Programa: “Fortalecimiento Institucional del Empleo ...

Programa “Fortalecimiento Institucional del Empleo Decente y Oportunidades de Empleo para Jóvenes en Honduras”

(EURO+LABOR) DCI-ALA/2014/026-851

Manual de Procedimientos Administrativos Versión 1_2017

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Programa: “Fortalecimiento Institucional del Empleo Decente y Oportunidades de Empleo para Jóvenes en Honduras, EURO+LABOR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Fortalecimiento Institucional para el trabajo decente en Honduras EURO+LABOR (DCI-ALA/2014/026-851) Honduras




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Proyecto Financiado por la

Unión Europea

Implementado por el consorcio:

Tegucigalpa, MDC, Junio de 2017




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CONTENIDO I. SIGLAS Y ABREVIATURAS ..........................................................................................................4

II. INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................................6

III. PROCEDIMIENTOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS DEL PROGRAMA EURO+LABOR 5

1. Gestión de Procesos de bienes y servicios ..............................................................................6

1.1. Contratos de Servicios ......................................................................................................8

1.1.1. Contratos mayores o iguales a 300 mil Euros. ......................................................9

1.1.2. Contratos menores a 300 mil Euros pero mayores a 20 mil Euros. .................. 11

i. Procedimiento Negociado en Régimen Competitivo ............................................ 13

1.1.3. Procedimiento Negociado sin Límites de Monto ................................................. 14

1.1.4. Contratos de Servicio iguales o menores a 2500 Euros.................................... 15

1.1.5. Contratos menores de 20 mil Euros pero mayores a 2500 Euros .................... 15

1.2. Contratos de Suministros ................................................................................................ 16

1.2.1. Contratos mayores o iguales a 300 mil Euros ..................................................... 16

1.2.2. Contratos mayores o iguales a 100 mil Euros y menores de 300 mil Euros......... 17

1.2.3. Contratos menores a 100 mil Euros pero mayores a 20 mil Euros ................... 18

ii. Procedimiento Negociado para Contratos de Suministros sin Límites de Montos .................................................................................................................................... 19

1.2.4. Contratos de Suministros menores a 2500 Euros ............................................... 19

1.3. Subvenciones ................................................................................................................... 20

1.3.1. Convocatoria de Propuesta Restringida ............................................................... 21

1.3.2. Convocatoria de Propuesta Abierta ....................................................................... 23

2. Finanzas ...................................................................................................................................... 25

2.1. Gestión de utilización de la Caja Chica ........................................................................ 25

2.2. Financiamiento de Giras de Colaboradores ................................................................. 27

2.3. Pago de Honorarios de Colaboradores del Programa EURO+LABOR .................... 27

3. Auditorías ..................................................................................................................................... 28

4. Monitoreo y Evaluación.............................................................................................................. 28

IV. MECANISMOS DE COODINACIÓN Y COMUNICACIÓN ENTRE EL PROGRAMA EURO+LABOR Y SUS CONTRAPARTES ......................................................................................... 30

1. Administradora de anticipos del Programa ............................................................................. 30




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2. Contable de Anticipos del Programa ....................................................................................... 31

3. Resultado 1 del Programa ......................................................................................................... 33




V. ANEXOS .......................................................................................................................................... 37

Anexo 1. Vale de Caja Chica ............................................................................................................. 37

Anexo 2. Solicitud de Reembolso de Caja Chica ........................................................................... 38

Anexo 3. Solicitud de Financiamiento de Gira ................................................................................ 39

Anexo 4. Liquidación de Fondos Financiamiento de Gira ............................................................. 42

Anexo 4a. Hoja de Liquidación de Gira ...................................................................................... 42

Anexo 4b. Recibo de Liquidación ................................................................................................ 43

Anexo 4c. Informe de Realización de Gira ................................................................................. 44




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I. SIGLAS Y ABREVIATURAS

AMHON Asociación de Municipios de Honduras

ATI Asistencia Técnica Internacional

BCH Banco Central de Honduras

CAI Clave de Autorización de Impresión. Es un código que emerge de La

autorización de Impresión

CENISS Centro Nacional de Información del Sector Social

CES Consejo Económico Social

COHEP Consejo Hondureño de la Empresa Privada

CPED Centro de Promoción al Empleo Decente

CUTH Confederación Unitaria de Trabajadores de Honduras

DUE Delegación de la Unión Europea

FED Fondo Europeo de Desarrollo.

INE Instituto Nacional de Estadísticas

INFOP Instituto Nacional de Formación Profesional

MADIGEP Medidas de Apoyo al Desarrollo Institucional y la Gestión de Políticas

Públicas

MSED Mesa Sectorial para la promoción del empleo decente

OLAF Oficina Europea de Lucha contra el Fraude

OML Observatorio del Mercado Laboral

ONCAE Oficina Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

PPM Presupuesto Programa Multianual

PRAG Guía Práctica

PTU Países y Territorios de Ultramar

REC Reglamento de Ejecución Común

ROI Registro de la Oferta Institucional

RUP Registro Único de Participantes

SAR Servicios de Administración de Rentas de Honduras

SEFIN Secretaría de Finanzas

SENAEH Servicio Nacional de Empleo de Honduras

SIAFI Sistema de Administración Financiera Integrado

SIME Sistema Integrado de Monitoreo y Evaluación

STSS Secretaría de Trabajo y Seguridad Social

TDR Términos de Referencia

TSC Tribunal Superior de Cuentas




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UCP Unidad Coordinadora de Proyectos

UDEL Unidad de Desarrollo Económico Local

UE Unión Europea

UNAH Universidad Nacional Autónoma de Honduras

UPEG Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión




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II. INTRODUCCIÓN

El presente documento se elabora, en virtud de integrar las condiciones de

organización y funcionamiento requeridas por el convenio de financiación del

Programa “Fortalecimiento Institucional del Empleo Decente y Oportunidades de

Empleo para Jóvenes en Honduras, EURO+LABOR DCI-ALA/2014/026-851

financiado por la Unión Europea y cuyo ejecutor es la Secretaría de Trabajo y

Seguridad Social, STSS.

