Project 2010

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Antes de empezar

Si aparece una barra de seguridad amarilla en la partesuperior de la pantalla en PowerPoint, haga clic enHabilitar edicin.

Se necesita PowerPoint 2010 para ver estapresentacin. Si no tiene PowerPoint 2010, descargueel Visor de PowerPoint(vea la direccin URL en elpanel de notas).

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Curso de MicrosoftProject 2010

Introduccin a Project 2010

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Contenido del curso

Informacin general: aprender los conceptosbsicos de Project

Leccin: incluye cuatro pelculas informativas

Tareas de prctica sugeridas

Prueba

Tarjeta de referencia rpida

Introduccin a Project 2010

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Informacin general: aprender los

conceptos bsicos de Project

Introduccin a Project 2010

Necesita administrar un proyecto perono est seguro de cmo comenzar conProject 2010?

En este curso, aprender a comenzar unproyecto nuevo en blanco, crearalgunas tareas de proyectos y dar unaestructura a su proyecto mediante la

creacin de esquemas de tareas y lavinculacin de una tarea con otra.

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Objetivos del curso

Crear un nuevo proyecto rpida y eficientemente.

Crear una nueva tarea y cambiar una tarea deprogramada manualmente a programada

automticamente. Crear relaciones, o vnculos, entre tareas.

Crear esquemas de tareas para agregar estructura al

proyecto.

Introduccin a Project 2010

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Crear un nuevo proyecto

Introduccin a Project 2010

Seale a la parte inferior del vdeo para ver los controles de vdeo.Arrastre o mueva el puntero por la barra de progreso para avanzar oretroceder.

Necesito montar un stand en un sitio de exposicin de

productos.

Me dijeron que Microsoft Project 2010 es especialmente

bueno para organizar y programar tareas

independientemente de la magnitud del proyecto.

Este es mi proyecto con algunas tareas para empezar.

A la derecha, hay una lista de tareas del proyecto

y, a la izquierda, hay una vista que muestra las barras donde

se indica la duracin de las tareas en das.

En la parte superior estn las caractersticas que se pueden

usar en el proyecto.

Ahora, bienvenido a la cinta de opciones.

Dediquemos un segundo a esta cinta antes de pasar

especficamente a la tarea de crear un proyecto nuevo.

La cinta de opciones tiene caractersticas que se agrupan

segn los tipos de actividades

que normalmente se realizan cuando se crea y administra un

proyecto.

En este momento, se muestra la ficha Tarea.

Aqu encontramos varios comandos y caractersticas que se

pueden aplicar a una tarea;

como por ejemplo, formato, programacin y administracin,

entre otros.

Presentar estas caractersticas con mayor detalle en otros

vdeos de este curso.

En la ficha 'Vista', puedo cambiar la forma en la que deseo ver

mi proyecto.

Por ejemplo, ahora estoy usando una vista Diagrama de Gantt

que muestra las tareas a un lado y una barra con la duracin

de las tareas, al otro lado.

Es la vista predeterminada que se abre cada vez que se crea

un proyecto nuevo.

Si deseo ver mi tarea en la vista Calendario,

puedo hacer clic en 'Calendario', en la ficha 'Vista'.

Ahora, regresemos a la vista Diagrama de Gantt para crear

algunas tareas ms y explicar ms detalles.

Agregar dos tareas ms. A esta le asignar una duracin de

dos das.

Agregar la tarea Demoler

con una duracin de tres das.

Observe las barras adicionales de la derecha que reflejan los

cambios que acabo de hacer.

Ahora pasar a la vista Calendario y ver cmo se muestran

estos cambios en el calendario.

Obtendr ms informacin acerca de tareas en el siguiente

vdeo de esta serie de cursos.

Volvamos ahora a la vista de Diagrama de Gantt.

Veo mi lista de tareas otra vez con las barras a la derecha.

