CUPRINS CAPITOLUL 1.......ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI....................................................... 1 1.1 REPERE GENERALE.................................................. 1 1.2 SCURT ISTORIC AL INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI................2 1.3 OBIECTUL DE ACTIVITATE AL INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI.........4 1.4 RELAŢII INTERNE ŞI EXTERNE........................................6 1.5 MISIUNEA INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI......................10 1.6 AUTONOMIA LOCALĂ................................................ 10 1.7 TUTELA ADMINISTRATIVĂ............................................ 11 CAPITOLUL 2.......ETAPELE PROCESULUI DECIZIONAL ÎN CADRUL INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI.......................................... 13 2.1 DECIZIA ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ...................................13 2.2 STRUCTURA PROCESULUI DECIZIONAL....................................13 2.3 ETAPELE PROCESULUI DECIZIONAL......................................14 2.4 PROCESUL DE FUNDAMENTARE A DECIZIILOR DE MANAGEMENT PUBLIC ÎN CADRUL INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI...................................16 CAPITOLUL 3 ÎNTOCMIREA DOCUMENTELOR SPECIFICE COMPARTIMENTULUI RELAŢII PUBLICE, SECRETARIAT, APOSTILĂ......................................18 3.1 COMPARTIMENTUL RELAŢII PUBLICE, SECRETARIAT, APOSTILĂ................18 3.2 CIRCUITUL CERERILOR FORMULATE ÎN BAZA LEGII NR.544/2001.............19 3.3 CIRCUITUL CERERILOR PENTRU APOSTILAREA ACTELOR ADMINISTRATIVE............20 3.4 CIRCUITUL PRIVIND CERERILE DE AUDIENŢĂ..............................20 3.5 EVIDENŢA REGISTRELOR COMPARTIMENTULUI RELAŢII PUBLICE..................20 CAPITOLUL 4....ELABORAREA ŞI ADOPTAREA/EMITEREA ACTELOR ADMINISTRATIVE 21 CAPITOLUL 5...................PROCEDURA CONTENCIOSULUI ADMINISTRATIV 22 5.1 CONSIDERAŢII GENERALE CU PRIVIRE LA PROCEDURA CONTENCIOSULUI ADMINISTRATIV. 22 5.2 PERSOANELE CARE POT SESIZA INSTANŢA DE CONTENCIOS ADMINISTRATIV..........23 5.3 PROCEDURA DE REZOLVARE A CERERILOR ÎN CONTENCIOSUL ADMINISTRATIV.........24 CAPITOLUL 6..............................GESTIUNEA RESURSELOR UMANE 26 6.1 POLITICA DE PERSONAL.............................................26 6.2 STRUCTURA CARIEREI FUNCŢIONARILOR PUBLICI............................26 6.3 ORGANIZAREA ŞI DEZVOLTAREA CARIEREI FUNCŢIONARILOR PUBLICI..............27 6.4 EVALUAREA PERFORMANŢELOR PROFESIONALE ALE FUNCŢIONARILOR PUBLICI.........28
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
CUPRINS
CAPITOLUL 1 ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI....................1
1.1 REPERE GENERALE............................................................................................................................11.2 SCURT ISTORIC AL INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI.....................................................................21.3 OBIECTUL DE ACTIVITATE AL INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI........................................................41.4 RELAŢII INTERNE ŞI EXTERNE..............................................................................................................61.5 MISIUNEA INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI.............................................................................101.6 AUTONOMIA LOCALĂ......................................................................................................................101.7 TUTELA ADMINISTRATIVĂ.................................................................................................................11
CAPITOLUL 2 ETAPELE PROCESULUI DECIZIONAL ÎN CADRUL INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI13