El Manual de Procedimientos (MP) ha sido elaborado para asegurar el cumplimiento

de los objetivos del Programa y es exclusivo para el uso de todos los funcionarios,

directivos, técnicos y del personal en general que trabajan en las diferentes áreas y

entidades que participan en su ejecución.

Es importante mencionar que los procedimientos de adjudicación de contratos o de

concesión de subvenciones para los proyectos financiados en virtud de los programas

de ayuda exterior de la UE, varían en función de las distintas modalidades de gestión

del proyecto: La gestión directa y la gestión indirecta.

En la gestión indirecta, existen dos modalidades:

Gestión indirecta con controles ex ante: las decisiones son adoptadas por el país

socio, con la autorización previa de la Comisión Europea. Esta autorización previa

puede incluir, en algunos casos y solo para compromisos específicos, una

desviación de los procedimientos estándar (excepción/exención) o la aprobación

previa/incidente notificable.

Gestión indirecta con controles ex post: las decisiones previstas en el convenio de

financiación son adoptadas por el país socio, sin autorización previa de la

Comisión Europea. No obstante, las desviaciones de los procedimientos

normalizados que figuran en la Guía Práctica requieren la autorización de la

Comisión Europea.

(Para mayor información, remitirse al apartado 2.2 de la Guía Práctica)

El manual incluye procedimientos basados en la gestión directa, sin embargo, en los

casos que aplican, se incluyen algunas notas para procedimientos con gestión

indirecta ex ante y ex post.




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III. PROCEDIMIENTOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS DEL

PROGRAMA EURO+LABOR

A continuación se describen gráficamente los principales procedimientos

administrativos del Programa, tomando como base y referencia las Normas y

Procedimientos de la UE. Mismos que se dividen en 4 áreas:

1. Gestión de Procesos de bienes y servicios

2. Finanzas,

3. Auditorías,

4. Monitoreo y evaluación

Nota 1: Todos los anexos y secciones a las que se referirán los procedimientos, hacen alusión específica a la Guía práctica de la Unión Europea PRAG Versión 2016.0 del 15 de enero de 2016 y al Convenio de Finaciación suscrito con el Gobierno de Honduras, a menos que en el mismo diagrama se indique lo contrario. Nota 2: Se hace hincapié a la importancia de respetar la utilización exclusiva de los

formatos a los que estos procedimientos hace mención y modificarlos conforme a las instrucciones en ellos descritas. Nota 3: El Procedimiento Negociado se puede aplicar a cualquiera de los procesos

independientemente del monto. En el caso de que un procedimiento falle, se puede realizar un Procedimiento Negociado, siempre y cuando se cumplan los criterios 3.2.4.1, 4.2.5.1., 5.2.5.1.. Nota 4: Para el procedimiento Negociado sin Límites de monto, si el monto de los contratos es mayor a 50 mil Euros es una Gestión Ex Ante, si es menor de 50 Mil Euros es una Gestión Ex Post, en este último caso no se requiere aprobación de la UE. (Para mayor información revisar apartado 2.4.8 de la Guía de Procedimientos)

Los criterios de selección de las licitaciones deben ser definidos y verificados.

Este procedimiento puede ser utilizado si se cumplen ciertos criterios indicados en

la 3.2.4.1.




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1. Gestión de Procesos de bienes y servicios

Nota 5: En principio, los productos suministrados en el marco de un contrato público, o con arreglo a un contrato de subvención, financiados con cargo al presupuesto de la UE o del FED (incluidos los PTU), deberán proceder de un país elegible designado por el instrumento pertinente. No obstante, estos productos podrán proceder de cualquier origen (plena desvinculación) si su valor se sitúa por debajo del umbral del procedimiento negociado en régimen competitivo - 100 000 EUR. Esta disposición para la plena desvinculación por debajo del umbral del procedimiento negociado en régimen competitivo deberá indicarse en el anuncio de contrato. Cuando el contrato esté dividido en lotes, la norma se aplicará por lote (aplicable únicamente a los lotes de menos de 100 000 EUR). Todos los bienes que vayan a suministrarse en virtud de un contrato de suministro estarán sujetos a la norma de origen, así como los materiales, bienes y componentes que deban incorporarse o formar parte de las obras permanentes en virtud de un contrato de obras. (Para mayor información, revisar apartado 2.3.1. de la Guía Práctica)




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BIENES Y SERVICIOS

Contratos de Servicios

Contratos de Suministros

Subvenciones




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1.1. Contratos de Servicios




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1.1.1. Contratos mayores o iguales a 300 mil Euros.




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Contratos >= 300 000 EUR(3.3.Procedimiento restringido

Interncional)

3.3.1.2.Publicación de anuncio informativo de las características

de la Licitación (Anexo B2a )

2.8. Creación y aprobación de Comité de Evaluación de candidatos (Anexo A4 )

3.3.2. Preselección de candidatos (Anexo B4 )

3.3.10. Proceso de Evaluación y selección de Ofertas

3.3.12. Adjudicación del contrato(Anexo B13a)

Preparacion y firma del contrato(Anexo B8)

Redacción y Aprobación Informe de Preselección (Anexo B5 )

2.9.3. Notificación y publicación de Adjudicación de Contrato

(Anexo B13a)

Ejecución del Contrato

Seguimiento del contrato

Evaluación y cierre del contrato

3.1.1.1. Publicación de anuncio de Información Previa (Anexo B1)

3.3.6. Plazo de Presentación de ofertas (Anexo B13a)

3.3.7 Período de validez de la Oferta (Ver sección 2.8.5)

3.3.7 Período de validez de la Oferta (Ver sección 2.8.5)

3.3.8 Presentación de la Oferta

Preselección de 4 a 8

candidatos

Solo los licitadores con una puntuación media de al menos 75 puntos en la evaluación técnica, pasarán a la evaluaciónfinanciera.