Una vez que se familiarice con la cinta de opciones empezar

a disfrutarla porque es rpida

y permite encontrar exactamente el comando que necesita

para un trabajo determinado de Project.

Ahora creemos un proyecto nuevo. Hago clic en la pestaa

'Archivo'

donde puedo ver comandos familiares para llevar a cabo

distintas acciones,

como abrir un proyecto existente,

cerrar este proyecto, imprimir o enviar un proyecto a otra

persona.

Ahora quiero crear un proyecto nuevo, y hago clic en 'Nuevo'.

Aqu encuentro varias formas en las que puedo crear un

proyecto nuevo. Podra empezar un proyecto en blanco,

o bien, si deseo ahorrar varios pasos, podra empezar con una

plantilla que me ayude a iniciar un proyecto a partir de un

proyecto existente o, en caso de tenerlo, usar un proyecto de

Microsoft Excel como base de mi proyecto nuevo.

Otra posibilidad es que si mi organizacin usa SharePoint

2010 y ya hay creada una lista de tareas,

puedo importar esa lista en Project y comenzar con ella.

Por ahora, iniciar un proyecto en blanco y crear las tareas

para mi exposicin.

Este es mi nuevo proyecto en blanco.

Y ya estoy listo para empezar a agregar tareas a mi sitio de

exposicin de productos.

En la prxima leccin, obtendr ms informacin acerca de

cmo trabajar y administrar tareas en Project.

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Agregar tareas a un proyecto

Introduccin a Project 2010

Seale a la parte inferior del vdeo para ver los controles de vdeo.Arrastre o mueva el puntero por la barra de progreso para avanzar oretroceder.

Todos los proyectos comienzan con la primera tarea. Por lo

tanto, empecemos.

Este es mi proyecto Exposicin y necesito tener algunas

tareas para emprender la marcha.

Primero agregar tareas a la izquierda de la vista de Diagrama

de Gantt, en la columna Nombre de tarea.Crear cuatro tareas para mi proyecto Exposicin.

En Project 2010, se pueden crear dos tipos de tareas: tareas

programadas manualmente y tareas programadas

automticamente.

Veamos estos dos tipos de tareas con especial atencin

porque sus diferencias pueden crear confusiones en un

principio.

De manera predeterminada, cuando las tareas se crean por

primera vez, se establecen como programadas manualmente.

Las tareas programadas manualmente son una caracterstica

nueva de Project 2010.

Conceden al jefe de proyecto un control completo sobre

cundo debe llevarse a cabo una tarea.

Despus de todo, cuando se empieza un proyecto, las fechas

exactas pueden ser confusas.

La duracin de una tarea programada manualmente no

necesariamente debe ser un nmero;

por ejemplo, podra ser una palabra o frase como Un par de

das.

Har esto. Hasta puedo escribir Hablar con Bob como

segunda tarea

y una palabra como Pronto en la columna Iniciar, o puedo

dejar la duracin y la fecha en blanco.

Observe que Project an no coloca ninguna barra a la

derecha de la vistaporque no sabe qu hacer con fechas como Pronto.

Pero eso no es problema porque estamos en los comienzos

de una programacin poco clara

en la que an no se ha determinado la informacin bsica de

la tarea.Observe adems los iconos en la columna Modo de tarea.Reflejan el modo de programacin que estoy usando ahora,

que es el modo de programacin manual, con tareas que

estn ancladas hasta que yo elija moverlas.Veamos la tercera y la cuarta tarea.

Las establecer como programadas automticamente porque

tengo ms informacin sobre estas tareas.

Conozco la duracin que deben tener o cundo deben

comenzar. Seleccionar estas tareas y las establecer en

Autoprogramar.

Sin embargo, si escribo Un par de das en la columna

Duracin, me da error.

Debo escribir un nmero como 1s para 1 semana o 5d

para 5 das.

Observe que Project ha establecido de forma automtica las

fechas de inicio y finalizacin.