2.1 DECIZIA ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ...................................................................................................132.2 STRUCTURA PROCESULUI DECIZIONAL.................................................................................................132.3 ETAPELE PROCESULUI DECIZIONAL......................................................................................................142.4 PROCESUL DE FUNDAMENTARE A DECIZIILOR DE MANAGEMENT PUBLIC ÎN CADRUL INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI..........................................................................................................................................16
5.1 CONSIDERAŢII GENERALE CU PRIVIRE LA PROCEDURA CONTENCIOSULUI ADMINISTRATIV................................225.2 PERSOANELE CARE POT SESIZA INSTANŢA DE CONTENCIOS ADMINISTRATIV.................................................235.3 PROCEDURA DE REZOLVARE A CERERILOR ÎN CONTENCIOSUL ADMINISTRATIV..............................................24
6.1 POLITICA DE PERSONAL....................................................................................................................266.2 STRUCTURA CARIEREI FUNCŢIONARILOR PUBLICI....................................................................................266.3 ORGANIZAREA ŞI DEZVOLTAREA CARIEREI FUNCŢIONARILOR PUBLICI..........................................................276.4 EVALUAREA PERFORMANŢELOR PROFESIONALE ALE FUNCŢIONARILOR PUBLICI.............................................28
CAPITOLUL 7 CHELTUIELILE PUBLICE ALE INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI.........................29
7.1 CONSIDERENTE GENERALE................................................................................................................297.2 CHELTUIELILE PUBLICE ŞI CLASIFICAREA ACESTORA.................................................................................30
măsurilor de apărare care nu au caracter militar, realizarea politicilor naţionale şi europene, în
beneficiul comunităţii judeţene.
Viziunea Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi este de a se dezvolta şi moderniza conform
standardelor europene prin eficientizarea activităţilor interne, oferirea unor servicii de calitate şi
prin implicarea în procesul de reformă şi întărire a capacităţii administrative.
Valorile esenţiale pe care le promovează Instituţia Prefectului Judeţului Iaşi, sunt:
Respectarea legalităţii, Transparenţă, Profesionalism, Orientare către rezultate, Orientare către
cetăţean.
Obiectivul Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi în ceea ce priveşte calitatea serviciilor
oferite se referă la buna funcţionare şi îmbunătăţirea continuă a sistemului de management al
calităţii în conformitate cu SR EN ISO 9001: 2008.
1.6 Autonomia locală
Autonomia locală, reprezintă un principiu al implementării instituţiei prefectului în
sistemul administraţiei publice.Ideea de autonomie locală atrage după sine descentralizarea
administrativă, autonomia fiind un drept, iar descentralizarea un sistem care implică autonomia.
De aceea, descentralizarea, ca element esenţial al autonomiei locale, nu poate fi concepută,
cel puţin în statele unitare, fără existenţa unui control din partea statului, denumit, tradiţional,
control de tutelă, exercitat în unele ţări de funcţionari sau autorităţi ale administraţiei de stat, iar
în altele de către judecători.
Autonomia locală nu poate fi realizată decât în cadrul principiilor statului de drept,
principiul autonomiei locale fiind unul dintre acestea. De aici legătura organică care trebuie să
existe între autonomia locală şi lege, dintre interesele locale şi interesele naţionale exprimate
prin lege.
Aşa se explică de ce, în toate ţările democratice, la nivelul unităţii administrativ-teritoriale
de nivelul cel mai înalt, a fost instituit un reprezentant al statului, al puterii executive, cu rolul de
a veghea asupra aplicării legii de către autorităţile administraţiei publice locale, organizate pe
baza autonomiei administrative.
După sistemul francez, acest rol, la noi, l-a avut prefectul, situaţie reglementată şi de
Constituţia adoptată în anul 1991, care la art.122, alin.2, prevede: „Prefectul este reprezentantul
10
Guvernului pe plan local şi conduce serviciile publice descentralizate ale ministerelor şi ale
celorlalte organe centrale, din unităţile administrativ-teritoriale”.