Los anuncios deben ser previamente aprobados por

la DUE

Deberá haber un mínimo de tres evaluadores para todos los procedimientos, salvo para los contratos superior a 5 millones de EUR.

Este informe es firmado por el Comité de Evaluación de candidatos y aprobado por UE

La Comisión Europea publicará los resultados de la licitación en el Diario Oficial (si procede) y en el sitio web de EuropeAid.

Para estos procesos revisar las condiciones general del Convenio de Financiación, Anexo II

Debe publicarse en el Diario Oficial de la Unión Europea y en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicación adecuado




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1.1.2. Contratos menores a 300 mil Euros pero mayores a 20 mil Euros.

Contratos < 300 000 EUR > 20 000 EUR

(3.4.1 Contrato Marco BENEF 2013)

Envío de Convocatoria de Servicio

Se anula o: Se reanuda con diferentes contratistas

marco. Relanzar una solicitud de servicios. Iniciar un procedimiento negociado en

régimen competitivo (3.4.2.) Iniciar un procedimiento negociado en

régimen competitivo al margen de Contrato Marco

3.4.1.2. Al menos una oferta

cumple los criterios de selección

No

Proceso de Evaluación y Selección

Si

Se elige la oferta con la mejor relación calidad-precio




Preparación y firma del contrato (Anexo B8)

2.8. Creación y aprobación de Comité de

Evaluación (Anexo A4 )

Deberán ser 3 contratistas marco del mismo lote

Solo se evalúan las ofertas que cumplan los criterios de admisibilidad (sección

3.4.1.2)

Si solo se recibe una oferta, pero cumple con los criterios de selección, se procede a evaluarla

Para estos procesos revisar las condiciones general del Convenio de Financiación, (Anexo II)




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Condiciones de Uso de un

Contrato Marco

Las operaciones deberán ser en el interés exclusivo de terceros países beneficiarios de la ayuda exterior de la UE o en interés de la Comisión Europea junto con terceros países beneficiarios de la ayuda exterior de la UE.

Las operaciones deberán por tanto ser financiadas con fondos de ayuda exterior (Rubrica IV del MFP).

El importe máximo de cada contrato específico, incluidos los apéndices, no podrá superar los 300 000 EUR.

La participación máxima por experto no podrá superar los 260 días hábiles, y la duración total de un contrato específico no podrá exceder de 730 días naturales, incluidos los apéndices.

La utilización del módulo CRIS FWC para la adjudicación del contrato específico es obligatoria para todos los servicios de la Comisión (sede y Delegaciones).




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i. Procedimiento Negociado en Régimen Competitivo

3.4.2. Procedimiento Negociado en Régimen

Competitivo para Contratos menores a 300 mil Euros

pero mayores a 20 mil Euros

Lista corta de prestadores de servicios

(Anexo B8o6 )

Convocatoria de licitación junto con el expediente

de licitación a cada candidato (Anexos B8o4, B805 y B8o7 )

Anuncio de contrato (Anexo B803 )

Evaluación y selección de Ofertas (Anexo B801 )

Preparación y firma del contrato(anexo Bo2)




Creación y Aprobación de Comité de Evaluación de Ofertas

(sección 2.8.9)

El anuncio de contrato no se publicará, pero se incluirá en el expediente de licitación

Si solo recibe una oferta que sea válidadesde un punto de vista administrativo y técnico, podrá adjudicarse el contrato siempre que se cumplan los criterios de adjudicación.

Deberá haber un mínimo de tres candidatos





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1.1.3. Procedimiento Negociado sin Límites de Monto

3.2.4.1. Procedimiento

Negociado

Gestión de aprobación para realizar el procedimiento negociado

Preparación de Informe de Negociación (Anexo A10 )

3.3.12.1. Notificación de adjudicación del

contrato (Anexo B13a)

3.3.12.1.1. Solicitud de disponibilidad de

expertos principales

3.3.12.1.2. Aprobación de Expertos

Principales

Preparación y firma del contrato(Anexo B8)




Este informe debe incluirse en el expediente del Contrato, previamente aprobado por el Proyecto Euro+Labor

El adjudicatario del Contrato tendrá 5 días máximo para confirmar disponibilidad





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1.1.4. Contratos de Servicio iguales o menores a 2500 Euros

1.1.5. Contratos menores de 20 mil Euros pero mayores a 2500 Euros

Contratos < 20 000 EUR

(3.2.3.Contratación directa)

Preparación de Informe de Negociación (Anexo A10b )

Preparación y firma del contrato(Anexo B8)

Comprobación de situación de exclusión de candidatos




Realización de la negociación

Deberán seguirse las etapas de negociación indicadas en el modelo de informe. Este informe debe aprobarse por el Proyecto Euro+Labor


Para contratos de Servicios por un valor igual o inferior a 2500 EUR, el Proyecto EURO+LABOR podrá pagar sobre la base de una factura, sin aceptación previa de una oferta.




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1.2. Contratos de Suministros

1.2.1. Contratos mayores o iguales a 300 mil Euros

Contratos > = 300 000 EUR

(4.3. Licitación

Abierta Internacional)

4.3.1.2. Publicación de anuncio de Contrato (Anexo A11e y Anexo C2)

2.8.9. Creación y aprobación de Comité de Evaluación

(Anexo A4 )

4.3.9. Proceso de Evaluación y selección de las ofertas

2.9. Notificación al adjudicatario (Anexo C8a)

Preparación y firma del contrato(Anexo C4c)

2.9.3. Publicación de Adjudicación de Contrato(Anexo C9a)

4.3.1.1. Anuncio de información previa de características específicasde la licitación. (Anexo C1)

4.3.7. Presentación de Ofertas

Ejecución y cierre de Contrato

Los anuncios deben ser previamente aprobados por la

DUE

Deberá haber un mínimo de tres evaluadores para todos los procedimientos, salvo para los contratos superior a 5 000 000 EUR.