Las versiones de Microsoft Project anteriores a Project 2010

usaban tareas programadas automticamente.Para la ltima tarea, cuyo inicio y duracin conozco,

coloquemos nmeros y veamos qu sucede en la fecha de

finalizacin.

Veo que la fecha de finalizacin se calcula de forma

automtica.

Ahora veo que el motor de programacin de Project

comienza a trabajar duramente.

Observe las barras a la derecha. Nuestro proyecto ahora tiene

suficiente informacin para crear barras.

Antes, para las primeras dos tareas, Project no mostraba

barras porque todava no tena suficientes datos para hacerlo.

Las tareas programadas automticamente permiten

aprovechar la eficacia del motor de programacin de Project

para que nos ayude a prever la fecha de una tarea en funcin

de los valores de fecha y nmero en las columnas Iniciar y

Duracin.

Lo mismo sucede con los elementos que no se ven, como el

calendario del proyecto, los calendarios de tareas,los calendarios de recursos

o las relaciones entre tareas y vnculos a otras tareas, entre

otros.Ahora que sabe cmo agregar tareas a su programacin,

est listo para el siguiente paso: crear relaciones entre tareas.Aprenderemos este tema en el siguiente vdeo de esta serie

de cursos.

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Agregar vnculos entre tareas en el proyecto

Introduccin a Project 2010

Seale a la parte inferior del vdeo para ver los controles de vdeo.Arrastre o mueva el puntero por la barra de progreso para avanzar oretroceder.

En el vdeo anterior, he creado cuatro tareas. Ahora,

aprenderemos a crear relaciones o vnculos entre tareas.

Empecemos preguntndonos por qu debemos vincular las

tareas.

La vinculacin de tareas muestra las relaciones que existen

entre ellas.

Muestra que una tarea debe completarse antes de que

empiece la otra.O que las dos deben comenzar al mismo tiempo.Este es mi proyecto de exposicin con cuatro tareas.

Estas cuatro tareas van a comenzar al mismo tiempo, lo cual

es utpico en la mayora de los proyectos.

Seguramente no querr montar una exposicin sin antes

disearla.

Vincular las primeras dos tareas para indicar que una

comienza despus de la otra.

Primero necesito seleccionar las dos tareas y para hacerlo, las

arrastro.

A continuacin, en la ficha Tarea, en el grupo

Programacin, har clic en el botn Vincular.Aqu veo que Project ha hecho algo prudente.

Asumi que una tarea empieza una vez terminada la otra,

como se puede ver en las barras de la derecha.Observe la lnea de vnculo entre las dos tareas.

Esta lnea representa lo que se denomina un vnculo de Fin a

comienzo,que significa que cuando una tarea finaliza, la otra comienza.

Esta es la relacin predeterminada que se crea cuando se

vinculan dos tareas.

Puedo cambiar esto haciendo doble clic sobre la lnea y

seleccionando otra relacin.Por ejemplo, Comienzo a comienzo.

En el cuadro de dilogo, en la lista Tipo, selecciono

Comienzo a comienzo y hago clic en Aceptar.

Veo que las barras se adaptaron para representar una

relacin Comienzo a comienzo.

No tiene mucho sentido asignar a estas dos tareas una

relacin Comienzo a comienzo.

Pero dos tareas como Disear y Registrar cabina podran

comenzar al mismo tiempo.

Por ahora, volver a cambiar la relacin de las tareas a la

relacin predeterminada Fin a comienzo.

Har clic otra vez en la lnea que une a las dos tareas y, en el

cuadro de dilogo, seleccionar Fin a comienzo.

Observe tambin que no tuve que poner datos en las fechas

de inicio para programar estas dos tareas,

porque estn establecidas en el modo de programacin

automtica.

Por lo tanto, las fechas de inicio y finalizacin de la

programacin se determinaron despus de haberseespecificado las duraciones.

En el vdeo anterior realic una introduccin a la

programacin automtica y manual.

