungssystems für Verwaltungs- und Organisationseinheiten (inkl. Aufbewahrungs- und Vernichtungsplanung)
10Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Grundverständnis ÜDP 2/4 Initialdefinition:Von überdepartementalen Geschäftsprozessen im bidirektionalenSinne spricht man,
wenn mindestens 2 Generalsekretariate bzw.mindestens 1 Generalsekretariat mit den Parlamentsdienstenin Zusammenarbeit, Koordination mit der bzw. Federführung durch die Bundeskanzlei stehen.
Stand: 20. Mai 2009
11Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
BA1.4
GS 1
BAX.4
GS X
BK PD
Bereich ÜDP
BA1.3
Bereich GEVER in der OE- ev. mit Anteil aus Negativliste Bereich ohne GEVER- Fachapplikationen- Collaboration-Tools- Restlicher Anteil aus Negativliste
BAX.3BA
X.2BAX.1
OE Organisationseinheit
überdepartementale Geschäftsbeziehungen
inter-/intradepartementale Geschäfte
BA1.2
BA1.1
Grundverständnis ÜDP 3/4 Stand: 17. August 2009
BK BundeskanzleiPD Parlamentsdienste
GS GeneralsekretariatBA Bundesamt
12Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Grundverständnis ÜDP 4/4Stand: 17. März 2009
Diese Prozesse lassen sich relativ klar von anderen Tätigkeitenin der jeweiligen Behörde oder Organisationseinheit abgrenzen;Sie sind oftmals hinsichtlich Zeitpunkt, Intensität und Tragweite schlecht planbar (voraussehbar), wenn gleich der Führungs-rhythmus (z.B. für Bundesratsgeschäfte) vorgegeben ist;Sie können sowohl bottom-up als auch top-down ausgelöst werden;Sie verursachen eine wechselwirkende Interaktion (seriell und sequentiell) zwischen verschiedenen Führungstufen;Sie müssen während dem ganzen Prozesslebenszyklus editierbarbzw. bearbeitbar (mit Logfile) sein;Sie bedingen ein möglichst lückenloses „Gefechtsjournal“ der einzelnen Zwischenschritte;Sie erfordern je nach Führungsstufe unterschiedliche Anforder-ungen hinsichtlich Dossierumfang und Qualität bzw. Format;Sie müssen eine bedürfnis- und zuständigkeitsspezifische Redundanz von Unterlagen zulassen.
13Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
BA1.4
GS 1
BAX.4
GS X
BK PD
BA1.3
BAX.3BA
X.2BAX.1
OE Organisationseinheit
BA1.2
BA1.1
BPM-Dokumentation ÜDP 1/5
BK BundeskanzleiPD Parlamentsdienste
GS GeneralsekretariatBA Bundesamt
Dokumentation Business Process Management
BPM ÜDP (in Anlehnung an eCH-0073)
eCH-0073 = Dokumentationsstandard eGov CH (Dokumentation öffentlicher Leistungen und Prozesse)
14Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
BPM-Dokumentation ÜDP 2/5 (in Anlehnung an eCH-0073)Stand: 29. Oktober 2009
LeistungsInventar
LeistungenDiagramm
ProzesseBeschreibung und Diagramm
SubprozesseDiagramm
BPM – Dokumentation ÜDP
Geschäftsprozesslandkarte ÜDP
Hauptprozesse ÜDP
ProzesssteckbriefSchnittstellenbeschreibung
BPMN-Prozessdiagramm
BPMN-Subprozessdiagramm
Visio
Visio
Word
eCH-0096BPM-Tool
eCH-0096BPM-Tool
Darstellung Tool
eCH-0073
15Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
19Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
ÜDP - Vision
20Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Zusammenfassung
Nächste Schritte:Überprüfung der Ergebnisse mit dem Soundboard TP GeschäftsprozessePräsentation der Ergebnisse im Programmausschuss GEVER BundAbgleich der Ergebnisse mit der GL der BundeskanzleiAntrag(Anträge) an die Generalsekretärenkonferenz GSK zum Thema ÜDP
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Besten Dank für die Aufmerksamkeit!
Quelle: Schweizer Illustrierte, Ausgabe vom 17. August 2009, Seite 14