Este anuncio se realiza al menos 30 días antes del

anuncio de contrato

Criterios de adjudicación según tipos de Contratos de suministros

4.3.3.1. Contratos de suministro sin prestación de servicios auxiliares

El precio será el único criterio para la adjudicación

4.3.3.2. Contratos de suministro con servicios auxiliares

La calidad de los servicios, conun sistema que permita responder por Si/NO

4.3.3.3. Contratos de suministro con servicios auxiliares especialmente importantes

Con arreglo a lo dispuesto en sección 4.3.3.2. o, previa aprobación, aplicando el criterio relación calidad-precio




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1.2.2. Contratos mayores o iguales a 100 mil Euros y menores de 300 mil Euros

Contratos >= 100 000 y < 300 000 EUR

(4.3.Licitación Abierta local)

4.3.1.2. Publicación de anuncio de Información Previa (Anexo C3)

4.3.1.2. Publicación de anuncio de Contrato (Anexo C2)

2.8.Creación y aprobación de Comité de Evaluación

(Anexo A4 )

Proceso de evaluación de las ofertas



2.9.3. Publicación de Adjudicación de Contrato (Anexo C9a)

Presentación de Ofertas de licitación

Sólo se publicarán en el país beneficiario y en el sitio Web de EurpeAid


Deberá haber un mínimo de tres evaluadores para todos los procedimientos, salvo para los contratos superior a 5 000 000 EUR.


El plazo mínimo entre la fecha de publicación del anuncio de contrato y la fecha límite para la recepción de las ofertas será de 30 días.




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1.2.3. Contratos menores a 100 mil Euros pero mayores a 20 mil Euros

Si se recibe solamente una oferta que sea administrativa y técnicamente válida, podrá adjudicarse el contrato a condición de que se cumplan los criterios de adjudicación.

Si falla este procedimiento, podrá adjudicarse el contrato mediante el procedimiento negociado

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documento

Contratos < 100 000 y > 20 000 EUR

(4.5.Procedimiento negociado

en Régimen competitivo)

Proceso de evaluación y selección de las ofertas



2.9.3. Publicación de Adjudicación de Contrato(Anexo C9a)

Presentación de Ofertas de licitación

Lista corta de prestadores de servicios

Convocatoria de licitación junto con el expediente de licitación a candidatos (Anexos C4, C4a)

Anuncio de contrato (Anexo C2 )


Creación y aprobación de Comité de Evaluación de Ofertas

(sección 2.8.9)


El plazo entre el envío de la carta de convocatoria y la recepción de ofertas será mínimo de 30 días.

Deberá haber un mínimo de tres candidatos





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ii. Procedimiento Negociado para Contratos de Suministros sin Límites de Montos

1.2.4. Contratos de Suministros menores a 2500 Euros

4.2.5. Procedimiento Negociado en Régimen

Competitivo

2.9.2. Preparación y firma del contrato (Anexo C4d)

2.9.3. Publicación de Adjudicación de Contrato (Anexo C9a)

2.9.1. Notificación al adjudicatario (Anexo C8a )


Preparación y aprobación de Informe de Negociación

(Anexo A10 )




Este informe debe incluirse en el expediente del Contrato, previamente aprobado por el Proyecto Euro+Labor




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1.3. Subvenciones

Para suministros por un valor igual o inferior a 2,500 EUR, el Proyecto EUROLABOR podrá pagar sobre la base de una factura, sin aceptación previa de una oferta.

SUBVENCIONES

Convocatoria de Propuestas Abierta

Convocatoria de Propuestas Restringida




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1.3.1. Convocatoria de Propuesta Restringida




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Convocatoria de Propuesta Restringida

6.5.1. Publicación de Convocatoria (Anexo E2)

Sesiones de Información de convocatorias para los solicitantes

6.5.4. Información complementaria antes del vencimiento del plazo de

presentación de propuestas

65.7.1 Creación y aprobación de Comité de Evaluación

6.5.7.2. Recurso a evaluadores.

6.5.8.1. Recepción y registro de las propuestas (Anexo A7)

6.5.8.3. Proceso de evaluación del documento de síntesis (Anexo E5a)

Información a todos lossolicitantes por escrito de los

resultados de la evaluación (Anexo E9a)

6.5.8.5. Evaluación de la elegibilidad de las propuestas (sección 2.8.3)

6.5.8.4. Evaluación del formulario de solicitud completa (Anexo E5b)

Información a todos los solicitantes por escrito de los resultados de la

evaluación (Anexo E9b)

Preparación y aprobación de Informe de Evaluación final (Anexo E6c)

6.5.10.1. Notificación a los solicitantes (Anexo E9c)

2.9.2. Preparación y firma del Contrato(Anexo E3h1)

6.5.11.1. Publicidad de la concesión de subvenciones (Anexo E11)

Implementación del Contrato

Seguimiento de la Subvención (cláusula 2.6 del Convenio de

Financiación)

Evaluación del Contrato

Auditoría y cierre del Contrato

Preparación y presentación dedocumentos de síntesis

Toda documentación que entregue en la sesión de información deberá publicarse al menos en el sitio Web de EuropeAid en el que se publica la convocatoria.

Se deberá contestar todas las preguntas que hagan los solicitantes al menos once días antes del vencimiento del plazo para la presentación de ofertas

compuesto por un presidente y un secretario, ambos sin voto, y un número impar demiembros con voto (los evaluadores), que serán un mínimo de tres

Se podrá nombrar evaluadores distintos para los diferentes lotes.

SE deberá garantizar que todas lassolicitudes recibidas se registre prevamente en PROSPECT.

la carta con esta información se generará y enviará vía PROSPECT.

La carta con esta información se generará y enviará vía PROSPECT.

Deberá ser firmado por todos los miembros del Comité de Evaluación.