Veamos qu sucede cuando vinculo tareas que estn

programadas manualmente.Seleccionar estas dos filas,y en el grupo Programacin har clic en el botn Vincular.Observe la diferencia de color en las barras.

Esta es una forma rpida de ver qu tipo de programacin de

tareas se aplica.

Cuando vinculo inicialmente estas tareas, se mueven de una

forma predecible...

de manera un tanto similar a las tareas programadas

automticamente.

No obstante, all terminan las similitudes porque ahora,

cuando muevo estas tareas, la tarea vinculada no se mueve.

Trasladar la tercera tarea unos das ms adelante, porque se

necesita que la promocin de la exposicin comience ms

tarde.Arrastrar la tarea al lado derecho de la vista.

Observe que la accin de mover esta tarea no mueve la tarea

a la que est vinculada.

En el mundo real de administracin de proyectos, las tareas

normalmente se superponen o realizan en paralelo

y, si lo hacen, puedo decidir si mantener o no la

superposicin.

En este ejemplo, con una programacin que incluye solo una

pocas tareas,

sera muy sencillo manipular las tareas si estuvieran todas

establecidas en programacin automtica.Pero imagine un proyecto con 50 1000 tareas.

En este caso, quizs desee tener mayor control sobre dnde y

cundo se movern las tareas vinculadas, a travsde la programacin manual.

En el siguiente vdeo, mostrar cmo dar a sus tareas una

mayor estructura mediante la creacin de esquemas.

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Crear un esquema para tareas en el proyecto

Introduccin a Project 2010

Seale a la parte inferior del vdeo para ver los controles de vdeo.Arrastre o mueva el puntero por la barra de progreso para avanzar oretroceder.

En el vdeo de este curso, quisiera mostrar cmo dar

estructura a un proyecto mediante la esquematizacinde tareas.

Por ejemplo, quizs desee mostrar que mi proyecto tiene

fases que incluso deben dividirse en fases ms pequeas.

Esto se denomina Tareas de resumen y Subtareas, y el

proceso que se usa para crearlas se denomina

Esquematizacin.

Veamos cmo funciona. Este es mi proyecto compuesto por

tareas y fases que deben dividirse an ms.

Pero antes de esquematizar las tareas, vincular estas fases, o

Tareas de resumen, para mostrar que una fasesigue a la otra.

Primero seleccionar estas cuatro tareas arrastrndolas. A

continuacin, en la ficha Tarea, har clic enVincular tareas en el grupo Programacin.Ahora estoy lista para esquematizar algunas tareas.

La fase Disear necesita algunas subtareas. Har clic en el

lugar donde deseo insertar una tarea

y, a continuacin, en la ficha Tarea, har clic en Tareas, en

el grupo Insertar, y ver que se ha insertadouna tarea nueva.

Volver a hacer clic en Insertar tarea para agregar una

segunda tarea. Ahora asignar un nombre a estas dos tareas.

Denominar a la primera Contrato y le asignar una

duracin de 3 das.

A la segunda, la llamar Planos y tambin le asignar una

duracin de 3 das en la columna Duracin.

Establecer estas tareas como programadas

automticamente porque deseo que Project realice la

programacin por m.

Selecciono la primera tarea y, a continuacin, en la ficha

Tarea, hago clic en Autoprogramar,

en el grupo 'Tareas'. Selecciono la otra tarea y vuelvo a hacer

clic en 'Autoprogramar'.

Ahora comenzar el esquema con la aplicacin de sangra en

estas dos tareas. Las selecciono haciendo clic y arrastrando.

A continuacin, en el grupo Programacin, hago clic en

Sangra.

Las tareas se mueven levemente a la derecha para mostrar

que ahora son subtareas de la fase 'Disear'.O de la tarea de resumen 'Disear'.

Observe las barras de la derecha. Ahora veo dos barras para

estas nuevas tareas debajo de una barra de resumende color negro que corresponde a la fase 'Disear'.

