Projectmanagement

>> anaXis is part of

anaXis – uw internet à la carte

Project Management

volgens PRINCE2

>> anaXis is part of

Ik ben Vicky Pagnaer> project manager> bij anaXis sinds 2007> alumna van UHasselt

even voorstellen <<

>> anaXis is part of

het plan <<

Waarover ik ga vertellen> anaXis> Project management à la PRINCE2> Aanpak anaXis

• Planning• Verandering• Rapportering

>> anaXis is part of

het plan <<

Waarover ik ga vertellen> anaXis> Project management à la PRINCE2> Aanpak anaXis

• Planning• Verandering• Rapportering

>> anaXis is part of

anaXis? <<

Dit is anaXis> projectenbedrijf> in Hasselt> opgericht in 2000> onderdeel van SAGA Consulting Group> 60 collega’s> +500 klanten (overheid, bedrijven, …)

>> anaXis is part of

one-stop shop <<

Projecten van A-Z> Project management> Online communicatie> Analyse> Design> Ontwikkeling> Testing> Hosting> Helpdesk

>> anaXis is part of

projecten? <<

Welke projecten we doen:> Web Content Management Systems (WCMS)> Mobile apps / Social media integration> Maatwerk

• Moderniseren met nieuwe technologie• Weblaag op legacy systemen• Nieuwe applicaties• Vervangen Excel/Access

> Geografische informatiesystemen (GIS)

>> anaXis is part of

referenties <<

Enkele van onze klanten

…

>> anaXis is part of

het plan <<

Waarover ik ga vertellen> anaXis> Project management à la PRINCE2> Aanpak anaXis

• Planning• Verandering• Rapportering

>> anaXis is part of

PRINCE2 <<

PRINCE2 ®> PRojects IN Controlled Enviroments> Project management methodologie> Ontstaan in UK> Typerend:

• Toepasbaar op alle soorten projecten, niet enkel IT• Zeer uitgebreid, definieert alle onderdelen van een project• Flexibel toe te passen afhankelijk van de organisatie en

het project

>> anaXis is part of

PRINCE2 in 10 slides

> Wat is een project> Organisatie & rollen> Taken projectleider> Processen – thema’s – principes> Procesmodel

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

Wat is een project?

“A project is a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed Business Case.”

“Een project is een tijdelijke organisatie, opgezet met het doel om één of meer producten af te leveren volgens een overeengekomen Business Case.”

Eigenschappen van een project

> Verandering> Tijdelijk> Multidisciplinair> Uniek> Onzeker

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

Project variabelen:

> Kost> Timing> Kwaliteit> Scope> Risico> Voordelen

>> anaXis is part of

Wie?

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

Project manager

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

Project manager

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

Processen

> Starting up a project> Initiating a project> Directing a project> Controlling a stage> Managing product delivery> Managing a stage boundary> Closing a project

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

Thema’s

> Business Case> Organisatie> Kwaliteit> Plannen> Risico’s> Verandering> Vooruitgang

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

Principes

> Continued business justification> Learn from experience> Defined roles and responsibilities> Manage by stages> Manage by exceptions> Focus on products> Tailor to suit the project environment

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

het plan <<

Waarover ik ga vertellen> anaXis> Project management à la PRINCE2> Aanpak anaXis

• Planning• Verandering• Rapportering

>> anaXis is part of

Project manager bij anaXis:

Taken:> Uitvoering project opvolgen

• Scope• Budget• Timing

> Communicatie klant / team• Verwachtingen klant• Verwachtingen anaXis• Soft skills

> Rapportering management> Administratieve taken

• Formele aanvaarding fases• Facturatie• Contracten

aanpak anaXis <<

>> anaXis is part of

Project manager

PRINCE2 <<

>> anaXis is part of

het plan <<

Waarover ik ga vertellen> anaXis> Project management à la PRINCE2> Aanpak anaXis

• Planning• Verandering• Rapportering

>> anaXis is part of

PRINCE2 over planning:

Plan bepaalt:> Wat (zijn de vereisten)> Hoe (wordt het project aangepakt)> Wie (zal dit project uitvoeren)> Wanneer (zijn de mijlpalen van dit project)> Haalbaarheid projectvariabelen

• Kost, timing, kwaliteit, scope, risico’s, voordelen

planning <<

>> anaXis is part of

PRINCE2 over planning:

Aanpak:> Definitie van de scope (= analyse)> Definitie van de activiteiten (= niet enkel

uitvoerende taken)> Inschattingen maken> Plannen> Risico’s meenemen in alle vorige stappen

planning <<

>> anaXis is part of

Project planning bij anaXis:

Aanpak:> Eerste inschatting op basis van eisen klant

planning <<

>> anaXis is part of

Project planning bij anaXis:

Aanpak:> Eerste planning (meestal enkel grote mijlpalen)Bv.