Las propuestas seleccionadas provisionalmente serán invitadas a transmitir los documentos justificativos necesarios. Deberán enviarse en un plazo de quince

días a partir de ladecisión de concesión.

Para estos procesos revisar las condiciones General del Convenio de Financiación, Anexo II

El plazo entre la publicación de la guía y la presentación de propuestas será mínimo de 45 días




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1.3.2. Convocatoria de Propuesta Abierta




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Convocatoria de Propuesta Abierta

6.5.1. Publicación de Convocatoria con el expediente para los solicitantes de

Subvenciones (Anexo E2)

Sesiones de Información de convocatorias para los solicitantes

6.5.4. Información complementaria antes del vencimiento del plazo de

presentación de propuestas

6.5.7.1. Creación y aprobación de Comité de Evaluación (Anexo E2)

6.5.7.2. Recurso a evaluadores.

6.5.8.1. Recepción y registro de los Documentos de Solicitud Completa.

(Anexo A7)

6.5.8.5. Evaluación de la elegibilidad de las propuestas (sección 2.8.3)

6.5.8.4. Proceso de evaluación del formulario de solicitud completa

(Anexo E5b)

Información a todos lossolicitantes por escrito de los resultados de la evaluación

(Anexo E9b)

Preparación y aprobación de Informe de Evaluación final (Anexo E6c)

6.5.10.1. Notificación a los solicitantes (Anexo E9c)

2.9.2. Preparación y firma del Contrato(Anexo E3h1)

6.5.11.1. Publicidad de la concesión de subvenciones (Anexo E11)

Implementación del Contrato

Seguimiento de la Subvención (cláusula 2.6 del Convenio de

Financiación)

Evaluación del Contrato

Auditoría y cierre del Contrato

Solicitud de Autorización de Convocatoria Abierta

Preparación y Presentación del Documento de Síntesis

Toda documentación que entregue en la sesión de información deberá publicarse al menos en el sitio Web de EuropeAid en el que se publica la convocatoria.

Se deberá contestar todas las preguntas que hagan los solicitantes al menos once días antes del vencimiento del plazo para la presentación de ofertas

Compuesto por un presidente y un secretario, ambos sin voto, y un número impar de miembros con voto (mínimo tres)

Se podrá nombrar evaluadores distintos para los diferentes lotes.

SE deberá garantizar que todas lassolicitudes recibidas se registre prevamente en PROSPECT.

La carta con esta información se generará y enviará vía PROSPECT. Deberá ser firmado por todos los

miembros del Comité de Evaluación.

Las propuestas seleccionadas provisionalmente serán invitadas a transmitir los documentos justificativos necesarios.

Deberán enviarse en un plazo de quince días a partir de ladecisión de concesión.

Para estos procesos revisar las condiciones General del Convenio de Financiación, Anexo II

Deberá justificarse a la Comisión Europea la realización de una convocatoria

El plazo entre la publicación de la guía y la presentación de propuestas será de 90 días




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2. Finanzas

2.1. Gestión de utilización de la Caja Chica Responsable Descripción del Procedimiento

Custodio del fondo (designado por la Administradora de Anticipos del Programa)

1. Recibe la caja chica con el importe en efectivo de dicho fondo y lo mantiene en custodia en caja metálica bajo llave. El fondo deberá ser por un importe menor a 2500 EUR

2. Realiza los desembolsos por los diferentes conceptos debidamente autorizados por la Contable de Anticipos del Programa.

3. Elabora el vale de caja y solicita la firma de la persona que recibe el efectivo. (Anexo 1 de este manual)

4. Una vez efectuada la compra, recibe la factura original con su CAI y debidamente autorizada por el Régimen de Facturación de la SAR. Verifica que la factura coincida con el monto del comprobante de caja chica; en caso que este último sea menor, deberá recibir el efectivo sobrante; en caso de ser mayor reembolsar el excedente.

5. Cuando el fondo de caja chica haya sido ejecutado en un 50% elabora la solicitud de reembolso de caja chica. (Anexo 2 de este manual)

6. Cuenta el dinero aún no gastado y concilia el monto del fondo con los comprobantes y el efectivo, los cuales deben ser igual al total del fondo.

Nota 7: Los fondos del Gobierno de Honduras (fondos nacionales) administrados por el Programa EURO+LABOR están sujetos a las Disposiciones Generales de Presupuesto de Ingresos y Egresos de la República de Honduras las cuales son actualizadas y publicadas cada año, y a las revisiones y auditorías del Tribunal Superior de Cuentas de Honduras. De igual manera, los fondos nacionales están regidos principalmente a través de lo detallado en los siguientes manuales:

Manual UEPEX SIAFI

Manual Ejecución del Gasto

Manual HONDUCOMPRAS

Manual de Bienes




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7. Completa la solicitud de reembolso de caja chica y entrega la misma a la Contable de Anticipos del Programa

Oficial Administrativo

8. Revisa la documentación, sumas y extensiones de los comprobantes presentados y firma la solicitud de reembolso como comprobante de la inspección realizada.

9. Elabora cheque el cual debe girarse a nombre del custodio y pasa la Contable de Anticipos del Programa y a la Administradora de Anticipos del Programa para firmar los cheques correspondientes.

10. Elabora arqueos de caja chica al azar, al menos una vez al mes.

Contable de Anticipos y Administradora de Anticipos del Programa

11. Reciben la solicitud de reembolso, revisa la documentación y firma el cheque.

Custodio del fondo

12. Recibe cheque y lo cambia a efectivo para reembolsar el monto al fondo de caja chica.




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2.2. Financiamiento de Giras de Colaboradores

Gestión de Viáticos

Elaboración de solicitud de financiamiento de gira

(Anexo 3 de este documento)

Realización de Gira

Gestión de fondos

Liquidación de Fondos de financiamiento de gira (Anexo 4a y b de este

documento)

Elaboración informe de realización de la Gira (Anexo

4c de este documento)

Autorización por parte de Contable de Anticipos y

Administrativa de Anticipos

El consultor deberá elaborarla con un mínimo de 5 días de antelación

El consultor deberá entregarla a más tardar 5 días posteriores a la finalización de la gira

Deberá ser aprobado por superior inmediato

2.3. Pago de Honorarios de Colaboradores del Programa EURO+LABOR

Nota 8: Los montos para financiamientos de giras independientemente del origen de los fondos, serán pagados según la Tabla de viáticos de Funcionarios y Empleados

del Poder Ejecutivo vigente.