Esta Barra de resumen resume las duraciones de las

subtareas para indicar la duracin global de la fase de diseo.Si aumentara la duracin de una de las subtareas,la barra de resumen tambin aumentara para reflejarlo.Aumentar la duracin de la subtarea 'Planos' a cinco das.Hago clic en la columna 'Duracin' de la tarea 'Planos',

y veo que la barra de la subtarea aument, al igual que la

barra de la tarea de resumen.

De manera similar, si vinculara estas dos tareas, tal y como se

mostr en el vdeo anterior,

la duracin de la tarea de resumen aumentara para mostrar

el resumen acumulado de las duraciones de las subtareas.

Selecciono las dos tareas arrastrndolas. A continuacin, en el

grupo Programacin, hago clic en 'Vincular tareas'.

Veo que la barra de las subtareas aument, al igual que la

barra de la tarea de resumen.

Dado que estas tareas estn programadas automticamente,

Project sabe adonde moverlas.

Esto est bien para las tareas programadas automticamente

pero, qu ocurre con las tareas programadas manualmente?Recuerde que en el vdeo anterior de esta serie de cursos

se explicaba la diferencia entre las tareas programadas

automticamente y las tareas programadas manualmente.

La duracin de las tareas en modo de programacin manual

se restringe a nmeros.

Puedo escribir una frase para la duracin de tareas, como

pronto. Har esto para la fase de edificacin.

Asimismo, crear ahora dos subtareas programadas

manualmente en esta fase.

Selecciono la tarea debajo de la cual deseo insertar algunas

tareas.

A continuacin, en el grupo 'Insertar', hago clic en 'Insertar

tarea' y vuelvo a hacer clic para

agregar dos tareas. Denominar a estas tareas Pedir

materiales y Construir.

En la columna 'Modo de tarea' veo que ya estn establecidas

como programadas manualmente.

Colocar la duracin Pronto a la tarea Pedir materiales y

Pronto a la tarea Construir.

Ahora les aplico sangra para que sean subtareas de la tarea

de resumen o fase Edificar.

Las selecciono arrastrndolas y, a continuacin, en el grupo

'Programacin' hago clic en 'Sangra'.

Dado que estas dos subtareas estn programadas

manualmente, la tarea de resumen 'Edificar' no las resume.

Despus de todo, cmo podra hacerlo? Hablando en

trminos matemticos, no es posible resumir valores deduracin que no son nmeros.

Si agregara duraciones en formato de nmero a una de las

tareas programadas manualmente,

entonces estos nmeros se resumiran en la tarea de

resumen. Permtame hacerlo.Cambio la duracin de la subtarea 'Pedir materiales' a 3 das.

Hago esto usando la columna 'Duracin' y lo repito para la

columna 'Construir'.

Veo que la barra de resumen cambia para reflejar el aumento

de valor que se produjo en la duracin de estas dos tareas.

Hay otra posibilidad con las tareas programadas

manualmente.

En este momento, la tarea de resumen 'Edificar' aparece

como programada automticamente.

Sin embargo, qu sucedera si cambiara y estableciera la

tarea de resumen en programacin manual?Hagmoslo con la fase 'Edificar'.

Selecciono la tarea y, a continuacin, en el grupo 'Tarea', hago

clic en 'Programar manualmente'.

Observe que se ha agregado una barra de color gris debajo de

la barra 'Tarea de resumen'.

Esta barra es exclusiva de las tareas de resumen programadas

manualmente.Me dice de qu manera se resumen las subtareas.Ahora las barras tienen la misma longitud,

pero como la barra de resumen superior est programada

manualmente,

puedo moverla manualmente sin mover las subtareas

relacionadas.Mover el extremo de la barra de resumen, arrastrndolo.

Veo que la segunda barra adjunta a la barra de resumen no se

ha movido.