• Kick-off meeting: 10 december• Goedkeuring analyse: 21 december• Goedkeuring design: 18 januari• Beta-versie: 26 februari• Online: 1 april

planning <<

>> anaXis is part of

Project planning bij anaXis:

Aanpak:> Analyse is aparte taak> Vaste activiteiten die gepland moeten worden

• Analyse• Design• Feedback klant• Programmatie• Testing• ...

planning <<

>> anaXis is part of

Project planning bij anaXis:

Aanpak:> Eventueel nieuwe inschatting na analyse

• Voor grote projecten• Voor onduidelijke of vage requirements• Wanneer de analyse apart wordt besteld

planning <<

>> anaXis is part of

Project planning bij anaXis:

Aanpak:> Effectieve planning

afhankelijk van het project> MS Project

planning <<

Website klant X 71 dagen maa 10/12/12maa 1/04/13kick-off meeting 1 dag maa 10/12/12maa 10/12/12analyse 9 dagen din 11/12/12 vri 21/12/12

voorstel analyse 3 dagen din 11/12/12 don 13/12/12feedback 3 dagen vri 14/12/12 din 18/12/12afwerking analyse 1 dag woe 19/12/12woe 19/12/12goedkeuring analyse2 dagen don 20/12/12 vri 21/12/12

design 10 dagen maa 7/01/13 vri 18/01/13voorstel design 3 dagen maa 7/01/13 woe 9/01/13feedback 3 dagen don 10/01/13 maa 14/01/13afwerking design 2 dagen din 15/01/13 woe 16/01/13goedkeuring design2 dagen don 17/01/13 vri 18/01/13

programmatie 51 dagen maa 21/01/13maa 1/04/13deel 1 20 dagen maa 21/01/13vri 15/02/13testing 3 dagen maa 18/02/13woe 20/02/13deel 2 3 dagen don 21/02/13 maa 25/02/13beta-versie 1 dag din 26/02/13 din 26/02/13feedback 5 dagen woe 27/02/13din 5/03/13deel 3 5 dagen woe 6/03/13 din 12/03/13preview 1 dag woe 13/03/13woe 13/03/13opleiding 1 dag don 14/03/13 don 14/03/13content ingeven 11 dagen vri 15/03/13 vri 29/03/13online 1 dag maa 1/04/13 maa 1/04/13

>> anaXis is part of

Project planning bij anaXis:

Aanpak:> Risico’s beheren

• Mogelijke vertragingen– Trage feedback klant– Verlof/ziekte werknemer– Uitlopen van eerdere fases/andere projecten– Technisch probleem tijdens programmatie– ...

• Rekening houden met vertragingen?

planning <<

>> anaXis is part of

Project planning bij anaXis:

Tips:> Inschattingen met een factor verhogen voor afhankelijke

activiteiten (testing, design, ...)> Inschattingen met een factor verhogen voor de

programmatie zelf> Geen 100% inplannen> Programmeur zoveel mogelijk aan één taak laten werken> Buffer voor feedback klant> Buffer tussen twee projecten of tussen grote fases

planning <<

>> anaXis is part of

het plan <<

Waarover ik ga vertellen> anaXis> Project management à la PRINCE2> Aanpak anaXis

• Planning• Verandering• Rapportering

>> anaXis is part of

PRINCE2 over verandering:

> Problemen zorgen voor verandering> “Probleem” is een ongepland voorval dat een

effect heeft op het project• Change request• Off-specification• Onrechtstreekse problemen

> Verandering t.o.v. baseline plaatsen

verandering <<

>> anaXis is part of

PRINCE2 over verandering:

Aanpak:> Probleem definiëren (type, prioriteit) & registreren

(issue tracking)> Impact inschatten (op de projectvariabelen)> Oplossingen voorstellen> Beslissing nemen> Uitvoeren (incl. planning aanpassen)

verandering <<

>> anaXis is part of

Change management bij anaXis:

Aanpak:> Afhankelijk van grootte project & type probleem> Afhankelijk van fase project> Afhankelijk van huidig verloop project> Afhankelijk van inschatting verandering

verandering <<

>> anaXis is part of

Change management bij anaXis:

Aanpak change requests grote projecten:> Change request procedure

• Change request indienen• Inschatting + timing wordt doorgegeven• Beslissing door klant

verandering <<

>> anaXis is part of

verandering <<

Nummer Change Request Datum Change Reguest Uiterste reactiedatum

Projectnaam

Organisatie OrganisatieNaam NaamTel. Tel.

Evt. ondersteunde informatie Change Request

Aantal urenIn te plannen

Datum Beslissing

2015/02/2012 22/02/2012

--- anaXis

Reden Change RequestBinnen '--- heeft een naamswijziging en een herstyling plaatsgevonden. Tevens is er de voorkeur om i.p.v. met uitrolvensters te werken met knoppen (één handeling minder)

Omschrijving Change Request

Onderwerp Change Request

Contactpersoon Contactpersoon Vicky Pagnaer------

Theming knoppen

---Van --- Aan Vicky Pagnaer

Stylen van de buttons, zodat deze in lijn zijn met de huidige geïmplementeerde theming (o.m. afrondingen).