Se observă că, pe baza principiului deconcentrării, are loc transferul unor atribuţii ale
autorităţii centrale ca şi a dreptului de tutelă administrativă de la organele centrale ale statului
(Guvernul) la reprezentantul local al acestuia (prefectul). Prefectului i s-au stabilit sarcini de
administraţie generală, cum ar fi coordonarea pe plan local a activităţii serviciilor teritoriale ale
ministerelor, precum şi exercitarea controlului cu privire la legalitatea actelor administrative ale
autorităţilor publice locale.
Principiile de organizare şi funcţionare a administraţiei publice locale au o importanţă
deosebită în configurarea structurii organizatorice şi funcţionale a autorităţilor publice locale,
motiv pentru care ele sunt reglementate la nivel constituţional în felul următor: administraţia
publică din unităţile administrativ – teritoriale se întemeiază pe principiul autonomiei locale şi pe
cel al descentralizării servicilor publice.
1.7 Tutela administrativă
Tutela administrativă este o instituţie a dreptului public în baza căreia autoritatea centrală a
administraţiei publice (Guvernul sau Ministerul de Justiţie) şi reprezentanţii locali ai acesteia
(prefecturile), au dreptul de a controla activitatea autorităţilor administraţiei publice locale,
autonome, descentralizate.
Problema tutelei administrative se pune numai între acele autorităţi administrative între
care nu există subordonare ierarhică între un subiect din sfera puterii executive şi unul din afara
acesteia. Nu poate fi vorba de tutelă administrativă între organele centrale ale puterii executive –
Guvern, ministere – şi cele ce exercită această putere la nivel judeţean sau local – prefect şi
serviciile descentralizate ale ministerelor.
Tutela administrativă constă în dreptul autorităţilor tutelare de a aproba, anula sau
suspenda anumite acte ale autorităţilor descentralizate, pentru motive de legalitate.
Chiar dacă legislaţia actuală a României nu mai prevede, în mod expres, instituţia tutelei
administrative aceasta există şi funcţionează, având unele trăsături specifice care se abat de la
modelul clasic al acestei instituţii.
Pentru ca tutela administrativă să existe, legislaţia actuală ar trebui să cuprindă trei
elemente: o autoritate centrală sau una locală abilitată de aceasta, în baza legii, să exercite tutela;
11
precizarea cazurilor pentru care se exercită controlul; precizarea actelor asupra cărora se exercită
controlul.
Atât dispoziţiile constituţionale, cât şi cele ale Legii administraţiei publice locale
precizează că prefectul controlează numai legalitatea, iar controlul priveşte numai actele
administrative adoptate sau emise de autorităţile administraţiei publice locale şi judeţene.
Natura controlului efectuat de prefect nu este un control ierarhic, deoarece între prefect, pe
de o parte şi consiliile locale şi judeţene şi primari, pe de altă parte, nu există raporturi de
subordonare.
În ce priveşte tutela administrativă care există şi funcţionează în sistemul administrativ din
România, sunt de reţinut, în legătură cu gradul de descentralizare administrativă, următoarele
aspecte: întrucât controlul de tutelă exercitat de prefect priveşte numai legalitatea actelor
administrative rezultă că este vorba de o descentralizare mare.
Tot cu acelaşi grad poate fi cotată descentralizarea în România şi ca urmare a faptului că
organul de tutelă (prefectul) nu poate anula actele ilegale ale autorităţilor autonome
descentralizate, aceasta făcându-se numai de instanţa de contencios administrativ.
12
CAPITOLUL 2 ETAPELE PROCESULUI DECIZIONAL ÎN
CADRUL INSTITUŢIEI PREFECTULUI JUDEŢULUI IAŞI
2.1 Decizia în administraţia publică
Decizia administrativă este o manifestare de voinţă a persoanelor sau organelor
administraţiei, premergătoare acţiunilor de întreprins şi prin care acestea optează pentru o
soluţie, în vederea atingerii unui scop, (obiectiv) sau realizării unei finalităţi4.