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Pago de Honorarios

Preparación y aprobación de Informe de Actividades e informe

de parte presencia (formato propio de la UE)

Presentación de Informes de actividades mensuales, Parte

Presencia y Documentos Fiscales del Estado

Gestión de honorarios según contrato a través de SIAFI

El colaborador deberá entregarlos el último día de cada mes o según las fechas pactadas en el contrato de honorarios.

3. Auditorías

Auditoría de la Unidad Gestora del Programa

Los fondos del Programa EURO+LABOR serán auditados anualmente por un auditor Externo internacionalmente reconocido y su contratación se regirá por las Normas de Contratación Públicas de la UE, según lo establecido en el apartado 3.3 del Convenio de Financiación.

Asimismo, serán auditados anualmente por el Tribunal Superior de Cuentas, siguiendo los procedimientos establecidos en las leyes de Contratación del Estado y en el Convenio de Financiación

En los casos que se amerite, podrán ser auditados por la OLAF y el Tribunal de Cuentas Europeo, tal como lo establece el Convenio de Financiación en a Clausula 16 de la Condiciones Generales.

4. Monitoreo y Evaluación




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Programa EURO+ LABOR (Unidad Gestora del Programa)

La Comisión de la UE realizará tres evaluaciones al Programa: 1. Evaluación intermedia . 2. Evaluación final, al principio de la fase de cierre.3. Evaluación ex postLa Unidad Gestora será informada al menos 15 días antes de las fechas previstas para cada misión de evaluación, según se estipula en el apartado 3 del Convenio de Financiación

La AT apoyará en el seguimiento a la ejecución del Programa tal como lo estipula el apartado 2.6. del Convenio de Financiación

Sistema de Monitoreo y Evaluación (SIME)

Coordinador(a) de Planificación, Monitoreo y Seguimiento en conjunto con la Administradora de Anticipos del Programa, realizarán reuniones mensuales de seguimiento y evaluación de los Resultados y los objetivos e indicadores del Programa

Administradora de Anticipos y Contable de Anticipos del Programa, realizarán reuniones anuales para evaluación del POA del Programa en conjunto con los colaboradores de los resultados.

Subvenciones

La AT realizará el monitoreo local de las 8 subvenciones tal como lo estipula el apartado 2.6. del Convenio de Financiación

Módulo de Subvenciones del Sistema de Monitoreo y Evaluación (SIME)

La Asistencia técnica para el cumplimiento Resultado 3, realizará visitas in situ a cada subvención para verificar el correcto avance en la ejecución de las subvenciones

Coordinador(a) de Planificación, Monitoreo y Seguimiento en conjunto con la Administradora de Anticipos del Programa, y Asistencia técnica para el cumplimiento Resultado 3, realizarán reuniones mensuales de seguimiento y evaluación de la ejecución de las subvenciones.

Informes de Verificación de Gastos. El Beneficiario de la Subvención para cada prefinanciación deberá presentar un Informe de Verificación de Gastos a través de una firma Auditora Internacionalmente reconocida.




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IV. MECANISMOS DE COODINACIÓN Y COMUNICACIÓN

ENTRE EL PROGRAMA EURO+LABOR Y SUS

CONTRAPARTES

En virtud de que el Programa EURO+LABOR cuenta con múltiples contrapartes tanto

a lo interno como a lo externo de la STSS, se ha considerado realizar esquemas que

detallen las principales actividades que trabajarán conjuntamente y las estrategias de

coordinación y comunicación para lograrlas. Los mismos se muestran a continuación

a través de los puestos claves del Programa.

1. Administradora de anticipos del Programa




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Despacho Ministro Aprobar temas presupuestarios y de

planificación y acuerdos Revisión de avances de ejecución del

ProgramaUPEG Evaluación del ejecución del POA

Consolidación de cadena de valor del

Programa

Relación Interna (STSS)

1. DUE

Velar por que la ejecución se realice de acuerdo a las Normas de UE

Aprobación de acciones técnicas y financieras

Cumplimiento de normas y procedimientos

2.Comité Directivo

Reuniones de Coordinación del Programa

Revisión y aprobación de estrategias de implementación del Programa

3. ATI

Asistencia técnica al Programa

Relación Externa (Contrapartes)

De las Instituciones

Del Programa

ADMINISTRADORA DE ANTICIPOS DEL PROGRAMA

Establecimiento de reuniones periódicas para evaluación de los canales de comunicación y los resultados de los mismos.

Envío de informes periódicos de los avances y eventualidades durante la ejecución del programa.

Representar el Programa en los diferentes eventos y reuniones de las contrapartes.

Cuidar la visibilidad de los colaboradores del Programa.

Asegurar que se actualicen los diferentes sistemas de información plataformas del Programa, con la información pertinente

Realizar toda la comunicación externa con Instituciones, organismos y otros proyectos contrapartes.