Todava sigue reflejando la informacin acerca del efecto

combinado de las subtareas.

Esto es til para aquellos proyectos en los que puedo

aumentar la duracin de una fasesin especificar cunto deben durar las subtareas.

Por ejemplo, si me dicen que la duracin de la fase 'Edificar'

puede extenderse, simplemente extender la barra de esta

fase

y ver la diferencia en la longitud de la barra y en la posicin

de la fecha de finalizacin de la fase y lasltimas fechas de las subtareas.

Puedo empezar a mover las subtareas para administrar mejor

de qu manera se distribuye el tiempo durante esta fase.

Ahora ya sabe cmo iniciar un proyecto, agregar algunas

tareas

y crear una estructura mediante vinculacin y

esquematizacin.Use la sesin de prctica de esta serie de cursos

para comprobar personalmente qu fcil es iniciar un nuevo

proyecto con Project 2010.

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Sugerencias para practicar

1. Cree algunas tareas.

2. Cree relaciones mediante la vinculacin de tareas.

3. Esboce tareas.

Introduccin a Project 2010

Prctica en lnea(se necesita Project 2010)

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Pregunta de prueba 1

Si especifica duraciones para tareas programadasmanualmente, Project crea las fechas de inicio yfinalizacin automticamente. (Elija una respuesta).

Introduccin a Project 2010

1. Verdadero.2. Falso.

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Pregunta de prueba 1

Introduccin a Project 2010

Especificar duraciones para las tareas programadasmanualmente no implica la creacin automtica de fechasde inicio y finalizacin para las tareas.

Si especifica duraciones para tareas programadas manualmente,Project crea las fechas de inicio y finalizacin automticamente.

Respuesta:

2. Falso.

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Pregunta de prueba 2

Las tareas programadas manualmente tienen duracionesadems de fechas de inicio y finalizacin. (Elija una respuesta).

Introduccin a Project 2010

1. Verdadero.

2. Falso.

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Pregunta de prueba 2

Introduccin a Project 2010

Las tareas programadas manualmente no requierenduraciones ni fechas. Pueden existir sin ningunainformacin de programacin.

Las tareas programadas manualmente tienen duracionesadems de fechas de inicio y finalizacin.

Respuesta:

2. Falso.

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Pregunta de prueba 3

Las tareas de resumen siempre resumen la duracin totalde las subtareas. (Elija una respuesta).

Introduccin a Project 2010

1. Falso.

2. Verdadero.

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Pregunta de prueba 3

Introduccin a Project 2010

Solo las tareas de resumen que estn programadasautomticamente resumen la duracin total de lassubtareas.

Las tareas de resumen siempre resumen la duracin totalde las subtareas.

Respuesta:

1. Falso.

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Pregunta de prueba 4

Cul de los siguientes valores de duracin est permitido en lastareas programadas automticamente? (Elija una respuesta).

Introduccin a Project 2010

1. 4.

2. Cuatro das.

3. Pronto.

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Pregunta de prueba 4

Introduccin a Project 2010

Las tareas programadas automticamente usan valoresnumricos. En este caso, puede escribir 4d o 4.

Cul de los siguientes valores de duracin est permitidoen las tareas programadas automticamente?

Respuesta:

1. 4.

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Pregunta de prueba 5

Las tareas programadas manualmente pueden tener comofecha de inicio el valor Pronto. (Elija una respuesta).

Introduccin a Project 2010

1. Verdadero.

2. Falso.

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Pregunta de prueba 5

Introduccin a Project 2010

Las tareas programadas manualmente pueden tener valoresde fecha en palabras, nmeros o fechas.

Las tareas programadas manualmente pueden tenercomo fecha de inicio el valor Pronto.

Respuesta:

1. Verdadero.

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Tarjeta de referencia rpida

Para ver un resumen de las tareastratadas en este curso,vea la Tarjeta de referencia rpida.

Introduccin a Project 2010