Pentru a putea vorbi de proces decizional trebuie avută în vedere şi noţiunea de decizie
administrativă. Procesul decizional cuprinde o multitudine de decizii care în elaborarea lor trec
printr-o serie de etape bine determinate. Procesul decizional este prezent chiar şi atunci când
sunt prestate sarcini sau activităţi mărunte sau atunci când sunt semnate documente oficiale (de
către un ministru, conducător sau preşedinte de stat). Altfel spus, deciziile sunt o componentă de
bază a activităţii zilnice a funcţionarilor publici din zilele noastre, şi cu ajutorul lor se realizează
în mare parte activitatea de administraţie publică.
Orice decizie administrativă trebuie să răspundă următoarelor cerinţe:
- să fie fundamentată ştiinţific;
- să aibă un caracter realist;
- să intervină în timp util;
- să fie integrată în ansamblul deciziilor administrative adoptate anterior;
- să fie oportună
2.2 Structura procesului decizional
Conţinutul principal al procesului decizional îl reprezintă selectarea unei alternative
dintre cele aflate la dispozitia decidentului. Într-un demers analitic, se pot stabili următoarele
elemente proprii oricărui proces decizional:
a) Obiectivul sau obiectivele deciziei. Obiectul unui proces decizional este reprezentat de
nivelul propus a fi realizat pentru un anumit criteriu.
4 ONOFREI Mihaela, Suport de curs Decizia în Administraţia Publică, an universitar 2009 - 2010, Facultatea de Economie şi Adminstrarea Afacerilor, Specializarea Administraţie Publică
13
b) Decidentul (individual sau colectiv). Este cel care selectează una dintre variantele
posibile.
Pentru a putea elabora decizii de calitate, e necesar ca decidentul să îndeplinească un
minim de condiţii:
să dispună de autoritate în domeniul în care urmează să ia decizii;
să stie să lucreze cu oamenii;
să practice un stil managerial adecvat situaţiilor cu care se confruntă organizaţia.
c) Mulţimea variantelor decizionale (alternativele, strategiile). Identificarea şi stabilirea
acestora constituie o etapă de maximă importanţă în fundamentarea deciziei. Omiterea unor
variante posibile sau includerea în lista acestora a unor variante nerealizate pentru organizaţie,
poate afecta de la început calitatea deciziei.
d) Mulţimea criteriilor decizionale. Este reprezentată de punctele de vedere ale
decidentului, cu ajutorul cărora acesta izolează aspecte ale realităţii din organizaţie în cadrul
procesului decizional. Criteriile de decizie se caracterizează prin mai multe niveluri
corespunzătoare diferitelor variante si/sau stări ale condiţiilor obiective.
e) Mulţimea consecinţelor criteriilor de apreciere. Prin analiza fiecărei variante posibile în
raport cu fiecare criteriu de aplicare, se obţine un anumit nivel al criteriului pentru fiecare
variantă.
f) Starea naturii (stări de condiţii obiective). Ea explică ansamblul condiţiilor interne şi
externe ale organizaţiei care sunt influenţate sau influenţează decizia cadrului de conducere.
g) Timpul. Este considerat de cei mai mulţi teoreticieni ca o altă componentă a procesului
decizional, însa, în sensuri diferite: trecerea timpului de la adoptarea până la aplicarea deciziei,
între momentul colectării informaţiilor, al elaborării şi executării deciziei etc.
2.3 Etapele procesului decizional
Elaborarea şi fundamentarea deciziilor reprezintă un proces care presupune mai multe
etape ce grupează activităţi specifice. Conţinutul, numărul şi ordinea etapelor depind de natura
abordării decizionale.
Potrivit celor mai multi dintre specialişti, etapele unui proces decizional sunt următoarele:
a) Identificarea şi definirea problemei
Rolul decidentului în această primă etapă, constă în identificarea problemei decizonale şi
diferenţierea ei de o altă nedecizională.
b) Stabilirea criteriilor şi obiectivelor decizionale
14
Criteriile de decizie sunt puncte de vedere ale decidentului cu ajutorul cărora punctează
aspecte ale realităţii organizaţionale.