Estrategias de Coordinación y Comunicación

2. Contable de Anticipos del Programa




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1.UPEG Consolidación del POA del Programa

2.Auditoría Interna Apoyo de revisión ex post para procesos de adquisiciones y

procesos de pagos 3.Gerencia Administrativa

Consolidación del presupuesto de ingresos y egresos SIAFI Sustituir a la Contable de Anticipos en caso de requerirse Relación de firma de Contratos con el Despacho Autorización de modificaciones presupuestarias SIAFI

4. Oficina de Transparencia Mensualmente se reporta la ejecución presupuestaria y de

adquisiciones del Programa, revisión y consolidación 5. Sub Gerencia de Presupuestos

Verificación de modificaciones presupuestarias SIAFI Consolidación de información para declaraciones de impuestos Formulaciones de presupuestos SIAFI

6. Bienes y Servicios Aprobación de fichas de bienes del Programa Participación en la recepción de bienes Recursos materiales Apoyo logístico, en vehículos, espacio físico, etc.


1. SEFIN Autorización de presupuestos SIAFI Aprobación de cuota de fondos Autorización de exoneración Revisión de informes mensuales y trimestrales de ejecución técnica y

financiera Autorización de Pagos de Contrapartida2.DUE Autorización de procesos de adquisiciones y contrataciones Autorización de desembolsos Revisión de Informes Participación de comité directivo y comité de evaluación Aprobación de Presupuesto- Programa Autorización de pagos directos 3. ATI

Asesoría administrativa y de contratos 4. SAR

Autorización de exoneraciones

Autorización de declaraciones de impuestos


De las instituciones

Del Programa

CONTABLE DE ANTICIPOS DEL PROGRAMA

Establecimiento conjunto de los canales de comunicación con cada Dirección, para el seguimiento pertinente de las actividades a cargo

Definición de contacto enlace de cada Dirección/institución para asegurar la comunicación.

Establecimiento de reuniones periódicas para evaluación de los canales de comunicación y los resultados de los mismos.

Mantener informadas a las instituciones de los avances y acuerdos de las reuniones.

Apoyo en el aseguramiento de actualización de los diferentes sistemas de información y plataformas con la información pertinente.





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3. Resultado 1 del Programa

RESULTADO 1 DEL PROGRAMA

1. Despacho Ministro Enlace con el CES a nivel de Asamblea Enlace con el Gabinete de Empleo2. CES Apoyo para la conformación de la Mesa sectorial para la

promoción del empleo decente Liderar el equipo de trabajo interinstitucional Aprobar el Marco de Acción Conjunta para la promoción de

empleo decente Apoyo en la convocatoria de Reuniones de la MSED? Definir y aprobar los procesos necesarios de difusión del

Marco de Acción Conjunta entre las instituciones y actores que participan en el programa

Establecer contacto con el Gabinete de Empleo para presentar información relacionada con los avances en las distintas etapas de diseño, evaluación y ejecución del marco de acción conjunto.

3. MSED Validar lineamientos para promoción y difusión del MAC Presentar informes trimestrales al CES de los avances del MAC


COHEP, CGT, CTH, CUTH Representación en la MSEDGabinete de Empleo Apoyo en la aprobación de Reglamento de la MSED


Establecimiento de un enlace de parte del Programa para comunicación directa con las instituciones.

Participación en las reuniones del CES Informes periódicos del avance de los

resultados previstos Acompañamiento a la MSED Retroalimentación de las reuniones a través

de ayudas memorias Procurar la participación propositiva de los

trabajadores y la empresas en el marco del CES

Asegurar que se actualizan los cumplimientos respecto al resultado 1 en el SIME.

Estrategias de Coordinación y

Comunicación


Del Programa




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1. DGE Apoyo para el diagnóstico situacional y

plan de modernización Validación de procesos y nuevo

modelo de implementación Ser parte del Comité de

Modernización 2. Unidad Modernización Liderar y participa en el proceso de

modernización de la DGE/SENAEH3. SENAEH Apoyo para el diagnóstico situacional y

plan de modernización 4. UPEG Apoyo para el diagnóstico situacional y

plan de modernización


INFOP Desarrollar procesos de prospección

en las áreas de Turismo, Textiles, Manufactura Intermedia, Servicios de Apoyo a Negocios, Agroindustria y Vivienda Social,



Fuentes de información definidas con cada institución participante (correo electrónico, ayudas memorias, memos)

Socialización pertinente de los avances del los resultados.

Seguimiento del cumplimiento de los acuerdos de cada reunión con el Equipo de Prospección.

Asegurar la visibilidad de cada una de las instituciones que participan en los procesos conjunto con el Programa.




Del Programa





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1. SENAEH Apoyo en la asistencia técnica para el fortalecimiento de

capacidades empresariales y competitivas de Mipymes Brindar el nuevo modelo de servicios de los CPED Participación en reuniones de coordinación en conjunto

con Coordinadora SENAEH Participación en las actividades de fortalecimiento de

capacidades2. CPE Apoyo y participación con las Mesas territoriales de

empleo Implementación de las nuevas estrategias de Promoción

al Empleo Participación en las actividades de fortalecimiento de

capacidades


Instituciones, Centros de Emprendimiento, Centros de Formación, Cámaras de Comercio, UDEL, Apoyo en la implementación de iniciativas de

emprendimiento Apoyo técnico y capacitación en diferentes temas de

emprendimiento, empleo decente desarrollo local. implementación de plan de sensibilización y

capacitación a actores clave. Participación en las actividades de fortalecimiento de

capacidades


Establecimiento de un enlace de parte del

Programa para comunicación directa con las

instituciones.

Reuniones periódicas de coordinación y

seguimiento con Contrapartes para

implementación de subvenciones.

Asegurar la participación de los actores

claves de cada institución para cumplimiento

de indicadores y metas del Resultado.

Mantener informadas a las instituciones de

los avances y acuerdos de las reuniones.

Asegurar que se actualizan los

cumplimientos respecto al resultado 3 en el

SIME.