Duidelijke vraag

Duidelijke vraag, maar inschatting maken kost minimaal halve dag

Onduidelijke vraag, ter bespreking op het eerstvolgende coördinatieoverleg

Uitvoering Change Request

Geen uitvoering Change Request

>> anaXis is part of

verandering <<

Nummer Change Request Datum Change Reguest Uiterste reactiedatum

Projectnaam

Organisatie OrganisatieNaam NaamTel. Tel.

Evt. ondersteunde informatie Change Request

Aantal urenIn te plannen

Datum Beslissing

---

Stylen van de buttons, zodat deze in lijn zijn met de huidige geïmplementeerde theming (o.m. afrondingen).

Vb. zie view contactenbeheer

Gewenste timing naar uitvoering

Raming

Raming detail

Motivatie/verduidelijking besluit

Concrete specificaties Instellen van styling op alle knoppen + controle & browsertest

Beslissing

Duidelijke vraag

Duidelijke vraag, maar inschatting maken kost minimaal halve dag

Onduidelijke vraag, ter bespreking op het eerstvolgende coördinatieoverleg

Uitvoering Change Request

Geen uitvoering Change Request

>> anaXis is part of

Change management bij anaXis:

Tips:> Maak goede afspraken in eerdere fases> Denk mee met de klant> Formele goedkeuring analyse & design> Beslissing is vaak gevoelsmatig

verandering <<

>> anaXis is part of

het plan <<

Waarover ik ga vertellen> anaXis> Project management à la PRINCE2> Aanpak anaXis

• Planning• Verandering• Rapportering

>> anaXis is part of

PRINCE2 over rapportering:

> Groot aantal mogelijke rapporten & documenten> Gebruikt in alle fases van het project> Waarom rapporteren?

• Vooruitgang controleren• Projectvariabelen controleren• Problemen tijdig opvangen• Communicatie met klant / management / team

rapportering <<

>> anaXis is part of

PRINCE2 over rapportering:

> Hoe vaak rapporteren? Afhankelijk van:• Fase• Ervaring team• Vooruitgang• Problemen• ...

rapportering <<

>> anaXis is part of

PRINCE2 over rapportering:

> Enkele voorbeelden:• Project Initiation Document• Highlight report• Issue report• Exception report

rapportering <<

>> anaXis is part of

PRINCE2 over rapportering:

> Project Initiation Document• Referentiedocument over project• Altijd up-to-date• Eerste versie = baseline• Inhoud

– Uitleg project & aanpak oplossing– Team / rollen / planning– Informatie over: kwaliteit, risico’s, communicatie,

normen voor projectvariabelen, ...

rapportering <<

>> anaXis is part of

PRINCE2 over rapportering:

> Highlight report• Status project op regelmatige tijdstippen• Vooruitgang huidige fase (ook t.o.v. baseline)• Problemen (effectieve / mogelijke)• Planning op korte termijn

rapportering <<

>> anaXis is part of

PRINCE2 over rapportering:

> Issue report• Voor veranderingen of problemen• Omschrijving, prioriteit• Aangeraden oplossing, beslissing• Aanpassen na opvolging

rapportering <<

>> anaXis is part of

PRINCE2 over rapportering:

> Exception report• Als projectvariabelen buiten de voorziene norm

vallen• Oorzaken en gevolgen aangeven• Mogelijke oplossingen en aangeraden optie

voorstellen

rapportering <<

>> anaXis is part of

Rapportering bij anaXis:

> Project Initiation Document• Nu: folder op netwerkschijf

– Verzamelplaats voor: verslagen, analyse, belangrijke mails, ...

rapportering <<

>> anaXis is part of

Rapportering bij anaXis:

> Project Initiation Document• In ontwikkeling: PID-pagina in issue-tracking systeem

– Referenties naar documenten/folders– Overzicht projectvariabelen– Timing: Baseline planning / milestones (+ wijzigingen)– Budget: voorziene uren (+ vooruitgang t.o.v. gewerkte uren)– Scope: referentie naar analyse– Kwaliteit = issue tracking systeem– (risico’s / voordelen)

rapportering <<

>> anaXis is part of

Rapportering bij anaXis:

> Highlight report• Informeel, meestal via mail• Overzicht vooruitgang + kortetermijnplanning• Meestal gelijktijdig met vragen voor feedback

rapportering <<

>> anaXis is part of

Rapportering bij anaXis:

> Issue report• Via issue tracking systeem• Tijdens project ingave van TODO’s als issues

(handig voor highlight report)• Change requests of problemen ingegeven door

PM• Na project beschikbaar voor klant als helpdesk-

tool

rapportering <<

>> anaXis is part of

Rapportering bij anaXis:

> Exception report• Meestal mondeling contact manager/klant• Samenvatting achteraf via mail

rapportering <<

>> anaXis is part of

Rapportering bij anaXis:

Tips:> Beter te vroeg dan te laat communiceren> Als je een probleem meldt, ook al oplossingen

kunnen voorstellen, en de aangeraden optie kunnen toelichten

> Snel antwoorden op mails, al is het maar om te zeggen dat je later uitgebreid zal antwoorden

> Zo snel mogelijk laten weten wat je van de klant verwacht en wanneer

rapportering <<

>> anaXis is part of

the end <<

?