Criteriile de decizie se caracterizează prin mai multe niveluri corespunzătoare. Fiecare
nivel corespunzător unui criteriu de decizie reprezintă tot atâtea obiective posibile. Deci,
obiectivul unui proces decizional, din punctul de vedere al unui criteriu, este tocmai nivelul
propus a fi realizat pentru acel criteriu.
c) Stabilirea variantelor decizionale posibile
În cadrul primei etape, decizionale se constată existenţa mai multor variante. Acestea sunt
cercetate în amănunt în această etapă printr-o „inventariere" a alternativelor posibile.
d) Alegerea variantei optime
Etapa este cunoscută sub denumirea de „decizia propriu-zisă" deoarece, în cadrul ei
anumite consecinţe. Mulţimea consecinţelor este reprezentată de ansamblul rezultatelor
potenţiale ce s-ar obţine potrivit fiecărui criteriu de decizie şi fiecarei stări a condiţiilor obiective
prin aplicarea variantelor decizionale. Determinarea consecinţelor este o activitate de prevedere,
ea influenţând în mare masură alegerea variantei optime.
e) Aplicarea variantei optime.
După ce a fost aleasă linia de acţiune, deci s-a adoptat decizia, urmează redactarea,
transmiterea şi aplicarea acesteia. în aceasta etapă, un rol deosebit revine decidentului, în ceea ce
priveste motivarea şi transmiterea deciziei luate.
f) Evaluarea rezultatelor
Procesul decizional se încheie cu etapa de evaluare a rezultatelor obţinute cu obiectivele
propuse în scopul depistării abaterilor. Etapa are un rol deosebit, retrospectiv, dar mai ales
prospectiv, în sensul că pe baza ei se trag concluzii pentru viitor, pentru un nou ciclu al
procesului managerial, ciclu care trebuie să se desfăşoare la un nivel calitativ superior.
Figura nr. 4 Etapele procesului decizional
15
2.4 Procesul de fundamentare a deciziilor de management public în
cadrul Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi
Procesul de fundamentare a deciziilor de management public este complex şi presupune
derularea a 8 etape succesive în care sunt implicate mai multe persoane.5
1. Iniţierea deciziei
Această etapă constă în crearea unui cadru care să determine formularea unei decizii.
Cadrul este construit din iniţiativele decizionale. Iniţiativa decizională poate să aparţină
instituţiei sau autorităţii publice care o emite, dar la fel de bine poate să aparţină şi altor actori.
Instituţia sau autoritatea administrativă emitentă este obligată să adopte decizia numai în
cazul când iniţiativa adoptării aparţine unor instituţii faţă de care aceasta este subordonată.
În alte situaţii, iniţiativa adoptării deciziei de management public şi a celei administrative
intervine dacă se constată existenţa unei nevoi sociale sesizată chiar de cetăţeni, pentru a cărei
satisfacere este necesară doar o decizie de management public sau doar o decizie administrativă.
2. Definirea obiectului decizional şi a modalităţilor de realizare a acestuia
Mai întâi, este necesar să se stabilească în mod precis nevoia socială care trebuie
satisfăcută, modalităţile şi mijloacele necesare pentru satisfacerea acesteia. Prin urmare, este
evidentă determinarea obiectivului de realizat, a scopului, a modalităţilor şi resurselor
corespunzătoare. Pe parcursul procesului se are în vedere gradul de prioritate, adică urgenţa
satisfacerii unei anumite nevoi sociale.
3. Documentarea în vederea formulării deciziei
Adoptarea deciziei de management public presupune un proces complex de culegere a unui
volum mare de informaţii realiste. Cu cât acest proces este mai riguros şi mai detaliat, cu atât va
creşte şi calitatea deciziei. Fundamentarea deciziei trebuie să se bazeze pe o amplă şi aprofundată
documentare.
Documentarea se realizează prin cercetarea unor lucrări ştiinţifice, statistici, rapoarte,
procese-verbale, anchete, legislaţia existentă, etc.