Del Programa





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1. DGE

Ser miembro del Comité interno de la STSS

2. OML

Apoyo en la redefinición del sistema de información operado

por el observatorio del mercado laboral

Mantener activa la red de interlocutores e informantes, con

coordinación de los equipos de trabajo interinstitucional

Participar en el plan de formación por competencias

vinculación con las unidades de la STSS a lo interno y

externo

Colaboración en los Estudios del comportamiento del

Mercado Laboral

Armonización de la clasificación de ocupaciones

Mantener actualizado el sistema integrado esté actualizado

Implementar y dar seguimiento a Protocolos de seguridad

3. Diferentes Direcciones de la STSS

Deben designar representantes para realizar el diagnóstico

en cada dependencia

Apoyo en el rediseño del sistema de cada dependencia


1. INFOP, SAR, IHSS, INJUPEM, IMPREMA, BCH, IPM, INE

Designar un representante para participar en Comité Técnico

y de Validación

Apoyo en los nuevos indicadores que se generarán a partir

de la información del sistema integrado y del Marco de Acción

Conjunta.

2. Gabinete de Empleo

Apoyo en el establecimiento de los equipos de trabajo inter

institucionales para el análisis y generación de información de

los sistemas



Reuniones periódicas de coordinación y seguimiento con Contrapartes.

Asegurar la participación de los actores claves de las diferentes Dependencias de la STSS y las instituciones contrapartes para cumplimiento de indicadores y metas del Resultado.

Mantener informadas a las instituciones de los avances y acuerdos de las reuniones.




Del Programa




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V. ANEXOS

Anexo 1. Vale de Caja Chica

PROGRAMA EURO+LABOR

Número Valor

Recibí del Fondo de Caja Chica, la Cantidad de:

Lempiras

Por Concepto de:

Fecha Firma de Aprobación

Fecha Firma de Recepción




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Anexo 2. Solicitud de Reembolso de Caja Chica

Programa Fortalecimiento Institucional del Empleo Decente y Oportunidades de Empleo para los Jóvenes en Honduras (EURO+LABOR), DCI – ALA/2014/026-851

Formato de Solicitud de Reembolso de Caja Chica

Valor del Fondo L.

Número de comprobante

Beneficiario Concepto Valor

Valor Total a Reembolsar




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Fondo Disponible en Efectivo

Preparó Revisó

Anexo 3. Solicitud de Financiamiento de Gira1

1 1 Se entregan archivos digitales del formato




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A. Secciòn a completar por el Solicitante:

1 Unidad / Area Solicitante:

2 Tìtulo de la Gira:

3

4 Fecha y Lugar de la Gira: Del Al de 2016, ciudad(es)

Del Al de 2016, ciudad(es)




5

6

7 Apoyo Solicitado: Cant.*

*Nùmero de personas que lo requieren.

Se anexa:

Agenda Detalle Personal para la Gira

8 Solicitante:

9 Vo.Bo.:

10 Fecha de entrega Solicitud:

B. Secciòn a completar por EURO+LABOR:

1

2

3

4 Vo.Bo. Administradora de

Anticipos:

Aprobaciòn Contable de

Anticipos:

Còdigo de la Actividad del

POA/PAC/Rubro Presup.

relacionada:

Programa Fortalecimiento Institucional del Empleo Decente y

Oportunidades de Empleo para los Jóvenes en Honduras (EURO+LABOR)

DCI – ALA/2014/026-851

Otros gastos de viaje

Transporte interurbano y otro

SOLICITUD / REQUERIMIENTO DE FINANCIAMIENTO DE GIRA

Propòsito y actividades

principales a realizar:

Concepto

Combustible

Viàticos (Hotel y Alimentaciòn)

Programa:

Observaciòn

Nùmero de integrantes de la gira que

requieren viàticos:

Se requiere Vehículo para la gira (Si o No):

Se adjunta detalle de personal para la gira.

Fortalecimiento Institucional del Empleo Decente y Oportunidades de Empleo para los Jóvenes en Honduras (EURO+LABOR)

Nombre persona / Cargo (Vo.Bo. debe ser su jefe inmediato, Coord. Técnico, etc)




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No. Beneficiario Cargo/Puesto No. Identidad No. Dìas Fecha

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

DETALLE PERSONAL PARA LA GIRA

Programa "Fortalecimiento Institucional del Empleo Decente y Oportunidades de Empleo para los Jóvenes en

Honduras" (EURO+LABOR)




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Anexo 4. Liquidación de Fondos Financiamiento de Gira2

Anexo 4a. Hoja de Liquidación de Gira

2 Se entregan archivos digitales del formato

Nombre del Beneficiario:

Número de Identidad:

Puesto / Cargo:

Periodo de la Gira:

Objetivo de la Gira:

Detalle Liquidación:

A. Total Transferido / Anticipado L.

Detalle del Gasto:

Gasto de Viático (Hotel y/o Alimentación) L.

Gasto de Transporte y/o Combustible L.

Otros Gastos L.

B. Total Gastado L. -

C. Saldo (A-B) L. -

Devolución (En caso que C sea positivo y mayor que cero) L.

Reembolso (En caso que C sea negativo) L.

Firma:

Programa Fortalecimiento Institucional del Empleo Decente

y Oportunidades de Empleo para los Jóvenes en Honduras

(EURO+LABOR) DCI – ALA/2014/026-851

Formato de Liquidación de Fondos de Financiamiento de Gira

Observación o Justificación

por Devolución, Reembolso u

Otro:




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Anexo 4b. Recibo de Liquidación

Yo,

0




Por concepto de:

Y para los fines pertinentes firmo el presente recibo en fecha:

Fortalecimiento Institucional del Empleo Decente y Oportunidades de Empleo para los Jóvenes en

Honduras (EURO+LABOR)

La cantidad de:

Recibo

-

Con Identidad No.

Recibí de la Secretaría de Trabajo y Seguridad Social a través del Banco Central de Honduras

con fondos del Programa / Proyecto:




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Anexo 4c. Informe de Realización de Gira

Nombre del Beneficiario: -

Periodo de la Gira: 0

Objetivo de la Gira: 0

Principales Resultados Obtenidos:

Otros:

Firma:




Informe de Realización de Gira

Programa: “Fortalecimiento Institucional del Empleo ...

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