4. Selectarea şi analiza informaţiilor culese
După ce s-a încheiat procesul de culegere a informaţilor urmează două activităţi la fel de
importante: selectarea doar a informaţiilor strict corelate cu obiectivul decizional şi analiza
acestora. Acestea sunt necesare, deoarece nu toate informaţiilor obţinute prezintă aceeaşi
5 Armenia Androniceanu, Noutăţi în managementul public, editura Universitară, Bucureşti, 2005
16
însemnătate şi legătură cu obiectivul decizional. În această fază se folosesc metode şi tehnici
complexe de prelucrare a datelor, de elaborare a variantelor decizionale.
5. Conturarea şi analiza alternativelor decizionale
În această etapă sunt implicaţi, alături de decidenţi şi consultaţi, specialişti în domeniul în
care se încadrează decizia de management public, cea administrativă, respectiv cea de politică
publică. În funcţie de caracterul deciziei se utilizează şi diverse metode şi tehnici pentru
formularea ideilor şi ulterior a variantelor decizionale.
Esenţială în această etapă este conturarea unor soluţii, variante clare bine, fundamentate
pentru problema analizată. Aceste alternative trebuie să fie orientate asupra obiectivelor la
realizarea cărora participă.
6. Adoptarea deciziei
Cunoscut fiind obiectivul decizional, în continuare se trece la alegerea variantei care
corespunde cel mai bine acestuia. Procesul este deosebit de complex şi presupune transmiterea
propunerilor formulate - alternativelor decizionale – în timp util decidenţilor, pentru ca aceştia să
le poată analiza şi să formuleze, fie alte variante, fie puncte de vedere pentru completarea
variantelor rezultate în urma şedinţelor de dezbatere.
Deliberarea se finalizează cu adoptarea deciziei, moment deosebit de important, care
reclamă mult spirit de răspundere din partea decidenţilor.
7. Urmărirea aplicării şi respectării deciziei
Aceasta de face de către persoane specializate sau de reprezentanţii instituţiei publice, care
exercită funcţia de control în cadrul sistemului administraţiei de stat la nivel local. Ele urmăresc
în mod expres modul în care se derulează procesele de aplicare a conţinutului deciziei adoptate.
8. Formularea concluziilor rezultate după aplicarea deciziei
În procesul implementării deciziilor este posibil să se constate că o decizie nu reuşeşte să
ofere cea mai bună rezolvare a problemelor care au generat-o. În aceste situaţii se recurge
frecvent la modificarea sau chiar la anularea deciziei printr-o altă decizie care să corespundă
noilor condiţii. Situaţiile de acest fel atrag însă costuri suplimentare, blocaje pe care sectorul
public le suportă foarte greu.
Şi în cadrul Instituţiei Prefectului aceste etape pot fi utilizate şi parcurse de către secretarul
general, în calitate de manager.
Procesul de luare a deciziei, de cele mai multe ori, nu se face exact aşa „ca la carte”, în
administrţia publică din România, cu respectarea exactă a tuturor etapelor enunţate mai sus. Se
17
întamplă uneori că nici nu există suficient timp de gândire, fiind presaţi de numărul mare de
probleme, deciziile fiind luate din mers.
O metodă eficace de luare a deciziei este cea prin cooperare. Luarea deciziilor prin
cooperare crează condiţii de dezvoltare a spiritului de echipă, de creşterea responsabilităţii
personale. Caracterul deliberativ al luării deciziilor în colectiv presupune însă o intervenţie
concretă din partea secretarului general, care să vină cu propuneri concrete şi cu clarificări în
planul legalităţii si oportunităţii deciziei luate care să determine pe ceilalţi să accepte discutarea
chestiunilor.
Luarea deciziilor în colectiv are avantajul utilizării cunoştinţelor şi experienţei mai multor
persoane în scopul elaborării unei decizii complete. Aceasta nu înseamnă o difuzare a autorităţii
managerului, care îşi păstrează rolul de organizator principal al procesului decizional.